BERKAS REKAM M EDI S YANG TI DAK DI M USNAHKAN
DI RUM AH SAKI T I SLAM I BNU SI NA PEKANBARU
Nur M aimun
Dosen Prodi Rekam M edik dan I nformasi Kesehatan STI Kes Hang Tuah Pekanbaru
Email: nurmaimun83@gmail.com
Abstract
Archi ves have an important role i n the process of presenti ng i nformation for leaders to make decisions and satisfactory policy, therefore to be able to present complete information, quickly and correctly, there shoul d be
Ibn Sina Hospital Pekanbaru 2016. The research is descriptive qual itative research informants of 5 people, the technique used observati on and interviews, data analysis usi ng qualitative analysis, the triangul ation method.
Keywords:
Abstrak
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan memuaskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar, harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang ke arsipan. Pelaksanaan penyimpanan di rumah sakit islam ibnu sina pekanbaru tidak berjalannya proses scanning dalam penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan sehingga apabila berkas tersebut dibutuhkan memerlukan waktu lama untuk mencarinya, hal ini terkendala karena tidak ada tenaga khusus yang mengerjakannya. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2016. Jenis penelitian adalah deskriptif kualitatif, dengan informan penelitian berjumlah 5 orang, teknik yang digunakan observasi dan wawancara, analisa data dengan menggunakan analisa kualitatif, dengan metode triangulasi.Hasil penelitian diperoleh bahwa dalam pemusnahan berkas rekam medis dilakukan pemusnahan dengan cara membakar habis semua berkas rekam medis, ada 13 jenis formulir rekam medis yang tidak dimusnahkan dan berkas rekam medis yang bernilai guna disimpan permanen dengan cara di scan dan disimpan pada hardisk supaya dapat menjaga keutuhan berkas rekam medis dari kerusakan dan menghemat ruangan penyimpanan inaktif.
Kata Kunci: Penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan
PENDAHULUAN
M enurut Undang-undang No. 7 Tahun 1971 pada Bab (1), pasal (1) dikatakan bahwa “ arsip” ialah: Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (Amsyah, 2003:2).
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan memuaskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar, harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang ke arsipan (Barthos, 2014:2). Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan cengan pengurusan kearsipan disebut Manajemen Kearsipan. Dengan lengkap dapat dikatakan bahwa manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan (Amsyah, 2003: 4). M enurut PerM enK es No.269 M ENK ES/PER/ II I/2008 tentang Rekam Medi s Bab I II, pasal 7 bahwa sarana pel ayanan kesehatan waj i b menyedi akan f asi l i tas yang di perl ukan dal am rangka penyel enggaraan rekam medi s. Rekam medis diselenggarakan oleh Unit Rekam Medis salah satunya yaitu yang merupakan media untuk penyimpanan dokumen rekam medis yang berfungsi sebagai penyi mpanan, penyedia dan pelindung dokumen rekam medis. Penyimpanan dokumen rekam medis akan berjalan dengan baik apabila terdapat fasilitas yang menunjang yaitu rak penyimpanan dokumen rekam medis sehingga selain dokumen rekam medis tertata dengan baik hal ini juga dapat mempermudah dalam pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam medis.
Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru merupakan salah satu pelayanan kesehatan yang mempunyai tanggung j awab dal am memberi kan pel ayanan kesehatan secara maksimal dengan memperhatikan mutu pelayanan yang diberikan diantaranya adalah mutu pelayanan rekam medis.
Tabel 1. Total Kunjungan 5 Tahun Pasien Rumah Sakit I slam I bnu Sina Pekanbaru Tahun 2016
Tahun
Dapat dilihat pada tabel 1 total kunjungan pasien 5 tahun di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru mengalami peningkatan setiap tahunnya dengan demikian jumlah pasien yang datang tidak sebanding dengan tempat penyimpanan berkas rekam medis yang ada.
