Perencanaan. Pengertian Perencanaan. Pentingnya Perencanaan 10/3/2012

(1)

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 1

• Tahap awal dari proses manajemen

• Suatu persiapan untuk menghadapi masa depan dan mencerminkan upaya untuk mendapatkan hasil yang terbaik dengan dukungan sumber daya terbatas

• Menyusun rencana untuk menentukan arah yang akan ditempuh oleh organisasi

• Kapan & bagaimana kegiatan hendaknya dilaksanakan

• Rangkaian proses pengambilan keputusan

• Bidang perencanaan: produksi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia

• Proses penentuan course of action untuk memecahkan suatu persoalan

–Bidang usaha apa yang akan dimasuki oleh perusahaan ?

–Bagaimana alokasi sumber daya pada bidang usaha ?

• Siapa yang harus melakukan

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 2

Pengertian Perencanaan

• Perencanaan sebagai awal kita melakukan

proses manajemen sebelum kita melakukan

pengorganisasian, pengarahan, dan

pengontrolan.

• Menurut George R. Terry perencanaan adalah:

“planning is the selecting and relating of fact

and the making and using of assumption

regarding the future in the visualization and

formulating of proposed activities believed

necessary to achieve desired result”.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 3

Perencanaan

• Adalah

suatu

jenis

pembuatan

keputusan

yang

spesifik

yang

dikehendaki

oleh

manajer

bagi

organisasi mereka

• Perencanaan adalah proses menetapkan

sasaran dan memilih cara untuk

mencapai sasaran tadi

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 4

Pentingnya Perencanaan

• Sasaran memberikan arah

• Sasaran memfokuskan usaha kita

• Sasaran menjadi pedoman rencana dan

keputusan kita

• Sasaran membantu kita mengevaluasi

kemajuan yang kita capai

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 5

Perencanaan bukan peristiwa tunggal,

dengan awal dan akhir yang jelas.

Perencanaan

adalah

proses

berkesinambungan

yang

mencerminkan

dan

menyesuaikan

dengan perubahan yang terjadi di

lingkungan sekitar setiap organisasi

(2)

• Perencanaan merupakan kegiatan yang

harus didasarkan pada fakta, data dan

keterangan kongkret.

• Perencanaan merupakan suatu pekerjaan

mental yang memerlukan pemikiran,

imajinasi dan kesanggupan melihat ke

masa yang akan datang.

• Perencanaan mengenai masa yang akan

datang dan menyangkut tindakan-tindakan

apa yang dapat dilakukan terhadap

hambatan yang mengganggu kelancaran

usaha.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 7

Karakteristik Perencanaan

P E R E N C A N A A N P E N G O R G A N I S A S I A N P E N G E N D A L I A N P E N G A R A H A N PENCAPAIAN TUJUAN

Perencanaan merupakan Pondasi Bagi Fungsi Manajemen Lainnya

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 8

Proses Perencanan

INPUT

•People

•Uang

•Material

•Mesin

•Informasi

PROSES

PERENCA

NAAN

OUTPUT Rencana Organisasi

Proses Perencanaan merupakan salah satu tahapan transformasi

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 9

Perencanaan sebagai Pengarah

Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Robbins dan Coulter

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 10

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 11

• Penetapan tujuan:

–

Degre of excellent yang ingin dicapai

–

Misi organisasi: perkiraan situasi masa

depan

–

Arah, ruang lingkup usaha, segmen

produk & pasar,

–

Karakteristik: spesifik, realistis,

menantang, terukur, berbatas waktu

–

Menimbulkan komitmen dan menjadi

sumber motivasi

(3)

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 13

Tindakan / Langkah-langkah

Pokok Perencanaan

• Menentukan masalah, tugas, tujuan dan

kebutuhan secara jelas;

• Mencari informasi secara lengkap yang

berhubungan dengan berbagai kegiatan;

• Mengorbservasi, meneliti, menganalisis

dan mengklasifikasi informasi yang

sudah terkumpul;

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 14

• Melaksanakan

metode

perencanaan

yang telah dibuat dengan menetapkan

pelaksanaan rencana (memilih rencana

yang

diajukan/memantapkan

perencanaan dan mempertimbangkan

hambatan-hambatan dengan berbagai

kegiatan;

• Menetapkan planning alternatif;

• Memilih dan memeriksa rencana yang

diajukan;

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 15

• Membuat sintesis (metode/alternatif

penyelesaian);

• Mengatur urutan dan waktu rencana

secara terperinci;

• Mengadakan evaluasi (penilaian).

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 16

Samuel Certo:

Perencanaan terdiri dari 6 tahapan.

