SISTIM DAN PROSEDUR PERSEDIAAN PADA SEBUAH INDUSTRI PELLET

SISTIM DAN PROSEDUR PERSEDIAAN

PADA SEBUAH INDUSTRI PELLET

/ / & $ .

SKRIPSI

D ia ju k a n u n t u k m e m e n u h i s e b a g ia n s y a r a t - s y a r a t

g u n a m e n c a p a i g e la r S a r ja n a E k o n o m i j u r u s a n E k o n o m i P e r u s a h a a n

o le h M a s h a r i o n o

2 8 4 1 / F E

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS AIRLANGGA

SURABAYA

1977

Rasa eyukar al-hacdulillah kani panjatkan kehadirat

Tuhan Xang Haba Esa yang tclah raelinpatikan taufik dan hida

yah-ITya kepada kami, sehingga ckripsi ini dcpat terceloaai

kan topat pada vmktunya*

Penyusanan ekripsi ini oerupakan salah catu per syaratan

-yang haras dipenuhi guna ujcngapuh ujion kosarjonaan pada *

Fakuitae Ekonomi Univcreitas Airlangga*

Pi sa&ping manfaot langsung dari fta&il pengalamn

kaai pribadi dan pula bagi perusahaan texopat kami ooXaku

-kan penolitian, aan^atlah kami harap-kan laporan ilmlah ini

dapat aenberikan aumbangan yang berarti bag! Aina Mater

-terointa*

Kami csnyadari bahva skripai ini san^at aedorhana dan Jauh

dari sejopurna* tetapi ibarat tiada fading yang tak

rotak»-deedkian pulalah skripsi ini kaici sclesaikan.

Kritik dan saran sangatlah kami harapken , dari manapun Ju*

ga datongnya*

Pada koaenpatan ini rasa terima kasih tak terhingga

kami sampaikan kepada i

1# Bapak Supoyg, Akuritan, HBIM selaku

dosen-penbinbing dalan penyusunan ckripsi ini*

2* Pirapinan sorta segenap karyawan PT Malowopati, yang

telah memberikan kosenpaton kepada ltemi untuk me «

ngumpulkan data praktia,wawancara dan sebagainya*

•mi. M I L I K

P E R P T J S T A K A A N " U N I V E R S 1 T A S A J R L A N G G A *

3* Rekan-rekan aejawat dnri 6U*0X0 COIJSULTAOTS, tempat

ko£d bek^rja, yang telah mondgrong mejabaatu Ka­

mi tanpa pamriiw

Terakhir, kepada aeaua pihak yang aeoara longaung

-maupun tidal: Xnngsung telah ncnborikan bantuazmya ^

s e M n g g a tersuaunnya skripsl ini.

Soiroga Xuhan Yang Maha Esa nellmpahkan rahmat dan «

paliala yang setiapal ataa a m i parbuatan meroka •

Amin*

Hil&i&u

JC&TA PENGANTAR ... 114

DAFTAR %S1 V

DAFi'AR GAMBAH *.«»'* v,«*«**#«» vii

FENDAHOLUAIi ... ... . X

B A B s

I* PENGERTIAtf SISTIM DAN PRGSISDUH PERSEDIAAN *« 8

1* Pengertlan uauci tentang slstlm dan

proee-dur 8

2 * Hubungan slstlm dan prosedur dengan

orga«-nisasl perusaiman #«.****«*»*•#.«*.*«•**# XX

3* Slstin dan prosedur sebagai slat itoordiaa

si, komunikasi aerta kontrole Intern «»«« I h

h * Organ!sasi dan tugas a&tninistrasl perse **v

dlaan i t n . M H t i i M . M i M t . M u i M t i M M

23

5* frani'aat sistia dan proaedur persediaan •*

31

XI* PERJfKiiSMGGARAAN SIfci'IM DAK PRCSEOUR PERSiSDXA

AH #•*»«**... ... 36

1* Organises! dan tugas gudang *«•»».*««»«*• 37

2* Prosedur penerlniaan dan pengeluaran ba **

rang h i

3* Prosedur penerimaan dan pengeluaran hasil

selesai 5X

J*« Informasi persediaan *»«***.4*•*.•«•****# 56

B A B ; Halasan

III. SISTIM DAN PHOQEDUB PERSEDIAAK PADA 3BBUAH

-59

59

2* Prosedur poneri/snan bahan baku «• ***** 66

73

Prosodur penceXuaran bahan pccbantu * **» * ₇₉

63

IV* 88

88

91

9**

DAr'XAH GAHBAB

GAMBAR i Haiaman

1. Kartu Gudang "*******«••***.•**•*+'#«••*«.. 25

2* Kartu Porso&iaan 29

3# Bon Penarlmaan Barang *t*t

**#■ Surat Posanan « * « * # « » m m « * , * **5

5* Bon Perolntaan ***««••*•.... *•**••**•**•••• k$ 6* Bon PengeXuaran Barang • **•***•••*.««*•• *« •* 50

7* Bon Per^eluar&n HasiX Eolesai •*««*.#***#*•* 55

8' Struktar Organlsasi PX Malouopati ****«*•#.* 63

9* Bon Bar&ng Masuk **•**••*»**.•»**•*•*•«»•*** 7X

10* Prosedur Penericiaan Bahan Baku 72

XX* Bon Barang Keluar ♦ *.... < ,»***•*•*•*«#»«•*• 77

12* Proaedur Acininistrati Produksi «•*•»***.««•. 73

13* Prosedur PengoXuaran Bahan rembantu ,,,.«»•» 82

1*H Surat Angkutan ... 8k

15#.. Prosedur Ponyerahan HaslX geXe&ai *«..87

M I L I E

P E R P U S T A K . A A N • U N I V E R S I T A S A I R L A N G G A "

S U R A B A Y A

Maaalah utama yang akan dikeoifcakan dalam akripai

-ini adalah, bagaimana ai»tim dan prosedur peraediaan

diae-lenggarakan pada aabuah induatrl makaaan ternak (pellet)*

Sapcrti dikotahui, bag! aetlap paruoahaan

tarutama-poruaahaan Industrie peraediaan marupafcan bagian atazaa da­

ri ko&ayaan/aktiva peruaohaan dan di aini pulalah tartanan

seboglan beoar modal peruoahaan*

Scdanckan kontinulfcaa aorta kolangsu^gan hidup

peruaahaan-Induotri aangat torgantung pada penyediaan bahan baku

mau-pun hasil aelesal9 yang aecara ekonomi a dapat dipertang *

gong Javablcan.

sehlngga kepenguruaan dan pensawasan yang seksaoa torhadap

aktivitas peraediaan cutlak diperlukan*

Pada kanyataannyaj paraasalahnn yang dihadapi

para-aahaan ini adalah auatu adninlatraai yang kurang Benjamin**

teraelenggaronya kapongurusan aorta pexxgawaaan peraediaan,

aehingga meng

aki

ba

t

kan i

1* Plnplnan kurang cepat noaperoiah laporan dan inf

or-nasi tentang peraediaan*

2

_{# Laporan dan informaai peraadioan yang dibuat oleh *}

bawahan kepada pimpinan kurang ter Jamln kebenaran *

dan kelengkapannya*

-an {decision making) tent-ang peraedla-an»

sehingga-akan lebih terbuka kemngkinan

penyelewengan/peng-gelapan aktiva Ini*

Ponyelewengan ini dapat berupa pengeluaran barang*

yang tak casual dengan surat perintahnya atau pe

-ngeluaran barang tanpa ijln pejabat yang ber*enang

dan sebagalnya#

Bertltlk tolak dari kenyat aan^kenyataan tersebut *

di atas* maka administrasi porcediaan harus dlsusun

sedo-mlkian rapa sehingga dapat berfungsi sebagai salah satu «*

alat informant tepercaya bagl Danagement , terutana

dalas*-mengambil keputusan tentang persediaan*

Akib&t lain dari tinbulnya kobutuhan inf or ma si ini adalah

dari keoyataan makin koopleks dan luacnya problema yang •

dihadapi*

Hemang suatu ironi, bahvasanya kelemahan

borbagai-peruoahaan di Indonosia banyak terlotak pada lemahnya sis

tim dan prosedur yang diselenggarakan* Seporti diketahui^

Istllah siotim dan prosedur di Indonesia lebih dikcnol do

ngan "organised cdjainistrasi0.

