MODUL PERKULIAHAN
Mengelola
Waktu dan
Menyusun
Prioritas
Modul ini mengupas tentang mengelola waktu
dan menyusun prioritas, dikupas juga
pentingnya mengelola waktu dan menyusun
prioritas.
Fakultas Program Studi On Line Kode MK Disusun Oleh
EKONOMI DAN BISNIS MANAJEMEN
07
A11314EL(D-405)
MENGELOLA WAKTU
Latar Belakang
PEMIMPINA
Time is free but priceless, waktu sangat berharga
Setelah penulis menganalisa beberapa succes story, baik dari buku, internet, ataupun ikut seminar, ternyata mereka berhasil dan sukses karena mereka tidak menyia-nyiakan waktu, sedetikpun mereka menggunakan waktu dengan sebaik-baiknya, bagi mereka waktu adalah uang, lebih baik datang tiga jam menunggu daripada terlambat satu menit, betapa berharga waktu bagi mereka yang sukses. Sungguh bagi mereka waktu 24 jam dalam sehari sangat kurang, mereka pintar mengatur waktu, waktu dalam satahun mereka hanya butuh satu minggu saja, dan merekapun dapat menyelesaikannya dengan tenang dan rapi.
Bagi mereka memiliki prinsip jitu “Hari ini adalah awal yang baru. “Tuhan telah memberi saya hari ini untuk saya gunakan sebaik mungkin. Saya bisa menyia-nyiakan waktu saya atau menggunakannya untuk kebaikan. Apa yang saya lakukan hari ini penting karena saya menukarkan satu hari hidup saya untuk hal tersebut. Jika esok tiba, hari ini akan hilang selamanya, meninggalkan sesuatu di dalamnya sesuatu yang telah saya lakukan. Saya ingin meraih sesuatu pada hari itu, bukan kehilangan sesuatu; kebaikan bukan keburukan; kesuksesan bukan kegagalan; agar
Abstract
Kompetensi
Modul ini membahas ttg urgensitas mengelola waktu dan menyusun prioritas
Diharapkan mahasiswa mampu memahami arti dan pentingnya mengelola waktu dan menyusun prioritas serta dapat
saya tidak menyesali harga yang saya bayar untuk memperolehnya”. Itulah ungkapan orang-orang yang sukses dalam hidupnya.
A. WAKTU ADALAH SEGALA-GALANYA
Waktu adalah penentu keberhasilan seseorang, dengan menggunakan waktu sebaik-baiknya maka akan mengantarkan seseorang ke gerbang kesuksesan, ada pepatah yang mengatakan Time is Free but priceless, waktu sangat berharga,
begitu berharganya waktu, karena waktu yang berlalu walaupun satu detik maka tidak akan bisa kita jumpai lagi, oleh karenanya gunakan dan manfaatkanlah waktu sebaik-baiknya.
Setiap orang diberikan anugrah untuk menggunakan waktu oleh karenanya ambillah waktu untuk berpikir, itu adalah sumber kekuatan. Ambillah waktu untuk bermain, itu adalah rahasia dari masa muda yang abadi. Ambillah waktu untuk berdoa, itu adalah sumber ketenangan. Ambillah waktu untuk belajar, itu adalah sumberk kebijaksanaan. Ambillah waktu untuk mencintai dan dicintai, itu adalah hak istimewa yang diberikan Tuhan. Ambillah waktu untuk bersahabat, itu adalah jalan menuju kebahagiaan. Ambillah waktu untuk tertawa, itu adalah musik yang menggetarkan hati. Ambillah waktu untuk memberi, itu adalah membuat hidup terasa berarti. Ambillah waktu untuk bekerja, itu adalah nilai keberhasilan. Ambillah waktu untuk beramal, itu adalah kunci menuju surga. Oleh karenanya waktu adalah segala-galanya.
B. PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU
"Manajemen waktu penting dalam pencapaian sebuah keberhasilan. Sebab dengan manajemen waktu yang baik, kegiatan dapat terjadwal rapi dan semuanya terselesaikan."
Kondisi itulah yang menunjukan bahwa adanya manajemen waktu sangatlah penting dalam pencapaian sebuah keberhasilan. Sebab dengan manajemen waktu yang baik, seluruh kegiatan dapat terjadwal rapi dan semuanya terselesaikan. Langkah apa sajakah yang perlu dilakukan dalam mengatur waktu yang baik dan efektif? Mari kita bahas bersama tips-tips manajemen waktu yang bisa Anda terapkan setiap harinya.
1. Mulailah dengan membuat skala prioritas.
Ketika tugas atau pekerjaan kita menumpuk, waktu 24 jam per hari rasanya tidak cukup untuk menyelesaikan semua tugas tersebut. Untuk itu buatlah skala prioritas pekerjaan manakah yang paling penting dan harus segera diselesaikan, serta pekerjaan manakah yang bisa dikerjakan belakangan. Dengan begitu semua target Anda dapat terselesaikan tepat pada waktunya.
