Sistem Informasi Pendidikan:
Perkembangan TIK saat ini sudah semakin pesat, ditandai dengan semakin terintegrasinya TIK dalam berbagai aspek kehidupan kita, salah satunya dalam aspek pendidikan. Saat ini seiring perkembangan TIK, peranan TIK dalam pendidikan semakin kuat, salah satunya adalah penerapan Sistem Informasi dalam Pendidikan yaitu Sistem Informasi Akademik. Dimana sistem informasi akademik adalah sistem yang mengelola semua aktifitas yang berkaitan dengan kegiatan akademis, seperti proses pembelajaran, tugas, ujian, nilai, pengelolaan siswa dan guru, kelulusan dan alumni. Sistem Informasi Akademik Sekolah yang baik adalah sistem yang dapat mencapai kepuasan dari pengguna, yang pada kasus ini adalah calon siswa, siswa, guru, stakeholder, dan orang tua siswa sehingga semua dapat merasakan dampak dari sistem informasi tersebut yang dapat memperbaiki kualitas lulusan dari sekolahnya.
Kata kunci: Sistem Informasi, Sekolah, pembelajaran.
Pendahuluan
Perkembangan TIK saat ini sudah semakin pesat, ditandai dengan semakin
terintegrasinya TIK dalam berbagai aspek kehidupan kita, salah satunya dalam aspek pendidikan. Saat ini seiring perkembangan TIK, peranan TIK dalam pendidikan
semakin kuat, salah satunya adalah penerapan Sistem Informasi dalam Pendidikan yaitu Sistem Informasi Akademik. Dimana sistem informasi akademik adalah sistem
yang mengelola semua aktifitas yang berkaitan dengan kegiatan akademis, seperti
proses pembelajaran, tugas, ujian, nilai, pengelolaan siswa dan guru, kelulusan dan alumni.
tersebut. Ini semua disebabkan oleh fasilitas yang diperlukan oleh sistem tersebut, dimana untuk penerapan sistem informasi akademik minimal sekolah perlu memiliki
sebuah komputer dengan spesifikasi server untuk menampung semua data yang diolah dalam sistem tersebut. Sedangkan untuk memiliki sebuah server tersebut memerlukan
biaya yang tidak sedikit. Dalam bhinneka.com sebuah server dengan spesifikasi terendah dihargai dengan harga lebih dari 10 juta. Selain itu, untuk membangun
sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi dapat menghabiskan biaya hampir lebih dari 20 juta rupiah. Dibutuhkan juga seorang operator khusus untuk
mengoperasikan sistem tersebut yang berarti perlu dilakukan pelatihan khusus juga
untuk operator tersebut. Jika dinilai dari segi biaya yang diperlukan maka memang dibutuhkan alokasi dana yang tidak sedikit, apalagi untuk sebuah sekolah di Indonesia.
Namun, selain hambatan-hambatan tersebut di atas sebenarnya banyak sekali manfaat yang dapat dirasakan jika sistem tersebut dapat diimplementasikan pada
sistem manajemen di sekolah. Mulai dari efektifitas dan efisiensi proses akademik dan
manajerial sekolah, aksesibilitas yang mudah dicapai oleh guru dan siswa, sistem evaluasi yang sudah teratur sehingga dapat menjadikan sekolah lebih baik dalam melayani siswanya.
Sistem informasi akademik ini akan lebih mempermudah proses belajar
mengajar di sekolah ataupun di luar sekolah. Dalam sistem informasi ini sekolah dapat menerapkan metode pembelajaran e-learning. Dengan sistem ini siswa dapat
mengetahui jadwal pelajaran dan jadwal ujian, bahan ajar, nilai, tugas, dan informasi tentang sekolah secara cepat. Dalam proses belajar mengajar di kelas misalnya, guru
tidak harus selalu membawa buku ke kelas, guru dapat mengakses file-file yang
berbasis multimedia yang dapat meningkatkan proses penyerapan materi pada siswa, menyediakan akses terhadap mata pelajaran lain yang memiliki keterkaitan. Maka dari
itu sistem informasi akademik ini akan memiliki nilai positif dalam proses pembelajaran dan pengelolaan pembelajaran di sekolah, jika dibandingkan dengan nilai
A. Sistem Informasi dan Sistem Informasi dalam Pendidikan 1. Sistem Informasi
a. Definisi Sistem Informasi
Istilah “SISTEM” sekarang ini banyak dipakai, banyak orang berbicara mengenai system perbankan, system akuntansi, system inventori, system pemasaran, system pendidikan dan lain-lain. Sebuah system terdiri atas
bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk suatu tujuan.