Kurangnya perhatlan pada bidang ini terutasa bertunpu pa­

da suatu anggapan yang kurong topat terhadap ape yang

dlsebut sebagai "sigtlm dan prosedur” pada khususnya atau

-"pokerJaan adnlnistraei" pada umuatnya*

Banyak diantara para plnpinan perusahaan yang

punyai an^gapan, bahwa fang si admlnlstratip hanyaioh meru

pakan suatu pekerjaan pencatatan aenata-mata*

Aktivitas mereka banyak dicurahkon pada faktor-faktor *

non adiainlatr a tip5 mlsalnya ba&aimana cara aeninckatkan

-penjualan, jncnopoli paaar dan aebag&lnya*

Denman makln berkerabannnya dunia uaoha balk <11 dalam nege

rl maupun Interna sional, maka ang^apan yang kurang

tapat-ini patut diting^alkan Jauh-jauh*

Parkeznbangan suatu perus&haan selalu dlsertai de

-ngan perkcsba-ngan organlsasi, poriuasan sistlm kor^a

dan-lain-lainnya, yang pada akhirnya akan molibatkan makin lu

asnya beban pimpinan#

SehingEa suatu policy pondoiogaolan wevenang

(doleeatlon-of authority) kopada bawahannya sancatlab bijakaana untuk

dllakaanakan*

Hal Ini oonyebabkan pentinrnya penrjawasan yang £ ok Dacia *

atas pen<*nunaan fungsi dan wovenang yang tolah didelegasl

kan teraebut*

Tujuan utaca dorl.pengawacan ini adalah untuk mon^araln *

terc ip t any a kcbanaran, kecepatan serta kalengkapan Inf or*

maei dari bawahan kopada pimpinan*

Sohlngga akan memudahkan pimpinan untuk mengambil keputua

an dalam setiap aktivitao perusahaan* terutama mengenai

-paraediaan*

Set lap tranaaksi dan kejadlan di dalam porusahaazw

mainan yang telah dituangkan dalam suatu bag an tortentu*

Apabila hal Ini tak dijuiapai dalam perusohaan tor so but,

-m k a dapat dlpaotikan bahwa adoinlotrasi yang balk tak *

akan dijumpal di sana*

01©h fcarona itu perlu dlselenggarakan suatu aiot&ia dan .«

prosedur yang balk dan langkap? yaltu bsrapa langkab-lang

kali atau tata cara tlndakan yang baru a dan wajib dllak&a**

nakan oleh pet upas terendah saapal dons an plapinan paruaa

haan*

Denman tei*clptanya imatu sistixn <lan prosedur parae

diaan yang balk, maka diharapkan i

1* I n f o r m si tontang persadioan dari pejabat yan^ bar

wenang dapat dlaajikan lebih copat dan tepat kapa*

da plmplnan peruoahaan, sehingna keputusan yang dl

ambil dapat lebih ncnemul saanr-mnya*

Z* HonpurkeciX keaunrckinan ter jadinya p»nggelapan/pe~ n y c l w i m g a n persediaan, sehingga korugian yang

tl-dak wajar d^pat dihlndarkan sox&lnlQal cungkln.

Oleh karana si at Id dan pro a*dur mencakup bidang

-yanr; aoat lua®, antara lain lalu lint as uang dan barang,**

pemb*Ii&n, penjualanj bsaya dan sebagalnya sertfl fl&engi

ngat terbatasnya waktu dan tenaga, ©aka skripsl ini terba

tas pembahasarmya pada alatlm dan prosedur persediaan

-yang mellputi *

1* Struktur organise si perueehaan secara kesoluruhan,

terutana yang erat hubungannya dengan persediaan*

2

_{f Prosedur organiaasi atau prosedur kor^a yang khu}

-sue nonyangkut arue barang, yang lebih

ditekankaa-- pada segl adninistratlpnya*

3

_{. Penfjnturan allron foroulir, daftar dan}

laporan-la-poran tentang parsediaaisi*

h* Kantrolo atas persediaan*

Peneiitlan terhadap arue barang meliputi «

1* Bahan baku*

2

_{* Haeil setc&gah selesai*}

3* Hasil selesai*

Sedangkan peneiitlan teatang prosedur arus dan e#*

rak barang ditujukan kepada pr osedur-prqeedur

1

X* Penerlaaan barang*

2# Penylnpanan barang*

3* Pengeluaran barang*

h+ Foraullr*

5# Sistim lapor&o*

Sebeiua cengln^ak pada peoyolesaian permasalaftan »■

yang akan dihadapl, terlebih dahulu haruslah diperoleh

-gasbaran teatang ;

khueus-tenta nr peraediaan besorta kontrole intornnya*

2* Kakna atau faedah slstira dan prosodur poraadlaan

-bagi perusahaan yang barsangkutan*

3« Kegunaan maupun tujuan adanya peraediaan hagi aeti

ap peruaahaan, torutaxca perusahaan induatri#

Suatu pengertian tentang suatu hal tertontu akan •

lebih jelass dan bergurm, apabila benarbemir dltsrapkan

-dalam aktivitaanya#

Karena denran adanya penterapan tersabut* maka kecunaan »

yan£ sebcnurnya akan d&pat terwujud dan dapat dir a saltan ~

aanfaatnys*

Mengingat hal tarsebut di ataa, oaka tialan ekripai ini £u

ga dlbahao nongenai pcnyelenfcsaraon oiotim dan prosodur m peraediaan pada suatu parusahaan Industrie

Metode karja yang dipergunckan dalam peayaaunaa

-jskrlpsi ini adalah ;

1* Penentuan probleaa*

2* Pongumpulan data praktis*

3* Penguopulan data taoritia kapustakaan*

k* Analisa data praktis dan teoritis*

5* Fanyajian skripsi*

Pengumpulan data praktis diperoleh dengan aongada*

lean penelitian longsung pada sabuah nerusehaan Industri *

mekanan ternak (pellet) di daerah Lastfmgan*

&i»_tiiaatika skrlpsi ini diisueun, scbagai 4>©ri-kut--«

Bgffj&faaam. & £ £ & & & § t yans tordlri dari *

SAB I * PSHGfiRTlAN SlSSIM DAN PROSEDUR PER3BDIAAH*

DaXaa bab lnl dlbaha s pengertion teorltis ten *

tone slstin dan prosedur dalan crtl luao naupun

elstlm dan prosedur persediaan pada khuousnya*

BAB II ; PSNlfELENnnARAAIf SISTIM X>t\!■! PROSX&UB FfcRSBDlAAlI# DI sinl pambah&san akan lebih dif okuskan pada ~

ponyelonfcaraan si 5_{tie* dan proucdur}

persedlaan-pr.da sebuata perusahaan Industrl*

Fembah?s^n terdlrl dari 3

BAB XIX ; SISXIK BAff PKOSEDUR PERSEDIAAN PADA SEBUAH XH

-DUSXRI PELLET*

Dalara bab lnl akan dluralksn data praktls cense

nal slstlm dan prosedur porsodiaan sebagai ha

-sll peneiitlan, dengan dlsortal uraiart

sirigkat-tentang kelenahan-keleaahannya*

BAB IV * KESIHFULAN DAK SARAH#

Sebagai akhlr uralan akan d Ike tengahkan

bebora-pa kesimpulan dari bab~bab ter&aftulu dengan be*

barepa saran psrbaikan yang potut

P E B G S f X A S B i m i H DAK PRGSEBBK PBRSEDXAAH

Untuk mandapatkan pangartlan suatu masalah, maka

partana kali perlu dlkenukakan daflnisi, art! atau penda

-pat para ahli tentang aaealah tarssbut*

Dafinlsi atau pendapat yang dikemukakan oleh para ahli ter

aebut kemungkinannya dapat sana, mirip atau bahkan barbada

aaaa aakali*

Hal ini adalah vajar, aenglngat motoda, pahaa atau sudut *

pandongan tempat meraka berpijak dalam menolaah ©acalah

-yang dihadapi*

Oleh karena itu di dalaa bab ini akan d i k e m k a k a n terlabih

dahulu pendapat dari para ahli, yang telafa mengadakan pan©

litian tantang sistiia dan proaadur*

Palae suatu kumpulan oaealah aiatlm dan prosedur *

yang diterbitkan pada tahun

1959$

Hobart* A*Magowan berpan

dapat b*hva s

•'Sistiia adalah serangkaian fungaifuneei, langkah

-langkah atau cara-cara bertindak untuk raencapai tujuan tar

tantu# Sedangkan prosedur adalah psrincian langkah-lanskah

yang tardapat pada slatim”^

1) Viator Lazzaro, Systems and Procedurea« -Brontloe Kali Inc, Engl#wpod ClifTs, 19 5 9_{, "halajoan vi^}