2. Belajar disiplin dan tidak menunda pekerjaan.
Membiasakan diri untuk disiplin dalam mengerjakan semua pekerjaan, mendorong kita untuk segera menyelesaikannya langsung tanpa harus menunda-nunda. Sebab semakin lama kita menunda sebuah pekerjaan, maka semakin besar pula rasa malas yang kita bangun. Hal inilah yang membuat pekerjaan kita hanya akan menumpuk, tanpa ada yang terselesaikan dengan tuntas. Karena itu
membangun disiplin diri menjadi langkah awal bagi Anda untuk bisa sukses menjalankan manajemen waktu yang sudah direncanakan.
3. Buatlah jadwal sebagai alat bantu manajemen waktu.
Salah satu alat bantu yang dapat mengingatkan Anda dengan segala pekerjaan yang harus diselesaikan yaitu jadwal kegiatan Anda. Usahakan Anda memiliki jadwal rencana kegiatan harian, dan pastikan Anda mencantumkan pekerjaan apa saja yang harus Anda selesaikan pada hari itu. Jadi, Anda mengingat setiap pekerjaan yang harus segera diselesaikan dan dapat mengatur waktunya dengan baik.
Mengerjakan lebih dari satu tugas dalam waktu yang bersamaan tentunya tidak akan menghasilkan output yang optimal. Lebih baik kita fokus untuk menuntaskan satu tugas terlebih dahulu, baru selanjutnya kita mengerjakan tugas berikutnya. Cara ini sangat membantu Anda untuk bekerja secara efektif, sehingga semua tujuan Anda dapat tercapai sesuai dengan target waktunya.
5. Hargailah setiap waktu yang Anda habiskan.
Manfaatkan setiap waktu yang Anda habiskan sesuai dengan kebutuhannya. Misalnya saja saat jam kerja, maka gunakan tenaga dan pikiran Anda untuk fokus menyelesaikan pekerjaan dan tugas Anda. Begitu juga pada saat jam istirahat, hargai serta manfaatkanlah untuk refresing dan sejenak mengistirahatkan pikiran Anda. Sehingga pada saat masuk jam kerja, pikiran dan tenaga Anda siap digunakan untuk bekerja kembali secara optimal. Dengan menghargai waktu yang Anda miliki sesuai dengan porsinya, maka setiap jam yang Anda lewati akan memberikan manfaat bagi Anda.
Pastikan tidak ada waktu Anda yang terbuang sia-sia, karena manajemen waktu merupakan awal sebuah keberhasilan Anda.
C. BEBERAPA UNGKAPAN YANG DAPAT MENGGUGAH KITA
Berikut merupakan kutipan manajemen waktu terbaik yang dikelompokkan berdasarkan topik:
1. Tepat waktu “Lebih baik datang 3 jam lebih awal daripada terlambat 1 menit.
(William Shakespeare)
2. Waktu merupakan guru terbaik “Waktu merupakan penasihat paling bijak yang pernah ada” (Pericles)
4. Anda tidak membuang-buang waktu jika anda menghabiskan waktu anda dengan bijak. (Rodin)
5. Seiring berjalannya waktu, waktu mengajarkan anda banyak hal.
(Aeschylus)
6. Sejarah membuat manusia menjadi bijaksana.(Francis Bacon)
7. Gunakan waktu anda dengan bijak “Waktu adalah sesuatu yang paling kita inginkan” (William Penn)
8. Orang rata-rata tidak mempedulikan waktu yang ada, sementara orang yang bijak menggunakan waktu dengan baik. (Shoppenhauer)
9. Waktu adalah kehidupan; oleh sebab itu, jangan sia siakan waktu dan hidup anda, atau kuasai waktu dan hidup anda. (Alan Lakein)
10.Jangan dibodohi oleh kalender. Kalender hanya berisi jumlah hari dalam satu tahun yang bisa anda gunakan. Seseorang bisa memperoleh 1 minggu yang berharga dalam waktu 1 tahun, sementara orang lain memperoleh 1 tahun yang berharga dalam waktu 1 minggu. (Charles Richards)
11.Kuncinya terletak bukan pada bagaimana anda menghabiskan waktu, namun dalam menginvestasikan waktu anda. (Stephen R. Covey).
12.Orang awam hanya berpikir bagaimana cara menghabiskan waktu. Orang-orang besar berpikir bagaimana cara menggunakannya. (Author Unknown).
13.Ambil keputusan untuk tidak pernah tinggal diam. Orang tidak akan pernah mengeluh membutuhkan waktu lebih jika ia tidak pernah kehilangan waktu. Banyak hal yang bisa kita raih jika kita selalu bekerja melakukan sesuatu.
(Thomas Jefferson).
14.Gunakan waktu sebaik mungkin, jangan lewatkan kesempatan yang ada.
