IMPLEMENTASI APLIKASI MYOB PREMIER 11 PADA
PT JODOH CENTRE INDOTAMA DALAM SIKLUS
PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III
Oleh:
NOVI EKA FAUZIAH 3110701066
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK BATAM
2010
TUGAS AKHIR
IMPLEMENTASI APLIKASI MYOB PREMIER 11 PADA PT
JODOH CENTRE INDOTAMA DALAM SIKLUS PEMBELIAN
DAN PERSEDIAAN
Oleh:
NOVI EKA FAUZIAH 3110701066
BATAM, 17 JULI 2010 Dosen Pembimbing
Marihot Nasution, S.E. NIK. 109060
Dosen Penguji I Dosen Penguji II
Hendra Gunawan, S.E. NIK. 100004
Bambang Hendrawan, ST, M.Si. NIK. 100014
Tugas akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk
telah saya nyatakan dengan benar.
Nama : NOVI EKA FAUZIAH NIM : 3110701066
Tanda Tangan :
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas akademik Politeknik Batam, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : NOVI EKA FAUZIAH
NIM : 3110701066
Program Studi : AKUNTANSI Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Politeknik Batam Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Noneksklusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: “IMPLEMENTASI APLIKASI MYOB PREMIER 11 PADA PT JODOH CENTRE INDOTAMA DALAM SIKLUS PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN” beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Politeknik Batam berhak menyimpan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilih Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Politeknik Batam Pada Tanggal : 17 JULI 2010
Yang menyatakan,
Novi Eka Fauziah 3110701066
v
KATA PENGANTAR
BissmillaahirrahmaanirrahhimAssalaamu’alaikum Wr.Wb
Segala puji dan syukur hanya kepada Allah S.W.T yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang dilakukan di PT Jodoh Centre Indotama dengan judul ”Implementasi Aplikasi MYOB Premier 11 pada PT Jodoh Centre Indotama dalam Siklus Pembelian dan Persediaan” guna memenuhi salah satu persyaratan untuk kelulusan Program Diploma III.
Tugas akhir ini disusun untuk mengetahui bagaimana perbandingan pencatatan pembelian dan persediaan barang pada PT Jodoh Centre Indotama. Dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. My parents, Ayah Well Fauzi dan Ibu Siti Aisyah yang selalu memberikan doa, serta dukungan moral dan materi. U are a good parents... thank U so much.
2. My little sister, Dwi Afni Fauziah. Thanks y dek udah dukung kakak. 3. Bapak Dr. Priyono Eko Sanyoto selaku Direktur Politeknik Batam. 4. Bapak M. Zaenuddin, Msc.,S.Si. selaku Ketua Program Studi Akuntansi. 5. Ibu Dwi Kartikasari,. selaku Dosen Wali. Terima kasih Ibu untuk semua
bantuannya.
6. Ibu Marihot Nasution,S.E. selaku dosen pembimbing tugas akhir penulis. Terima kasih mba’ atas bimbingan dan arahannya dan maaf y mba’ kalo selama ini opie terlalu bebal... hehehe
7. Bapak Hendra Gunawan, S.E. dan Bapak Bambang Hendrawan, ST. MSi selaku dosen penguji.
8. Semua Dosen Akuntansi, Ibu Nanik, Ibu Sinar, Miss Yosi, Pak Bambang, Pak Hendra, Pak Irsutami, Bu Arni, dan Bu Ely. Makasih Bapak/Ibu atas semua pelajarannya.
9. Bapak Edy Tan selaku Manager PT Jodoh Centre Indotama. 10. Bapak Ngasman selaku Manager PT Jodoh Centre Indotama.
11. Bapak Zulkifli selaku Pembimbing Lapangan. Makasih pak atas semua bimbingan nya. Maaf telah banyak merepotkan
vi
13. Bapak Saat Martoyo selaku Manager Purchasing Food di PT Jodoh Centre Indotama. G’ bakal nemuin Soya seenak pnya bapak lg….
14. Bapak Pindy Lim,SE selaku Manager Purchasing Non Food di PT Jodoh Centre Indotama. Bakal kangen sama badan imut-imut Ko Pindy. Hahhaha… Peace ko Pindy
15. Ibu Yeri Afrisandi selaku Staff Return di PT Jodoh Centre Indotama. Thanks y kak atas Nasehat-nasehatnya.. U R good Sister.
16. Bapak Dedi Kurniawan selaku Staff Purchasing di di PT Jodoh Centre Indotama.
17. Yvonne Tan. Thanks buat semuanya, U R My Best Friends. I’ll be Miss U. 18. Marhani Susanti, Che Leni, Che Juli selaku Staff Financing di di PT Jodoh
Centre Indotama.
19. My Man, thanks y udah mau ngedukung dan temenin opie. Sedih Ninggalin kamu buat waktu yang lama…
20. Seluruh karyawan PT Jodoh Centre Indotama. Special thanks to Syamsudin Musa, Kak Emi, Roy, Polo, kak Harni, Mba sri, Paput, Kak rame, Mba Hanim, Nova, Kak maya, bang joni, bang darma. Bakal kangen ngumpul sama kalian.
21. Ame, Thanks udah temenin opie dari kita kecil sampe kuliah bareng-bareng, thanks juga atas omelannya, klo g’ karena omelan ame, TA opie g bakal kelar-kelar. Hehehehe .
22. Taty (Itok Her), Nila (Acun), Dwi, (thanks y, udah ngertiin Opie selama ini). Sedih harus pisah sama kalian .
23. Buat temen-temen SMA, N the Gank.. Iyex, Tira, Bad, Ayux, Yoan, Ina. Thx buat kebersamaannya selama ne….
24. Buat Arum (Tante Aling) dan Adri (Oom Acong), moga langgeng, di tunggu Undangannya…. Doain juga semoga keponakan Kalian ini berhasil di negeri orang… hahahaha
25. Akuntansi ’07 kelas C semester 1 and 2 yang tercinta. Indah cicicuit, Camp, Che che, mas Fandy, Maya, Vikachu, Lisa ncit, Fitri, mba Ika, Ivan, Musliah, Elfeni, Mustika, Dekha. Tetep kompak selalu .
vii
26. Pak Reihan yang entah dimana keberadaannya. Terimakasih buat yang bapak ajarain ke opie. Miss U so much.
27. Seluruh angkatan ’07 jurusan AK, IT, ELIND yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas kebersamaan yang indah.
Demikian kata pengantar ini penulis sampaikan, atas segala bantuan dan perhatian semua pihak penulis ucapkan terima kasih. Dengan segala kerendahan hati, penulis menghargai kritik dan saran yang sifatnya membangun sehingga dapat bermanfaat bagi penulis di masa mendatang.
