Analisis Supplier Relationship Management (SRM) Proyek MK-II (Helikopter Super Puma) (Studi Kasus di PT Dirgantara Indonesia).

(1)

ABSTRAK

PT Dirgantara Indonesia (PT DI) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam industri pembuatan pesawat dan helikopter, serta untuk industri pesawat dunia. Pada saat ini, PT DI sedang melakukan proyek MK-II, yaitu pembuatan helikopter super puma, dimana bahan yang dibutuhkan salah satunya adalah Raw Material Non Metal (RMN) yang memiliki expired date, dimana memiliki perbedaan cukup signifikan dibandingkan bahan lain. Oleh karena itu, diperlukan pengiriman yang baik agar tidak terjadi keterlambatan, sehingga dibutuhkan hubungan kerjasama dan komunikasi yang baik antara PT DI dan pihak supplier.

Metode yang digunakan untuk membantu PT DI dalam mengatur hubungan antar departemen adalah dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), dan pada saat ini dalam pemilihan supplier di PT DI adalah dengan menggunakan beberapa kriteria umum dan memberikan penilaian berdasarkan data pemilihan supplier masa lalu sehingga diusulkan menggunakan metode Analytical Hierarchy Process (AHP) dalam melakukan pemilihan supplier. Namun, jika PT DI ingin mempertahankan supplier yang sedang melakukan hubungan kerjasama, maka dilakukan evaluasi kinerja supplier dimana dengan melakukan evaluasi kinerja PT DI dapat melihat supplier yang memiliki nilai kriteria-kriteria di bawah rata-rata agar ditingkatkan menjadi lebih baik ke depannya dalam melakukan hubungan kerjasama dan mengelompokkan supplier-supplier tersebut dalam portofolio hubungan dengan supplier-supplier untuk mempermudah bagi PT DI dalam memfokuskan bagaimana tindakan ke depannya dalam menjalin hubungan dengan supplier.

(2)

vi Universitas Kristen Maranatha 1.3 Pembatasan Masalah dan Asumsi ... 1-3 1.3.1 Pembatasan Masalah... 1-3 1.3.2 Asumsi Masalah ... 1-3 1.4 Perumusan Masalah ... 1-3 1.5 Tujuan Penelitian ... 1-3 1.6 Sistematika Penulisan... 1-4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

(3)

2.5 Portofolio Hubungan dengan Supplier ... 2-12 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metodologi Penelitian ... 3-1 3.2 Studi Pendahuluan ... 3-2 3.3 Identifikasi Masalah ... 3-3 3.4 Pembatasan Masalah dan Asumsi ... 3-3 3.5 Perumusan Masalah ... 3-3 3.6 Tujuan Penelitian ... 3-3 3.7 Tinjauan Pustaka ... 3-3 3.8 Pengumpulan Data ... 3-4 3.9 Pengolahan Data... 3-4 3.9.1 Membuat Hubungan Antar Departemen ... 3-4 3.9.2 Membuat Data Flow Diagram (DFD) Aktual Saat Ini ... 3-4 3.9.3 Melakukan Pemilihan Supplier dengan Metode Analytical

Hierarchy Process (AHP) ... 3-4

3.9.3.1 Pemilihan Kriteria... 3-5 3.9.3.2 Perhitungan Bobot Kriteria (bobot Induk)... 3-5 3.9.3.3 Perhitungan Bobot Sub-Kriteria (Bobot Turunan) ... 3-6 3.9.3.4 Perhitungan Bobot Global ... 3-6 3.9.3.5 Perhitungan Bobot untuk Supplier per Sub-Kriteria ... 3-6 3.9.3.6 Perhitungan Total Nilai Berbobot... 3-6 3.9.3.7 Mengurutkan Hasil Penilaian Keseluruhan Supplier... 3-7 3.9.3.8 Pemilihan Supplier dengan Nilai Tertinggi ... 3-7 3.9.4 Mengevaluasi Kinerja Supplier ... 3-7 3.9.5 Membuat Portofolio Hubungan dengan Supplier. ... 3-7 3.9.6 Membuat Data Flow Diagram (DFD) Usulan. ... 3-8 3.10 Analisis ... 3-8 3.11 Kesimpulan dan Saran ... 3-8 BAB 4 PENGUMPULAN DATA

(4)

viii Universitas Kristen Maranatha 4.1.2 Hasil Produksi ... 4-2 4.1.3 Struktur Organisasi... 4-4 4.2 Pengumpulan Data ... 4-6

