7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem manajemen pengetahuan
Sebelum melihat sistem manajemen pengetahuan dan aplikasinya, penting untuk memiliki gambaran pengetahuan, definisi, jenis dan proses konversi dari sistem manajemen pengetahuan. Berdasarkan sejarah panjang hasil pencarian pengetahuan yang akan kembali ke hampir 25 abad yang lalu pada zaman Plato dan Aristoteles tidak ada definisi yang disepakati. Davenport et al.(1998) mendefinisikan pengetahuan sebagai informasi dikombinasikan dengan pengalaman, konteks, interpretasi dan refleksi. Demikian pula, Turban (1992) menggambarkan pengetahuan sebagai sebuah gambaran terorganisir dan menganalisis informasi yang akan digunakan untuk memecahkan masalah atau membuat keputusan. Namun, peneliti lain mendefinisikan pengetahuan lebih umum sebagai "mengecilkan mengapa dan bagaimana sesuatu bekerja (Clarke, 1998)." Tidak peduli bagaimana pengetahuan didefinisikan dalam kata-kata, itu secara luas diyakini dibentuk oleh dua komponen utama: Informasi dan Data. Sedangkan data dianggap sebagai fakta mentah dan informasi terdiri dari satu set data, pengetahuan dianggap sebagai informasi yang berarti.Untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna, memanfaatkan data dan informasi dan mengubahnya menjadi pengetahuan yang berharga adalah tantangan baru bagi organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan
(Bogdanovicz dan Bailey, 2002). Untuk itu, sebuah organisasi harus mengelola sumber daya dan mengatur data ke dalam kategori pemahaman dan informasi yang dapat diandalkan.Perusahaan harus memanfaatkan sumber daya tambahan untuk datang dengan pendekatan dan metode untuk mengkonversi informasi pengetahuan, menciptakan sumber daya baru pengetahuan, dan mempertahankan aset pengetahuan (Laundon, 2006).Ada berbagai jenis knowledge, seperti yang diperkenalkan oleh berbagai peneliti, yaitu pengetahuan tacit dan eksplisit (Choi dan Lee, 2002; Nonaka dan Takeuchi, 1995; Nonaka et al 2000; Polanyi, 1966), semi pengetahuan -tacit (Maiden dan Rugg, 1966), pengetahuan semi-eksplisit (Al Hawari dan Hasan, 2002), deklaratif, prosedural, kausal, kondisional dan relasional pengetahuan (zack, 1999) dan akhirnya, inert, signifikan, experiental, dan tahu - bagaimana (Paisey, 2002)Pengetahuan tacit, merupakan jenis yang paling umum dari pengetahuan, mengacu pada pengetahuan yang berada dalam pikiran orang dan belum didokumentasikan (Laudon dan Laudon, 2006). Pengetahuan tacit sangat pribadi dan sulit untuk diformalkan, maka, sehingga mustahil untuk dapat dengan mudah dikomunikasikan atau disebarluaskan (Hamel, 1991; Nonaka, 1994; Von Hippel, 1994).Sebaliknya, pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang telah didokumentasikan dan tersedia dalam fomat - format berbeda (Laudon dan Laudon, 2006). Pengetahuan eksplisit dapat diambil, terorganisir, disimpan dan berbagi melalui-keluar organisasi (Balthazard dan Cooke, 2004) dan dapat dinyatakan dalam bahasa formal melalui kata-kata atau angka (Gore dan Gore, 1999)Kedua jenis pengetahuan dapat dikonversi ke satu sama lain. Nonaka dan Takeuchi (1995) mengidentifikasi empat proses konversi pengetahuan antara jenis tacit dan eksplisit pengetahuan dalam model
SECI mereka seperti yang ditunjukkan pada gambar 1. Mereka termasuk sociaization, eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi.
Gambar 0.1.1 Model SECI Sumber: Nonaka dan Takeuchi (1995)
Model SECI adalah model proses yang menunjukkan konversi pengetahuan antara bentuk dan menyoroti eksplisit dan tacit bagaimana pekerja pengetahuan baru (Nonaka dan Konno, 1998). KM telah menjadi bagian penting dari proses organisasi di dunia saat ini. Entah sadar atau tidak sadar, proses KM ada dan dipraktikkan sampai batas tertentu di hampir semua organisasi.Tidak ada keraguan bahwa di dunia pengetahuan baru-baru ini, pengetahuan dibuat dalam kehidupan sehari-hari dan melalui komunikasi rutin disebarluaskan secara terus menerus.Selain itu, pengetahuan bersama yang digunakan oleh individu dan organisasi untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem manajemen pengetahuan menurut Debowski S (2006) yaitu merupakan proses dalam mengidentifikasi, menangkap, mengorganisasi dan
menyebarkan aset-aset intelektual yang sangat penting untuk kinerja jangka panjang organisasi.
2.2 CKM Model
Terbentuknya sistem manajemen pengetahuan, terdiri dari 2 inti aspek utama yaitu: People, Process dan Technology. Ketiganya membuat proses sebuah KMS menjadi berhasil.
