A. Hasil Penelitian
1. Gambaran Perusahaan a. Sejarah Singkat
Yayasan Pendidikan Bina Ilmu (YPBI) berdiri sejak tahun 1991 berdasarkan akta notaris Bertha Suriati Ihalauw Halim, SH Nomor 7 Tanggal 2 Oktober 1991 dan Akta notaris Linda Kenari, SH., MH nomor : 79 tanggal 19 Desember 2016. Pengesahan dari KEMENKUMHAM Nomor : AHU-AH.01.06-0005056 Tahun 2016.
Yayasan Pendidikan Bina Ilmu (YPBI) yang terletak di Banjarmasin Utara adalah Lembaga Pendidikan Perguruan Tinggi. Jenis kegiatan pelayanan Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin di selenggarakan di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer STIMIK Indonesia Banjarmasin yang mempunyai 4 jurusan yaitu : D3 Manajemen Informatika, D3 Komputer Akuntansi, Sajrana Sistem Informasi dan Sarjana Teknik Informatika. STIMIK Indonesia Banjarmasin dahulunya terdaftar dengan nama Akademi Manajemen Informatika & Komputer (AMIK) Banjarmasin pada Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia No.206/DIKTI/KEP/92 pada tanggal 01 Juni 1992 didirikan oleh Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin yang beralamat di Jalan Pangeran Hidayatullah Banua Anyar Banjarmasin Rt. 14 Kelurahan Sungai Jingah Kecamatan Banjarmasin Utara, Kalimatan Selatan. Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin.
1) Visi
2) Agamis, Profesional, Kompetitif dan Unggu 3) Misi
4) Menjadikan peserta didik yang Agamis, ber ilmu, cerdas dan terampil di bidang Teknologi Informasi.
5) b. Struktur Organisasi
6) Sebuah lembaga pendidikan yang baik adalah lembaga pendidikan yang mampu mengatur, mengelola, dan mengorganisasi semua kegiatan dengan baik agar tercapai suatu proses kerjasama yang baik dalam suatu aktivitas, maka perlu pengorganisasian untuk memperjelas wewenang dan tanggung jawab dalam setiap kegiatan organisasi. Stuktur organisasi setiap perusahaan pasti berbeda, tergantung pada setiap kebutuhan tenaga yang ditangani dan mekanisme kerja yang diterapkan. Fungsi struktur organisasi sangatlah penting guna mempertegas kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing bagian, dengan demikian maka kelancaran proses pelaksanaan administrasi dan operasional tidak mengalami hambatan. Adapun bentuk struktur organisasi pengurusan Yayasan Pendidikan Bina Ilmu adalah sebagai berikut :
9) Gambar 4.1 Struktur Organisasi Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin
10) Sumber : Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin 11)
12) Dari struktur di atas, dapat dilihat tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin adalah sebagai berikut :
1) Pembina
a) Pengangkatan dan pemberhenian anggota pengurus dan anggota pengawas;
b) Penentuan kebijakan umum yayasan berdasarkan Anggaran Dasar Yayasan;
c) Pengesahan program kerja dan rancangan Anggaran Tahunan Yayasan;
d) Pengesahan Laporan Tahunan;
e) Memeberikan pembinaan kepada pengurus dan para dosen; f) Memberikan pengawasan serta pertimbangan kepuusan yang
dihasilkan oleh pengurus. 2) Pengawasan
a) Menjaga dan memastikan pelaksanaan kerja dan kegiatan yayasan sesuai dengan visi, misi dan tujuan.
b) Memberikan masukan kepada ketua umum dalam menetapkan Program Yayasan.
c) Memberikan masukan kepada ketua umum dalam pelaksanaan program Yayasan.
d) Melakukan pengawasan dan memberikan rekomendasi kepada seluruh pengurus dalam hal penjagaan kondisi persatuan dan kesatuan serta motivasi berorganisasi para pengurus.
3) Ketua
a) Menjalankan Visi dan misi Yayasan sesuai dengan Anggaran Dasar
b) Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh anggota dan pengurus Yayasan.
c) Mengkoordinasikan program kerja Yayasan baik perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, maupun pertanggungjawaban.
a) Mengatur dan menertibkan pengorganisasian administrasi Yayasan.
b) Mengatur pengelolaan, pemeliharaan dan inventarisasi barang-barang milik Yayasan.
c) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan operasional harian Yayasan.
d) Berhak dan mempunyai wewenang mendokumentasikan serta mengarsipkan semua surat-surat masuk maupun keluar.
e) Bertanggung jawab kepada Ketua Umum. 5) Wakil Sekretaris
a. Mewakili sekretaris apabila berhalangan terutama untuk setiap aktifitas kesekretariatan dan tata kerja yayasan.
b. Bersama sekretaris mengawasi seluruh penyelenggaraan aktifitas yayasan di bidang administrasi dan tata kerja dan menghadiri rapat – rapat.
c. Membuat risalah dalam setiap pertemuan / rapat -rapat yayasan maupun rapat umum.
d. Merumuskan, mengusulkkan dan mendokumentasi peraturan dan data yang berkaitan dengan atribut dan aset tidak bergerak untuk mendukung kepentingan yayasan baik internal maupun eksternal.
e. Mengusulkan dan memfasilitasi kebutuhan yayasan dalam pengadaan akomodasi.