4.2.1Data Flowchart Purchase Requirement and Purchase Order

Perusahaan Saat Ini ... 4-7 4.2.2 Data Laporan Supplier Performance ... 4-10 BAB 5 PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS

5.1 Pengolahan Data ... 5-1 5.1.1 Hubungan Antar Departemen ... 5-1 5.1.2 Data Flow Diagram (DFD) Aktual... 5-4 5.1.2.1 Procurement Process Level 0 ... 5-4 5.1.2.2 Procurement Process Level 1 ... 5-4 5.1.2.3 Procurement Process Level 2 ... 5-6 5.1.3 Pemilihan Supplier Metode Analytical Hierarchy Process

(AHP) ... 5-11 5.1.4 Evaluasi Kinerja Supplier ... 5-25 5.1.4.1 Analisis Kriteria Finansial... 5-28 5.1.4.2 Analisis Kriteria Kualitas ... 5-29 5.1.4.3 Analisis Kriteria Waktu Kirim ... 5-29 5.1.4.4 Analisis Kriteria Komunikasi ... 5-30 5.1.5 Portofolio Hubungan dengan Supplier ... 5-30 5.1.5.1 Analisis Strategi Purchasing Bottleneck Items ... 5-31 5.1.6 Data Flow Diagram (DFD) Usulan ... 5-34 5.1.6.1 Usulan Purchase Order (PO) ... 5-34 5.1.6.2 Usulan Data Flow Diagram (DFD) ... 5-36 5.2 Analisis ... 5-38 5.2.1 Analisis DFD Perusahaan Saat Ini ... 5-38 5.2.2 Analisis DFD Usulan ... 5-38 5.2.3 Analisis Pemilihan Supplier Perusahaan Saat Ini ... 5-39 5.2.4 Analisis Pemilihan Supplier dengan Metode Analytical

(5)

BAB 6 KESIMPULAN dan SARAN

6.1 Kesimpulan ... 6-1 6.2 Saran ... 6-2 6.2.1 Saran untuk Perusahaan ... 6-2 6.2.2 Saran untuk Penelitian Selanjutnya ... 6-3

(6)

x Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

Tabel 2.1 Kriteria Pemilihan/ Evaluasi Supplier 2-10 Table 4.1 Supplier Performance Report Period

July-December 2014 4-10

Tabel 5.1 Interpretasi Perbandingan Berpasangan Pada

AHP 5-13

Tabel 5.2 Hasil Awal Perbandingan Berpasangan 5-13 Tabel 5.3 Hasil Perbandingan Berpasangan(Lengkap)

dengan Jumlah Kolom 5-14

Tabel 5.4 Pehitungan Akhir Bobot 5-14

Tabel 5.5 Urutan Tingkat Kepentingan 5-15

Tabel 5.6 Perbandingan Berpasangan Sub-Kriteria untuk

Finansial 5-15

Kualitas 5-16

Waktu kirim 5-16

Komunikasi 5-17

Tabel 5.10 Bobot dari Kriteria dan Sub-Kriteria 5-18 Tabel 5.11 Hasil Penilaian Bobot untuk Supplier Sub-Kriteria

Potensi 5-19

Tabel 5.12 Hasil Penilaian Bobot untuk Supplier Sub-Kriteria

Penawaran 5-20

Praktek 5-20

(7)

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

Proses Manufaktur 5-21

Kapasitas 5-22

Infrastruktur 5-22

Manager 5-23

Tabel 5.19 Hasil Penilaian Akhir untuk Supplier 5-23 Tabel 5.20 Hasil Penilaian Akhir untuk Evaluasi Kinerja

(8)

xii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman

Gambar 2.1 Notasi Proses untuk DFD 2-4

Gambar 2.2 Notasi Arus Data untuk DFD 2-4

Gambar 2.3 Notasi Penyimpanan Data / Arsip untuk DFD 2-5

Gambar 2.4 Notasi untuk Entitas 2-5

Gambar 2.5 Struktur Hierarki 2-8

Gambar 2.6 Commodity Portofolio Matrix 2-12

Gambar 2.7 Fokus Manajemen untuk Tiap Kelompok 2-13

Gambar 3.1 Flowchart Penelitian 3-1

Gambar 3.2 Pemilihan Supplier dengan Metode AHP 3-5 Gambar 4.1 Sejarah Industri PT Dirgantara Indonesia 4-2 Gambar 4.2 Struktur Organisasi PT Dirgantara Indonesia 4-5 Gambar 4.3 Struktur Organisasi Departemen Pengadaan 4-6 Gambar 4.4 Flowchart Purchase Requirement and Purchase

