UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN, PEJABAT BENDAHARI, UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA,

(1)

UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN, PEJABAT BENDAHARI,

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA,

(2)

•Penerimaan

•Pendaftaran

•Penggunaan, Penyimpanan &

Pemeriksaan

•Penyelenggaraan

• Kelulusan Pelupusan/

Hapuskira

• Laksana Pelupusan/

Hapus Kira

• Penentuan Spesifikasi/

Dokumen Perolehan

• Laksana Perolehan

• Penilaian

• Penawaran

• Pembekalan

• Kenalpasti Keperluan

• Sedia Pelan Perolehan/

Pengurusan

• Peruntukan

PERANCANGAN ASET

PEROLEHAN ASET

PENGGUNAAN ASET

PELUPUSAN/

HAPUSKIRA ASET

KITARAN PENGURUSAN ASET

(3)

Aset Alih diurus mengikut Ketetapan

Berkesan Teratur Cekap

A. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset PTJ.

B. Melantik:

i. Pegawai Aset Fakulti/PTJ

ii. Pegawai Penerima Aset Fakulti/PTJ iii. Pegawai untuk memeriksa aset

Fakulti/PTJ

C. Memastikan Laporan Pemeriksaan Harta Tetap dan Inventori dikemukakan.

JK Pengurusan Aset PTJ membincangkan - Kedudukan Semasa Aset Alih Fakulti/PTJ - Hasil Pemeriksaan Aset Alih Fakulti/PTJ - Tindakan Pelupusan Fakulti/PTJ

- Kehilangan Aset Fakulti/PTJ

- Masalah berkaitan pengurusan aset alih di Fakulti/PTJ

DIBANTU OLEH

- TIMBALAN DEKAN PEMBANGUNAN

- TIMBALAN/PENOLONG PENDAFTAR

(4)

UNIT REKOD HARTA &

PELUPUSAN,

PEJABAT BENDAHARI, UNIVERSITI TEKNOLOGI

MALAYSIA

1. KLASIFIKASI ASET

2. RUJUKAN PEKELILING

3. STRUKTUR ASET UNIVERSITI & PTJ 4. DEFINISI2

5. TATACARA PENGURUSAN ASET UNIVERSITI

 PENERIMAAN

 PENDAFTARAN (TERMASUK PEMBAYARAN)

 PENGGUNAAN, PENYIMPANAN &

PEMERIKSAAN

 PENYELENGGARAAN

 PELUPUSAN

 KEHILANGAN

6. KELEMAHAN PENGURUSAN ASET

7. PENEMUAN AUDIT

(5)

DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

A S E T

Aset ialah harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Universiti yang dibeli, disewa atau disewa beli dengan wang Universiti, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

A S E T A

L I H

Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

Aset Alih terdiri daripada 3 komponen:- 1. Harta Tetap

2. Inventori

3. Stok/Bekalan

(6)

HARTA TETAP

Kos untuk 1 unit ialah RM 3,000.00 dan ke atas.

Peralatan tak luak dengan jangka hayat lebih 4 tahun.

Perbelanjaan ke atas bangunan tanpa mengira kos bagi kerja ubahsuai dan pembaikan adalah dianggap belanja ubahsuai dan bukan merupakan

Harta Tetap.

Pembelian perisian (software) secara pakej dengan komputer adalah dianggap kos komputer.

Kos kenderaan meliputi aksesori, cukai jalan bagi tahun pertama dianggap kos kenderaan.

3 KOMPONEN ASET:

1. HARTA TETAP

2. INVENTORI 3. STOK/BEKALAN

DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN

ASET ALIH UNIVERSITI samb…

(7)

DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI samb…

INVENTORI

Perabot dan pingggan mangkuk adalah inventori tanpa mengira kos pembelian.

Peralatan tak luak dengan tempoh jangka hayat lebih dari 1 tahun.

Kos untuk satu unit ialah kurang daripada RM 3,000.00.