Sedangkan Norman IT* Bari oh memberikan definisinya

sebagai berikut i

"Sistlio didefinisikan sebagai alat yang diperguna

kan oleh para karyawan untuk menaapai tujuan

perusahaan-serta morupakan alat untuk nenterapkan kebijaksanaan pin

pinan aeajadi tindak&n~tlndaken't* ^

Pada kunpulan buku scperti pendapat pert ana di

-ataa, WiHiara A* Gill nenberikan pendnpataya sobagai bar

ikut i

Sistim dan prosedur dalam orti Blue Collar, idea* tik dengan prosedur-prosedur teknis yang diperguna * kan di pabrik, bengkal konstruksi dan lain-lain* Sistia dan prosedur dalam art! White Collar, identik dengan sistim dan prosedur admini ctrasi dalan arti luas tormasuk di dalaianya prosedurprosedur dalam -operaci kantor aeperti pengaturan forculir-formulirv p&abukuan, adoinistrasi* laporan, perencanaan dan la in-lain* 3)

Tokoh ilmlavan terkemuka, Ceoil Gillespie> berpen

dapat t

Sistia selalu ©rat hubungannya dengan prosedur, -cot lap bitttim adalah satu rangkaian prosedur yang sa ngat berhubungan dan secara bersama**sa«a swmberikan* suatu atruktur atau susunan yang sudah torintegraai* kan| guna menyelenggarakan suatu tujuan pokok perusa fcaan ciealnya penjualan, pambolion atau penbuatan ba rang-barang*

Prosedur adalah sekelompok pekerjaan pencatatan * yang erat ockali hubungannya* yang meliputi suatu * fung si atau sub fungsi suatu sistLa ter ten tu aieal *

a)

_Cecil

U S J B I

Second Edition* Prentice Hall

0 3Jffi7T 965, halonan 2*

Victor Lascaro| o p oit* hal&san 34

Engle

nya sab fungsi sistia penjualan, sab fungsi sistim pe

nguapulan uang tunal atau beberapa slstia lainnya* *♦■)

Dl Indonesia sondirl slstia dan prosadur lebih di-

kenal d^ngan lstilah "organ!sasi adainiatraaiw

, yang menu

rut ahli Be

lands J*van Nimwegen didefinisikan aebagai i

Meailih cara bagaioana adoinlatrasi itu akan oenja

lankan pekerjaazfc-pekerjaan yang diinginkan untuk maze* nuhi fungoinya, yang ©eliputi :

U Henotapkan pakarjaan^pekerjaan yang haruc dilaku «-kan*

2* Manggolongkan dan jnangkwalifisir pekerjaan-pckerja an ltu#

3* Moailih cara polaksanaan yang rasionil, taraasuk s a« Pejsilihan orong-orang yang tepat*

b. lieohagi pekerjaan kepada orang-orang i n i f seka-ligus menetapkan partanggung jawaban m e r e k a dan

kecakapon yang diinginkan*

o* Mengusabakan kerja sama antara orang-orang ini* d. Kcoilih toknik pelaksanaan yang

efJTision.

a. Jaminan "keamananM yang oaksloal* 5)

Dari 5 (lioa) pendapat ponulis Barat torse but da

-patlah ditarik kefllcpulan, bahwa pengertian antara sistlm

dan prosodur naupun organisasi adoinietraai* yang dikenal

terlebih dahulu dl Indonesia, tidak jauh berboda*

Perbedaan kccll hanyaloh tcrdapat pada sudut panelangan pa

ra penulls dalaa mangcaukakan pendapatnya*.

Sccara uaum dapatlah dlkatakan, bahwa antara kedua isti *

Xah ini mecjpunyal tujuan yang eama yai.tu sefcagat alat pang

k\

' Gillespie, q p cit„ halaman 3*

P J.van Biffiwogen, Daanr-dasar Qraanigas^ Admini.-». fiJLSkt Serjcaahan Ides Tan/Drs.R* Sooaita A«1U, CY, Budi» .cmuning, Bandung* 1966, halocan

garak bagi management untuk mencapai tujuan/objeotiv* per

uaahaan*

2

_.

_{-flfln .,E ra « fltt.lpfflgB » ftrg a n ia a g l fa g}

s m b a p *

Dcflnlei* artl serta tujuan aintim den prosedur te

lah dijelaskan di sauka, berikut lnl akan diketongahkan liu

bungan antara aistim dan prosedur dengan organ! sasi

peru-aaiiaan,

Yang dimaksud dengan organisasi pada uraumnya ada

-lah aekelompok orang yang bergerak dan befcerja oaoa untuk

mencapal tujuan ber&aoa, aesuai dengan yang diidao-idaa *

kan*

Sedangkan Crs.M. ManuXXang memberlkan

pendapatnya-tentang organlsasi, sebagai berikut a

Organ!so si adaXah segala kcglaton-keglatan yang » memperinci tugas-tugas dan tanggung jawab dalam suatu badan atau suatu unit aktivitas dalam badan tertentu* Guna mareaXiaaaikan rencana yang dlbuat sebalumnyat -mengkoordinasikan dan monantukan hubungan tugno-tugao yang eudah diperinci Itu untuk Xebifc maaperaudah raa» Xisaai reacana yang beraangkutan* 6)

Untuk men^aain torclptanya kerja aaea yang balk da

lam organiaaai tarsabut, perlu diadakan pernturan-peratur

6) H, MSaullangt Paa^r^dasar Mymgeaent Bagian Pe~

roneanasn dan Qgganlansi. Bappit

CabariK

Sumatra Utara "Da

a n 9 yang mencakup beberapa factor antara loin i

a* Mexaporlnci dan menggolong-golongkan pekar^aan atau*

aktivitas tertentu.

b* Henetapkan tugas, trevonang dan tangsung 3awab diser

tal dengon komunikasl titabal balik diantara moreka*

sehingga porencanaan, pelaksanaaa caupun pongavasan

nya dapat di sal eng garakan secara off i d e n dan off

ok

tit*

o* Mengadakan peiabagien tug as serta hubungan antar

ba-gian atau sub b a g i m , sehingga dapat diperoleh sua­

tu koordinasi yang balk diantara mere ka *

Peraturan-peraturan yang nenberikan bentuk ksrja sa

ca unit-unit tersobut dinaraakon struktur orgonisasi,

seba-gai wadah utama yang vajlb dimiliki oleh set lap organise *

si*

Struktur organ! sa si marupakan salah satu alat managoiwnt

-untuk zaancapai tuguan perusahaan* Sebagai alat Banageaent*

struktur organisasi torus dapat laeaberikan pedcmnn/tota

-kerja bag! sotiap karyawon untuk aetiap tindakannya*

Podctaan yang oengatur aktivitas karyawan dalasi suatu orga~

nisasi poruaab&an itulah yang disebut sebagai "prosodur",**

yang finrus dan vajib diikuti oloh setiap karyavan soton

pat*

Untuk menjaain terciptanya hubungan balk antar mere

ka» sangat diperlukan suatu alat penghubung yang

inforttaol llsan maupun tertalls serta dlaaXurkan secara *

vertlkal dan horizontal,

Informasl lnl diadKlnistrasikan dengan suatu sistlm torten

tu yang dapat mengutarakan kebljaksanaan management dl da»

lam aktivltae peruaahaan,. agar dapatdllaksanakan oleh

pa-ra anggauta organlsasl tersebut*

fcuatu adifiinlstrasi yang balk* akan borfimgal seba

-gal <

a* Alat penghubung untuk menyampaikan perlntah piiapin~

an kepada bawahan (vertikal) atau antara pejabat

-yang aatu dengan pejabat lalnnya -yang cetaraf (horl

zontal)*

b* Alat pemberl keterangan bag! plmplnan untuk mengeta

hul,apakah tugas dan vawenang yang didelegasikan ke

pada bawaharmya telah dllakaanakaa dengan balk*

c* M a t untuk aengambll keputuean bagi

plmplnan

berda-sarkan Iziforcasl dari bawahan*

d* Alat pertanggong Javabcn bawahan kepada plmplnan) •

sebagai laporan pelaksanaan tugas dan wewenang yang

diterlmanya*

Selain fungsi-fungsi tersebut di ataef maka admlnls

trast yang balk harus dapat memberIkan informasl yang ee «•

pat | lengkap dan benar kepada plmplnan*'

berifcan bantuan yang sangat berharga.