6) Bendahara
a) Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan Yayasan. b) Membuat laporan keuangan secara periodik dan secara tertulis
yang disampaikan secara berkala.
c) Menyusun dan mengatur anggaran dengan mengkoordinasikan kepada Ketua Umum.
d) Mengatur pencatatan, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran keuangan, surat-surat berharga, bukti kas yang berhubungan dengan kegiatan Yayasan dan dlaporkan secara transparan.
e) Mempunyai hak bertanya dan menyelenggarakan audit keuangan pada setiap kepanitiaan.
f) Bertanggung jawab kepada Ketua Umum. 13)
7) Administrasi Umum
a) Melaksanakan proses surat menyurat, distribusi surat dan kearsipan.
b) Melaksanakan kegiatan kerumahtanggaan tentang : kebersihan, taman, penerangan, transportasi, konsumsi, protokoler dan tamu dinas.
c) Merencanakan dan melaksanakan kegiatan pengadaan perlengkapan.
d) Melaksanakan kegiatan administrasi barang inventaris dan pemeliharaannya.
8) Administrasi Keuangan
a) Melaksanakan proses penyusunan anggaran penerimaan dan belanja.
b) Melaksanakan administrasi keuangan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
c) Melaksanakan urusan SPJ sesuai peraturan yang berlaku. d) Menelaah peraturan keuangan sebagai pedoman pelaksanaan
tugas.
e) Menyusun dan melaksanakan pembayaran gaji pegawai. 14)
c. Kegiatan Perusahaan
15) Yayasan Pendidikan Bina Ilmu adalah sebuah lembaga pendidikan formal. Jenis kegiatan pelayanan Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin yang diselenggarakan adalah Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer STIMIK Indonesia Banjaramasin. STIMIK Indonesia Banjarmasin yang mempunyai 4 jurusan yaitu : D3 Manajemen Informatika, D3 Komputer Akuntansi, Sajrana Sistem Informasi dan Sarjana Teknik Informatika.
2. Penerapan Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas yang berjalan pada Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin
17) Yayasan Pendidikan Bina Ilmu sistem pencatatan data transksi penerimaan dan pengeluaran kas sudah terkomputerisasi tetapi masih menggunakan Microsoft Excel. Pada pencatatan penerimaan kas yang bersumber dari pembayaran pendidikan oleh mahasiswa yang terdiri dari SPP dan biaya sks dibayar mahasiswa setiap satu semester dan dapat dibayarkan tiap bulan, Biaya Wisuda, Biaya pendaftaran, biaya pengenalan kampus serta biaya sumbangan pengembangan kampus dibayarkan sekali pada saat awal menjadi mahasiswa. Pencatatan transaksi tersebut hanya dicatat dalam satu pelaporan transaksi untuk melihat transaksi penerimaan kas yang masuk. Sementara untuk pengeluaran kas yang meliputi pengeluaran rutin dan pengeluaran tidak rutin. Pengeluaran rutin yaitu biaya pendidikan dan pengajaran, biaya gaji, biaya penelitian dan pengabdian masyarakat, biaya promosi, biaya kegiatan mahasiswa, biaya rumah tangga kantor, biaya perjalanan dinas, biaya listrik dan air, telkom. Biaya ini dikeluarkan setiap bulan dan tidak dapat ditunda karena dipergunakan sebagai penunjang operasional dalam proses pembelajaran. Pengeluaran tidak rutin meliputi biaya perbaikan gedung dan biaya lain-lain. Pengeluaran ini biasanya dikeluarakan sesuai dengan kebutuhannya. Transaksi pengeluaran kas tersebut juga dicatat dalam satu laporan pencatatan yang sama. Hal ini mengakibatkan lambatnya proses pembuatan laporan, sehingga memakan waktu yang cukup lama saat transaksi penerimaan dan pengeluaran kas..
a. Formulir yang digunakan
18) Formulir atau dokumen yang digunakan dibedakan menjadi dua dokumen sumber dan dokumen pendukung untuk transaksi keuangan yang terjadi di Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin seperti disajikan pada tabel di bawah ini :
20) Table 4.1 Dokumen Sumber dan Pendukung Pada 21) Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin 22) No 23) Transak si 24) Dokumen Sumber 25) Dokumen Pendukung 26) 1 27) Pendaft aran Mahasiswa baru 28) Formulir Pendaftaran, Kwitansi 29) Laporan Penerimaan kas 30) 2 31) Pembay ara SPP Mahasiswa 32) Slip setoran 33) Laporan Penerimaan kas 34)35) Pembay aran Daftar Ulang Mahasiswa baru + by gedung dll 36) Kwitansi pendaftaran, slip pembayaran registrasi 37) Laporan Penerimaan kas 38)39) Pembay aran wisuda, yudisium dan skripsi 40) Slip Pembayaran 41) Laporan Penerimaan kas 42) 43)44) Pengelu aran Rutin 45) Slip Tagihan , 46) Laporan Pengeluaran Kas 47)48) Pengelu
aran tidak rutin
49) Kwitansi dan nota
50) Laporan Pengeluaran Kas 51) Sumber : Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasiin
52) Berikut adalah tahapan transaksi yang ada di table 4.1 :
1. Pendaftaran Mahasiswa Baru a. Dokumen
i. Formulir
53) Formulir pendaftaran adalah formulir yang digunakan untuk mendaftarkan diri untuk memilih perguruan tinggi yang dituju.