Batam, Juni 2010 Penulis
Novi Eka Fauziah 3110701066
viii
DAFTAR ISI
Lembar Judul ... i
Lembar Orisinalitas ... ii
Lembar Pengesahan ... iii
Lembar Persetujuan Publikasi ... iv
Kata Pengantar ... v
Daftar Isi... viii
Daftar Gambar ... x
Daftar Tabel ... xii
Lampiran ... xiii Abstrak ... xiv BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Rumusan Masalah ... 2 1.3 Batasan Masalah ... 3 1.4 Tujuan Penelitian ... 3 1.5 Manfaat Penelitian ... 4 1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 7
2.1 Pengertian Siklus Persediaan ... .. 7
2.2 Pengertian Siklus Pembelian ... 8
2.3 Sistem MYOB Premier 11 ... 9
2.3.1 Pengertian Sistem... ... 9
2.3.2 Pengertian MYOB Premier 11 ... ... 10
BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 13
3.1 Metodologi Penelitian ... 13
3.1.1 Obyek Penelitian... 13
3.1.2 Teknik Pengumpulan Data ... 13
3.1.3 Metode Analisis Data ... 14
3.2 Gambaran Umum Perusahaan ... 14
3.2.1 Sejarah Perusahaan ... 14
3.2.2 Struktur Organisasi ... 15
3.2.3 Aktivitas Perusahaan ... 17
BAB IV PEMBAHASAN ... 19
4.1 Setup Awal MYOB Premier 11 ... 19
4.1.1 Membuat Category ... ... 19
ix
4.2 Pencatatan Persediaan Barang Dagang dengan Menggunakan MYOB Premier
11 ... 20
4.2.1 Mencatat Item Persediaan ... ... 21
4.2.2 Mencari Item Persediaan ... ... 23
4.2.3 Memasukkan Saldo Awal Persediaan ... 24
4.2.4 Membuat Penyesuaian Persediaan... ... 26
4.3 Pencatatan Pembelian Barang dengan Menggunakan MYOB Premier 11 ... 28
4.3.1 Mencatat Pembelian... ... 28
4.3.2 Mencatat Pembayaran Ke Pemasok... ... 31
4.4 Perbandingan Pencatatan Pembelian dan Persediaan Barang Sistem Manual dengan Sistem MYOB Premier 11 ... 32
BAB V PENUTUP ... 40
5.1 Kesimpulan ... 40
5.2 Saran ... 40
Daftar Pustaka ... ... 42 Lampiran
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan ... 16
Gambar 4.1 Tampilan dari Category ... 19
Gambar 4.2 Tampilan dari Tax Codes ... 20
Gambar 4.3 Tampilan Inventory ... 21
Gambar 4.4 Tampilan Membuat Nama Item ... 22
Gambar 4.5 Tampilan Menentukan Harga Jual ... 22
Gambar 4.6 Tampilan Report dari Memasukkan Item Persediaan ... 23
Gambar 4.7 Tampilan Mencari Item Persediaan ... 23
Gambar 4.8 Tampilan Pemasukan Kuantitas Awal Item-item Persediaan ... 24
Gambar 4.9 Tampilan Pemasukan Default Akun Lokasi Transaksi Pemasukan Kuantitas Awal Item-item Persediaan ... 25
Gambar 4.10 Tampilan Jendela Adjustment Information ... 26
Gambar 4.11 Tampilan Pemasukan Kuantitas dan Nilai Awal Item-item Persediaan ... 26
Gambar 4.12 Tampilan Report dari Saldo Awal Persediaan ... 26
Gambar 4.13 Tampilan Adjust Inventory ... 27
Gambar 4.14 Tampilan Report dari Transaksi persediaan ... 28
Gambar 4.15 Tampilan Purchases... 28
Gambar 4.16 Tampilan Enter Purchases ... 29
Gambar 4.17 Tampilan Detail Enter Purchases (Bill) ... 30
Gambar 4.18 Tampilan Detail Enter Purchases (Receive Item) ... 30
Gambar 4.19 Tampilan Detail Enter Purchases (Qoute) ... 31
Gambar 4.20 Tampilan Detail Enter Purchases (Order) ... 31
Gambar 4.21 Tampilan Pay Bill... 32
Gambar 4.22 Tampilan Detail Pay Bill ... 33
xi
DAFTAR TABEL
xii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran I : Daftar Pertanyaan Wawancara.
Lampiran II : Deskripsi Kegiatan dan Identifikasi Masalah dalam Magang. Lampiran III : Data Pembelian Barang PT Jodoh Centre Indotama.
xiii
ABSTRAK
Nama : Novi Eka Fauziah
Program Studi : Akuntansi
Judul : Implementasi Aplikasi MYOB Premier 11 Pada PT Jodoh Centre Indotama dalam Siklus Pembelian dan Persediaan.
Setiap perusahaan, baik itu perusahaan dagang maupun manufaktur selalu mengadakan pembelian dan persediaan. Dengan adanya pembelian dan persediaan barang dagang, perusahaan harus mencatat persediaan dan pembelian dengan menggunakan sistem agar tidak terjadi kecurangan ataupun kekeliruan dalam pencatatan. Penelitian ini Untuk mengetahui bagaimana implementasi aplikasi persediaan barang dan siklus pembelian dengan menggunakan MYOB Premier 11 dan bagaimana perbandingan pencatatan persediaan barang dan pencatatan pembelian yang digunakan oleh manajemen secara manual dengan pencatatan persediaan barang dan pencatatan pembelian menggunakan MYOB Premier 11 pada PT Jodoh Centre Indotama. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan simulasi. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis deskriptif. Dari penelitian yang dilakukan pada tugas akhir ini dapat disimpulkan bahwa sistem yang diterapkan dalam pencatatan pembelian dan persediaan di PT Jodoh Centre Indotama menggunakan sistem manual, sehingga sistem kerja menjadi lama serta memiliki tingkat kesalahan yang tinggi.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap perusahaan, baik itu perusahaan dagang maupun manufaktur selalu mengadakan pembelian dan persediaan. Persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal. Persediaan biasanya dianggap sama dengan stock barang dagangan, meskipun perhitungan akuntansi untuk arus barang dagangan biasanya dianggap lebih penting. Untuk memperoleh persediaan, kita harus melakukan pembelian. Pembelian merupakan suatu jumlah uang yang dikeluarkan untuk mendapatkan suatu barang atau jasa. Pembelian dapat dilakukan secara cash maupun kredit.
