SOP Pelaksanaan kegiatan upacara

(1)

SOP Pelaksanaan kegiatan upacara

Petugas Penanggungjawab ursn. Rumah tangga

Ka. Subag TU.

Ka.Sie/Kelti/

Instl. Kelengkapan Waktu Output

1.

Membuat surat pemberitahuan tanggal pelaksanaan upacara dan nama petugas upacara

2.

Menyiapkan sarana dan prasarana dan mengantar surat pemberitahuan tentang waktu pelaksanaan upacara

Buku catatan surat pemberitahuan tentang waktu pelaksanaan upacara 1 hari Catatan 3.

Menerima surat pemberitahuan tentang waktu pelaksanaan upacara dan memberitahukan kepada staf-stafnya

Mempersiapkan 2 jam Pelaksanaan

No. Uraian Kegiatan Keterangan

Mutu Baku Pelaksana

(2)

PERAWATAN GEDUNG DAN KANTOR

Pemohon Bendahara Pengeluaran Penanggungjawa b Kegiatan Pemeliharaan Penanggungjawa b Kegiatan

Ka. Sub Tata

Usaha Ka. Balai Kelengkapan Waktu Output

1 Membuat Permohonan Perbaikan/ Perawatan kepada Ka. Balai

Surat Permohonan Perbaikan/

Perawatan 2 Jam

Surat

Permohonan + disposisi 2 Menerima Surat Permohonan Perbaikan/

Perawatan + Disposisi Ka. Balai Surat Permohonan + disposisi 2 Jam Memerintahkan

3

Memerintahkan Penanggungjawab keg. untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut kepada Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan kantor

Surat Permohonan + disposisi 2 Jam Menerima Perintah

4

Memerintahkan Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan kantor untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut

Surat Permohonan + disposisi 2 Jam Menindaklanjut i

5

Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan perbaikan

2 Jam Menindaklanjut i

6 Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan perbaikan

Surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan perbaikan 5 Hari Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan perbaikan 7

Menerima laporan dari perusahaan dan memeriksa hasil pekerjaan perbaikan sesuai ajuan perbaikan

Catatan jenis yang diperbaiki 1 Hari

Memeriksa hasil pekerjaan perbaikan sesuai ajuan perbaikan

8 Mengajukan tagihan Pembayaran kepada

Penanggungjawab Kegiatan berkas tagihan perusahaan 2 Jam

Mengajukan tagihan Pembayaran

9

Bendahara pengeluaran membayar sesuai tagihan, bila berkas tagihan tidak lengkap/ salah maka dikembalikan untuk lengkapi

berkas tagihan lengkap 1 Hari tanda terima pembayaran

10

Menerima pembayaran dan melunasi tagihan kepada perusahaan yang melaksanakan pekerjaan perbaikan

berkas tagihan dari perusahaan 1 Hari Bukti pelunasan tagihan

No. Uraian Kegiatan Ket.

Mulai

tidaklengkap lengkap

(3)

PERWATAN KENDARAAN DINAS

Pengemudi yang ditunjuk Bendahara Pengeluaran Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Penanggungjaw ab Kegiatan

Ka. Sub Tata

Membuat Permohonan Perbaikan/ Perawatan kepada Ka. Balai

Surat Permohonan Perbaikan/ Perawatan kepada Ka. Balai 2 Jam

1.

Menerima Permohonan Perbaikan/ Perawatan dan mendisposisikan surat Permohonan tersebut kepada Ka. Tata Usaha.

Surat Permohonan 2 Jam Surat Permohonan + disposisi

2.

Memerintahkan Penanggungjawab keg. untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut kepada Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Kendaraan

Memerintahkan Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Kendaraan untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut

Surat Permohonan + disposisi 2 Jam Menindaklanjuti

3.

2 Jam Menindaklanjuti

Membawa kendaraan yang akan diperbaiki ke perusahaan ditunjuk serta mendampingi pelaksanaan perbaikan

Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan perbaikan 4 Hari Membawa kendaraan yang akan diperbaiki ke perusahaan yang ditunjuk

Memeriksa hasil pekerjaan perbaikan sesuai ajuan perbaikan

Mengajukan tagihan Pembayaran kepada

Bendahara pengeluaran membayar sesuai tagihan, bila berkas tagihan tidak lengakap/ salah maka dikembalikan untuk lengkapi

berkas tagihan dari perusahaan 1 Hari Bukti pelunasan tagihan

No. Uraian Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Mulai

(4)

Keterang an

(5)

PERAWATAN PERALATAN KANTOR

Pemohon Bendahara Pengeluaran Penanggungjawa b Kegiatan Pemeliharaan Penanggungjaw ab Kegiatan