People: merupakan aspek penting dalam KM, padapeople dasar pengetahuan yang ada pada orang-orang atau perusahaan maupun organisasi dalam perusahaan.
Process: merupakan suatu proses yang jelas dalam menyaring pengetahuan yang ada agar dapat terdokumentasikan.
Technology: membantu membuat mudah proses pendokumentasian, penyimpanan dan penyebaran dari pengetahuan yang ada. Tanpa adanya teknologi proses pencarian dan penyimpanan menjadi sulit.
2.3 Analisis Faktor
Analisis faktor adalah suatu metode untuk menganalisis sejumlah observasi, dipandang dari sisi interkorelasinya untuk mendapatkan apakah variasi-variasi yang nampak dalam observasi itu mungkin berdasarkan atas sejumlah kategori dasar yang jumlahnya lebih sedikit dari yang nampak (Fruchter, 1954). Sementara itu, Kerlinger (1990) mengungkapkan bahwa faktor adalah gagasan atau konsep suatu hipotesis yang sungguh-sungguh ada yang mendasari suatu tes,
skala, item dan pengukuran-pengukuran dalam banyak hal. Jadi analisis faktor bermanfaat untuk mengurangi pengukuran-pengukuran dan tes-tes yang beragam supaya menjadi sederhana.
Menurut Kerlinger (1990), maksud dan kegunaan dasar analisis faktor ada dua yaitu:
a. Mengeksplorasi wilayah-wilayah variabel guna mengetahui dan menunjukkan faktor-faktor yang diduga melandasi variabel-variabel itu, b. Menguji hipotesis tentang relasi-relasi antar variabel.
Berbagai langkah yang dilakukan dalam analisa faktor (Fruchter, 1954 Suryabrata, 1982; Santoso, 2003) yaitu:
1. Membuat matriks korelasi antar masing-masing subfaktor. Masing-masing subfaktor tersebut dalam penelitian ini adalah penjumlahan dari 6 item sehingga keseluruhan didapatkan 30 subfaktor. Selanjutnya dilakukan pengujian Measure of Sampling Adequacy (KMO) dengan Kaiser Meyer Olkin (KMO)
2. Menentukan faktor atau ekstraksi faktor dengan menggunakan Principle Component Analysis(PC) karena dapat mengambil atau menyedot varians sebanyak-banyaknya (Fruchter, 1954).
3. Untuk menghentikan ekstraksi faktor menggunakan tolak ukur eigen value diatas 1.
4. Melakukan rotasi dari faktor yang telah terbentuk. Tujuan rotasi untuk memudahkan dalam interpretasi. Metode rotasi yang digunakan adalah rotasi orthogonal dengan metode varimax. Pemilihan metode rotasi orthogonal karena strukturnya sederhana dan metode varimax untuk
memudahkan interpretasi bagi peneliti mengenai faktor-faktor yang diperoleh.
2.4Penelitian Sebelumnya
Berdasarkan studi kepustakaan, didapat sejumlah referensi berupa jurnal penelitian yang membahas mengenai analisis evaluasi sistem manajemen pengetahuan dengan menggunakan berbagai metode analisis, diantaranya yaitu:
1. Penelitian Deby Hediningrum, Iwan Vanany& Ahmad Rudiansyah pada tahun 2012 menggunakan meode AHP-QFD dengan tujuan mengevaluasi efektivitas sistem sistem manajemen pengetahuandengan menilai berdasarkan pengetahuan yang dikuasai oleh karyawan. Hasil dari penelitian ini yaitu didapat nilai pengetahuan terbesar dikuasai pada area IT compliance dikarenakan IT compliance memiliki jumlah knowledge terbanyak.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Ferry Nathaniel Wibowo pada tahun 2013 dimana bertujuan untuk mengevaluasi kinerja penerapan sistem manajemen pengetahuan dengan metode TAM (Technology Acceptance Model) dengan hasil yang didapat yaitu faktor manfaat KM berpengaruh sebesar 57%, faktor pengaruh kemudahan KM sebesar 41,7%, indikator yang berdampak positif pada kinerja perusahaan adalah organizational value, interpersonal impact dan management support. indikator yang berdampak negatif pada kinerja perusahaan adalah documentation,time of information, output of relevance.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Emil Janery Lussac pada tahun 2013 dengan metode Model Zachman Framework dimana bertujuan untuk menganalisa apakah sistem manajemen pengetahuan sudah sesuai dengan yang diharapkan dan mengukur efektivitas dari sistem manajemen pengetahuan tersebut. Hasilnya sistem belum sesuai dengan yang diharapkan karena penerapan KM belum menyeluruh terhadap seluruh divisi perusahaan dan karena kurangnya dukungan dari top management akan penerapan KM.