2

Menyusun Alternatif cara mencapai tujuan

4

Memilih Alternatif Yang Terbaik

3

5

6 1

Menyusun Asumsi Untuk Setiap Alternatif Menyatakan Tujuan Organisasi

Menyusun Rencana Untuk Alternatif Terpilih

Mengubah Rencana Menjadi Tindakan

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 17

Perspektif untuk setiap bentuk perencanaan

Perspektif Deskripsi Horison waktu 1. Jangka pendek 2. Jangka menengah 3. Jangka panjang Bidang Perencanaan 1. Produksi 2. Riset

3. Pengembangan produk baru 4. Keungan 5. Pemasaran 6. SDM Elemen Rencana 1. Aturan 2. Prosedur 3. Anggaran 4. Program 5. Strategi 6. Sasaran 7. Tujuan 8. Arah 9. Kebijakan 10. Cita-cita Karakteristik Rencana 1. Murah/mahal 2. Rasaional/tidak 3. Rahasia/tidak 4. Strategis/taktis 5. Kualitatif/kuantitatif 6. Penting/kurang 7. Komprehensif/tidak 8. Mendesak/tidak Unit Organisasi 1. Korporasi 2. Anak Perusahaan 3. Divisi 4. Departemen 5. Proyek 6. Gugus tugas 10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 18

(4)

• dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak

secarakhayalan/angan-angan; harus dapat

dilaksanakan

Rasional

• dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan

yang mendekati/estimate; untuk

Estimasi

• dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu

Preparasi

• dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu

Operasional

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 19

Persyaratan Perencanaan

1. Faktual atau realistis.

2. Logis dan rasional.

3. Fleksibel.

4. Komitmen.

5. Komprehensif.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 20

Proses Perencanaan

Lingkungan Eksternal Organisasi

Misi Organisasi Tujuan Strategis Tujuan Operasional Tujuan Taktis Rencana Operasional Rencana Taktis Rencana Strategis 10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 21

Jenis Perencanaan

1. Misi atau Maksud (Mission atau Purpose)

menggambarkan peranan atau maksud keberadaan

suatu organisasi pada masyarakat tertentu.

2. Tujuan

merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi

diarahkan. Strategi merupakan rencana umum/pokok

untuk mencapai tujuan organisasi.

3. Kebijakan

merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang

membantu mengarahkan pengambilan keputusan

(khususnya cara berpikirnya).

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 22

4. Prosedur

merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang

lebih mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir).

5. Aturan

merupakan rencana yang dipilih dari beberapa

alternatif, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.

6. Program

merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan,

kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang

harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen

lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih.

7 . Anggaran

merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 23

HIRARKI PROSES PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

Prosedur, Metode Program Kerja

Default Plan Single Use Plan

Rencana Operasional Rencana Strategis

Pencapaian Jangka Pendek Pencapaian Jangka Panjang TUJUAN ORGANISASI

(5)

PERNYATAAN

• Dibuat oleh Pendiri, Dewan

Direksi,Manajer Puncak

RENCANA STRATEGIS

• Dibuat oleh Manajer Puncak

danMenengah

RENCANA OPERSIONAL

• Dibuat oleh ManajerMenengah

dan Manajer Lini Pertama

Hirarki Rencana Organisasi

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 25

Pengelompokan Orientasi Perencanaan Terhadap Level Manajemen

No Dimensi Manajemen Puncak Manajemen Menengah Manajemen Lini Pertama 1 Fokus Keselamatan dan pengembangan jangka panjang Kompetisi dan pengembangan sumber daya Problem operasional

2 Tujuan Posisi masa depan Keuntungan masa depan Keuntungan jangka _pendek 3 Proses Formulasi kebijakan dan

strategi

Perumusan sasaran dan program

Implementasi program

4 Kendala/ pembatas

Sumber daya global dimasa depan

a. sumber daya terpakai di masa depan b. Business key success

factors

Sumber daya yang kini tersedia

5 Hasil Pertumbuhan yang berkelanjutan

Pengembangan potensi masa depan

Efisiensi dan stabilitas

6 Informasi

Kecenderungan a. Kekuatan dan kelemahan b. Informasi fungsional

Kemajuan pelaksanaan kegiatan

7 Organisasi Entrepreneurial dan fleksibel Profesional Terstruktur dan stabil

8 Pemencahan Persoalan

a. Antisipatif b. Butuh pendekatan baru c. Berisiko tinggi a. Pendekatan sistem b. Resiko rasional a. Reaktif b. Berdasarkan pengalaman c. Beresiko rendah 10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 26

Hirarki Rencana Organisasi

• Organisasi biasanya dimanajemeni

menurut dua macam rencana:

- Rencana Strategis

- Rencana Operasional

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 27

• Rencana Strategis

didesain oleh manajer tingkat tinggi dan

menentukan sasaran secara luas untuk

organisasi

• Rencana Operasional

berisi rincian untuk melaksanakan atau

mengimplementasikan rencana strategis

dalam kegiatan sehari-hari

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 28

Berdasarkan tujuan organisasi, perencanaan

dikelompokkan dalam 3 jenis perencanaan

1. Perencanaan Strategis

2. Perencanaan Taktis

3. Perencanaan Operasional

1) Rencana Tunggal (sekali pakai)

2) Rencana Standing

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 29

• Proses Perencanaan

–

Perencanaan Strategis

•Dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak.