3 KOMPONEN ASET:

1. HARTA TETAP

2. INVENTORI

3. STOK/BEKALAN

(8)

PERBEZAAN HARTA TETAP &

INVENTORI

HARTA TETAP (B35000) INVENTORI (B36000) Kos Pembelian RM 3,000.00 dan ke atas Kurang dari RM 3,000.00

(kecuali Perabot & Pinggan Mangkuk tidak mengira nilai perolehan asal)

Tempoh Jangka Hayat

Penggunaan

Peralatan tak luak yang

mempunyai jangka hayat melebihi 4 tahun

Peralatan tak luak yang

mempunyai jangka hayat melebihi 1 tahun

Vot/ Peruntukan Mengurus (U), Pembangunan (D), Tabung & Pelbagai Amanah (A)

dan Penyelidikan (R)

Mengurus (U), Pembangunan (D), Tabung & Pelbagai Amanah (A)

dan Penyelidikan (R)

Kategori

Jentera Berat, Kenderaan, Peralatan/ Kelengkapan ICT/

Telekomunikasi/ Alat Penyiaran/

Perubatan/ Alatan Pejabat/

Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Alatan Sukan

PERABOT, Pinggan Mangkuk dan

Peralatan/ Kelengkapan ICT/

Telekomunikasi/ Alat Penyiaran/

Perubatan/ Alatan Pejabat/

Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Alatan

Sukan (> RM 3,000.00)

(9)

DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI samb…

BUKAN HARTA TETAP/BUKAN INVENTORI

Bahan guna habis (

cth: alatulis/komponen ganti elektronik

).

Buku/majalah.

Permaidani & tirai.

Belanja latihan tambahan yang dibeli bersama harta tetap.

Barangan gunahabis yang dibeli bersama harta tetap.

Pemasangan kabel untuk perhubungan.

Kos insuran bagi pembelian peralatan jika dibayar berasingan.

Kos ubahsuai dan penambahbaikan bangunan.

Pembelian software secara berasingan.

Upgrade peralatan yang dibuat secara berasingan.

3 KOMPONEN ASET:

1. HARTA TETAP 2. INVENTORI

3. STOK/BEKALAN

(10)

TATACARA PENGURUSAN

ASET ALIH UNIVERSITI

PENERIMAAN

PENDAFTARAN

PENGGUNAAN, PENYIMPANAN

& PEMERIKSAAN

PENYELENG- GARAAN PELUPUSAN

KEHILANGAN

PEKELILING BENDAHARI

BIL. 2/2012

Tatacara Pengurusan

Aset Alih Universiti (TPA) ini adalah tatacara bagi menguruskan Harta Tetap dan Inventori

meliputi :-

(11)

ALIRAN TATACARA

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG TPA PENERIMAAN

1. SEMAK HARTA TETAP/ INVENTORI,

NOTA SERAHAN (DELIVERY ORDER) DAN INBOIS.

2. PERIKSA SPESIFIKASI, KUALITI DAN PASTIKAN KUANTITI SAMA SEPERTI DI PESANAN TEMPATAN (PT@LO).

3. COP PENGESAHAN DAN TARIKH PENERIMAAN DISAHKAN.

4. SEKIRANYA TERDAPAT PERSELISIHAN, ISI BORANG KEW.PA-1.

PEGAWAI PENERIMA

FAKULTI / PTJ 1. KEW.PA-1 (Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Universiti).

* Diisi sekiranya terdapat kerosakan @ perselisihan kuantiti semasa penerimaan.

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI – PENERIMAAN –

OBJEKTIF PENERIMAAN

a) Memastikan aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.

b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan.

c) Memastikan aset yang diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat untuk

digunakan.

(12)

ALIRAN TATACARA

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG TPA PENDAFTARAN

1. DAFTARKAN HARTA TETAP/

INVENTORI. (sedia 3 salinan, 1 – pentadbiran / 1 - lokasi & 1 – PB untuk pembayaran).

2. KEMASKINI SENARAI DAFTAR INDUK HARTA TETAP/ INVENTORI.

3. LABEL/ TAMPAL PELEKAT HAK MILIK UTM.

4. KEMASKINI SENARAI HARTA TETAP DAN INVENTORI DI LOKASI.

5. SEDIAKAN LAPORAN TAHUNAN HARTA TETAP & INVENTORI FAKULTI/PTJ.

PEGAWAI ASET FAKULTI/PTJ

1. KEW.PA-2 (Daftar Harta Tetap).

2. KEW.PA-3 (^Daftar

Inventori).

