BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi 1. Pengertian Sistem
Berbicara tentang sistem menimbulkan gambaran mental tentang komputer dan program, Kenyataannya istilah ini memiliki makna yang lebih luas.Sebagian sistem muncul secara alami, sementara sebagian lain secara artificial.Sistem alam berkisar dari atom, suatu sistem yang terdiri atas elektron, proton dan netron.Sistem artificial merupakan buatan manusia, sistem ini meliputi segala sesuatu dari jam kehidupan bawah laut dari sistem sosial ke sistem informasi.
Menurut Richard F dalam buku Sistem informasi akuntansi (1994) Sistem akuntansi didefinisikan dalam dua pengertian pokok yaitu: sistem dan prosedur.“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan dikembangkan sesuai dengan suatu kerangka yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan utama dalam perusahaan”. Sedangkan “Prosedur merupakan suatu urutan kegiatan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departeman, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
Menurut Nugroho (2001:40) “sistem adalah sesuatu yang
definisi diatas dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem tersebut:
a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
c. Unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem. Menurut Mulyadi (2001:5 ) ”Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”. Sedangkan yang dimaksud dengan
Prosedur menurut Mulyadi (2001:5) adalah “suatu kegiatan klerikal”, biasanya melibatkan beberapa orang misal dalam suatu Universitas Muhammadiyah Purwokerto atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”. Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan
untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar : a. Menulis
2. Pengertian Prosedur
Suatu perusahaan di dalam melaksanakan suatu pekerjaan/kegiatan usahanya tidak mungkin lepas dari prosedur. Prosedur adalah metode buku untuk melaksanakan akan pekerjaan tertentu. Dalam mengembangkan prosedur, perlu terlebih dahulu mengenali sistem pekerjaan yang akan dilaksanakan dan mengidentifikasikan cara yang tertarik untuk melaksanakannya (lonis, 1990). Prosedur akan memudahkan pelaksanaan kegiatan secara terarah, teratur dan tercapainya tujuan yang diinginkan dengan baik.
Dari beberapa pengertian diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa prosedur adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan secara berurutan untuk menangani transaksi yang terjadi berulang-ulang, tercapainya dalam pelaksanaannya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian departemen atau lebih, dan untuk mencapai hasil yang diinginkan, maka pengertian prosedur dapat disimpulkan suatu tindakan yang terjadi dalam suatu tindakan yang berhubungan dalam suatu proses untuk mencapai tujuan pokok.
Ada berbagai definisi mengenai sistem dan prosedur dikemukakan oleh berbagai tokoh, diantaranya :
b. Prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 1993).
c. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. d. Prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan
instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan mengerjakan dan bagaimana mengerjakannya.
Berdasarkan dari beberapa definisi diatas dapat diambil kesimpulan tentang sistem dan prosedur sebagai berikut :
a. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan pola yang terjadi untuk melaksanakan kegiatan/fungsi utama perusahaan.
b. Prosedur adalah suatu urutan dari klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin adanya suatu penanganan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.
dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar meliputi jenis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar mensortasi, memindahkan dan membandingkan.
3. Pengertian Akuntasi
Menurut Soemarso S.R. (2004, hal.3) mendefinisikan Akuntansi sebagai proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. Tujuan utama akuntansi adalah menyajikan informasi ekonomi (economic information) dari suatu kesatuan ekonomi (economic entity) kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Dari pengertian
akuntansi tersebut dapat disimpulkan bahwa kegiatan akuntansi meliputi :
a. Pencatatan adalah kegiatan pencatatan atas transaksi keuangan perusahaan yang terjadi ke dalam dokumen (bukti transaksi seperti : nota, kuitansi, cek) ke dalam buku harian (jurnal) yang tersedia pada perusahaan dengan cermat dan kronologis.
b. Penggolongan merupakan kegiatan mengelompokan transaksi keuangan perusahaan ke dalam perkiraan buku besar.
c. Peringkasan merupakan kegiatan untuk meringkas transaksi.
Akunntansi adalah kegiatan jasa. Fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif tentang unit-unit usaha ekonomi, terutama yang bersifat keuangan, yang diperkirakan berguna dalam pengambilan-pengambilan keputusan ekonomi (Sigit, 2006).
Akuntansi adalah perencanaan sistem pencatatan, penyelenggaraan pencatatan sesuai dengan sistem yang telah ditetapkan, menyusun laporan-laporan atas dasar yang telah dicatat dan menafsirkan laporan-laporan tersebut (Jusup, 1992).
