Perancangan Knowledge Management System di SMKN 1 Kotabaru (Studi Kasus Kegiatan Belajar Mengajar

(1)

Perancangan Knowledge Management

System di SMKN 1 Kotabaru

(Studi Kasus Kegiatan Belajar Mengajar

Bahasa Inggris)

Inyoman Rudi Kurniawan

NIM 23204118

NIM : 23204118

http://inyomanrudi.blogspot.com

Latar Belakang

•• SMKN 1 Kotabaru menuju SMK berstandar Nasional,SMKN 1 Kotabaru menuju SMK berstandar Nasional, •• Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum,Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum,

•• Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya up up •• Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya up up

grading grading ;;

(2)

Diagram keterkaitan masalah

perancangan KMS

Kaoru ishkawa

Knowledge Spiral

•• Tacit knowledgeTacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap,, Expicit knowledge

Expicit knowledge adalah adalah knowledgeknowledge dan pengalaman tentang dan pengalaman tentang •• Expicit knowledgeExpicit knowledge adalah adalah knowledgeknowledge dan pengalaman tentang dan pengalaman tentang “bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis. “bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.

Organisasi Nonaka

Grup

Individu

(3)

Knowledge Management

•• KM is management of organizational knowledge for creating KM is management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage.(Amrit business value and generating a competitive advantage.(Amrit Tiwana)

Tiwana)))

•• KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge

knowledge dalam organisasi. dalam organisasi.

•• MMenurutenurut Efraim Turban “A knowledge management Efraim Turban “A knowledge management

Knowledge Management System

•• MMenurutenurut Efraim Turban, A knowledge management Efraim Turban, A knowledge management system (KMS) facilitates knowledge management by system (KMS) facilitates knowledge management by ensuring knowledge flow from the person(s) who know ensuring knowledge flow from the person(s) who know to the person(s) who need to know throughuot the to the person(s) who need to know throughuot the organization, while knowledge evolves and grows organization, while knowledge evolves and grows during the process”.

during the process”.

Perancangan KMS

Gap Sekarang Standar Nasional KM Road Map KMS

(4)

10 Steps Knowledge Management RoadMap

Fa se 1 : Evaluas i inf rastr uktur Fa s A n a

Analisis infrastruktur yang ada

Meluruskan KM dan strategi bisnis

Merancang infrastruktur KM 1 3 2 e 2: a lis is , per anc angan & pengem bangan KM S

Mengaudit sistem dan aset knowledge yang ada

Merancang tim KM

Membuat cetak biru KM

Mengembangkan KMS 7 6 5 4 Amrit Tiwana S Fa se 3 : Peny ebar a n Fa se 4 : Evaluas i

Evaluasi dan sempurnakan KMS Mengelola perubahan, kultur, dan struktur reward

Menyebarkan Mengembangkan KMS 10 9 8

Pengumpulan data

•• Analisis Analisis SWOTSWOT •• Kuisioner Kuisioner KK--NeedNeed •• Kuisioner Kuisioner KK--GapGap •• Kuisioner strategi KMKuisioner strategi KM •• Kuisioner aset Kuisioner aset KnowledgeKnowledge

•• Kuisioner perbandingan KMS dengan sistem manualKuisioner perbandingan KMS dengan sistem manualpp gg gg •• Skala yang digunakan 1 sampai 5 Skala yang digunakan 1 sampai 5

1 = Tidak penting

1 = Tidak penting(not critical)(not critical) = = pendekatan tidak tepatpendekatan tidak tepat 2 = Kurang penting

2 = Kurang penting(nice to have)(nice to have) = = pendekatan kurang tepatpendekatan kurang tepat 3 = Penting

3 = Penting(important)(important)= netral= netral 4 = Sangat penting

4 = Sangat penting(must have)(must have)= pendekatan tepat= pendekatan tepat 5 = Sangat penting dan segera

5 = Sangat penting dan segera(critical)(critical)= pendekatan sangat tepat= pendekatan sangat tepat •• dan 1 sampai 4dan 1 sampai 4

A = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsep A = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsep

B = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep serta B = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep serta

kegunaan/manfaatnya kegunaan/manfaatnya

C = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/ C = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/

manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan D = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta keguna D = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta

keguna--an/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan an/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan serta bagaimana melakukan

(5)

1 1.. Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi

Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi

Fase 1 Evaluasi Infrastruktur

No Nama Infrastruktur TI Keterangan 1 Local area network 100 Mbps 2 Intranet Terbatas 3 Internet Terbatas 4 Widows XP

5 Microsoft Office XP 6 1 PCServer

7 49 PC desktop Masih kurang 6 PC 8 1 Modem Robotic

9 1 Scanner Epson 10 3 Saluran Telepon

11 2 Switch (16 & 8 port) Kurang 4 switch 24 port 12 Router Belum ada

13 Acce P i t Bel ada

2.