Secara sederhana, suatu system dapat diartikan sebagai suatu kumpulan
atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable yang terorganisir,
saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu (Sutabri, 2005). Dalam (Murdick & Ross, 1983) “A system is set of elements
forming an activity or processing procedure/scheme seeing a comman goal or goals by operating on data and/or energy and/or matter in a time reference to yield information and/or energy and/or matter”. Sedangkan
menurut Scott (1996) mengatakan sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input) , pengolahan (processing) , serta keluaran(output), dan ciri pokok system menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu
beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai
dengan saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama. Informasi adalah data yang telah di klasifikasi atau diolah atau
diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan (Sutabri, 2005). Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi. Sistem
informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan
kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak keluar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Sutabri,
prosedur formal diamna ada data dikelompokkan, di proses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai (Kadir, 2003).
b. Komponen Sistem Informasi
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti : Perangkat keras (hardware) : mencakup piranti-piranti fisik seperti
computer dan printer.
Perangkat lunak (software/program) : sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data. Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan
pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. Orang : semua pihak yang bertanggung jawabdalam
pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan
keluaran sistem informasi.
Basis data (database) : sekumpulan tabel, hubungan, dll yang berkaitan dengan penyimpanan data.
Gambar 2. Komponen Sistem Informasi
c. Rancangan Sistem Informasi
Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru
dari sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru. Pengertian
Perancangan Sistem Informasi :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan sistem
3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
5. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa
atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Perancangan sistem informasi ini dibuat untuk memenuhi kebutuhan
kepada pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan
rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer (Programmer) dan user yang terlibat.
Perancangan Proses Sistem ini bisa digambarkan dengan Sistem Flowchart, DFD, ERD, Normalisasi, Relasi Tabel dan Tabel.
2. Sistem Informasi dalam Pendidikan
Peranan sistem informasi dalam pendidikan saat ini belum dapat dirasakan oleh semua sekolah, karena terkait berbagai kendala yang sebelumnya
sudah dijelaskan. Dalam hal ini penerapan sistem informasi dalam pendidikan berkaitan dengan penjelasan sistem informasi manajemen pendidikan yang
Dalam artikel ini akan lebih dijelaskan tentang sistem informasi akademik yang mencakup tentang pengelolaan akademik secara terkomputerisasi dalam
sebuah sistem yang diterapkan di sebuah sekolah.
B. Sistem Informasi Akademik
Definisi sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu atau merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tersebut.
Dalam hal ini, Sistem informasi memiliki tujuan untuk mengelola informasi yang berkaitan dengan sistem akademik di suatu sekolah. Beberapa penjelasan lebih
lanjut akan dijelaskan dibawah ini.
1. Perkembangan Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik dibuat untuk memberikan informasi akademik yang dibutuhkan secara akurat dan tepat waktu. Sistem informasi
akademik khususnya bertujuan untuk memberi informasi mengenai nilai
dan kontrak mata kuliah, namun idealnya sistem informasi seharusnya dapat memberikan informasi yang lebih dari sekedar memberikan informasi
nilai dan kontak mata kuliah saja, sistem informasi akademik dapat berisi mengenai jadwal kuliah dan jadwal ujian, SAP mata kuliah, perivikasi
pembayaran uang kuliah,pendaftaran ulang dan pengisian KRS online,
Pendaftaran sidang dan wisuda, forum diskusi Siswa sampai lowongan pekerjaan . Pada era sekarang ini sistem informasi akademik pada umumnya sudah berbasis web yang dapat diakses dimanapun dan kapan pun, dimana
semua informasi yang ada dalam system dapat ditampilkan dengan menggunakan media Internet.
Sistem Informasi akademik berbasis komputer sangat efisien, Efisiensi
tersebut, pengurangan tenaga perawat kertas, dan sebagainya. Selain itu, dengan sistem media elektronis ini, penulisan data secara berulang kali
untuk kepentingan berbeda maupun sama dapat dihindari yang berarti menambah faktor efisiensi di atas.
Dengan penerapan Sistem informasi khusus yang baik dan tepat, maka pengelolaan data-data akadmeik dapat menjadi sangat mudah tanpa harus
meninggalkan faktor keamanannya. Dengan cara ini, pihak- pihak yang berkepentingan dan berwenang terhadap data tinggal menghidupkan
komputernya, lalu menggunakan program sistem informasi yang ada untuk
mengelola data-data tersebut.