15.Saat ini, sama seperti saat-saat yang lain, merupakan waktu yang berharga, jika kita tahu apa yang harus kita lakukan dengan waktu yang ada. (Ralph Waldo Emerson)
16.Seseorang yang berani membuang waktu 1 jam dari hidupnya bukanlah seseorang yang menghargai kehidupan. (Charles Darwin).
17.Apakah anda mencintai kehidupan? Jangan membuang-buang waktu, karena waktu merupakan bagian terpenting dalam hidup anda. (Benjamin Franklin).
18.Jika anda sudah berhasil memanfaatkan waktu, anda akan memahami fakta bahwa kebanyakan orang salah menilai hal-hal yang bisa mereka selesaikan dalam waktu 1 tahun – dan menyepelekan apa yang bisa mereka peroleh dalam waktu 10 tahun. (Anthony Robbins).
19.Periksa kembali prioritas anda “Jika anda ingin memanfaatkan waktu anda sebaik mungkin, anda harus mengetahui hal-hal yang menjadi prioritas anda dan melakukan hal yang terbaik untuk mencapainya”. (Lee Iacocca).
20.Tidaklah cukup untuk menyibukkan diri anda; semut pun sibuk. Pertanyaan nya adalah, apa yang menyibukkan anda? (Henry David Thoreau).
21.Perhatikan hal-hal kecil “Gunakan setiap menit yang ada dan setiap jam akan menjadi sangat berharga”. (Lord Chesterfield).
22.Anda sedang menulis kisah hidup anda melalui setiap momen yang anda lalui. (Doc Childre and Howard Martin).
23.Lakukan beberapa hal saja “Melakukan 2 hal bersamaan sama artinya dengan tidak melakukan sesuatu”. (Publius Syrus).
25.Fokuskan diri pada masa kini “Jangan pernah membiarkan hari yang sudah lalu menyita hari anda”. (Richard H. Nelson).
26.Saya tidak memikirkan masa lalu. Satu-satunya hal yang penting adalah saat ini yang sedang anda jalani. (W. Somerset Maugham).
27.Yang terpenting adalah bagaimana anda memanfaatkan waktu anda saat ini. Jika anda merasa jenuh dengan bagaimana anda menghabiskan waktu anda, maka ubahlah kebiasaan anda. (Marcia Wieder)
28.Sadari bahwa di saat ini, anda sedang berkarya. Anda menciptakan momen anda selanjutnya. Itulah kenyataannya. (Sara Paddison)
29.Waktu untuk bertindak adalah saat ini. Tidak ada kata terlambat untuk melakukan sesuatu. (Carl Sandburg).
30.Anda tidak bisa menunda-nunda melakukan kebaikan, karena anda tidak akan pernah tahu jika anda terlambat melakukannya. (Ralph Waldo Emerson).
31.Apakah ini saat yang tepat atau tidak tepat, hanya itulah waktu yang kita miliki. (Art Buchwald).
32.Hari ini adalah awal yang baru. “Tuhan telah memberi saya hari ini untuk saya gunakan sebaik mungkin. Saya bisa menyia-nyiakan waktu saya atau menggunakannya untuk kebaikan. Apa yang saya lakukan hari ini penting karena saya menukarkan 1 hari hidup saya untuk hal tersebut. Jika esok tiba, hari ini akan hilang selamanya, meninggalkan sesuatu di dalam nya sesuatu yang telah saya lakukan. Saya ingin meraih sesuatu pada hari itu, bukan kehilangan sesuatu; kebaikan bukan keburukan; kesuksesan bukan kegagalan; agar saya tidak menyesali harga yang saya bayar untuk memperolehnya. (Author Unknown).
34.Satu hal yang tidak bisa anda daur ulang adalah waktu yang terbuang.
(Author Unknown).
35.Waktu yang hilang tidak akan pernah ditemukan lagi. (Author Unknown).
36.Waktu yang anda lalui tidak akan pernah anda peroleh kembali “Ia memiliki kehidupan yang panjang dan bermakna; dan waktu yang tidak dimanfaatkan merupakan kerugian”. (Thomas Fuller).
37.Seseorang yang selalu berduka adalah seseorang yang menghabiskan waktu. (Dante).
38.Kerugian materi dapat digantikan dengan industri, kerugian pengetahuan dengan belajar, kehilangan kesehatan dengan kendali diri sendiri atau obat-obatan, namun waktu yang kita lewati akan hilang selamanya.
(Samuel Smiles).
39.Waktu yang hilang tidak akan pernah ditemukan lagi. (Author Unknown).
40.Pentingnya waktu “Satu-satunya hal yang menjadi milik kita sepenuhnya adalah waktu; bahkan seseorang yang tidak memiliki apapun pasti memiliki waktu”. (Baltasar Gracian).
41.Waktu adalah hal paling berharga yang bisa dimanfaatkan oleh seseorang. (Theophrastus).