Ruang penyimpanan berkas rekam medis sangat terbatas ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif terletak di lantai 2 (dua) dan ruang berkas rekam medis aktif terletak di lantai 1 (satu) ruangan dipisah dikarenakan berkas rekam medis yang begitu banyak. Berkas rekam medis di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru dinyatakan aktif selama 4 tahun dan disipan dirak aktif selanjutnya akan diletakkan dirak inaktif selama 2 tahun.
Berdasarkan observasi awal di Rumah Sakit Islam Ibnu SinaPekanbaru setiap tahunnya melakukan retensi dan telah melakukan pemusnahan pada tahun 2014 dan di dal am proses tersebut ada beberapa formulir yang tidak dimusnahkan atau disisihkan sesuai ketentuan yang berlaku, didalam teori ada beberapa l embar rekam medi s yang dipilih yaitu, ringkasan masuk dan keluar, resume, l embar kemati an. Di Rumah Sakit Isl am Ibnu Sina Pekanbaru juga memilah formulir yang tidak dimusnahkan sesuai teori dan kebij akan rumah sakit, formuli r yang tidak dimusnahkan seperti ringkasan masuk dan keluar, resume, lembar operasi, identitas bayi, lembar persetujuan rawat inap, lembar persetujuan penolakan, lembar kematian, laporan anastesi, patologi anatomi, laboratorium, formulir tersebut disimpan dalam bentuk formulir itu sendiri tanpa melakukan atau sccaner. Sehingga memerlukan tempat yang banyak dan formuli r-formulir tersebut disusun diruang penyimpanan sehingga apabila formulir itu diperlukan petugas akan memerl ukan waktu l ama untuk mencari formulir tersebut. Sebelumnya pada tahun 2011 pernah dilakukan penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan dalam bentuk sccaner, setel ah itu proses sccaner ti dak di lakukan lagi di karenakan tenaga kerja tidak mencukupi dan peralatan yang tidak memadai.
M ETODE
M etode yang di gunakan adalah metode tekhnik observasi dan wawancara, dengan pengol ahan data menggunakan triangulasi Triangulasi sumber, Triangulasi metode, Triangulasi data.
HASI L
Jenis formulir yang dimusnahkan dan yang tidak dimusnahkan.
Berdasarkan hasi l wawancara dengan inf orman, diketahui jenis formulir yang dimusnahkan dan yang tidak di musnahkan. Setiap inf orman mempunyai pendapat yang sama jadi peneliti mengutip salah satu hasil wawancara dengan informan sebagai berikut:
“ ada beberapa formulir rekam medis yang disimpan permanen yang tidak di musnahkan karena bernil ai guna di antar anya r i ngkasan masuk dan kel uar, resume (IGD, Rawat Jalan, Rawat Inap), l embar
persetuj uan oper asi , l embar kemati an, infor med consent, hasil l aboratorium, hasil patologi anatomi, hasil rontgen/ CT SCAN (informan 2)” .