Menurut A Statement of basic Accounting Theory (ASOBA) yang diterbitkan oleh American Accounting Association (AAA), akuntansi didefinisikan sebagai : “Proses mengidentifikasi, mengukur dan menyampaikan informasi ekonomi bagi para penggunanya dalam mempertimbangkan berbagai alternative yang ada dan membuat kesimpulan”. Menurut American Institute of Certified Public
Accountants (AICPA), akuntansi adalah: “Seni pencatatatn, pengklarifikasian dan pengikhtisaran transaksi dan peristiwa keuangan dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter, termasuk penafsiran atas hasil-hasilny”. Menurut APB statement No.4 (Tahun 1970) yang berjudul “Basic Concepts and Accounting Principles Underlying Financial Statements of Business Enterprises” akuntansi adalah: “sebuah aktivasi
dimaksudkan akan menjadi berguna dalam pengambilan keputusan ekonomi” (Hery, 2009)
American accounting association mendefinisikan sebagai
ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. Untuk menghasilkan informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptakan suatu metode pencatatan, penggolongan, analisis dan pengendalian transaksi serta kegiatan-kegiatan keuangan kemudan melaporkan hasilnya. Kegiatan akuntansi meliputi:
a. Pengidentifikasian dan pengukuran data yang relevan untuk suatu pengambilan keputusan.
b. Pemprosesan data yang bersangkutan kemudian pelaporan informasi yang dihasilkan.
c. Pengkomunikasian informasi kepada pemakai pelapor (Soemarsono, 2004).
B. Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian pemasok dari luar negeri.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu : 1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini: 1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. 2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok. 3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menrima barang yang dikirim oleh pemasok.
7. Fungsi penrimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:
1. Prosedur Permintaan Pembelian, dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak dimasukkan ke gudang maka, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2. Prosedur Permintaan Dan Penawaran Harga Dan Pemilihan Pemasok, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penaawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan syarat pembelian yang lain, sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagi berikut :
a. Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Pengadaan Langsung.
Pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga.
Dalam sistem ini pemilihan pemsok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada perimbangan harga penaaran dari para pemasok tersebut. c. Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Lelang.
Pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini :
1) Pembuatan rerangka acuan (terms of reference), yang berisi uarian rinci jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.
2) Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan penawaran harga.
3) Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan tersebut.
4) Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagi persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup. 5) Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelangdidepan
para pemasok.
3. Prosedur order pembelian, fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur pernerimaan barang fungsi penerimaan melakukan pemeriksaam mengenai jenis,kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan dari pemasok tersebut.
5. Prosedur pencatatan utang fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penrimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakna pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai pencatatan utang.
6. Prosedur distribusi pembelian, prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian :
1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder ponit).
5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
6. Tambahan kuntitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutuseperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakanuntuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut :
a. Surat Order Pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaann sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
c. Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
d. Arsip Tanggal Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebaggi dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika baarang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
e. Arsip Pemasok
Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok sebagi dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
f. Tembusan Fungsi Penerimaan
dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.
g. Tembusan Fungsi Akuntansi
Tembusan surat order pembelian dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiba yang timbul dari transaksi pembelian.
h. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order pembelian.
i. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
j. Bukti Kas Keluar
pembayaran. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :
1) Register Bukti Kas Keluar (voucher register)
adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi pembelian. 2) Jurnal Pembelian
adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi pembelian 3) Kartu Utang
adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.
4) Kartu Persediaan
kartu persediaan digunkan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
Organisasi unsur pengendalian intern :
1. Fungsi Pembelian Harus Terpisah Dari Fungsi Penerimaan Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Pemisahaan kedua fungsi ini akan mengurangi resiko diterimanya barang yang :
a. Tidak dipesan oleh perusahaan.
b. Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan.
2. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Fungsi Penerimaan Harus Terpisah Dari Fungsi Penyimpanan Barang Pemisahan kedua fungsi tersebut akan mengakibatkan penyerahan masing-masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya, sehingga informasi penerimaan barang dan pesediaan barang yang disimpan ke gudang dijamin ketelitian dan keandalannya.
4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu dicek keetelitian dan keandalannya oleh karyawan atau fungsi yang lain.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, sebagai berikut :
1. Surat permintaan pembelian siotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
kepada pihak luar. Dan untuk mengurangi diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. 4. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih
tinggi.
Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi menerima berbagai dokumen dari berbagai sumber berikut ini :
a. Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian yang merupakan bukti bahwa perusahaan tersebut telah memesan barang dengan jumlah, jenis spesifikasi, kuantitas dan mutu barang, serta waktu penyerahan seperti tercantum dalam dokumen tersebut.
b. Copy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yang merupakan I bahwa barang yang telah dipesan telah diterima dan sesuai barang yang dipesan dalam surat order pembelian.
c. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya barang yang dipesan.
5. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
7. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dengan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut cetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkann oleh manajer yang memilki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut.
8. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dengan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. Pemasok harus dipilih berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang diterima dari berbagai pemasok.
9. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
10. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
11. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
menginspeksi barang tersebut serta membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
13. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
14. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembentu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di rekening kontrol utang dalam buku besar, praktik yang sehat emngharuska secara periodik diadakan rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
15. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
