Administrasi Perkantoran Maya
siMAYA
Dirgantara Manurung Pranata Komputer
Seputar siMAYA
• Aplikasi Perkantoran yang ditujukan memberikan
kemudahan bagi PNS untuk dapat berkerja dimana saja
• Aplikasi yang di design sebagai portal aplikasi generik • Landasan Kebijakan
• UU ITE ( UU Informasi dan Tanda Tangan Elektronik) • PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi
Elektronik)
• Permen PAN dan RB No 80 Tahun 2012 tentang Tata
Naskah Dinas
• SE Menpan No .05 Tahun 2013 tentang Sistem
Konvensional
siMAYA
Bekerja harus dikantor
Proses Disposisi lama
Memakan banyak cost seperti
kertas, tinta dll
Butuh Storage untuk
penyimpanan dokumen/arsip
Arsip fisik dapat rusak
Kebergantungan fasilitas
kantor
Efisisien, Efektif bekerja
dimana saja
Disposisi bersifat real time
Hemat pembiayaan atk
Penyimpanan bersifat
elektronik
Teknologi mobile aplikasi
Grand Design siMAYA
BKN siMAYA
NPWP eKTP
G o v t S er v ic e B us
- Verifikasi user - Biodata
- User account - Profile
Citizent Tracking System Melalui Inter-relasi identitas
Update data PNS
Statistik Pengguna siMAYA
0 20 40 60 80 100 120 Category 1 Kementerian Provinsi Kabupaten Kota Lembaga DllKementerian Provinsi Kabupaten Kota Lembaga Dll
16 15 107 35 9
Fitur siMAYA
Managemen Surat Masuk
Managemen Surat Keluar
Disposisi Surat
Kalender Kegiatan
Lini Masa
Klasifikasi Pengguna
4 Jenis klasifikasi tipe pengguna di
siMAYA :
1.
Pimpinan Instansi/Satker/Unitkerja
2.Tata Usaha / Administrasi Surat
3.
Pengguna Biasa
PIMPINAN
Fungsi Pimpinan :
Menerima Surat
Masuk
Men disposisi Surat
TATA USAHA
Fungsi
TataUsaha :
Scan Surat
Masuk Fisik
Menerima dan
Menggagendakan Surat Masuk
Mengirim dan Menggagendakan
PENGGUNA
BIASA
Fungsi Pengguna
Biasa :
Menerima
Disposisi
Mengirim Disposisi
Membuat Konsep Surat
LOKAL ADMIN
Fungsi Lokal
Admin :
Membuat
Struktur
Organisasi
Membuat Nama Jabatan
Membuat Pengguna
Korelasi Antar Pengguna
Scan Surat Administrasi Surat
Disposisi Surat Approval Surat
Penerima Disposisi
Konseptor Surat Tata Usaha
Pimpinan
SURAT MASUK
Surat Masuk terbagi menjadi:
1.
Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang
dikonversikan menjadi elektronik
2.
Surat Masuk siMAYA adalah surat yang
Alur Surat Masuk
Tata Usaha
Pimpinan
Pejabat Pejabat
- Scan Surat
- Administrasi Surat
Alur Kerja Surat
Masuk Manual Surat Masuk Fisik
Scan Surat (ext .pdf)
AdministrasiInput surat (.pdf) ke
siMAYA
Surat Masuk Pimpinan
Pimpinan Disposisi
Ket : Surat Keluar dikirim melalui siMAYA Surat Masuk siMAYA Penomoran Agenda Surat Surat Masuk Pimpinan Disposisi Surat Disposisi Masuk ke Penerima Alur Kerja Surat
Masuk antar
SURAT KELUAR
Surat Keluar terbagi menjadi :
1. Surat Keluar Manual adalah Surat yang dibuat melalui
aplikasi dan dikirim secara manual
2. Surat Keluar siMAYA adalah Surat yang dibuat melalui
aplikasi siMAYA dan dikirimkan ke instansi pengguna
Alur Surat Keluar
Staff / Pejabat
• Pembuat
Konsep
Pejabat
• Pemeriksa
berjenjang
Pimpinan
• Approval
Suratl
SURAT KELUAR siMAYA
GUBERNUR
TATA USAHA GUBERNUR
TATA USAHA DINAS A
TATA USAHA SEKRETARIAT DAERAH
TATA USAHA DINAS B
Pembuatan Konsep Surat
Pemeriksaan Konsep
Pemeriksaan Konsep oleh
Pimpinan
Administrasi Surat
Cetak/Print Surat
Pengiriman secara Manual
ALUR SURAT
Pembuatan Konsep Surat
Pemeriksaan Konsep
Approval Konsep oleh
Pimpinan
Penomoran/ Administrasi
Surat
Surat dikirim ALUR SURAT
TERIMA KASIH
Mulai Menggunakan siMAYA
Tahap Awal Surat Masuk Manual dan Disposisi
Mari bergabung di FB siMAYA
Bantuan, kontak kami via:
Email : [email protected] (08118899700)
