15 SISTEM INFORMASI CUTI PEGAWAI PADA DEPARTEMEN STORE HYPERMART
BERBASIS WEBSITE
Andrian Sah1, Jusmawati2
1,2Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Sistem Informasi, Universitas Yapis Papua UNIYAP, Jl. DR. Sam Ratulangi No.11 Dok V Atas, Tlp (0967) 534012, 550355, Jayapura-Papua
Email: 1[email protected], 2[email protected]
Abstract
Hypermart is a hypermarket network that has many branches in Indonesia. In addition to department stores that sell clothing products such as food, Hypermart also has a supermarket or supermarket that sells clothing, living and daily necessities. Also electronic equipment, sports, office stationery, and others. One of the important applications in the employment information system is the leave application application, which functions for employee / employee organizations, where the employee / employee takes a situation not to come to work which is allowed within a certain time. One of the needs of employees at the Hypermart Store is employee leave. Manpower Act (UU) number 13 of 2003 concerning the provisions of leave, which includes: annual leave, sick leave, maternity leave and essential leave. To make it easier for employees who take leave processes and get information related to complete and detailed information, the general department is expected to be able to create an online information system. Employees no longer have to get this information by coming directly to the personnel / HRD department, but simply by accessing the internet and easily accessing the Store Hypermart website is more effective ...
Keywords: Website, Information System, Employee Leave Abstrak
Hypermart adalah jaringan hypermarket yang memiliki banyak cabang di Indonesia. Selain departemen store yang menjual produk sandang seperti makanan, Hypermart juga memiliki supermarket atau pasar swalayan yang menjual kebutuhan sandang, barang kebutuhan hidup dan sehari–hari. Juga peralatan elektronik, olahraga, alat tulis kantor, dan lain-lain. Diantara aplikasi penting dalam sistem informasi kepegawaian adalah aplikasi pengajuan cuti, yang berfungsi untuk mengelola cuti pegawai/karyawan, dimana pegawai/karyawan mengambil suatu keadaan untuk tidak masuk kerja yang diijinkan dalam waktu tertentu. Salah satu kebutuhan pegawai pada Store Hypermart adalah cuti pegawai. Undang–undang (UU) ketenagakerjaan nomor 13 tahun 2003 mengatur tentang ketentuan cuti, yang meliputi : cuti tahunan, cuti sakit, cuti hamil dan cuti penting. Untuk dapat mempermudah para karyawan melakukan proses cuti serta mendapatkan informasi-informasi yang berhubungan dengan cuti secara lengkap dan terperinci, bagian umum diharapkan dapat membuat sistem informasi secara online. Para karyawan tidak lagi harus mendapatkan informasi tersebut dengan datang langsung ke bagian kepegawaian/HRD, tetapi cukup dengan mengakses internet dan mengakses website Store Hypermart dengan mudah lebih efektif..
Kata Kunci : Website, Sistem Informasi, Cuti Pegawai
1. Pendahuluan
Perkembangan dunia informasi saat ini semakin meningkat dengan cepat, untuk itu bagi suatu perusahaan merupakan suatu keharusan untuk memanfaatkan teknologi informasi sebagai basis pengolahan data, agar mampu mengikuti arus perkembangan informasi di era globalisasi. Teknologi komputer dapat digunakan untuk mendukung pembangunan sistem informasi dalam memanfaatkan teknologi informasi di era globalisasi ini. Begitu pula dengan perusahaan-perusahaan yang ingin mengembangkan usaha dan mencapai sukses harus mengikuti perkembangan informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu komputer. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data, maka informasi yang dibutuhkan dari berbagai bidang dalam suatu perusahaan dapat dikomputerisasikan.
Adapun penelitian yang terkait dengan penelitian yang dilakukan, antara lain:
Penelitian dengan judul “Sistem Informasi Cuti Karyawan Berbasis Website Menggunakan Framework Laravel” dimana membahas tentang informasi dalam bentuk website sehingga mempermudah dalam proses pengajuan cuti yang akan dilakukan oleh setiap karyawan. [1].