Dari hasil wawancara dapat diperkuat dengan adanya telaah dokumen dapat dilihat pada tabel 2 :
Tabel 2. Jenis formulir yang tidak dimusnahkan di Rumah Sakit I slam I bnu Sina Pekanbaru
No Jenis Formulir Dimusnahkan Tidak Dimusnahkan
1 Formulir Gawat Darurat
2 Formulir Identitas Pasien Baru
3 Rujukan
4 Perjanjian Rawat Inap
5 Serah Terima Pasien Rawat Inap
6 Ceklis Pasien Baru Masuk
7 Bagian Kebidanan
8 Partus
9 Pengkajian Pada Ibu Bersalin
10 Observasi Pasien Inpartu
11 Manajemen Kebidanan
12 Rencana Pasien Pulang
No Jenis Formulir Dimusnahkan Tidak Dimusnahkan
13 Persiapan Pasien Pulang
14 Catatan Perawatan Bayi Baru Lahir
15 Riwayat Penyakit (RM.1)
16 Asuhan Keperawatan Pasien Hemodialisis
17 Observasi Khusus
18 Catatan Komunikasi NR-DR (Catatan Visite)
19 Daftar Pemberian Obat
20 Observasi Tandatangan Vital
21 Catatan Perkembangan Pasien
22 SUP pembayaran
23 Jasa Dokter
24 Tagihan Rawat Inap
25 Riwayat Rawat Jalan
26 Hasil Pemeriksaan EKG
27 Surat Permintaan Dirawat
28 Pengkajian Perawatan
29 Catatan dan Instruksi Dokter
30 Catatan Kegiatan Bimbingan Kerohanian
31 Pembayaran Kamar Bedah
32 Ringkasan Masuk dan Keluar
33 Pernyataan Penolakan
34 Pernyataan Persetujuan Tindakan Medis
35 Laporan Operasi
36 Laporan Anastesi
37 Resume
38 Laboratoruim
39 Patologi Anatomo
No Jenis Formulir Dimusnahkan Tidak Dimusnahkan
41
42 Monitoring Bayi
43 Catatan Tentang Perubahan Pasien
44 Permintaan Darah Untuk Transfusi
45 Pemakaian Obat/ Alkes Kamar Bedah/ Anastesi
46 Persetujuan dan Ceklis Pemberian Transfusi
47 Daftar Check Pre dan Post Op
48 Formulir Permintaan Pemeriksaan Radiologi
49 Instalasi Radiologi (Hasil Pemeriksaan)
50 Rencana Keperawatan
51 Laporan Pasien Meninggal
M anfaat formulir rekam medis yang tidak dimusnahkan
Berdasarkan hasi l wawancara dengan inf orman, diketahui manfaat formulir rekam medis yang tidak dimusnahkan Setiap informan mempunyai pendapat yang sama jadi peneliti mengutip salah satu hasil wawancara dengan informan sebagai berikut:
“ ada beber apa dokter yang memi nta kembal i formulir rekam medis yang sudah inakti f yang ti dak dimusnahkan tapi ditegaskan bahwa kemungkinan kecil dokter memi nta kembal i for mul i r ter sebut, apabi l a dokter memi nta kembal i for mul i r yang dibutuhkannya petugas mencari dan memberikannya kepada dokter bertujuan untuk sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan tindakan medis kepada pasien (informan 1)” .
Dan hasil wawancara penulis dengan Kepala Unit Rekam Medis Di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru tentang apa saja pemanfaatan formulir rekam medis yang tidak dimusnahkan yaitu :
“ f or mul i r yang t i dak di musnahkan dapat dimanfaatkan kembali sebagai bukti pengetahuan yang tel ah diberi kan kepada pasien, sebagai bukti dipengadilan dan untuk keperluan pendidikan dan penelitian (informan 2)”.
Sarana dan Prasarana dalam penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, diketahui sarana dan prasarab dalam penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan. Setiap informan mempunyai pendapat yang sama j adi peneliti mengutip salah satu hasil wawancara dengan informan sebagai berikut:
“ sarana dan prasarana penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan adadanya alat seperti scanner, komputer, hardist dan ruangan penyimpanan berkas rekam medis inaktif yang ada Di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru (i nforman 3)” .
Dari hasil wawancara dapat diperkuat dari hasil observasi yang telah dilakukan tentang sarana dan prasarana dalam penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan dapat dilihat pada tabel 3. Tabel 3 Sarana dan Prasarana Dalam Pemusnahan di Rumah Sakit I slam I bnu Sina Pekanbaru
No Sarana dan Prasarana Ada Tidak
1 Ruangan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif
2 Sccaner
3 Komputer
5. CD/Hardist
Gambaran kegiatan penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, di ketahui kegiatan penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan. Setiap informan mempunyai pendapat yang sama j adi penel i ti menguti p sal ah satu hasi l wawancara dengan informan sebagai berikut:
“ disimpan permanen di scan terlebi h dahulu l al u disimpan di dalam hardi st supaya dapat menjaga keutuhan berkas rekam medi s dari kerusakan, dan menghemat ruangan penyimpanan in aktif (informan 3)”.