42.Waktu adalah uang. (Benjamin Franklin).
43.Memperoleh waktu sama artinya dengan memperoleh semuanya dalam hal percintaan, perdagangan, dan perang. (John Shebbeare).
44.Sampai anda menghargai diri anda sendiri, anda tidak bisa menghargai waktu yang anda miliki. Sampai anda menghargai waktu yang anda miliki, anda tidak bisa menggunakan waktu dengan baik. (M. Scott Peck).
46.Anda tidak bisa membunuh waktu tanpa melukai keabadian. (Henry David Thoreau).
47.Waktu adalah hal paling berharga yang bisa dimanfaatkan seseorang.
(Laertius Diogenes).
48.Waktu adalah hal paling berharga dan paling mungkin lenyap dari semua yang kita miliki. (John Randolph).
49.Waktu adalah satu-satunya modal yang dimiliki olehmanusia, dan ia tidak boleh sampai kehilangan waktu. (Thomas Edison).
50.Sampai kita bisa mengatur waktu, kita tidak bisa mengatur hal-hal lain. (Peter F. Drucker).
51.Jangan menunda “Apa yang bisa anda kerjakan kapanpun bisa anda selesaikan dalam waktu singkat”. (Peribahasa Skotlandia).
52.Orang bijak mengerjakan sesuatu dengan segera apa yang orang bodoh lakukan pada akhirnya. Kedua-duanya mengerjakan hal yang sama; hanya pada waktu yang berbeda. (Baltasar Gracian).
53.Sebuah tugas berharga yang diselesaikan dengan sukses jauh lebih bernilai dibandingkan dengan ratusan tugas yang baru rampung sebagian.
(Malcolm S. Forbes).
54.Berpikir terlalu lama untuk melakukan sesuatu kadang sama artinya tidak melakukan sesuatu. (Eva Young).
55.Satu tahun dari sekarang anda akan berharap anda telah memulai sesuatu pada hari ini. (Karen Lamb).
56.Jalan terbaik untuk menjadi terlambat adalah dengan memiliki banyak waktu. (Leo Kennedy).
58.Anda mungkin menunda, namun waktu tidak. (Benjamin Franklin)
59.Jangan tunda hingga besok apa yang bisa anda lakukan hari ini.
(Benjamin Franklin).
60.Jangan mencari-cari alasan, andalah yang memegang kendali “Anda tidak akan pernah menemukan waktu untuk segalanya. Jika anda menginginkan waktu, anda harus menyediakannya”. (Charles Bruxton).
61.Jangan berkata anda tidak punya cukup waktu. Anda memiliki jumlah waktu yang sama setiap hari dengan waktu yang diberikan pada Helen Keller, Pasteur, Michelangelo, Mother Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, dan Albert Einstein. (H. Jackson Brown).
62.Kabar buruknya adalah waktu berlalu. Kabar baiknya adalah anda yang mengendalikannya. (Michael Altshuler).
63.Waktu merupakan mata uang hidup anda. Waktu adalah satu-satunya mata uang yang anda miliki, dan hanya anda yang bisa menentukan bagaimana anda bisa menghabiskan waktu anda. Berhati-hatilah dalam menggunakannya atau orang lain akan menghabiskan waktu anda. (Carl Sandburg).
64.Saya akan mengikuti kursus manajemen waktu.. segera setelah saya bisa mengatur jadwal saya. (Louis E. Boone).
65.Sebenarnya, orang bisa memilih bagaimana mereka akan menghabiskan waktu mereka; bukanlah waktu yang menjadi masalah namun kemauan. (Sir John Lubbock).
66.Orang-orang yang tidak memanfaatkan waktu mereka dengan baik adalah orang-orang yang mengeluhkan betapa singkatnya waktu yang mereka miliki. (Jean De La Bruyere).
D. TIPS MANAJEMEN WAKTU
Anda mungkin telah pernah mengikuti seminar mengenai manajemen waktu, dan mungkin anda sudah sering membaca buku untuk mempelajari bagaimana cara mengatur waktu dengan baik. Anda mungkin juga telah membuat serangkaian perencanaan di buku atau bahkan gadget yang khusus untuk mengatur jadwal anda. Tapi apakah Anda benar-benar membutuhkan semua gadget dan buku itu? Apakah Anda tidak bisa mengatur pekerjaan Anda tanpa alat-alat itu?
Jawabannya sangat sederhana. Semua hal peralatan dan gadget yang Anda pakai untuk mengorganisir waktu Anda tidak akan berguna. Sebelum Anda bisa mengatur waktu Anda, Anda sendiri harus memahami arti dari waktu. Dalam kamus waktu dijelaskan sebagai sebuah periode atau titik dimana suatu hal terjadi.
