BAB III
GAMBARAN UMUM HOTEL
3.1 Sejarah Hotel Grand Aston Yogyakarta
Hotel Grand Aston Yogyakarta Hotel & Convention Center merupakan hotel & convention center internasional bintang 5 dengan 9 lantai yang mengagumkan, terletak di pusat kota dan dekat dengan jalan utama Yogyakarta yang terkenal sebagai pusat keramaian di Yogyakarta, yaitu di Jalan Urip Sumoharjo yang biasa disebut juga dengan Jalan Solo oleh masyarakat lokal, berdekatan dengan Mall Galleria yang terkenal tepat di pusat perbankan dan perkantoran Yogyakarta dan berdekatan dengan Jalan Malioboro yang legendaris, berlokasi di jalan urip sumoharjo yang belum lama didirikan, yakni Berdiri pada tahun 2011 yang berada di bawah naungan Archipelago Internasional Group.
Hotel Grand Aston Yogyakarta memiliki 141 kamar dengan 3 kamar Suite yang bertemakan desain Javanise, Cinnnoseries dan Western dan 1 kamar Presidential Siute dengan tema Majapahit, untuk restaurant terdapat Saffron Restaurant, dan Cassia Lobby Lounge yang berada di lantai Ground Floor, kemudian ada Cinamoon Poolbar yang berada di lantai 2 tepatnya di dekat pool, dan kemudian ada sky dinning terbuka yang bernama Vanilla Sky Lounge. Yang mendukung di Grand Aston Yogyakarta ini terdapat pula Steak house Holycow dan Madam Tan restaurant yang berada di lantai Ground Floor tepatnya di garden hotel Grand Aston Yogyakarta.
Grand Aston merupakan manajemen dari Archipelago. Maka visi dan misi yang digunakan berasal dari dalam manajemen Archipelago.
3.1.1 Visi
3.1.2
"Untuk mendapatkan pengakuan universal sebagai perusahaan manajemen perhotelan pilihan di Asia Pasifik"
Misi
"Kami merupakan sebuah perusahaan manajemen perhotelan yang mengelola properti seperti hotel, resort, serviced apartments dan vila di Asia
Pasifik
3.2 Status Perusahaan Hotel Grand Aston Yogyakarta
Perusahan milik : PT.JONATHAN BINTANG UTAMA Direktur management : Dr.Fredy setiawan, Management company : ARCHIPELAGO INTERNATIONAL
3.3 Lokasi Hotel Grand Aston Yogyakarta
Nama Perusahaan : Hotel Grand Aston Yogyakarta
Alamat : Jalan Urip Sumoharjo No 37, Yogyakarta Telephone : (0274) 566 999
No. Fax. : (0274) 553 999
Klasifikasi : Bintang 5
Jumlah Lantai : 9 Lantai Jumlah Kamar : 141 Kamar
3.4 Fasilitas Hotel Grand Aston Yogyakarta
yang lengkap. Hal ini berdasarkan dari ketentuan hotel berbintang manajemen Aston Archipelago Intenational.
Adapun fasilitas kamar yang terdapat di Grand Aston Yogyakarta seperti berikut : 1. Kamar (room)
a. tipe superior king dan
Superior king dan twin ini berupakan jenis kamar paling standart yang ditawarkan kepada konsumen dengan harga paling rendah dibandingkan kamar lainya. Luas kamar superior 28m
twin
2
Di semua tipe kamar di hotel Grand Aston Yogyakrata tamu tidak diperkenankan merokok di dalam kamar karena semua jenis kamar di hotel ini adalah tipe kamar No Smoking. Kamar ini ditawarkan dengan harga publish Rp 1.463.000,- . Ada 84 buah kamar dengan tipe superior king dan twin di Grand Aston Yogyakarta.
adapun fasilitas yang di sediakan dalam tipe kamar superior adalah televisi layar datar , telepon, bathroom, conecting wifi,hair drayer,minibar dan layanan telepon 24 jam. Selain itu pada tipe kamar superior ini terdapan conecting room yang menghubungkan kamar tipe superior king dan twin.
b. Kamar tipe deluxe king dan twin
c. Kamar tipe suite room
Suite room di Grand Aston Yogyakarta ini terdapat 3 jenis suite room yaitu Javanese room,Western room dan Chinoseries room, tiga tipe kamar ini mengusung arsitektur yang unik karena desain ruangannya di sesuaikan dengan nama jenis kamar tersebut ,spesifikasi tipe kamar ini luas kamar 94m2 dengan
1)
berbagai fasilitas yang hampir sama dengan superior dan deluxe namun tipe suite room ini sudah menggunakan bathub dan pemandangannya langsung ke merapi dan downtown. Tipe kamar ini ditawarkan dengan harga Rp 6.138.000,- Ada 3 buah kamar tipe suite di Grand Aston Yogyakarta.
