Pedoman Pengorganisasian IPS

BAB I

PENDAHULUAN

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang terdapat pada suatu perusahaan atau organisasi, dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktifitas dan fungsi tersebut di batasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan horizontal maupun vertikal yang jelas antar bagian.

Organisasi rumah sakit menurut Undang-Undang No.44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit Pasal 33 Ayat 2 disebutkan bahwa paling sedikit terdiri atas kepala rumah sakit, unsur pelayanan medik, unsur keperawatan dan unsur penunjang medik, komite medik dan satuan pemeriksaan internal serta administrasi umum dan keuangan.

Unsur administrasi umum diantaranya, IPSRS, Loundry, Cleaning Service, dan Kamar Jenazah.

IPSRS adalah singkatan dari Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Disinilah kantornya para teknisi Rumah Sakit bekerja. IPSRS merupakan organisasi dalam Rumah Sakit yang bersifat teknis dan koordinatif yang pelaksanaannya meliputi perbaikan sarana dan peralatan yang ada di Rumah Sakit. Tujuannya adalah meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi RS

Dengan adanya susunan organisasi dalam lingkup rumah sakit maka diharapkan segala kegiatan pelayanan kesehatan dapat berfungsi dengan baik dan terarah sebagaimana mestinya. Sehingga akan meningkatkan kualitas akan sumberdaya dari masing-masing pelaksana kesehatan rumah sakit itu sendiri.

BAB II

GAMBARAN UMUM IPSRS

Instalasi pemeliharaan sarana Rumah Sakit Mutiara hati bertugas memelihara dan menjaga semua peralatan yang ada di rumah sakit. Baik peralatan listrik maupun bangunan. IPSRS Mutiara Hati Mojokerto terdiri dari 7 orang. Dipimpin oleh seorang kepala instalasi yang bertanggungjawab kepada penunjang umum.

Rumah sakit Mutiara Hati Mojokerto sebagai penyedia layanan memiliki Istilah untuk pusat pemeliharaan sarana yaitu IPSRS. Fungsi utama yaitu menyiapkan alat-alat atau mesin untuk keperluan perawatan pasien. Secara terperinci, fungsi dari IPSRS adalah memperbaiki, memelihara, menambahkan kekurangan peralatan dan bangunan yang perlu diperbaiki atau mengalami kerusakan. Peralatan dan bangunan ini nantinya digunakan untuk kepentingan perawatan pasien. IPSRS merupakan satu instalasi dari rumah sakit Mutiara Hati Mojokerto yang menyelenggarakan proses perbaikan dan pemeliharaan terhadap semua peralatan dan bangunan yang diperlukan untuk kebutuhan perawatan pasien.

BAB III

VISI, MISI DAN TUJUAN IPSRS

A. VISI

Mewujudkan sarana dan prasarana yang nyaman dan aman bagi pasien dan karyawan RS Mutiara hati Mojokerto.

B. MISI

1. Menyelenggarakan pelayanan yang preventif dan rehabilitatif untuk kenyamanan pasien dan karyawan

2. Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia C. TUJUAN

1. Agar pemeliharaan sarana dan prasarana Rumah Sakit Mutiara Hati dapat dilaksanakan secara berkala dan berkesinambungan.

2. Agar anggota IPSRS mampu mengelola RS dengan baik sesuai pedoman dan standart.

BAB V

STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI IPSRS

BAGIAN PENUNJANG UMUM

KEPALA IPSRS

BAB VI

URAIAN JABATAN

I. KEPALA INSTALASI IPSRS 1. Nama jabatan : Kepala IPSRS 2. Jabatan

Manajerial :

a. Memiliki kemampuan untuk melakukan tugas dan fungsi manajemen sebagai Kepala Instalasi IPSRS

c. Mampu mengambil keputusan yang cepat dan tepat

d. Mampu berkomunikasi dan menjalin kerjasama yang baik dengan berbagai pihak e. Mampu memberikan motivasi dan membangun etos kerja karyawan

f. Mampu mengelola konflik (conflict management) dan keluhan (complaint management)

