Sistem Informasi Pembayaran Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP) Pada SMK Periwatas Tasikmalaya

(1)

Sistem Informasi Pembayaran Sumbangan Pengembangan

Pendidikan (SPP) Pada SMK Periwatas Tasikmalaya

Ratningsih1, Yus Mardiani2

1

AMIK BSI Bogor e-mail: ratningsih.rnn@bsi.ac.id

2

AMIK BSI Tasikmalaya e-mail: yus2904 @bsi.ac.id

Abstract - Education development donation (SPP) is one source of funds to finance school operations. Donations for Educational Development (SPP) is very important especially for private schools. Delaying report can disrupt the various of policies in schools. This often occurs in SPP Payments system in vocational Periwatas Tasikmalaya. Education Development Contribution Payment System (SPP) that run too difficult to find the data of students who have debts payment for SPP. In using paper, it make a risk of losing data and documentation that more also needed a place for large enough storage. To solve these problems, the development of payment systems Education Development Contribution (SPP). In the development of this system is done through several stages of The analisys of walk system,the design of information system and implementation of new systems. Contribution payment information system for Educational Development (SPP) newly capable of processing data quickly and precisely and is able to provide the needed information at any time so it can produce an appropriate policy.

Keywords: information systems, The payment of education development conrtibution

Abstraks – Sumbangan pengembangan pendidikan (SPP) merupakan salah satu sumber dana untuk membiaya operasional sekolah. Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP) ini sangat penting terutama bagi sekolah swasta. Keterlambatan laporan dapat mengganggu berbagai kebijakan di sekolah. Hal ini seringkali terjadi pada sistem pembayara SPP di SMK Periwatas Tasikmalaya. Sistem pembayaran Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP) yang berjalan juga sulit mencari data siswa yang memiliki hutang SPP. Penggunaan kertas beresiko kehilangan data serta dokumentasi yang semakin banyak juga membutuhkan tempat penyimpan yang cukup besar. Untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut, diperlukan pengembangan sistem pembayaran Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP). Dalam pengembangan sistem ini dilakukan melalui beberapa tahap yaitu analisa sistem berjalan, perancangan sistem informasi dan penerapan sistem baru. Sistem informasi pembayaran Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP) yang baru mampu mengolah data dengan cepat dan tepat serta mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan setiap saat sehingga dapat menghasilkan kebijakan yang tepat.

Kata Kunci : sistem informasi, pembayaran sumbangan pengembangan pendidikan

1. Pendahuluan

SMK Periwatas Tasikmalaya adalah salah satu sekolah swasta yang ada di kota Tasikmalaya. Sumbangan pengembangan pendidikan (SPP) merupakan salah satu sumber dana untuk membiayai operasional sekolah. SPP ini bersumber dari siswa yang harus dibayarkan setiap bulannya.

SPP ini sangat penting sekali untuk menunjang operasional sekolah. Dalam pencatatannya diperlukan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan. Kesalahan pencatatan atau keterlambatan dalam pembuatan laporan dapat mengganggu kegiatan di sekolah. Pencatatan yang kurang baik juga menyebabkan bendahara sekolah sulit mendeteksi siswa yang belum membayar SPP.

Dari hasil pengamatan, didapatkan beberapa permasalahan dalam sistem yang sedang berjalan diantaranya membutuhkan media kertas yang cukup banyak, penggunaan media kertas membutuhkan tempat penyimpanan yang lebih luas, kemungkinan kehilangan berkas serta membutuhkan waktu yang cukup lama untuk membuat berbagai laporan yang terkait dengan sistem ini.

Terkait dengan berbagai permasalahan yang ditemukan, diperlukan perancangan sistem informasi pembayaran SPP yang dapat mengatasi berbagai permasalahan yang ada. Penggunaan sistem informasi pembayaran SPP diharapkan dapat mengurangi penggunaan kertas dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat serta tersedianya informasi yang

(2)

Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2014 ISBN: 978-602-61268-2-5

2. Metode Penelitian

Perancangan sistem informasi pembayaran SPP ini menggunakan metode waterfall. Sistem informasi ini dirancang melalui beberapa tahapan, yaitu:

a. Menganalisa sistem yang sedang berjalan. Dalam hal ini peneliti melakukan observasi yaitu pengamatan dan penelitian secara langsung terhadap sistem berjalan pada SMK Periwatas Tasikmalaya, khususnya pada sistem pembayaran sumbangan pengembangan pendidikan (SPP) serta melakukan Wawancara/tanya jawab dengan pihak-pihak yang terkait dengan sistem pembayaran sumbangan pengembangan pendidikan (SPP) baik siswa maupun bagian TU dan kepala sekolah.

b. Merancang sistem informasi pembayaran SPP berdasarkan data yang didapat pada saat menganalisa sistem berjalan.

c. Menerapkan sistem informasi pembayaran SPP dan mengevaluasi kekurangan dari sistem baru.

