FORMULIR INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan : PENGADMINISTRASI UMUM 2. Kode Jabatan : 23.99.4.53.1.2.2
3. Unit Kerja : DISPERINDAGKOP DAN USAHA KECIL MENENGAH
a. JPT Utama :
b. JPT Madya : KEPALA DINAS PERINDUSTRIAN, PERDAGANGAN, KOPERASI, USAHA KECIL DAN MENENGAH
c. JPT Pratama :
d. Administrator : SEKRETARIS
e. Pengawas : KEPALA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN f. Pelaksana : PENGADMINISTRASI UMUM
g. Jabatan Fungsional : 4. Ikhtisar Jabatan :
Menerima, mencatat, menyimpan Dokumen Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
5. Kualifikasi Jabatan
a. Pendidikan Formal : SMA Manajemen Perkantoran/ Administrasi perkantoran/ Tata Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan / Diploma I Manajemen Perkantoran/ Administrasi perkantoran/ Tata Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan / Diploma II Manajemen Perkantoran/
Administrasi perkantoran/ Tata Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan / Diploma III Manajemen Perkantoran/ Administrasi perkantoran/ Tata Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan
b. Pendidikan & Pelatihan : 1. Diklat Tata Naskah Dinas 2. Diklat Kearsipan
3. Diklat Administrasi Perkantoran 4. Diklat Manajemen Perkantoran 5. Diklat Tatalaksana Perkantoran c. Pengalaman Kerja : 1. Minimal 1 Tahun dalam jabatannya
6. Tugas Pokok :
No Uraian Tugas Hasil Kerja Jumlah
Hasil
Waktu Penyelesaian
(Jam)
Waktu Efektif (Jam)
Kebutuhan Pegawai
1 Menerima, mencatat, dan menyortir Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian
Kegiatan 240 1 1250 0.192
2 Memberi lembar pengantar pada Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian
Kegiatan 240 0.25 1250 0.048
3 Mengelompokkan surat atau dokumen Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan, menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar
memudahkan pendistribusian
Kegiatan 240 5 1250 0.96
4 Mendokumentasikan Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi
Kegiatan 240 3 1250 0.576
5 Melaporkan hasil pelaksanaan tugas Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan, sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban
Laporan 24 2 1250 0.038
6 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan
Kegiatan 24 10 1250 0.192
Jumlah 21.25 2.006
Jumlah Pegawai 2
7. Hasil Kerja :
7.1 Dokumen penerimaan dan pencatatan Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
7.2 Dokumen lembar pengantar surat
7.3 Laporan dan pengelompokan Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
7.4 Dokumen / Arsip hasil Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
7.5 Laporan hasil pelaksanaan tugas administrasi umum 7.6 Laporan hasil pelaksanaan tugas kedinasan lain
8. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Digunakan Untuk Tugas
1 Lemari Arsip sarana menyimpan arsip/dokumen Administrasi umum
2 Flashdisk Alat cadangan menyimpan data/softcopy kegiatan
Pengadministrasi Umum
3 Printer, Scanner Alat mencetak hasil pelaksanaan tugas administrasi
umum
4 Meja dan kursi Sarana untuk bekerja melaksanakan tugas
administrasi umum
5 ATK Menerima, mencatat dan menyortit surat masuk,
memberi lembar pengesahan pengelompokan dan dokumentasi surat
6 Komputer/Laptop Menerima, mengetik dan menyortit surat masuk,
memberi lembar pengesahan pengelompokan dan dokumentasi surat
7 RAK/lemari, Box Document Tempat mengelompokkan dan mengarsipkan surat 9. Perangkat Kerja :
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1 Peraturan Perundang- Undangan Pedoman pelaksanaan kegiatan Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
2 Permendagri No 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
Pedoman pelaksanaan tugas administrasi umum
3 Peraturan Gubernur Kalimantan Utara tentang Tata Naskah di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Utara
Pedoman dalam pelaksanaan tugas administrasi umum
4 Surat Edaran Menteri, Gubernur Pedoman pelaksanaan kegiatan Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
5 Disposisi Petunjuk dalam melaksanakan tugas administrasi
umum
6 Naskah-naskah/Surat-surat Dinas Petunjuk dan bahan dalam melaksanakan tugas administrasi umum
7 SOP Surat Umum dan Kepegawaian Pedoman pelaksanaan kegiatan Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
10. Tanggung Jawab :
10.1 Ketepatan dan kelengkapan lembar pengantar pada Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
10.2 Ketepatan dan kerapihan pengelompokkan surat atau dokumen Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
10.3 Keakuratan dan keamanan dokumentasi Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