Dangan demikian torjalinlah hubungan timbal balite»

antara cistiia don prosadur d eng an organisasi parusahaan*

Suatu sistim dan proeodur yang baik harus disusun aalaras

dangan organisasi peruaahaan, agar dapat berfungsi separ**

ti yang diharapkan*

Sabaliknya, tonpa sistia dan prosedur yang baik akan aang

akibatkan kaburnya organisasi perusahaan yang

bersangkut-an dbersangkut-an konsekwbersangkut-anai tarakhir adalah tak tercapainya tujubersangkut-an

perusahaon*

3*

fiiattai Aw.,ft;.08«3iHr.^tt^^j..jaBl lK99y^3LnaaA« jfrmir

nikani serta Kontrola Intorn>

Tcrlebih dahulu akan dikeaukakan pendapat G.B.Tajv

ry tantang koordinasi, yaitu t

"iJebogai ainkronisaai usaha-usaha secara toratur *

yang ditujukan untuk memberikon potun^uk, tioing dan arah

palakoanaen agar dapat dicapai tindakao»tlndokan yang bar

conis dan aarespak untuk eancap&i tujuan tortentu".^

Saperti yang talah dikeoukakan pada penbahasan-pem

bahasan terdahulu, bahwa sanya setiap porusahaan, organise

^ G.B# Tarry, Agna-aaaa EfonageBent, Cetakan kedua Diaadur oloh Dra. Winardi, Penerbit Alumni, Bandung, 1970 halamon 85*

M I L I K

P E R P U S T A K A A N - u n i v e r s i t a s A I R L A N G G A ’

S U R A B A Y A

si, perkumpulan, yayacan dan sobagalnya paati oempunyai *

suatu tujuan tertontu yang telah digariskan bersama*

Untuk nencapai tujuan tersebut diperlukan tlndakan-tlndak

an aetiap anggauta organl&aal yang ada dl dalaranya*

Setlap langkah atau tlndakan mereka telah diatur sedemiki

an rupa, agar pertentangan/benturan tlndakan dapat dice ~

gah aeminiraal mungkin*

Pertentangan, keoalah pahaman dan lain sobagalnya itu

baru dapat dihindarkan apabila telah terclpta koordinaai

-yang balk dan hariaonls diantara laereka*

Keimrut H* Koonts s

Koordinasl harua dlcapai melalui hubungan-hubungan manusia antar prlbadi dan horizontal dl dalam suatu -poruoahaan*

Kereka Baling bertukar pendapat, clta-clta. prasangka aaksud/tujuan dengan jalan hu bung an prlbadi yang le -blh offisicn daripada cara apapun dan dengan pengerti an yang dlperoleh laereka oancarl jalan untuk nencapal tujuan-tujuan bersama oaupun prlbadi* 8)

Jadi dasar atau landasan bagl terclptanya suatu ko

ordinasi yang balk dan haraonis adalah pengenalan serta ■**

penghayatan tujuan/objcctlv© peruaahaan, balk tujuan prl­

badi t sok&i, bagian oaupun tujuan dalam artl

koseluruhan-yang hendak dlcapai perusaha an*

Oleh karena itu koordinasl yang mengikat para

ang-Harold Koontz and Cyril O fDonell, Principle* of

E m g g m a L , a p second «.

g

auta perusahaan, laeliputi t

a* Koordinasi

di dalam masing-nasing

individu/pribadi*

b« Koordinasi antar individu

di dalam suatu

kslompok*

c* Koordinasi antar koloopok

di

dalam suatu parusaha «

« •

-d* Koordinasi antar porusahaarw

Dengon dcmikian jelaslaii bahwa setiap anggauta ha *

rus benaz>benar xnengstahui bataa dan ruang lingkup tugasj**

w w e n a n g serta tanggung iewab QUGitig-flmsing*

Scjiingga parvujudan suatu kerja eaaa dan koordinasi yang

-baik dapat labih monperlicin tercapainya tujuan perusaha «

an«

Untuk meroalisir idaran tersebut di atas* sangat di

perlukan suatu sistlm dan prosedur yang tepat dan sesuai

-dengan kondisi perusahaan*

Hal ini terutama sekali dlperlukan guna meneegah kesalah »

pabaraan serta kesirapang oiuran dalam pelaksanaen togas

ma-slng-maslng kolak*

Setiap koordinasi msmarlukan pertukaran i n f o r m s ! *

di&ntara para anggauta, karena situasi dan kondisi dl da «

lam m&upun di luar perueahaau selalu berubah^ubah <labil) *

Psrtukaran in f o m a a i atau singkatnya disobut koaunikasi ms

r up akan pertukaran bahan keterang^n y_ang- telah- ttsrsusun sa

cara sistinitio tentang suatu hal tertentu*

Pisobut sistimatis* oleh karena ixxforoasi tersebut diau

-sun menurut aturan tertentu secara i

- Lengkop*

« Benar*

** Jelas*

- Dan dapat dipercaya*

Kcmunikasi a«rupakan hubungan secara vertikal

aau-pun horizontal dl dalam aotiap crganieasi perucahaan*

Kelalui komuniiia si vertikal piapinan menyampalkan keputus

an atau perlntah kepada bawahannya, sebaliknya per tang

-gung jawaban ata# pelaksanaan perlntah tersebut disalur *

kan dari bawah ke atas*

Koaunikaci horizontal dllaksanakan antar para pejabat

da-lam oatu tingkatan crjtani sa si yang sana*

Sebagai alat koounlkaai tersebut diperlukan prose­

dur yang akan menyalurkan instruk slin struksl maupun la

-poran pertanggung jawaban*

Pertukaran Infornasl dapat secara llsan oaupun

tertulic,-yang berupa t_{ormullr-iTormulir, surat-surat, laporan-lapor}

an dan sobagalnya*

Agar inforoasi tertulis tersebut meneapai

saaaran-nya, m k a bentuk dan isl Xaporan, formulir dan sobagalnya

harus nemenuhi syarat sebacai berikut ?

anggauta mcndapatkan informs! yan£ sesuai dong an luas

-dan sifat kegiatan yang merupakan tanggung jawabnya*

b* Laporan harus aedorhana, mudah dimengerti dan ha •*

nya oelaporkan informa si yang panting fiaje*

c* Laporan harus up to date dan dioloh dengan baik so

hingga pimpinan ting^a! menngunakannya tanpa ba

-nyak kosulltan*

d* Harua disu sun secara poriodlk dan icontinyu*

e% Haras teliti dan osnunjukkan angka*-angka perbsn *

dingan yang dapat dipakai menilai prestasi*

£• Sabaiknya juga dinyatakan dalaa kesatuan physik *

(kwantuo) dl camping niXai uangnya*

Victor Lazzaro raonyebutkan delapan belas kogunaan*

formulir, yaitu $

r*

To

schedule* 9)

Balk bcntuk,

isi jaaupun

kegunaan

forwulir/Xaporarw

tersebut baru dapat dirasokan

manfaatnya apabiXa haX ini*

teXah diatur secara balk serta sistimatis

daian

suatu sis

tic dan prosedur*

fli

Denman acnakin koopXeksnya aasalah yang dihadapi *

management dalam nwngegnudikan perusaha&nnya serta ketcrba

tasan kemampuan nanusia, maka dlanggap porlu untuk mend®*

Xegaslkan sebagian fungal-funs cinya kepada bawahan#

Oleh karena itu infortaasi sangat diperXukan oXeh manage ~

nent untuk mengetohui sasipai di aana icebijaksanaannya di~

Xaksanakan oleh bawahan*

Dongan perkeiabangan organisasi tersebut pa kin tak**

mecuangklnkan bag! piapinan untuk aolaksanakan kontrole *

terbadap segaXa aktivitas perusahoan*

Kontrole yang diXakukan atao nama pimpinan atau »

ataa suruhan piapinan pucuk atau untuk piapinan pucuk

-atau kontrole yang diXakukan pimplnan pucuk sendiri dise*

but "kontroie intern"#*0 ^

Kontrole intern sangat berguna* terutane sekall untuk m s m

^ Victor Lazzaro, p p cltjT halaman 196#

Glaaiet Supojo, Kontrole Intern. Penerbit Senate Mahasicva Fakultas gkonomi Unair* Surabaya, 197*** halaman

berikan keyakinan, kepercayaan akan kebenaron

cetatan-cc-tatan yang ada*

Mengenal kontrole Intorn, N o r m Pemeriksaan Akun •

tan menjela skannya so basal berikut a

Sl&tim Internal control meliputl rencana

organlsa-#1 serta seaua method® dan ketentuankctentuan yang -torkoordinir yang dianut dalam perusahaan untuk melln dungi harta millknya, menerlksa kecoroatan (accuracy) dan aeberapa jauh data accounting dapat dipercaya, mo ningkatkan effislenui asaha dan mendoronn ditaatlnys-fcebl^aksanaan peruaah&an yang tolah dig&riskan* 11)

Carl deflnisl tersebut dapat tercermln tujuan kon­

trole internj yaitu t

a# tfencegah dllakukannya tlndakan^tindakan yang ber «»

tentan^an denpan kepentingan porusahaan.