55)
56) Gambar 4.2 Formulir Pendaftaran
57) Sumber : Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin
58)
ii. Persyaratan pendaftaran ( fotocopy STTB/ surat kelulusan (2 lembar), pas foto 3 x 4 (2 lembar), fotocopy KTP, KK, Akta Kelahiran .
iii. Kwitansi
59) Kwitansi merupakan suatu surat atau dokumen yang sering digunakan sebagai tanda bukti bahwa telah terjadinya transaksi pembayaran pendaftaran. Dengan biaya uang pendaftaran terbagi menjadi 2 fasilitas ; Reguler Rp 250.000,- (Pagi) dan Non – Reguler Rp 300.000,-(Malam/Pegawai)
60)
61) Gambar 4.3 kwitansi
62) Sumber : Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin
63)
iv. Laporan Pencatatan Pendaftaran
64) Dokumen ini berfungsi mencatat seluruh transaksi pemasukan pembayaran calon mahasiswa yang ada di Yayasan Pendidikan Bina Ilmu.
65) b. Yang Terlibat
i. Calom Mahasiswa ii. Loket/Adm Keuangan iii. Bendahara
c. Bagan Alir Pendaftaran
67) 68)
69) Gambar 4.4 Bagan Alir Pendaftaran
70) Sumber : Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin 71)
2. Penerimaan Uang SPP Mahasiswa a. Dokumen
i. Bukti Pembayaran SPP
72) Dokumen ini digunakan sebagai bukti bahwa masahasiswa telah melakukan pembayaran SPP.
74) 75)
76) Gambar 4.5 Buki pembayaran SPP
77) Sumber : Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin
78)
ii. laporan penerimaan uang pendidikan mahasiswa.
79) Dokumen ini berfungsi mencatat seluruh transaksi penerimaan pembayaran SPP Mahasiswa
80) b. Yang Terlibat
i. Mahasiswa ii. Pihak Bank iii. Loket
iv. Bendahara 81)
82)
c. Bagan Alir Pembayaran SPP 83)
84) Gambar 4.6 Bagan Pembayaran SPP
85) Sumber : Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin
86)
3. Penerimaan Pembayaran Daftar Ulang Mahasiswa baru
87) Prosedur transaksi penerimaan kas dari pembayaran daftar ulang mahasiswa baru sama dengan pembayaran spp, hanyar dilampirkan persyaratan untuk melakukan daftar ulang dengan melampirkan berkas yang terdiri dari Ijazah dan skhu yang telah dilegalisir,
menandatangani surat peryatai yang dilampiri materai 6000, foto,KTP dan Akte kelahiran.
4. Penerimaan Pembayaran wisuda, yudisium dan skripsi a. Dokumen
i. kwitansi
89) Dokumen ini digunakan sebagai tanda bukti bahwa telah terjadinya transaksi pembayaran wisuda, yudisium dan skripsi.
ii. Laporan Pencatatan Pendaftaran
90) Dokumen ini berfungsi mencatat seluruh transaksi pemasukan pembayaran mahasiswa yang ada di Yayasan Pendidikan Bina Ilmu.
b. Yang Terlibat i. Mahasiswa
ii. Loket/Adm Keuangan iii. Bendahara
91)
92) Gambar 4.7 Bagan Pembayaran Wisuda,Yudisium dan Skripsi
93) Sumber : Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin 5. Pengeluaran Rutin
a. Dokumen
i. Slip Tagihan
94) Slip tagihan adalah dokumen yang digunakan untuk melakukan pembayaran sesuai data yang ada di dalam tagihan tersebut
95) Dokumen ini berfungsi mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas yang ada di Yayasan Pendidikan Bina Ilmu. b. Yang Terlibat
i. Adm Keuangan ii. Bendahara iii. Ketua
97)
c. Bagan Alir Pengeluaran Rutin 98)
100) Gambar 4.8 Bagan Alir Pengeluaran Rutin
101) Sumber : Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin 102)
6. Pengeluaran Tidak Rutin a. Dokumen
i. Slip Tagihan
103) Slip tagihan adalah dokumen yang digunakan untuk melakukan pembayaran sesuai data yang ada di dalam tagihan tersebut.
