URAIAN JABATAN
1. NOMOR KODE JABATAN :
2. NAMA JABATAN : Penata Usaha Pimpinan 3. UNIT KERJA ATASAN : Lembaga Penelitian
3.1 Eselon IV : Kepala Subbagian Umum 3.2 Eselon III : Bagian Lembaga Penelitian
3.3 Eselon II : Biro Administrasi Umum dan Keuangan
4. RUMUSAN TUGAS
Melakukan urusan layanan ketatausahaan pimpinan
5. RINCIAN TUGAS
5.1 Menerima, memeriksa, dan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda
5.2 Menyerahkan surat kepada pimpinan
5.3 Mencatat disposisi dalam buku agenda dan meneruskan surat sesuai disposisi
5.4 Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
5.5 Melayani penerimaan tamu pimpinan sesuai dengan prosedur yang berlaku
5.6 Melayani telepon dan faksimile pimpinan
5.7 Memfasilitasi penandatanganan surat oleh pimpinan
5.8 Menginformasikan surat yang telah ditandatangani pimpinan ke masing-masing unit
5.9 Memfasilitasi perjalanan dinas pimpinan
5.10 Mengatur penggunaan ruang sidang pimpinan
5.11 Menata dan menyimpan arsip surat dan dokumen pimpinan 5.12 Membuat permintaan ATK untuk sekretariat pimpinan
5.13 Membuat laporan pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada atasan;
5.14 Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan
6. HASIL KERJA
6.1 Catatan surat masuk dalam buku agenda 6.2 Tersampaikannya surat ke Pimpinan
6.3 Catatan disposisi dan tersampaikannya surat sesuai disposisi 6.4 Jadwal kegiatan Pimpinan
6.5 Terlayaninya tamu Pimpinan
6.6 Terlayaninya telepon dan faksimile pimpinan 6.7 Penandatanganan surat oleh Pimpinan
6.8 Tersampaikannya surat yang telah ditandatangani Pimpinan ke masing-masing Bagian
6.9 Terfasilitasinya perjalanan dinas Pimpinan
6.10 Terjadwalnya penggunaan ruang sidang Pimpinan
6.11 Tertata dan tersimpannya arsip surat dan dokumenPimpinan 6.12 Tersedianya ATK untuk Sekretariat Pimpinan
7.1 Surat dan dokumen 7.2 Tamu pimpinan
8. PERALATAN KERJA 8.1 Komputer
8.2 Alat tulis kantor
8.3 Alat perlengkapan kantor 8.4 Telepon dan mesin fax
9. PEDOMAN KERJA
9.1 Program Kerja Subbagian Tata Usaha 9.2 SOP persuratan
9.3 SOP penerimaan tamu
10. TANGGUNG JAWAB
10.1 Kebenaran agenda kegiatan pimpinan
10.2 Kebenaran catatan disposisi surat pimpinan
10.3 Ketepatan penandatanganan surat oleh pimpinan
11. WEWENANG
11.1 Menolak surat yang tidak sesuai 11.2 Meminta data dan informasi
11.3 Menolak tamu pimpinan yang tidak berkepentingan/membahayakan
12. HUBUNGAN KERJA
No. Nama Jabatan Unit Kerja Dalam Hal 12.1 Penata Dokumen
Keuangan
Subbagian Umum Koordinasi
pelaksanaan tugas 12.2 Penata Usaha Pimpinan Subbagian Umum Koordinasi
pelaksanaan tugas 12.3 Pramu Kantor Subbagian Umum Koordinasi
pelaksanaan tugas 12.4 Petugas Keamanan Subbagian Umum Koordinasi
pelaksanaan tugas
13. KEADAAN TEMPAT KERJA
13.1 Ruangan tempat kerja : luas
13.2 Suhu : sejuk
13.3 Penerangan : terang
13.4 Cuaca :
-13.5 Suara : tenang
13.6 Jam Kerja : sesuai dengan peraturan yang berlaku
14. UPAYA FISIK
Tidak diperlukan upaya fisik yang signifikan
15. RISIKO BAHAYA
16. SYARAT JABATAN
16.1 Pendidikan formal : SMA/sederajat 16.2 Pelatihan : - komputer
- ketatausahaan - kesekretariatan
16.3 Pengalaman kerja : Pengadministrasi Persuratan 16.4 Pangkat/golongan : Pengatur Muda /II/a
16.5 Pengetahuan : komputer, sekretaris
16.6 Kecakapan teknis : - mampu menyusun jadwalPimpinan - mampu berkomunikasi