b* Mendapatfcan Jaminan akan kebenaran, kolongkapan «

dan kotelitian ataa tlndakan yang dilakufcan*

Dalam Korma Pemerlksaan Akun tan jug a ter cant ua un*

aur-unsur kontrole intern, yang diterangkan sebagai ber1*

kut s

a* Suatu bacan organlsasl dl mana terdapat pemisohat** fungsi yang tepat*

b« Clstim pemborlan wewenang serta prosedur penc&tat* an yang iayak agar tercapai pengawasan accountings yang cukup atae aktiva, utang, pendapatan dan bea* ya*

c* Praktek-praktek yang sehat harus diikuti dalam me-*

11

)

Xkatan Akuntan Indonesia, ffoflna, ffoaeriksp^n,-PT* lohtlar Baru * van Hoeve9 Jakarta, 1^7^~fiar _

loman 22#

Xaksanaitan tugas dan fungsi setiap bagian organ!sa

si*

d* Pegawai-pegavai yang kwalitasnya sesuai dengan * tanggung Javabnya* 12)

Dasar daripada kontrole

intern adaiah p©misoftan *»

funcsi* Ponggabungan beberapa

fungoi akan

©enyebabkan

pen

caapuran tanggung

jawab dan

Karcnanya merupakan

aqlah

sa«

tu

unsur kelemnhan tanggung Javab itu

sendiri*

Fungal dapat digolong-golongken sebagai berikut %

a* Fongsi pettguaaa*

Artinya aempunyai kekuasaan untuk raensafrkan suatu*

trancaksi dan nemponyai tugas memberi perlntah ke*

pada bavahan agar oelaksonakan tlndakan*

b* Fungoi pelaksana*

Kecipunyai tugas untuk neXaksanakan

perintah-perii*-tah yang diberikan oleh pezoegang fungoi penguasa*

c* Fungal penyimpan*

Bertugas untuk menorina, menyispan dan mengeXuar *

kan kokayaan porusahaan atas dasar perlntah*

d* Fungsi pencatat*

Bertugas aelakaanakan pencatatan atas aemua tran *

saksi yang tiabul sebagai akibat aktivitas. p<?ruaa~

haan*

o* Fnagsi Control©*

Bsrtugas aelaksanakan kontrole atao kobenoran

dan*-kelengkapan sotiap transaksl yang terjadi.

Sadapat cunckln harus? dlucahakan a^ar catlap

fang-91 dipeganp olofa ornng yang bsrbeda* Fengjjabuncan vartl *

kal haras dihlndarkan5 sodangkan penggabuncan horizontal-*

da

n

diagonal dalam beberapa ha I laasih dapat dltolerlr apa

bila bencr-benar tcrpaksa*

Pemlaahan fungal tersebut akan tampak Jolas dari *

dokumen dasar suatu transaksi yaitu formulir. Bari formu*

U r tersobut akan dlketahui aiapa-siapa yang diberl

wewenang pomoganc fungai panguasa, fungal palaksanat fungal

-pencatat dan sebagalnya*

Oleh karena ltu dalam pembuatan formulir perlu

di-perhatikan hnl-hal aebagal berikut t

a* Forcullr harus ©eaaiat ketoraagan yang dlperlukan,*

yang berhubungan dengan tindakan- tindokan yang

-akan atau telah dllakukan*

b* Kolom yang aeauat Informasl harus dlbuat aecukup

-jayaf sahingga dapat ditulis dongan jelas*

c. Scaua dokumen hendaknya diberi noaior urut tercetak

(pro nunbered)^

Ini saagat panting untuk koperluan rutin© dan auto

matlc check*

4« Bsntuk dan- besaraya f o r m l l r hendakaya disasuail

M I 1 1 K

— _{g J J R A B}s s ^ _As _{J f ^}k t

dene an kebutuhan dan urgensinya*

9m Pembuatan Jumlah rangkap doku&an dasar hendataya

aolalu maneingat akan princip peoisahan wawanang

-dalam o r g a n i s u i yaitu pemioahan fungai, paling eo

dikit dua bagian yang tarpisah harus aangetahui «

adanya suatu trancaksi yang dljalankan*'^

Dalam suatu sistia dan prosedur, laporanlaporan

-tersebut morupakan sumber infornasi yanc berguna bagi ma­

nagement untuk mengadakan kontrole terhadap pelaksanaan *

pekerjaan dan juga cara mengatasi beberapa nasalah yang

-kurang luemuafikan*

b. Organieael dan Tupac Aaministrosi Persediaan*

Qgr.anla.n3i. admlr'istcwsi persediaan.

Bentuk paling sederhana dari administrasi persodia

an adaiah neneatat nilai seoua barang yang dibeli don me*

nyslidikl jumlah yang mssih ada dari barang-barang terse­

but.

Pari c&tatan tercobut akan dapat diketahui pemakaian ba

-rang untuk koperluan proses produksi maupun bagian lain *

nya*

13^ Hadorl Junus, garaaan Slstin Alcuntansi Sebagai

33*-3edangkan tujuan yang hendak dlcapai dalam penyusunan

aua

tu organlsasi persediaan adaiah teraedlanya bahan lnforma

si tentang persediaan yang lengkap, benar dan dapat diper

tanggung jevabkan*

Infonaasl yang borupa angka~angka peraedlaan dlclah

seoa-ra cepat dan sistlstutla untuk dlsajlkan kepada management

sabagal bahan pennambilan koputucan tantang persediaan.

Oleh karena itu panting adanya adjalnlstrasl persediaan •

yang sempurna dan. up to date serta dapat raemborlkaa gam *

baran keadaan persediaan sebenarnyeu

Dalam polftkcanaanaya ternyata paker^aan administra

si persediaan memnunyal hubun^an erat dengan bagian

adi*I-nistrasi lalnnya*

Van der Ploeg mengadakan pembaglan organisatorla

pekerja-an administrate! sebagai berikut %

a» Pembukuan finansiil (kas, bank, piutang* utong, * yang digabung atau tidak dengan admlnlsfcraei peabe lian dan penjualan)*

b* Berbanai sub~administrasi, misalnya administrasi -gudang, upah dan sobagalnya*

c, Pembukuan mekanis*

d# Berbagai fungal staf. misalnya perencanaan dan pe-ngaturan pekorjaan adminiatratip.

Ik)

Dl dalam xotiap peru&ahaan pekerjaan admlnistraai*

tersebut dilaksanakan oleh Bagian Pembukuan atau Bagian *

iL)

M.J* Van dor Ploeg, janjnigtaflj?! Sebagai Alat-Pembantu Pada genguasaan PeruaatKmn* TerJenanan Dra. Sam.

Boen Lens

i

Akuntan, CV* Budi Kemuning, Bandung,

1966,

ha*

laman Mi*

Adoiniotra&i

Admini^trasi Porsodiaan sendirt joempunyal kedudukan

yang-S0_{i^fxr dongan cdministraai yang lain dan} borada _di bavah

Xopala Daglan Adminiotraoi.

Untuk aelaksanakan pengaturan dan penyiopanan

per-sediaan di gudang diongkatlah ceorang Juru atau Kepala Ou

dang, yang bertan^gung Jawab pcnuh atas pers*diaan yang

-di simpan -di gudang*

Dalam molakcanakan tugasnya, Kepala Gu&ang menpunyai bubo

rapa pembantu, yang bertaaggung Jawab langsmng kepadanya*

Dalaa i&en3alanfcan tugacnya, seora ng Kepala Gudang

sangat-©«merlufcan alat peraga pembantu baik yang berbentuk fovmx

lir, laporan laaupua sistim kartu*

Salah satu diantaranya yang terpanting adalah Kartu Gu *

Sot lap t m l z barang disedialcan satu kartu teraendi

ri dan kartu^kartu tersobut disimpan diruangan Kepala

Gu-dang sebagai Adr.inistraoi Peraediaan GuGu-dang (A*P.G* atau*

lUY.iU)*

Di reaping Kartu Gadang tersebut, sebagai pelengkap dan =*

alat kontrole diperlukan 4uga Kartu Barang yang lekat/

tinf!gal pada tuopukan pereediaan barang yang bersangkttt

-an*

Kolcwn Kartu Barang tak Jauh berbeda dengan koloia-kolon pa

da Kartu Gudang, faanya lebih ditonjolkan unour penanggung

^avab pe&akal persadiaan barang yaitu berupa t&nda tangan

atau parap pada kartu yang bersangkutan*

Kegunaan kartu ini terutasa untuk mengotahui dengan copat

sisa

peraadiaan suatu

jenis

barang serta batas

minixiua un

tuk peraediaan barang

tarsebut-Dengan denikian kemacetan proses produksi tak akan pornah

dialami, apabila tak terjadi kelalaian dalam pengawasan

-kartu-kartu barang tersebutt

Di caching Kartu Gudang yang terbatas pencatatan

-nya pada jumlah/kvmntuja persediaan barang t di ad akan pula*

kartu sejenie yang di samping ©encatat jumlafanya, Juga di

cantuakan harga barang yang bersangkutas#,

Kartu Ini disebut Kartu Persediaan yang morupakan pendu *

kung Adninictraoi Persediaan Kan tor (A*P*K« atau K.V*A.)«

Dari. namanya dapat dltebak bahwa kartu ini tempa$nya diba

Furiosi kartu lnl terutama adaiah untuk lebih Benjamin keb©»

naran inforaasi persediaan.