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan dengan informan bahwa disampaikan kurangnya tenaga kerja dalam melakukan penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan dapat dilihat dari pernyataan berikut:
tidak semua berkas yang bernilai guna dilakukan scanning dikarenakan kurangnya tenaga kerja dalam melakukan scanning tersebut (informan 1)”.
PEM BAHASAN
Jenis formulir yang dimusnahkan dan yang tidak dimusnahkan.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan Dirumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru dapat diketahui ada 13 jeni s f ormul i r yang ti dak di musnahkan yaitu f ormuli r gawat darurat, riwayat penyaki t (RM.1), hasil pemeriksaan EKG, ringkasaan masuk dan keluar, pernyatakan penolakan, pernyataan persetujuan tindakan medis, laporan operasi, laporan anastesi, resume, hasil laboratorium, patologi anatomi, dan laporan pasien meninggal (surat kematian). Menurut (Firdaus, 2008) jenis formulir rekam medis yang tidak dimusnahkan yaitu ringkasan masuk dan persetujuan dan lembar kematian. Penelitian ini sama dengan penelitian yang dilakukan Savitri Citra Budi, dkk (2015), bahwa sebelum melaksanakan proses pencitraan (imaging) petugas pelaksana terlebih dahulu melakukan pemilahan lembar rekam medis. Sehingga tidak semua l embar dalam berkas rekam medi s dilakukan proses pencitraan (imaging). Lembar rekam medis yang dipilah yaitu hanya lembar rekam medis yang dirasa harus dilestarikan atau masih bernilai guna. Pada berkas rekam medis rawat inap, lembar rekam medis yang dipilah adalah : 1) Ringkasan masuk keluar; 2) Catatan dokter; 3) Resume; 4) Pengantar rawat inap; 5) Hasil laboratorium/hasil penunjang; 6) Laporan operasi; 7) Laporan anestesi; 8) Pre-post operasi; 9) Informed consent;
Surat keterangan lahir; 12) Surat keterangan kematian.
M anfaat formulir rekam medis yang tidak dimusnahkan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan telah diketahuinya pemanfaatan formulir rekam medis yang ti dak di musnahkan di rumah saki t i sl am ibnu sina pekanbaru yaitu formulir rekam medis yang ti dak di musnahkan bermanf aat sebagai bukti pengetahuan yang telah diberi kan kepada pasien, sebagai alat bukti dipengadilan dan sebagai keperluan pendidikan dan penelitian.
M enurut PermenK es No. 269/MENK ES/PER/
III/2008 pasal 13 ayat (1) pemanfaatan rekam medis dapat dipakai sebagai:
a. Pemeliharaan kesehatan
b. Alat bukti dalam proses penegak hukum, disiplin kedokteran dan kedokteran gigi dan penegakan etika kedokteran dan etika kedokteran gigi c. Keperluan pendidikaan dan penelitian d. Dasar pembayar biaya pelayanan kesehatan e. Data statistik kesehatan
Sarana dan Prasarana dalam penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan.
Berdasarkan penel i ti an yang tel ah di l akukan diketahuinya sarana dan prasarana dalam melakukan penyi mpanan berkas rekam medi s yang ti dak dimusnahkan berupa alat seperti scanner, komputer,
hardi stdan ruangan berkas rekam medis i naktif yang ada di rumah sakit islam ibnu sina pekanbaru. Sarana adalah segala sesuatu yang dipakai dalam mencapai maksud atau tujuan tertentu sedangkan prasarana yaitu segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses. Sarana dan prasarana di unit kerja rekam medis yaitu mencangkup komputer, pr i nt out, scanner, hardist, rak terbuka, buku register, KIUP, ATK (alat tulis kerja), uraian kerja, dan rak penyimpanan. Sarana dan prasarana ini membantu memelihara dan mendorong semangat kerja serta dapat meningkatkan produktivitas petugas yang bekerja dibagian rekam medis (DepKes RI, 2006).
