ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA CV.GLOBALINDO PERKASA ENGINEERING

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA CV.GLOBALINDO

PERKASA ENGINEERING

Nama : Annisa Nur Rakhmasari NPM : 2A213147

Jurusan : Akuntansi

Pembimbing : Dr. Imam Subaweh, SE., MM., Ak., CA

Latar Belakang

Transaksi pembelian merupakan salah satu transaksi besar yang sering terjadi dalam perusahaan, baik yang bergerak dibidang jasa, perdagangan, maupun manufaktur. Setiap pembelian dipusatkan pada bagian atau departemen pembelian. Prosedurnya pun ditetapkan untuk memenuhi kebutuhan atas barang oleh pegawai yang berwenang menetapkan kebutuhan tersebut. Setiap sistem pembelian mempunyai kelemahan. Demikian juga dengan sistem pembelian pada CV. Globalindo Perkasa Engineering. Oleh karena itu, perlu diteliti kelemahan untuk selanjutnya bisa dirancang alternatif sistem pembelian yang baik, yang bisa mengatasi kelemahan sebelumnya serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar sistem pembelian yang berjalan menjadi lebih optimal dalam mengolah transaksi-transaksi pembelian perusahaan sejalan dengan perkembangan bisnis perusahaan dan perkembangan teknologi sekarang ini.

Latar Belakang

Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi pembelian pada CV. Globalindo Perkasa Engineering dalam melakukan operasional kegiataan perusahaan khususnya pada pembelian.

Untuk mengevaluasi apakah sistem informasi akuntansi pembelian pada CV. Globalindo Perkasa Engineering sudah efektif.

.

Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian

Rumusan Masalah

Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi pembelian pada CV. Globalindo Perkasa Engineering dalam melakukan operasional kegiataan perusahaan khususnya pada pembelian?

Apakah sistem informasi akuntansi pembelian pada CV.

Globalindo Perkasa Engineering sudah efektif?

Data yang digunakan

METODE PENELITIAN

Data Primer, yaitu melakukan penelitian observasi kegiatan pembelian secara langsung diruang bagian pembelian CV.Globalindo Perkasa Engineering.

Data Sekunder, yaitu dokumen seperti struktur organisasi serta dokumen yang berkaitan dengan sistem pembelian.

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Fungsi Yang Membutuhkan Barang

2. Fungsi Gudang 3. Fungsi Pembelian 4. Fungsi Akuntansi

Fungsi Yang Terkait

Dokumen Yang Digunakan

1. Form Permintaan Pembelian 2. Surat Order Pembelian

3. Faktur dan Surat Jalan Barang

Prosedur Pembelian Yang

Diterapkan

1. Prosedur Permintaan Pembelian 2. Prosedur Order Pembelian

3. Prosedur Penerimaan barang 4. Prosedur Pencatatan Pembelian

Hasil dan Pembahasan

(flowchart Pembelian yang Berjalan)

Fungsi Gudang Fungsi Pembelian Fungsi Akuntansi Fungsi yang

membutuhkan barang

Mulai

Membuat permintaan pembelian

FPP

FPP

Membuat SOP

SOP 1

2 3

4 Ke pemasok

by fax

SJB Dari pemasok

N

Dari pemasok

Mencoc okkan sop denga faktur

Faktur

SOP 1

2

Faktur

SOP 4

Faktur

SJB

D

N

Selesai

Ket:

FPP: Form Permintaan Pembelian

SJB: Surat Jalan Barang

SOP: Surat Order Pembelian

1 SOP 3

1

2

2 N

Fungsi yang membutuhkan barang melakukan permintaan barang yang dibutuhkannya dengan mengisi form permintaan pembelian (FPP). Lalu diberikan ke fungsi pembelian.

Fungsi pembelian menerima form permintaan pembelian (FPP) dari fungsi yang membutuhkan barang.

