i
LAPORAN TUGAS AKHIR
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN
Disusun Oleh : MONICA BUDI OKTAVIA
D1514066
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya
( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
ii PERSETUJUAN
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN
Disusun Oleh :
MONICA BUDI OKTAVIA
D1514066
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 13 April 2017 Pembimbing,
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Tanggal :
Disusun Oleh :
MONICA BUDI OKTAVIA
D1514066
Tim Penguji Nama Tanda tangan
1.Penguji 1 Dra. Retno Suryawati, M.Si
2. Penguji 2 Drs. Suryatmojo, M.Si
Mengetahui, Dekan,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si NIP. 196108251986012001
iv
Nama : Monica Budi Oktavia N I M : D1514066
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO
GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN” adalah betul-betul karya sendiri. hal-hal yang bukan
karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 13 April 2017
Yang Membuat Pernyataan, Monica Budi Oktavia
v MOTTO
“Percaya bahwa di dunia ini tak ada yang sia-sia. Membiarkan hidup dengan caranya sendiri
menggiring kita menuju sebuah jawaban”
(Dewi Lestari – Supernova)
“Waktu tidak berpihak pada siapapun, tapi waktu dapat menjadi sahabat bagi mereka yang
memegang dan memperlakukannya dengan baik”.
(Winston Churchill)
“Jangan pernah menyerah, karena ada tempat dan saat dimana ombak paling tinggi sekalipun akan berbalik arah”
(Harriet Beecher Stowe)
“Do the best, Be the best, God takes the rest”
vi
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini saya persembahkan kepada :
1. Kedua orang tua tercinta (Bapak Budiyanto dan Ibu Sulastri) dan adikku tersayang (Fery Budi Satria), serta keluarga besar.
2. Teman-teman tersayang Indra Setiawan, Novita Dia P, Citra Dewi Eka, Dyah Ambarwati, El-mira Tsalatsa, Erlina Effendi, dan Rita Ambarwati.
3. Teman-teman Marchingband Sebelas Maret Surakarta.
4. Semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak dapat saya sebutkan satu-persatu.
vii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Prosedur Pengelolaan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen” dengan sebaik-baiknya sebagai syarat untuk memperoleh gelar Profesi Ahli Madya dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini segala hambatan dan rintangan dapat teratasi dengan baik berkat arahan, bimbingan, serta bantuan dari beberapa pihak secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah membantu kelancaran dalam penyelesaian penulisan Tugas Akhir ini. Penulis sampaikan terimakasih kepada :
1. Bapak Drs. Suryatmojo, M.Si selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang selalu bersedia meluangkan waktu dan memberikan arahan, bimbingan, serta masukan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
2. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Penguji 1.
3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi. 4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak dan Ibu Dosen Pengajar Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Imu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan yang bermanfaat bagi penulis.
viii
Akhirnya diharapkan, semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat kepada pihak-pihak yang membutuhkan informasi terkait, bagi para pembaca, dan bagi penulis. Terimakasih
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, 13 April 2017
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iv
PERNYATAAN ... v
MOTTO ... vi
PERSEMBAHAN ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR BAGAN ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN... xiv
ABSTRAK ... xv
ABSTRACT ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A.Latar Belakang Masalah ... 1
B.Rumusan Masalah ... 3
C.Tujuan Pengamatan ... 3
D.Manfaat Pengamatan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 5
x
1.Pengertian Prosedur ... 5
2.Pengertian Pengelolaan ... 7
3.Pengertian Arsip ... 8
4.Pengertian Rekam Medis ... 17
5.Pengelolaan Arsip Rekam Medis ... 19
B.METODE PENGAMATAN 1. Lokasi Pengamatan ... 24
2.Jenis Pengamatan ... 24
3.Teknik Pengumpulan Data ... 24
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ... 26
A.Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen ... 26
B. Pelayanan Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen ... 30
C.Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen ... 32
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ... 40
A.Penerimaan Pasien dan Pencatatan Arsip Rekam Medis ... 41
B. Pendistribusian Arsip Rekam Medis... 43
C.Assembling, Coding, Indexing, dan Pelaporan... 44
D.Penyimpanan Arsip Rekam Medis ... 46
E.Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis ... 47
xi
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 50
A.Kesimpulan.………. 51
B. Saran ... 52
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
xiii
DAFTAR BAGAN
Halaman
Bagan 3.1 Struktur Organisasi ... 35 Bagan 3. 2 Struktur Organsiasi Unit Rekam Medis ... 38 Bagan 4.1 Prosedur Pengelolaan Arsip Rekam Medis ... 40
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Pedoman Wawancara ... 1
Surat Tugas ... 2
Daftar Presensi Magang ... 3
Form Monitoring Magang... 4
Form Penilaian Magang ... 8
Surat Keterangan Selesai Magang ... 9
Sampul Arsip Pasien Rawat Inap ... 10
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) ... 11
Kartu Identitas Berobat (KIB) ... 12
Ringkasan Riwayat Poliklinik... 13
Pengantar Rawat Inap ... 14
Lembar Masuk dan Keluar Pasien Dewasa ... 15
Lembar Pernyataan ... 16
Lembar Pemeriksaan ... 17
Lembar Hasil Pemeriksaan Laboratorium ... 18
Catatan Perkembangan... 19
Persetujuan Tindakan Dokter ... 20
xv ABSTRAK
MONICA BUDI OKTAVIA D1514066, PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN. Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 53 Halaman.