–

Perencanaan Taktis

•Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen menengah.

(6)

–

Rencana Operasional

• Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana

taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka

waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan

manajemen tingkat bawah.

–Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.

–Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 31 10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 32

Perencanaan Situasional

(perencanaan cadangan)

• Perencanaan

situasional

merupakan

perencanaan

yang

memasukkan

alternatif perencanaan yang berbeda.

• Dapat dikatakan perencanaan situasional

adalah perencanaan cadangan, apabila

rencana A tidak berhasil karena adanya

sebab-sebab tertentu maka rencana B

dapat dilaksanakan.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 33

Beberapa Alat Bantu Bagi

Perencanaan

1. Perencanaan dengan Flow Chart

2. Penjadwalan Melalui Gantt Chart

3. Perencanaan dengan PERT

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 34

Perencanaan dengan Flow Chart

M ulai

Per lu buku

bacaan T idak Ber henti

Y a

B eli buku bacaan?

Y a

T idak P injam

M em beli buku bacaan yang diinginkan

M em baca buku bacaan

yang diinginkan S elesai

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 35

Penjadwalan Melalui Gantt Chart

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 1. Pembelian bahan baku

2. Proses produksi 3. Pergudangan 4. Pengiriman

Pekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

(7)

Perencanaan dengan PERT

1 5 6 7 4 3 2 (A) Desain Produk (B) Riset Pasar (C) Produksi Terbatas (D) Penyusunan Lay-Out Produksi (E) Tes Pasar (F) Estimasi Biaya (G) Promosi (H) Produksi Massal Selesai 10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 37

Hambatan dalam perencanaan

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi;

2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan;

3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara

efektif;

4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak

berulang;

5. Biaya;

6. Takut gagal;

7. Kurang percaya diri;

8. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan

tujuan-tujuan alternatif.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 38

Cara mengatasi hambatan

1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan.

2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.

3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima. 4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang

diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 39

• MBO (Management By Objectives)

–

Merupakan metode penetapan tujuan secara

partisipatif yang dipopulerkan oleh Peter Drucker.

MBO berangkat dari asumsi karakteristik manusia Y.

Partisipasi dan komunikasi merupakan kunci MBO.

–

Efektivitas MBO

•Komitmen manajemen puncak, penetapan tujuan dari manajemen puncak, penetapan tujuan dan tanggungjawab individu yang jelas, partisipasi, komunikasi, otonomi dan review (evaluasi) prestasi.

Peter Drucker.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 40

–

Kelemahan MBO dan Cara Mengatasi

• Inheren pada MBO, menyerap tenaga dan

waktu yang banyak, pekerjaan administratif

yang banyak, proses yang rumit yang

membutuhkan kemauan belajar.

• Di luar MBO yang secara teoritis dapat

dihilangkan,

contoh

adalah

komitmen

manajemen

puncak

yang

kurang,

gaya

manajemen

yang

otoriter,

keterampilan

hubungan manusiawi yang kurang.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 41

–

Langkah Memecahkan Kelemahan MBO;

• Komitmen Manajemen Puncak diperkuat

• Mendorong partisipasi

• Memberi pelatihan komunikasi pada manajer yang

mempunyai keterampilan hubungan manusiawi yang

kurang

• Umpan balik yang efektif

• Menetapkan tujuan yang jelas

• Memberi pelatihan dalam penggunaan MBO

(8)

Perencanaan Strategis

• Pengertian dan Komponen Strategi

–

Strategi didefinisikan sebagai “penetapan tujuan

jangka panjang yang mendasar dari suatu

organisasi, dan pemilihan alternatif tindakan dan

alokasi sumber daya yang diperlukan untuk

mencapai tujuan tersebut”.

• Proses Perencanaan Strategis

–

Formulasi Misi dan Tujuan

•Fokus pada pasar

•Dapat dicapai

•Dapat memotivasi

•Spesifik

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 43

–

Analisis Tujuan dan Strategi Saat Ini

•Tujuan dan strategi saat ini dievaluasi untuk menentukan apakah sudah sesuai dengan tujuan dan strategi seharusnya.

–

Analisis Lingkungan

•Perubahan di lingkungan dianalisis untuk melihat apakah ada kesempatan strategis yang bisa dimanfaatkan.