2) Suite Room Chinoseries di Grand Aston Yogyakarta ini mengusung tema dan desain interior yang bernuansa cina dari motif karpet serta living room nya yang di desain dengan konsep modern China.
Suite Room Javanese ini mengusung tema dan desain interior bernuansa Jawa terdapat simbol simbol Jawa seperti gambar wayang dan penggunaan kain bermotif batik di dalamnya.
3) Suite Room Western
ini mengusung tema dunia barat dan di desain bernuansa luar negri sehingga interior dan desain ruangan yang digunakan bergaya seperti hotel luar negri
d. Presidensial suite Majapahit
Presidensial suite Room ini merupakan satu satunya kamar di Grand Aston Yogyakarta yang memiliki luas ruangan 128m2 interior dan desain ruangan yang modern serta megah.Di dalam ruangan ini terdapat living room yang beernuansa modern serta tambahan sofa keluarga. Tipe kamar ini ditawarkan dengan harga Rp 8.448.000,-Hanya ada 1 kamar jenis presidensial suite di Grand Aston Yogyakarta.
Saffron restauran merupakan fasilitas restauran yang disediakan hotel Grand Aston Yogyakarta untuk memenuhi kebutuhan tamu,Saffron restaurant ini berada di lobby hotel buka dari pukul khusus room servis selama 24 jam.
3. Cassia Lobby Lounge
Cassia Lobby Lounge merupakan fasilitas dengan menawarkan aneka pastry yang disediakan hotel Grand Aston Yogyakarta untuk memenuhi kebutuhan tamu, Cassia Lobby Lounge restaurant ini berada di lobby hotel buka dari pukul 08.00am-10.00pm,
4. Cinnamon Pool and Bar
Cinnamon Pool and Bar adalah fasilitas hotel yang berada di lantai 2 dimana tamu bias berenang dan bersantai. Buka mulai pukul 07.00am sampai pukul 07.00pm. 5. Pejamata Spa
Pejamata spa merupakan fasilitas hotel yang disediakan untuk perawatan tubuh para tamu dan berbagai penawaran perawatan yang di sediakan di Pejamata Grand Aston Yogyakarta ini berada di lantai 2 buka mulai pukul 08.00am sampai 10.00pm. 6. Gym
Gym merupakan fasilitas hotel yang disediakan untuk berolahraga untuk tamu dan non tamu sendiri. Gym Grand Aston Yogyakarta berada di lantai 2 buka mulai pukul 06.00am sampai 07.00pm.
7. Vanilla Sky Lounge
Vanilla sky lounge merupakan fasilitas hotel yang terdapat di lantai 9 Grand Aston Yogyakarta yang mengusung konsep Bar modern dengan pemandangan langsung ke kota vanilla sky lounge ini di buka mulai pukul 11.00a.m sampai 11.00p.m.
Terdapat 4 meeting room di Grand Aston Yogyakarta yaitu Edelweis ,Orchid, Crysantium dan Tulip. Keempat meeting room tersebut di desain dengan desain dan interior yang sama hanya saja ukuran ruangan dan kapasitasnya yang berbeda.
Tabel 3.1. Daftar Meeting room di Grand Aston Yogyakarta
No Nama Fuction Luas Ruangan (m2) Kapasitas
1 Edelweis 58 50
2 Orchid 61 50
3 Crysantium 58 100
4 Tulip 77 100
Sumber : Grand Aston Yogyakarta
Fasilitas untuk semua jenis meeting room : a)CD/DVD Player
g)Kolam renang terbuka h)Layar proyektor
Lotus ballroom satu satunya ruangan terluas di Grand Aston Yogyakarta dengan luas ruangan 473 m2 dapat di bagi menjadi 3 bagian ruangan dan kapsitas ruangan ini dapat menampung lebih dari 1000 orang.
