LAMPIRAN 1 HASIL DOKUMENTASI
Sistem penomoran rumah sakit haji medan berdasarkan pada unit numbering system yang terdiri dari 6 digit. Gambar berikut merupakan sistem penomoran berkas rekam medis pada rak penyimpanan.
Inilah kenyatannya rekam medis menjadi menumpuk dan diletak disembarang tempat
Namun seandainya pasien lupa membawa kartu berobat pada kunjungan keduanya, dengan menanyakan identitas diri pasein, dari nama dan tgl lahirnya saja petugas kemudian akan mencari datanya di computer.
LAMPIRAN 2
PEDOMAN WAWANCARA
Wawancara dilakukan secara mendalam guna mendapatkan data yang akurat. Pedoman yang dilakukan dalam wawancara, yaitu :
1. Pengadaan rekam medis rawat jalan dan rawat inap
2. Sistem penomoran rekam medis
3. Sistem penyimpanan rekam medis
4. Sistem pengolahan rekam medis
5. Distribusi rekam medis
6. Tata cara pengambilan rekam medis
7. Proses penemuan kembali rekam medis
LAMPIRAN 3
TRANSKRIP WAWANCARA
Nama Informan : Drs. Rinsyah Sumandri Harahap
Tanggal Wawancara : 3 April 2013
Pukul : 10.00 WIB
Tempat : Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Haji Medan
Keterangan
P : Peneliti
I1 : Informan I
P : Assalamualaikum pak
I1 : Yaa..walaikumsallamwarohmatullah, interview terakhir ini yaa dek yang
dari Usu ?
P : Haha.. iya pak ini wawancara terakhir untuk melengkapi data skripsi saya
I1 : Yauda silahkan apa yang mau ditanya dek ?
P : Ohh baiklah pak langsung saja, bagaimana ya pak prosedur pengadaaan rekam medis bagi pasien di rumah sakit ini ?
I1 : Jadi memangkan prosedur rekam medis itukan alur rekam medis ada
rawat inap dan rawat jalan.
P : Ohh.. bisa dijelasin pak ?
I1 : Oke gini jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau
kiriman dari rumah sakit lain, dokter ataupun puskesmas. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk rawat inap. kalo rawat jalan itu langsung ke bagian pendaftaran atau poliklinik sana, jadi prosedurnya itu ada.
P : Ohh jadi maksudnya gimana pak yang berobat jalan ?
I1 : Gini semuakan sudah ada prosedurnya jadi pasien berobat jalan pertama
petugas akan membuat kan sebuah kartu berobat dan pasien langsung menuju poliklinik. petugas langsung mecatat di buku register. ini ya untuk pasien yang belum pernah sama sekali berobat kemari ya tentunya.
P : Ohh jadi pak kalau untuk pasien yang sudah pernah berobat ke rumah sakit ini ?
I1 : Yaa.. cukup membawa itu saja kartu berobat yang telah kita berikan,
memang kadang-kadang kalau dia telah berobat setahun yang lalu kan mungkin bisa saja hilang, jadi kalau dia bilang sudah pernah berobat kita tinggal cari aja dari komputer dengan menanyakan nama atau tanggal lahirnya.
P : Iyaiya pak jadi pak kalo prosedur pasien rawat inap itu bagaimana pak ?
I1 : Nah sebenernya itu prosedurnya hampir sama. Cuma kalo untuk pasien
UGD itu pelayanan langsung diberikan petama kali, untuk urusan rekam medis itu belakangan, karena kan nyawa lebih penting dan harus di utamakan. baru setelah itu petugas menanyakan identitas pasein kepada keluarga atau kerabat pasien, nah kemudian barulah berkas rekam medis itu dibawa ke kasir untuk dihitung, dan kemudian dari situ dikirim ke bagian rekam medis, UGD itu tentu pertolongan pertama, gitu dek.
P : Nah jadi bagaimana pak kalau di UGD, di UGD kan tidak ada petugas rekam medis ?