–

Analisis Sumberdaya

•Mencoba melihat kekuatan sumberdaya organisasi relatif terhadap pesaingnya, dalam mencapai tujuan organisasi dan memanfaatkan kesempatan strategis.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 44

–

Identifikasi Kesempatan Strategis

• Kesempatan strategis muncul apabila ada gap

(perbedaan) antara hasil yang diperoleh dengan

strategi saat ini dengan hasil yang diperoleh apabila

strategi lain (strategi yang seharusnya) digunakan.

–

Pengambilan Keputusan Strategis

• Setelah

kesempatan

strategis

diidentifikasi,

alternatif keputusan strategis bisa dikembangkan.

Kemudian alternatif terbaik dipilih.

–

Pelaksanaan Strategi

• Setelah alternatif terbaik dipilih, alternatif tersebut

perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan

organisasi.

–

Evaluasi dan Pengendalian Strategis

• Kemajuan pelaksanaan strategi perlu dievaluasi,

untuk memastikan apakah perencanaan sesuai

dengan rencana, dan apakah pelaksanaan tersebut

dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 45

Tingkat

Korporasi

(corporate

level)

Tingkat Unit

Bisnis (business

unit)

Tingkat Fungsional

(functional level)

Merupakan keputusan pasar

mana yang akan dimasuki.

Merupakan keputusan bagaimana bersaing pada setiap pasar.

Merupakan keputusan bagaimana menjalankan setiap fungsi dalam organisasi.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 46

• Top Manager: mengutamakan keselamatan

dan pengembangan perusahaan dalam waktu

panjang

• Middle manager: kompetisi & pengembangan

sumber daya

• First line manager: persoalan operasional

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 47

–

Strategi Tingkat Korporasi

•Pendekatan Nilai

•Pendekatan Unit Bisnis

Strategi Umum merupakan kerangka strategi

keseluruhan yang dirumuskan oleh manajemen

puncak. Contoh: integrasi vertikal, horizontal,

strategi penarikan, strategi stabilitas, strategi

pertumbuhan.

Strategi Portofolio Bisnis berawal dar unit bisnis,

yaitu unit yang independen. Contoh: Matrix BCG.

(9)

–

Strategi Tingkat Unit Bisnis

• Strategi yang dikembangkan oleh Porter dapat

digunakan untuk menganalisis strategi unit

bisnis. Menurut Porter, daya tarik industri

ditentukan oleh lima faktor:

–

Halangan untuk Masuk

–

Kekuatan Pelanggan

–

Ancaman Produk Substitusi

–

Persaingan dalm Industri

• Sedangkan Strategi Generik Porter ada tiga:

–

Differensial

–

Kepemimpinan Biaya Rendah

–

Fokus

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 49

–

Strategi Fungsional

• Ditujukan untuk fungsi organisasi seperti

pemasaran, keuangan, produksi, sumberdaya

manusia, serta riset dan penembangan.

• Implementasi Strategi

–

Strategi dan Struktur

• Menurut Chandler, struktur mengikuti strategi.

Organisasi biasanya melewati tiga tahap yaitu

struktur unit, fungsional, kemudian multi divisi.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 50

–

Peranan Manajer Puncak (CEO atau Chief

Executive Officers)

• Manajer puncak mempunyai peranan penting dalam

perencanaan dan pelaksanaan strategi. Manajer puncak

melembagakan strategi. Organisasi dapat

mendatangkan manajer puncak dari luar atau dari

dalam.

–

Memahami Hambatan Pelaksanaan Strategi

• Manajer perlu memahami perencanaan dan

pelaksanaan strategi.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 51

1. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana

yang baik, sebagai berikut :

• Mempermudah tercapainya tujuan,

• Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,

• Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,

• Disertai perincian yang teliti,

• Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,

• Bersifat sederhana,

• Luwes,

• Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,

• Bersifat praktis/pragmatis,

• Merupakan forcasting.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 52

2. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab, sbb:

• What (apa) = tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan)

• When (kapan) = waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan)

• How (bagaimana) = cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut)

• Who (siapa) = tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut)

• Where (dimana) = tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan)

• Why (mengapa) = keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan).

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 53

3. Memandang proses perencanaan sebagai

suatu masalah yang harus dipecahkan dengan

mempergunakan teknik-teknik ilmiah

(scientific techniques of problem solving),

melalui langkah:

• Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the

nature of the problem).

