Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Brawijaya
4184
Analisis Dan Pemodelan Proses Bisnis Menggunakan Business Process
Improvement (BPI) Pada Lembaga Bimbingan Belajar
(Studi Kasus: Lembaga Bimbingan Belajar Prisma)
Arofian Taufi Helmi1, Ismiarta Aknuranda2, Mochamad Chandra Saputra3
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya Email: 1arofian10@gmail.com, 2i.aknuranda@ub.ac.id, 3andra@ub.ac.id
Abstrak
Sebuah organisasi atau instansi tentunya memiliki proses bisnis yang dijalankan untuk mendukung kegiatan-kegiatan operasional yang ada pada organisasi atau instansi tersebut demi mencapai visi dan misi yang telah ditentukan. Lembaga bimbingan belajar Prisma merupakan salah satu bimbingan belajar yang saat ini semakin berkembang. Seiiring dengan berkembangnya suatu bisnis maka tingkat pelayanan kepada pelanggan juga harus semakin baik. Saat ini dalam menjalankan proses bisnisnya, LBB Prisma belum mempunyai proses bisnis yang baku dan jelas. Pencatatan data masih dilakukan dengan manual. Risiko hilangnya data akan semakin meningkat. Ekspektasi dari ketua LBB Prima yaitu proses bisnis dapat berjalan secara efektif dan efisien. Tujuan dari penelitian ini adalah 1) Memodelkanan dan melakukan simulasi proses bisnis pada Bimbingan Belajar Prisma menggunakan BPMN 2) Penelitian dimulai dengan studi kepustakaan dan pengumpulan data melalui wawancara. Selanjutnya dilakukan pemodelan dan simulasi proses bisnis saat ini dengan menggunakan BPMN, analisis permasalahan, analisi perbaikan proses bisnis menggunakan pendekatan BPI, pemodelan dan simulasi proses bisnis usulan dan perbandingan hasil simulasi proses. Hasil yang didapat 1) Pemodelan empat proses bisnis yang nantinya akan dilakukan perbaikan 2) model Proses bisnis usulan menggunakan teknik BPI 3) Hasil perbandingan simulasi proses bisnis saat ini dan usulan.
Kata kunci: Proses bisnis,BPMN,BPI
Abstract
An organization or agency certainly have business processes that are run to support the operational activities of the organizations or agencies in order to achieve the vision and mission have been determined An organization or agency certainly have business processes that are run to support the operational activities of the organizations or agencies in order to achieve the vision and mission have been determined. Prisma learning guidance is one of the learning guidance that is currently growing. Along with the development of a business then the level of service to customers should also be better. Currently in running the business process, LBB Prisma has not had a standard business process. Recording of data is still done manually. The risk of loss of data will increase. Expectation from the chairman of LBB Prima that business processes can run effectively and efficiently. The purpose of this research is to 1) Modeling and simulating business processes on Prisma Student Guidance using BPMN 2) Modeling and simulating recommendations business process using the BPI approach on the Prisma Student Guidance 3) Compare the current business process model and the proposed business process.Research begins with literature studies and data collection through interviews. Next is modeling and simulating current business processes using BPMN, problem analysis, business process improvement analysis using BPI approach, modeling and simulation of proposed business processes and comparison of process simulation results. The results obtained from this research that is 1) Modeling of four business processes that will be improved 2) model Proposed business process using BPI techniques 3) Comparison of current business process simulation results and proposals..
1. PENDAHULUAN
Suatu organisasi pasti memiliki proses bisnis yang mendukung kegiatan bisnis yang ada dalam organisasi untuk mencapai visi dan misi yang teridentifikasi. Proses bisnis itu sendiri adalah serangkaian kegiatan yang bekerja sama dalam lingkungan organisasi dan teknis yang bersama-sama mencapai tujuan bisnis (Weske, 2012). Jika proses bisnis berjalan baik maka kegiatan operasional akan berjalan lebih efisien dan efektif.