Order 4-7

Gambar 5.1 Hubungan Antar Departemen 5-3

Gambar 5.2 Procurement Process Level 0 5-4

Gambar 5.3 Data Flow Diagram Aktual Level 1 5-7

Gambar 5.4 Proses PR Level 2 5-9

Gambar 5.5 Proses QSL Level 2 5-9

Gambar 5.6 Proses PO Level 2 5-10

Gambar 5.7 Proses Pembayaran Level 2 5-10

Gambar 5.8 Proses Penerimaan Barang Level 2 5-11

Gambar 5.9 Struktur AHP Pemilihan Supplier 5-12

Gambar 5.10 Grafik Supplier 1 5-26

(9)

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman

Gambar 5.15 Grafik Keseluruhan dari Supplier 5-28

Gambar 5.16 Proses PO Aktual 5-35

Gambar 5.17 Proses PO Usulan 5-35

Gambar 5.18 Proses Pembayaran Aktual 5-37

(10)

1-1 Universitas Kristen Maranatha

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pengadaan bahan baku dalam pembuatan pesawat merupakan hal yang harus diperhatikan oleh sebuah perusahaan, karena dalam menyelesaikan proyek yang sedang dikerjakan, maka bahan baku harus tersedia saat dibutuhkan agar tidak menghambat proses produksi yang dikerjakan. PT Dirgantara Indonesia (PT DI) yang berlokasi di Jl. Pajajaran no 154 Bandung merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam membuat produk pesawat dan helikopter, serta untuk industri-industri pesawat dunia.

Saat ini, PT DI sedang mengerjakan proyek MK-II, yaitu helikopter super puma permintaan kontrak dari negara Perancis. Pembuatan bagian badan helikopter super puma ini menggunakan Raw Material Non Metal (RMN). Pada pengadaan RMN PT DI memiliki Supply Chain Management (SCM) tersendiri dalam penerimaan pengiriman dari supplier atau penerimaan dari jasa yang sudah dikontrak oleh pihak PT DI untuk mengambil bahan tersebut (forwarder). RMN memiliki perbedaan yang cukup signifikan dari bahan lainnya, yaitu bahan ini memiliki expired date, sehingga bahan ini harus memiliki kualitas yang baik saat dalam proses produksi, jika bahan ini mendekati expired date maka persentase kualitas dari helikopter itu sendiri akan menurun. Oleh karena itu, perlu hubungan kerjasama yang baik antara PT DI dan supplier untuk mendatangkan RMN tepat waktu.

(11)

Bab 1 Pendahuluan 1-2

RMN, akan tetapi dari pihak supplier dirasa kurang baik dan cepat dalam menanggapi komunikasi saat dilakukannya pemesanan dari pihak PT DI.

Pada saat, selain komunikasi yang dirasa cukup penting dalam menjalin hubungan kerjasama, faktor pendukung lainnya, yaitu proses pembayaran dari pihak PT DI kepada supplier. Proses pembayaran yang terjadi saat ini terkadang dapat menghambat proses pengiriman dari pihak supplier, dimana bagian pembayaran bisa bersifat inconsistent sehingga menyulitkan proses pembuatan helikopter super puma jika RMN tidak bisa datang sesuai dengan waktu yang diinginkan. Oleh karena itu, dibutuhkan fleksibilitas dari bagian pembayaran saat melakukan pemesanan kepada supplier. Hal tersebut bisa mengurangi pinalti yang diberikan oleh costumer jika PT DI mampu menyelesaikan pembuatan helikopter super puma, dan bisa mempermudah pengiriman dari pihak supplier serta mengurangi datangnya barang yang mendekati expired date, maka dibutuhkan Supply Chain Management (SCM) yang baik dalam menjalin hubungan antara PT

DI dan supplier.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan survey awal yang dilakukan penulis menjadi suatu identifikasi masalah yang akan dianalisa dan dipelajari lebih lanjut di antaranya:

Pengadaan RMN tersebut memiliki beberapa hal yang berpotensi menimbulkan permasalahan baru dan ada saat dimana bisa menghambat produksi (job stop). Berikut adalah parameter tersebut:

a. Supplier terkadang tidak bisa cooperative, keadaan ini terjadi saat purchase order (PO) yang diberikan oleh PT DI direspon cukup lama

oleh pihak supplier.

b. Proses payment yang terkadang menjadi salah satu faktor lainnya dalam menghambat proses pengiriman dari supplier atau pemesanan.