2. Meluruskan KM dan Strategi Bisnis

Meluruskan KM dan Strategi Bisnis

13 Access Point Belum ada

•• Memanfaatkan secara maksimum seluruh sumber dayaMemanfaatkan secara maksimum seluruh sumber daya •• Memiliki sistem informasi strategik Memiliki sistem informasi strategik

•• Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif dalam mengantisipasi perubahan.

dalam mengantisipasi perubahan.

3 3..

Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi

Fase 2 Analisis, Perancangan &

Pengembangan KMS

a

a. Proses kerja yang terorganisir. Proses kerja yang terorganisir,,

¾

User Requirements

b

b. Memelihara . Memelihara knowledgeknowledge dan memfasilitasi komunikasidan memfasilitasi komunikasi,, c

c. Fokus kedepan. Fokus kedepan,, d

d. Mendukung sasaran bisnis organisasi. Mendukung sasaran bisnis organisasi,, e

e. Meningkatkan inovasi. Meningkatkan inovasi;;

ff. . Memelihara proses penciptaan Memelihara proses penciptaan knowledgeknowledge organisasiorganisasi..

¾

Enterprise Knowledge Portal

1. Enterprise Portal 2. Business Intelligence

3. Collaboration and Communities 4. Content Management

(6)

¾

Pemetaan

Enterprise Knowledge Portal

Enterpri s Sear c h Bus s ine s Collabora t Content M Str u c tur ed C U n st ru ct u re Data Integ ra Doc u ment We b D o c u m Learni n

KM objective/ user requirements

s eP o rt a l s s Int e lligence tion a nd Comm M

anagement Content ed Content ration M_anagement ment

M

anag.

n

g

Proses kerja yang terorganisir

Meningkatkan efektivitas guru 2 5 2 2 5 5 4 5 4 5 2

Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat 2 4 2 2 5 5 5 5 3 5 2

Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2

Memperbaiki waktu siklus pekerjaan 2 4 2 2 5 4 4 5 3 4 2

Menerapkan aktivitas KM 2 5 2 2 5 4 5 5 3 4 2

Meningkatkan penggunaan kembali informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2

Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Fokus ke depan 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Mendukung sasaran bisnis organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Meningkatkan inovasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

¾

Knowledge

Yang Dibutuhkan

No

No KnowledgeKnowledge DefinisiDefinisi

1

1 TeachingTeaching && LearningLearning

Methods Methods

Metod

Metodaa didalamdidalam kegiatankegiatan belajarbelajar dandan mengajarmengajar BahasaBahasa InggrisInggris

4 4.. Analisis dan Audit

Analisis dan Audit

Knowledge

Methods Methods

2

2 CulturesCultures ofof EnglishEnglish BudayaBudaya--budayabudaya yangyang adaada didi InggrisInggris khususnyakhususnya bidangbidang bisnisbisnis

dan

dan manajemenmanajemen 3

3 MasteryMastery TheThe TopicsTopics PenguasaanPenguasaan akanakan topiktopik--topiktopik pembahasanpembahasan bidangbidang bisnisbisnis dandan

manajemen manajemen 4

4 ListeningListening KemampuanKemampuan untukuntuk mendengarmendengar dandan menyimakmenyimak dengandengan baikbaik

percakapan

percakapan dalamdalam BahasaBahasa InggrisInggris 5

5 OralOral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris

Inggris 6

6 ReadingReading KemampuanKemampuan untukuntuk membacamembaca dandan mengartikulasikanmengartikulasikan dengandengan

baik

baik teksteks dalamdalam BahasaBahasa InggrisInggris 7

7 WrittenWritten KemampuanKemampuan untukuntuk menulismenulis dandan menyusunmenyusun kalimatkalimat dalamdalam

Bahasa Bahasa InggrisInggris 8

8 StructuresStructures KemampuanKemampuan untukuntuk mengetahuimengetahui strukturstruktur yangyang baikbaik dandan benarbenar

dalam

dalam BahasaBahasa InggrisInggris 9

9 TimeTime ManagementManagement PengaturanPengaturan waktuwaktu didalamdidalam presentasipresentasi

10

10 DebateDebate GarisGaris--garisgaris besarbesar peraturanperaturan dandan persyaratanpersyaratan didi dalamdalam debatdebat

Bahasa Bahasa InggrisInggris

(7)

¾

Analisis

K

K--Gap

Gap

No

No KnowledgeKnowledge Tingkat KepentinganTingkat Kepentingan Tingkat PenguasaanTingkat Penguasaan KK--GapGap