Bentuk Kartu Persediaan adaiah sebagai berikut *

P

E

R

S

E

D

I

A

A

T

arai ftflnflnfrotrafiA .pwpgfllnfln*

Sepertl telah dlkcmukakan dl depan, bahvaaanya per

sedlaan

merupikan bagian yang amat penting dari suatu

per

usahaan.

Suatu bagian atau organ yang tldak saja dapat jnempQnga

-ruhl kontinultas/kelangsungan hidup perusaha an tetapi

ga merupakan penyerap sobagian besar kekayaah perusahaan*

terut&ma pada perusahaan Industri.

Oleh karena adoinistrasi peraedlaan wajar untuk

mendapat-kan pengamatan yang lebih telltl dibandingmendapat-kan yang lain*

Secara langsung oaupun tak langsung si peailik k*»

kayaan tak dapat aelaksanakan dan aengawasi

admlnlstrasi-per nedlaannya*

Bersuaber pada kepentingan tersebut dan aesual dengan

-fungsl adtfinistrssJi persediaan sebagai buhan analisa, ina*

ka tugas adainlstrasi persediaan sangatlah pen ting.

Oleh Nlmwegen di^elaskon, bahva tugas utama adol «

nistraoi persediaan adaiah penetapan keterangan^keterang*

an tentang persediaan, sehingga dari slni dapat setiap sa

at yang dlkehendakl s

a* Dapat dillhat keadaan persediaan yang sebenamya*-balk dalam jumlah maupun dalam uang.

b. Dapat dlaabil keteranganketerangan yang diminta -untuk aenperhitungkan dan aenganalisa hasil Itu* c. Sudah tersedla alat-alat untuk kontrole atas pe *

nyiapanan dan penguasaan persediaan. 1$)

4

^ J* Van Hiawegen, op citt halaaum 125*

Selala tugas utcma di atas, dalaa keadaan terfcentu

Ju^a m u l h dap^t diberi tmjas~tugae taabahan, seperti mi­

ca Iny a a

a» Kontrolo atas dapat dilaksanak&nny a order peabuat-an dpeabuat-an order ppeabuat-anjualpeabuat-an*

b# Kontroie atas diadakanaya pereediaan yang radio «

- nil

*

c« Kontrolo ataa akibat dari harga peabolian#

d» Kontrolo ata§ kwantitao dan jmalafe uang dari fa& * tur~faktur dan nota kradit*

Ct Kenyodiakan keterangan-keterangan untuk Kontrolo * atas potongaxv-potongan yang diberikan.

t* Menyadiakan koterangan-ketorantfan statistlk.

16

)

5* K-»nt«wt fflstlm d«m Prosodur Por seaiaan.

Telah dlterangkan di muka, baiiv/a untuk

pcrsodlaan-diporlukan pencurusan, pengawasan serta didukung oleh

ad-mini strasi yang balk dan senpurna*

Kepongurusan di sinl tidak hanya berartl manyimpan porae**

diaon di dalaia gudang dan kenudian menunjukseorang

atau-b«berapa orang untuk aen^aganya darl hal-hal yang tak

di-inginkan*

Pengavrasan Japa tak cukup hanya dengan aongavaai car a ker

4a oranc tarcebut serta tang^ung J awabnya nongonai

para*-dlaan*

Tetapi pengurusan dan pengawa son di slni jaampunyai art!

-yang luas yaitu taoliputi sog&la s^suatu -yang erat hubung**

annya dengnn arna dan geruk barang yang terdopat daloa **

persadi&an*

Arus dan gerak barang ini jsaliputi *

a* Ponarimaan barang#

b* Penylnpanan barang*

c# Pengeluaran ba.rang*

Untuk oonjaaln tarsel<mEgaranya kepengurusan dan -penga\m»an yang baik, daka diperlukan procedur yang aeng**

atur eetia,p arus dan g«rak persediaan, yang aoliputi 3

a* Paneriffiaan bareng, dlatur mongaaai 1

«* Dokuaan/foriimlir ekstern yang nenyortainya#

- Pofcugaa yang berhak cenorima , mcnoh©ck? o&nghi *

tung kabenaran barang teroobut#

- Dokumen/formulir intern yang harus dibuat.

- Pejabat yang berhak saensahkan dan mananda ta

-ngani berlta acara penerimaan torsobut.

b« Ponyicpanan baranc> dl cini dlatur tontang 1

- Pctnealoopokan barang yang diterlaa seeuai dengan

Jcnisnyc*

* P«tuga» yang bertugas manyimpan barang tersebut#

* Kartu ataa Xaporaa yane feams dibuatnya*

« F«jabat yang berhak meneheck dan aenanda tangani

dokuaen tersebut*

c. P^ngelimran barann* terutcuna asengatur tantang 1

- Pouii Bahan/pfcntfgoXongan persodiaan untuk kep*rltt~

an prases produksi (bahan baku/mcntah) dengan *

persediaan untuk penjuaian (haell seXesai)*

* Forcuair-forraulir yang

menyertninya-- Pejabat yang berwenanguntuk peng^luaran barangmenyertninya--

barang-teraebut*

SeXain pencataton aktlvltcs persediaan yang sisti~

satis dan kronoXogis tersebut, porlu Juga dladakan peng&*

turan tentang kontrole porsodiaan*

Hengonai kegunaan 3lstin dan prosedur Ini Victor

Lazzaro-fnonjelaskan, bahva oocara keseluruhun sistira. dan prossdup

san^at berguna untuk managerial controls dan mengurangi

-operating costs*

Jadi Jglacnya, sistijs dan prosedur persediaan yang

nerupakan bagian dari uraian sistim dan proaodur 9 naiapu **

nyal manfaat aebagai berlkut %

a« fdoapcrbaiki kontroXe etas persediaan*

Kontrole atas persediaan raoliputi pencatatan

yang-iayak terhadap ponGrinaan dan pengeXuaran persedia

an, yens mcrupakan bagian terpentine dari kokayaan

perusahaan*

lienfan adanya perbaikan atas kontroXe

perctfdiaan,-siaka diharapkan a Kan jnciaperoXeh penyeopurnaan kwa»*

litas dan susunan infor&asi persediaauu

pengawasan cantonal s

«• tfowenang yang telah dldalogaslkan kepada bavahon

nya*

* Kuta3i dan aaldo p«r#«dlaan» yang cepat dapat dl

ketahul angka-angkanya*

b* HenKuran*i beaya yang bsrhabungan dengan

perscdla*-an*

Untuk manyel©n^gar akan suatu slstlffi d a n prosedur

balk secara khusua aaupun taenyeluruh* diperlukan

-baoya cufcup besar.

Dan aerupakan suatu ha! yang kurang bljaksana, apa

blla dalaa rangka pembentukan slstlra kontrole yang

balk tak dlpikirkan maealah beaya l n l f

Karena sudch dapat dlpastikan, bahwasanya perusaha

an akan menangfrung beaya yang cukup basar

sebagal-akibat keru^lan yan» diderita darl policy penjjabal

an sistim dan proeedur*

Sehingga pengaturan yang kurang balk atas peraedla

an| akan msngafelbatkan :

- Ketidak bcnaran penerlmaan dan pengeluaran perse

dlaan* balk kMantltas maupun kwalitasnya*

- Hllang atau rueaknya porsediean*

Dengan psn^&turan gudang secara sistimatis dan ra»

plh akan jaenghcmat peaakaian vaictuf teiiaga sorta boaya in

vestaci untuk i'asllitas gudrtnc ♦ Seiain itu Joga dapat no­

ne urangi beaya tahurnn tiaiam pelaicsonaan opnane physsik

-p©rc«diaan«

B A B II

PENXBUNGGARAAN QlSXlH DAS PRO3EPUB PEHSEDIAAH

U

n

tuk uwnyelenggarakan suatu slstlm don prosedur «

peraediaan yang balk, perlu diperhatikan beberapa pereya *

ratan sebagai berlkut i

Feralsahan fungal yang tegas dan jelas.