10.4 Keakuratan dan kebenaran laporan Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
10.5 Keakuratan dan kebenaran laporan hasil pelaksanaan tugas Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
10.6 Kelancaran tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan
11. Wewenang :
11.1 Mendokumentasikan Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
11.2 Mencatat Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
11.3 Menerima Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan 11.4 Menyimpan Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan 12. Korelasi Jabatan :
No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1 Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kaltara
Koordinasi, konsultasi dan pelaporan, serta menerima perintah terkait
pelaksanaan tugas administrasi umum 2 Pengadministrasi Kepegawaian Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi,
Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kaltara
Koordinasi dan kerjasama terkait pelaksanaan tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
3 Pengemudi Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kaltara
Koordinasi dan kerjasama terkait pelaksanaan tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
4 Pengelola Barang Milik Negara Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kaltara
Koordinasi dan kerjasama terkait pelaksanaan tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
13. Kondisi Lingkungan Kerja :
No Aspek Faktor
1 Tempat Kerja Dalam Ruangan
2 Suhu 25-27 Celcius
3 Udara Sejuk
4 Keadaan Ruangan 4x4 Meter
5 Letak Strategis
6 Penerangan Dalam Ruangan
7 Suara Dalam Ruangan
8 Keadaan Tempat Kerja Nyaman
9 Getaran Tidak Ada
14 Resiko Bahaya :
15 Syarat Jabatan :
a. Ketrampilan :
1. Mampu dan menguasai komputer
2. Mampu mendokumentasikan atau mengarsipkan Surat Masuk 3. Mampu mendokumentasikan atau mengarsipkan Surat Keluar 4. Mampu mendokumentasikan atau mengarsipkan Arsip 5. Mampu mendokumentasikan atau mengarsipkan Bahan Rapat
b. Bakat Kerja :
M = Kecekatan tangan : kemampuan menggerakkan tangan dengan mudah dan penuh ketrampilan Q = Ketelitian : Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam obyek atau dalam gambar
atau dalam bahan grafik
G = Intelegency : Memahami instruksi/prinsip
c. Temprament Kerja :
F = Feeling-Idea-Fact (FIF) : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan, gagasan atau fakta dari sudut pandang pribadi
M = Measurable and Verifiable Creteria (MVC) : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan keputusan, pembuatan pertimbangan, atau pembuatan keputusan berdasarkan kriteria yang diukur atau yang dapat diuji
P = Dealing with People (DEPL) : Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari hanya penerimaan dan perbuatan instruksi
R = Repetitive and Continuous (REPCON) : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan - kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu
d. Minat :
a = Realistik : Aktivitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/ mesin
f = Konvensional : Aktivitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal.
e. Upaya Fisik :
Berdiri ,Berbicara ,Mendengar ,Melihat ,Berjalan ,Membawa ,Menjangkau f. Kondisi Fisik :
1. Jenis kelamin = Laki-laki/Perempuan
2. Umur = 18 Tahun
3. Tinggi Badan = 160 cm 4. Berat Badan = 50 kg 5. Postur Badan = Tegap 6. Penampilan = Menarik g. Fungsi Pekerjaan :
D0 = Memadukan data : Menyatukan atau memadukan hasil analisis data untuk menemukan fakta menyusun karangan atau mengembangkan konsep, pengetahuan, interprestasi, menciptakan gagasan dengan menggunakan imajinasi.
D6 = Menyalin data : Menyalin, mencatat atau memindahkan data.
O3 = Menyelia : Menentukan atau menafsirkan prosedur ker-ja, membagi tugas, menciptakan dan meme-lihara hubungan yang harmonis diantara bawahan dan meningkatkan efisiensi O8 = Menerima instruksi : Membantu melaksanakan kerja berdasarkan perintah atasan yang tidak
memerlukan tanggapan 16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan :
No Prestasi Jumlah Satuan Waktu
1 Dokumen penerimaan dan pencatatan Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
240 Kegiatan 60 Menit
2 Dokumen lembar pengantar surat 240 Kegiatan 15 Menit
3 Laporan dan pengelompokan Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
240 Kegiatan 300 Menit
4 Dokumen / Arsip hasil Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Telahaan Staf, Bahan Rapat, Administrasi Kegiatan
240 Kegiatan 180 Menit
5 Laporan hasil pelaksanaan tugas administrasi umum
24 Laporan 120 Menit
6 Laporan hasil pelaksanaan tugas kedinasan lain
24 Kegiatan 600 Menit
17. Kelas Jabatan : 5