Fisik :

a. Sehat jasmani dan rohani

b. Cepat dan tanggap dalam melakukan segala hal c. Memiliki daya tahan tubuh yang kuat

d. Tidak buta warna

e. Berpenampilan sopan, rapih dan menjunjung tinggi norma dan etika yang berlaku umum

3. Pengetahuan dan pengalaman a. Pendidikan SMA

b. memiliki pengalaman minimal 2 tahun dibidang yang sama

c memiliki pengetahuan dan kemampuan tentang manajemen IPSRS Rumah Sakit secara menyeluruh

4. Bertanggung jawab kepada : bagian penunjang umum. 5. Mengkoordinasi kegiatan :

a. Pelaksanaan dan pengembangan pelayanan Instalasi ipsrs. b. Pelaksanaan dan pelayanan pendidikan di Instalasi ipsrs. 6. Tugas Pokok :

a. Memimpin IPSRS untuk pencapaian Visi dan Misi RS Mutiara Hati Mojokerto b. Memimpin dan mengembangkan SDM IPSRS

c. Mengatur, mengawasi dan mengevaluasi kegiatan rutin dan berkala manajemen dan administrasi Instalasi IPSRS

d. Membina hubungan baik intern dan ekstern RS 7. Uraian Tugas :

a. Menyebarluaskan dan membangun pengetahuan dan kesadaran mengenai visi, misi, tujuan RS kepada seluruh staf Instalasi IPSRS

b. Melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi IPSRS

c. Memberikan usulan program kerja dan anggaran IPSRS d. Mengembangkan kemampuan SDM IPSRS

e. Mengatur, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan dinas kerja staf bawahannya f. Memberikan laporan tertulis secara berkala (bulanan, triwulan, tahunan) disertai

analisa dan rekomendasi kepada Manager Umum.

g. Merencanakan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi semua alat alat yang bersifat non medis.

h. Menjalin komunikasi dan kerjasama secara aktif dengan Instalasi-Instalasi kerja yang terkait sehingga mampu memberikan pelayanan yang optimal kepada pasien i. Melaksanakan koordinasi kerja dan evaluasi kinerja team engineering dan team

bulding melalui pertemuan internal setiap bulan, dan membuat dokumentasinya untuk diserahkan kepada manajer umum

j. Melaksanakan tugas-tugas lain dari atasan 8. Wewenang :

a. Menyetujui/menolak ijin/cuti staf bawahannya b. Menyetujui/menolak kerja lembur staf bawahannya

c. Membina/membimbing staf bawahannya khususnya staf baru d. Menetapkan nilai prestasi kerja staf bawahannya

e. Memberikan teguran secara lisan terhadap staf bawahannya

f. Mengajukan permintaan barang-barang keperluan IPSRS kepada pihak terkait sesuai prosedur yang berlaku

g. Menetapkan/menyetujui suatu tindakan yang dianggap perlu dilakukan dalam suatu keadaan tertentu

9. Tanggung jawab :

a. Terhadap upaya pencapaian Visi dan Misi RS

b. Terhadap upaya menjunjung tinggi value perusahaan c. Terhadap patient safety

d. Terhadap pengembangan SDM IPSRS

e. Terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi manajemen IPSRS

f. Terhadap kebenaran, ketepatan dan keakuratan laporan kinerja IPSRS g. Terhadap kinerja staf IPSRS

h. Terhadap kebenaran penilaian kinerja (PPK) staf IPSRS

i. Terhadap kelengkapan, ketersediaan dan kualitas sarana, prasarana dan peralatan IPSRS

j. Terhadap komunikasi dan kerjasama dengan Instalasi-Instalasi kerja yang terkait langsung dan tidak langsung dengan pelayanan Instalasi ipsrs

II. Engineering

1. Bertanggung jawab kepada : Kepala Instalasi 2. Uraian Tugas

a. Menangani jenis pemeliharaan dan perbaikan alat-alat non medis.

b. Melakukan pencatatan setiap setelah menangani pemeliharaan dan perbaikan alat-alat non medis

3. Tanggung jawab :

a. Perawatan rutin alat-alat non medis III. Building

1. Bertanggung jawab kepada : Kepala Instalasi

2. Uraian tugas :

a. Menangani jenis pemeliharaan dan perbaikan segala bentuk tentang bangunan b. Pengawasan ketersediaan air bersih

c. Melakukan pencatatan setiap setelah Menangani jenis pemeliharaan dan perbaikan segala bentuk tentang bangunan