Seiring dengan kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) pengolahan data persediaan barang dagang dapat dilakukan lebih mudah, cepat dan akurat dengan ba\ntuan software MYOB Premier 11. MYOB Premier 11 adalah software manajemen bisnis yang terpadu dan merupakan salah satu produk MYOB Limited Australia yang dijalankan pada sistem operasi windows (Ong, 2007). MYOB Premier 11 memuat fungsi dan fitur yang terlengkap dibandingkan dengan jajaran produk lainnya dan MYOB Premier 11 dapat diakses oleh banyak pengguna. Fitur-fitur yang ada di MYOB Premier 11 antara lain: account, banking, sales, time billing, purchase, inventory dan card file.
Salah satu perusahaan dagang yang mempunyai persediaan barang dagang yang cukup banyak adalah PT Jodoh Centre Indotama. PT Jodoh Centre Indotama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang retail yang menjual kebutuhan sehari-hari seperti : makanan, minuman perabot rumah tangga dan lain sebagainya.
Dengan adanya persediaan barang dagang dan pembelian yang banyak, perusahaan harus mencatat persediaan dan pembelian dengan menggunakan sistem agar tidak terjadi kecurangan ataupun kekeliruan dalam pencatatan dan terhindar dari kehilangannya persediaan tersebut. Salah satu sistem yang mendukung pencatatan pembelian dan pencatatan persediaan adalah MYOB Premier 11. MYOB Premier 11 memberi kemudahan penggunaan dan kecepatan akses data dari sebuah laporan ke sumber transaksi dan linked dengan aplikasi Microsoft Office serta aplikasi lainnya.
Saat ini, sistem yang ada di PT Jodoh Centre Indotama hanya pada penjualan dan return barang, sedangkan untuk pencatatan pembelian dan persediaan tidak ada. Sehingga sistem yang ada di PT Jodoh Centre indotama belum memadai untuk menangani proses pencatatan pembelian dan persediaan, dikarenakan perusahaan masih menggunakan sistem akuntansi manual. Dengan sistem ini, perusahaan sulit untuk melaksanakan pelaporan yang cepat dan akurat, sehingga penulis tertarik untuk mengangkat topik yang berjudul ”Implementasi Aplikasi MYOB Premier 11 pada PT Jodoh Centre Indotama dalam Siklus Pembelian dan Persediaan.”
3
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis merumuskan masalah yang akan dibahas sebagai berikut :
a. Bagaimana implementasi aplikasi MYOB Premier 11 pada PT Jodoh Centre Indotama dalam siklus pembelian dan persediaan?
b. Bagaimana perbandingan pencatatan pembelian dan pencatatan persediaan barang yang digunakan oleh manajemen secara manual dengan pencatatan pembelian dan pencatatan persediaan barang menggunakan MYOB Premier 11 pada PT Jodoh Centre Indotama?
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dari implementasi aplikasi MYOB Premier 11 adalah sebagai berikut:
a. Batasan Data
Data yang penulis gunakan adalah data primer. Data primer merupakan data pokok yang penulis peroleh secara langsung dari PT Jodoh Centre Indotama. Adapun data-data primer yang penulis gunakan dalam penelitian implementasi sistem MYOB Premier 11 dalam siklus pembelian dan persediaan adalah sebagai berikut :
o Laporan pembelian barang pada bulan Juni 2010. o Laporan persediaan barang pada bulan Juni 2010.
b. Batasan Lapangan
Adapun batasan lapangan dari penelitian implementasi aplikasi MYOB Premier 11 dalam siklus pembelian dan persediaan diperoleh dari Departemen Pembelian pada PT Jodoh Centre Indotama periode Februari 2010.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian dari implementasi aplikasi MYOB Premier 11 dalam siklus pembelian dan persediaan adalah :
1. Untuk mengetahui implementasi aplikasi persediaan barang dan siklus pembelian dengan menggunakan MYOB Premier 11 pada PT Jodoh Centre Indotama.
2. Untuk mengetahui perbandingan pencatatan persediaan barang dan pencatatan pembelian yang digunakan oleh manajemen secara manual dengan pencatatan persediaan barang dan pencatatan pembelian menggunakan MYOB Premier 11 pada PT Jodoh Centre Indotama.
1.5 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari adalah implementasi aplikasi MYOB Premier 11 dalam siklus pembelian dan persediaan adalah:
1. Bagi Perusahaan
Penelitian diharapkan dapat dijadikan sebagai salah satu dokumen yang berguna untuk perusahaan dan dapat dijadikan bahan masukan sebagai bahan
5
pembanding antara system pencatatan persediaan barang dagang yang digunakan oleh pihak manajemen dengan sistem pencatatan yang digunakan oleh penulis.
2. Bagi Penulis
Untuk menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh dari materi perkuliahan dan hasil penelitian diharapkan dapat menambah wawasan dan tambahan ilmu mengenai kinerja dari perusahaan dagang.
3. Sebagai Tambahan Referensi
Penelitian ini juga dapat dijadikan sebagai salah satu referensi bagi mahasiswa/i yang melakukan penelitian mengenai masalah yang sama dengan penelitian.
1.6 Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan
Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, serta sistematika penulisan. Bab II Tinjauan pustaka
Dalam Bab ini dibahas landasan teori yang mendasari penelitian yang berfungsi sebagai pedoman dalam implementasi aplikasi MYOB Premier 11 pada siklus pembelian dan persediaan.
Bab ini berisikan metodologi penelitian yang membahas objek penelitian, teknik pengumpulan data, dan metode analisis data. Sedangkan gambaran umum perusahaan membahas tentang latar belakang berdirinya perusahaan, sejarah singkat mengenai perusahaan yang diteliti, dan struktur dari perusahaan.
Bab IV Pembahasan
Bab ini berisi jawaban dari pembahasan rumusan masalah “ Implementasi Aplikasi MYOB Premier 11 pada PT Jodoh Centre Indotama dalam Siklus Pembelian dan Persediaan.”
Bab V Penutup
Pada bab ini berisikan kesimpulan dan saran yang diambil dari pembahasan yang ada pada bab empat.
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Siklus Persediaan
Persediaan adalah istilah yang digunakan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan tergantung pada jenis usaha perusahaan. Istilah yang digunakan untuk usaha dagang yaitu perusahaan yang membeli barang dagang dan menjualnya kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk barang (Baridwan, 2004).