Ka. Sub Tata

Surat Permohonan Perbaikan/

Perawatan 2 Jam

Surat

Permohonan + disposisi 2 Menerima Surat Permohonan Perbaikan/

Perawatan + Disposisi Ka. Balai Surat Permohonan + disposisi 2 Jam

Memerintahka n

3

Memerintahkan Penanggungjawab keg. untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut kepada Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Peralatan kantor

4

Memerintahkan Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Peralatan kantor untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut

Surat Permohonan + disposisi 2 Jam Menindaklanjut i

5

2 Jam Menindaklanjut i

surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan perbaikan 5 Hari Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan perbaikan 7

Memeriksa hasil pekerjaan perbaikan sesuai ajuan 8 Mengajukan tagihan Pembayaran kepada

9

10

berkas tagihan dari perusahaan 1 Hari

Bukti pelunasan tagihan

No. Uraian Kegiatan Keterang

an Mutu Baku Pelaksana Mulai tidaklengkap lengkap

(6)

PERAWATAN RUANGAN KANTOR

Pemohon Bendahara Pengeluaran Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Penanggungjaw ab Kegiatan

Ka. Sub Tata

Surat Permohonan

Perbaikan/ Perawatan 2 Jam

Surat

Permohonan + disposisi

2

Menerima Surat Permohonan Perbaikan/ Perawatan + Disposisi Ka. Balai

Surat Permohonan + disposisi 2 Jam Memerintahkan

3

Memerintahkan Penanggungjawab keg. untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut kepada Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Ruangan kantor

4

Memerintahkan Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Ruangan kantor untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut

5

surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan perbaikan 10 Hari Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan perbaikan 7

Memeriksa hasil pekerjaan

perbaikan sesuai ajuan perbaikan

8 Mengajukan tagihan Pembayaran

kepada Penanggungjawab Kegiatan berkas tagihan perusahaan 2 Jam

9

10

berkas tagihan dari

perusahaan 1 Hari

Mulai

(7)

(8)

Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan kantor

Staf pelaksana yang ditunjuk Bendahara Pengeluaran Penanggungjawab Kegiatan Pemeliharaan Penanggungjaw ab Kegiatan

Ka. Sub Tata

1

Membuat Surat Perintah

Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan Kantor

SK Permentan tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Penelitian Tanah

2 Jam Surat Perintah Perawatan/Pemeliha raan Kebersihan Kantor 2

Memerintahkan Penanggungjawab keg. untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut kepada Penanggungjawab Kegiatan Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan Kantor

Surat Permohonan +

disposisi 2 Jam Menerima Perintah

3

Memerintahkan Penanggungjawab Kegiatan Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan Kantor untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut

Surat Permohonan +

disposisi 2 Jam Menindaklanjuti

4

Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya untuk melaksanakan Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan

Membuat surat penunjukan perusahaan yang dipercaya

untuk melaksanakan Pemeliharaan Kebersihan

6

Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan Perawatan/ Pemeliharaan Kebersihan

surat penunjukan perusahaan yang dipercaya

untuk melaksanakan Pemeliharaan Kebersihan Setiap hari Mengawasi perusahaan yang ditunjuk dalam pelaksanaan Pemeliharaan Kebersihan 7

Menerima laporan dari perusahaan dan memeriksa hasil pekerjaan Pemeliharaan Kebersihan sesuai ajuan Pemeliharaan Kebersihan

Catatan Setiap hari

Memeriksa hasil pekerjaan

Pemeliharaan Kebersihan sesuai ajuan Pemeliharaan

8 Mengajukan tagihan Pembayaran kepada

9

Bendahara pengeluaran membayar sesuai tagihan, bila berkas tagihan tidak lengkap/ salah maka dikembalikan untuk lengkapi

10

Menerima pembayaran dan melunasi tagihan kepada perusahaan yang melaksanakan pekerjaan Pemeliharaan Kebersihan

berkas tagihan dari

perusahaan 1 Hari

Mulai

(9)

(10)

Pelaksanaan Pengamanan Kantor

Penanggung jawab Urusan Rumah Tangga Koordinator pelaksanaan tugas keamanan Personil

Satpam Kelengkapan Waktu Output

1.

Membuat Surat Penunjukan satu orang personil Satpam untuk menjadi Koordinator pelaksanaan tugas keamanan

SK Ka. Balai 1 Hari Surat Penunjukan

2.

Mengatur Jadwal Piket sesuai dengan Jumlah Personil SATPAM dan mengsosialisasikan Tugas-tugas SATPAM sesuai dengan SK Kepala Balai.