2. Perancangan Sistem Informasi Akademik
Untuk pembuatan sistem informasi akademik berbasis teknologi
komputer kita membutuhkan hardware (perangkat keras) yaitu peralatan-peralatan seperti komputer (PC Computer), Printer, CD ROM, HardDisk, dan
sebagainya, serta Software (perangkat lunak) merupakan program komputer yang memfungsikan hardware tersebut yang dibuat khusus untuk keperluan
pengelolaan data-data Akademik. Hardware komputer yang akan digunakan
dapat dijumpai (dibeli) di pasaran, di tempat-tempat penjualan komputer. Sedang software, harus dibuat dengan teknik pemrograman tertentu.
Sebelum kita membuat perancangan sistem dalam membuat sebuah software sistem informasi terlebih dahulu kita harus membuat perencanaan
dan analisis sistem. Dalam fase perencanaan sistem dibentuk suatu struktur
kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi. Dalam fase
perencanaan sistem ini mempertimbangkan beberapa faktor yaitu feasibility factors (faktor kelayakan), strategic factors (faktor- faktor strategis). Dalam
definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem, ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi
yang berpotensi. Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.
Dalam fase perancangan sistem hal pertama yang diperlukan adalah menentukan proses apa saja yang akan dilakukan oleh sistem tersebut.
Kemudian sistem harus memiliki bagian- bagian sistem seperti Administrator yaitu orang yang sangat mengetahui kerja sistem secara keseluruhan,
bertanggung jawab atas keberjalanan sistem, pengatur sistem keamanan dan
perawatan data dengan mengatur hak akses sistem, dan satusatunya orang yang bertanggung jawab jika terjadi kecurangan pengaksesan data oleh yang
tidak berhak, Operator yaitu orang yang sedang memakai komputer, Sistem jaringan yaitu teknologi yang menyebabkan satu komputer dengan
komputer lainnya (di Sekolah yang sama maupun dengan Sekolah lain),
dapat saling berhubungan, dan Bagian administrasi yaitu bagian sistem yang mengelola data-data administrasi.
Untuk mengembangkan Sistem Informasi Akademik berbasis WEB
diperlukan hardware dan software yang mendukung jalannya system
tersebut, peralatan pendukung tersebut adalah:
1. Komputer; Satu unit Komputer Server yang akan di pasang Sistem
Operasi jaringan, misalnya LINUX/FREE BSD
2. Peralatan Jaringan; Diperlukan Switch atau hub dan pengkabelan
untuk menghubungkan antara satu komputer dengan komputer
lainnya.
3. Software; Menggunakan Apache Web Server, dan database MYSQL
2.1. Syarat pembangunan sistem
1. Kejelasan/kesepakatan kontrak antara pihak pembangun sistem
dengan pihak Sekolah.
2. Isi kontrak yang dimaksud bagian 1 (satu) diatas meliputi
waktu-waktu pengerjaan, konsekuensi untuk kegagalan/keterlambatan pengerjaan pembangun sistem, konsekuensi untuk pembatalan
kontrak (oleh pihak Sekolah), sistem pendanaan, batasan-batasan
sistem yang akan dibangun, dan sebagainya.
2.2. Perencanaan pembangunan sistem
1. Penawaran rencana sistem sementara tahap – I ( RSS – I ) yang akan
dibangun kepada pihak Sekolah (disampaikan pada proposal ini sebagai tujuan dan deskripsi sistem di atas).
2. Pembuatan rencana sistem sementara tahap II ( RSS-II ). RSS-II diperoleh setelah pihak Sekolah memberikan tanggapan,
perbaikan, masukan, usulan dan sebagainya terhadap RSS-I.
3. Pembuatan Rencana Sistem Mantap tahap – I ( RSM – I ). RSP – I adalah RSS – II yang telah di sempurnakan dalam bentuk rencana sistem detil dan diperinci agar sedekat mungkin pada rencana teknis pembangunan.
4. Pencarian dan pengumpulan berbagai data yang diperlukan untuk
pembangunan sistem.
5. Pembuatan Rencana Sistem Mantap tahap – II ( RSM – II ). RSM – II adalah rencana detil pembanguan sistem yang telah siap untuk
diimplementasikan.
1. Pengimplementasian RSM – II dalam bentuk software komputer (dikerjakan sepenuhnya oleh pihak pengembang). Hasil implementasi berupa Software Implementasi tahap – I ( SI – I ). 2. Pengujian SI – I dihadapan pihak Sekolah.