• Mengumpulkan data (collect data),

• Menganalisa data-data (analisis of the data),

• Menentukan beberapa alternatif (determination of several

alternatives),

• Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly

best way from among alternatives),

• Pelaksanaan (execution)

• Penilaian hasil (evaluation of results)

(10)

• Perencanaan dapat diibaratkan seperti

lokomotif

yang menarik kereta yang

terdiri dari aktivitas mengorganisasikan,

memimpin, dan mengendalikan

• Atau

kita

dapat

mengibaratkan

perencanaan sebagai

akar tunggang

dari

pohon yang besar dan rimbun, dari situ

tumbuh

cabang-cabang,

yaitu

penggorganisasian, kepemimpinan, dan

pengendalian

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 55

Perbedaan Rencana Strategis dan

Operasional

• Kurun Waktu

• Cakupan

• Tingkat Rincian

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 56

Kurun Waktu

• Rencana Strategis cenderung untuk

melihat kedepan beberapa tahun atau

bahkan dekade

• Bagi Rencana Operasional, satu tahun

seringkali merupakan periode yang

relevan

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 57

Cakupan

• Rencana

Strategis

mempengaruhi

aktivitas

organisasi

secara

luas,

sedangkan

rencana

operasional

mempunyai cakupan yang sempit dan

terbatas

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 58

Tingkat Rincian

• Seringkali sasaran strategis dinyatakan

dalam

istilah

yang

tampaknya

menyederhanakan dan umum

• Rencana Operasional lebih rinci /detil

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 59

Proses Manajemen Strategis

Membuat Rencana Strategis Implementasi Strategis Penetapan Sasaran Merumuskan Strategi Pengendalian Strategi 10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 60

(11)

Hirarki Rencana Strategis

dalam Oganisasi Multibisnis

Strategi Korporasi

Strategi Unit Bisnis

Strategi Tingkat Fungsional

Rencana Operasional

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 61

PERENCANAAN

PERMASALAHAN PENETAPAN TUJUAN

• Keenganan untuk meninggalkan alternatif sasaran yang lain (mungkin lebih tepat)

• Takut salah (gagal, rasa malu, dianggap tidak mampu, tidak menghargai orang lain)

• Kekurangan pengetahuan mengenai organisasi (bertentangan dengan unit organisasi lain)

• Kekurangan pengetahuan mengenai lingkungan organisasi (pesaing, pemasok, pelanggan, lembaga pemerintah/masyarakat)

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 62

PROSES MANAJEMEN

TAHAP DASAR PERENCANAAN (2)

• Pendefinisian situasi saat ini:

–

Sejauh mana posisi organisasi terhadap sasaran ?

–

Sumber apa yang dilakukan untuk menutup

perbedaan ini ?

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 63

PROSES MANAJEMEN

TAHAP DASAR PERENCANAAN (2)

• Identifikasi dukungan & hambatan:

–Identifikasi faktor eksternal dimasa yang akan datang –Faktor internal & eksternal apa yang membantu atau menimbulkan

masalah dalam mencapai tujuan • Penetapan tindakan:

–Penetapan keputusan mengenai keadaan masa depan yang harus dibentuk

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 64

PERENCANAAN (1)

HIERARKHI PERENCANAAN

• Rencana Strategis:

–Mempertemukan organisasi dengan tujuan yang ditetapkan organisasi, dalam rangka mengimplementasikan misi perusahaan • Rencana Operasional:

–Rencana detail yang menjabarkan bagaimana rencana strategis dapat direalisasikan ke dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 65

PERENCANAAN (2)

HIERARKHI PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

(12)

HIERARKHI PERENCANAAN

RENCANA OPERASIONAL

• Single-use Plan (Rencana sekali pakai):

–Rencana yang dikembangkan untuk menyelesaikan suatu tujuan yang sangat spesifik dan tidak digunakan lagi setelah tujuan yang dimaksudkan diselesaikan

• Standing Plan:

–Pendekatan atau rencana yang dibakukan untuk menangani situasi yang sedang dihadapi atau diperkirakan

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 67

RENCANA OPERASIONAL

SINGLE USE PLAN (1)

• Program:

sekumpulan kegiatan yang memperlihatkan adanya:

–

Rangkaian langkah kegiatan yang diperlukan untuk

mencapai tujuan

–

Unit organisasi atau personil penanggung jawab

setiap langkah

–

Urutan dan waktu untuk setiap kegiatan

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 68

RENCANA OPERASIONAL

SINGLE USE PLAN (2)

• Proyek:

–

Bagian kecil dari program yang lingkup kerjanya

sangat khusus dan waktunya cukup banyak

• Anggaran:

–

Sumber dana yang diperlukan dalam jangka waktu

tertentu

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 69

RENCANA OPERASIONAL

STANDING PLAN (1)

• Uraian kegiatan yang berulang untuk menghadapi situasi yang relatif tidak berbeda

• Kebijakan (Policy):

– Pedoman umum daalam pengambilan keputusan yang menetaapkan apa yang boleh dan apa yang tidak boleh dilakukan oleh pimpinan atau karyawan