ii. Laporan Pengeluaran kas
104) Dokumen ini berfungsi mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas yang ada di Yayasan Pendidikan Bina Ilmu. d. Yang Terlibat
i. Adm Keuangan ii. Bendahara iii. Ketua
105)
106)
107) Gambar 4.9 Bagan Alir Pengeluaran Tidak Rutin 108) Sumber : Yayasan Pendidikan Bina Ilmu Banjarmasin
110)
B. Pembahasan Hasil Penelitian
1. Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas yang berjalan pada Yayasan Pendidikan Bina Ilmu a. Struktur organisasi
111) Sistem otorisasi atau pemberia tugas tanggung jawab ini disesuaikan dengan pemisah tugas yang telah di tetapkan dalam tata yayasan, dimana dalam transaksi penerimaan dan pengeluaran kas harus mendapat otorisasi oleh penjabat yang berwenang yaitu Yayasan Pendidikan Bina Ilmu. Prosedur yang dilaksanakan dalam mengatur penerimaan dan pengeluaran kas sudah berjalan baik namun Yayasan Pendidikan Bina Ilmu masih memiliki kelemahan karena tugas kas tidak dipisahkan, keduanya dilakukan oleh bendahara yayasan saja dan kurang anggota dalam kepengurusan yayasan.
112) Seharusnya ada pemisahan di dalam pencatatan dan penyimpanan kas pada bendahara yaitu akuntan sebagai fungsi pencatat dan bendahara sebagai fungsi penyimpanan sehingga akan terjadi saling mengecek diantara fungsi-fungsi terlibat.
113) Tugas utama akuntan ialah membukukan seluruh aktivitas ekonomi yang dilakukan dalam perusahaan secara sistematis,periodik serta dapat dipahami dengan mudah bagi pihak yang berkepentingan atas laporannya. Maka penulis merekomendasikan struktur organisasi sebagai berikut :
115)
116) Gambar 4.10 Struktur Organisasi (disarankan) 117) Sumber: Penulis
118)
119) Berdasarkan saran penulis dalam penepatan bagian akuntansi pada struktur organisasi dikarenakan tugas dari akunting yaitu mencatat, memeriksa, melaporkan semua kegiatan atas semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan yayasan.
b. Formulir
120) Formulir yang digunakan dalam pembayaran pendaftaran dan pembayaran wisuda/yudisum maupun skripsi oleh Yayasan Pendidikan Bina Ilmu mempunyai kelemahan dalam pengendalian intern yang mengakibatkan apabila transaksi tersebut digunkan
kembali akan memakan waktu dikarenakan kurangnya nomor urut dan tidak ada menacntumkan keterangan diri dalam pencatatan pembayaran mahasisswa menggunakan kwitansi dan penulis menyarankan menggunakan kwitansi pendaftaran.
121) 122)
123) Gambar 4.11 Bukti Pembayaran (disarankan) 124) Sumber: Penulis
125)
126)
127) Gambar 4.12 Bagan Alir Pendaftaran 128) Sumber: Penulis
129)
130) Berdasarkan bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi pendaftaran pada Yayasan Pendidikan Bina Ilmu (YPBI) yang disarankan dapat dijelaskan sebagai berikut :
131) Calon Mahasiswa Baru :
a. Mengisi formulir pendaftaran mahasiswa baru. b. Membayar uang pendaftaran.
132) Loker/Bagian Adm Keuangan:
a. Menerima formulir pendaftaran calon mahasiswa baru b. Menerima uang pembayaran dari calon mahasiswa baru
c. Membuat dokumen kwitansi pendaftaran sebanyak 4 rangkap. Kwitansi asli dan lembar ke-4 diserahkan ke calon mahasiswa baru, lembar ke-2 di teruskan ke bagian bendahara dan lembar ke 3 di arsipkan.
133) Bendahara :
a. Menerima kwitansi lembar ke-2 dari adm keuangan
b. Mengklasifikasikan slip pembayaran pendafaran mahasiswa c. Kwitansi di arsipkan
d. Menghitung seluruh penerimaan dan menyetor uang yang diterima ke Bank penampung serta menyimpan slip setorannya;
134) Akuntansi :
a. Menerima Bukti setoran bank dari bendahara lembar ke 1 b. Mencatat bukti setoran dan melakukan pencatatan akuntansi ke
dalam jurnal 2.
135)
d. Bagan Alir Pembayaran SPP 136)
137)
138) Gambar 4.13 Bagan Alir Pembayaran SPP 139) Sumber: Penulis
141) Berdasarkan bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi pembayaran SPP mahasiswa pada Yayasan Pendidikan Bina Ilmu (YPBI) yang disarankan dapat dijelaskan sebagai berikut :
142) Mahasiswa :
‒ Mengambil dan mengisi slip setoran pembayaran ‒ Melakukan pembayaran di bank yang telah ditunjuk
143) 144)
145) Pihak Bank :
‒ Melakukan pengecekan data dan di otorisasi ‒ Menerima pembayaran dari mahasiswa
‒ Menerbitkan bukti pembayaran dan memberikan lembar ke-4 dan kepada mahasiswa, memberikan copy bukti lembar ke-1 dan 2 kepada loker/adm keuangan dan lembar ke 3 di arsipkan.