3. KEW.PA-4 (Senarai Daftar Induk Harta Tetap).

4. KEW.PA-5 (Senarai Daftar Induk Inventori).

5. KEW.PA-7 (Senarai Harta Tetap & Inventori di Lokasi).

6. KEW.PA-8 (^Laporan

Tahunan Harta Tetap &

Inventori).

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI – PENDAFTARAN –

OBJEKTIF PENDAFTARAN

a) Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini.

b) Memudahkan pengesanan dan pemantauan.

c) Membolehkan keadaan aset diketahui.

d) Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.

(13)

CONTOH PELEKAT HAK MILIK UTM

Pelekat yang digunakan Pasukan Pemeriksa

semasa Verifikasi Harta (Pemeriksaan Fizikal Harta Tetap bagi Tujuan

Pembayaran)

Pelekat tanda pengenalan

‘HAK MILIK UTM’

yang perlu dilekatkan selepas

pemeriksaan Verifikasi Harta

(14)

ALIRAN TATACARA

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG TPA PEMBAYARAN

1. PASTIKAN PT DITANDATANGANI

DIRUANG PERAKUAN.

2. PASTIKAN INBOIS & NOTA SERAHAN (DELIVERY ORDER) TELAH DIPERAKU UNTUK PEMBAYARAN DAN DISAHKAN OLEH PEGAWAI YANG

BERTANGGUNGJAWAB (TELAH DICOP DAN LENGKAP

DITANDATANGANI).

3. 1 SALINAN KEW.PA-2 (DAFTAR HARTA TETAP) @ 1 SALINAN KEW.PA-3) YANG LENGKAP DILAMPIRKAN BERSAMA PERMOHONAN BAYARAN.

4. PASTIKAN SODO (SAGA) YANG DIGUNAKAN ADALAH BETUL.

PEGAWAI ASET FAKULTI/PTJ.

UNIT REKOD HARTA &

PELUPUSAN / UNIT BAYARAN

& AMANAH / PB ZON / PB UTM ICKL.

1. KEW.PA-1 (Daftar Harta Tetap) 2. KEW.PA-3 (Daftar

Inventori)

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI – PENDAFTARAN

( ^PEMBAYARAN ) –

(15)

ISU BERBANGKIT

Permohonan pembayaran di Fakulti/PTJ dan proses bayaran Pejabat Bendahari.

Antaranya;

1. Masalah penggunaan SODO (SAGA) : - salah SODO (SAGA); dan

- tidak pecahkan SODO (SAGA) - (contoh :B35000)

PENGURUSAN ASET ALIH

UNIVERSITI

(16)

ISU BERBANGKIT samb….

2. Masalah penggunaan borang harta (keliru samada harta atau tidak).

3. Nama syarikat berbeza dalam invois dengan cop syarikat dan di dalam UTMFin.

4. Tiada salinan surat bank atau syarikat kewangan di dalam permohonan bayaran melalui factoring.

PENGURUSAN ASET ALIH

UNIVERSITI

(17)

ALIRAN TATACARA

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG TPA

PENGGUNAAN

&

PENYIMPANAN

1. PASTIKAN KEGUNAAN UNTUK TUJUAN RASMI SAHAJA.

2. DIKENDALIKAN OLEH PEGAWAI YANG BERKEMAHIRAN.

3. PEGAWAI YANG MENJAGA ASET ADALAH BERTANGGUNGJAWAB TERHADAP KEKURANGAN,

KEROSAKAN & KEHILANGAN ASET.

4. MENGAWAL ASET YANG BERISIKO TINGGI PADA KAWALAN TAHAP MAKSIMA.

1. KEW-PA-6 (Daftar Pergerakan Harta Tetap

& Inventori).

2. KEW.PA-9A (^Borang

Penyerahan/Pinjaman Peralatan Milik UTM) 3. KEW.PA-9 (Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Universiti)

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

PENGGUNAAN & PENYIMPANAN

OBJEKTIF PENGGUNAAN & PENYIMPANAN

Diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:- a) Mengurangkan pembaziran;

b) Menjimatkan kos;

c) Mencapai jangka hayat;

d) Mencegah penyalahgunaan; dan

e) Mengelakkan kehilangan.

(18)

ALIRAN TATACARA

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG PEMERIKSAAN

1. DEKAN/ KETUA PTJ PERLU

MELANTIK SEKURANG -

KURANGNYA 2 ORANG PEGAWAI PEMERIKSA YANG TIDAK TERLIBAT DENGAN PENGURUSAN ASET.