4. Penelitian yang dilakukan oleh Amirul Shah Md Shahbudin, Mostafa Nejati dan Azlan Amran pada tahun 2011 dengan metode Sustainability-based sistem manajemen pengetahuan performance evaluation system (SKMPES) dimana bertujuan untuk memantau praktik KM dan mengevaluasi kinerja KM dalam organisasi, hasilnya kerangka KM yang ada tidak dapat mengakomodasi meningkatnya peran organisasi terhadap masyarakat dan pembangunan berkelanjutan.
5. Penelitian yang dilakukan oleh Desi Maya Kristin pada tahun 2013 dengan tujuan evaluasi sistem manajemen pengetahuan untuk mengetahui faktor yang mempengaruhi kesadaran pengguna berdasarkan 3 aspek (people, process, technology) dalam menggunakan sistem manajemen pengetahuan hasilnya didapat bahwa faktor yang mempengaruhi kesadaran pengguna yaitu infrastruktur yang memadai dan data KMS, serta indikator yang mempengaruhi kesadaran pengguna yaitu informasi yang disebarkan di KMS yang sudah efektif budaya organisasi yang mendorong terciptanya
pengetahuan yang baru, stuktur organisasi perusahaan memungkinkan proses transfer knowledge.
2.4.1Perbandingan Penelitian Sebelumnya
1. Metode AHP-QFD (The Analytic Hierarchy Process – Quality Function Deployment)
a) Kelebihan: Menyediakan format standar untuk menerjemahkan kebutuhan konsumen menjadi persyaratan teknis, sehingga dapat memenuhi kebutuhan konsumen. Metode ini sederhana dan terstruktur.
b) Kekurangan: Data yang digunakan pada penelitian dengan menggunakan metode AHP yang ada bersifat kualitatif berdasarkan pada persepsi, pengalaman, dan intuisi yang dirasakan dan diamati dan tidak menunjang kelengkapan data secara numerik untuk dapat dimodelkan secara kuantitatif.Input pada metode iniyaitu persepsi seorang ahli sehingga dalam hal ini melibatkan subyektifitas seorang ahli tersebut selain itu juga model menjadi tidak berarti jika memberikan persepsi yang keliru.
2. metode TAM (Technology Acceptance Model)
a) Kelebihan: Metode ini baik untuk menjelaskan dari sisi perilaku penerimaan pengguna terhadap penerapan teknologi atau sistem informasi. TAMmerupakan model perilaku (behavior) yang bermanfaat untuk mengetahui kebermanfaatan dari penerapan sebuah sistem.
b) Kekurangan: Metode ini hanya menganalisa dari 2 faktor saja yaitu persepsi kemudahan dan kebermanfaatan. TAM hanya menjelaskan kepercayaan (beliefs) mengapa pemakai mempunyai minat perilaku menggunakan sistem yaitu kepercayaan dalam penggunaan namun TAM belum memberikan informasi mengapa pemakai sistem memiliki dasar-dasar kepercayaan tersebut.
3. Model Zachman Framework
a) Kelebihan:Model Zachman framework merupakan tool manajemen untuk memeriksa kelengkapan arsitektur dan maturity levelMemiliki tujuan yang lebih sederhana yaitu agardokumentasienterprise architecture TIdapat dengan mudah dimengerti, dikelola dan dimanfaatkan.
b) Kekurangan: Dalam hal implementasi, sulit untuk dilakukan. Tidak adanya contoh maupun checklist yang siap secara utuh.
4. SKMPES (Sustainability Based Knowledge Management Performance Evaluation System)
a) Kelebihan: Model ini baik untuk mengukur efektivitas penerapan sistem manajemen pengetahuan bila dilihat dari sisi knowledge management enabler, knowledge management drivers dan sistem manajemen pengetahuan infrastructure.
b) Kekurangan: Model ini memerlukan studi komprehensif lebih lanjut untuk mengetahui indikator-indikator yang tepat dalam penilaian sistem manajemen pengetahuan. Contoh penelitian dengan metode ini masih sedikit berdasarkan studi kepustakaan.
5. Metode analisis faktor
a) Kelebihan: Model ini menganalisis berdasarkan faktor people, process dan technology.
b) Kekurangan: Model ini belum dapat menganalisis performance dari efektivitassistem manajemen pengetahuan perusahaan.
Berdasarkan perbandingan penelitian sejenis, penelitian pada penulisan ini menggunakan adopsi dari metode analisis faktor dikarenakan dalam mencapai efektivitas penerapan sistem manajemen pengetahuan yang baik maka terdapat 3 aspek yang mempengaruhi yaitu aspek people, process dan technology. Dengan mengevaluasi 3 aspek tersebut maka akan didapat faktor dan indikator yang mempengaruhi kesadaran pengguna dalam penggunaan sistem manajemen pengetahuan sehingga penulisan ini dapat memberikan rekomendasi bagi perbaikan penerapan dari sistem sistem manajemen pengetahuan perusahaan. Pada penulisan ini, untuk teori aspek process menggunakan teori sagsan (2009) dan aspek technology menggunakan knowledge management infrastructure yang membedakan dari penelitian sejenis.