146) Loker/Bagian Adm Keuangan:
‒ Menerima bukti pembayaran pembayaran spp mahasiswa ‒ Menandatangi dan memberi stempel lunas bayar spp
‒ Dan lembar ke 4 di kembalikan ke mahasiswa dan lembar ke-2,3 di teruskan ke bendahara
147) Bendahara :
‒ Menerima kwitansi lembar ke-2 dan ke-3dari adm keuangan ‒ Mengklasifikasikan bukti pembayaran spp mahasiswa ‒ Mencatat bukti pembayran ke buku yayasan
‒ Lembar ke-3 di arsipkan dan lembar ke-2 di teruskan ke akuntansi untuk pencatatn akuntansinya
148) Akuntansi :
‒ Menerima Bukti pembayaran bank dari bendahara lembar ke 3 ‒ Mencatat bukti pembayaran dan melakukan pencatatan
akuntansi ke dalam jurnal 3.
149) 150)
e. Bagan Alir Pembayaran wisuda/yudisum dan skripsi 151)
152) Gambar 4.14 Bagan Alir Pembayaran wisuda/yudisum dan skripsi
153) Sumber: Penulis 154)
155) Berdasarkan bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi pembayaran SPP mahasiswa pada Yayasan Pendidikan Bina Ilmu (YPBI) yang disarankan dapat dijelaskan sebagai berikut :
156) Mahasiswa :
‒ Mengambil dan mengisi slip setoran pembayaran ‒ Melakukan pembayaran di adm.keua/loket 157) Adm.keua/loket :
‒ Melakukan pengecekan data dan di otorisasi
‒ Menerbitkan kwitansi pembayaran dan memberikan lembar ke-3 kepada mahasiswa, memberikan bukti lembar ke-1 ke bendahara dan 2 di arsipkan.
158)
159) Bendahara :
‒ Menerima kwitansi lembar ke-2 adm keuangan
‒ Mengklasifikasikan kwitansi pembayaran wisuda mahasiswa
‒ Menyetorkan seluruh pembayaran wisuda ke bank dan bukti setoran di serahkan ke bagian akuntansi
160) Akuntansi :
‒ Menerima setoran bank dari bendahara
‒ Mencatat bukti pembayaran dan melakukan pencatatan akuntansi ke dalam jurnal
161) Ketua :
‒ Melakukan pencekan Laporan Keuangan dari bagian akuntansi ‒
162)
163) Gambar 4.15 Bagan Alir Pengeluaran Kas 164) Sumber: Penulis
165)
166)
167)
2. Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berbasis Komputer
a. Unnormalisasi
168) Unnormalisasi ialah kumpulan beberapa tabel yang diuraikan dalam mendesain program aplikasi. Berikut tabel – tabel database yang digunakan dalam mendesain program aplikasi pengelolaan aset tetap berwujud pada Yayasan Pendidikan Bina Ilmu (YPBI) Banjarmasin adalah sebagai berikut.
169) Tabel 4.2 Unnormalisasi 170) No. 171) Nama Field 172) No. 173) Nama Field 174) 1 175) Id 176) 15 177) Kas_id 178) 2 179) Username 180) 16 181) debit 182) 3 183) Password 184) 17 185) kredit 186) 4 187) header_id 188) 18 189) Nama_penerimaa n 190) 5 191) no_bukti 192) 19 193) Nama_pengeluar an 194) 6 195) nama 196) 20 197) No_surat 198) 7 199) jenis 200) 21 201) Tanggal_surat 202) 8 203) Tanggal 204) 22 205) Keterangan 206) 9 207) keterangan 208) 23 209) Aset_header_id
210) 10 211) jumlah 212) 24 213) 214) 11 215) Status kasbon 216) 25 217) 218) 12 219) Penerimaan_id 220) 26 221) 222) 13 223) No_nota 224) 27 225) 226) 14 227) User_id 228) 28 229) 230) Sumber : Dibuat oleh penulis
231) 232) 233)
b. Sistem Basis Data
1) Sistem Basis data secara logika
235) Agar sistem basis data dapat menjadi akurat, cepat dan efisien, serta dapat memberikan data yang diharapkan, maka dibentuklah normalisasi file. Adapun syarat-syarat yang menunjukkan relasi antar tabel dalam bentuk normalisasi ketiga (3NF) adalah sebagai berikut:
a) Telah memenuhi bentuk normal kesatu (1NF), yaitu nilai untuk semua atribut adalah anatomik. Disebut anatomik bila tidak bisa dibagi-bagi lagi menjadi unit yang lebih kecil dan nila berulang. Contohnya tabel tbdetail terdapat field jenis_penerimaan dimana atribut tersebut tidak bisa dibagi-bagi lagi menjadi unit-unit yang lebih kecil.
b) Telah memenuhi bentuk normal kedua (2NF) 236) Ketentuan bentuk normal kedua adalah : (1) Harus telah berbentuk normal pertama (1NF) (2) Semua atribut utama harus bergantung
fungsional penuh pada kunci relasi. Contohnya atribut nama_supplier, alamat, telpon, email bergantung penuh pada kunci relasi idsupplier dan kd_supplier pada tabel tbjenisrekening. c) Telah memenuhi syarat bentuk normal ketiga (3NF)
Ketentuan bentuk normal ketiga adalah :
(1) Harus telah berbentuk normal kedua (2NF) (2) Relasi tidak boleh memuat kebergantungan
fungsional diantara atribut-atribut bukan utama. Contohnya pada tabel tb_detail_pembelian terdapat dua atribut bukan kunci yaitu harga dan jumlah. Atribut harga tidak bergantung pada jumlah begitu juga sebaliknya, jumlah tidak bergantung dengan harga. Atribut bukan kunci tersebut bergantung fungsional secara penuh
pada sekumpulan atribut yang berfungsi sebagai kunci relasi.