1

1 22 33 44 NkiNki AA BB CC DD NpiNpi Nki Nki -- NpiNpi

1 1 oraloral 00 00 33 11 3.253.25 00 22 22 00 2.52.5 0.750.75 2 2 listeninglistening 00 00 22 22 3.53.5 00 11 33 00 2.752.75 0.750.75 3 3 readingreading 00 00 22 22 3.53.5 00 11 22 11 33 0.50.5 4 4 structurestructure 00 00 33 11 3.253.25 00 11 33 00 2.752.75 0.50.5 5 5 writtenwritten 00 00 33 11 3.253.25 00 11 22 11 33 0.250.25 6 6 TL methodsTL methods 00 00 33 11 3.253.25 00 11 33 00 2.752.75 0.50.5 7

7 time managementtime management 00 00 44 00 33 00 00 44 00 33 00 8

8 english cultureenglish culture 00 11 33 00 2.752.75 00 11 33 00 2.752.75 00 9

9 mastery topicsmastery topics 00 00 33 11 3.253.25 00 00 44 00 33 0.250.25 10 10 debatedebate 00 00 44 00 33 00 11 33 00 2.752.75 0.250.25 Keterangan Keterangan Nki = Tingkat Nki = Tingkat kepentingan kepentingan knowledge knowledge ii :Npi = Tingkat :Npi = Tingkat penguasaan penguasaan knowledge knowledge ii

¾Ketersimpanan

knowledge

¾

Strategi KM

tacit, 47.25 explicit , 52.25

¾

Strategi KM

Berdasarkan hasil pada kuisioner KM

Berdasarkan hasil pada kuisioner KM StrategyStrategy, maka , maka didapatkan bobot untuk

didapatkan bobot untuk KodifikasiKodifikasiadalah sebesar 37 adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %).

(8)

5 5.. Membentuk Tim KM

Membentuk Tim KM

•• Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang anggota. Ketiga orang ini akan (manajer) dan dua orang anggota. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini.

berjalannya KMS ini.

¾

¾ Pengembangan SDM

Pengembangan SDM

No

No KnowledgeKnowledge GuruGuru Pelatihan/Pelatihan/workshopworkshop

1

1 22 33 44 Pelatihan di PPPGKPelatihan di PPPGK Sumber EkSumber Ekssternalternal

6 6.. Perancangan Cetak Biru KMS

Perancangan Cetak Biru KMS

1

1 oraloral vv vv vv vv EngliEnglissh First (EF)h First (EF) 2

2 listeninglistening vv vv vv vv EngliEnglissh First (EF)h First (EF)

3

3 readingreading vv vv EngliEnglissh First (EF)h First (EF)

4

4 structurestructure vv vv EngliEnglissh First (EF)h First (EF)

5

5 writtenwritten vv vv vv vv EngliEnglissh First (EF)h First (EF)

6

6 TL methodsTL methods vv vv metodmetodaa mengajarmengajar LIALIA

7

7 time managementtime management vv EngliEnglissh First (EF)h First (EF)

8

8 debatedebate vv debat yang benardebat yang benar

8

8 debatedebate vv debat yang benardebat yang benar

9

9 mastery topicsmastery topics vv vv vv LIALIA

10

10 english cultureenglish culture vv vv British Council, EFBritish Council, EF

1 = M. Ramlie 1 = M. Ramlie 2 = Bahrudin 2 = Bahrudin 3 = Dosti Purba 3 = Dosti Purba 4 = Etik Sumaryani 4 = Etik Sumaryani

(9)

¾

Knowledge Management System

Knowledge Manager/ Document Control Knowledge Gap Database Manusia KM System Content Teknologi Proses Control Guru.

Infrastuktur yang diperlukan Prioritas kebutuhan User

pada fitur-fitur KM Aturan penunjang KMS

7 7.. Mengembangkan KMS

Mengembangkan KMS

Kontak ke experts Pencaria n

(10)

8 8.. Menyebarkan KMS

Menyebarkan KMS

•• Pada awal ajaran baru, guru wajib menguasai Pada awal ajaran baru, guru wajib menguasai knowledgeknowledge.. •• MenghubungiMenghubungiexpertsexperts..

•• MenMendokumentasikandokumentasikan..

Fase 3 Penyebaran

•• GGuru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan dan uru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan dan solusi

solusi..

•• GGuru wajib membuat uru wajib membuat lesson learnedlesson learned. .

9 9.. Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur

Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur

Reward

•• Merumuskan budaya Merumuskan budaya knowledge sharingknowledge sharing ..

•• Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya manusia SMKN 1

manusia SMKN 1..

•• Sistem penghargaan Sistem penghargaan (reward)(reward).. •• Rotasi kerjaRotasi kerja..

•• Menyediakan sarana atau mediaMenyediakan sarana atau media..

•• Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung penerapan KM ini.

penerapan KM ini.