Dalam laporan keuangan, persediaan merupakan hal yang sangat penting karena baik laporan Rugi/Laba maupun Neraca tidak akan dapat disusun tanpa mengetahui nilai persediaan. Kesalahan dalam penilaian persediaan akan langsung berakibat kesalahan dalam laporan Rugi/Laba maupun neraca
Persediaan memiliki dua karateristik penting yaitu: a. Persediaan tersebut merupakan milik perusahaan b. Persediaan tersebut siap dijual kepada para konsumen.
Persediaan barang memiliki dua metode pencatatan yaitu : metode fisik dan metode perpetual. Metode fisik mengharuskan adanya perhitungan persediaan barang yang masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Perhitungan persediaan (stock opname) ini diperlukan untuk mengetahui berapa jumlah barang yang masih ada dan kemudian diperhitungkan harga pokoknya. Sedangkan metode perpetual setiap jenis persediaan dibuarkan
rekening sendiri-sendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Rekening yang digunakan untuk mencatat persediaan ini terdiri dari beberapa kolom yang dapat dipakai untuk mencatat pembelian, penjualan, dan saldo persediaan.
2.2 Pengertian Siklus Pembelian
Pembelian adalah merupakan kegiatan dalam perusahaan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh dalam melangsungkan kegiatan usahanya, dan terdiri atas pembeliaan lokal maupun pembelian impor (Mulyadi,2001). Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. Pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Dalam perusahaan dagang pembelian dilakukan dengan dijual kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk barang, sedangkan pada perusahaan manufaktur pembelian dilakukan dengan merubah kembali dengan merubah bentuk.
Secara umum, fungsi pembelian bertanggung jawab atas: a. Menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat. b. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat.
c. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat.
Dalam akuntansi, fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan menggeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
9
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini: 1. Gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. 2. Pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3. Pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4. Pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 5. Penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok. 6. Penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada gudang untuk
disimpan.
7. Penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada pihak akuntansi.
8. Akuntansi menerima faktur penagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
2.3 Sistem MYOB Premier11 2.3.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dalam akuntansi sistem adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001).
Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu,
serta laporan. Berikut uraian pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi tersebut:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam atau didokumentasikan di atas secarik kertas.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data yang lainnya.
3. Buku besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
4. Buku pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan, daftar utang yang akan dibayar dan lain-lain.
11
2.3.2 Pengertian MYOB Premier 11
Salah satu sistem aplikasi yang membantu sistem aplikasi agar lebih mudah, cepat dan akurat adalah aplikasi MYOB Premier 11. MYOB Premier 11 adalah software manajemen bisnis yang terpadu dan merupakan salah satu produk MYOB Limited Australia yang dijalankan pada sistem operasi windows (Ong, 2007). MYOB Premier 11 memuat fungsi dan fitur yang terlengkap dibandingkan dengan jajaran produk lainnya dan MYOB Premier 11 dapat diakses oleh banyak pengguna.
MYOB Premier merupakan solusi manajemen bisnis yang lengkap dan otomatis dan bagus untuk diterapkan di akuntansi perusahaan dengan mudah, persediaan dan daftar kontak pelanggan. MYOB Premier juga Fleksibel dan mudah digunakan untuk di adaptasikan ke proses bisnis. Selain itu di varian ini menyediakan fasilitas multi currency, multi lokasi (gudang), multi user.
MYOB Premier 11 memiliki 8 fitur yang saling terintegrasi satu sama lain, yaitu:
• Account
Modul ini berfungsi untuk membentuk kode-kode rekening yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam melakukan pemrosesan transaksi. Disamping itu, modul ini berfungsi untuk menampilkan laporan-laporan yang didapat dilakukan menggunakan MYOB accounting plus.
• Banking
Modul ini digunakan untuk mencatat dan memproses semua transaksitransaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi bukan karena penjualan atau pembelian barang. Modul ini akan secara otomatis terintegrasi dengan modul
purchase dan sales. • Sales
Modul ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, transaksi pengakuan piutang dan transaksi penerimaan kas dari penjualan.
• Time Billing
Modul ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas atas tagihan-tagihan rutin perusahaan.
• Purchase
Modul ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian, transaksi pengakuan hutang dan transaksi pengeluaran kas dari pembelian.
• Inventory
Modul ini digunakan untuk mencatat persediaan perusahaan, pengakuan saldo persediaan dan mutasi persediaan.
• Card File
Modul ini digunakan untuk mencatat data-data vendor, supplier dan kartu persediaan.
13 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Metodologi Penelitian 3.1.1 Objek Penelitian
Objek penelitian yang akan diteliti adalah laporan persediaan barang dan laporan pembelian oleh supplier-supplier besar.
3.1.2 Teknik Pengumpulan Data
Ada beberapa teknik pengumpulan data yang digunakan penulis antara lain: 1. Dokumentasi
Metode pengumpulan data ini, dengan cara mengumpulkan informasi dari data penelitian yang ada. Penulis mencatat data yang berhubungan dengan masalah yang diteliti antara lain :
a. Laporan pembelian barang dan, b. Laporan persediaan barang. 2. Wawancara
Wawancara ini dilakukan pada departemen pembelian dan bagian yang terkait di PT Jodoh Centre Indotama. Adapun wawancara yang dilakukan antara lain: menanyakan bagaimana Sistem yang digunakan oleh perusahaan dalam pencatatan persediaan dan pembelian.
3. Simulasi
Dimana penulis melaksanakan proses implementasi siklus pembelian dan persediaan dengan menggunakan MYOB Premier 11.
3.1.3 Metode Analisa Data
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode analisis deskriptif. Dengan metode ini, penulis melihat fakta-fakta yang terjadi di PT Jodoh Centre Indotama diantaranya siklus pembelian dan persediaan barang dagang serta menguraikan secara menyeluruh dari persoalan yang diteliti oleh penulis.
3.2 Gambaran Umum Perusahaan 3.2.1 Sejarah Perusahaan
Perusahaan pada tanggal 18 November 1992 melalui akte Notaris No.21 dengan nama PT. JODOH CENTRE. Akte perubahan tercatat pada tanggal 26 November 1994 melalui akte Notaris No.108 dan perubahan menjadi “ PT. JODOH CENTRE INDOTAMA ”. Akte tersebut telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman melalui SK Menkeh tertanggal 23 Agustus 1995 No.C2-10.607 HT.01 TH 1995. Pada saat didirikan para pemegang saham terdiri dari Bustaman, Po Hong, Ngaswan, Adi Santoso Supermarket pertama didirikan adalah Jodoh Centre Supermarket / Departemen Store di Komplek Tanjung Pantun Blok G07-15 Sei Jodoh Batam.