Surat Penunjukan 2 Hari

Jadwal Piket dan Sk Tupoksi

SATPAM

3. Melaksanakan Tugas-tugas yang dibebankan sesuai dengan SK Kepala Balai.

Jadwal Piket dan Sk Tupoksi

SATPAM

Sesuai Jadwal Pelaksanaan

4. Menerima Laporan Harian dari Personil SATPAM yang

piket (Lisan Ataupun Tulisan) Buku Catatan Sesuai Jadwal Pelaksanaan

No. Uraian Kegiatan Keterangan

Pelaksana Mutu Baku

(11)

Peminjaman Sarana

Pemohon

Kepala Pengelola

Sarana

Kelengkapan Waktu Output

1.

Mengajukan permohonan/peminjaman dengan menuliskan jenis sarana, tanggal saat dipakai s/d selesai, tempat penggunaannya yang diketahui atasan langsung.

2.

Mencatat dan menjawab permohonan pemohon (pemberitahuan dapat melalui lisan), selanjutnya menyerahkan sarana yang dipinjam kepada Pemohon.

Buku catatan Pemijam/ pengguna sarana

1 hari data peminjam sarana

3. Menerima sarana yang dipinjam dan menandatangani blanko peminjaman sebagai bukti.

Blanko peminjaman sebagai bukti. 1 jam catatan dan blanko peminjaman sebagai bukti. 4.

Mengembalikan sarana kepada Kepala Pengelola Sarana serta melaporkan kondisi sarana yang selesai digunakan.

1 jam Sarana telah dikembalikan

Pelaksana

Keterangan Mutu Baku

(12)

Pengurus perubahan status pegawai meliputi perkawinan, perceraian, kelahiran dan kematian

Pemohonan Subbag TU Kepegawaian Pembuat Daftar Gaji Kelengkapan Waktu Output Keterangan

1 Pegawai melaporkan perubahan status meliputi perkawinan / perceraian / kelahiran / kematian

Copy surat nikah / surat cerai / akte kelahiran anak (yang telah dilegalisir /

ditandatangani pejabat terkait )

1 Hari Permohonan (lisan / tulisan)

2 Menindaklanjuti permohonan Copy surat nikah / surat

cerai / akte kelahiran anak (yang telah dilegalisir /

1 Hari Print out KP 4

3 Memproses perubahan status pegawai meliputi perkawinan, perceraian, kelahiran dan kematian

1 -3 Hari Perubahan data SIMPEG

4 Memproses perubahan status pegawai meliputi perkawinan, perceraian, kelahiran

1 Hari Perubahan data penerima tunjangan pegawai

5 Proses pensiun pegawai karena meninggal dunia surat kematian yang telah ditandatangani oleh pejabat terkait / visum

3 Minggu SK pensiun pegawai

(13)

Penanganan dan penyelesaian kasus kepegawaian (disiplin pegawai)

Pelanggar

disiplin Ka. Unit Kerja

Ka. Sub Bag.

TU/kepegawaian Ka. Balai Kelengkapan Waktu Output

Melaporkan nama pegawai yang melakukan pelanggaran disiplin

Evaluasi laporan kinerja pegawai 2 jam Menyampaikan laporan Nama pegawai yang melakuakn pelanggaran disiplin 1 Mengevaluasi laporan kinerja pegawai dari Ka.

Unit Kerja

Laporan kinerja pegawai dari Ka. Unit Kerja

2 jam Nama pegawai yang melakukan pelanggarn disiplin

2 Menerima laporan pegawai yang melakukan pelanggaran disiplin

Laporan pegawai yang melakukan pelanggaran disiplin

1 hari Nota agar menindaklanjuti pegawai yang melakukan pelanggaran disiplin 3 Membuat surat teguran /panggilan kepada

pegawai yang melanggar disiplin

Nota agar menindaklanjuti pegawai yang melakukan pelanggaran disiplin

2 hari Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin untuk ditandatangani

4 Menandatangani surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin

Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin untuk ditandatangani

2 hari Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin untuk ditandatangani

5 Menyampaikan surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin yang telah ditandatangani

Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin untuk ditandatangani, laporan kinerja pegawai dari Ka. Unit Kerja

2 jam Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin untuk ditandatangani telah diterima

6 Menerima surat panggilan /teguran Surat teguran /panggilan kepada

pegawai yang melanggar disiplin

2 jam Menghadap Ka. Balai

7 Memberi opsi kepada pelanggar disiplin

Beraktifitas kembali

Tidak lanjut

Laporan kinerja pegawai dari Ka. Unit Kerja

2 jam Jika pelanggar disiplin

menyanggupi untuk beraktifitas kembali sebagaimana mestinya maka selesai. Jika tidak, maka proses dilanjutkan ke Badan 8 Menyanggupi untuk beraktifitas kembali

sebagaimana mestinya

Kesepakatan Pelaksanaan

9 Membuat laporan tentang pelanggar disiplin ke Balai Besar dan Badan Litbang

Surat teguran /panggilan kepada pegawai yang melanggar disiplin untuk ditandatangani, laporan kinerja pegawai dari Ka. Unit Kerja