2) Tabel relasi menghindari terjadinya anomali
237) Selain itu tabel relasi telah menghindari anomali - anomali sebagai berikut :
a) Penyisipan (insertion)
238) Anomali penyisipan merupakan kesalahan yang terjadi akibat dari operasi penyisipan record pada sebuah relasi, sebagai contoh apabila kita menyisipkan atau menambahkan satu data jenis penerimaan pada tabel jenis_penerimaan maka kita tidak perlu lagi menambahkan data jenis penerimaan pada tabel transaksi_detail
b) Anomali Penghapusan (delete)
239) Anomali penghapusan merupakan kesalahan yang terjadi akibat operasi penghapusan terhadap record dari sebuah relasi sebagai contoh apabila kita menghapus data nama jenis pada tabel jenis_penerimaan maka kita tidak perlu lagi menghapus nama jenis penerimaan tersebut pada tabel transaksi_detail tersebut.
240) Anomali Modifikasi (Update)
241) Anomali modifikasi atau kesalahan mengubah adalah kesalahan pada waktu mengubah sebuah data pada satu tabel, maka tabel lain juga ikut dirubah. Sebagai contoh apabila kita mengubah alamat pegguna pada tb_pengguna, misalkan Jalan Melati dirubah menjadi Jalan Antasan, maka kita tidak perlu lagi merubah nama tersebut pada tb_ pembelian karena alamat juga ikut berubah pada tb_pembelian. Diagram relasi antar tabel dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
243)
244) Gambar 4.16 Relasi antar tabel 245) Sumber : penulis
246) Penjelasan dari gambar relasi antar tabel diatas adalah sebagai berikut :
(a) Tabel Jenis Rekening
247) Tabel rekening_kas adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data rekening kas yang dipakai dan menambahkan data jenis barang yang baru. Tabel ini memiliki jenis relasi one to
many ke tabel transaksi_header dengan field kunci id. Hal ini
berarti bahwa satu jenis rekening kas bisa mempunyai banyak transaksaki pada tabel transaksi_header.
(b) Tabel Jenis Penerimaan
248) Tabel jenis penerimaan adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data jenis penerimaan dan menambahkan data jenis penerimaan yang baru. Tabel ini memiliki jenis relasi one to many ke tabel jenis penerimaan dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis kode jenis bisa mempunyai banyak detail kode pada tabel tb transaksi_detail
(c) Tabel Jenis Pengeluaran
249) Tabel jenis pengeluaran adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data jenis pengeluaran dan menambahkan data jenis pengeluaran yang baru. Tabel ini memiliki jenis relasi one to
many ke tabel jenis penerimaan dengan field kunci id. Hal ini
berarti bahwa satu jenis kode jenis bisa mempunyai banyak detail kode pada tabel tb transaksi_detail.
(d) Tabel transaksi_detail
250) Tabel transaksi_detail adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data detail transaksi dan menambahkan data detail yang baru. Tabel ini memiliki jenis relasi many to one ke tabel transaksi_header dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa beberapa kode transaksi detail mempunyai satu transaksi pada tabel transaksi_header.
(e) Tabel transaksi_header
251) Tabel transaksi_header adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data transaksi header dan menambahkan data header yang baru. Tabel ini memiliki jenis relasi one to many ke tabel transaksi_detail dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis kode header bisa mempunyai banyak transaksi pada tabel transaksi_detail.
(f) Tabel pengguna
252) Tabel pengguna adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data pegguna dan menambahkan data pengguna yang baru. Tabel ini memiliki jenis relasi one to many ke tabel transaksi_header dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis kode pegawai bisa mempunyai banyak transaksi pada tabel transaksi_header.