Lembaga bimbingan belajar Prisma adalah salah satu bimbingan belajar yang pada awalnya untuk pelajaran matematika sekolah dasar. Dengan berkembangannya bisnis ini dan kebutuhan untuk memberikan bimbingan belajar lainnya, akhirnya tidak hanya pelajaran matematika saja, tapi juga bidang ilmu lain seperti bahasa Inggris, bahasa Indonesia, ilmu pengetahuian social dan ilmu pengetahuan alam. Dengan berkembangnya usaha, tingkat layanan pelanggan juga harus lebih baik. Hal ini membuat proses bisnis LBB Prisma harus berjalan dengan baik.
Berdasarkan diskusi yang dilakukan penulis dengan ketua Lembaga bimbingan Prisma, diketahui bahwa LBB Prisma belum memiliki proses bisnis yang jelas. Misalnya, layanan siswa yang ingin membayar atau mendaftar seharusnya dilayani oleh bendahara atau admin terkadang dilayani oleh ketua LBB atau pengajar. Instruksi kerja yang masih belum jelas seperti ini dapat menyebabkan masalah seperti kebingungan siswa saat membayar atau mendaftar melalui siapa.
Ketika pelayanan pembayaran dan pendaftaran pada siswa dapat dilakukan melalui siapa saja selain bendahara atau admin, masalah yang muncul di LBB Prisma adalah pencatatan data akan terpisah. Masalah tersebut yang nantinya akan menimbulkan kesalahan dalam rekap data di akhir bulan. LBB Prisma melakukan semua proses bisnisnya secara manual. Pencatatan data juga masih dilakukan dengan manual. Hal ini akan semakin besarnya resiko hilangnya data. Ketua LBB juga menyampaikan bahwa masalah seperti sudah sering terjadi dan ketua LBB juga menginginkan segera ada perbaikan dalam proses bisnis yang berjalan saat ini.
Menanggapi permasalaha yang ada pada LBB Prima, penulis akan mengangkat topik ini untuk dilakukan penelitian. Proses bisnis pada
LBB Prisma akan menjadi fokus penulis dalam penelitian ini. Penulis akan memodelkan proses bisnis yang sedang berjalan pada LBB Prisma dan mengidentifikasi masalah pada proses bisnis tersebut. Selanjutkan akan dilakukan analisis dan perbaikan proses bisnis LBB Prisma.
Untuk menganalisis dan memperbaiki proses bisnis di sebuah organisasi, maka memerlukan suatu cara atau pendekatan untuk membantu dan menunjang hal itu. Penulis akan mencoba menggunakan pendekatan atau metode
Business Process Improvement (BPI). Business Process Improvement adalah salah satu kerangka kerja sistem sistematis yang membantu sebuah organisasi dalam memajukan atau memperbaiki proses bisnis. Tujuan utama BPI adalah untuk memperbaiki proses bisnis dan memastikan bahwa isu-isu dalam proses bisnis sebuah organisasi ditangani dengan benar (Harrington, 1991).
Hal pertama yang akan dilakukan penulis adalah menggunakan BPMN untuk memodelkan proses bisnis saat ini. Business Process Model and Notation (BPMN) adalah alat untuk menggambarkan atau memodelkan diagram proses bisnis yang didasarkan kepada teknik diagram alur, dirangkai untuk membuat model-model grafis dari operasi-operasi bisnis dimana terdapat aktivitas-aktivitas dan kontrol-kontrol alur yang mendefinisikan urutan kerja (Ramdhani, 2015).
Analisis dan pemodelan proses bisnis pada LBB Prisma diharapakan menjadi sebuah pertimbangan bagi LBB Prisma untuk melakukan perbaikan proses bisnis di kedepannya.