• Manfaat:

– Meningkatkan efektivitas organisasi – Mengungkapkan personal value – Mengurangi konflik yang terjadi

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 70

RENCANA OPERASIONAL

STANDING PLAN (2)

• Standard Procedure (SOP-Standard Operating Procedure):

–Proses kerja yang merupakan rincian dari kebijakan

• Aturan (Rules):

–Pernyataan yang menjelaskan suatu tindakan spesifik harus atau dilarang dilakukan dalam suatu kondisi tertentu

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 71

PERENCANAAN

TEKNIK DAN ALAT BANTU PERENCANAAN

• A. PERAMALAN

• Teknik pendukung perencanaan yang sangat dibutuhkan sebelum kegiatan perencanaan dimulai.

• Perkiraan mengenai apa, berapa, bagaimana dari keadaan di masaa mendatang.

• 2 jenis : Peramalan Kualitatif & Peramalan Kuantitatif

(13)

PERENCANAAN

PERAMALAN: METODA KUALITATIF (1)

• Metoda Judgement:

–

Menggunakan opini atau dugaan sebagai data

–

Survey pendapat dilakukan dengan cara penjurian,

teknik Delphi, dll

–

Kelemahan: terjadinya bias pada waktu survey

pendapat

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 73

PERENCANAAN

PERAMALAN: METODA KUALITATIF (2)

• Metoda Proyektif:

– Pencetusan gagasan & dibentuk sedikit demi sedikit menjadi solusi.

– Brainstorming: kelompok memusatkan pikiran secara intensif pada masalah yang dihadapi, gagasan dilontarkan secara cepat sebanyak-banyaknya tanpa diskusi & kritik, dilanjutkan dengan konstruksi skenario (pembentukan logika pemikiran, urutan kerja secara hipotesis dan menjawab pertanyaan).

– Membutuhkan keahlian dalam berbagai bidang.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 74

PERENCANAAN

PERAMALAN: METODA KUANTITATIF (2)

• Metoda Ekstrapolasi: Time Series Analysis

– Peramalan mempelajari kecenderungan masa depan & sekarang – Kelemahan: mempertimbangkan satu variabel kunci

• Metoda Causal (Metoda Ekonometrik, Metoda Segmentasi):

– Hubungan sebab akibat antara variabel yang berlaku: variabel independen dan variabel dependen

– Teknik statistik (analisis korelasi regresi)

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 75

PERENCANAAN

TEKNIK DAN ALAT BANTU PERENCANAAN

• B. PERENCANAAN PROYEK

• Diagram Network: menjelaskan kegiatan dari proyek serta hubungan ketergantungan antar kegiatan.

• Gant Chart: gambaran jadual kegiatan di dalam suatu proyek (Millestone

Scheduling).

• CPM (Critical Path Method) & PERT (Program Evaluation and Review

Technique): metoda yang menjelaskan urutan kerja yang paling kritis atau peluang yang diperhatikan dalam suatu proyek.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 76

PERENCANAAN

DIAGRAM NETWORK

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 77

PERENCANAAN

GANTT CHART & MILLESTONE

Waktu KEGIATAN 10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 78

(14)

PERENCANAAN STRATEGIS

• Perencanaan:

–Proses untuk menentukan sasaran organisasi & menetapkan cara untuk mencapainya

• Perencanaan strategis:

–Proses untuk menetapkan sasaran organisasi pada jangka waktu yang cukup panjang serta langkah atau tindakan yang diperlukan untuk mencapai sasaran tersebut

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 79

STRATEGI (DEFINISI)

• Mengenai apa yang diinginkan organisasi  program yang mempunyai cakupan luas untuk menetapkan & mencapai tujuan organisasi serta mengimplementasikan misi organisasi

• Mengenai apa yang dilaksanakan oleh organisasi  pola tanggapan organisasi terhadap keadaan lingkungan secara terus menerus

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 80

STRATEGI (KARAKTERISTIK)

• Horizon waktu (waktu cukup panjang  segi keberlakuannya maupun dari dampak terhadap keadaan perusahaan)

• Dampak (berpengaruh terhadap hampir semua fungsi dalam organisasi)

• Konsentrasi Usaha (membutuhkan konsentrasi suatu usaha, kegiatan atau perhatian tertentu)

• Pola Keputusan (pilihan strategi akan membutuhkan suatu rangkaian keputusan yang diikuti oleh semua tingkatan organisasi dalam suatu pola yang konsisten)

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 81

EVOLUSI KONSEP STRATEGI

STRATEGI SEBAGAI GARIS BESAR RENCANA (GRAND PLAN)

• Strategi  «strategia » (Yunani)  «art or science of being a

general » (seni atau ilmu untuk menjadi seorang jenderal)