Pada tanggal 15 Desember 1994, PT. JODOH CENTRE INDOTAMA mulai mengalami perkembangan dalam usahanya yang bergerak dalam bidang bisnis ritel (Bussinesss Retails). Dengan melebarkan sayapnya dengan membuka beberapa
15
lokasi pasar swalayan yang baru. Perkembangan bisnis ini terjadi karena kota Batam mengalami perkembangan yang cepat serta membutuhkan tempat belanja yang dapat dijangkau oleh setiap masyarakat disana. Oleh karena itu dengan bermodalkan modal yang memadai serta didukung oleh motivasi, rasa optimisme dan sumber daya manusia, sehingga terbentuklah beberapa cabang pasar swalayan salah satunya yaitu di Komplek Jasa Indah Blok A No. 4-10 Bengkong Seken pada tanggal 16 Juni 2001 dan juga pada tanggal 18 Oktober 2005 telah dibuka cabang baru yang berlokasi di BCS Mall Lt. Dasar Jl.Bunga Raya Sei Baloi.
3.2.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi sangat mempengaruhi jalannya suatu perusahaan. Dengan struktur organisasi yang baik, maka usaha akan dapat berjalan dengan lancar dan berjalan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian.
Agar organisasi perusahaan dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien, maka penyusunan organisasi perusahaan perlu diperhatikan proses pengorganisasi yaitu yang meliputi : pemahaman sasaran perusahaan, penentuan kegiatan yang sesuai dengan tujuan, pengelompokkan kegiatan, pendelegasian wewenang.
Didalam swalayan Jodoh Centre struktur organisasi perusahaan yang diterapkan adalah struktur organisasi garis. Dimana wewenang dan tanggung jawab perusahaan tersebut mengalir dari atas kebawah dalam bidang aktivitas masing-masing bagian sehingga setiap karyawannya mengetahui batas tugas dan tanggung jawabnya. Dengan demikian tak terjadi tumpang tindih tugas antar karyawan satu dengan karyawan yang lainnya atau bagian yang satu dengan bagian yang lainnya
DIREKTUR UTAMA
Struktur Organisasi Bagian Pemasaran PT. Jodoh Centre Indotama
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Keterangan:
a. Direktur Utama
Mempunyai tugas sebagai berikut:
DIREKTUR
HUMAN RESOURCE
DEPARTMENT
MANAGER
KEUANGAN
STAFF GUDANG STAFF PURCHASING STAFF ADMINISTRA SI STAFF ACCOUNTING KARYAWAN OPERASIONAL17
1. Mengawasi dan mengaudit kegiatan-kegiatan perusahaan yang dilaporkan oleh direktur.
2. Memeriksa laporan dan menyetujui laporan dari pihak direktur maupun manager.
b. Direktur
Mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Menjalani, mengatur manager dan memberi instruksi system kerja perusahaan.
2. Bertanggung jawab kepada direktur utama. c. Manager keuangan
Mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Memeriksa laporan keuangan dan mempertanggung jawabkan kepada pihak direktur.
2. Mendapatkan dan menggunakan dana perusahaan. 3. Membagi keuntugan atau laba perusahaan.
d. Human Resource Department Mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Bertanggung jawab terhadap Staff dan karyawan.
3.2.3 Aktivitas Perusahaan
PT. Jodoh Centre Indotama merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang bisnis ritel. Aktivitas perusahaan ini yaitu bergerak di bidang perdagangan
ritel atau biasa disebut juga eceran, produk-produk yang dijual mencakup kebutuhan pokok, primer hingga sekunder lengkap tersedia. Perusahaan juga memiliki keunggulan dari segi harga yang bersaing, kualitas dan mutu terjamin serta kelengkapan produk-produk yang dimiliki perusahaan.
Berhubung sebagian besar pelanggannya adalah kalangan menengah kebawah, maka PT.Jodoh Centre Indotama, harus bisa menyediakan produk-produk yang sesuai dengan market yang ada, harga yang bersaing dan terjangkau tentunya agar pelanggan dapat tetap loyal terhadap pihak perusahaan. Pihak perusahaan harus bisa menjaga agar pelanggan tetap setia dan loyal. Hal tersebut di atas tidak terlepas dari dukungan promosi-promosi yang dilakukan agar menarik minat pelanggan untuk berbelanja di swalayan dan tetap setia.
19
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Setup Awal MYOB Premier 4.1.1 Membuat Kategori
Prosedur untuk membuat sebuah kategori adalah sebagai berikut: 1. Pilih Categories dari menu list.
2. Klik tombol New, jendela Edit category ditampilkan.
Gambar 4.1 Tampilan dari Category 3. Masukkan identitas / kode kategori pada field Category ID. 4. Masukkan nama kategori pada field Category name. 5. Klik OK untuk mengakhiri pembuatan kategori.
4.1.2 Membuat Kode Pajak
Prosedur untuk membuat sebuah kode pajak adalah sebagai berikut : 1. Pilih Tax Codes dari menu list.
3. Masukkan kode untuk pajak yang baru tersebut pada field Tax Code. 4. Lengkapi field-field lainnya.
5. Klik tombol OK jika telah selesai mencatat kode pajak.
Gambar 4.2 Tampilan dari Tax Codes
4.2 Pencatatan Persediaan Barang Dagang dengan Menggunakan MYOB Premier11
Persediaan barang dagang sangat penting bagi perusahaan terutama perusahaan dagang, karena persediaan merupakan sumber pendapatan pokok bagi perusahaan.
Perusahaan harus dapat memperkirakan jumlah persediaan yang mereka miliki. Perusahaan Jodoh Centre Indotama, mempunyai banyak persediaan, baik itu persediaan food maupun non food. Untuk menghindari kesalahan pencatatan persediaan kita dapat menggunakan MYOB Premier11.
21
Didalam MYOB Preimer11, Inventory mempunyai tampilan:
Gambar 4.3 Tampilan Inventory
4.2.1 Mencatat Item Persediaan
Untuk mencatat item barang dalam MYOB Premier11 diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Aktifkan Command Centre Inventory dan klik Item list. b.Klik tab New.
c. Setelah itu kita isi Item Number, name sesuai nama barang yang ingin kita masukkan.
Gambar 4.4 Tampilan membuat nama item
Setelah itu kita menetapkan harga jual item barang tersebut, dengan langkah-langkah:
a. Klik tab Selling Detail dari jendela yang ditampilkan. b.Masukkan harga jual pada field Base selling Price.
Lalu masukkan Selling unit maesure, Number of item dan Tax code di field yang telah disediakan.
c. Klik Ok untuk mengakhirinya.