Ada dua jenis waktu, waktu pada jam dan waktu sebenarnya (waktu nyata). Dalam waktu pada jam, ada 60 detik dalam satu menit, 60 menit dalam satu jam, dua puluh empat jam dalam sehari dan 365 hari dalam setahun. Waktu ini berlalu sama cepatnya. Saat seseorang berusia 50, mereka benar-benar berusia 50. Tidak ada yang kurang ataupun lebih.
Dalam waktu sebenarnya atau waktu nyata, semua waktu itu relatif. Waktu bisa berlalu tergantung dengan apa yang Anda lakukan. Dua jam dalam sebuah pabrik motor bisa terasa seperti dua belas tahun. Dan dua belas tahun masa kanak-kanak anda bisa terasa seperti dua jam saja.
Jenis waktu yang mana yang mewakili Anda di kehidupan Anda?
Berita baiknya adalah bahwa waktu nyata itu terkait dengan mental dan pola pikir. Anda dapat menciptakannya. Apapun yang dapat Anda ciptakan, pasti dapat anda atur. Ini saatnya untuk membuang segala jenis sabotase diri, dan pembatasan diri. Tidak ada lagi alasan “tidak memiliki waktu yang cukup” atau “hari ini bukanlah waktu yang tepat” untuk memulai suatu hal.
Hanya ada tiga cara untuk menghabiskan waktu: berpikir, bercakap-cakap, melakukan sesuatu. Terlepas dari tipe bisnis yang Anda jalani saat ini, bisnis Anda tidak akan terlepas dari ketiga hal ini.
Sebagai seorang pengusaha, waktu yang Anda miliki pasti akan sering terbagi. Saat Anda tidak bisa menghilangkan interupsi-interupsi itu, Anda harus mempertimbangkan berapa banyak waktu yang harus Anda luangkan untuk interupsi tersebut, dan berapa banyak waktu yang harus anda luangkan untuk berpikir, berinteraksi dengan orang lain, dan mengambil tindakan untuk kesuksesan bisnis Anda.
Praktekan ke-sepuluh teknik di bawah ini untuk menguasai pengaturan waktu Anda!
1. Bawalah jadwal, dan ingatlah seluruh isi pemikiran Anda, percakapan, dan kegiatan yang harus Anda lakukan selama seminggu. Ini akan membantu Anda untuk memahami berapa banyak hal yang dapat Anda selesaikan dalam satu hari, dan kapan waktu-waktu berharga Anda akan berlalu. Anda akan dapat melihat berapa banyak waktu yang Anda luangkan untuk mencapai hasil, dan berapa banyak waktu yang telah Anda buang untuk kegiatan-kegiatan yang tidak produktif.
3. Rencanakanlah setidaknya 50% dari waktu yang Anda miliki untuk menghasilkan hal yang produktif.
4. Rencanakanlah waktu untuk beristirahat, menarik diri dari semua kesibukan yang Anda miliki.
5. Luangkan 30 menit pertama setiap harinya untuk merencanakan hari Anda. Jangan memulai aktivitas Anda sebelum Anda selesai merencanakannya. Saat yang paling penting dalam hari Anda adalah saat dimana Anda merencanakannya.
6. Luangkan waktu selama 5 menit untuk setiap undangan dan keputusan yang harus Anda datangi dan Anda ambil. Ini akan membantu Anda memperlihatkan prioritas yang harus diutamakan, dan membuat Anda merasa bahwa waktu tidak berlalu begitu cepat. Luangkan pula 5 menit setelah aktivitas atau keputusan yang Anda ambil untuk menentukan apakah target yang Anda tentukan hari ini tercapai atau tidak. Apakah ada yang terlewat, atau tidak.
7. Jangan ragu-ragu untuk menolak interupsi dari siapapun juga saat Anda benar-benar harus mengerjakan sesuatu sampai selesai.
8. Berlatihlah untuk tidak mengangkat semua telepon yang masuk, atau mengecek e-mail yang masuk hanya karena handphone Anda berdering. Matikanlah koneksi telepon Anda. Jangan berikan perhatian Anda secara mudah kepada orang lain kecuali hal itu benar-benar krusial dalam bisnis Anda. Jika hal itu benar-benar menentukan bisnis Anda kedepannya, Anda malah harus menyediakan jadwal khusus untuk meladeninya.
9. Blokirlah semua hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan seperti Facebook dan sosial media yang lain, kecuali Anda menggunakan hal itu untuk membantu bisnis Anda.
MENYUSUN PRIORITAS
Latar Belakang
Priority is a function of context” “The key is not to prioritize what's on your schedule, but to schedule your priorities” -Stephen R. Covey-Mengawali pembahasan mengenai the priority setting, penulis ingin mengingatkan bahwa setiap orang yang sukses pasti memiliki sebuah prioritas, prioritas inilah yang menjadi target dalam hidupnya, sehingga semuanya akan terarah, sistematis dan terukur. Beberapa tulisan ilmiah; skripsi, tesis, disertasi, ataupun jurnal telah banyak “mengumbar” tetang pentingnya the priority setting.