3. Penerimaan masukan-masukan perbaikan. Masukan perbaikan disini tidak boleh terlalu berbeda dengan RSM – II, jadi hanya
bersifat perbaikan teknis pengendalian software, bukan konsep cara kerja software.
4. Perbaikan SI – I dan pengimplementasiannya dalam bentuk SI – II.
SI – II adalah software yang dimaksud pada kontrak, sehingga
waktu penyerahan SI – II adalah waktu terakhir yang disebutkan
dalam waktu kontrak.
5. Instalasi dan Pengujian SI - II selama 1 (satu) bulan, termasuk
pelatihan tenaga operator.
6. Instalasi software dan perangkat keras pendukung secara permanen.
7. Penyelesaian kontrak.
Setelah kontrak dinyatakan selesai, selanjutnya berlaku masa garansi dan layanan purna jual sehingga pihak pengembang secara formal tetap
bertanggung jawab atas keberjalanan sistem yang diterapkan di Sekolah. Untuk menjamin hal itu, pihak pengembang dan pihak Sekolah harus
menuliskannya dalam bentuk ikatan kerja sama pasca kontrak, seperti sistem „membership‟ pada pihak pembangun sistem. Perancangan awal sebuah sistem informasi akademik di kembangkan dengan menggunakan
pemrograman berteknologi web, pemilihan teknologi ini diambil agar semua informasi yang ada dalam system dapat ditampilkan melalui internet,
Sistem informasi akademik ini dikembangkan dengan menggunakan pemrograman berteknologi web based, dimana semua source code dari
aplikasi yang dikembangkan disimpan didalam server. Untuk menampilkan informasi yang diinginkan User hanya perlu menjalankan program browser
dari komputer masing-masing kemudian membuka alamat/address diamana server aplikasi tersebut disimpan.
2.4. Spesifikasi Software Development
1. PHP Scripting untuk pemrograman berbasis web
2. MYSQL Server untuk database server 3. Java Script untuk client side programming
4. Editor menggunakan Ultra Edit Profesional Editor 5. Photoshop untuk design image
Salah satu tahapan pengembangan software yang harus dilalui adalah
pengujian. Pengujian software harus dilakukan oleh pengembang dan juga pengguna. Umumnya, pengujian yang dilakukan oleh pengembang
dilakukan pada tahap akhir dari proses pengembangan, setelah semua modul
aplikasi dikembangkan. Aspek pengujian meliputi: Pemeriksaan error, masih ada atau tidak
Pemeriksaan apakah software telah sesuai dengan requirement atau belum
Untuk dapat melakukan pengujian dengan benar dan dapat
dipertanggungjawabkan, maka harus disusun skenario untuk pengujian terlebih dahulu. Skenario pengujian adalah dokumen yang berisi persiapan
dan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menguji software secara terinci. Langkah-langkah ini menunjukkan aspek-aspek software yang harus
3. Implementasi Sistem Informasi Akademik
a. Registrasi peserta didik
Registrasi peserta didik juga berarti merupakan sistem informasi penerimaan siswa baru, meliputi fitur-fitur sebagai berikut: pendaftaran
calon Siswa, informasi pendaftar - peserta ujian - peserta lulus ujian, manajemen penilaian & cetak hasil ujian, pengaturan waktu pendaftaran,
manajemen/rekap data calon siswa, cetak formulir dan kartu ujian, serta
Menu User (Login, Ubah Password, Update Profil).
b. Kurikulum
Fasilitas kurikulum ini ditampilkan sebagai pratinjau sebelum seorang
siswa mendaftar pada sebuah sekolah sehingga orang tua siswa dapat menilai sejauh mana sekolah dapat mendidik anaknya ketika menjadi siswa
dis sekolah tersebut. Fitur-fitur dalam kurikulum ini adalah lihat kurikulum, cetak kurikulum, edit kurikulum (oleh Manajer bagian kurikulum).
c. Jadwal Pelajaran
Sistem Informasi Akademik memungkinkan jadwal pelajaran untuk
dipublikasikan dalam bentuk digital dan teratur lebih tersistematis. Dengan jadwal yang sudah teratur dalam Sistem Informasi Akademik jadwal dapat
diakses oleh semua siswa dan guru termasuk orang tua siswa. Dalam jadwal pelajaran terdapat fitur-fitur tentang jadwal pelajaran, cetak jadwal, update
jadwal (oleh Manajer bagian jadwal).