23
Gambar 4.6 Tampilan Report dari memasukkan item persediaan
4.2.2 Mencari Item Persediaan
Prosedur untuk mencari sebuah item persediaan adalah sebagai berikut: 1.Aktifkan Command Centre Inventory dan klik tombol Item list.
2.Untuk mencari item dari seluruh item persediaan klik tab All Items.
3.Cari item yang dibutuhkan. Gunakan Scroll bar atau field Search untuk menemukan item tersebut pada daftar.
4.2.3 Memasukkan saldo Awal Persediaan
Kita dapat memasukkan saldo awal item-item persediaan dengan menggunakan jendela Count Inventory. Fungsi utama jendela Count Inventory ini sebenarnya untuk memasukkan hasil perhitungan fisik persediaan atau untuk melakukan penyesuaian nilai dan kuantitas sejumlah item persediaan.
Prosedur untuk memasukkan saldo awal item-item persediaan adalah sebagai berikut:
1.aktifkan Command Centre Inventory dan klik tombol Count Inventory.
Gambar 4.8 Tampilan Pemasukan kuantitas awal item-item persediaan
2.Masukkan kuantitas awal pada kolom Counted untuk setiap item.
3.Klik tombol Adjust Inventory, sehingga ditampilkan jendela Adjustment Information.
25
Gambar 4.9 Tampilan Pemasukan default akun lokasi transaksi pemasukan kuantitas awal item-item persediaan
4.klik tombol Continu
5.klik tombol Opening Balances. Jendela Inventory ditampilkan.
Gambar 4.10 Tampilan Jendela Adjustment Information
6.Masukkan harga beli per unit setiap item pada kolom Unit Cost.
7.Lengkapi informasi transaksi yang di perlukan seperti Inventory Journal Number, Date, Memo, Category.
Gambar 4.11 Tampilan Pemasukan kuantitas dan nilai awal item-item persediaan
Gambar 4.12 Tampilan Report dari saldo awal persediaan
4.2.4 Membuat Penyesuaian Persediaan
Dari waktu ke waktu, kita perlu melakukan penyesuaian nilai dan kuantitas item-item persediaan. Untuk melakukan penyesuaian nilai dan kuantitas item-item persediaan sengan menggunakan jendela Adjust inventory.
27
Langkah-langkah yang dapat dilakukan:
a. Aktifkan Command Centre Inventory dan klik Adjust inventory.
b.Masukkan nomor transaksi penyesuaian pada field Inventory Journal Number. c. Masukkan tanggal penyesuaian pada field Date.
d.Masukkan keterangan pada field Memo untuk membantu mengidentifikasi transaksi berseangkutan.
e. Masukkan detail penyesuaian persediaan pada daftar Scrolling di bagian tengah jendela.
f. Lalu setelah selesai klik tombol Record.
Gambar 4.14 Tampilan Report dari transaksi persediaan
4.3 Pencatatan Pembelian Barang Dengan Menggunakan MYOB Premier11 4.3.1 Mencatat Pembelian
Dalam MYOB Premier11, yang dimaksud dengan sebuah pembelian dapat berupa sebuah penawaran, order pembelian atau faktur pembelian. Untuk mencatat pembelian baik itu penawaran, order pembelian atau faktur pembelian kita dapat membuka jendela Purchases. Berikut tampilan dari Purchases:
29
Prosedur untuk mencatat sebuah transaksi Pembelian adalah sebagai berikut: a. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol Enter Purchases.
Gambar 4.16 Tampilan Enter Purchases
Tentukan status transaksi pembelian yang ingin dibuat. Pilih status tersebut (Quote, Order, Receive Item, atau Bill) dari daftar dropdown.
b. Masukkan nama supplier pada field Supplier. c. Tentukan jenis layout pembelian.
d. Periksa termin pembayaran dari pemasok. e. Tandai kotak Tax Inclusive.
f. Masukkan nomor order pembelian pada field Purchase #. g. Masukkan tanggal order pembelian pada field Date.
h. Masukkan no faktur penjualan dari pemasok pada field Supplier Inv #. i. Masukkan item-item yang akan dibeli pada daftar Scrolling berbeda. j. Masukkan kuantitas item yang akan dibeli pada kolom Bill.
l. Masukkan nomor item yang dibeli pada kolom Item number. m. Nama item otomatis ditampilkan pada kolom Description. n. Harga beli otomatis ditampilkan pada kolom Price.
o. Masukkan kode pajak untuk item-item baris bersangkutan pada kolom Tax. p. Setelah itu, klik Tombol Record.
Gambar 4.17 Tampilan Detail Enter Purchases ( Bill )
31
Gambar 4.19 Tampilan Detail Enter Purchases ( Qoute )
Gambar 4.20 Tampilan Detail Enter Purchases ( Order )
4.3.2 Mencatat Pembayaran Ke Pemasok
Pembayaran ke pemasok dapat menggunakan jendela Pay Bills untuk mencatat pembayaran –pembayaran ke pemasok dan mengaplikasikannya ke sejumlah faktur pembelian dari pemasok yang bersangkutan.
Prosedur untuk mencatat transaksi pembayaran antara lain: a. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol Pay Bills.
Gambar 4.21 Tampilan Pay Bill
b. Tentukan apakah ingin mencatat transaksi Pengeluaran kas untuk pembayaran ke pemasok langsung ke salah satu akun Bank anda atau ingin mengelompokkannya untuk pembayaran elektronik.
c. Masukkan nama pemasok yang akan dibayar pada field Supplier. d. Pada field Payee ditampilkan nama dan alamat pemasok (automatis). e. Masukkan nomor transaksi pembayaran ini pada field Cheque No. f. Masukkan tanggal transaksi pada field Date.
g. Masukkan total nilai yang dibayarkan pada field Amount.
h. Masukkan keterangan pada field Memo untuk membantu mengidentifikasi transaksi bersangkutan.
i. Masukkan nilai yang ingin diaplikasikan ke setiap faktur pada field Amount Applied.
33
Gambar 4.22 Tampilan Detail Pay Bills
Gambar 4.23 Tampilan Report dari transaksi pembelian
4.4 Perbandingan Pencatatan Pembelian dan Persediaan Barang Sistem Manual dengan Sistem MYOB Premier 11
Sistem yang digunakan dalam pencatatan pembelian dan pencatatan persediaan barang yang digunakan oleh PT Jodoh Centre Indotama adalah sistem manual.
Meskipun terlihat lebih sederhana, akan tetapi hal itu membuat sistem kerja menjadi lebih lambat dan sering sekali terjadi kesalahan.