I1 : Jadi memang keadaannya itukan petugas rekam medis disini masih minim
sekali, akhirnya ada sebagian tugas rekam medis itu dibantu oleh perawat itu sendiri misalnya di UGD kan bagaimana penomeran itu ? jadi memang nomer itu kami stokkan di UGD, nomer rekam medis itu kami stokkan di UGD, kami beri di UGD apabila ada pasien baru yang memang belum pernah berobat ini diberikan kepada petugas IGD bukan petugas rekam medis, kenapa bukan petugas rekma medis ...? ya itu tadi karna rekam keterbatasan pegawai harusnya itu adalah petugas rekam medis tapi karna keterbatasan ketenagaan ya terpaksalah, tapi kalau di pendaftaran itu orang rekam medis itu sendiri.
P : Oohh jadi apa pak pedoman dari semua prosedur pengadaan rekam medis Di Rumah Sakit Haji Medan ini ?
I1 : ya jadi ada yaitu Buku Pedoman Penyelenggaran Rekam Medis Rumah
P : Iyaiya pak , trus pak kalau sistem penomoran rekam medisnya pak ?
I1 : Jadi sistem penomoran rekam medisnya menggunakan unit numbering system atau pemberian nomor cara unit yaitu satu kartu untuk pasien baru yag akan digunakan untuk seterusnya, terdiri dari 6 digit. kalau ketentuan yang sudah kita buatkan 6 digit itu dimulai dari 000 sampe 999, jadi kalu sudah habis nomer itu tentunya kita buat perubahan lagi harus disahkan lagi, kan gitu.. Jadi pengendalian nomer rekam medis ini ada di petugas bagian pendaftaran.
P : Sejauh ini apa ada kendala pak dengan penggunaan sistem penomoran tersebut ?
I1 : Yaa sejauh ini sih dari prosedurnya sudah benar, namun kadang kendala
itu muncul dari kita sendiri ya pegawai rekam medis ini contohnya banyak terjadi nomer double untuk satu pasein dan disitulah kelengkapan-kelengkapan berkas rekam medis ini dilengkapi baik itu nomor MR, resume medisnya setelah semua lengkap barula kita input ke komputer. jadi setelah di input di komputer, standard operasional prosedur nyakan rekam medis ini harusnya dibawa keruangan penyimpanan rekam di pendaftaran, namun karena sudah tidak mampu lagi menampung akhirnya kita terapkan kebijakan sendiri kita susun penyimpanan berdasarkan Tahun, Bulan dan jenis pembayarannya saja harusnya kan berdasarkan penomoran itu dibagian pendaftarannya.
P : Sekarang masuk pak ke proses pengolahan rekam medis bagaimana pak pengolahan rekam medis di rumah sakit ini ?
I1 : Ya jadikan proses pengolahan inikan ada beberapa langkah , langkah
pertama itu tentunya yaitu kita apa ituu.. tentunya kita mengisi kelengkapan kelengkapan data itulaah, apa itu namanya.. ya assembling. Asembling itu yaitu mengelompokkan rekam medis ke beberapa bagian, yaitu rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, kasus pasien bedah dan kasus kebidanan. termasuklah didalamnya kegiatan pengklasifikasian untuk memudahkan petugas menemukan kembali rekam medis dan setelah kita assembling tentunya kita coding yaitu pengklasifikasian penyakit dari psien-pasien di Rumah Sakit Haji yang dibuat berdasarkan buku ICD-10... Ya termasukla didalamnya kan ada evaluasi kelengkapan berkas rekam medis penelian rekam medis itu, tujuannya agar kedepannya rekam medis itu lebih baik lagi
I1 : Jadi memang sistem penyimpanan kita menggunakan sentralisasi artinya
tempat penyimpanan itu baik rawat inap maupun berkas rawat jalan disatu tempat itulah sentralisasi.. tidak terpisah antara rawat jalan dan rawat inap digabungkan, jadikan memang sementara bentuk rekam medik kita dirumah sakit haji inikan belum instalasi kalau kita sudah instalasikan sudah bisa menggunakan sistem disentralisasi kalau kita hanya bagian, baigian rekam medis. Kalau namanya instalasikan dia mungkin lebih langkap....jadi kita memang di Rumah Sakit Haji Medan ini kita menggunakan sentralisasi yaitu berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan disimpan disatu tempat yang sama.
P : Jadi pak apakah ada kendala dari sistem penyimpanan sentralisasi ini ?
