BAB I
PENDAHULUAN1.1.
Latar Belakang MasalahKomunikasi merupakan hal yang penting dalam kehidupan manusia, karena komunikasi merupakan dasar dari seluruh interaksi antara manusia. Kegiatan komunikasi sudah menjadi kegiatan sehari-hari bagi manusia. Dimulai dari komunikasi pribadi, kelompok, organisasi hingga komunikasi massa. Secara sederhana komunikasi merupakan kegiatan untuk melakukan pertukaran ide, gagasan dari satu pihak kepada lainnya.
Komunikasi yang yang dilakukan oleh orang-orang memiliki tujuan tertentu dan berbagi makna serta sikap. Tanpa komunikasi tidak ada kelompok atau komunitas. Dengan komunikasi sekelompok orang akan berbagi bentuk-bentuk komunikasi seperti bahasa dan akan menyampaikan gagasan, sikap, persfektif serta pandangan.
Definisi komunikasi yang disampaikan oleh Stewart L. Tubbs dab Sylvia Moss1 adalah :
“Komunikasi adalah proses pembentukan makna di antara dua orang atau lebih.” Proses pembentukan makna yang dilakukan dua orang atau lebih dapat menemukan persamaan pengertian dan juga bisa tidak menemukan persamaan. Bila pesan yang disampaikan antara dua orang atau lebih tersebut tidak terjadi pengertian dan tidak menemukan persamaan maka komunikasi tersebut bisa dikatakan komunikasi yang tidak efektif.
1
Efektivitas sistem komunikasi sangat penting dan akan berdampak positif terhadap kehidupan komunikasi pribadi, kelompok maupun kehidupan berorganisasi. Untuk berkomunikasi dengan efektif, kita memerlukan pemahaman atas proses komunikasi. Komunikasi tidak bisa diterapkan melalui cara yang sama bagi setiap individu, kelompok maupun organisasi atau perusahaan.
Perusahaan pasti memiliki masalah komunikasi dengan publiknya. Dan untuk penanganannya sebuah perusahaan atau organisasi akan membaginya menurut jenis komunikasinya yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal biasanya berhubungan dengan segala sesuatu yang berada di dalam perusahaan tersebut seperti antara pemimpin, staf, sampai dengan karyawan. Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi dengan publik luar, antar organisasi seperti dengan publik di luar organisasi.
Komunikasi yang dilakukan oleh bagian Komunikasi Eksternal dalam sebuah perusahaan atau organisasi harus komunikasi yang efektif, informatif, persuasif dan itu ditujukan bagi publik diluar perusahaan. Dan apabila hubungan antara publik diluar dengan perusahaan baik maka akan memberikan satu keuntungan bagi perusahaan atau juga agar dapat memperoleh publik yang baru sehingga jumlahnya bertambah dan bisa jadi langganan baru, memperkenalkan produk dengan jangkauan yang lebih luas, serta dapat memudahkan memecahkan persoalan yang terjadi antara publik dengan perusahaan.
Perusahaan memiliki bagian yang akan membantu menyelesaikan masalah-masalah komunikasi perusahaan dengan publiknya. Bagian tersebut adalah Public Relations. Public Relations akan menyelenggarakan komunikasi internal dan eksternal antara
organisasi atau suatu perusahaan dengan publik untuk menciptakan saling pengertian dan dukungan bagi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
Public Relations memiliki definisi yang lebih spesifik, yang menekankan tanggung jawab khusus, yang diberikan oleh Public Relations News2:
Public Relations adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur seorang individu atau sebuah organisasi berdasarkan kepentingan publik, dan menjalankan suatu program tindakan untuk mendapatkan pengertian dan penerimaan publik.