(12)

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha 1.3 Pembatasan Masalah dan Asumsi

1.3.1 Pembatasan masalah

Pembatasan masalah pada penelitian ini adalah:  Data supplier pada tahun 2014.

 Supplier yang ditunjuk terbatas sesuai dengan AVL (Approve Vendor List).

1.3.2 Asumsi Masalah

Asumsi yang dibuat pada pengamatan ini, yaitu:

 Produksi pembuatan helikopter super puma MK-II bersifat lanjut atau kontinu.

 Biaya proses pengiriman yang cukup besar dikarenakan pengiriman yang melalui udara (by air).

1.4 Perumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka perumusan masalah yang akan diteliti dan dibahas, antara lain:

1. Bagaimana meningkatkan hubungan kerjasama dengan supplier?

2. Bagaimana cara memilih dan mengevaluasi kinerja supplier ke depannya? 3. Apa manfaat usulan yang akan diberikan jika diterapkan pada PT DI?

1.5 Tujuan Penelitian

Dalam menentukan tujuan penelitian, penulis menjelaskan hal yang akan dicapai melalui penelitian ini dengan mengacu pada hasil perumusan masalah, dimana penulis dapat menjawab tujuan dari perumusan masalah sebagai berikut:

1. Menganalisis hubungan kerjasama dengan supplier saat ini.

2. Memberikan usulan yang lebih baik dalam memilih dan mengevaluasi kinerja supplier ke depannya.

(13)

1.6 Sistematika Penulisan

Berikut ini adalah laporan penelitian yang terdiri dari 6 bab dengan mengikuti sistematika penulisan:

BAB 1 Pendahuluan

Pada bab ini menguraikan latar belakang masalah yang sedang terjadi di perusahaan dalam penanganan SCM dan hubungan dengan supplier, mengidentifikasi masalah yang terjadi di perusahaan, melakukan perumusan masalah, membuat pembatasan masalah dan asumsi, dan sistematika penulisan tugas akhir yang akan dibuat.

BAB 2 Tinjauan Pustaka

Pada bab 2 memaparkan dasar-dasar teori yang melandaskan pengolahan data yang akan dilakukan untuk membantu perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang terjadi saat ini.

BAB 3 Metodologi Penelitian

Pada bab ini berisi tahapan-tahapan dari awal sampai akhir penelitian ini. Langkah-langkah yang ditampilkan berupa flowchart dan keterangan atau penjelasan dalam setiap tahapnya.

BAB 4 Pengumpulan Data

Pada bab ini akan menguraikan pengumpulan data yang telah dilakukan penulis dari hasil penelitian dan wawancara di PT DI. Hal tersebut dilakukan untuk dapat membantu penulis dalam memecahkan masalah yang telah dirumuskan dan mendukung data yang akan diolah pada bab selanjutnya.

BAB 5 Pengolahan Data dan Analisis

Pada bab 5 berisi pengolahan data yang telah didapatkan dari pengumpulan data dan analisis dari hasil pengolahan data untuk menjawab persoalan yang telah dijelaskan dalam perumusan masalah.

(14)

(15)

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang bisa diambil dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Hubungan Kerjasama dengan Supplier.

Hubungan kerjasama pada perusahaan saat ini dengan pihak supplier mengalami penurunan. Hal tersebut merupakan salah satu faktor yang cukup berpengaruh ke depannya dalam hubungan kerjasama, sehingga diperlukan peningkatan hubungan kerjasama yang lebih baik. Sebelum dilakukan hubungan kerjasama yang baik, hubungan antar departemen juga perlu ditingkatkan, dimana pada kenyataannya hubungan yang terjadi antar departemen mengalami kerumitan, terutama dalam pemberi persetujuan Purchase Order (PO) dan proses pembayaran.oleh karena itu, dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dapat melihat hubungan apa saja yang terjadi antara tiap-tiap departemen ataupun hubungan dengan pihak supplier.

2. Proses Pemilihan Supplier dan Evaluasi Kinerja Supplier

Proses pemilihan supplier yang dilakukan oleh perusahaan ini masih secara umum dengan beberapa kriteria umum dan berdasarkan data masa lalu, sehingga masih besar kemungkinan perubahan kinerja supplier yang belum sesuai dengan PT Dirgantara Indonesia (PT DI). saat ini PT DI sedang bekerjasama dengan dua supplier, yaitu supplier 1 dan supplier 3, akan tetapi pada saat melakukan hubungan kerjasama PT DI mendapatkan penurunan kinerja dari supplier-supplier.