3. Hasil dan Pembahasan

Sistem pembayaran SPP pada SMK Periwatas Tasikmalaya terdiri dari beberapa prosedur, yaitu:

a Prosedur pembayaran SPP

Setiap siswa diberikan sebuah kartu untuk pencatatan pembayaran SPPnya. Kartu ini wajib dibawa pada saat siswa melakukan pembayaran SPP setiap bulannya. Sebagai bukti pembayaran, staff tata usaha (TU) akan mencatat, menandatangai dan memberikan stempel lunas pada kartu tersebut sesuai dengan bulan pembayaran dan kartu SPP dikembalikan kepada siswa. staff TU juga mencatat pembayaran SPP kedalam buku harian transaksi pembayaran.

b. Prosedur Rekapitulasi Pembayaran SPP

Staff TU membuat rekapitulasi pembayaran SPP perhari berdasarkan data yang ada pada buku harian transaksi pembayaran kemudian rekapitulasi tersebut diserahkan kepada bendahara sekolah untuk direkap kembali kedalam buku LC yang merupakan bukti transaksi pembayaran

b Prosedur Pembuatan Laporan

Setiap akhir bulan, bendahara sekolah membuat laporan pembayaran siswa berdasarkan data pada buku LC. Selanjutnya laporan ini diserahkan kepada kepala sekolah. Sistem pembayaran SPP pada SMK Periwatas Tasikmalaya digambarkan menggunakan tools system Diagram Alir Data (DAD). Pada sistem pembayaran SPP yang sedang berjalan, diagram alir data (DAD) yang dibuat adalah diagram konteks yang tampak pada Gambar 1 dan diagram nol pada Gambar 2.

Siswa

Sistem Pembayaran SPP

SMK Periwatas Tasikmalaya

Kartu SPP Staf Tata Usaha

Kartu SPP Kartu SPP, Data Pembayaran Kartu SPP Bendahara Data Pembayaran, Laporan Pembayaran Laporan Pembayaran Bendahara Kepala Sekolah Laporan Pembayaran Gambar 1. Diagram Konteks

(3)

Siswa

Pembayaran SPP 1.0 Kartu SPP

Staf Tata Usaha Kartu SPP Kartu SPP, Data Pembayaran Kartu SPP Buku Harian Data Pembayaran Data Pembayaran Rekapitulasi 2.0 Data Pembayaran Bendahara Data Pembayaran Data Pembayaran Buku LC Data Pembayaran Pembuatan Laporan 3.0 Data Pembayaran Kepala Sekolah

Laporan Pembayaran Laporan Pmbayaran

Gambar 2. Diagram Nol Sistem Pembayaran SPP

Berdasarkan pengamatan secara langsung pada setiap proses pembayaran SPP serta mengamati prosedur pada sistem yang sedang berjalan ditemukan beberapa permasalahan, diantaranya sering terjadinya keterlambatan dalam pembuatan dan penyampaian laporan, kerangkapan data serta sulitnya pencarian data.

Untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut, dirancang sebuah sistem informasi pembayaran SPP dengan prosedur sebagai berikut:

a Prosedur Pembayaran SPP

Siswa membawa kartu SPP yang telah dibagikan sebelumnya sebagai alat pencatatan bukti pembayaran SPP. Staff TU login kedalam aplikasi pembayaran SPP dan menginputkan data siswa tersebut. Aplikasi akan menampilkan tagihan SPP siswa

tersebut, kemudian staff TU input data pembayaran dan dan klik tombol simpan. Kemudian staff TU menandatangani dan memberi stempel lunas pada kartu SPP siswa. b Prosedur Validasi Pembayaran SPP

Setiap hari bendahara sekolah akan melihat data pembayaran SPP dan mencocokkan dengan jumlah uang yang diterima. Jika sesuai bendahara sekolah akan memberikan validasi.

c Prosedur pembuatan laporan

Staff TU maupun bendahara dapat melihat laporan data siswa yang memiliki hutang SPP melalui aplikasi ini untuk ditindaklanjuti Sebagai laporan pembayaran SPP, Kepala sekolah dapat melihat/mencetak sendiri melalui aplikasi pembayaran SPP sesuai dengan periode yang dipilih.

(4)

DatapembayaranSPP

Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Informasi Pembayaran SPP

Gambar 4. Diagram Nol Sistem Informasi Pembayaran SPP 0 Sistem Informasi Penggajian Siswa Benda hara Staff TU Kepala Sekolah DataSiswa ValidasiPembayaranSPP LapPembayaranSPP BuktiPembayaranSPP DataPembayaranSPP DataPembayaranSPP 1.0 Prosedur Pembayar an SPP Siswa DataSiswa Pembayaran SPP D3 TU DataPembayaranSPP TagihanSPP 2.0 Validasi Pembayar an SPP Bendahar a ValidasiRekapSPPHari SPP D3 DataPembayaranSPP ValidasiRekapSPPHari an Kepala Sekolah 3.0 Laporan Pembayar an SPP Siswa D3 _BiayaSPP DataSiswa DataSiswa LaporanSPP DataSPP

(5)

datanya, sistem informasi pembayaran SPP menggunakan database. Penulis menggunakan

merancang databasenya. Rancangan database yang dibuat, dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 5. Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Pembayaran SPP