Tujuan pengamatan ini adalah untuk memperoleh gambaran yang lebih mendalam mengenai prosedur pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen. Arsip rekam medis ini sangat penting karena kegunaannya sebagai sumber ingatan yang harus didokumentasikan, bahan pertanggungjawaban, laporan, serta melindungi kepentingan hukum pasien, rumah sakit, maupun dokter dan tenaga lainnya.
Pengamatan ini dilakukan di unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen. Jenis pengamatan menggunakan jenis penelitian observasi berperan aktif, yaitu dengan ikut serta mengerjakan pekerjaan yang ada di unit rekam medis. Teknik pengumpulan yang dilakukan ialah wawancara, observasi dan dokumen.
Berdasarkan hasil pengamatan di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen, terdapat prosedur pengelolaan arsip rekam medis, yaitu: Pertama, Penerimaan Pasien dan Pencatatan Arsip Rekam Medis. Kedua, Pendistribusian Arsip Rekam Medis. Ketiga, Assembling, Coding, Indexing dan Pelaporan. Keempat, Penyimpanan Arsip Rekam Medis. Kelima, Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis. Ketujuh ialah Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis. Secara keseluruhan, prosedur pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen sudah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh rumah sakit. Akan tetapi, terdapat beberapa masalah dalam pengelolaan yaitu kurangnya pengawasan dalam peminjaman dan pengembalian arsip yang mengakibatkan terselipnya arsip, dan terbatasnya rak penyimpanan yang menjadikan arsip diletakkan tidak pada tempatnya. Dari beberapa masalah yang dihadapi di unit rekam medis, penulis memberikan saran untuk menambah rak penyimpanan dan menambah pengawasan sehingga arsip rekam medis lebih terjaga dan terlindungi.
xvi ABSTRACT
MONICA BUDI OKTAVIA D1514066. THE PROCEDURE OF MEDICAL RECORD ARCHIVE MANAGEMENT IN DR. SOERATNO LOCAL GENERAL HOSPITAL (RSUD) OF SRAGEN REGENCY. Administration Management Undergraduate Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University. 53 pages.
The objective of research was to get an in-depth description about the procedure of medical record archive management in dr. Soeratno local general hospital (RSUD) of Gemolong, Sragen Regency. This medical record archive is very important because its use as the source of memory to be documented, accountability material, report, and protecting the patient’s law interest, hospital or physicians and other personnel.
This research was taken place in dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong, Sragen Regency. This study was a participatory observation research by participating in the work existing in medical record unit. Techniques of collecting data used were interview, observation, and documentation.
Considering the result of observation on dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong, Sragen Regency, there was a procedure of medical record archive management including firstly: Patient admission and Medical Record Archive Documentation; secondly, Medical Record Archive Distribution; thirdly, Assembling, Coding, Indexing and Reporting; fourthly, Medical Record Archive Storage; fifthly, Medical Record Borrowing and Return; and sixthly Medical Record Archive Shrinkage and Annihilation. Overall, the procedure of medical record archive management in dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong, Sragen Regency had been consistent with the procedure specified by the hospital. However, there are some problems in management including inadequate supervision over archive borrowing and return resulting in the hidden archive and limited storage shelf available leading the archive not to be put on its place. Considering these problems, the writer recommended to increase the number of storage shelf and to improve the supervision to maintain and to protect the medical record archive better.