1 hari Laporan tentang disiplin ke Balai Besar dan Badan Litbang

10 Menyampaikan laporan ke Balai Besar dan Badan Litbang

Laporan tentang pelanggaran disiplin ke Balai Besar dan Badan Litbang

1 hari Tanda terima penyerahan laporan

(14)

(15)

Surat Pernyataan Menduduki Jabatan dan Pernyataan Melaksanakan Tugas Stuktural

Sub Bag. TU Urusan

Kepegawaian Ka. Balai Kelengkapan Waktu Output

1 Menerima surat keputusan jabatan struktural Baru SK Jabatan Struktural Baru 2 jam Data jabatan Struktural Baru

2 Membuat surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas

SK Jabatan Struktural Baru 1 hari Print out surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas 3 Mengoreksi surat pernyataan menduduki jabatan

dan surat pernyataan melaksanakan tugas sebelum ditandatangani Ka. Balai

benar

koreksi SK Jabatan Struktural Baru, surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan

1 hari Surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas yang akan ditandatangani /disetujui Ka. Balai

4 Menandatangani surat pernyataan menduduki jabatan dab surat pernyataan melaksanakan tugas

Surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas yang akan

1 hari Surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas yang akan telah ditandatangani /disetujui Ka. Balai

5 Menyerahkan ke bendahara gaji Surat pernyataan menduduki jabatan dan surat pernyataan melaksanakan tugas yang akan telah ditandatangani /disetujui Ka. Balai

1 jam Dokumen baru

(16)

(17)

PENGUSULAN Kp 4

Pemohonan Subbag TU/

Kepegawaian Ka Balai Kelengkapan Waktu Output

1 Kepegawaian mengusulkan untuk dibuatkan KP4 Copy surat nikah/ akte kelahiran anak (yang telah dilegalisir pejabat terkait), KTP

1 hari Permohonan (lisan atau tulisan)

2 Membuat KP4 Copy surat nikah/ akte kelahiran

anak (yang telah dilegalisir pejabat terkait), KTP

1 hari Print out KP4 menyerahkan kepemohon

3 Menandatangani dan melegalisir KP4 dimana pemohon bertempat tinggal

Surat pengatar usulan pembuatan KP4

1-3 hari KP4 yang telah ditandatangani dan dilegalisir dimana/ pemohon bertempat tinggal

4 Menerima KP4 yang telah ditandatangani dan dilegalisir dimana pemohon bertempat tinggal

KP4 yang telah ditandatangani dan dilegalisir dimana/ pemohon bertempat tinggal, copy surat nikah/ akte kelahiran anak (yang telah dilegalisir pejabat) KTP

1 hari KP4 yang telah ditandatangani dan dilegalisir dimana/ pemohon bertempat tinggal, untuk

ditandatangi/ diketahui Ka. Balai

5 Menandatangani KP4 KP4 yang telah ditandatangani

dan dilegalisir dimana/ pemohon bertempat tinggal, copy surat nikah/ akte kelahiran anak (yang telah dilegalisir pejabat) KTP

1 hari KP4 yang telah ditandatangani/ diketahui ka. Balai

6 Menerima KP4 yang telah ditandatangani/ diketahui Ka. BALAI dan kelengkapannya untuk di proses kebagian gaji

KP4 yang telah ditandatangani/ diketahui ka. BALAI dan kelengkapannya

1 hari KP4 diserahkan ke bagian gaji

(18)

(19)

IZIN KERJA LEMBUR DI KANTOR

Pemberi Tugas Yang ditugaskan Petugas

SATPAM Kelengkapan Waktu

1 Menugaskan pegawai yang ditunjuk untuk melakukan pekerjaan di luar hari/jam kerja

Surat Tugas 5 menit Surat Tugas

2 Menyerahkan surat tugas bekerja di luar hari/jam kerja kepada petugas SATPAM yang bertugas pada hari/malam tersebut

Surat Tugas 5 menit Surat Tugas yang diterima SATPAM

3 Menerima surat tugas, lalu mempersilakan pegawai yang bersangkutan untuk mengisi Form KETERANGAN KERJA LEMBUR

Form KETERANGAN KERJA LEMBUR

5 menit Form KETERANGAN KERJA LEMBUR

4 Mengisi dan menanda tangani Form yang disodorkan petugas SATPAM lalu

menyerahkannya kembali

Form KETERANGAN KERJA LEMBUR

yang sudah diisi 5 Melapor ke SATPAM sebelum meninggalkan

kantor setelah pekerjaan selesai

No. Kegiatan Output Keterangan