Fungsi pembelian menghubungi beberapa pemasok, untuk menanyakan tentang ketersediaan barang yang dibutuhkan dan harga, kemudian memilih pemasok yang cocok berdasarkan hal tersebut, dan membuat surat order pembelian (SOP) sebanyak empat (4) rangkap. Keempat rangkap surat order pembelian (SOP) tersebut kemudian di tandatangani oleh fungsi pembelian dan direktur utama untuk disetujui. Dalam melakukan order pembelian CV. Globalindo Perkasa Engineering mengirim SOP 1 kepada pemasok lewat mesin faksmile, SOP 4 diberikan kepada fungsi akuntansi, SOP 3 diberikan kepada fungsi gudang, SOP 2 disimpan untuk arsip fungsi pembelian.

Fungsi gudang menerima surat order pembelian (SOP) dari fungsi pembelian dan surat jalan barang dari pemasok. Lalu diberikan ke fungsi akuntansi.

Fungsi akuntansi menerima satu rangkapan surat order pembelian (SOP) dan faktur dari fungsi pembelian serta surat jalan barang (SJB). Setelah mencocokkan semua formulir, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis menghasilkan beberapa file computer yang nantinya dapat dicetak menjadi dokumen-dokumen. Sistem informasi akuntansi pembelian ini masih memakai cara manual dalam pendistribusian dokumen-dokumen tersebut.

Tetapi dalam menghasilkan dokumen, mengolah data akuntansi dan membuat laporan-laporan, sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan sudah memakai sistem yang terkomputerisasi.

Sistem Pembelian Yang Diusulkan

Fungsi Pembelian Fungsi Yang

Membutuhkan Barang

Fungsi Akuntansi Fungsi Penerimaan

Mulai

Membuat permintaan pembeliaan

2 FPP 1

N

Mencok kan fpp 2 dengan

sop

N

Mencocokk an fpp,sop,lpb serta catat ke file barang

FPP 2 SOP 1

N

Keterangan Fpp= form permintaan

pembelian Op= order pembelian Lpb= laporan penerimaan

barang

FPP 1

Menyiap kan SOP

SOP 1 2 3

4 5

Faktur

SOP 3

N SJB

Mencoco kkan sop

dengan sjb

SOP 3 SJB

Membuat LPB

3 2

N SOP 3

SJB

SOP 4

LPB 3

Mencoco kkan sop

dan lpb

SOP 4 LPB 3

Faktur

Mencocokkan faktur,sop,fpp,

lpb dan buat catat hutang

Cat.hutang Faktur

SOP 4 lpb 3

D N

Selesai SOP 5

LPB 3

Ke pemasok by fax

Dari pemasok

Dari pemasok

Lpb 3

N

1

1

2

2

3

3

LPB 1 Ke pemasok

FPP : Form Permintaan Pembelian SOP : Surat Order Pembelian

SJB: Surat Jalan Barang

LPB: Laporan Penerimaan Barang

Pemodelan Desain Konseptual

(Diagram Konteks)

Bagian yang membutuhkan barang (PPIC/

Gudang)

0 Sistem pembelian Form permintaan

pembelian (FPP)

Pemasok Surat order

pembelian (SOP)

Surat jalan, faktur barang

Direktur (Pimpinan)

Laporan pembelian, laporan order pembelian yang belum diterima,

laporan hutang Laporan perbandingan waktu

penerimaan dengan waktu permintaan kirim, laporan umur

faktur

Diagram konteks memberikan gambaran umum atau garis lurus mengenai arus data yang terjadi di dalam suatu sistem. Dalam penulisan ini, tujuan dari pembuatan diagram konteks adalah untuk memudahkan pemahaman mengenai sistem pembelian di CV. Globalindo Perkasa Engineering

Diawali dengan pemeriksaan stok dan dilakukan permintaan pembelian oleh fungsi yang membutuhkan barang membawa permintaan pembelian ke sistem pembelian.

Kemudian permintaan pembelian itu diproses menjadi order pembelian yang dikirimkan ke pemasok.

Sebagai jawaban dari order pembelian pemasok memberikan surat jalan dan faktur. Setelah transaksi pembelian diolah, Direktur (pimpinan) akan menerima laporan hutang, laporan pembelian, laporan perbandingan waktu penerimaan barang dengan waktu permintaan pengiriman barang, laporan order pembelian yang barangnya belum diterima dan laporan umur faktur.