Penelitian dengan judul “Pengembangan aplikasi Web Untuk Pengajun Cuti Pegawai Secara Online” dimana pada penelitian sebelumnya, aplikasi pengajuan cuti pegawai masih terdapat kekurangan pada segi pengajuan cuti yang masih berbasis desktop, yang dimana pegawai tidak dapat melakukan pengajuan cuti dan melihat saldo cuti secara online. Sehingga pada penelitian ini dikembangkan fitur pengajuan cuti dan karyawan dapat melihat saldo cuti secara online, dengan adanya
16 fitur tersebut pegawai dapat melakukan permohonan
cuti dan lihat saldo cuti yang dapat diakses dimana saja melalui media teknologi komputer dan internet [2]
Penelitian dengan judul “Sistem Informasi Pengambilan Cuti Pegawai Berbasis Desktop pada PT.BS Logistic Batam” dimana sebelumnya PT BS Logistics Batam masih menggunakan sistem manual, sehingga memperlambat dalam pembuatan laporan cuti pegawai. Dengan menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi dapat memcegah keterlambatan dalam pembuatan laporan cuti pegawai. Dirancangnya sistem informasi pengambilan cuti pegawai pada PT BS Logistics Batam untuk mempermudah bagian HRD dan keuangan dalam memberikan laporan ke pimpinan. Aplikasi sistem pengolahan data juga dapat digunakan untuk membantu meminimalkan tingkat kesalahan yang biasanya terjadi dalam sistem manual [3]..
2.Landasan Teori 2.1. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.[4]
2.2 Pengertian Cuti
Berdasarkan Undang-undang no. 13 tahun 2003 Pasal 79 ayat (2), hanya karyawan yang sudah bekerja minimal 12 bulan yang berhak mendapat cuti tahunan 12 hari. Karena itu, perusahaan berwenang untuk menolak permintaan cuti dari karyawan yang belum genap 1 tahun bekerja. Apabila perusahaan bersedia memberikan ijin, maka disebut sebagai “cuti di luar tanggungan” dan perusahaan dapat memotong gaji pekerja tersebut secara pro rata sesuai dengan jumlah ketidak-hadirannya.undang-undang tersebut juga mengatur tentang ketentuan cuti, yang meliputi: cuti tahunan, cuti sakit, cuti besar, cuti bersama, cuti hamil, dan cuti penting. [5]
2.3. Pengertian Website
Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkan dengan jaringan jaringan halaman[6].
2.4 Framework Laravel
Laravel adalah sebuah MVC web development framework yang didesain untuk meningkatkan kualitas perangkat lunak dengan mengurangi biaya pengembangan dan perbaikan serta meningkatkan produktifitas pekerjaan dengan sintak yang bersih dan fungsional yang dapat mengurangi banyak waktu untuk implementasi[7].
2.5. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) disebut juga dengan Diagram Arus Data (DAD). DFD adalah: suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan: darimana asal data, dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut [8]. 2.6. UML
Unified Modelling Language (UML) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem berorientasi obyek. Hal ini disebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah dimengerti serta dilengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain [9].
3. Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam melakukan penelitian ini antara lain pengumpulan data, dilanjutkan dengan analisis system yang sedang berjalan, metode perancangan sistem menggunakan metode berorinetasi objek UML yang terdiri dari use case diagram, class diagram, dan lain-lain.
3.1 Metode Perancangan Sistem
Penelitian ini diawali dengan pengumpulan data dan dilanjutkan dengan penerapan dari metode yang digunakan. Tahapan kegiatan secara rinci dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Studi Pustaka, untuk memperkuat tingkat keakuratan data yang diperoleh dari metode interview jika persoalan yang ditanyakan ketika interview terdapat dalam buku-buku literatur yang di studi.
2. Observasi, dengan melakukan pengamatan secara langsung pada tempat untuk mendapatkan gambaran kondisi kesiapan fungsional dan non fungsional kebutuhan sistem untuk migrasi ke sistem baru dengan mempertimbangkan kebutuhan user.
3. Wawancara (Interview). Metode ini dipakai untuk mengumpulkan data primer dari lingkungan internal organisasi yang berkaitan dengan semua stakeholder. Adapun narasumber yang diwawancarai merupakan
17 orang yang relevan dan berkaitan dengan
data yang ingin didapatkan. Adapun hasil wawancara yang dilakukan akan digunakan sebagai pendukung dari hasil kuisioner yang diperoleh.
Tahap Development System Life Cycle dilakukan sebagai berikut :
1. Tahap Perencanaan (Systems Planing). Tahap perencanaan sistem merupakan Langkah pertama dalam proses pengembangan sistem, yang terdiri dari identifikasi, seleksi dan perencanaan sistem. 2. Analisa Sistem (Systems Analysis).