2. LANDASAN KEPUSTAKAAN
2.1 Proses Bisnis
Menurut Mathias weske dalam bukunya business Process Management Concepts, Languages, Architectures tahun 2012, proses bisnis adalah sebuah kumpulan aktivitas yang dijalankan secara koordinasi didalam lingkungan organisasional dan lingkungan teknis. Aktivitas-aktivitas ini bersama-sama mencapai tujuan bisnis. Setiap proses bisnis ditetapkan oleh satu organisasi (bagian), namun dapat berinteraksi dengan proses yang dijalankan organisasi (bagian) lain.
yang menghasilkan nilai bagi perusahaan. Mereka yang langsung berhubungan dengan perusahaan dan menerima suplai dari pemasok untuk kegiatan pelanggan dan proses pendukung, bukan proses yang secara langsung menghasilkan nilai, melainkan sebuah proses yang mendukung berlangsungnya proses utama.
2.2 Business Process Improvement (BPI)
Menurut H. James Harrington (1991),
Busines Process Improvement (BPI) merupakan metodologi sistematis yang dikembangkan untuk membantu organisasi membuat kemajuan signifikan dalam cara proses bisnis mereka beroperasi. BPI dapat membantu organisasi dalam menyederhanakan dan merampingkan operasi proses tersebut, sambil memastikan bahwa pelanggan internal dan eksternal menerima output yang baik.
2.2.1 Fase BPI
Gambar 1.
Lima Fase dalam
Business
Process Improvement
1. Organizing for Improvement)
Fase untuk membangun komitmen,
pemahaman dan kepemimpinan agar proses bisa berhasil.
2. Understanding the Process)
Fase untuk memahami dan mendalami semua dimensi dari proses bisnis saat ini
3. Streamlinig)
Fase untuk memperbaiki atau meningkatkan efektifitas, efisiensi dan kemampuan adaptasi proses bisnis
4. Measurements and control)
Fase untuk menerapakan dan menetapkan sistem yang bertujuan untuk mengontrol proses perbaikan berkelanjutan.
5. Countinuous Improvement)
Fase untuk menerapakan dan menetapkan proses perbaikan berkelanjutan.
2.3 Business Process Model and Nation (BPMN)
BPMN mewakili simbol pemodelan proses bisnis yang dikembangkan oleh Object
Management Group. Tujuan utama BPMN adalah untuk memberi semua pengguna bisnis notasi yang mudah dimengerti, dimulai dengan analis bisnis yang menciptakan konsep awal
proses, pengembang teknologi yang
bertanggung jawab untuk menerapkan proses yang ada, dan proses pengelolaan dan pemantauannya. Oleh karena itu BPMN berfungsi sebagai jembatan antara perancangan proses bisnis dan implementasi proses bisnis (Weske, 2007).
2.3.1 BPI Tools
Ada 12 tools perbaikan BPI yang disebutkan oleh Harrington (1991). 12 tools
perbaikan tersebut telah terbukti berhasil memperbaiki dan meningkatkan proses bisnis.
Tools perbaikan ini terdapat pada fase ke tiga yaitu streamlining Tools perbaikan tersebut antara lain :
1. Eliminasi birokrasi (Bureaucracy elimination)
2. Eliminasi duplikasi (Duplication elimination)
3. Evaluasi nilai tambah (Value-added assessment)
4. Penyerderhanaan (Simplification)
5. Pengurangan waktu siklus proses (Process cycle-time reduction)
6. Pencegahan kesalahan (Error proofing) 7. Peningkatan performasi (Upgrading) 8. Penyerderhanaan bahasa (Simple language) 9. Standardisasi (Standardization)
10. Peningkatan kualitas input (Supplier partnerships)
11. Perbaikan skala besar (Big picture improvement)
12. Otomisasi dan/ atau mekanisasi (Automation and/ or mechanization)
2.4 Matriks Pengujian Kriteria
untuk menentukan bagian yang harus diperbaiki. Sebelum melakukan pengujian kriteria, langkah pertama adalah didefinisikan dan menentukan
Critical Success Factor (CSF) terlebih dahulu. CSF merupakan sejumlah faktor yang akan berpengaruh besar pada kinerja organisasi, persaingan organisasi dan kinerja pada pangsa pasar.