Pemodelan Desain Konseptual

(Diagram Level Nol)

Bagian yang membutuhkan

barang

1.0 Proses order pembelian

barang

2.0 Proses penerimaan barang

3.0 Proses rekam transaksi pembelian

4.0 Proses cetak laporan

Direktur (Pimpinan) File pemasok

File order pembelian

File barang

Buku besar

File Order pembelian

File cat.

Voucher File barang

FPP SOP SOP, SJB,

FB, LPB LP

Lap.umur faktur Lap. Order pembelian yang blm

diterima Lap. Hutang Lap. Perbandingan

waktu penerimaan dgn waktu permintaan Pemasok

Data pemasok

Data barang

Data pembayaran SOP

SJB, FB

File pemasok

Proses pertama adalah membuat order pembelian, hanya izin permintaan pembelian menggunakan FPP sebagai proses tindak lanjut untuk proses pembelian barang. Proses ini berawal dari diterimanya form permintaan pembelian dari fungsi yang membutuhkan barang, lalu fungsi pembelian akan input data order pembelian ke file order pembelian dengan mengisikan data pemasok serta data barang yang diminta. Proses kedua adalah proses menerima SOP dari proses pertama, menerima SJB, FB dari pemasok, yang dilakukan dengan mengupdate file order pembelian dan file barang. Proses ketiga adalah merekam transaksi pembelian ke dalam file catatan voucher dan ke dalam buku besar. Proses keempat adalah mencetak laporan-laporan yang dihasilkan sistem, yang kemudian diberikan ke direktur (pimpinan).

Pemodelan Desain Konseptual

(Diagram Level Satu Proses Satu)

Bagian yang membutuhkan

barang

1.1P Input data order

1.2P Cetak order File pemasok

File order pembelian

File barang

pemasok Surat order

pembelian Form

permintaan

pembelian Proses pertama adalah

menginput data order pembelian ke dalam file order pembelian dengan mengambil data pemasok dan data barang. Lalu dilanjutkan dengan proses kedua adalah mencetak data order dari file order pembelian. Kemudian surat order pembelian tersebut dikirimkan kepada pemasok.

Pemodelan Desain Konseptual

(Diagram Level Satu Proses Dua)

2.IP Validasi data

penerimaan barang

2.2P Cetak laporan

penerimaan barang

Pemasok

File barang File order

pembelian

SJB, FB

Proses pertama adalah melakukan validasi data (pengecekan kembali) atas diterimanya barang yang dikirimkan oleh pemasok dengan membaca SJB, FB lalu mengupdate ke dalam file order pembelian dan file barang. Proses kedua adalah cetak laporan penerimaan barang.

Pemodelan Desain Konseptual

(Diagram Level Satu Proses Tiga)

3.1P Input voucher

3.2P Validasi data

voucher

3.3P Cetak voucher

pemasok File order

pembelian

File catatan voucher

File pemasok

Buku besar Faktur

Pemasok mengirimkan faktur atas pesanan perusahaan. Lalu dilakukan penginputan data faktur yang diterima kedalam file catatan voucher. Atas proses input tersebut terjadi proses validasi data (pengecekan kembali) terhadap file pemasok, karena saldo hutangnya bertambah dan file buku besar.

Setelah itu dilakukan pencetakan atas voucher yang sebelumnya telah diinput.

Pemodelan Desain Konseptual

(Diagram Level Satu Proses Empat)

4.1P Cetak laporan

pembelian

4.2P Cetak lap order pembelian yang belum diterima

4.3P Cetak lap perbandingan waktu penerimaan dengan waktu permintaan

kirim

4.4P Cetak laporan

hutang

4.5P Cetak laporan

umur faktur

Direktur (pimpinan)

F. pemasok

F. Catatan voucher F. Catatan

voucher F. pemasok

F. Order pembelian F. pemasok

F. Order pembelian F. Pemasok

F. Order pembelian

F. Barang F. Pemasok

Laporan pembelian

Laporan order pembelian yang belum diterima

Laporan perbandingan waktu penerimaan dengan waktu

permintaan kirim

Laporan hutang

Laporan umur faktur

Lima laporan dihasilkan dari sistem ini yaitu laporan hutang, laporan pembelian, laporan perbandingan waktu penerimaan barang dengan waktu permintaan pengiriman barang, laporan order pembelian yang barangnya belum diterima dan laporan umur faktur. Data yang ada pada kelima laporan tersebut dari file barang, pemasok, order pembelian dan catatan voucher.

