RANCANG BANGUN APLIKASI PPIC DENGAN METODE
ABC DALAM MENENTUKAN PENGHITUNGAN BIAYA
PROYEK SISTEM INFORMASI (STUDI KASUS STIKOM
SURABAYA)
Ardi Slamet Suhamto 1)
S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya email : ardi.suhamto@gmail.com
The development of time making the development of technology is increasingly, and the need for information system becomes important. Similar to other software house, SSI prosecuted to be able to produce a quality information system at competitive rates. ABC is one of the methods used by project management information system to calculate the cost of the project. This system was built to help the project costing information system. The estimated cost is used as the control over project execution. This system is also built to help control and project management information system. From the implementation and evaluation has been done, the system has been created, can able to calculate the estimated cost of the project, using the ABC method. The system is also able to manage the project
Keywords: Information System, ABC, Project Management
Berkembangnya jaman membuat perkembangan teknologi semakin lama semakin maju, dan sistem informasi mulai mengambil peran dalam kehidupan manusia. Bila dulu hanya bisa mencatat di kertas, saat ini manusia dapat menyimpan data ke dalam komputer kemudian mengolahnya menjadi informasi yang dapat berguna dalam pengambilan keputusan. Saat ini hampir semua sendi kehidupan manusia telah dilingkupi oleh sistem informasi. Mulai dari bandara, rumah sakit, hotel, sekolah, pemerintahan dan perbankan telah menggunakan sistem informasi.
Software house adalah perusahaan yang produk utamanya adalah sistem informasi. Sistem informasi yang dibangun dan dihasilkan haruslah efektif dan efisien dalam hal biaya agar dapat dipasarkan dengan baik. Maka,
berkembanglah teori-teori mengenai manajemen biaya proyek sistem informasi.
Activity-based Costing (ABC) merupakan salah satu teori mengenai biaya proyek sistem informasi, yang berpatokan kepada aktivitas demi mendapatkan biaya proyek secara efektif. (Ooi, 2003:55)
Seperti halnya dengan software house lainnya, Solusi Sistem Informasi (SSI) STIKOM Surabaya juga dituntut agar mampu menghasilkan suatu sistem informasi yang berkualitas, dengan harga yang bersaing dengan software house lainnya.
SSI membutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu manajemen proyek sistem informasi, dengan penentuan biaya proyek di dalamnya. Biaya proyek yang dimaksud adalah biaya estimasi proyek. Dengan
biaya estimasi yang benar, maka pihak SSI dan klien tidak akan dirugikan.
Diharapkan dengan adanya sistem informasi ini, proyek sistem informasi dapat dimanajemen dengan baik, beserta perhitungan estimasi biaya proyek dapat ditentukan dengan tepat.
METODE
System Life Cycle
Konsep pengembangan sistem informasi digunakan untuk melakukan pengembangan terhadap sistem informasi yang ada. Konsep siklus hidup atau System Life Cycle (SLC) merupakan konsep pengembangan yang paling banyak digunakan para pengembang sistem informasi. Konsep ini mengambil analogi siklus kehidupan manusia yaitu, proses kelahiran, tumbuh berkembang dan akhirnya wafat. Siklus memberikan gambaran bahwa siklus demikian dapat juga diterapkan pada sistem informasi. (Herlambang, 2005).
Manajemen Proyek Sistem Informasi
Manajemen Proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, skill, alat, dan teknik dari aktivitas proyek untuk memenuhi kriteria proyek. Lima proses yang dilakukan dalam Manajement Proyek adalah: Inisiasi, Perencanaan, Eksekusi, Pengawasan dan pengontrolan, dan Penutupan. (PMI, 2008).
Sistem
Definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan
tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu. (Herlambang, 2005).
