LAPORAN TUGAS AKHIR
ADMINISTRASI KEARSIPAN DI BIRO UMUM ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA ( ANRI ) JAKARTA
Disusun Oleh : SITI AMALLIYAH
D1515094
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya ( A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2018
PERSETUJUAN
ADMINISTRASI KEARSIPAN DI BIRO UMUM ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI) JAKARTA
Disusun Oleh : SITI AMALLIYAH
D1515094
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 05 Maret 2018 Pembimbing,
Drs. Suryatmojo, M.Si NIP. 195308121986011001
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : ...
Tanggal : ...
Disusun Oleh : SITI AMALLIYAH
D1515094
Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda tangan 1. Penguji 1 Drs.Hj.Lestariningsih,M.Si …………
2. Penguji 2 Drs.Suryatmojo,M.Si …………
Mengetahui, Dekan,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si NIP. 196108251986012001
PERNYATAAN
Nama : Siti Amalliyah N I M : D1515094
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ‘administrasi kearsipan di biro umum Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Jakarta”
adalah betul-betul karya sendiri. hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, ...
Yang Membuat Pernyataan,
SITI AMALLIYAH D1515094
Materai 6000
MOTTO
Orang yang menuntut ilmu berarti menuntut rahmat : orang yang menuntut ilmu berarti menjalankan rukun islam dan pahala yang di
berikan kepadanya sama dengan para nabi ( H.R Dailani dari anas r.a)
Sesungguhnya bersama kesukaran itu ada keringanan. Karena itu bila kau sudah selesai (mengerjakan yang lain). Dan berharaplah kepada Tuhanmu.
(Q.S Al Insyirah : 6-8)
Meningkatkan pada dasarnya merubah. Menjadi sempurna adalah perubahan yang dilakukan berulang
( Winston Churchill )
Satu-satunya sumber pengetahuan adalah pengalaman (Albert Einstein)
Hidup adalah perjuangan (Penulis)
PERSEMBAHAN
Karya tulis sederhana ini kupersembahkan untuk :
1. Ibu dan Ayahku tercinta yang selalu memberikan apapun yang aku butuhkan baik itu doa, dukungan materi maupun non materi tanpa nanti tanpa tapi.
2. Kakakku Fitri Astuti tercinta yang selalu memberikan doa dan semangat aku ingin menjadi sepertimu.
3. Adikku Hidayati karena aku harus menjadi lebih baik agar mampu menjadi contoh yang baik.
4. Keluarga besar Ayah dan Ibu Tersayang.
5. Guru-guru, saudara dan sahabat-sahabatku.
6. Masa depanku.
7. Almamater tercinta.
KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr.Wb
Puji sukur Alhamdullilah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT ats segala nikmat yang tak terukur, sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Administrasi Kearsipan di Biro Umum Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)” dengan semaksimal mungkin. Atas ridho Allah SWT pula penulis mampu melaksanakan magang atau Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada Arsip Nasional Republik Indonesia di Jakarta.
Penulis sadar tidak akan mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini tanpa bantuan dan partisipasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Drs. Suryarmojo,M.Si Selaku Pembimbing sekaligus penguji II Tugas Akhir ini yang dengan sabar dan telaten memberikan arahan kepada penulis sampai penulisan Tugas Akhir ini selesai.
2. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M. Si. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Drs. Ali, M.Si. selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ijin kepada Penulis untuk melaksankan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi (KKMA) di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
4. Drs. Hj. Lestariningsih, M. Si. Selaku Penguji I Tugas Akhir.
5. Erika Nurlidya Utami selaku Pembimbing Lokasi yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menggali ilmu dan melaksanakan Kuiah Kerja Manajemen Administrasi (KKMA) di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
6. Multi siswati selaku Kepala Biro Umum Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang selalu memberikan motivasi, pengalaman, ilmu dan arahan kepada Penulis.
7. Eko purwanto dan Dwi Ayuni selaku Sekretaris dan Arsiparis Biro Umum Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang dengan sabar dan semangatnya berbagi ilmu, memberi motivasi, dan arahan kepada penulis.
8. Bapak/ibu dan kakak-kakak pegawai Arsip Nasional Republik Indonesia yang telah memberikan bimbingan, arahan, ilmu dan pengalamannya serta telah banyak membantu Penulis dalam pelaksanaan KKMA dan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
9. Bapak/ibu Dosen Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ilmunya sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini.