• Tugas jenderal:

–Mempunyai rencana, tetapi juga dapat melaksanakan rencana  strategi harus dapat menggabungkan komponen rencana & komponen keputusan (disebut Grand Strategic Plan)

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 82

STRATEGI SEBAGAI PERUMUSAN KEBIJAKAN

• Policy Formulation Approach  Business Policy (50an – 60an) • Konsep untuk mengimplementasikan aturan sehari-hari

mengenai apa yang boleh & apa yang tidak boleh dilakukan oleh suatu fungsi tertentu

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 83

PENDEKATAN INTIAL STRATEGY (1)

• Perubahan lingkungan  pendekatan strategi perusahaan • 2 faktor perubahan pendekatan strategi:

• Tingkat pertumbuhan lingkungan bertambah secara cepat perusahaan tergantung terhadap lingkungan kecepatan munculnya gagasan produk baru & hilangnya produk baru

(15)

• Pertumbuhan perusahaan (ukuran & kompleksitas) –Fortune  1949: 500 perusahaan single product

line

1970: perusahaan multi-industri, usaha multi nasional

• Chandler, Ansoff, Kenneth Andrew (1965 – 1975): Initial Strategy

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 85

• Karakeristik Intial Strategy (Chandler):

–Dua unsur: objectives & cources of action (suatu kesatuan) –Ada key-idea, bukan kegiatan rutin dalam strategi –Perlu dirumuskan, bukan saja dijalankan

–Konsep pengelompokkan hubungan antara lingkungan dan industri (perubahan yang cepat & lamban)

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 86

PENDEKATAN MANAJEMEN STRATEGI (1)

• 3 tahap strategi: formulasi strategi, implementasi strategi & pengendalian strategi

• 6 tugas dasar:

• Penetapan sasaran (ekonomis & menggambarkan power): sasaran personal & pengaruh unsur stakeholder

• Lingkungan Usaha: dapat mempengaruhi & dipengaruhi, tetapi tidak dikendalikan  kondisi lingkungan dapat diramalkan

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 87

• Perumusan strategi: apa ? (apa yang diinginkan oleh organisasi), bagaimana ? (bagaimana sasaran dapat dilaksanakan)

• Strategi masa lalu: kemungkinan keberhasilan strategis di masa mendatang

• Implementasi strategi: bagaimana mengadministrasikan kegiatan sehingga terlaksana secara konsisten agar getting the job done

• Pengendalian strategis: proses harus dimonitor, feedback harus diperoleh

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 88

• Pertanyaan dalam manajemen strategi:

–

Kemana kita pergi ?

–

Bagaimana kita sampai kesana ?

–

Apa yang menjadi blue print tindakan kita ?

–

Bagaimana kita tahu masih berada dalam jalur

yang benar ?

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 89

EVOLUSI KONSEP STRATEGI TINGKATAN STRATEGI (1)

(THOMSON & STRICKLAND)

• Strategi tingkat korporasi:

–Strategi yang diformulasikan oleh top management, berkaitan dengan pengoperasian organisasi yang mengandung lebih dari satu line of

business

• Bisnis apa yang akan masuk, dan apa yang akan keluar ? • Pelanggan mana yang akan dilayani ?

(16)

EVOLUSI KONSEP STRATEGI TINGKATAN STRATEGI (2)

• Teknologi baru apa yang akan digunakan ?

• Bagaimana kita mengatur kegiatan & bagaimana sumber dialokasikan ? • Strategi tingkat unit bisnis:

–Strategi yang dilakukan dalam bisnis tertentu untuk memenangkan persaingan yang mungkin berbeda penangannya dengan bisnis lainnya • Bagaimana bisnis ini bersaing di dalam pemasaran ?

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 91

EVOLUSI KONSEP STRATEGI TINGKATAN STRATEGI (3)

• Produk/jasa apa yang akan ditawarkan ? • Pelanggan mana yang akan dilayani ? • Bagaimana fungsi-fungsi diatur ? • Bagaimana sumber-sumber didistribusikan ? • Strategi tingkat fungsional:

–Penetapan kerangka dasar untuk mengelola setiap fungsi di dalam organisasi: finance, R&D, SDM, dst.