Database
Database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. (Marlinda, 2004)
Testing
Testing software adalah proses mengoperasikan software dalam suatu kondisi yang di kendalikan, untuk (1) verifikasi apakah telah berlaku sebagaimana telah ditetapkan (menurut spesifikasi), (2) mendeteksi error, dan (3) validasi apakah spesifikasi yang telah ditetapkan sudah memenuhi keinginan atau kebutuhan dari pengguna yang sebenarnya. (Romeo, 2003)
Metode ABC
Model ABC dalam Software Develompment and Implementation dibagi dalam 3 hal utama: resource (sumber daya), activity (aktivitas), dan driver count. Dalam proyek sistem informasi, setiap resource bekerja pada satu atau lebih activity. Setiap activity memiliki satu atau lebih parameter sebagai penghitungan biaya, yaitu driver count. (Ooi, 2003)
Biaya Annual
Hasil dari biaya annual adalah biaya man-day per-aktivitas per proyek. Perhitungan biaya aktivitas menggunakan rumus:
... (1) Dimana,
f = Biaya man-day per-aktivitas e = nilai alokasi biaya per-resource d = nilai man-day yang digunakan
Biaya Estimasi
Biaya estimasi merupakan patokan biaya yang dapat digunakan sebagai alat ukur penentu efektivitas proyek. Biaya estimasi dapat dihitung dengan rumus:
... (2)
Dimana,
ec = biaya estimasi
md = estimasi total man-day per-aktivitas c = biaya man-day per-aktivitas
Biaya man-day per-aktivitas didapatkan dari perhitungan biaya annual, sedangkan untuk mendapatkan estimasi total man-day per-aktivitas, bisa menggunakan rumus:
.... (3)
Untuk non-linear regresi. Dimana, Yi = Estimasi man-days per-aktivitas
xi = Input dari masing-masing driver count.
Sedangkan untuk menghitung estimasi man-day untuk linear regresi, bisa menggunakan rumus:
... (4)
Dimana,
Yi = Estimasi man-days per-aktivitas
xi = Input dari masing-masing driver count.
ANALISA PERANCANGAN SISTEM Sistem Flow
Sistem Flow Membuat Proyek
Sistem flow membuat proyek merupakan proses pertama dalam sistem informasi ini. Customer akan memberikan data proyek (dan data customer bila dia belum terdaftar dalam sistem). Marketing akan memasukkannya, ke dalam tabel project dan tabel customer. Setelah proyek baru terbentuk, maka manajer akan menganalisanya sebelum memutuskan apakah proyek itu akan
diterima atau ditolak.
𝑓 =
𝑒
𝑑
𝑒𝑐 = (𝑚𝑑 ∗ 𝑐)
𝑌𝑖(𝜆)− 1 𝜆 = 𝛽0+ 𝛽1𝑥1𝑖+ ⋯ + 𝛽𝑘𝑥𝑘𝑖+ 𝜀𝑖 𝑌𝑖 = 𝛽0+ 𝛽1𝑥1𝑖+ ⋯ + 𝛽𝑘𝑥𝑘𝑖+ 𝜀𝑖PPIC-Sistem Flow: Membuat Project
Customer Marketing Manager
M em b u at P ro je ct Start Data Customer Data Project Input Customer Membuat Customer Input Project Membuat Project Data Customer Data Project Approve Project Finish City Customer
Project Daftar Project
Gambar 1 System Flow Membuat Proyek System Flow Menentukan Biaya
Sistem flow menentukan biaya dimulai dengan proses dimana manajer akan memasukkan data biaya, yaitu biaya annual dan driver count per-proyek. Nilai itu akan diolah oleh sistem menjadi nilai estimasi biaya. Nilai estimasi biaya itu akan digunakan oleh marketing untuk meminta persetujuan kepada customer dalam bentuk surat kontrak. Setelah customer setuju, maka data surat kontrak akan dimasukkan ke dalam sistem oleh marketing.
PPIC-Sistem Flow: Menentukan Biaya
Customer Marketing Manager
M en en tu ka n B ia ya Start Data Biaya Input BIaya Mengisi Biaya Buat Surat Kontrak Surat Kontrak Surat Kontrak Approve Surat Kontrak Surat Kontrak Approve Surat Kontrak Approve
Input Surat Kontrak
Memasukkan Surat Kontrak Finish Project_Driver Annual_Cost Activity_Annual Project_Activity Activity_Driver Activity_Level Project Daftar Biaya Menghitung Biaya dan Mengisi Project
Activity
Activity
Driver_Count
Gambar 2 System Flow Menentukan Biaya System Flow Menentukan Sumber Daya dan Aktivitas
System flow menentukan sumber daya dan aktivitas dimulai dengan proses dimana manajer, dengan data estimasi man-days yang didapat dari estimasi biaya akan memasukkan nama resource yang akan menjadi project team. Project team bisa menjadi anggota yang mengerjakan aktivitas dari proyek yang dibuat. Setelah itu, manajer akan menentukan jadwal kerja masing-masing project team yang mengacu pada estimasi man-days.
PPIC-Sistem Flow: Menentukan Resource dan Activity
Manager Project Team
M en en tu ka n R es o u rc e d an A ct iv it y Start
Input Project Team
Menentukan Project Team Data Project Team
Menentukan Schedule Input Schedule Data Schedule Activity_Per_User Project_Activity Resource_Level Project UserPPIC Level Daftar Activity Finish Competency
Gambar 3 System Flow Menentukan Sumber Daya dan Aktivitas
System Flow Memasukkan Hasil Kerja
System flow memasukkan hasil kerja dimulai dengan proses dimana project team memasukkan tanggal kerja mereka. Tanggal kerja itu akan masuk pada tabel activity_per_user. Manajer akan melihat hasil kerja project team, untuk kemudian menyetujui hasil kerja project team.