10 10..

Evaluasi

Performance

KMS dan Pengukuran

Fase 4 Evaluasi

No Parameter KMS Manual 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan

• Menyediakan informasi terdahulu V V • Menyediakan cara akses, menampilkan dan

memahami informasi yang lebih baik V

V

• Menyediakan cara yang lebih baik dalam

menggambarkan informasi V

V

• Otomasisasi perhitungan manual V V • Memudahkan akses on line V V 2 Sistem dapat menyajikan informasi

• Dapat menampung berbagai bentuk informasi (dalam eksistensi .doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg dan lainnya)

V V

• Tampilan dapat dimengerti V V • Adanya komunikasi antar pengguna V V

• Dapat menampilkan gambar V V

Jumlah 18 4 4 3 4

(11)

Kesimpulan

•• Knowledge managementKnowledge management system gg gg system di SMKN 1 Kotabaru yy di SMKN 1 Kotabaru adalah terdiri dari elemen

adalah terdiri dari elemen--elemen sebagai berikut: elemen sebagai berikut: manusia,

manusia, contentcontent, teknologi, dan proses., teknologi, dan proses.

•• Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit

belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit penyesuaian aplikasi KM yang digunakan pada penyesuaian aplikasi KM yang digunakan pada perusahaan untuk sebuah institusi pendidikan. perusahaan untuk sebuah institusi pendidikan. •• Sesuai dengan prinsip Sesuai dengan prinsip knowledgeSesuai dengan prinsip Sesuai dengan prinsip knowledgeknowledge spiralknowledge spiralspiral diharapkan spiral, diharapkan , diharapkan diharapkan

perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain Knowledge Management

Knowledge Management SystemSystem SMKN 1 Kotabaru secara SMKN 1 Kotabaru secara keseluruhan.

keseluruhan.

DAFTAR PUSTAKA

[1]. Aiken, Peter., Finkelstein, Clive, (2000), “Building Corporate Portals With XML”, Mc Graw-Hill, USA.

[2]. Collins, Heidi, (2003), “Enterprise Knowledge Portal”, Amacom, New York.

[3]. Iping Supriatna, Wachidah, (2005), “Knowledge Management at A Glance”, Prosiding ITB, Bandung, Edisi Khusus.

[4]. Krogh, Georg Von.,Ichijo, Kazuo., Nonaka, Ikojuri, (2000) “Enabling Knowledge Creation”, g g j j ( ) g g Oxford University Press, USA.

[5]. Lendy Widayana, (2005), “Knowledge Management: Meningkatkan Daya Saing Bisnis”, Bayumedia, Malang.

[6]. Martina Navratilova, Akhmad Hidayatno, (2005), “Design of Knowledge Management System to Support The Performance of DKI Jakarta Regional Planning Board”, Jurnal

Teknologi UI, Depok, Edisi Juli-September.

[7]. Muhammad Resha, (2005), “mambo CMS Membangun Website Profesional dengan mudah”, Dian Rakyat, Jakarta.

[8]. Natarajan, Ganesh., and Shekhar, Sandhya, (2001), “Knowledge Management: Enabling Business Growth”, Mc Graw-Hill, USA.

[9] Nonaka Ikojuri (1991) “Harvard Business Reviev on Knowledge Management: The [9]. Nonaka, Ikojuri, (1991), Harvard Business Reviev on Knowledge Management: The

Knowledge-Creating Company”, Harvard Business School Press.

[10].Tim Manajemen, (2003), “Rencana Strategis 2004-2009 SMKN 1 Kotabaru”, SMKN 1 Kotabaru, Kalsel.

[11]. Tiwana, Amrit, (2000), “The Knowledge Management Toolkit: Practical Techniques for Building A Knowledge Management System”, Prentice Hall, New Jersey.

[12].Turban, Efraim., Aronson, Jay E., (2001), “Decision Support Systems And Intelligent Systems”, Prentice Hall, New Jersey.

(12)

¾

¾ Proses Penciptaan

Proses Penciptaan

Knowledge

Tacit → Tacit Tacit

→ Socialization Externalization •Dokumen pertemuan •Dokumen experts R fl ti t → Exp licit Internalization Combination S I E C •Face to face communications

•Collaboration features •Training/diklat •Telepon •Portal

•Reflective peer to peer network •Intranet •Discussion Platforms •MS Office •Scanner •File video & audio •Portal

•Intranet (forum diskusi)

Exp licit → Ta cit Exp licit → Exp licit •Intranet •Internet/media masa •Content management •Learning feature •Surat edaran/SK •Papan pengumuman •Pelatihan •Portal

Intranet (forum diskusi) •Aplikasi database •Internet

•Enterprise portal feature •Business intelligent feature •Content management feature •MS Office

•Portal