Kegiatan Public Relations memang memiliki peranan yang signifikan dalam perusahaan. Kegiatan Public Relations merupakan salah satu penunjang utama atas keberhasilan suatu kegiatan perusahaan baik perusahaan pemerintah maupun perusahaan swasta. Kehadiran Public Relations disadari menjadi kebutuhan yang penting dalam menjalin hubungan dengan publik dan juga menjelaskan aktifitas perusahaan untuk memperoleh dukungan publik, sehingga publik akan mengakui keberadaan perusahaan tersebut.
Menghadapi suatu masalah, seorang petugas Public Relations harus dapat mengetahui publik mana yang terlibat dalam masalah. Dalam berbagai situasi atau keadaan ketika seorang petugas Public Relations menghadapi suatu masalah dalam perusahaan, harus bisa memperhatikan publik sehingga keeksisan perusahaan tersebut dapat terjaga karena keeksisan perusahaan akan terus berlangsung ketika publik masih tetap memberikan kepercayaan penuh terhadap satu perusahaan.
Masalah komunikasi dalam perusahaan memang merupakan masalah yang cukup rumit dan membutuhkan penyelesaian yang tepat. Dan setiap perusahaan pasti akan mengalami masalah seperti itu.
2
H.Frazier Moore, Hubungan Masyarakat Prinsip, Kasus, Masalah, Remaja Rosda Karya, Bandung, 1987, hal 6
Pertamina EPTC sebagai salah satu anak perusahaan PT. Pertamina (Persero) memiliki masalah dengan publiknya. Anak perusahaan yang memiliki spesialisasi dalam manajemen data di Pertamina ini memiliki masalah dalam melakukan penerapan manajemen data dengan para publiknya khususnya dengan publik eksternal.
Salah satu anak perusahaan Pertamina ini memiliki publik baik dari internal maupun eksternal. Publik internal Pertamina EPTC merupakan bagian-bagian yang termasuk dalam Pertamina EPTC itu sendiri seperti Data Geomatika, Geofisika dan lain sebagainya.
Publik eksternal Pertamina EPTC merupakan unit-unit bisnis PT. Pertamina yaitu unit bisnis Hulu dan Hilir serta perusahaan-perusahaan migas lainnya baik asing maupun lokal yang ada di Negara Indonesia. Untuk unit bisnis Hulu Pertamina terdiri dari beberapa bagian yaitu Pertamina EP, Pertamina Geothermal Energy (PGE), Pertagas, Pertamina Hulu Energi (PHE), Drilling Service Hulu (DS) dan Pertamina EPTC itu sendiri.
Banyaknya jumlah publik Pertamina EPTC membawa berbagai jenis, sifat dan karakter yang berbeda-beda. Dan apabila dikaitkan dengan pekerjaan, Pertamina EPTC memiliki cara yang berbeda-beda dalam menghadapi para publiknya. Dalam melakukan manajemen data terutama dengan publik eksternal, Pertamina EPTC berusaha melakukan komunikasi yang efektif.
Publik eksternal yang paling banyak berhubungan dengan Pertamina EPTC adalah Pertamina EP. Pertamina EP merupakan salah unit bisnis Hulu Pertamina untuk eksplorasi dan produksi dan Pertamina EP adalah pengguna manajemen data terbanyak bagi EPTC.
Pertamina EPTC menetapkan prosedur atau tata cara dalam melakukan penerapan manajemen data di EPTC. Hal itu berlaku bagi semua pengguna data termasuk kepada Pertamina EP sebagai pengguna data paling banyak. Manajemen data yang dilakukan tersebut dilaksanakan guna kelancaran dan ketertiban manajemen data-data yang masuk dan keluar EPTC. Dalam pelaksanaan pengelolaan manajemen data yang berada pada Pertamina EPTC dengan publiknya dibutuhkan suatu komunikasi yang baik, yang bersifat timbal balik sehingga terjadi dua arah dan menguntungkan kedua belah pihak.
. Komunikasi antara Pertamina EPTC dengan Pertamina EP serta publik eksternal lainnya kadang mengalami hambatan, terutama dalam hal manajemen data yang diterapkan bagi para publiknya. Yang menjadi hambatan mengenai manajemen data bagi EPTC adalah ketika para publiknya tidak mengikuti peraturan yang telah ditetapkan dan bertindak semaunya sendiri dalam hal peminjaman, pengiriman data kepada EPTC.
