PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

(1)

PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

ND: 2305000/SOP/SMM.24/04/03.17

BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI

Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan 15314 Telp. : 021-75791381 Ext. 4175

Fax. : 021-75791409

Laman : http://www.bppt.go.id; http://wxmod.bppt.go.id Email : [email protected]

(2)

PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu BB-TMC

|

HALAMAN PERSETUJUAN

No. Bagian Halaman Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit

: : : : :

i 1 dari 1

00/08 Maret 2017 3/08 Maret 2017 8 Maret 2017

PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

ND: 2305000/SOP/SMM.24/04/03.17 STATUS DOKUMEN: TERKENDALI

“ Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, BPPT “

Dibuat oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh :

Nama Budi Harsoyo Fentin Andriyani Tri Handoko Seto Jabatan Tim Mutu BB-TMC Wakil Manajemen Kepala Balai TMC Tanggal 24/02/2017 07/03/2017 08/03/2017

Tanda Tangan

(3)

|

HALAMAN PERUBAHAN

Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit

: : :

Perubahan Mencabut Memasukkan

Alasan Singkat

Disetujui (Wakil Manajemen) No. Tanggal Bagian Hal Bagian Hal

(4)

PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

|

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

: : : : :

iii 1 dari 1

Klasifikasi Dokumen Pemegang

Asli (soft copy) Pengendali Dokumen Asli (hard copy) Wakil Manajemen BB-TMC Salinan No. 1 (hard copy) Kepala Balai TMC

Salinan No. 2 (hard copy) Kepala Bagian Umum

Salinan No. 3 (hard copy) Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca

Salinan No. 4 (hard copy) Kepala Bidang Pelayanan Teknologi

(5)

|

DAFTAR ISI

: : :

Bagian

HALAMAN PERSETUJUAN……….……… i

HALAMAN PERUBAHAN..……….……… ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN……….……… iii

DAFTAR ISI ....……….………... iv

TUJUAN………...……….… 1

RUANG LINGKUP………...………... 2

DEFINISI………...……… 3

REFERENSI………...………. 4

TANGGUNG JAWAB………...……….... 5

URAIAN PROSES DAN KINERJA ………...…….……….... 6

DAFTAR LAMPIRAN…………...………... 7

(6)

PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

|

TUJUAN

: : : : :

1 1 dari 1

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa tindakan pencegahan yang

merupakan tindakan proaktif pada kegiatan perencanaan, operasional, dan

pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC untuk mencegah terjadinya

ketidaksesuaian layanan BB-TMC sesuai dengan persyaratan tindakan pencegahan

yang ditetapkan dalam SNI ISO 9001:2008.

(7)

|

RUANG LINGKUP

: : :

Prosedur ini mencakup semua tahapan Tindakan Pencegahan sebagai tindakan proaktif pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC agar terjadi perbaikan serta mencegah terjadinya ketidaksesuaian layanan BB-TMC yang mencakup layanan data dan informasi, sistem jaringan informasi, perpustakaan, serta standardisasi dan akreditasi.

Ruang lingkup Tindakan Perbaikan mencakup identifikasi peluang perbaikan,

penyusunan rencana aksi, penerapan rencana aksi, pencatatan tindakan

pencegahan, serta evaluasi terhadap efektifitas tindakan pencegahan yang

dilakukan untuk perbaikan berkelanjutan yang berorientasi pada layanan prima.

(8)

PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

|

DEFINISI

: : : : :

3 1 dari 1

3.1. Tindakan pencegahan adalah segala tindakan yang dilakukan oleh organisasi untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian serta mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut pada pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dengan berdasarkan pada identifikasi peluang untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut.

3.2. Identifikasi peluang adalah identifikasi peluang berdasarkan analisa data dan/atau masukan pelanggan terhadap peluang perbaikan layanan serta mencegah terjadinya ketidaksesuaian layanan.