Untuk itu, perlu dilakukan suatu perbandingan antara pencatatan pembelian dan pencatatan persediaan barang dagang yang dilakukan oleh perusahaan secara manual dengan pencatatan yang menggunakan sistem komputerisasi akuntansi yaitu sistem MYOB Premier 11.
Berikut perbandingan antara pencatatan yang dilakukan secara manual oleh PT Jodoh Centre indotama dengan MYOB Premier 11:
NO PERBEDAA
N
SISTEM MANUAL SISTEM MYOB PREMIER 11
1
Mencatat item persediaan
Tidak ada
1. Aktifkan Command
Centre Inventory dan klik Item list.
2. Klik tab New.
3. Setelah itu kita isi Item
Number, name sesuai nama
barang yang ingin kita masukkan.
4. Pilih i buy this item, i sell
this item, i inventory this item.
5. Klik tab Selling Detail
dari jendela yang ditampilkan.
35
6. Masukkan harga jual pada
field Base selling Price. Lalu masukkan Selling unit
maesure, Number of item
dan Tax code di field yang telah disediakan.
7. Klik Ok untuk
mengakhirinya.
2. Mencari item persediaan
Mencari secara manual di Gondola.
1. Aktifkan Command Centre Inventory dan
klik tombol Item list. 2. Untuk mencari item dari
seluruh item persediaan klik tab All Items. 3. Cari item yang dibutuhkan.
Gunakan Scroll bar atau
field Search untuk menemukan item tersebut pada daftar.
3. Mencatat penyesuaian
persediaan
Mencatat persediaan dengan cara menghitung persediaan barang di gondola dan gudang.
1. Aktifkan Command Centre Inventory dan
2. Masukkan nomor transaksi penyesuaian pada field Inventory Journal Number. 3. Masukkan tanggal
penyesuaian pada field Date.
4. Masukkan keterangan
pada field Memo untuk membantu mengidentifikasi transaksi berseangkutan. 5. Masukkan detail
penyesuaian persediaan pada daftar Scrolling di bagian tengah jendela.
6. Lalu setelah selesai klik tombol Record.
4 Melakukan pembelian
1. Sales mencatat stock barang yang tesisa ke dalam purchase order. 2. Setelah sales mencatat
stock barang yang tersisa , Manager Purchasing baik food maupun non food
1. Aktifkan Command
Centre Purchases dan klik
tombol Enter Purchases.
2. Tentukan status transaksi
pembelian yang ingin dibuat. Pilih status tersebut (Quote,
Order, Receive Item, atau Bill) dari daftar dropdown.
37 melakukan pengecekkan stock barang. 3. Setelah melakukan pengecekkan, Manager Purchasing memesan barang-barang yang habis. 4. Setelah melakukan pemesanan, purchase order di berikan kepada kepala Manager untuk ditandatangani.
3. Masukkan nama supplier
pada field Supplier. 4. Tentukan jenis layout
pembelian.
5. Periksa termin pembayaran dari pemasok.
6. Tandai kotak Tax Inclusive.
7. Masukkan nomor order
pembelian pada field Purchase #.
8. Masukkan tanggal order
pembelian pada field Date.
9. Masukkan no faktur penjualan dari pemasok pada field Supplier Inv #. 10. Masukkan item-item yang
akan dibeli pada daftar Scrolling berbeda.
11. Masukkan kuantitas item
yang akan dibeli pada kolom Bill.
12. Masukkan kuantitas item
kolom Backorder.
13. Masukkan nomor item yang dibeli pada kolom
Item number.
14. Nama item otomatis ditampilkan pada kolom
Description.
15. Harga beli otomatis ditampilkan pada kolom
Price.
16. Masukkan kode pajak untuk item-item baris bersangkutan pada kolom
Tax.
TABEL 4.1 Perbandingan sistem pencatatan manual dengan MYOB Premier 11
Dari perbandingan di atas, dapat dibuktikan bahwa MYOB Premier 11 memberi kemudahan dalam pembuatan laporan-laporan, seperti laporan keuangan, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan persediaan dan lain-lain. Berikut kelebihan
dari MYOB Premier 11:
39
Tampilan menu yang sederhana dan mudah, dapat diingat dan dimengerti oleh orang awam yang kurang mengetahui secara mendalam tentang komputer dan akuntansi.
2. Tingkat keamanan yang valid.
3. Dapat diaplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan oleh MYOB.
4. Memberi kemudahan penggunaan dan kecepatan akses data dari sebuah laporan ke sumber transaksi.
40 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Penerapan sistem pencatatan pembelian dan persediaan barang dagang yang dilakukan oleh PT Jodoh Centre Indotama adalah berdasarkan sistem manual. Dalam hal ini PT Jodoh Centre Indotama melakukan transaksi pembelian dan pencatatan persediaan barang berdasarkan sumber daya manusia sehingga sistem kerja dari keseluruhan aktivitas pembelian dan pencatatan persediaan barang menjadi tidak ”praktis” dan sering terjadi kesalahan.
Untuk itu penulis melakukan perbandingan sistem pencatatan yang di lakukan oleh PT Jodoh Centre Indotama dengan sistem komputerisasi yaitu MYOB Premier. Dimana yang kita ketahui, MYOB Premier 11 mempunyai banyak kelebihan antara lain : dapat mudah digunakan oleh semua sumber daya manusia, dapat menghemat waktu, tingkat keamanan yang valid, memberi kemudahan penggunaan dan kecepatan akses data dari sebuah laporan ke sumber transaksi dan memiliki tingkat ke akuratan yang tinggi.
5.2 Saran
Berdasarkan analisa dan pembahasan yang telah dilakukan mengenai implementasi Aplikasi MYOB Premier11 pada PT Jodoh Centre Indotama dalam Siklus Pembelian dan persediaan maka dapat disarankan sebagai berikut:
41
- Perusahaan sebaiknya menerapkan sistem MYOB Premier 11 untuk melakukan pembelian dan pencatatan persediaan barang dagang agar menciptakan sistem kerja yang lebih praktis dan dapat terhindar dari kesalahan.
42
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. (2004). Intermediate Accounting. Yogyakarta : BPFE-Yogyakarta.
Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.
Mahmudi, Ali. (2009). MYOB Accounting V17 dan Premier V11 1 Edisi kedua. Jakarta : PT Grasindo.
Ong, Albertus. (2007). Menggunakan MYOB Premier 10 dan MYOB Premier Enterprise 4. Jakarta : MitraBaca.
Ong, Albertus. (2007). Menguasai MYOB Premier 10 dan MYOB Premier Enterprise 4. Jakarta : MitraBaca.