2.5 Simulasi
Menurut Bizagi (2016) Simulasi proses dapat membantu dalam proses evaluasi performansi sebuah model, dibawah konfigurasi yang berbeda dan dalam waktu real time, untuk dapat meminimalkan kegagalan yang terjadi dalam memenuhi spesifikasi yang ditentukan dan mencegah kekurangan atau kelebihan dalam penggunaan sumber daya yang ada.
3. METODE PENELITIAN
Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian dapat dilihat sebagai berikut :
Gambar 2. Metodologi penelitian
Pertama dimulai dari studi kepustakaan dengan mengumpulkan dan mempelajari literatur, dilanjutkan dengan metode pengumpulan data yang diperlukan. Selanjutnya melakukan idenifikasi gambaran umum organisasi, identifikasi kebutuhan dan ekspektasi pelanggan dan, memilih proses bisnis kritis. Untuk memilih proses bisnis kritis penulis ,menggunakan matrik pengujian kriteria. Selanjutnya melakukan pemodelan dan simulasi proses bisnis. Setelah itu mengidentifikasi
permasalahan pada proses bisnis dan analisis perbaikan proses bisnis. Kemudian melakukan pemodelan dan simulasi proses bisnis usulan. Selanjutnya melakukan perbandingan antara hasil simulasi proses bisnis saat ini dengan hasil simulasi proses bisnis usulan berdasarkan time analysis. Langkah terakhir adalah membuat kesimpulan dan saran.
4. ANALISIS DAN PEMODELAN
PROSES BISNIS SAAT INI
4. 1 Memilih Proses Bisnis Kritis
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penulis dengan ketua LBB Prisma terdapat tiga faktor yang dianggap dapat dijadikan sebagai faktor penting penentu kesuksesan pada LBB Prisma. Ketiga faktor tersebut adalah data tersimpan dengan baik, kegiatan yang tidak rumit dan waktu kegiatan yang cepat. CSF beserta bobotnya dimasukkan ke dalam matriks pengujian kriteria. Pada penelitian ini, digunakan rentang nilai dari 1 sampai 3. Nilai 1 untuk proses yang tidak berpengaruh, nilai 2 untuk porses yang berpengaruh dan nilai 3 untuk proses yang sangat berpengaru pada masing-masing CSF. Narasumber memberikan nilai pada masing-masing proses bisnis. Nilai tersebut kemudian dikalikan dan dijumlahkan. Proses bisnis yang memiliki nilai paling tinggi merupakan proses bisnis yang memerlukan perbaikan. Hasil pengujian kriteria dapat dilihat pada tabel 1 dibawah ini.
Tabel 1.Matriks Criteria Testing
an siswa
Penulis memilih 4 proses bisnis untuk dilakukan perbaikan. Proses bisnis yang dipilih berdasarkan nilai yang besar dalam pengujian kriteria. Empat proses tersebut adalah pendaftaran siswa baru reguler, proses bisnis pembayaran, proses bisnis penggajian dan proses bisnis rekap data keuangan. Proses tersebut memiliki nilai 21, 19, 17 dan 15 .
4.2 Identikasi Proses Bisnis Saat Ini
Setelah melakukan pengujian kriteria menggunakan matriks pengujuan kritria didapatkan ada 4 proses bisnis yang akan dilakukan perbaikan yaitu proses bisnis pendaftaran siswa baru reguler, proses bisnis pembayaran, proses bisnis penggajian dan proses bisnis rekap data keuangan. Langkah
selanjutnya adalah mendalami dan
mengidentifiasi proses bisnis tersebut.