PPIC-Sistem Flow: Memasukkan Hasil Kerja
Manager Project Team
M e m as u kk an H as il K e rj a Start Tanggal Kerja
Input Tanggal Kerja
Masukkan Tanggal Kerja Menyetujui Tanggal Kerja Finish Activity_Per_User Daftar Aktivitas User
Gambar 4 System Flow Memasukkan Hasil Kerja
DFD (Data Flow Diagram) Context Diagram
Context diagram dari sistem informasi ini seperti digambarkan pada gambar di bawah ini.
Laporan Aktivitas dan Res ourc e Proyek Laporan Aktivitas Proyek Laporan Resource Proyek
Laporan Proyek Has il Kerja Approve Kerja Jadwal Kerja Approve Proyek Proyek Baru Estimasi Biaya Estimasi Biaya Tang g al Kerja Data Biaya Proyek
Data Schedule Data Project Team Surat Kontrak Approve
Data Biaya Annual Data Project
Data Cus tomer
0
Sis tem Informasi PPIC
+
Marketing
Manajer
Project Team
Gambar 5 Context Diagram
Dari context diagram diatas maka di break down ke level 0 untuk melihat proses lebih detail lagi seperti gambar dibawah ini :
Proyek
Laporan Aktivitas Proyek
Laporan Resource Proyek Laporan Aktivitas dan Res ource Proyek Kompetensi
Driver
P Act
Approve
Res ourc e Level Approve
Res ourc e Level D Resource Level Aktivitas User Proyek D Kerja Tang g al Kerja Proyek Jumlah Hari Level
User Status Biaya Waktu Pct Level P Driver Biaya Annual Driver D Biaya Annual D Driver D Proyek Cus tomer D Kota D Customer Jadwal Kerja Estimasi Biaya Estimasi Biaya Laporan Proyek Has il Kerja Approve Kerja Approve Proyek Proyek Baru Tang g al Kerja
Data Biaya Proyek
Data Schedule Data Project Team Surat Kontrak Approve
Data Biaya Annual Data Cus tomer Data Project Marketing Marketing Manajer Marketing Manajer ManajerManajer Project Team Marketing Manajer Manajer Manajer Manajer Project Team Manajer Manajer Manajer 1 Merenc anakan Proyek + 2 Menentukan Biaya + 3
Menentukan Sumber Daya dan Aktivitas
+
4
Memasukkan Has il Kerja + 5 Mencetak Laporan 1 Cus tomer 2 City 3 Project 4 Project_Driver 5 Annual_Cos t 6 Activity_Driver 7 Activity_Level 8 Project Ac tivity 9 Activity_Annual 10 UserPPIC 11 Level 12 Activity_Per_Us er
13 Res ourc e_Level 14 Activity 15 Driver_Count 16 Competenc y Manajer ManajerManajer Gambar 6 DFD Level 0 CDM-PDM
Sebuah Conceptual Data Model menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu program atau aplikasi.
Gambar 7 CDM
Physical Data Model merupakan hasil penjabaran dari Conceptual Data Model:
Memiliki Dimiliki Dipakai Memiliki Dimiliki Mempunyai Dipakai Mempunyai Memiliki Dipakai Digunakan Dipakai Dipakai Dipunyai Digunakan Dipakai Dipunyai Mempunyai Customer Id_Customer Nama_Customer Alamat_Customer Kode_Pos_Customer Telepon_Customer Fax_Customer Email_Customer Website_Customer Contact_Person Jenis_Kelamin_Contact Telepon_Contact Keterangan_Customer City Id_City Nama_City Kode_Area_City Project Id_Project Nama_Project Tgl_M ulai_Project Est_Tg l_Selesai_Project Keterangan_Project Status_Project Tgl_Approve_Project Tgl_Approve_SK No_SK Tgl_Cancel Alasan_Cancel Tgl_Selesai_Project Project_Driver Id_Project_Driver Nilai_Driver_Count Annual_Cost Id_Annual_Cost Total_Annual_Cost Total_Man_Days Cost_Per_M an_Days Tahun_Annual Activity_Driver Id_Activity_Driver Beta Activity_Level Id_Activity_Level Nilai_Activity_Level Project Activity Id_Project_Activity Est_M an_Days Est_Tg l_M ulai_Activity Est_Tg l_Selesai_Activity Activity_Annual Id_Activity_Annual Tahun_Cost Cost_Activity UserPPIC Id_User Nama_User Password_User Job_User Status_User Level Id_Level Nama_Level Activity_Per_User Id_Activity_Per_User Est_Tg l_M ulai Est_Tg l_Selesai Est_Total Keterangan_Activity Act_Tg l_Selesai Act_Total Status_Approve Resource_Level Id_Resource_Level Activity Id_Activity Nama_Activity Activity_Index Constanta Beta0 Lambda Increment Driver_Count Id_Driver_Count Nama_Driver_Count Keterangan_Driver_Count Competency Id_Competency Nama_Competency Keterangan_Competency
Gambar 8 PDM
HASIL DAN PEMBAHASAN
Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah untuk membantu manajemen proyek sistem informasi yang ada di SSI beserta membantu perhitungan biaya yang baik.