I1 : Ya sebenarnya sih masalahnya di tenaga kerjanya ya memang di personil
ketenaga kerjaan rekam medis itu sendiri, karna kita memang kurang sekali pegawai rekam medisnya, contohnya kalo dirumah sakit besar itu kan pegawai rekam medisnya 30 nah kita disini Cuma ada 11, itupun yang disana sering sakit sakitan yang di pendaftaran itu setiap bulan pasti ada
P : Makasih pak sebelumnyaa, jadi pak kalau sistem penjajaran rekam medis di Rumah Sakit Haji Medan ini sendiri bagaimana pak ?
I1 : Jadikan berkas berkas rekam medis itu disimpan secara berjajajarkan ,
dengan sisitem angka langsung, yang terdiri dari 6 digit tadi disejajarkanlah itu terus nomornya.
P : Sejauh ini ada kendala gak pak pada penyusunan di rak ?
I1 : Ya jadi begini, awalnya kan SOP yang kita jalankan sistem penjajaran
berkas rekam medis pada rak penyimpanan itu berdasarkan sistem nomor
angka langsung contohnya 198439, 198440 dan seterusnya. Namun
sekarang ini kita hanya mengikuti SOP yang dibuat pada tahun 1999nya
ini… Gini jadi sekarang rak status yang ada sudah tidak sesuai lagi dengan
lama itukan memuat 100 nomor dalam satu kolom rak itu, sedangkan saat
sekarang ini pasien rawat inap yang masuk saja mencapai diatas 20 pasien
perhari dan 200 pasien rawat jalan sehari kurang lebih. Dapat dibayangkan
sebulan bisa berapa rekam medis yang dihasilkan. Sehingga hal ini
membuat ruang penyimpanan rekam medis yang sudah ada tidak muat lagi
menampung sehingga dipindahkan ke tempat lain. Dan sekarang berkas
rekam medis disusun hanya berdasarkan jenis pembayaran, Bulan dan
Tahun pasien datang saja, karena hanya dengan cara inilah yang dianggap
pegawai lebih mudah dalam menyusun berkas rekam medis. Makanya kan
memang SOP yang kita buat ini yang memang pada saat itu tahun 1999.
Jadi pada saat itu jumlah tempat tidur hanya sekitar 130 seiring dengan
perkembangan kan sudah adanya penambahan-penambahan ruangan dan
kamar tidur. Kalo sekarang mungkin SOP ini sudah tidak bisa lagi
harusnya sudah kita ubah lagi, tapi ya karna situasinya rumah sakit masih
dalam transisi, kebijakan-kebijakan baru belum bisa diterbitkan lagi. jadi
seharusnya juga ada penggantian rak baru yang lebih besar sesuai dengan
standar rumah sakit saat ini.
P : Jadi apakah belum pernah ada usulan pak selama ini ?
I1 : Ya tentunya usulan itu selalu ada ya tapi gimana tetep aja gak di
tanggapi, jadi gak asing lagi ya kalo untuk daerah sumatera rekam medis ini belum ada perhatian, kalau istilah kami, kami sebut rekam medis ini anak tiri, .karena memang rekam medis ini kesimpulannya tempat sampah tidak ada produksi tidak ada pemasukan jadi memang apa adanya aja rekam medis ini akhirnya ya petugas juga yang keteter. sehingga SOP yang sudah ditetapkan tidak berjalan sesuai dengan yang ditetapkan.
P : Kalau tata cara pengambilan rekam medis itu seperti apa pak ?
I1 : Jadi memang didalam ketentuan perundang-undangan Permenkes bahwa
P : Jadi distribusi rekam medis itu seperti apa pak ?
I1 : Pendistribusian masih dengan manual ya, jadi kalo rawat jalan dia dari
pendaftaran langsung ke poliklinik yang dituju setelah selesai berobat petugas poliklinik mengembalikannya ke pendaftaran, lain kalau rawat inap, rawat inap jalurnya dari UGD atau dari poli yang memang harus dirawat inap keruang permintaan, dan setelah pulang dia kembali ke kasir untuk dihitung kemudian baru ke rekam medis kita olah kita entri ke komputer setelah itu baru kita simpan ke gudang penyimpanan.
P : jadi gini pak bagaimana proses penemuan kembali rekam medis itu sendiri Di Rumah Sakit Haji Medan ini pak?