3.3. Investigasi kasus: penyelidikan dengan mencatat atau merekam fakta,

melakukan peninjauan dengan tujuan untuk memeproleh jawaban atas

pertanyaan (peristiwa, sifat) penyelidikan.

(9)

|

REFERENSI

: : :

4.1.

ND: 2305000/PJM/04/03.17

: Panduan Mutu

4.2.

SNI ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu, Klausul 8.5.3 tentang Tindakan

Pencegahan

(10)

PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

|

TANGGUNG JAWAB

: : : : :

5 1 dari 1

5.1 Tanggung Jawab Dalam Tindakan Pencegahan

Jenis Dokumen Penyiapan /

pemeriksaan Pengesahan Distribusi Pengarsipan Waktu

Formulir Tindakan Pencegahan

Kabid/Kabag WM Kabid/

Kabag

Pengendali Dokumen

5 tahun

Rekaman Tindakan Pencegahan

Pegawai BB- TMC,

Kabid/

Kabag

Kabid/

Kabag

Pengendali Dokumen

2 tahun

Rekaman Hasil Evaluasi Tindakan Pencegahan

Kabid/Kabag, Kasubag/

Kasie

Kabid/

Kabag

Kabid/

Kabag

Pengendali Dokumen

2 tahun

Rekaman Evaluasi Pengembangan Prosedur

Kabid/Kabag, Kasubag/

Kasie

Wakil Manajemen

Pengendali Dokumen

2 tahun

(11)

|

URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : :

6.1 Uraian dan Kinerja Proses

No Uraian Kegiatan Pelaksana

Kegiatan

Ukuran Kinerja

6.1.1 Penyusunan Program Tindakan Pencegahan dan Evaluasi

Wakil Manajemen menyusun Program Tindakan Pencegahan dan Evaluasi untuk mendukung perbaikan berkelanjutan pada layanan di lingkungan BB-TMC

Wakil Manajemen 5 hari

6.1.2 Persetujuan Program Tindakan Pencegahan dan Evaluasi

Program yang telah disusun oleh Wakil Manajemen selanjutnya disampaikan kepada Kepala BB-TMC untuk mendapatkan pengesahan

Kepala Balai Besar TMC

1 hari

6.1.3 Pelaksanaan Tindakan Pencegahan dan Evaluasi

Program Tindakan Pencegahan dan Evaluasi yang telah disahkan oleh Kepala BB-TMC menjadi acuan bagi Wakil Manajemen untuk tahapan pelaksanaan kegiatan.

Wakil Manajemen 1 hari

6.1.4 Pendistribusian Dokumen

Format Tindakan Pencegahan dan Evaluasi didistribusikan ke seluruh pengguna mulai dari Kepala Bidang sampai kepada pegawai BB-TMC, untuk dipelajari, dimengerti dan digunakan sesuai dengan lingkup bidang masing-masing.

Pengendali Dokumen

1 hari kerja

(12)

PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

|

URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : : : :

6 2 dari 4

6.1.5 Identifikasi Peluang Perbaikan

Kabid atau Kabag di lingkungan BB-TMC melakukan identifikasi peluang perbaikan berdasarkan analisa terhadap data dan/atau masukan dari pelanggan dari masing-masing layanan yang diberikan BB-TMC

Kepala Bidang/

Kepala Bagian

5 hari kerja

6.1.6 Penyusunan Rencana Aksi

Berdasarkan hasil identifikasi peluang perbaikan dan pencegahan terjadinya ketidaksesuaian layanan BB-TMC yang diperoleh, maka dilakukan penyusunan rencana aksi yang diperkirakan akan memberikan kontribusi yang signifikan terhadap perbaikan layanan dan/atau terjadinya ketidaksesuaian layanan yang dihasilkan.

