A. Latar Belakang dan Permasalahan
Surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, instansi atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi). Surat memiliki peranan penting dalam kegiatan administratif sehingga isi informasi yang terkandung didalamnya harus mewakili penulis, isinya harus jelas maksud dan tujuan membuat surat serta surat harus bisa sebagai alat bukti tertulis hitam di atas putih terutama surat- surat perjanjian.
Oleh sebab itu, surat merupakan bukti otentik yang harus dijaga oleh instansi pencipta arsip baik pemerintah, swasta maupun perorangan. Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, alat komunikasi untuk kepentingan organisasi. Salah satu keberhasilan suatu organisasi pemerintah sangat ditentukan oleh kemampuan organisasi tersebut dalam mengelola surat secara baik dan benar sehingga isi informasinya bisa digunakan untuk kegiatan administrasi. Surat yang dihasilkan oleh perusahaan swasta maupun instansi pemerintah terdiri dari beberapa macam, di antaranya, surat pribadi, surat penting, surat biasa dan surat rahasia. Surat merupakan pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan
alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi, sedangkan surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.1
Surat merupakan kategori dari arsip dinamis aktif maupun dinamis inaktif yang tercipta dalam berbagai bentuk media, tergantung dengan fungsi organisasi. Surat yang bersifat aktif untuk kelanjutan hidup organisasi disimpan pada ditempat penyimpanan arsip aktif (central file) di unit kerja.
Dinas Tenaga Kerja dan Trasmigrasi DIY memiliki tugas pokok mengatasi berbagai permasalahan mengenai urusan pemerintah daerah dibidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian. Oleh karena itu, Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY banyak terdapat surat yang berbentuk konvensional (kertas). Pengurusan dan pengendalian surat perlu dilakukan, guna memperlancar pengolahan surat-surat beserta informasi yang terkandung didalamnya sehingga aktivitas organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan dan maksud organisasi.
Surat yang disimpan di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY terdapat surat penting maupun surat rahasia di unit kerja yang digunakan untuk menunjang keberlangsungan organisasi, surat penting dan surat rahasia harus dibedakan dalam pengelolahannya, surat rahasia harus
1 http://rheiainud.blogspot.com/2011/09/pengertian-surat-dan- penggolongan-surat.html (17 Januari 2014, 06.32)
langsung di tujukan kepada bagian yang dituju sehingga petugas tidak boleh membuka surat tersebut tanpa ijin kepala atau orang dituju dalam surat.
Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagaimana pengurusan dan pengendalian surat di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY? Apa saja sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam melakukan pengurusan dan pengendalian surat di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY? Apa kendala yang dihadapi dalam melakukan pengurusan dan pengendalian surat di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY?
B. Tujuan Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Ada beberapa tujuan yang hendak dicapai dalam Praktik Kerja Lapangan ini. Pertama, adalah untuk mengetahui proses pengurusan dan pengendalian surat di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY, apakah sudah memenuhi Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam melaksanakan pengurusan dan pengendalian surat. Kedua, untuk mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam melakukan pengurusan dan pengendalian surat di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY. Ketiga, untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY, sehingga dapat diketahui permasalahan yang muncul dalam pengelolahan serta dapat menemukan solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY dalam melaksanakan pengurusan dan pengendalian surat.
C. Tinjauan Pustaka
Dalam Praktik Kerja Lapangan ini, ada beberapa bahan pustaka yang dijadikan referensi yang relevan dengan tema Praktik Kerja Lapangan yang akan dijadikan perbandingan yang bersifat teoritis. Bahan pustaka tersebut, diantaranya Buku pertama adalah Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono diterbitkan oleh Gava Media pada tahun 2005. Secara umum buku ini membahas tentang manajemen kearsipan, bagian yang relevan dengan tema terdapat pada bab 3 mengenai prosedur kearsipan, prosedur pencatatan dan pendistribusian, prosedur buku agenda, prosedur kartu kendali, prosedur penyimpanan, penyimpanan sementara dan penyimpanan tetap.
Buku kedua adalah Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi kearsipan karangan Basir Barthos diterbitkan oleh Bumi Aksara pada tahun 2005. Buku ini secara umum menguraikan tentang manajemen kearsipan. Bagian yang relevan dengan tema terdapat pada bab III mengenai penanganan dan cara mengarsipkan surat dari penyortiran surat, penyortiran selanjutnya, pembukaan sampul, penelitian surat, pembacaan surat, penyampaian surat, pencatatan surat hingga langkah terakhir penanganan surat, buku ini juga menjelaskan mengenai tata cara mengarsip surat dari pengertian filing, system filing, tanggung jawab pegawai terhadap filing, prosedur mengarsip dan sistem pola baru kearsipan.