I1 : Secara umum tentunyakan kan kita biasanya pada saat pasien mendaftar
itukan sudah kita beri kartu pendaftaran yang dituliskan data pasien dan nomor rekam medisnya, apabila pasien itu datang kembali tentunya kami minta lagi itu kartunya, kan ada nomornya yang telah kami berikan jadi berdasarkan itulah kami cari.
P : Jadi pak bagaimana kalo pasien itu lupa membawa kartu berobatnya ?
I1 : Kalau lupa membawanya kami cari di komputer, jadi selama ini pasien tahun barulah kita musnahkan dan pemusnahan itupun tentunya ada berita acara. Jadi sebelumnya berkas yang akan dimusnahkan ini dicatat. misalnya itu resume medis itu harus ditarik di ambil dari berkas, resume medis dan laporan operasi. jadi bukan semuanya dimusnahkan resume medis dan laporan operasinya itu kita ambil dan kita dokumenkan lagi, jadi baru sisanya itula yag dimusnahkan.
P : Haha gak terasa ini pak, uda banyak juga yang saya tanyakan ternyata.. sekali lagi makasih ya pak buat waktunya
I1 : Iya sama-sama dek seneng bisa membantu haha semoga bisa cepat
wisuda.
TRANSKRIP WAWANCARA
Nama Informan : Taufik Siregar
Tanggal Wawancara : 3 April 2013
Pukul : 12.00 WIB
Tempat : Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Haji Medan
Keterangan :
P : Peneliti
I2 : Informan 2
P ; Assalamualaikum pak, maaf pak sebelumnya saya mau interview ke bapak juga ini.
I2 : Walaikumsallam, Ohh bapak juga ditanyak ya? haha , yauda silahkan
apa yang mau di tanyakan ?
P : langsung saja pak kebagian pengadaan rekam medis pak, bagaimana ya pak prosedur pengadaan rekam medis di rumah sakit haji ini ?
I2 : Prosedur rekam medis itu ada rekam medis rawat inap atau rawat jalan
P : Ooh iyaiya bisa dijelasin pak ?
I2 : Jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau kiriman
dari rumah sakit lain. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalau UGD biasanya untuk rawat inap.kalo rawat jalan itu langsung ke bagian poliklinik. jadi kalau di UGD ini intinya pasien dulula yang diselamatkan, administrasi belakangan karna nyawa lebih pentingkan.
P : Maaf pak saya agak kurang mengerti ini, jadi maksudnya gimana pak yang berobat jalan ?
I2 : Ya semua sesuai prosedurnya pasien berobat jalan pertama mendaftar
P : Ohh jadi pak kalau untuk pasien yang sudah pernah berobat ke rumah sakit ini ?
I2 : Yaa dengan membawa itu tadi kartu berobat yang telah diberikan, jadi
kalau datang kembali dan dia bilang sudah pernah berobat kita tinggal cari aja dari komputer dengan menanyakan identitasnya.
P :Jadi pak kalau prosedur pasien rawat inap itu bagaimana pak ?
I2 : Yah sama aja sih sama rawat jalan, Cuma kalo pasien UGD itu tadi
pelayanan langsung diberikan petama kali, urusan identitas rekam medis itu belakangan, karna kan nyawa lebih penting dan harus di utamakan.
P : Oohh jadi apa pak pedoman dari semua prosedur pengadaan rekam medis di rumah sakit haji ini ?
I2 : SOP nya ya gitu ? jadi ada yaitu Buku Pedoman Penyelenggaran Rekam
Medis Rumah Sakit Haji Medan tahun 1999
P : Iyaiya pak , trus pak kalau sistem penomoran rekam medisnya pak ?
I2 : Jadi sistem penomoran rekam medisnya menggunakan unit numbering system atau pemberian nomor cara unit, terdiri dari 6 digit. jadi penomoran itu semua pusatnya di pendaftaran.
P : Sejauh ini apa ada kendala pak dengan penggunaan sistem penomoran tersebut ?
I2 : Sejauh ini sih gak ada ya, Cuma masalahnya itu ya banyak terjadi double
nomernya, contohnya gini di UGD kan kita tanya apa sudah pernah berobat ? sudah, emang sudah pernah berobat tapi dirumah sakit lain kita buatla statusnya PU (pasien ulang) sementara kami mencarinya setengah mati disini gak ada. nah itula salah satu kendala itulah susahnya kerepotan kalau sistemnya belum online.