Begitu pentingnya sebuah prioritas dalam hidup kita, tanpa prioritas hidup kita tak akan terstruktur, hidup kita ngawur tanpa arah yang jelas dan tujuan yang pasti, kebenaran yang tidak terstruktur akan terkalahkan oleh kejahatan yang terstruktur, begitulah Nabi SAW pernah memberikan sinyal betapa kuatnya the priority setting.
Dalam perjalanannya menapaki prioritas, maka akan melewati dengan sebuah waktu. Tapi memang waktu tidak dapat diatur, yang dapat diatur hanyalah prioritas. Orang-orang sukses adalah mereka yang mampu mengatur waktu dan menetapkan
prioritas-prioritas.
Ilmu ekonomi merupakan ilmu yang digunakan untuk memilih. Hal ini berdasarkan asumsibahwa terdapat keterbatasan sumber daya. Oleh karena itu, ilmu ini sangat diperlukan untukindividu maupun organisasi dalam menentukan tujuan. Dengan menggunakan ilmu ekonomi,individu atau organisasi dapat menentukan prioritas dari beberapa tujuan yang dimiliki.Setiap organisasi umumnya memiliki pernyataan yang jelas mengenai prioritas program yangdiacu secara resmi dan diperbarui setiap jangka waktu tertentu. Prioritas tersebut menjadidasar pengambilan keputusan yang juga dipengaruhi oleh ketersediaan sumber daya. Akantetapi, dalam kenyataannya banyak organisasi yang baru menyadari bahwa mereka tidakmemiliki prioritas yang jelas hingga organisasi tersebut mengalami masalah dan krisis.Penentuan prioritas merupakan proses mengidentifikasi aktivitas yang paling penting dalamsebuah organisasi. Penentuan prioritas (priority setting) dikembangkan sebagai dasarpembuatan keputusan. Penentuan prioritas perlu dikembangkan dengan memahami sumber-sumber daya yang bermanfaat untuk mencapai hasil (outcomes ) dan pengaruh (impact) yangdiharapkan. Ketersediaan sumber daya dapat menjadi faktor utama dalam penentuanprioritas.Prioritas disusun berdasarkan tingkat kebutuhan dan disesuaikan dengan visi, misi, dantujuan yang ingin dicapai. Pada umumnya, penyusunan prioritas akan memperhatikanmasalah-masalah dasar yang dihadapi maupun faktor-faktor yang menghambat tercapainyasuatu tujuan. Oleh karena itu, pemahaman terhadap akar permasalahan yang dihadapimenjadi modal utama bagi pengambil keputusan, khususnya yang terkait dengan masalahfundamental.Selain itu, penyusunan prioritas suatu program perlu dibuat dengan bekal pemahamanmengenai sumber daya yang dapat digunakan untuk mencapai hasil dan dampak yangdiinginkan. Sumber daya dapat diperoleh dari daerah, pelosok negara, nasional, atau bahkaninternasional. Ketersediaan atau keterbatasan sumber daya dapat menjadi faktor utamadalam memilih prioritas program yang akan dikembangkan. Tanpa pemahaman mengenaipotensi dan kondisi sumber daya yang dimiliki, prioritas tidak akan dilakukan dengan tepat.Efektifitas penentuan prioritas terkait erat dengan proses pengambilan keputusan. Dalam halini, pengambilan keputusan harus mempertimbangkan tujuan organisasi, baik jangka pendekmaupun jangka panjang.
B. MANFAAT PRIORITY SETTING
Penentuan prioritas dipandang penting karena beberapa alasan sebagai berikut:
1. Agar tetap fokus pada hal-hal yang berada pada prioritas utama.
2. Untuk mengawasi agar penggunaan sumber daya langka dapat lebih efektif. 3. Untuk membangun komunikasi mengenai proyek/aktivitas antar stakeholder. 4. Untuk menghubungkan antara kebijakan dan tujuan ekonomi sosial
pemerintah.
Setelah kita mengetahui tentang manfaat penentuan prioritas maka langkah selanjutnya adalah penyusunan prioritas.
Prioritas berfungsi untuk memudahkan pengambilan keputusan merupakan suatu prosesyang kompleks. Seseorang tidak dapat menggunakan satu pendekatan yang sesuai untuksemua kebutuhan. Oleh karena itu, pihak yang bertanggung jawab dan terlibat dalampenetapan prioritas perlu mengetahui beberapa pendekatan utama dan kendala-kendalayang mungkin muncul dalam penetapan prioritas, sekaligus bagaimana cara untuk mengatasikendala tersebut.Pendekatan yang tepat sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor berikut (Duttweiler, 2004).