System Analysis, dilakukan berdasarkan hasil dari tahapan pengumpulan data. Analisis dilakukan dengan memperhatikan permasalahan yang ada, apa yang akan dibangun atau solusi untuk mengatasi permasalahan yang ada. Produk akhir dari analisa sistem adalah seluruh kebutuhan sistem untuk usulan sistem informasi (ini juga disebut spesifikasi fungsional atau kebutuhan fungsional). Untuk proyek perkembangan yang besar, produk ini mengambil bentuk dari laporan kebutuhan sistem, dengan menetapkan kemampuan yang diperlukan untuk kebutuhan informasi pengguna akhir. Perancangan suatu sistem dibutuhkan sebelum penyelesaian tahap perancangan sistem.
3. Rancangan Sistem (Systems Design). Rancangan sistem menjelaskan sistem apa yang harus memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna, rancangan ini terdiri dari rancangan logika dan fisik yang dapat menghasilkan spesifik sistem yang memenuhi persyaratan sistem yang dikembangkan pada tahap analisa
4. Implementasi Sistem (Systems Implementation).
Tahap ini adalah yang harus dilakukan sebelum sistem benar-benar dapat diterapkan dengan melalui testing atau uji kehandalan dari sistem.
5. Pemeliharaan Sistem (System Operasional Dan Supports).
Beberapa tahapan yang perlu dilakukan antara lain:
– Corrective – memperbaiki desain dan error pada program.
– Adaptive – memodifikasi sistem untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan. – Perfective – Melibatkan sistem untuk
menyelesaikan masalah baru atau mengambil kesempatan (penambahan fitur).
– Preventive – Menjaga sistem dari kemungkinan masalah di masa yang akan datang.
4. Hasil dan Pembahasan 4.1. Hasil Analisa
Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan, maka dapat dilihat analisis sistem yang sedang berjalan untuk proses pengajuan cuti karyawan yang ditunjukkan pada gambar 1 di bawah.
Gambar 1. Flowmap analisis sistem berjalan cuti karyawan
Karyawan yang ingin cuti maka wajib melaporkan cutinya tersebut kebagian HRD yang memegang sistem cuti yang selanjutnya akan diproses. Dari laporan cuti yang dibuat disistem, laporan cuti diperiksa kembali oleh supervisor dan pimpinan untuk proses pembuatan laporan cuti. Apabila hasil dari laporan cuti telah disetujui oleh pimpinan maka akan dikembalikan lagi ke bagian HR untuk diinfokan ke karyawan.
4.2. Perancangan
Berikut adalah perancangan untuk sistem informasi cuti karyawan pada departemen store hypermart mall jayapura.
4.2.1. Class Diagram
Class diagram class data cuti yang memiliki 11 attribute (noid_pegawai, tgl_mulai, tgl_selesai, tgl_kembali, ambil_cuti, kd_cuti,kep_cuti, tgl_ajukan, jumlhcuti_thn, periode_cuti) , class karyawan yang memiliki 9 attribute (noid_pegawai, nama_pegawai, jns_kelamin, tgl_lahir, nm_bagian, agama, satus), class user yang memiliki 9 attribute (username, password, noid_pegawai, kd_bagian, nm_HRD, jml_cuti, email, level, blokir). Class bagian yang memiliki 2 attribute (kd_bagian,
18 nmbagian). Class cuti yang memiliki 2 attribute
(kd_cuti, nm_cuti). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Class Diagram
Gambar 2 diatas adalah
4.2.2. Activity Diagram
Activity Diagram memberikan gambaran bagaimana Sistem informasi berinteraksi dengan user atau dengan sistem lain. Activity Diagram memberikan gambaran bagaimana Sistem informasi berinteraksi dengan user atau dengan sistem lain. Berikut merupakan activity diagram dari pengajuan cuti karyawan departemen store hypermarket.
a. Activity Diagram Admin
Gambar 3. Activity Diagram Admin
b. Activity Diagram Admin Karyawan
Gambar 4. Activity Diagram Admin Karyawan c. Activity Diagram Admin Laporan
Gambar 5. Activity Diagram Laporan 4.3. Implementasi
Penelitian ini menghasilkan sistem informasi cuti karyawan departemen store di mall jayapura.