Kepala Bidang/

Kepala Bagian

2 hari kerja

6.1.7 Penerapan Rencana Aksi

Rencana aksi tindakan pencegahan yang sudah ditetapkan tersebut dilaksanakan pada realisasi layanan BB-TMC sehingga perbaikan layanan sesuai dengan target dan/atau pencegahan terjadinya ketidaksesuaian layanan dapat direalisasikan.

Pegawai BB-TMC 1 hari kerja

6.1.8 Pencatatan Tindakan Pencegahan

Pencatatan Tindakan Pencegahan dilakukan berdasarkan Form Pelaksanaan dan Evaluasi Tindakan Pencegahan sehingga didapatkan rekaman tentang signifikansi perbaikan dan/atau pencegahan terhadap ketidaksesuaian terhadap layanan yang dihasilkan

Pegawai BB-TMC 1 hari kerja

(13)

|

URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : :

6.1.9 Evaluasi Tindakan Pencegahan

Pelaksanaan tindakan pencegahan dikendalikan dengan melakukan evaluasi pada keseluruhan proses realisasi layanan BB-TMC

Kepala Bidang/

Kepala Bagian

1 hari

6.1.10 Penyusunan Rekaman Tindakan Pencegahan Berdasarkan format yang diterima dari Pengendali Dokumen maka dilakukan rekaman tindakan pencegahan sesuai dengan program tindakan pencegahan yang telah disusun

Kepala Bidang/

Kepala Bagian

1 hari

6.1.11 Pengarsipan Rekaman

Rekaman tindakan pencegahan dari masing- masing Bidang/Bagian diarsipkan kedalam Daftar Induk Rekaman oleh Pengendali Dokumen

Pengendali Dokumen

1 hari

6.1.12 Evaluasi Perubahan Prosedur

Dari rekaman hasil tindakan pencegahan yang telah dievaluasi oleh Kabid atau Kabag yang diterima, Wakil Manajemen melakukan evaluasi apakah perlu dilakukan perubahan prosedur atau tidak berdasarkan signifikansi perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian layanan BB-TMC.

Wakil Manajemen, Kepala Bidang/

Kepala Bagian

1 hari

6.1.13 Perubahan Prosedur

Bila hasil evaluasi perlu dilakukan perubahan prosedur berdasarkan signifikansi perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian layanan BB-TMC maka dilakukan perubahan prosedur.

Wakil

Manajemen, Kepala Bidang/

Kepala Bagian

5 hari

(14)

PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

|

URAIAN DAN KINERJA PROSES

: : : : :

6 4 dari 4

6.2 Diagram Proses Tindakan Pencegahan

MULAI

6.1.1 Penyusunan

Program Tindakan Pencegahan dan

Evaluasi

6.1.2 Persetujuan Program Tindaka Pencegahan dan

Evaluasi

Setuju

6.1.3 Pelaksanaan

Program Tindakan Pencegahan dan

Evaluasi Tidak

Ya

6.1.4 Pendistribusian Format Tindakan Pencegahan dan

Evaluasi

KEPALA BB-TMC WAKIL MANAJEMEN PENGENDALI DOKUMEN KABAG/ KABID

6.1.5 Identifikasi Peluang

Perbaikan

6.1.6 Penyusunan Rencana

Aksi Tindakan Pencegahan

6.1.7 Penerapan Rencana

Aksi

6.1.8 Pencatatan Penerapan Tindakan

Pencegahan

6.1.9 Evaluasi Tindakan

Pencegahan

6.1.10 Penyusunan Rekaman Tindakan

Pencegahan 6.1.11

Penyimpanan Rekaman

6.1.12 Evaluasi Perubahan

Prosedur

SELESAI 6.1.11 Penyimpanan

Rekaman

Setuju

6.1.13 Perubahan

Prosedur Tidak

Ya

(15)

|

DAFTAR LAMPIRAN

: : :

7.1 ND : 2305000/FRM/SMM.24.01/04/03.17 : Format Pelaksanaan & Evaluasi Tindakan Pencegahan