P : Sekarang masuk pak ke proses pengolahan rekam medis bagaimana pak pengolah rekam medis di rumah sakit ini ?
I2 : Ohh ada beberapa langkah, langkah pertama itu tentunya mengisi
kelengkapan kelengkapan data itu, yang istilahnya assembling. Asembling itu yaitu penyusunan berdasarkan apa yang telah kita tetapkan yakan setelah kita assembling baru tentunya kita koding dan disitu juga ada evaluasi penelian berkas rekam medis.
I2 : Disini penyimpanan kita menggunakan sentralisasi artinya tempat
penyimpanan antara rawat inap maupun berkas rawat jalan disatukan.
P : Jadi pak apakah ada kendala dari sistem penyimpanan sentralisasi ini ?
I2 : Ya sebenarnya masalahnya sekarang di kurangnya tenaga rekam medis
ini sebenernya kalo diikuti SOP yang ada sudah benernya itu, kurangnya SDM yaa, nah itu saya bilang kalo rumah sakit lain pegawai rekam medisnya banyak nah disini Cuma berapalaa dek.
P : Ohh kalau sistem penjajaran rekam medis di rumah sakit haji ini sendiri bagaimana pak ?
I2 : ya menggunakan sisitem nomor langsung , yang terdiri dari 6 digit
disejajarkanla itu terus nomornya.
P : Ohh iyaiya gitu ya pak sejauh ini ada kendala gak pak pada penyusunan di rak ?
I2 : Yaa pada dasarnya SOP itukan usah ada dan kita ikuti, tapi seiring
pertambahannya sarana dan prasarana pelayanan rumah sakit termasuk penambahan kamar dan tempat tidur otomatis membuat pertambahan pasien yang masuk baik rawat inap maupun rawat jalan bertambah pesat. Kebijakan yang kita buat yaitu setiap kolom rak memuat 100 nomor berkas rekam medis, namun kenyataannya sekarang rak ini sudah tidak mampu menampung lagi karna berkas yang masuk perhari bisa masuk sampai 300 lebih. Sehingga hal ini membuat terjadinya penumpukan berkas yang membludak. Dan sekarang berdasarkan kebijakan pegawai sendiri penyusunan berkas rekam medis hanya disusun berdasarkan kronologis saja dengan jenis pembayaran, Tahun dan bulannya. tentunya kebijakan ini harus sudah dirubah mengingat keadaanya saat sekarang ini sudah seperti ini.
P : Kalau tata cara pengambilan rekam medis itu seperti apa pak ?
I2 : Jadi memang didalam ketentuan perundang-undangan Permenkes bahwa
P : Jadi disini apakah ada gitu pak membedakan map sesuai dengan penyakitya ?
I2 : Ohh tidak , belum disini kita belum mampu ya misalnya kan dalam
penyakit tertentu TBC harus merah, penyakit dalam warna kuning. jadi sekarang yang kita pakai hanya ada dua warna yg pasien umum warna hijau yg askes jamkesda warna biru langit ini.
P : Jadi distribusi rekam medis itu seperti apa pak ?
I2 : Ohh jadi kalo dia rawat jalan ya disana disimpan., jadi kalo rawat jalan
dia dari pendaftaran langsung ke poliklinik yang dituju setelah selesai berobat petugas poliklinik mengembalikannya besok pagi kependaftaran. kalo rawat inap kan nanti rekam medisnya dibawa kemari dan kita olah kemudian setelah diolah dikembalikan lagi ke tempat penyimpanan.
P : Jadi gini pak bagaimana proses penemuan kembali rekam medis itu sendiri dirumah sakit haji ini pak ?
I2 : Awalnya pasien yg datang kan diberi kartu berobat yaa yg kecil yg
berisikan identitas pasien dan nomor rekam medis, jadi kalo dia sudah pernah berobat tapi tidak membawa kartu berobat kita mencarinya di computer dengan menanyakan nama dan alamatnya.
P : Nah ini yang terakhir pak yaitu bagaimana proses pemusnahan rekam medisnya ?
I2 : Ya sesuai prosedur yang telah ada ya dimusnahkan selama 10 tahun dan
dilakukan penyusutan setelah 5 tahun.
P : Yauda pak itu saja terima kasih banyak ya pak haha sudah mengganggu waktunya haha..