Selain itu, pada bab IX mengenai tata kearsipan perguruan tinggi yang
meliputi pengelolaan surat-menyurat di perguruan tinggi, pembakuan sarana persuratan dinas, organisasi pengelolaan surat-menyurat, pedoman pengelolaan surat masuk, pedoman pengelolaan surat keluar, pedoman penataan berkasi surat dinas, dan pedoman penyusutan berkasi surat.
Buku ketiga adalah Manajemen Kearsipan karangan Zulkifli Amsyah diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama pada tahun 1995. Buku ini secara umum membahas tentang manajemen kearsipan, bagian yang relevan dengan tema terdapat pada bab III mengenai prosedur kearsipan diantaranya prosedur pencatatan dan pendistribusian meliputi prosedur buku agenda, prosedur kartu kendali, prosedur tata naskah, serta prosedur penyimpanan yang meliputi penyimpanan sementara dan penyimpanan tetap.
Buku yang ke empat adalah Records Management Handbook karangan Ira A.Penn diterbitkan oleh Ashgate . Pada dasarnya buku ini mengambarkan tentang life cylce records. Bab yang relevan dengan tema penelitian terdapat pada bab III mengenai reports management. “This control mechanism ensures that no repoting requirements will get promulgated in an organization without fist having been reviewed and approved”2 (arsip harus di kendalian dalam rangka pengendalian, penyimpanan dan temu balik).
2 Ira Penn A., et al., Records Management Handbook, (Aldershot:
Ashgate, 1989), hlm. 209.
D. Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam kegiatan pengumpulan data laporan tugas akhir menggunakan empat metode, diantaranya sebagai berikut:
1. Metode observasi partisipasi merupakan kegiatan pengamatan secara langsung terhadap struktur organisasi, tugas dan fungsi pokok organisasi di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY. Dalam observasi juga mengamati secara langsung pengelolaan surat-surat yang terdapat di organisasi, sehingga dapat diketahui sejauh mana kendala yang dihadapi dan pengelolaan surat-surat yang dilakukan selama ini. Hal tersebut dapat menjadi salah satu cara untuk memperoleh data pelengkap yang hanya didapat sebatas pengamatan saja dalam kegiatan observasi.
2. Metode wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab dengan pegawai di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY, dan juga kepada petugas yang megelolah surat untuk melengkapi informasi mengenai pengelolaan surat-surat diorganisasi.
3. Metode studi pustaka sebagai tinjauan pustaka dan landasan teori dalam memahami, serta menjadi gambaran dalam pelaksanaan pengolahan surat-surat vital, pada kegiatan Praktik Kerja Lapangan secara langsung nantinya. Selain itu, tinjauan pustaka tersebut juga berguna dalam proses pengumpulan data.
4. Studi dokumenter yaitu metode pengumpulan data dengan mengkaji informasi yang berasal dari dokumen atau arsip-arsip, yang ada diinstansi tempat pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan.
Setelah pengumpulan data selesai dilakukan, selanjutnya adalah evaluasi data untuk mengetahui kejelasan antara data, fakta, dan teori yang ada untuk kemudian diolah dan dijadikan bahan dalam penyusunan laporan Praktik Kerja Lapangan.
E. Sistematika Penulisan Laporan
Tugas akhir yang berjudul “Pengurusan dan Pengendalian Surat di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY” terdiri dari beberapa bab. Bab pertama merupakan bagian pendahuluan yang meliputi latar belakang masalah dan rumusan masalah sebagai dasar dilakukan Praktik Kerja Lapangan serta beberapa masalah yang akan dibahas dalam laporan ini.
Pada bagian tujuan Praktik Kerja Lapangan berisi tujuan yang didapat selama melakukan Praktik Kerja Lapangan untuk memperdalam tema yang diambil yaitu Pengurusan dan Pengendalian Surat di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY. Pada bagian metode pengumpulan data berisi referensi buku yang digunakan untuk menambah data-data dengan buku.
Selanjutnya metode pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi partisipasi, wawancara, studi pustaka dan dokumenter.
Bab kedua berisi mengenai gambaran umum Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY. Gambaran tersebut mencakup sejarah dan lokasi
berdirinya Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY, visi dan misi, tugas pokok dan fungsi, struktur organisasi serta uraian tugas setiap bagian dari Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY.
Bab ketiga merupakan bagian pembahasan meliputi pencatatan surat masuk dan surat keluar di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY, volume surat masuk dan surat keluar, alur surat masuk dan surat keluar, Sistem Administrasi Perkantoran Pemrintah Daerah (SISMINKADA), dan pemberkasan surat, kartu kendali dan lembar deposisi.
Bab keempat dalam laporan ini adalah penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban dari beberapa pertanyaan yang dirumuskan pada bab pendahuluan bagian rumusan masalah. Kemudian saran akan lebih mengarah pada pemberian masukan kepada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY agar penanganan surat di dinas tersebut semakin lebih baik dan teratur.