Salah satu contoh hambatan yang terjadi yaitu ketika surat, memo, transmittal atau email yang menjadi salah satu media tertulis untuk melakukan pengiriman, permintaan data tidak disertakan pada saat pengguna data EPTC meminta data. Dan publik eksternal dimana salah satunya Pertamina EP pun kadang melakukan hal seperti itu.
Hambatan yang didapat oleh Pertamina EPTC terjadi karena beberapa hal. Yang pertama adanya sifat anak perusahaan Pertamina yang merasa lebih superior atau lebih baik dibanding anak perusahaan lainnya sehingga mereka bisa berbuat sesuai keinginan mereka sendiri dan mereka ingin lebih diperhatikan sehingga apa yang mereka minta kepada Pertamina EPTC harus didahulukan.
Beraneka ragamnya sifat dan karakter dari berbagai anak perusahaan yang menjadi publik eksternal bagi EPTC menjadi hambatan yang kedua. Karena jumlah publik yang
banyak, Pertamina EPTC tidak bisa langsung menangani publiknya sekaligus. Dibutuhkan cara untuk melakukan komunikasi yang efektif guna memahami apa yang diinginkan oleh publik EPTC.
Permasalahan yang dihadapi oleh Pertamina EPTC bukan merupakan masalah yang bisa diselesaikan dalam jangka waktu yang pendek. Solusi yang perlu diambil dan dijalankan oleh EPTC memerlukan waktu yang bertahap. Hambatan yang kompleks merupakan masalah terbesar yang dihadapi oleh EPTC. Semua publik eksternal EPTC memiliki ciri tersendiri yang harus diperhatikan dan dipelajari oleh Pertamina EPTC agar dapat mengatasi hambatan yang dihadapinya dalam melakukan penerapan manajemen data.
Komunikasi yang dilakukan oleh Pertamina EPTC dengan publiknya terutama dengan Pertamina EP merupakan komunikasi eksternal karena komunikasi yang dilakukan adalah komunikasi dengan khalayak di luar EPTC. Dalam hal ini, EP merupakan publik eksternal EPTC.
Pertamina EPTC mencoba mencari solusi atas permasalahan yang timbul. Karena permasalahan datang dari publik eksternal, maka EPTC melakukan kegiatan-kegiatan komunikasi eksternal untuk menyelesaikan permasalahan atau hambatan yang muncul bagi perusahaan.
Data dan Geomatika EPTC merupakan salah satu bagian yang berada dalam tubuh EPTC dan memiliki tugas untuk melakukan komunikasi dengan para pengguna data EPTC atau publik EPTC baik internal maupun eksternal. Orang-orang Data dan Geomatika terdiri dari staf-staf ahli ilmu kebumian yang mengerti mengenai tata cara menerima hingga menyimpan data-data di EPTC.
Pertamina EPTC merasa apabila hubungan antara publik diluar dengan perusahaan baik maka akan memberikan satu kepercayaan bagi EPTC, sehingga peraturan yang di tetapkan oleh EPTC akan dapat dengan mudah diterima dan dijalankan oleh publik eksternal EPTC dimana salah satunya adalah Pertamina EP.
Peneliti memilih untuk melakukan penelitian mengenai efektivitas komunikasi eksternal dalam menerapkan manajemen data di EPTC ini adalah karena adanya fenomena atau permasalahan yang menarik akan penerapan mengenai manajemen data yang di tetapkan oleh EPTC dimana sampai sejauh ini masih belum bisa diterima dan dijalankan dengan baik oleh semua pihak yang terlibat baik dari EPTC terutama publik eksternal EPTC. Peraturan yang dibuat oleh Pertamina EPTC untuk publik eksternal EPTC belum bisa dijalankan sesuai dengan keinginan manajemen EPTC.