Pemodelan Desain Konseptual (Entity Relantionship Diagram)

Entitas barang berelasi dengan entitas pemasok. Relasi ini diberi nama ‘order beli’. Pada relasi ini setiap barang dapat dibeli dari beberapa pemasok, begitu pula sebaliknya. Hubungan relasinya adalah many-to-many. Entitas pemasok berelasi dengan entitas buku besar. Relasi ini diberi nama

‘catat voucher’. Dimana setiap pemasok dapat memiliki catatan voucher yang mempengaruhi beberapa rekening buku besar, begitu pula sebaliknya. Hubungan relasinya adalah many-to-many.

Entity Relationship Diagram atau diagram hubungan entitas dari sistem pembelian yang diusulkan yang berfungsi untuk menggambarkan model basis data yang akan dipakai. Model basis data yg digunakan adalah basis data relasional, dimana setiap entitas saling memiliki hubungan dengan entitas lain. Entitas dan hubungan yang digambarkan dalam model ERD tersebut nantinya akan dipakai untuk merancang basis data sistem pembelian.

Pemodelan Desain Konseptual ( Normalisasi 1NF )

•Normalisasi First Normal Form (1NF)

{no_order, tgl_order, tgl_permintaan_krm,

kd_pemasok, nm_pemasok, almt_jln, almt_kota,

no_tlp, no_fax, kd_barang, nama_barang, qty,

satuan, harga_perunit, no_voucher, tgl_voucher,

no_faktur, kd_pemasok, nm_pemasok, tgl_faktur,

no_cek, kd_rek, nm_rek, nilai_rek, d/k}

Pemodelan Desain Konseptual (Normalisasi 2NF)

•Normalisasi Second Normal Form (2NF)

Data Barang :

{Kd_barang*, nm_barang, satuan}

Data Order Pembelian :

{No_order*, tgl_order, tgl_permintaan_kirim, kd_pemasok, kd_barang, qty, harga_perunit}

Data Pemasok :

{Kd_pemasok*, nm_pemasok, almt_jln, Almt_kota, no_tlp, no_fax}

Data Voucher :

{No_voucher*, tgl_voucher, kd_pemasok, no_order, no_faktur, tgl_faktur, no_cek, kd_rek, nilai_rek}

Data Buku Besar :

{Kd_akun*, nm_akun, D/K}

Keterangan : Primary Key (*)

Pemodelan Desain Konseptual

(Normalisasi 3NF)

•Normalisasi Third Normal Form (3NF)

Data Barang :

{Kd_barang*, nm_barang, satuan, stok, harga_standar}

Data Order Pembelian :

{No_order*, tgl_order, tgl_permintaan_kirim, kd_pemasok**, kd_barang**, qty, harga_perunit, no_tanda_terima, tgl_terima, no_surat_jalan}

Data Pemasok :

{Kd_pemasok*, nm_pemasok, almt_jln, Almt_kota, no_tlp, no_fax, saldo_hutang}

Data Voucher :

{No_voucher*, tgl_voucher, kd_pemasok**, no_order**, no_faktur, tgl_faktur,tgl_diskon, tgl_jth_tempo, no_cek, kd_rek, nilai_rek}

Data Buku Besar :

{Kd_akun*, nm_akun, D/K, saldo_akun}

Keterangan : Primary Key (*) Foreign Key (**)

Pemodelan Desain Fisik (Desain Output)

Penulis mendesain sebanyak depalan (8) bentuk output yang dihasilkan sistem yang diusulkan.