Haras dapat dipisahkan socara tegas pengembcn fung~

si penguasa, fungsi pelaksana* fungsi penylmpanj

fungsi pencatat dan fungal kontroXe dalam cdnlnis

-trasi persediaan.

Pcranrkapan fungal yang dapat aengaburkan

wewenang-dan tanggung jawab seseorang wewenang-dan noabnhayakan icon ~

trole Intern cangat bijakaana untuk dih±ndarkan/dl»

hapuskan*

2. Koordinasi dan koinunikasi yan*j iunuar dan harmanis*

Setlap akti vitas yang erat hub uncanny a d eng an perse

diaan liar us terkoordinir

deng&n

balk, sehingga arus

dan gerak barang dapat berjalan dengan lancar dan

-mudah diawasi*

Kosunikasi yang diatur melalui dokumen, £ o r M2_{Xirf *}

laporan atau aiat koiaunikasi lain dapat dilaksana *

kan dengan balk dan lancar*

K&dua ttnsur ini akan saling berkaitan dan senunjang

torseienggaranya adrainiatraai penelitian yang Ban #

tap*

3* Susunan gudang yang t«ratur«

Sedemikian rupa cara nenyiopan atau menyusun per9 0

diaan di gtidang* setiingga memungkinkan terjaffiinnya-*

keaaanan peraediaan.

Seiain itu, demi effisienal perusatiaan diharapkan «

dengan teraturnya penyusunan persediaan akan aenghe

mat tenaga dan waktu yang diperlukan*

k* _{Administrasi persediaan yang balk#}

£egalnnya itu tak ada gunanya apabila tidak diser

-tai suatu ad&inistrasi persediaan yang balk*

Pengan administraai yang balk akan memungkinkan

in-foriaasi yang cepat dan benar kopada management,

hingga keputusan yang diambll tentang persediaan te

pat menemui aaearannya*

Setelah ©engcnal persyaratan dalam penyelenggaraan~

suatu sictio dan prosedur yang baik, ciaka aelanautnya akan

dlterangkan gambaran singkat tentang beberapa hal yang pa*

tat diketahui dalast penyelenggaraan t e r s e s t *

1* QrpaniggsL ton Twgas Oudtmg.

tean^asi>M,R|3g.mg*

jaaogmnyal

2

(

d

ue)

kcgunaan yaitu

t

a< tten^aga kolangkapan per#adiaan, artinya menjaga per

sadiaan teraebut dari bahaya pancurian, korusakanf~

kcbakaran dan aabagalnya aabagai akibat dari *

- Pengaruh nanucla*

• Pengaruh alamlah, t caaca, cahaya, dan lain-lain*

«* Pangaruh/raaksi kimla.

-* SIT at barang itu aendlri, ia±salnya audah pocah*

b# Menyatukan porsediaan agar dangan zsudah dapat dike*

tahui Jumlah serta jenia perao&laan yang nacih ado

-atau yang harus ditambah atau yang harus dlbuang ka

rana sudah kadaluvaroa*

Kagunaan gudang tarsebut dl ataa dapat tarraalisir,

apablXa auaunan gudang tolah diatur dongan balk, sehingg

a-panyinpanan ratlonll otas porsadiaon dapat dlcapal*

Untuk aendapatkan suaunan gudang yang balk, perlu dip

arha-tikan hal-hal aabagai berikut s

a* katak atau lokaal bangunan*

Perlu dipertiobangkan sacara mondaloa stbelum dlpu*

tuskan rancana lotok gudang dilingkungan parusahaan

t*rutama aekall bogl perusahaan induatrl#

Dasar pertlabangannya ontara lain %

m Latak gudang dangan bagian produkei*

- Letak gudang dangan bagian penerlmaan bahan dan *

pengirlman hasil seXesal*

* Paktor kcamanan dan llngkungan oakitar gudang#

Dangan barbagoi pertimbangan yang jnatang akan da

-pat dicapai affial«n»l vaktu dan tanaga dalan pa

-aindahan parsediaan*

b. Pcngaturan ruangan#

Separti halnya pada panempatan lokaei gudang , aaka

deXan mangatur ruangan daXa© {interior) gudaag ha»

f u s dibuat sodaaiklan rupa agar dicapai kaoapatan*

dalaa ncncari, oenyimpan dan mangambii barang*

Dangan mudahnya poncapatan dan penaaharian barang*

di gudang dapat mavujudkan tarciptanya affaktivi *

taa aarta afflsianal peruaahaan*

Beborapa kotentuan yang perlu diperhatikan dalam «

pengaturan ruangan gudang adaXah sebagal berlkut i

X) Barang yang soring ditorioa dan dikaluarkan

sa-balknya diteapatkan di dakat plntu aacuk/kalu ~ ar*

2) Jarak antara barang yang satu dengan yang Xai

a-nya harue sarasi, agar mudaii diambil dan dlsim*

pan#

5) isampergunakan aebaik-balknya ruangan yang tersa

dia, aesuai dangan konaiapuannya (bataa ismksiiaum

**) Mencegah sejniniual aungkin keruaakan-keru sakcn

-6) Akan labih sempurna, apablla dlbuatkan diagram*

ruangan yang dapat member! petuajuk tepat tan *

tang letak suatu barang, dlsertal dengan

nomor-kode dan sebagainya.

Dengen adanya organlsasi gudang yang teratur dan

-rapih, keoacetan maupun k«rugian~keruglan yang tak di

Inglnkan akan dapat dihindarkan semlnlmal mungkin*

tionurut Nlmwegen tugas gudang seoara umuza, balk gu

d«Lg bahan baku, baranc setengaii selssal rnaupun ha ail

se-lasai» mallputl hal-hal seporti di bavah ini :

a* Msncrixas bai’ang- barcng dan oelaporkan penerlmaan ~ ini aeoepatnya kepada yang bersangkutan*

b. Menyimpan dan raeiaelihara dengan saksama barang-bo~ rang yang tclah diterima*

e* fcenyerahkan barang f scnataiaata atas dasar per In -tab dari orang-orang yang berhak*

d# Komborikan pertanggungan javab pads setiap saat «? yang dikehendakl mengenai penellharaan barang. 1)

1) J.Van Niravegen, Pasar-flasftr Organises! Adolnls-tragi* Ter^tsffiahan £los Tan/Dr5*R* Soexuita A.K*? CV*

Budi-Kerauning, Bandung, 1966, halaman U 8 *

2t Prosea|g . ^ ^ ' M r m . . 4 m . . ^ ^ a ^ M a r a a Baraaa*

ag>«?

4

ia -g .

8

B<tgARs«o .ftacane*

Pada uauanya organiaasi penerioa barang atau bahon

baku moliputi bagian-bagian s

a. g m a g d m baEang/lnsgection*

&fccar« idtal bagian ini h&rus terpisafc dcngan Bagi

an Gudang dan tugasnya adalah *

1) Keneriifla barang dari luar peru3a£aan*

2) Kencocokkan kwantitas inaupun kwalitaa barang

yang-nasuk dengan dokunen-dokuiaen yang nonyertainya dan

curat pesanon pembellan*

Apabila dipandang periUj dapat dilaksanaksn

pengu-^ian/test dalais laboratorium*

3) CteteXah cocok keeudian menulis Bon Penerimaan Ba

-rang minimal -rangkap ** (empat) :

- Asli, untuk Bagian penbukuon (acUninistrasi pers®

diaan kantor)*

- Copy ke 1, untuk Bagian PembeXian*

- Copy ko untuk Bagian Gudang#

- Copy k© 3, dislwpan Inspection sebagai ar sip*

h) iteteXah ditanda tangani* ketiga yang

parta<-ma dlkirim ke gudang bersaparta<-ma-aaparta<-ma_dencan barang ~

Sedangkan copy k© 3 disicapannya sebagai sraip*

b* Gudnflft.

Tagacnya bagian ini berfungsi saperti Ka»ir

yaitu-mencriiaa, a«nyiffipfln aah mengaluarkan barang ata* dasar p«

rintah tertulis dari pojabat yang berwanang.

Badanya, hanya dalan bcfctuk atau jenia bondanya, kalau Ka

sir yang dlsiopan dan dikeluarkannya khusus m«ngenal uang*

X) Keneriwa barang, tiga Xeabar B*P*B* dan dokumen-do

kuaen ekstorn dari Inspection*

2) Mencek dan aananda tangani B*P*B* sebagai tanda to

r&aa barang*

3) Meabagikan ketiga B*P*B. ko Bagian Peabukuan **

(A*P*K«), Bagian Penbelian dan areip Gudang*

b) Kencatat panarimaan barang teroabut pada K&rtu Gu~

dong (admlnlstrnsi persediaan gudang) dan pada Kar

tu Barang yang beraangkutan*

C* AaniKistrasi Persediaan Kantor.