2. KEMUKAKAN LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA TETAP/

INVENTORI BERSAMA-SAMA SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA TETAP & INVENTORI KEPADA PEJABAT BENDAHARI.

DEKAN/ KETUA PTJ

PEGAWAI PEMERIKSA YANG DILANTIK

UNIT REKOD HARTA &

PELUPUSAN/ PB ZON/ PB UTM ICKL.

Pemeriksaan Harta Tetap).

2. KEW.PA-11 (Laporan Pemeriksaan Inventori).

3. KEW.PA-12 (Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori).

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

PEMERIKSAAN –

OBJEKTIF PEMERIKSAAN

a) Mengetahui keadaan dan prestasinya;

b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini.

c) Memastikan setiap aset berada di lokasi yang sama seperti yang tercatat dalam daftar.

d) Pemeriksaan aset dilakukan ke atas fizikal, rekod dan penempatan.

(19)

ALIRAN TATACARA

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG

PENYELENG- GARAAN

1. SETIAP MANUAL/ BUKU PANDUAN BERKAITAN ASET PERLU DISIMPAN UNTUK TUJUAN

PENYELENGGARAAN.

2. MENYEDIA, MERANCANG, MELAKSANA DAN MEREKOD PENYELENGGARAN.

ALATAN MAKMAL – PASUKAN PENYELENGGA RAN MAKMAL

1. KEW.PA-13 (Senarai Aset Alih Universiti yang memerlukan

Penyelenggaraan).

2. KEW.PA-14 (Daftar Penyelenggaraan Harta Tetap).

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

PENYELENGGARAAN

OBJEKTIF PENYELENGGARAAN

a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;

b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;

c) Meningkatkan keupayaan;

d) Mengurangkan kerosakan;

e) Menjimatkan perbelanjaan Universiti;

f) Menjamin keselamatan pengguna;

g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif;

h) Memelihara imej Universiti

2 Jenis Penyelenggaran:

1. Penyelenggaraan Pencegahan ( Preventive )

2. Penyelenggaraan Pemulihan

( Corrective )

(20)

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

PELUPUSAN –

OBJEKTIF PELUPUSAN

a) Memastikan Fakulti/PTJ tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan;

b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;

c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan

d) Membolehkan aset milik Fakulti/PTJ dipindahkan ke Fakulti/PTJ yang lain atas sebab-sebab tertentu.

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

a) Tidak ekonomik diperbaiki;

b) Usang/ obselete ;

c) Rosak dan tidak boleh digunakan lagi;

d) Luput tempoh penggunaan;

e) Keupayaan aset tidak lagi diperingkat optimum;

f) Tiada alat ganti;

g) Pembekal tidak lagi memberikan khidmat sokongan;

h) Disyor lupus selepas pemeriksaan aset; atau i) Perubahan teknologi.

KAEDAH PELUPUSAN

a) Jualan secara tender, sebutharga atau lelong;

b) Jualan sisa;

c) Jualan barangan terpakai;

d) Tukar barang ( barter trade );

e) Tukar ganti ( trade-in );

f) Pindahan;

g) Hadiah;

h) Musnah secara ditanam, dibakar, dibuang atau ditenggelamkan;

i) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.

(21)

ALIRAN TATACARA

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG PELUPUSAN

1. KEMUKAKAN SENARAI ASET YANG

HENDAK DILUPUSKAN KEPADA URUSETIA PELUPUSAN DENGAN MENGISI BORANG PERMOHONAN/

PERAKUAN PELUPUSAN (KEW.PA- 17).

2. PASTIKAN BORANG KEW.PA-17 LENGKAP DAN DITANDATANGANI OLEH DEKAN/ KETUA JABATAN/

PEGAWAI YANG MENJAGA ASET.

3. SEDIAKAN PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) BAGI PELUPUSAN

KENDERAAN.

4. MENGEMASKINI DAFTAR HARTA TETAP/ INVENTORI SELEPAS PELUPUSAN DILAKSANAKAN PBUTM / PHB UTM ICKL.

DEKAN/ KETUA JABATAN/

PEGAWAI YANG MENJAGA ASET.

UNIT REKOD HARTA &

PELUPUSAN, PBUTM / PHB UTM ICKL.