Output ini terdiri dari tiga (3) buah output dokumen : 1. Surat Order Pembelian

2. Tanda Penerimaan Barang 3. Voucher

dan lima (5) buah berupa laporan-laporan yang dibutuhkan : 1. Laporan Pembelian

2. Laporan Hutang

3. Laporan Perbandingan waktu Penerimaan Barang Dengan Waktu Permintaan Pengiriman Barang

4. Laporan Order Pembelian Yang Barangnya Belum Diterima

5. Laporan Umur Faktur

Pemodelan Desain Fisik (Desain Input)

Desain input terinci meliputi desain dari bentuk dokumen dasar yang akan digunakan untuk menangkap data input.

Dokumen dasar ini sangat penting di sistem. Data yang salah tercatat dalam dokumen dasar akan mengakibatkan output yang dihasilkan juga akan salah. Input yang dibutuhkan oleh sistem pembelian yang diusulkan mempunyai parameter sebagai berikut ini.

Nama input

Sumb er input

Jumla h rangk

apan

Distrib usi

Periode

Form Permi ntaan Pembe lian

Fungsi yang memb utuhka n barang

2 1. Fungsi pembelia n

2. Diarsipka n

Harian

Faktur Pemas ok

1 Fungsi

akuntan si

Harian

Surat jalan

Pemas ok

1 Fungsi

gudang

Harian

Pemodelan Desain Fisik (Desain Database)

Basis data (database) terdiri dari kumpulan file. File database yang dibutuhkan oleh sistem pembelian ini seperti yang tampak di data flow diagram dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Nama file Type file Media file Organisasi file Field kunci

Pemasok Barang

Order pembelian Catatan voucher Buku besar

Induk Induk Transaksi Transaksi Induk

Hardisk Hardisk Hardisk Hardisk Hardisk

Indeks Indeks Indeks Indeks Indeks

Kode pemasok Kode barang Nomor order Nomor voucher Kode rekening

KESIMPULAN dan SARAN

KESIMPULAN

• Sistem Pembelian pada CV. Globalindo Perkasa Engineering salah satu kegiatannya adalah pembelian yang meliputi permintaan pembelian, order pembelian, penerimaan barang dan pencatatan transaksi pembelian. Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian pada CV.

Globalindo Perkasa Engineering adalah fungsi yang membutuhkan barang (PPIC/Gudang), fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Pembelian pada CV. Globalindo Perkasa Engineering dilakukan secara sentralisasi, dimana kebutuhan pembelian barang tiap fungsi dilakukan oleh fungsi pembelian. Sampai saat ini sistem pembelian yang ada masih ditangani secara manual.

• Terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan dalam sistem akuntansi pembelian pada CV.

Globalindo Perkasa Engineering yaitu:

1. sistem pembelian yang ada masih ditangani secara manual,

2. pemilihan pemasok yang hanya berdasarkan harga terendah tanpa memperhatikan kualitas barang,

3. tidak dilakukannya pemeriksaan langsung terhadap kualitas barang dalam prosedur penerimaan barang.

4. Tidak dilakukannya pengarsipan disetiap fungsi yang terkait, pencatatannya masih dilakukan secara manual dan rawan terjadi salah catat

5. Laporan yang dihasilkan oleh sistem pembelian pada CV. Globalindo Perkasa Engineering.

Alternative perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang telah disebutkan di atas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian tersebut menghasilkan beberapa file computer yang nantinya akan dicetak menjadi dokumen order pembelian, tanda terima barang dan voucher. Sistem informasi akuntansi pembelian ini masih memakai cara manual dalam pendistribusian dokumen-dokumen tersebut.

SARAN

Kemudian penulis berusaha untuk memberikan usulan-usulan perbaikan atas kelemahan dan kekurangan tersebut. Selanjutnya penulis melanjutkan ketahap perancangan sistem berdasarkan atas hasil analisis sistem yang telah dilakukan sebelumnya.

Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis dibuat untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan dari sistem pembelian CV. Globalindo Perkasa Engineering. Selain itu rancangan sistem ini juga mampu mengurangi kesalahan dalam pengolahan data transaksi pembelian perusahaan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam memproses atau laporan-laporan yang akurat, cepat dan lengkap.