253) 254)
255) Tabel 4.3 Tabel User 256)
No
257) Nama Kolom 258) Tipe Data 259) 1 260) Id (PK) 261) Int (11) 262) 2 263) Kode 264) Int (11) 265) 3 266) Nama 267) Varchar (200) 268) 4 269) Username 270) Varchar (100) 271) 5 272) Password 273) Varchar (50) 274) 6 275) no_telp 276) Varchar (12) 277) 7 278) Alamat 279) Varchar (200) 280) 8 281) Peran 282) Varchar (50) 283) Sumber : Penulis
284) Keterangan: PK = Primary Key 285)
286) Tabel 4.4 Tabel Basis jenis_rekening 287)
No
288) Nama Kolom 289) Tipe Data 290) 1 291) Id (PK) 292) Int (11) 293) 2 294) Kode 295) Varchar (50) 296) 3 297) Nama 298) Varchar (100) 299) 4 300) Saldo 301) Double 302) Sumber : Penulis
303) Keterangan: PK = Primary Key 304)
306) No
307) Nama Kolom 308) Tipe Data 309) 1 310) Id (PK) 311) Int (11) 312) 2 313) Rekening_kas_i d 314) Int (11) 315) 3 316) Header_id 317) Int (11) 318) 4 319) Tanggal 320) Date 321) 5 322) Debit 323) Double 324) 6 325) Kredit 326) Double 327) 7 328) Saldo 329) Double 330) Sumber : Penulis
331) Keterangan: PK = Primary Key 332)
333) Tabel 4.6 Tabel Jenis Penerimaan 334)
No
335) Nama Kolom 336) Tipe Data 337) 1 338) Id (PK) 339) Int (11) 340) 2 341) Nama 342) Varchar (200) 343) Sumber : Penulis
344) Keterangan: PK = Primary Key 345)
346) Tabel 4.7 Tabel Jenis Pengeluaran 347)
No
348) Nama Kolom 349) Tipe Data 350) 1 351) Id (PK) 352) Int (11) 353) 2 354) Nama 355) Varchar (200) 356) Sumber : Penulis
358)
359) Tabel 4.8 Tabel transaksi header 360)
No
361) Nama Kolom 362) Tipe Data 363) 1 364) Id (PK) 365) Int (11) 366) 2 367) Kode 368) Int (11) 369) 3 370) No_nota 371) Varchar (50) 372) 4 373) Tanggal 374) Date 375) 5 376) Keterangan 377) Varchar (200) 378) 6 379) User_id 380) Int (11) 381) 7 382) Kas_id 383) Int (11) 384) 8 385) Status 386) Varchar (50) 387) Sumber : Penulis
388) Keterangan: PK = Primary Key
389) Tabel 4.9 Tabel Transaksi Detail 390)
No
391) Nama Kolom 392) Tipe Data 393) 1 394) Id (PK) 395) Int (11) 396) 2 397) Header_id 398) Int (11) 399) 3 400) no_bukti 401) Varchar (50) 402) 4 403) Nama 404) Varchar (200) 405) 5 406) Jenis 407) Varchar (50) 408) 409) Tanggal 410) Date
6 411) 7 412) Jumlah 413) Double 414) 10 415) Status_kasbon 416) Varchar (50) 417) 11 418) Penerimaan_id 419) Int (11) 420) 12 421) Pengeluaran_id 422) Int (11) 423) Sumber : Penulis
424) Keterangan: PK = Primary Key 425)
c. Desain 1) DFD
426) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untukmenggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama laindengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan namaBubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. Berikut ini diagram hirarki dan konteks pada program aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas.
428) 429) Gambar 4.17 DFD Hirarki 430) Sumber : penulis 431) 432) 433)
434) Gambar 4.18 Diagram konteks 435) Sumber : penulis
436)
437) Program aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas ini digunakan oleh bagian akuntansi selaku admin. Data yang diperoleh melalui bagian loket/adm.keu berupa kwitansi,bukti pembayaran,surat permohonan dana dan slip tagihan pembayaran. Data tersebut di masukkan
kedalam program aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas yang akan menghasilkan laporan penerimaan kas, laporan pengeluaran kas, laporakan rekapitulasi kas dan laporan per buku besar.
438) 439)
441)
dari beberapa proses sebagai berikut : 1. Pengolahan Data Pengguna
444) Pada proses ini admin akan menuliskan detail data pengguna dan di simpan di dalam tabel pengguna. Apabila berhasil maka basis data akan menghasilkan status simpan ke dalam proses pengolahan data pengguna. Oleh program status datanya akan di kirim ke admin.
2. Pengolahan Data Rekening
445) Pada proses ini admin akan menuliskan detail data rekening dan di simpan di dalam tabel rekening. Apabila berhasil maka basis data akan menghasilkan status simpan ke dalam proses pengolahan data rekening. Oleh program status datanya akan di kirim ke admin. Data rekening ini digunakan berfungsi untuk perolehan dana dari rekening apa saja.
3. Pengolahan Data Jenis Penerimaan
446) Pada proses ini admin akan menuliskan detail data jenis penerimaan dan di simpan di dalam tabel jenis penerimaan. Apabila berhasil maka basis data akan menghasilkan status simpan ke dalam proses pengolahan data jenis penerimaan. Oleh program status datanya akan di kirim ke admin. Jenis penerimaan ini menampilkan sumber perolehan penerimaan kas berasal dari kegiatan apa saja.
4. Pengolahan Jenis Pengeluaran
447) Pada proses ini admin akan menuliskan detail data jenis pengeluaran dan di simpan di dalam tabel jenis pengeluaran Apabila berhasil maka basis data akan menghasilkan status simpan ke dalam proses pengolahan data jenis pengeluaran. Oleh program status datanya akan di kirim ke admin. Jenis pegeluaran ini menampilkan sumber pengeluaran kas berasal dari kegiatan rutin maupun tidak.