10. Seluruh teman-teman Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta angkatan 2015 yang telah membantu, saling memotivasi dan berjuang bersam menyelesaikan Tugas Akhir.
11. Semua pihak tidak bisa Penulis sebutkan satu persatu yang telah memotivasi, memudahkan dan membantu penyelesaian Tugas Akhir ini.
Akhir kata, Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak khususnya untuk perkembangan ilmu Manajeman Administrasi serta menambah ilmu pengetahuan bagi pembaca pada umumnya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, Maret 2018
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ...vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ...ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xii
ABSTRAK ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ...1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan pengamatan ... 5
D. Manfaat pengamatan ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 6
A. Pengertian Administrasi ... 6
B. Pengertian Kearsipan ... 7
C. Pengertian Administrasi Kearsipan ... 10
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ... 13
2. Penyimpanan ... 20
3. Pemeliharaan, perawatan dan keamanan ... 26
4. Penyusutan ... 27
4.1 Pemindahan arsip... 28
4.2 Penyerahan arsip ... 29
4.3 Pemusnahan arsip ... 29
5. Fasilitas kearsipan ... 31
6. Pegawai kearsipan ... 35
D. Metode Pengamatan ... 38
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ... 41
A. Sejarah Lembaga ... 41
B. Visi dan Misi ... 49
C. Tugas Pokok dan Fungsi ... 49
D. Kewenangan ... 50
E. Struktur Organisasi ... 51
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ... 59
A. Penerimaan dan Pencatatan ... 59
B. Penyimpanan ... 68
C. Pemeliharaan, perawatan, dan keamanan ... 73
D. Penyusutan ... 74
E. Fasilitas kearsipan ... 78
F. Pegawai kearsipan ... 83
BAB V PENUTUP ... 84
A. Kesimpulan ... 84
B. Saran ... 85
DAFTAR PUSTAKA ... 86 LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar IV.1 Penataan Arsip aktif di Central File... 71
Gambar IV.2 Penataan Foder dalam Boks ... 76
Gambar IV.3 Folder ... 78
Gambar IV.4 Guide/Sekat ... 79
Gambar IV.5 Filling Cabinet ... 80
Gambar IV.6 Label... 81
Gambar IV.7 Buku peminjaman Arsip ... 81
DAFTAR TABEL
Tabel I.1 Data Jumlah Surat masuk dan surat keluar ... 3
ABSTRAK
SITI AMALLIYAH, D1515094, ADMINISTRASI KEARSIPAN DI BIRO UMUM ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI), Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2018,86 halaman.
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang penting serta dapat menunjang kelancaran pekerjaan kantor. Akan tetapi, dalam arsip masih terdapat banyak masalah yang hingga kini belum dapat dikelola dengan baik oleh suatu instansi ataupun perusahaan. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui Administrasi Kearsipan di Biro Umum Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pelaksanaan pengamatan dilakukan dengan cara obsevasi berperan aktif yaitu penulis dalam melakukan pengamatan langsung berperan aktif atau ikut berpartisipasi dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan kearsipan yang ada di Biro Umum Arsip Nasional Republik Indonesia. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, dokumentasi,observasi, mengkaji dokumen dan arsip, dan perekaman.
Berdasarkan hasil pengamatan di Biro Umum Arsip Nasional Republik Indonesia dapat diperoleh bahwa administrasi kearsipan yang dipergunakan di Bagian Arsip Nasional Republik Indonesia adalah pengelolaan surat masuk dan surat keluar, penyimpanan arsip, pemeliharaan,perawatan dan keamanan, penyusutan dilakukan dengan pemindahan dan pemusnahan arsip.
Adapun kesimpulan dari tugas akhir ini yaitu penerimaan dan pencatatan arsip masuk dan keluar di Biro Umum Arsip Nasional Republik Indonesia sudah terlaksana dengan baik. Akan tetapi, pada penyimpanan dirasa masih kurang karena ruangan yang kecil membuat arsiparis berbeda ruangan dengan fasilitas yang kurang lengkap. Untuk menghindari bertumpuknya arsip, penyusutan dilakukan dengan cara pemindahan dari unit pengolah ke unit kearsipan dan pemusnahan yang dilakukan dengan cara dicacah setiap tahun sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Kata kunci: Administrasi, Kearsipan, Sumber Informasi