Gambar 6. Logical Record Structure Sistem Informasi Pembayaran SPP

Siswa NIS Kelas NamaSiswa Melakukan NoPembayara NIS PembayaranSPP NIS Bulan Tahun Jumlah NoPembayara SPP TahunAjar Biaya Memiliki TahunAjar KodeBiaya User username password HakAkses 1 1 M M M SPP TahunAjar* Biaya User Username* Nama Password HakAkses Siswa NIS* NamaSiswa Kelas Pembayaran SPP NoPembayaran* Tanggal Bulan Tahun Jumlah NIS** TahunAjar ** Username** 1 1 _M 1 1 M M nama tanggal

(6)

Dari rancangan database pada ERD dan LRS, dijabarkan dalam spesifikasi file seperti yang tampak pada Tabel 1, Tabel 2, Tabel 3 dan Tabel 4.

Tabel 1. Spesifikasi File Siswa Field Tipe

Data

Size Keterangan

NIS Text 8 PrimaryKey

NamaSiswa Text 33

Kelas Text 4

Tabel 2. Spesifikasi File SPP Field Tipe

Data

TahunAjar Text 4 PrimaryKey

Biaya Currency 33

Tabel 3. Spesifikasi File user Field Tipe

Data

Size Keterangan Username Text 17 PrimaryKey Password Text 13

Nama Text 33

HakAkses Text 9 ‘staff’; ’bendahara’;

’kepsek’ Tabel 4. Spesifikasi File PembayaranSPP

Field Tipe Data

NoPembayaran Text 9 PrimaryKey

Tanggal Date

Bulan Date MM

Tahun Date YYYY

Jumlah Currency

NIS Text 8 ForeignKey

TahunAjar Text 4 ForeignKey

Username Text 17 ForeignKey

Pada sistem ini beberapa data yang diolah menjadi kunci utama. Kunci utama ini memiliki struktur kode yang telah ditentukan. Adapun struktur kode tersebut terdiri dari: a. Struktur Kode NIS

9 9 9 9 9 9 9 9

Contoh:

1 2 1 3 1 0 2 7

1213 Siswa tersebut masuk pada tahun ajar 2012/2013

1 No Urut Jurusan 1 untuk jurusan akuntansi

027 No Urut Siswa ke 27

b. Struktur Kode TahunAjar

9 9 9 9

Contoh: 1213 untuk tahun ajar 2012/2013 c. Struktur Kode NoPembayaran

9 9 9 9 9 9 9 9 9

contoh

1 3 0 5 1 3 0 3 7

130513 Transaksi terjadi pada tanggal 13 bulan Mei tahun 2013

037 No Urut transaksi pada tanggal tersebut

4. Kesimpulan

Dari hasil penelitian mengenai sistem informasi pembayaran SPP, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Penggunaan sistem informasi pembayaran SPP mengurangi penggunaan kertas yang membutuhkan tempat penyimpanan yang besar sebagai dokumentasinya.

2. Mengurangi resiko kehilangan berkas/data 3. Sistem informasi pembayaran SPP dapat

membantu meringankan pekerjaan dan Tahun Ajar Masuk

No Urut Jurusan

No Urut Siswa

Tahun Ajar Masuk

No Urut Jurusan No Urut Siswa Tanggal Transaksi “’ddmmyy’ No Urut transaksi Tanggal Transaksi “’ddmmyy’ No Urut transaksi

(7)

mempercepat pembuatan berbagai laporan yang dibutuhkan dari data yang ada.

4. Informasi yang dibutuhkan tersedia setiap saat dengan cepat dan tepat.

Untuk memaksimalkan penggunaan sistem informasi pembayaran SPP diperlukan pelatihan untuk pengguna sistem ini agar tidak terjadi kesalahan input data, back-up data harus dilakukan secara berkala untuk menghindari kehilangan data jika terjadi kerusakan pada database utama. Setiap pengguna harus menjaga kerahasiaan user dan passwordnya agar tidak disalahgunakan.

Sistem pembayaran SPP ini belum terintegrasi dengan system lain yang ada disekolah. Untuk pengembangan selanjutnya dapat diintegrasi system ini dengan sistem lainnya yang saling berkaitan

Referensi

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: CV. Andi Offset.

Jogiyanto. HM. 2005. Data Flow Diagram.

Diambil dari:

http://Bagiilmu.web.id/data-flow-diagram.htm (15 Mei 2014).

Nugroho, Adi. 2011. Data Flow Diagram.

Diambil dari:

http://informatika.web.id/data-flow-diagram.htm (15 Mei 2014).

Pahlevi, Said Mirza. 2013. Tujuh Langkah Praktis Pembangunan Basis Data. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Priyadi, Yudi. 2014. Kolaborasi SQL&ERD

Dalam Implementasi Database. Yogyakarta: Penerbit ANDI.

Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Supardi, Yuniar. 2013. Koleksi Program TA dan Skripsi dengan Foxpro 9. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Taufik, Rohmat. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu..