FORMULIR ANALISIS JABATAN
1. Nama Jabatan : Pengadministrasian Kepegawaian
2. Kode Jabatan : 1.1.5.28
3. Unit Kerja : Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Kab. Maros
Eselon I :
Eselon IIa : Kepala Dinas
Eselon IIb :
Eselon III : Sekretaris
Eselon I V : Kasubag. Umum, Asset, dan Kepegawaian
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :
5. Ikhtisar Jabatan:
Melakukan Kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan, dan pendokumentasian di bidang kepegawaian sesuai standar, pedoman, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6. Uraian Tugas:
a. Mempelajari standar, pedoman dan Indeks Penomoran Surat serta peraturan perundangan lain yang sesuai dengan tugas Agendaris sebagai dasar untuk melaksanakan tugas;
Tahapan :
1) Membaca standar, pedoman dan prosedur kerja yang berkaitan dengan tugas pokoknya;
2) Melaksanakan tugas sesuai yang telah ditentukan.
b. Mencatat surat-surat yang masuk pada buku agenda surat masuk dan memberi lembar disposisi sesuai klasifikasi surat untuk diajukan kepada atasan;
Tahapan :
1) Menerima surat masuk;
2) Memberi stempel agenda pada surat masuk; Kepala Dinas
Sekretaris
Kasubag. Umum, Asset dan Kepegawaian
Pengadministras ian Kepegawaian
Pembantu
Pengurus Barang Pengurus Barang Pengelola Kepegawaian
Pengelola Kepegawaian
Fungsional
3) Memberi nomor indeks pada surat masuk; 4) Meregister surat masuk;
5) Memberi lembar disposisi serta mencatat perihal surat; 6) Melaporkan kepada atasan.
c. Mencatat surat-surat keluar pada buku agenda surat keluar sesuai prosedur kerja untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Mencatat, memberi nomor, tanggal dan stempel pada surat keluar; 2) Memasukkan surat pada sampul yang telah disediakan.
d. Mencatat surat-surat yang telah didisposisi oleh atasan dan menyiapkan pendistribusian surat-surat tersebut sesuai arahan agar tercapai tingkat kinerja yang diharapkan;
Tahapan :
1) Mencatat surat yang telah didisposisi oleh atasan pada buku kendali; 2) Membuat lembar pengiriman surat;
3) Memberikan surat kepada Caraka untuk didistribusikan.
e. Membuat rekapitulasi jumlah surat masuk dan surat keluar sebagai bahan penyusunan laporan sesuai data yang telah dikumpulkan agar diperoleh hasil kerja yang benar dan akurat;
Tahapan :
1) Menghitung jumlah surat masuk dan surat keluar; 2) Membuat konsep laporan;
3) Membuat Laporan.
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan, baik lisan maupun tertulis sesuai bidang tugasnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Tahapan :
1) Menerima perintah; 2) Melaksanakan perintah;
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas. 7. Bahan Kerja:
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1.
2.
3.
Standar, pedoman dan prosedur kerja serta petunjuk dari atasan
Surat masuk, surat keluar, naskah dan dokumen kedinasan
Surat-surat yang telah di disposisi oleh atasan
Pedoman dalam melaksanakan tugas
Pencatatan surat
Pendistribusian surat
8. Perangkat/Alat Kerja:
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1.
2.
3.
4.
5.
Buku Indeks Penomoran
Buku Agenda
Buku Kendali
Lembar Disposisi
ATK
Menentukan penomoran surat
Mencatat surat
Memantau distribusi surat
Mencatat disposisi dari atasan
9. Hasil Kerja:
N
o Hasil Kerja
Jumlah
surat-surat masuk
Terlaksananya pencatatan
surat-surat keluar
Terlaksananya disitribusi surat, naskah dan dokumen berjalan lancar sesuai disposisi dari atasan
Tersedianya rekapitulasi jumlah surat dan surat keluar
10. Tanggung Jawab:
a. Keakuratan pencatatan surat-surat masuk dan surat keluar;
b. Ketelitian dan kebenaran dalam pemberian nomor, tanggal dan stempel surat; c. Kelancaran pendistribusian surat-surat, naskah dan dokumen kepada
pihak-pihak sesuai disposisi dan arahan atasan;
11. Wewenang:
a. Mengajukan kebutuhan atas peraturan perundangan, standar, pedoman dan prosedur kerja yang berkaitan dengan tugas pengagendaan surat kepada atasan;
b. Mengajukan kebutuhan atas sarana dan prasarana yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas;
c. Mengajukan hak cutinya kepada atasan;
12. Korelasi Jabatan:
No Jabatan Unit Kerja/
Instansi Dalam Hal
1. Kepala Sub. Bagian Umum, Asset dan Kepegawaian
Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan
Penerimaan tugas,
konsultasi, melaporkan hasil pelaksanaan tugas,
menyampaikan usul, saran dan pendapat
13. Kondisi Lingkungan Kerja: N
o Aspek Faktor
1.
Keadaan tempat kerja Getaran
Didalam ruangan Dingin
Kering dan Lembab Cukup Baik
Terang Tenang
-14. Resiko Bahaya: N
o Fisik / Mental Penyebab
1.
2.
3.
Tidak ada
15. Syarat Jabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda Tk.I, III/bPengaturMuda,II/a
b. Pendidikan : SLTA/ DI/ DII/ DIII Manajemen/ Administrasi
PerkantoranSMA
c. Kursus/Diklat :
1) Penjenjangan :
2) Teknis :
d. Pengalaman kerja :
e. Pengetahuan kerja : f. Keterampilan kerja :
g. Bakat Kerja :
1) G. Intelegensi 2) N. Bakat Numerik 3) Q. Ketelitian
h. Temperamen Kerja:
1) R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan kegiatan-kegiatan yang berulang atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu
2) P : Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari hanya penerimaan dan pembuatan intruksi
.
i. Minat Kerja :
1) 1.b Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan komunikasi data
2) 3.a Pilihan melakukan kegiatan – kegiatan rutin, konkrit dan teratur
j. Upaya Fisik :
1) Duduk 2) Berbicara
3) Bekerja dengan jari
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin :
2) Umur :
3) Tinggi badan : 4) Berat badan : 5) Postur badan :
6) Penampilan :
l. Fungsi Pekerjaan :
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan :
N
o Hasil Kerja JumlahSatuan Waktu YangDiperlukan
1.
2.
17. Butir Informasi Lain :
...
...
Maros, 07 Maret 2017
Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat
RATNAWATI, S.TP., MM ERNIWATY MOCHTAR, SE