Bagian ini bertugas melakukan pencatatan ataa am *

mua barang yang diterima dan dikeluarkan berikut aaldonya

d&Xam juaiah (kwantum) maupun hsrgonya*

Terutaaa aetoXl berkeva^iban member! informael kepada pirn

pinan atau bagian Iain yang aeaeriukan*

i) Menerima B*P*B* asii boserta surat angkutan dan •

faktur pembelian dari Bagian Gudang*

2} itencocokkannya dengan surat poaanan pembelian,yang

dlterlna dari Bagian Penbollan*

3) Setelah b o m r dan cocok keraudian mejaasukkan

angka-angkanya dales Kartu Persedlaan Kantor*

Bentuk formulir Bon Pencrlmaan Barang dan Surat Jfc

BO

Kepada Yth.

Sesuai dengan penawaran Saudara melalui surat no.

tanggal /per tilpon, maka harap -di-kirim barang-barang

sebagai berikut :

no. urut

Jenis barang

Banyak -nya

■iarga Keterangan

satuan jumlah

Jumlah

Waktu penyerahan :

Tempat penyerahan :

Dikirim/diambil :

Perhatian :

1. Didalam nota/kwitansi harap Direktur

disebutkan no. surat pesanan 2. Pengiriman barang harap di

-sertai Surat Angkutan

Prosadur ponreltmran bs mn g .

Teiah dikoinukakan pada penbahasan di d«pan9

bahwo-solah satu tafjas pokok Kepalo Gudang adalah

aengeluarkanbarang atas dasar perintah (tertulia) dari pe^abat yang

-barvenang*

Jadi Je.Xaslah bah^a Itepala Gudang tak dipsrkenankan meng*

iuarkan barang atas inisiatip sondiri atau dang an kata la

in pojabat tarsebut tak bervonang untuk oongeiuarkan ba *

rang tanpa adanya Bon PengsXuaraii Barang*

Laslmnya procodur pengeXuaran barang diatur saba *

gal berikut s

a« Bagian Pabrik/produksi•

Dioisalkan bagian inilah yang me&erlukan barang sc

bagai bahan proses produksl*

X) Hvnulis Bon Peraintean (rangkap dua) sosual

do-ngan kebutuhannya*

2) Kepala Bagian Produksi menyetujul dan aenanda

-tangani Bon Permintaan teroobut set©Xah diperlk

aa kabonarannya*

3) Atas da oar bukti torsobut dibuat Bon Pen^oluaran

Barang, rangkap tiga i

» A all, copy k« 1 dan Bon Perndntaan dikirim fee

Gudang*

- Copy ke 2 langsung dikirim ke Adminlstrasi »

Persediaan Xantor (A*P*K*)*

**} Sedangktm B o n Pernintaan copy fc© 2 disimpan so*

bagai at sip Baglan yang bcrsangkutan*

Gudang*

1) Soteloh m e n o r l m Bon Pcngeluaran Barang (asll •

dan copy ko 1) dan Bon Pormlntaan (aoll) dari *

-Baglan Produ&ai* kecudian mencocokkan fcedua do»

kmnen torcebut terutoma jnangonal tanda tangan »

pejabat yang bonrenang*

2) Apablla petugas tersebut telah yakln ait an

kebo-naran atau aataya dokuoen itu, dikeluoricannya «

barang yang diolnta dan mencatat Jumlah barang*

aorta slsa porsodiaan barang tersebut*

Pstugao peneriaa barang oombubuhkan tanda ta

-ngannya aebagal tanda terlna*

3) Petugas Gudang nencatat pengoluaran ini pada *

K&rtu Barang yang bersangkutan dan joo/abaglkan *

Bon Pengoluaran Barang kopada i

* Asll ke Admlnletrasi Porsodiaan Kantor dengan

laaplran Bon Pormintaon (asll)*

- Copy fee I ditahan dl Gudang*

Adminlstrasi Persadlaao Kantor*

1) Pertama kaXl nenerioa copy ke 2 B o n Pongeluaran

nya untuk flementara voktu aampai timbulnya ektivl

-tas berikutnya*

2) Menerlna Bon PengeXuaran Barang (asli) dan Bon Per*

ntntaan (asXI) darl Gudang, aeteXoh barang diiceluar

kan. Jtencocokkon kcdua bon tersebut dengan bon yang diterima terdahulu dim keaudian meobukukan mu t a si

*-nya pada Kartu Persediaan*

Contoh bentuk foroulir Bon Permintaan dan Bon Pen^e

Xuaran Barang tamp&k t&bag&i berikut s

BON PERMIWTAAN

Banyaknya Nama Barang Dipergunakan untuk

«

Kepala Bagian Peminta

Bagian : Nama/parap :

Parap S e k s i :

Tanggal : Tanggal :

GAMBAR 5

BO

3

Pr-PoedBf Penerlnaan dan Pen»eluaran Hasil Seleaal.

Tidak banyak perbedaan antara pro&odur penerlmaan -

don pengeluaran hasil solosal dengan prooadur peaerimaan -

den pengeluaran barang*

Hanya cungkin proses pemoriksaan sautu (quality control) -

oleh Inspection lebih diperketat, karena produk tersebut -

akan berodar di luar oewakili nana perusahaan*

Pgoaeflur nencrtmaan haall celesal.

Secara ringkas prosedur pencrimaan hasil selesal da

' pat dijelaskan sebagai berikut t

a* Bagian Pabrik/produkai•

Setelah selesal aoaprodusir suatu produk tertent

u,-segcra racabcrltahukan hal ini kop&da Inspection ten

tang rencana ponyerahan produk tersebut ke gudang*

b* Inspection*

Petugas Inspection aengadakan peaerlksaan tentang *

rautu produk tersebut sesuai dengan quality stan •

dard yang telah ditentukan*

Setelah dianggap balk dan xaeoenuhl syarat, naka di*

buatlah Bon Ponerlnaan Hasil Sole sai* rangkap 3*

Kolom bon Ini tak barbeda jauh dengan Bon Penerima**

an Barang* Ketiga bon tersebut bereoaa dengan pro

c* Bagian Gudang*

Kepala Gudang nomerlksa produk tersebut dan dicocok

kan dene an dokueaen yang diterimanya*

Setelah dlanggap benar, Kepala Gudang

isencantumkan-aaldo persediaan terakhir hasil aelcaai tersebut *.

dan BscQbubuhkan tanda tangannya pada Bon Psnerimaan

Hasil Soles&i*

Basil selosai diearahkan kepada pctugas Gudang, •

yang koiaudian nancatatnya pada Kartu Gudang dan Kar

tu Barang yang boraangkutan*

Bon Penerimaan Hasil Selesai dibagikan kepada *

- Aali ke Adninistrasi Persediaan fvantor.

- Copy ke 1 ko Bagian Pabrik/produkci *

- Copy ke 2 disimpan sebagai arsip Gudang*

d« Adelnietraci Peraadiaan Kant or.

Menerima copy ke 1 Bon Penerimaaa Hasil Selesai dan

mencatatnya pada Kartu Persediaan Kantor.

Erflaedur. penrelunran haall sale sal..

Seoara prirvsip ini si a tip pengelaaran hasil soleaai,

sebagai akibat ter^adlnya traneaksi penjualanf dititsbulkan

oleh Bagian Pen^ualan*

Gudang sama sekali tak bervenang untuk mengeluarkan produk

tersebut tanpa perintah tertulis yang safe*

Prosedurnya adalab sobagai berlkut ;

a* Bagian PenjuaXan*

Sotelah terJaXin koaepakatan dengan pihak pooboli9

dibuatnya eurat porintah pengeluaran Hasil seieaai

(delivery order) daXan rangka 3 g

- A all diserahkan kepada pembeXi*

- C opy ke 2 dikirim ke Gudang*

- Copy ke 3 tinggal sebagai araip Bagian Fenjaol *»

an*

b* Bagian Gudang*

ApabiXa peinbeli da tang sen&iri untuk oengambil ba—

-rangnya, oXeh Kepala Gudang dicocokkannya D„0#

-asli dengan copy D*0% yanc ada padanya*

Setelah cocok, menyerohkan barang yang bersangkut

-an kepada si p©obeli dan mennnda tangani D*0# asXl

keaudian diteruakan kepada Administrasi Persediaan

Kantor#

Kutaei tersebut dicatatnya pada Kartu Gudang dan

-Kartu Barang yang bersangkutan, aerta aencantuakan

aaldo terakhir persediaannya*

Penyorahan hasil sole sal dapat juga diXakukon aela

Xui Bagian Expedisi kepada pembell d©ngan auatu su

rat pengantar*.

c* Adminlstraal Persediaan Kaator*_t