Umar, Husein. (2000). Metode Penelitian Untuk Skripsi dan Tesis Bisnis. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada.
DAFTAR PERTANYAAN
1. Bagaimana system yang digunakan oleh perusahaan dalam pencatatan persediaan dan pembelian?
2. Apakah perusahaan mengalami kesulitan dalam pencatatan yang dilakukan secara manual?
LAPORAN MAGANG
1. Uraian Kegiatan Magang Selama Tiga Bulan
Selama melakukan kegiatan magang di PT Jodoh Centre Indotama penulis hanya berada di bagian Purchasing saja. Adapun kegiatan yang dilakukan penulis selama magang berlangsung yaitu:
a. Melakukan pengecekan terhadap nota pembelian. b. Menerima dan mengecek barang yang telah di order.
c. Mencatat data barang yang telah di order ke dalam buku pembelian. d. Mencatat barang-barang yang rusak atau return barang.
e. Mengarsipkan nota pembelian.
2. Sistem dan Prosedur dalam Pekerjaan
Dalam menjalankan kegiatan operasional, perusahaan menggunakan sistem manual.
Prosedur kegiatan pembelian barang.
5. Sales mencatat stock barang yang tesisa ke dalam purchase order.
6. Setelah sales mencatat stock barang yang tersisa , Manager Purchasing baik food maupun non food melakukan pengecekkan stock barang.
7. Setelah melakukan pengecekkan, Manager Purchasing memesan barang-barang yang habis.
8. Setelah melakukan pemesanan, purchase order di berikan kepada kepala Manager untuk ditandatangani.
9. Sales melakukan pengiriman barang keesokan harinya setelah Purchase order ditandatangani oleh kepala Manager.
3. Flow Chart Sistem/Prosedur
a. Flowchart Prosedur Pembelian barang.
Melakukan persutujuan awal
Penerimaan barang Pencatatan stock
barang
Pengecekkan stock barang
Melakukan pemesanan barang.
Sesuai
Melakukan persetujuan kepada kepala manajer
Pengiriman barang
Pengecekan barang
4. Media/Peralatan dan Data-Data yang digunakan dalam Magang a. Dokumen yang digunakan adalah:
1. Purchase order. 2. Penjualan konsinyasi. 3. Nota atau invoice.
b. Peralatan yang digunakan: Perangkat Lunak 1. Microsoft Excel 2. Microsoft Word. Perangkat Keras 1. Komputer Pentium 4 3. Keyboard 4. Monitor 5. Kalkulator. 6. Buku.
c. Data-data yang diperlukan
Data-data yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas diantaranya adalah:
1. Purchase order. 2. Penjualan konsinyasi.
d. Penyajian Pekerjaan
Setiap pekerjaaan disajikan kepada bagian yang terkait di antaranya adalah:
1. Manager Purchasing food 2. Manager purchasing non food 3. Staff return.
4. Kepala Gudang.
5. Identifikasi Permasalahan dan Kendala yang Dihadapi Selama Magang Selama magang di PT Jodoh Centre Indotama lebih kurang 3 bulan adapun permasalahan dan kendala yang penulis hadapi adalah pada saat melakukan pencatatan data pembelian dan data persediaan, sistem yang digunakan adalah sistem manual, sehingga waktu yang digunakan menjadi tidak efisien dan sering terjadi kesalahan.
6. Resume Pekerjaan Selama 3 bulan
NO HARI/TANGGAL KEGIATAN MAGANG PIC & PARAF
1 Senin-Sabtu
1 Mar – 6 Mar 10
1. Pengenalan bagian finance dan purchasing.
2. Melakukan pengecekan nota pembelian.
3. Mengarsipkan nota pembelian
Zulkifli
2. Senin – Sabtu 8 Mar – 13Mar 10
1. Melakukan pengecekan nota pembelian.
2. Mencatat data pembelian ke buku pembelian.
3. Melakukan pengecekan nota pembelian barang. 4. Mengarsipkan nota pembelian Zulkifli 3. Senin - Sabtu 15 Mar -20 Mar 10
1. Melakukan pengecekan nota pembelian.
2. Melakukan penerimaan barang (food).
3. Mencatat kerusakan barang atau return barang.
4. Mengarsipkan nota pembelian
Zulkifli
22 Mar -27 Mar 10 pembelian.
2. Melakukan penerimaan barang (food).
3. Mencatat kerusakan barang atau return barang.
5. Senin-Sabtu 29 Mar -3 Apr 10
1. Melakukan pengecekkan nota pembelian.
2. melakukan penerimaan barang (food)
3. Mencatat kerusakan barang atau return barang
Zulkifli
6. Senin- Sabtu 05 Apr -10 Apr 10
1. Melakukan pengecekkan nota pembelian.
2. Melakukan penerimaan barang (food).
3. Mencatat kerusakkan barang atau return barang.
Zulkifli
7. Senin-Sabtu 12 Apr -17 Apr
10
1. Melakukan pengecekkan nota pembelian barang.
2. Melakukan penerimaan barang (food).
3. Mencatat kerusakkan barang atau return barang.
Zulkifli
19 Apr – 24 Apr 10
pembelian barang..
2. Melakukan penerimaan barang (food).
3. Mencatat kerusakkan barang atau return barang.
9 Senin-Sabtu
26 Apr – 01 May 10
1. Melakukan pengecekan nota pembelian barang.
2. Melakukan penerimaan barang (food).
3. Mencatat kerusakkan barang atau return barang.
4. mencatat data pembelian kedalam kuku pembelian.
Zulkifli
10 Senin-Sabtu 03 May– 08 May 10
1. Melakukan pengecekan nota pembelian barang.
2. Melakukan penerimaan barang (food).
3. Mencatat kerusakkan barang atau return barang.
Zulkifli
11 Senin-Sabtu 10 May – 15 May 10
1. Melakukan pengecekan nota pembelian.
2. Melakukan penerimaan barang (food).
3. Mencatat kerusakkan barang
atau return barang. 12 Senin-Sabtu
17 May – 22 May 10
1. Melakukan pengecekkan nota pembelian.
2. Melakukan penerimaan barang (food).
3. Mencatat kerusakkan barang atau return barang.
Zulkifli
13 Senin-Sabtu 24 May – 29
May 10
1. Melakukan pengecekkan nota pembelian.
2. Melakukan penerimaan barang (food).
3. Mencatat kerusakkan barang atau return barang.
4. Mencatat data pembelian ke dalam buku pembelian.
5. Mengarsipkan nota
pembelian.
Zulkifli
Mengetahui,
Dosen Pembimbing Pembimbing Lapangan