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 92

EVOLUSI KONSEP STRATEGI KERANGKA DASAR PENETAPAN STRATEGI (1)

• Kerangka Portofolio: Matriks BCG (Boston Consulting Group) • Tujuan: menetapkan strategi pada tingkatan korporasi • Star : angka relatif market share tinggi, perusahaan perlu

mempertahankan posisi dengan mengeluarkan dana position maintenance, sehingga jumlah dana yang dikeluarkan cukup moderat

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 93

• Question Mark : perlu berusaha untuk meraih posisi Star dengan dana investasi, perlu pemakaian dana cukup besar

• Dog : dana keluar atau masuk dalam jumlah yang tidak terlalu besar • Cash Cow : posisi penumpukkan dana masuk, menunggu posisi

pertumbuhan pasar yang lebih menguntungkan

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 94

• Kerangka Analisis Industri (Porter-Harvard Business School)

• Lima kekuatan ancaman terhadap pasar dari industri  analisis SWOT (kekuatan & kelemahan, peluang & ancaman):

• Bargaining power of Supplier : posisi pemasok yang akan mempengaruhi berjalannya perusahaan

• Bargaining power of Customer : posisi pelanggan yang menenmukan berjalannya usaha

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 95

• Ancaman dari pendatang baru: perusahaan baru yang biasanya membawa modal besar, teknologi tinggi, perusahaan yang mempunyai nama besar yang sudah lama dikenal

• Ancaman dari produk atau jasa baru: produk/jasa yang mempunyai fungsi sama, tetapi mempunyai performance yang lebih tinggi atau kenyamanan pemakaian yang lebih tinggi

• Persaingan: diantara perusahaan yang sudah ada, saling merugikan, menguras energi & dana yang besar

(17)

PROSES MANAJEMEN

PENGENDALIAN

• Proses yang digunakan untuk menjamin bahwa aktivitas yang dilaksanakan sesuai dengan aktivitas yang direncanakan • Mengukur kemajuan kegiatan terhadap tujuan dan memungkinkan

untuk mendeteksi penyimpangan dari perencanaan secara tepat waktu dan mengambil tindakan perbaikan

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 97

PENGENDALIAN

DEFINISI (MOCKLER)

• Suatu upaya yang sistematik:

– Menetapkan standar prestasi dengan sasaran perencanaan, – Merancang sistem umpan balik informasi,

– Membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,

– Menentukan apakah ada penyimpangan, – Mengukur signifikansi dari penyimpangan tersebut, – Mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan,

• Menjamin semua sumber daya perusahaan telah digunakan dengan cara yang paling efektif & efesien dalam mencapai sasaran perusahaan

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 98

PROSES PENGENDALIAN

(1)

• Penetapan standar & metoda untuk

pengukuran prestasi

• Pelaksanaan pengukuran prestasi

• Evaluasi prestasi sesuai dengan standar

• Pengambilan tindakan perbaikan jika

prestasi berada di bawah standar

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 99

PROSES PENGENDALIAN

(2) LANGKAH-LANGKAH POKOK DALAM PROSES PENGENDALIAN

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 100

ASPEK PENGENDALIAN

(1)

• Jenis standar (ukuran):

–Standard performance masa lalu, kelemahan: perubahan pada masa yang akan datang, sulit diterapkan

–External Standard: diluar perusahaan

–Engineering Standard: standar yang ditentukan oleh pembuat mesin

–Productivity Standard: standar yang ditentukan berdasarkan times

and motion study

–Subjective Standard: standar yang ditentukan oleh atasan dengan

menggunakan judgement

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 101

ASPEK PENGENDALIAN

(2)

• Jumlah standar harus optimal: tidak terlalu rumit dan longgar • Wewenang untuk menentukan standar:

–Siapa yang menentukan standar, bila atasan yang menentukan standar yang tidak realistis sehingga dapat menurunkan motivasi bawahan

• Fleksibilitas standar:

–Harus dapat mengakomodasikan perubahan, standar memiliki ciri yang hampir sama untuk semua unit organisasi

(18)

ASPEK PENGENDALIAN

(3)

• Frekuensi pengukuran:

–

Sesuai dengan karakteristik proses: siklus pendek

maka frekuensi pengukuran harus tinggi

• Arah umpan baik:

harus diberikan kepada orang/unit organisasi

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 103

EFEKTIFITAS PENGENDALIANKARAKTERISTIK

• Informasi memiliki ketelitian yang cukup baik, sehingga bisa diambil tindakan koreksi yang tepat

• Informasi harus tepat waktu & relevan

• Informasi harus mudah dimengerti & bersifat objektif • Fokus pada tindakan koreksi yang dapat diterapkan secara efektif • Memperhatikan aspek ekonomi & efesiensi

• Sesuai dengan organisasi yang berlaku saat ini

10/3/2012 ayurai@2012_p3ngam3n 104

LATIHAN MINGGU KE 2: PR : Buat Kasus sederhana untuk jangka waktu 3 bulan ke depan untuk masing-masing mahasiswa, dari program sehari-hari yang dihadapi

Tentukan tujuan apa yang akan dicapai,lalu rumuskan saat ini berada pada kondisi apa?, Dukungna apa dan hambatan apa yang dihadapi, tindakan /program apa Saja yang perlu dilakukan serta bagaimana perkiraan waktunya?