19 Berikut adalah tampilan interface pada program,
antara lain:
a. Halaman Login
Halaman Login adalah halaman yang digunakan untuk login. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 6 dibawah.
Gambar 6. Halaman Login b. Halaman Admin
Halaman admin adalah halaman dimana admin dapat mengelola proses di dalam sistem. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 7 di bawah.
Gambar 7. Halaman Admin c. Form Permohonan Cuti
Form halaman cuti adalah halaman dimana karyawan dapat mengajukan permohonan cuti di dalam sistem dapat dilihat pada gambar 8 di bawah.
Gambar 8. Form Permohonan Cuti
d. Halaman karyawan
Halaman karyawan adalah halaman yang terdapat informasi identitas karyawan di dalam sistem dapat dilihat pada gambar 9 dibawah ini.
Gambar 9. Halaman Karyawan 4. Penutup
4.1. Kesimpulan
Dari hasil riset lapangan dan proses pembuatan sistem cuti yang penulis lakukan, maka penulis menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut: a. Sistem online yang dibuat dapat mempermudah
proses pengajuan dan persetujuan cuti. Dengan sistem cuti online, proses pengajuan usulan cuti bisa dilakukan tanpa harus bertatap muka secara langsung.
b. Dengan adanya aplikasi cuti online. Karyawan diharapkan dapat menerima informasi yang lebih tentang kepegawaian/karyawan khususnya permasalahan cuti.
4.2. Saran
Guna meningkatkan fungsi dari sistem cuti online sebagai pelayanan dan penyebaran informasi, maka pengembangan lebih lanjut yang dapat dilakukan dari penelitian ini antara lain :
1. Memperbaiki tampilan (interface) dari sistem cuti online sehingga lebih menarik dan mudah digunakan.
2. Diharapkan adanya pengembangan lebih lanjut dari sistem yang buat sebelumnya, sehingga menjadi sistem informasi yang lebih baik dalam mengolah data yang lebih besar dan lebih komplek dimasa yang akan datang.
Referensi
[1] Akhmad Syaripudin, Gandana, dan Rinda Cahyana (2016) "Pengembangan Aplikasi Web untuk Pengajuan Cuti Pegawai Secara Online". ISSN : 2302- 7339. E-Journal Sekolah Tinggi Teknologi Garut, Vol.13, No 1 2015:1-8.
[2] Ardhana, YM Kusuma.2012 Membuat Website 30 Juta Rupiah. Jakarta : Jasakom. http://sttgarut.ac.id/jurnal/index.php/algoritm
20 a/article/download/246/225(10 oktober
2019).
[3] Ariata, C., 19 November 2018, Apa itu HTML? Pemahaman Dasar Tentang Bahasa Markup Hypertext,
https://www.hostinger.co.id/tutorial/apa-itu-html/
[4] Hartono, Mulia. (2004). 7 Langkah Mudah Membangun Sistem Informasi ERP.
Jakarta : PT. Elek Media Komputindo : Jakarta.
[5] Jannah, M. (2019) ‘Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Organisasi Unit Kegiatan Khusus (UKK) Berbasis WEB Di IAIN Bukittinggi’, Jurnal Informatika, 6(2), pp. 185–192. doi: 10.31311/ji.v6i2.6126. [6] Krisnaningsih, Erni. dan Acang (2016).
"Analisa Perancangan Sistem Informasi Komputerisasi Cuti Pegawai pada Kantor Kabupaten Pandeglang". Jurnal Sistem Informasi.
[7] Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Jakarta: Pustaka Belajar
[8] Rohendi, Kekeu. 2015. "Sistem Informasi Pengajuan Cuti Pegawai Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Propinsi Sumatra Barat, ISSN:2338-2724. Jurnal TEKNOIF, Vol 3, NO 2, 2 Oktober 2015: 63-69. Diambil dari :
https://ejournal.itp.ac.id/index.php/tinformati ka/article/download/323/312 (03 November 2019)
[9] Setiyanto, Arif, Febriliyan Samopa dan Alwi. 2013. Pembuatan Sistem Informasi Cuti Pada Kantor pelayanan Perbendaharaan Negara dengan Menggunakan PHP dan MySQL. ISSN: 2337-3539. Jurnal TEKNIK POMITS, Vol 2, No 2, 2015: A381-A384. Diambil dari :
https://ejournal.itp.ac.id/index.php/teknik/arti cle/download/4817/1116 (03 November 2019)