(16)

Bab 6 Kesimpulan dan Saran 6-2

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

melihat supplier mana sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan oleh PT DI. Jika perusahaan masih ingin mempertahankan supplier, maka dilakukan evaluasi kinerja untuk melihat kriteria mana dari supplier 1 dan supplier 3 yang di bawah rata-rata yang perlu ditingkatkan, kemudian melakukan portofolio hubungan dengan supplier. Portofolio dilakukan untuk mengkategorikan supplier trmasuk dalam beberapa kategori, sehingga mempermudah PT DI memfokuskan tindakan yang diperlukan ke depannya saat melakukan kerjasama dengan supplier.

3. Manfaat Usulan

Usulan yang diberikan pada DFD aktual mempermudah hubungan antar departemen di PT DI dan bisa sedikit mengurangi waktu yang proses yang dirasa tidak terlalu penting dan pada usulan pemilihan supplier saat ini membantu PT DI untuk memperbaiki komunikaasi hubungan kerjasama dengan supplier dan mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan ke depannya dalam menjalin hubungan kerjasama.

6.2 Saran

Saran adalah komentar penulis untuk perusahaan saat ini dan penelitian selanjutnya.

6.2.1 Saran untuk Perusahaan

Ada baiknya jika perusahaan mulai menetapkan metode AHP dalam menentukan pemilihan supplier dan mengevaluasi kinerja supplier, dan memilih dua supplier atau lebih untuk meminimasi risiko persediaan yang terjadi di perusahaan dalam bahan baku Raw Material Non Metal (RMN), serta saran untuk supplier alternatif selain supplier 1 dan supplier 3 jika PT DI masih ingin

mempertahankan supplier yang sedang melakukan hubungan kerjasama adalah supplier 2, dimana supplier 2 memiliki total nilai berbobot yang cukup tinggi dan

(17)

Bab 6 Kesimpulan dan Saran 6-3

6.2.2 Saran untuk Penelitian Selanjutnya

(18)

xiv Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

1. Ascarya.; “Analytic Network Process (ANP): Pendekatan Baru Studi

Kualitatif’, Makalah disampaikan pada seminar intern program Magister Akuntansi Fakultas Ekonomi di Universtas Trisakti, Jakarta. 2005.

2. Bensaou, M.; “Portfolios of Buyer-Supplier Relationship”. Sloan Management

Review, Summer. 1999.

3. Dickson, G. W.; “An Analysis of Vendor Seection System and Decision”.

Journal of Purchasing 2. 1966.

4. Fatta, H. A.; “Rekayasa Sistem Pengenalan Wajah”. Yogyakarta. 2009.

5. Hanfield, R. B., Krause, D. R., dkk; “Avoid The Pitfalls In Supplier

Development”. Sloan Management Review, Winter. 2000..

6. Hartono, J. M.; “Analisis dan Desain Sistem Informasi”. Yogyakarta. 2000.

7. Juanita F., Suliantoro, H., dan Nugroho S.,; “PenerapanModel Kraljic’s

Matrix Purchasing Portfolio Pada Strategi Pembelian Bahan Baku”. Jurnal.

8. Lambert, D. M., Cooper, M. C., dan Pagh, J. D.; “Supply Chain Management:

Implementation Issues and Research Opportunities”. International Journal of Logistics Management 9. 1998.

9. Oliver, R. K. dan Weber, M.D.; “Supply Chain Management: Logistics

Catches Up With Strategy”. London. 1982.

10.Olsen, R. F. dan Ellram, L. M.; “A Portofolio Approach to Supplier

relationship”. Industrial Marketing Management 26. 1997.

11.Paraardhya, H., Rachmadi. A., Aknuranda. I., ; “Pengembangan Sistem Informasi Supplier Relationship Management (SRM) Pada Clove Clothing

Company”. Jurnal 2013.

12.Pujawan, I. N.; “Supply Chain Management”, Guna Widya, Surabaya. 2005.

13.Saaty, Thomas L. and Vargas, Luis G.; “Decision Making With The Analytic

(19)

14.Saaty, Thomas L.; “Multi Criteria decision Making The Analytical Hierarchy Process Planning, Priority Setting, Ressource Allocation”, Univerity of Pittsburg. 1993.

15.Suryadi, Kadarsah dan Ramdhani, M Ali.; “Sistem Pendukung Keputusan”,