1. KEW.PA -16 (Perakuan Pelupusan (PEP)) 2. KEW.PA-17

(Permohonan/ Perakuan Pelupusan Aset Alih Universiti)

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

PELUPUSAN –

(22)

ALIRAN TATACARA

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG KEHILANGAN

1. LAPORKAN KEHILANGAN KEPADA

POLIS DAN BALAI KESELAMATAN &

PEJABAT PENDAFTAR UTM DALAM TEMPOH 24 JAM DARI WAKTU KEHILANGAN DIKETAHUI.

2. SEDIAKAN LAPORAN AWAL &

SALINAN LAPORAN POLIS KEPADA TNC, PENDAFTAR, BENDAHARI, KETUA JURUAUDIT DALAM DAN BAHAGIAN KESELAMATAN.

3. MEMBERI PENJELASAN TERPERINCI DAN KRONOLOGI KES APABILA DIMINTA OLEH URUSETIA.

DEKAN/ KETUA PTJ / PEGAWAI YANG

MENJAGA ASET.

UNIT REKOD HARTA &

PELUPUSAN, PBUTM.

Awal Kehilangan Aset Alih Universiti).

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

KEHILANGAN –

OBJEKTIF KEHILANGAN

a) Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan aset;

b) Menyelaras rekod aset;

c) Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamtan aset Universiti;

d) Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai/pelajar Universiti.

(23)

ALIRAN REKOD ASET UNIVERSITI

PENERIMAAN

(Borang Laporan Penerimaan

^KEW.PA-1

Harta Tetap/ Inventori)

FAKULTI/PTJ

PENDAFTARAN (Untuk

Pembayaran &

Pengemaskinian rekod)

KEW.PA-2

(Daftar Harta Tetap)

KEW.PA-3

(Daftar Inventori)

KEW.PA-4

(Senarai Daftar Harta Tetap)

KEW.PA-5

(Senarai Daftar Inventori)

KEW.PA-7

(Senarai Harta Tetap dan Inventori - Dilokasi)

KEW.PA-8

(Laporan Tahunan Harta Tetap dan Inventori)

Sekiranya terdapat perselisihan

sambung A

PEROLEHAN

(24)

samb... ALIRAN REKOD ASET UNIVERSITI

FAKULTI/PTJ

PEMERIKSAAN (Pemeriksaan rekod, fizikal dan

penempatan)

KEW.PA-10

(Laporan Pemeriksaan Harta Tetap – diisi oleh Pegawai

Pemeriksa)

KEW.PA-11

(Laporan Pemeriksaan Inventori – diisi oleh Pegawai Pemeriksa)

KEW.PA-12

(Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Tetap dan Inventori)

sambung A

PENGGUNAAN &

PENYIMPANAN

KEW.PA-6

(Daftar Pergerakan Harta Tetap & Inventori)

KEW.PA-9

(Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Universiti)

KEW.PA-9A

(Borang Penyerahan/ Pinjaman Peralatan Milik UTM)

sambung

B

(25)

samb... ALIRAN REKOD ASET UNIVERSITI

FAKULTI/PTJ

KEW.PA-28

Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Universiti)

sambung B

PELUPUSAN

KEHILANGAN

KEW.PA-16

(Perakuan Pelupusan (PEP))

KEW.PA-17

(Permohonan/ Perakuan Pelupusan Harta UTM)

PENYELENG- GARAAN

KEW.PA-13

(Senarai Aset Alih Universiti yang memerlukan Penyelenggaraan)

KEW.PA-14

(Daftar Penyelenggaraan Harta Tetap)

(26)

KELEMAHAN PENGURUSAN ASET UNIVERSITI

PENEMUAN OLEH

JABATAN AUDIT NEGARA (2015)

(27)

TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA 2015

1. Aset dibeli tidak digunakan

• Perolehan Perabot.

• Peralatan Research.

2. Kaedah Penyimpanan Aset Kurang Selamat.

- Disimpan di tempat terbuka dan kurang selamat

- Peralatan kecil diletakkan atas meja tanpa pengawasan - Peralatan diletakkan dalam almari tidak berkunci di

makmal yang digunakan oleh pelajar untuk tujuan kuliah

(28)

TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA 2015 (samb.)