Efektivitas komunikasi eksternal yang dijalankan oleh Pertamina EPTC ini menarik untuk dilakukan karena komunikasi eksternal ini ditujukan bagi publik diluar EPTC yang berjumlah sangat banyak serta beraneka ragam. Banyak kegiatan yang bisa dilakukan oleh EPTC dalam rangka efektivitas komunikasi eksternal ini dari berbagai aspek guna menanggulangi masalah atau hambatan yang terjadi di Pertamina EPTC.
Efektivitas komunikasi eksternal yang dijalankan oleh Pertamina EPTC akan menjadi salah satu solusi atas permasalahan yang muncul dan menjadi hambatan akan pekerjaan EPTC bagi para publik eksternal.
Banyaknya unit bisnis dan perusahaan migas asing di Indonesia memberikan warna tersendiri bagi Pertamina EPTC dalam memberikan cara yang efektif untuk melakukan komunikasi eksternal mengenai manajemen data yang ditetapkan oleh EPTC.
Manajemen data yang dikelola oleh EPTC memiliki nilai yang berharga karena data-data tersebut merupakan aset bagi perusahaan dan negara. Apabila terdapat kesalahan dalam manajemen data-data tersebut akan memberikan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan. Oleh karena itu manajemen data yang diterapkan dan ditetapkan oleh EPTC harus bisa di taati dan dijalankan dengan baik oleh EPTC dan publiknya.
Peneliti mengkhususkan untuk meneliti efektivitas komunikasi eksternal mengenai penerapan manajemen data di dalam Pertamina EPTC terhadap publik eksternal EPTC khususnya Pertamina EP. Karena dengan adanya penerapan tersebut terdapat berbagai efek yang timbul, hambatan yang dirasakan dan diselesaikan oleh EPTC kepada publiknya.
Dari permasalahan tersebut maka peneliti membuat judul penelitian:
“Efektivitas komunikasi eksternal di Pertamina EPTC dalam menerapkan manajemen data”.
1.2 Rumusan Masalah
Dari pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas, maka peneliti merumuskan masalah penelitiannya sebagai berikut:
“Bagaimana efektivitas komunikasi eksternal di Pertamina EPTC dalam menerapkan manajemen data?”
1.3. Tujuan Penelitian dan Kegunaan Penelitian 1.3.1. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui efektivitas komunikasi eksternal di Pertamina EPTC dalam menerapkan manajemen data.
1.3.2. Kegunaan Penelitian 1.3.2.1. Kegunaan Akademis
Signifikasi penelitian secara akademis yaitu diharapkan dapat memberikan kontribusi terhadap pihak-pihak fakultas ilmu komunikasi, seperti untuk menambah acuan bagi mahasiswa lain yang melakukan penelitian tentang sejenis. Selain itu diharapkan dapat menambah pengetahuan mengenai ilmu komunikasi khususnya jurusan Public Relations, menjelaskan mengenai salah satu bagian komunikasi yaitu komunikasi eksternal baik dalam suatu perusahaan, organisasi dan sebagainya beserta contoh permasalahan dan solusinya
1.3.2.2. Kegunaan Praktis
Signifikasi penelitian secara praktis adalah dengan komunikasi yang baik yaitu komunikasi yang efektif, informatif dan persuasif. PT. Pertamina (Persero) terutama unit bisnis EPTC (Exploration and Production Technology Center) mengetahui bagaimana cara untuk menjalin hubungan yang baik dengan publiknya terutama dengan publik eksternal EPTC dan mendapatkan efektivitas dalam menerapkan manajemen data di
Pertamina EPTC bagi publik-publiknya sehingga Pertamina EPTC dapat mencapai tujuan sesuai yang diharapkan. Komunikasi eksternal yang dijalankan oleh Pertamina EPTC akan memberikan solusi atas permasalah yang timbul dan menjadi hambatan kegiatan EPTC.