Komponen proses bisnis yang akan
diidentifikasi meliputi tujuan, langkah-langkah proses bisnis, lingkungan teknis, input dan
output.
Penulis menggunakan aplikasi bizagi untuk memodelakan proses bisnis pendafaaran siswa baru reguler saat ini. Alur dari proses bisnis pendaftaran siswa baru reguler seperti pada gambar dibawah ini :
Gambar 3 Model Proses Bisnis Pendaftaran Siswa Baru Reguler Saat Ini
4.3 Hasil simulasi Proses Bisnis Pendaftaran Siswa Baru Reguler Saat Ini
Simulasi dilakukan menggunakan aplikasi bizagi. Waktu dari setiap aktifitas diperoleh dari hasil observasi. Hasil dari simulasi proses bisnis pendaftaran siswa baru reguler saat ini adalah dalam menjalankan prosesnya minimal membutuhkan waktu 35 menit 27 detik, maksimal 1 jam 11 menit 27 detik, dan rata-rata 39 menit 57 detik untuk setiap orang
.
5. Rekomendasi Prosis Bisnis
5.1 Identifikasi Permasalahan Proses Bisnis
Proses bisnis yang telah diidentifikasi menghasilkan beberapa permasalahan yang akan dilakukan perbaikan. Dapat dillihat pada tebel berikut :
Tabel 2.Permasalahan Pada Proses Bisnis Proses Bisnis Pendaftaran Siswa Baru Reguler
No Permasalahan Resiko
1 Pengecekan
ketersediaan kelas
masih secara manual (pada task Melihat ketersediaan kelas sesuai jadwal yang dipilih)
a.Sering terjadi
kesalahan saat
pengecekan
memakan waktu lama (15 menit)
berapa siswa yang sudah ada
2 Pelayanan pendaftaran
dilakukan oleh semua karyawan LBB
(pada lane karyawan)
a. Calon pendaftar
sering kebingungan
b. Pencatatan data
yang masih
terpisah-pisah
3 Pengisian form
pendaftaran
membutuhkan waktu yang cukup lama (pada task mengisi form pedaftaran)
Terjadi antrian
pendaftar
4 Pencatatan data
pendaftar dilakukan
secara manual
(pada task mencatat data pendaftar)
Resiko hilangnya
data sering terjadi
5.2 Analisis Perbaikan Proses Bisnis
Setelah mengetahui permasalahan yang ada pada proses bisnis, penulis mencoba memberikan rekomendasi perbaikan proses bisnis tersebut. Metode yang akan digunakan untuk perbaikan adalah Process Business Improvement (BPI). Ada 12 streaming tools pada BPI namun tidak semua tool digunakan untuk memperbaiki proses bisnis, penulis menyesuaikan perbaikan dengan melihat permasalahan yang ada.
Tabel 3.Rekomendasi Perbaikan Pada Proses Bisnis
Proses Bisnis Pendaftaran Siswa Baru Reguler
NO Masalah Teknik n aktifitas untuk menyelesaikan
informasi akan menyelesaikan masalah tersebut karena
sistem dapat
membantu
pengolah dan
menyimpan data
5.3 Proses Bisnis Pendaftaran Siswa Baru Reguler Usulan
Setelah melakukan perbaikan proses
bisnis, penulis kembali memodelkan proses
bisnis usulan. Model dari proses bisnis
pendaftaran siswa baru reguler usulan dapat
dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 4 Model Proses Bisnis Pendaftaran Siswa Baru Reguler Saat Ini
Siswa Baru Reguler Usulan
Simulasi dilakukan menggunakan aplikasi bizagi. Waktu dari setiap aktifitas diperoleh dari rata-rata waktu ekpektasi pelanggan dan estimasi waktu menurut penulis. Hasil dari simulasi proses bisnis pendaftaran siswa baru reguler usulan adalah dalam menjalankan prosesnya minimal membutuhkan waktu 11 menit 46 detik, maksimal 14 menit 39 detik, dan rata-rata 11 menit 54 detik untuk setiap orang
.