d. Tugas dan Ujian
Tugas dan Ujian dalam Sistem informasi Akademik berisi tentang fitur-fitur yang merangkum nilai dari setiap tugas dan ujian. Fitur-fitur-fitur yang ada
tugas, ikuti ujian, lihat hasil ujian, remedial. Hasil dari tugas dan ujian dapat langsung masuk ke dalam fitur nilai.
e. Pengelolaan Guru dan Siswa
Daftar guru dan siswa dapat dikelola lebih baik dengan Sistem
Informasi Akademik, dimana setiap ada perpindahan tugas setiap tahun dapat dilakukan perbuhan dengan lebih cepat. Fitur yang terdapat dalam
pengelolaan guru dan siswa meliputi: Lihat guru, edit profil, hapus data guru, cetak data guru, lihat siswa, edit profil siswa, hapus data siswa, cetak
data siswa.
f. Nilai
Fitur nilai ini berisis tentang informasi nilai siswa yang berasal dari tugas dan ujian. Dikumpulkan dalam fitur ini untuk diberikan penilaian
tentang lulus kompetensi atau tidak. Fitur-fitur yang ada dalam nilai adalah:
lihat nilai, cetak nilai, cetak rekap nilai, ikuti remedial.
g. Kelulusan dan Alumni
Dalam fasilitas ini setelah siswa lulus dari sekolah tersebut tentunya
akan termasuk menjadi alumni, maka setelah dinyatakan lulus. Dalam profil siswa dapat langsung diberikan tombol menuju daftar alumni, selanjutnya
akan mengisi profil alumni, dan terdaftar dalam database alumni. Dalam fasilitas alumni akan terdapat fitur-fitur: lihat alumni, daftar alumni.
4. Evaluasi Sistem Informasi Akademik
Sebuah sistem yang baik adalah sistem yang dapat memberikan kepuasan
Gambar 2. Model ISs Success Model DeLone & McLean
Model ini menunjukan bahwa penggunaan yang baik akan berkaitan dengan kepuasan pengguna untuk memunculkan dampak individual dan
akhirnya akan menimbulkan dampak organisasional yang dapat memperbaiki fungsionalitas organisasi. Jika dilihat dari sudut pandang Sistem Informasi
Akademik Sekolah, maka evaluasi yang dilakukan harus terus dilakukan sampai
tercapai kepuasan dari pengguna, yang pada kasus ini adalah calon siswa, siswa, guru, stakeholder, dan orang tua siswa sehingga semua dapat merasakan
dampak dari sistem informasi tersebut yang dapat memperbaiki kualitas lulusan dari sekolahnya.
Kesimpulan
Sebuah sistem informasi sekolah dapat berjalan dengan baik ketika semua sistem sudah mengintegrasikan semua aspek yang berkaitan dengan proses belajar mengajar.
Sistem yang baik adalah sistem yang dapat memuaskan semua penggunanya sehingga
semua fasilitas yang ada dirasakan dapat memberikan efektifitas, dan efesiensi dalam proses belajar mengajar. Selain siswa dan guru, orang tua siswa juga dapat memantau
disiplin dan berperan aktif dalam proses pendidikan dirinya sendiri, sehingga akhirnya siswa dapat menjadi pribadi yang lebih dewasa. Sistem ini akhirnya dapat memberikan individual impact dan organizational impact yang akhirnya dapat menjadi penilaian
bahwa sistem tersebut sudah sukses sebagaiamana model ISs Success Model yang
diungkapkan oleh DeLone dan McLean.
Daftar Pustaka
Al-Adaileh, R. M. (2009). An Evaluation of Information Systems Success: A User Perspective - the Case of Jordan Telecom Group. European Journal of Scientific Research , 228.
http://k4c1r.netau.net/Analisis%20&%20Perancangan%20Sistem%20Informasi/Definisi%20Si
stem_%20Informasi_%20Dan%20Sistem%20Informasi.pdf. (n.d.). Retrieved Oktober
5, 2012, from http://k4c1r.netau.net:
http://k4c1r.netau.net/Analisis%20&%20Perancangan%20Sistem%20Informasi/
Definisi%20Sistem_%20Informasi_%20Dan%20Sistem%20Informasi.pdf
Kadir, A. (2003). Pengenalan Sitem informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Murdick, R., & Ross, J. (1983). Information Systems for Modern Management. New Delhi:
Rekha Printers Private Lt.