1. Form Input Biaya Annual
Form input biaya annual digunakan oleh manajer untuk memasukkan nilai biaya seluruh proyek selama satu tahun. Biaya annual terdiri dari 3 unsur, yaitu level yang mengerjakan proyek, biaya yang dikeluarkan untuk level bersangkutan dalam satu tahun, dan total man-days yang digunakan oleh level bersangkutan dalam satu tahun. Level dapat dibagi menjadi 5: project manager, system analyst, programmer, business analyst, dan terakhir development support.
Gambar 9 Form Input Biaya Annual
2. Form Menentukan Biaya Proyek
Menu penentuan harga jual berfungsi untuk menghitung harga jual suatu produk, data yang diperlukan berasal dari data Harga Pokok Produksi yang timbul. seperti tampak pada gambar di bawah ini.
Gambar 10 Form Menentukan Biaya Proyek
3. Form Biaya Proyek
Form biaya proyek adalah hasil dari perhitungan annual cost dan driver count. Hasil biaya proyek bisa dilihat pada gambar di bawah ini. ID_USER = ID_USER ID_COMPETENCY = ID_COMPETENCY ID_DRIVER_COUNT = ID_DRIVER_COUNT ID_DRIVER_COUNT = ID_DRIVER_COUNT ID_ACTIVITY_DRIVER = ID_ACTIVITY_DRIVER ID_ACTIVITY = ID_ACTIVITY ID_PROJECT = ID_PROJECT ID_LEVEL = ID_LEVEL ID_PROJECT_ACTIVITY = ID_PROJECT_ACTIVITY ID_USER = ID_USER ID_LEVEL = ID_LEVEL ID_ACTIVITY = ID_ACTIVITY ID_LEVEL = ID_LEVEL ID_USER = ID_USER ID_PROJECT = ID_PROJECT ID_PROJECT = ID_PROJECT ID_ACTIVITY = ID_ACTIVITY ID_CITY = ID_CITY ID_CUSTOMER = ID_CUSTOMER CUSTOMER ID_CUSTOMER varchar(12) ID_CITY varchar(12) NAMA_CUSTOMER varchar(50) ALAMAT_CUSTOMER varchar(100) KODE_POS_CUSTOMER varchar(5) TELEPON_CUSTOMER varchar(12) FAX_CUSTOMER varchar(12) EMAIL_CUSTOMER varchar(50) WEBSITE_CUSTOMER varchar(50) CONTACT_PERSON varchar(50) JENIS_KELAMIN_CONTACT varchar(12) TELEPON_CONTACT varchar(12) KETERANGAN_CUSTOMER varchar(100) CITY ID_CITY varchar(12) NAMA_CITY varchar(20) KODE_AREA_CITY varchar(4) PROJECT ID_PROJECT varchar(12) ID_CUSTOMER varchar(12) NAMA_PROJECT varchar(50) TGL_MULAI_PROJECT timestamp EST_TGL_SELESAI_PROJECT timestamp KETERANGAN_PROJECT varchar(100) STATUS_PROJECT varchar(15) TGL_APPROVE_PROJECT timestamp TGL_APPROVE_SK timestamp NO_SK varchar(50) TGL_CANCEL varchar(100) ALASAN_CANCEL varchar(100) TGL_SELESAI_PROJECT timestamp PROJECT_DRIVER ID_PROJECT_DRIVER varchar(12) ID_PROJECT varchar(12) ID_DRIVER_COUNT varchar(12) NILAI_DRIVER_COUNT numeric(8) ANNUAL_COST ID_ANNUAL_COST varchar(12) ID_LEVEL varchar(12) TOTAL_ANNUAL_COST numeric(12) TOTAL_MAN_DAYS numeric(7) COST_PER_MAN_DAYS numeric(7) TOTAL_ANNUAL varchar(4) ACTIVITY_DRIVER ID_ACTIVITY_DRIVER varchar(12) ID_DRIVER_COUNT varchar(12) BETA numeric(8,4) ACTIVITY_LEVEL ID_ACTIVITY_LEVEL varchar(12) ID_ACTIVITY varchar(12) ID_LEVEL varchar(12) NILAI_ACTIVITY_LEVEL numeric(5,2) PROJECT_ACTIVITY ID_PROJECT_ACTIVITY varchar(12) ID_ACTIVITY varchar(12) ID_PROJECT varchar(12) EST_MAN_DAYS numeric(7,2) EST_TGL_MULAI_ACTIVITY timestamp EST_TGL_SELESAI_ACTIVITY timestamp ACTIVITY_ANNUAL ID_ACTIVITY_ANNUAL varchar(12) ID_ACTIVITY varchar(12) TAHUN_COST