5.5 Perbandingan Hasil Simulasi Proses Bisnis Saat ini dan Proses Bisnis Usulan
Tabel 4.Hasil perbandingan pada proses bisnis pendaftaran siswa baru reguler saat ini dan proses bisnis pendaftaran siswa baru
reguler usulan
Waktu Proses Bisnis Saat
Ini Tabel diatas menunjukan waktu yang diperolah dari hasil simulasi proses binis pendaftaran siswa baru reguler saat ini dan usulan. Waktu proses bisnis pendaftaran siswa baru reguler mengalami penurunan seperti minimal time waktu sebesar 23 menit 48 detik, maksimal waktu turun sebesar 56 menit 48 detik dan rata-rata waktu turun sebesar 28 menit 3 detik. Penurunan waktu proses menunjukan bahwa perbaikan yang dilakukan dapat membantu proses berjalan lebih cepat.
6. PENUTUP
6.1 Kesimpulan
1. Ada empat proses bisnis yang akan dilakukan perbaikan yaitu proses bisnis pendaftaran siswa baru reguler, pembayaran, penggajian dan rekap data keuangan. Hasil dari simulasi yang dilakukan menggunakan bizagi adalah untuk model proses bisnis pendaftaran siswa baru reguler saat ini waktu minimal 35 menit 27 detik, maksimal 1 jam 11 menit 27 detik, dan rata-rata 39 menit 57 detik.
2. Terdapat beberapa masalah yang ada pada proses bisnis di LBB Prisma. Kemudian
dilakukan perbaikan menggunakan tools BPI. Setelah diperbaiki proses bisnis di LBB Prisma ada penambahan pelaku proses binis yaitu sistem informasi. Hasil simulasi pada model proses bisnis pendaftaran siswa baru reguler usulan waktu minimal 11 menit 46 detik, waktu maksimal 14 menit 39 detik, dan waktu rata-rata 11 menit 54.
3. Dari hasil perbandingan simulasi proses bisnis saat ini dan proses bisnis usulan, menunjukan bahwa perbaikan proses bisnis berjalan dengan baik dan dapat mempercepat waktu proses. Proses bisnis pendaftaran siswa baru reguler waktu minimal mengalami penurunan sebesar 23 menit 38 detik, waktu maksimalsebesar 56 menit 48 detik, dan rata-rata sebesar 28 menit 3 detik.
6.2 Saran
1. Ada penambahan sistem informasi pada proses bisnis usulan. Pada penelitian selanjutnya dapat dilakukan perancangan sistem informasi untuk implementasi pada LBB Prisma.
2. Perbaikan proses bisnis di LBB Prisma dapat menggunakan metode lain selain BPI.
Selanjutnya membandingkan metode
tersebut. Setelah melakukan perbandingan akan mengetahui metode mana yang lebih baik untuk menyelesaikan permasalahan proses bisnis di LBB Prisma.
7. DAFTAR PUSTAKA
Andersen, B., 2007. Business Process Improvement Toolbox Second Edition. Wisconsin : ASQ Quality Press.
Bizagi. 2016. Bizagi Process Modeler : User Guide. Bizagi Modeler. tersedia melalui <resources.bizagi.com/docs/BPMNByExa mpleEng.pdf> [diakses 7 maret 2017]
Harrington, H. J., 1991. Business Process Improvement: The Breakthrough Strategy for Total Quality, Productivity, and Competitiveness. New York : McGraw-Hill
Object Management Group (OMG)., 2013.
OMG Object Management Group.
Tersedia melalui:
Ongkunaruk, Pornthipa., 2015. Business Process Anaysis and Improvement for A Raw MilkCollection Centre in Thailand.
Agriculture and Agricultural Science Procedia, 35-39. Tersedia di: <http://www.sciencedirect.com> [Diakses 1 Maret 2017]