3. Aset tidak dilabelkan - Label tertanggal - Tulisan samar

4. Aset tidak dilupuskan

- Aset diletakkan bawah tangga

5. Pelajar Berurusan Dengan Pembekal

- Pelajar menandatangani borang pembaikan dan

penerimaan alat pengganti

(29)

TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA 2015 (samb.)

6. Daftar Pergerakkan Harta Tidak Disediakan

- Pinjaman peralatan Direkodkan dalam Kertas A4

(30)

Perlaksanaan Sistem Pengurusan Aset Universiti

• Penyediaan Data Lokasi di UTMFin melalui IFFAMS

1

• Penggunaan Sistem bagi tujuan perekodan dan pembayaran Aset

2 Baru

• Kemasukan Data Aset Sedia Ada ke dalam Sistem UTMFin

3

Akhir 2013 ke

Awal 2014

Mei 2014

Pemeriksaan

Fizikal

Mei 2015

(31)

Kemasukan Data Aset Sedia Ada ke dalam Sistem UTMFIN

1. Semakan ke atas Borang Pendaftaran KEW.PA-2 serta aset secara fizikal.

(Rujuk Carta Alir untuk perincian kerja)

PENGEMASKINIAN KEW.PA-2 SUPAYA MAKLUMAT YANG

DIMASUKKAN DALAM SISTEM UTMFIN (MODUL HARTA) NANTI ADALAH TEPAT

2. Kemasukan data aset ke dalam sistem UTMFIN

(32)

1. SEMAKAN FIZIKAL ASET SEDIA ADA 3 KATEGORI ASET SEDIA ADA

ADA BORANG

TIADA ASET

TIADA BORANG

ADA ASET ADA ASET

1 3 2

(33)

SEMAKAN BORANG PENDAFTARAN DAN FIZIKAL ASET

Dapatkan Borang Pendaftaran Harta Tetap (KEW.PA- 2)

Semak KEW PA dengan Fizikal Aset

A. Dapatkan Borang KEW.PA 2 daripada fail (buat salinan jika dikhuatiri hilang).

B Kemaskini dalam KEW.PA:

- Penempatan (dengan merujuk senarai lokasi yang diberikan)

- Barcode

- Maklumat lain jika telah berubah spt nama pegawai bertanggungjawab/ pemegang).

C. Tandakan aset yang telah diperiksa dengan sticker oren.

D. Asingkan KEW.PA bagi asset yang telah diperiksa.

Ke Proses Key In dalam Sistem

1

2

3

Ada fizikal Tiada

fizikal

A

Rujuk Fasa 2

1. ADA BORANG

ADA ASET

(34)

NO SIRI PENDAFTARAN

NO BARKOD

LOKASI PENEMPATAN (BERPANDUKAN SENARAI)

CHARGELINE JENIS:

KOMPUTER ATAU ALATAN

KETERANGAN - NOTEBOOK

NO SIRI PEMBUAT

KOMPONEN SEKIRANYA PERALATAN DALAM SET

JENAMA JUMLAH

NAMA PEMBEKAL

NAMA STAFF

(35)

SEMAKAN BORANG PENDAFTARAN DAN FIZIKAL ASET

Semak dengan KEW.PA yang tinggal dari A di Fasa 1

Kemaskini borang KEW.PA yang dijumpai

Asingkan KEW.PA bagi asset yang telah diperiksa.

Ke Proses Key In dalam Sistem

1

2

4

KEW.PA dapat dijumpai

6 Buat pemeriksaan fizikal aset dan senaraikan aset yang belum bertanda (dari fasa 1)

Tiada KEW.PA

3

Dapatkan maklumat dan isi Borang KEW.PA baru

2. TIADA BORANG ADA ASET

Tandakan aset yang telah diperiksa dan kemaskini

barkod

dalam KEW.PA

5

(36)

SEMAKAN BORANG PENDAFTARAN DAN FIZIKAL ASET OLEH FAKULTI/PTJ FASA 3 (JULAI – SEPTEMBER 2014)

3. ADA BORANG TIADA ASET

One Off Exercise to Clean Our Records ???

KEW.PA yang disahkan tiada aset fizikal (hasil fasa 1 dan fasa 2)

Cadangan penyelesaian

Lupus?

Permohonan Pelupusan dari

Fakulti

(37)