varchar(4) COST_ACTIVITY numeric(8,2) USERPPIC ID_USER varchar(12) NAMA_USER varchar(50) PASSWORD_USER varchar(50) JOB_USER varchar(10) STATUS_USER char(5) LEVEL ID_LEVEL varchar(12) NAMA_LEVEL varchar(50) ACTIVITY_PER_USER ID_ACTIVITY_PER_USER varchar(12) ID_USER varchar(12) ID_PROJECT_ACTIVITY varchar(12) EST_TGL_MULAI timestamp EST_TGL_SELESAI timestamp EST_TOTAL numeric(5) KETERANGAN_ACTIVITY varchar(100) ACT_TGL_SELESAI timestamp ACT_TOTAL numeric(5) STATUS_APPROVE varchar(5) RESOURCE_LEVEL ID_PROJECT varchar(12) ID_USER varchar(12) ID_LEVEL varchar(12) ID_RESOURCE_LEVEL varchar(12) ACTIVITY ID_ACTIVITY varchar(12) NAMA_ACTIVITY varchar(50) ACTIVITY_INDEX integer CONSTANTA numeric(3) BETA0 numeric(8,4) LAMBDA numeric(5,2) INCREMENT numeric(1) ID_ACTIVITY_DRIVER varchar(12) DRIVER_COUNT ID_DRIVER_COUNT varchar(12) NAMA_DRIVER_COUNT varchar(50) KETERANGAN_DRIVER_COUNT varchar(50) COMPETENCY ID_COMPETENCY varchar(12) NAMA_COMPETENCY varchar(50) KETERANGAN_COMPETENCY varchar(100) RESOURCE ID_RESOURCE varchar(12) ID_COMPETENCY varchar(12) ID_USER varchar(12)
Gambar 11 Form Biaya Proyek
KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil implementasi dan Evaluasi pada bab sebelumnya adalah sebagai berikut:
a. Sistem ini mampu untuk menghitung biaya estimasi proyek dengan menggunakan metode ABC. Biaya estimasi dihasilkan dari menghitung biaya aktivitas dan jumlah man-day per aktivitas.
b. Sistem ini dapat membantu pengawasan biaya dan resource sebuah proses. Pengawasan dilakukan dengan melihat aktivitas yang dikerjakan oleh masing-masing resource. Biaya yang diawasi merupakan biaya proyek yang sudah berjalan.
c. Sistem ini mampu menghasilkan laporan proyek dengan berbagai sudut pandang, antara lain sudut pandang resource, sudut pandang aktivitas, dan sudut pandang gabungan aktivitas dan resource.
SARAN
Saran untuk pengembangan aplikasi ini ke depannya adalah sebagai berikut:
a. Tampilan yang dihasilkan sistem masih sederhana, sehingga perlu untuk ditingkatkan lagi kualitasnya.
b. Aplikasi mendatang sebaiknya bisa menangani manajemen sumber daya, sehingga masing-masing resource tidak bisa terlibat secara paralel.
c. Aplikasi ke depannya bisa menangani bagian aktivitas lebih baik lagi sehingga, daftar aktivitas yang ada bisa dilakukan pengelompokan menjadi aktivitas yang lebih kecil lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Herlambang, S. dan Tanuwijaya, H., 2005, Sistem Informasi: Konsep, Teknologi & Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Kendal dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.
Marlinda, L., 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta.
Ooi, G. and Soh, C., 2003, Developing an Activity-based Costing Approach for System Development and Implementation, Database for Advances in Information Systems, 34(3), 54-71.
PMI, 2008, A Guide To The Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Pennsylvania.
Rizky, S., 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya.