Penel i ti an i ni sej al an dengan penel i ti an yang dilakukan Savitri Citra Budi, dkk (2015), dalam proses penyimpanan formulir rekam medis yang bernilai guna dibutuhkan sarana seperti scanner, di sket atau Compact D i sc (CD), Hambatan-hambatan yang terdapat dalam pelaksanaan proses pencitraan (i magi ng) di RSUD Kota Yogyakarta yaitu kurangnya sumber daya manusia, tidak ada prosedur tetap dan instruksi kerja, hasil pencitraan (imaging) belum tersambung ke Sistem Infromasi Kesehatan (SIK), dan tidak adanya anggaran alat pencitraan (i maging) untuk lembar rekam medis ukuran besar.
Gambaran kegiatan penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan
tidak dimusnahkan dapat dilakukan dengan cara berkas rekam medis yang bernilai guna atau yang ti dak di musnahkan di si mpan permanen dal am
hardisk dengan cara menscan formulir rekam medis supaya dapat menajaga keutuhan berkas rekam medis dari kerusakaan dan menghemat ruangan penyimpanan inaktif.
Menurut Huffman ( 1997), atau scanner
ukuran dokumen asl i menj adi sangat keci l , menghasi l kan rekaman i nf ormasi yang padat dan menghemat ruangan. Karena bisa diperbanyak, maka cara ini juga mengurangi beban penanganan kertas karena bisa sangat Penelitian ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan Budi (2015), Setelah melakukan pemilahan lembar rekam medis, kemudian lembar tersebut dilakukan
scanni ng dengan menggunakan pr i nt scanner. Sebelum memulai proes scanni ng, terlebihdahulu
software untuk scanning diaktifkanpada komputer, kemudian prosesnya perberkas rekam medis atau per satu nomor rekam medis. Satu bendel lembar rekam medis yang sudah dipilah dan diurutkan,dilakukan
scanni ng secara berurutan menggunakan pr i nt scanner untuk menjaga keutuhan berkas rekam medis.
SI M PULAN
Jenis formulir rekam medis yang tidak dimusnahkan yaitu formulir gawat darurat, riwayat penyakit, hasil pemeriksaan EKG, ringkasan masuk dan keluar, pernyataan penol akan, pernyataan persetuj uan tindakan medis (informed consent), laporan operasi, laporan anastesi, resume medis, hasil laboratorium, radi ol ogi dan keterangan kemati an. K egi atan penyi mpanan berkas rekam medi s yang ti dak dimusnahkan yaitu dilakukan scanning pada formulir rekam medis dan disimpan didalam hardist.
DAFTAR PUSTAKA
Manajemen Kearsi pan.
Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Barthos, Basir. (2014). M anaj emen K ear si pan.
Jakarta: Bumi Aksara.
DepKes RI. (2006). Pedoman Penyel enggar aan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II. Jakarta.
Firdaus, Sunny Ummul. (2008). Rekam Medik Dalam Sorotan Hukum Dan Etika. Surakarta: LPP UNS. Fi tri , Rosyana. (2011). Ti nj auan Per si apan
Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit. Pekanbaru.
Hatta, Gemala R. (2008). Pedoman M anaj emen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-press.
Huffman, Edna K. (1999). Heal th I nfor mati on Management.
Notoatmodj o, Soeki dj o. (2010). M etodol ogi Penel itian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. Rustiyanto, Ery. (2009). Eti ka Profesi Perekam
Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Saryono. (2011). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jogyakarta: Mitra Cendikia Press.
Savi tri Citra Budi. Zahrotul Khasanah. (2015).
Penci traan (imaging) Berkas Rekam Medi s Pada Kegiatan Penyusutan Di RSUD Kota Yogyakarta, (Online), Vol.3, No.1, (http:// j miki .aptir mi k.or.i d/i ndex.php/j mi ki /ar ti cle/ download/72/57, diakses 12 Juni 2016.
Sugiyono. (2013). Metode Penel i ti an Kuati tati f Kualitati f Dan R& D. Bandung: Alfabeta. Undang-Undang Kesehatan. (2014). U