5. Pengolahan Transaksi Penerimaan kas
448) Pada proses ini admin akan menuliskan header dan detail data kas masukdan di simpan dalam tabel transaksi header dan tabel transaksi detail. Apabila berhasil maka basis data akan menghasilkan status simpan ke dalam proses pengolahan data transksi penerimaan kas. Oleh program status datanya akan di kirim ke admin dan di buatkan laporan penerimaan kas.
449) Pada proses ini admin akan menuliskan header dan detail data kas keluar dan di simpan dalam tabel transaksi header dan tabel transaksi detail. Apabila berhasil maka basis data akan menghasilkan status simpan ke dalam proses pengolahan data transksi pengeluaran kas. Oleh program status datanya akan di kirim ke admin dan dibuatkan laporan pengeluaran kas.
7. Pengolahan Transaksi Realisasi Penggandaan ase
450) Pada proses ini admin akan menuliskan header dan detail data permintaan aset dan di simpan dalam tabel transaksi header aset dan tabel transaksi detail aset . Apabila berhasil maka basis data akan menghasilkan status simpan ke dalam proses pengolahan data realisasi penggadaan aset. Oleh program status datanya akan di kirim ke admin dan dimasukkan lagi ke dalam transaksi pengeluaran kas.
451) 452)
2) Desain Tampilan
453) Desain tampilan adalah tampilan antar muka yang ada dilayar komputer sebagai bentuk-bentuk komunikasi antara pengguna dengan komputer. Dibawah ini merupakan tampilan program aplikasi persediaan barang dagangan menggunakan rumus biaya rata-rata tertimbang-perpetual yang telah penulis buat adalah sebagai berikut :
a) Form login adalah halaman yang pertama kali tampil apabila program dijalankan. Gambar dibawah ini merupakan form login yang penulis buat.
455) Gambar 4.21 Form Login 456) Sumber : penulis
457)
b) Menu Utama
458) Menu utama ini akan memudahkan pengguna dalam mengakses menu yang ingin ditampilkan. Menu utama ini juga terdiri dari sub-sub menu, dibawah ini merupakan form menu utama yang dibuat oleh penulis :
460) Gambar 4.22 Form Menu Utama 461) Sumber : Penulis
462)
c) Master Data
463) Master data dipisahkan menjadi empat bagian yang berisi berbagai informasi utama, seperti informasi daftar rekenig, jenis penerimaan, jenis pengeluaran dan data pengguna. Pada daftar master data setiap data bisa ditambahkan, diubah, dan dihapus.
465) Gambar 4.23 Form Master Data Kas 466) Sumber : Penulis
467)
d) Form Transaksi Penerimaan Kas
468) Form transaksi Penerimaan kas merupakan form yang digunakan pada saat terjadinya transaksi penerimaan kas dan pengguna mengisikan data transaksi sesuai dengan jenis penerimaan yang di cantumkan di dalm form transaki penerimaan kas.
470) Gambar 4.24 Tampilan Master Transaksi Penerimaan kas
471) Sumber : Penulis 472)
473) Form transaksi Pengeluaran kas merupakan form yang digunakan pada saat terjadinya transaksi pengeluaran kas maupun melakukan biaya operasional.
474)
475) Gambar 4.25 Tampilan Transaksi Pengeluaran kas 476) Sumber : Penulis
477) f) Pengguna
478) Menu ini berisi daftar penguna yang dapat mengakses program aplikasi yang telah dibuat, dilengkapi dengan form penambahan pegawai baru, dna form edit atau hapus.
480) Gambar 4.26 Daftar Pengguna 481) Sumber : Penulis
482) 483)
484)
487)
488) Gambar 4.28 Form Detail, Edit dan Hapus Data Pengguna
489) Sumber : Penulis 490)
491) Daftar transaksi berisi berbagai informasi transaksi yang terjadi pada Yayasan Pendidikan Bina Ilmu, daftar transaksi terbagi menjadi 2 sub menu, yang berisi daftar penerimaan dan pengeluaran kas.
492)
493) Gambar 4.29 Tampilan Daftar Pengeluaran kas 494) Sumber : Penulis
497) Gambar 4.30 Tampilan Daftar Penerimaan kas 498) Sumber : Penulis 499) 500) 501) h) Laporan
502) Menu laporan berfungsi untuk melihat dan mencetak berbagai laporan untuk keperluan Yayasan Pendidikan Bina Ilmu(YPBI), laporan terbagi menjadi beberapa sub mennu seperti laporan pengeluaran dan penerimaan kas pertanggal, laporan kas, laporan umum kas
504) Gambar 4. 31 Contoh Laporan Rekapitulasi Kas 505) Sumber : Penulis
506) 507)
509) Sumber : Penulis 510)
511)
512) Gambar 4. 33 Contoh Cetak Laporan 513)Sumber : Penulis