D. PERLU ANDA PIKIRKAN
1. Seberapa eksplisit identifikasi prioritas dalam mempersiapkan rencana kerja (work plan )?
2. Sampai seberapa jauh prioritas yang telah disusun merepresentasikan prioritasorganisasi secara menyeluruh?Prioritas organisasi mencakup prioritas proyek dan program? Seringkali penyusunanprioritas hanya memperhatikan program internal dan mengabaikan prirotasantarprogram.
3. Seberapa jauh setiap pihak mampu memahami dan menghargai proses yang telahdilakukan untuk menetapkan prioritas?
4. Bagaimana kajian dan pembaruan (up date) prioritas?
5. Sampai seberapa jauh penerapan pendekatan rasional dalam penyusunan prioritas?
Dalam menentukan prioritas, terdapat beberapa pertanyaan petunjuk (guidance question ) yang dapat digunakan, yaitu: 1). Apa prioritas utama berdasarkan pemikiran dan kebutuhan yang diidentifikasi selamaanalisis situasi? 2). Apa yang kita ketahui mengenai prioritas-prioritas tersebut? 3). Apakah sumber daya tersedia dan dapat diakses untuk menjalankan prioritas tersebut? 4). Apakah ada orang, kelompok, atau organisasi lain yang lebih mampu melaksanakanprirotas tersebut? 5). Siapa yang sudah atau sedang terlibat dalam pekerjaan berkaitan dengan prioritastersebut?
E. PROSES PENYUSUNAN PRIORITAS YANG EFEKTIF
Karakter organisasi (struktur, budaya, dan sejarah) sangat berpengaruh terhadappenyusunan prioritas. Selain itu, proses dokumentasi prioritas program dan kondisi pada saatpenyusunan prioritas juga akan mempengaruhi penyusunan prioritas yang efektif. Adapunbeberapa ciri proses penyusunan prioritas yang efektif adalah:
1. Mulai dari program yang dibutuhkan, bukan dari berapa jumlah dana yang dimiliki. Jadipertanyaan yang harus dijawab adalah “apa yang perlu kita lakukan” bukan “kegiatanapa yang dapat kita biayai”
2. Mengkomunikasikan perlunya penetapan prioritas dan berfokus pada masa depan organisasi
3. Klarifikasi peranan (role) dan aturan (rule )
4. Mulai dari apa yang telah ada dan sumber daya yang telah dimiliki5. Mendorong kreatifitas
6. Mencari tahu apa yang sedang terjadi dan berkembang di masyarakat 7. Melibatkan sumber daya manusia dari luar/eksternal
8. Mengidentifikasi persetujuan (agreement) dan ketidaksetujuan (disagreement ) mengenaiprioritas yang ditetapkan
9. Identifikasi program-program yang berkaitan dengan organisasi lain 10. Penggunaan kriteria yang kredibel dalam penentuan prioritas akhir
11. Memastikan bahwa organisasi secara formal mengadopsi penyataan prioritas yang telahdiputuskan
13. Adanya alokasi waktu yang cukup antara penyusunan prioritas dan penetapan prioritastersebut sehingga memungkinkan penyusunan skenario alternatif.Berikut ini adalah beberapa metode praktis yang dapat membantu dalam penyusunan prioritas yang diadaptasi dari Duttweiler (2004).
TUJUAN: Untuk membandingkan beberapa cara alternatif berdasarkan seperangkat standaratau kriteria. Metode ini dapat digunakan untuk melakukan pemilihan di antarabeberapa alternatif yang mungkin memenuhi atau tidak memenuhi standar ataukriteria dasar.Proses: Buatlah tabel dengan jumlah baris sebanyak jumlah alternatif program ditambah 1 dan jumlah kolom sebanyak jumlah kriteria penilaian ditambah 1. Selanjutnya jabarkan semua alternatif secara vertikal pada kolom paling kiri mulai dari bariskedua dan kriteria penilaian secara horizontal pada baris pertama. Kemudian beripenilaian terhadap setiap alternatif prioritas berdasarkan kriteria yang telahditetapkan. Kriteria tersebut sebaiknya diberi nilai, misalnya:: memenuhi kriteria dengan sangat baik: memenuhi kriteria dengan baik: memenuhi kriteria: kurang memenuhi kriteria
Sungguh mengejutkan bahwa banyak orang yang tidak pernah secara sadar menyia-nyiakan hidupnya, membiarkan hidup mereka lepas dari tangan mereka dalam kepingan-kepingan kecil hanya karena mereka tidak memutuskan hal-hal yang penting dalam hidup ini. Akibatnya, mereka selalu tidak mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya. Kita sering mendengar seseorang berkata, "Itu bukan salah satu prioritas saya. Saya tidak dapat melakukannya sekarang." Kadang-kadang pernyataan ini memperlihatkan pendekatan yang seimbang terhadap prioritas. Sering kali, arti pernyataan itu tidak lebih dari: "Sejauh yang dapat saya katakan sekarang ini, itu bukanlah hal yang ingin saya lakukan."
Ada beberapa langkah-langkah dalam menentukan prioritas.