3. Tanggung jawab :

BAB VII

TATA HUBUNGAN KERJA INSTALASI IPSRS

I. ANTAR INSTALASI

1. Jika ada kerusakan atau alat alat non medis yang tidak berfungsi maksimal, maka petugas yang bertanggung jawab pada Instalasi tersebut dapat langsung menghubungi petugas IPSRS

2. Jika ada kerusakan atau fasilitas bangunan yang dapat mengurangi kenyamanan pasien dan karyawan, maka langsung menghubungi petugas IPSRS dapat langsung menghubungi petugas IPSRS

II. WARGA SEKITAR RS

1. Setiap ada kegiatan IPSRS di lingkungan rumah sakit yang bersinggungan dengan warga sekitar, maka petugas IPSRS wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada warga tersebut

BAB VIII

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

I. DEFINISI

Ketentuan yang mengatur penentuan jumlah kebutuhan petugas engineering dan petugas buiding di IPSRS dengan mempertimbangkan jumlah tenaga dan kualifikasi yang diharapkan.

II. Tujuan

1. Menentukan jumlah dan komposisi tenaga di Instalasi iprs berdasarkan kualifikasi. 2. Melakukan perhitungan agar memenuhi kebutuhan.

3. Mengatur agar penyediaan ketenagaan tetap efektif dan efisien. III. Jumlah, komposisi dan kualifikasi tenaga di ruang laboratorium

Berdasarkan data kepegawaian per Juni 2011 maka jumlah petugas di IPSRS ada 7 orang. Komposisi dan kualifikasi tenaga yang bekerja di IPSRS adalah sebagai berikut :

Daftar kualifikasi tenaga di Instalasi IPSRS

No Komposisi tenaga Jumlah Kualifikasi

1 Kepala Instalasi 1 SMK

2 Petugas engginneering 4 SMK

3 Petugas building 2 SMK

IV. Perhitungan ketenagaan

Kualifikasi sumber daya manusia di IPSRS terdiri dari Kepala Instalasi, petugas enggineering, dan petugas building. Dari hasil perhitungan kebutuhan tenaga yang dihitung dapat dilihat kebutuhan tenaga sebagai berikut :

1. Kepala Instalasi IPSRS

Dinas harian kepala Instalasi IPSRS yaitu Senin sampai Sabtu pukul 06.30-15.00.

2. Petugas Enggineering

Dinas harian petugas enggineering terdiri dari 3 shift yaitu shift pagi, siang dan malam. Perhitungan ketenagaan petugas enggineering adalah sebagai berikut :

 Pagi : 2 orang  Siang : 1 orang 3. Petugas Buiding

Dinas harian petugas building yaitu office hour, dengan sistem 5 hari kerja 2 hari libur. Perhitungan ketenagaan petugas building adalah sebagai berikut :

BAB IX

Pengembangan staf tentang IPSRS, termasuk kegiatan orientasi bagi karyawan baru, merupakan salah satu upaya penting dalam meningkatkan pemahaman terhadap pelayanan di ruang IPSRS.

Table 1.1 kegiatan Orientasi

Waktu Materi Penanggung

Jawab Peserta

Orientasi anggota baru tim IPSRS

 Pengenalan keanggotaan  Visi, Misi, falsafah dan

tujuan IPSRS

 Kebijakan dan Pedoman IPSRS

Kepala IPSRS Anggota baru IPSRS

Orientasi karyawan baru

 Pengenalan keanggotaan  Visi, Misi, falsafah dan

tujuan IPSRS

 Kebijakan dan Pedoman IPSRS

kepala IPSRS Karyawan baru RS Mutiara_{Hati Mojokerto}

BAB X

Dalam lingkup RS Mutiara hati Mojokerto selalu dilakukan rapat. Pertemuan rapat ini sangat bermanfaat untuk masing-masing Instalasi guna memberikan informasi dan pengetahuan yang berhubungan dengan peningkatan pelayanan rumah sakit. Kegiatan rapat ini bisa dilakukan hanya dalam IPSRS sendiri atau bisa juga dilakukan rapat antar Instalasi lainnya. Kegiatan rapat ini biasanya dihadiri oleh seluruh staf IPSRS maupun oleh Manager Umum.

Kegiatan yang dibahas meliputi banyak kegiatan baik dari pelaporan kerja, kebutuhan sarana dan prasarana dilapangan, maupun berbagai hal yang menyangkut kelangsungan Instalasi masing- masing. Sehingga dengan dilakukan rapat rutin ini dapat dilakukan tindaklanjut untuk kendala yang dihadapi dilapangan maupun yang dihadapi di Instalasi internal itu sendiri. Dalam kegiatan rapat ini dibuat undangan berupa internal memo, daftar hadir dan notulen hasil rapat yang nantinya dilaporkan kepada Manager Umum RS Mutiara Hati Mojokerto.

Kegiatan pertemuan/ rapat intern biasanya dilakukan setiap 1 bulan sekali di hadiri oleh seluruh karyawan IPSRS, waktu dan hari ditentukan. Pertemuan rutin lainnya seperti morning report dilakukan setiap bulan di hadiri oleh seluruh kepala Instalasi beserta Direktur rumah sakit untuk membahas masalah-masalah yang terjadi di Instalasi kerja dan lapangan. Kegiatan rapat lain yang biasa dilakukan di RS Mutiara Hati Mojokerto misalnya rapat tentang Pasien Safety, K3RS, Koordinasi dengan Instalasi lain,dll.

BAB XI

PELAPORAN

Pencatatan dan pelaporan kegiatan IPSRS diperlukan dalam perencanaan, pemantauan, dan evaluasi serta pengambilan keputusan untuk peningkatan pelayanan ipsrs. Untuk itu kegiatan ini harus dilakukan secara cermat dan teliti, karena kesalahan dalam pencatatan dan pelaporan akan mengakibatkan kesalahan dalam menetapkan suatu tindakan. A. PENCATATAN

Pencatatan kegiatan IPSRS dilakukan sesuai dengan jenis kegiatannya. Ada 3 jenis pencatatan, yaitu :

1) Pencatatan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan 2) Pencatatan pernintaan barang

3) Pencatatan inventaris Instalasi B. PELAPORAN

Pelaporan kegiatan pelayanan IPSRS terdiri dari : 1) Laporan kegiatan rutin harian

Laporan harian ini dilakukan setiap hari. Kegiatan pelaporan harian ini dilakukan oleh kepala Instalasi ipsrs ataupun petugas IPSRS baik secara lisan maupun tulisan. Pelaporan harian ini seperti laporan mengenai jumlah petugas ipsrs yang dinas dengan jumlah kegiatan yang ditangani dan kendala yang dihadapi setiap harinya, pelaporan keluhan pasien atau pegawai yang berhubungan dengan sarana dan prasarana di rumah sakit. Pelaporan harian ini biasanya disampaikan kepada Instalasi atau kepala bidang terkait.

2) Laporan kegiatan rutin bulanan

Laporan bulanan dilakukan setiap bulan sebagai tindak lanjut dari laporan kejadian setiap hari dalam kegiatan rutin IPSRS. Pelaporan ini biasanya menyangkut kegiatan program kerja yang dilakukan Instalasi IPSRS dalam kurun waktu setahun. Pelaporan ini dapat berupa: laporan rapat bulanan intern, laporan inventaris pemeliharaan barang alat, laporan penilaian karyawan, laporan indikator mutu, laporan evaluasi program kerja, laporan kebutuhan karyawan, laporan kejadian K3RS, dll

3) Laporan Tahunan

Laporan tahunan biasanya dilakukan setiap akhir tahun. Tujuan laporan tahunan ini untuk mengevalusi seluruh laporan harian dan bulanan sehingga dapat dilihat total kegiatan yang berlangsung dalam kegiatan IPSRS sehingga dapat dilakukan tindak lanjut dari evaluasi laporan tahunan ini. Laporan tahunan kegiatan IPSRS dapat berupa rekapitulasi total sarana dan prasarana yang di pemeliharaan dan perbaiki