2. Tentukanlah prioritas-prioritas bagi sasaran-sasaran yang telah Anda tentukan.
3. Buatlah suatu sistem untuk meraih dan mengukur sasaran-sasaran tersebut.
4. Ikutilah suatu prosedur yang akan memakan paling sedikit waktu dan sumber daya untuk meraih sasaran-sasaran tersebut.
F. KESIMPULAN
I. Menetapkan prioritas adalah menentukan tujuan-tujuan, tugas dan pekerjaan secara berurutan mulai dari yang terpenting. Untuk menetukan prioritas:
1. Aktifitas / pekerjaan jangan dianggap pengisi waktu
2. Tentukan prioritas berdasarkan tujuan: Jangka panjang, jangka menengah dan jangka pendek.
3. Bersikap Profesional
4. Percaya diri
5. Jangan tunda prioritas hari ini
6. Bersikap asertif
7. Gunakan agenda
Langkah-langkah membuat rencana mingguan
1. Identifikasi aktifitas – aktifitas utama
2. Jadwalkan waktu untuk kegiatan utama
3. Jadwalkan kegiatan lain-lain
1. Keluar dari “zona nyaman” 2. Taklukan Ketakutan
3. Bangkit – bangkit – bangkit
4. Taklukan diri dalam menghadapi cobaan 5. Berani berkata
Ada juga beberapa langkah bagaimana cara mensiasati menaklukkan target anda, yaitu:
1. Persempit target
Jika tahun ini ada banyak target atau harapan yang ingin dicapai, sebaiknya dipersempit. Jangan harap semuanya bisa direngkuh. Lebih baik identifikasi target dengan jelas, kemudian pilih yang paling mungkin. 2. Jangan kehilangan fokus.
Perlu konsentrasi yang baik untuk mencapai target yang diinginkan. Jangan sampai kehilangan fokus lantaran muncul keinginan yang lain. Atau, ketika melihat ada kemungkinan baru yang sebenarnya belum dikaji secara jelas.
3. Waspadai kemungkinan konflik.
Konflik yang dimaksud di sini adalah dua target yang ingin dicapai. Tanyalah dalam hati: target mana yang berdampak negatif terhadap keuangan dan target lain seandainya ditunda?
4. Siapkan waktu.
Setiap target yang ingin dicapai tentu tidak gratis. Setidaknya, dan ini bisa jadi yang terpenting, harus dibayar dengan waktu. Semakin banyak waktu yang disediakan, kemungkinan berhasilnya tentu makin tinggi.
5. Pilih dengan bijak.
terpenuhi, serta ketersediaan waktu. Semakin banyak kriteria terpenuhi, makan semakin baik pilihan yang diambil.
6. Libatkan orang terdekat.
Jangan lupa, orang-orang terdekat akan terkena imbas dari target yang ingin dicapai. Karena itu, jangan sungkan untuk mengajaknya, minimal, untuk membicarakan rencana tersebut.
7. Mulailah sekarang.
Buang jauh-jauh prinsip: jika bisa besok, kenapa harus dilakukan sekarang. Justru sebaliknya, lakukan saat ini juga! Semakin ditunda pekerjaan memburu target yang ingin dicapai, maka tantangan akan semakin menumpuk.
8. Perketat pengeluaran.
Setiap ada hasrat untuk membelanjakan sesuatu yang tidak pokok, mulailah dengan pertanyaan: apakah kegiatan ini ikut mendukung dalam mencapai tujuan utama yang sudah ditetapkan. Jika tidak, sebaiknya batalkan.
9. Jangan jadi robot.
Walaupun ada banyak kegiatan yang harus diklarifikasi agar sejalan dengan target yang diinginkan, jangan membuat diri kita menjadi "manusia asing". Hal-hal kecil yang biasa dilakukan sepanjang tidak mengganggu rancangan tadi, lakukanlah dengan bijak.
10.Siap-siap dengan perubahan.
Kebutuhan dan keinginan biasanya akan berubah, sejalan dengan perubahan usia. Karena itu, jangan ragu untuk melakukan perubahan pada skala prioritas yang ingin dicapai, setidaknya dalam kurun waktu 3-5 tahun.
sebaik mungkin, karena waktu tak akan kembali lagi, walaupun cuma satu menit yang lalu, waktu begitu mahl dan berharga, karena tidak bisa dibeli.
DAFTAR PUSTAKA
U. Adil Samadani, The Power of Belief, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2013. http://akhmadguntar.com
http://edukasi.kompas.com http://www.terrencebrown.net/id
Srijanti, dkk. Etika Membangun Sikap Profesionalisme Sarjana. Edisi 2. Graha Ilmu. Yogyakarta. 2009.
BSI NEWS LETTER, edisi 4, 2012, hal. 13
http://visijobs.com/ lihat juga http://redcheekinda.files.wordpress.com/ diakses pada 9 Mei 2012