10. Parking Area
Parking area di Grand Aston Yogyakarta ini ada 2 tempat yakni di basement 1 yang di khususkan untuk tamu serta kendaraan khusus roda 4 dan basement 2 untuk kendaraan roda 2 dan roda 4 khusus untuk pegawai hotel.
11.Keamanan 24 Jam
Fasilitas keamanan yang diberikan oleh Grand Aston Yogyakarta kepada tamu selama 24 jam dengan 15 karyawan sebagai satpam yang bertugas menjaga keamanan para pengunjung hotel.
12. Concierge service
Concierge service merupakan fasilitas hotel yang disediakan untuk melayani tamu saat akan check in bertugas sebagai pengangkut dan penyimpan barang sebelum check in. 13.Wifi acces internet
Diagram 1 : Struktur Grand Aston Yogyakarta Sumber : HRD Grand Aston Yogyakarta 1. Room Division Department
Adalah departement yang mempunyai ruang lingkup dan tanggung jawab di kamar beserta segala kelengkapannya.
2. F&B Department
Adalah department yang mempunyai ruang lingkup dan tanggung jawab di makanan dan minuman beserta kelengkapannya.
3. Enginering
Mempunyai ruang lingkup dan tanggung jawab di maintanace. Liatrik, air, dan segala asset hotel
4. Purchasing
Mempunyai ruang lingkup dan tanggung jawab dalam pengadaan barang barang keperluan hotel.
5. Accounting
Mempunyai ruang lingkup dan tanggung jawab di bagian keuangan dalam pemasukan dan pengeluaran keuangan hotel.
6. Marketing
Diagram 2 : Struktur Front Office Departement Grand Aston Yogyakarta 3.6. Struktur Front Office Departement di Hotel Grand Aston Yogyakarta
3.7. Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Managert
a. Berpatisipasi dalam seleksi pemilihan pegawai kantor depan
Hotel Grand Aston Yogyakarta
Selain Fungsi utamanya mengawasi secara langsung semua personal kantor depan dan memastikan bahwa semua operasional departemen berjalan lancar FOM juga memiliki Tugas dan Tanggung Jawab sebagai berikut:
b. Mengawasi beban kerja kantor depan
c. Mengevaluasi performansi kerja petugas kantor depan
d. Menjaga hubungan kerja dan komunikasi yang kondusif dengan departeman lain di hotel. e. Menjaga pengontrolan master key
f. Mem -verifikasi keakuratan informasi status kamar g. Mereview dan menyelesaikan lapor batas kredit
h. Membuat anggaran belanja (budget) department kantor depan
i. Memverifikasi laporan kasir, terutama penerimaan keuangan dan deposit.
j. Mengadakan pertemuan reguler yang terjadwal dengan staf atau petugas kantor depan. k. Mengadakan training / cross training terhadap karyawan kantor depan.
l. Membuat keputusan - keputusan yang efektif mengenai kebijakan reservasi dan penentuan kamar.
BAB IV
TINJAUAN PELAKSANAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BELLBOY
PADA KANTOR DEPAN HOTEL GRAND ASTON YOGYAKARTA
4.1
1.
Menangani barang bawaan tamu check in,
check out
, pindah kamar dan penyimpanan barang
tamu.
Uraian Kerja Bellboy/man di Hotel Grand Aston Yogyakarta
4.1.1 Berikut uraian kerja bellboy/man yang biasa penulis lihat dan lakukan di Hotel
Grand Aston Yogyakarta selama
On The Job Treaning
:
2.
Mengantar tamu
check in
ke kamar.
3.
Mengantar surat pemberitahuan, undangan dan sejenisnya kekamar tamu.
4.
Menyiapkan
peace towel
dan
welcome drink
untuk tamu
ckeck in
.
5.
Membantu
receptionist
mengecek
bill
tamu.
6.
Memeriksa kamar tamu yang baru
check out
dan kamar tamu yang akan
check in.
7.
Membaca dan mengisi
log book
pada saat akan memulai dan mengakhiri pekerjaan.
4.1.2 Peralatan yang ada di
Bellman Service
Hotel Grand Aston Yogyakarta
:
1.
Trolly
untuk membawa barang tamu tiba dan tamu berangkat.
2.
Meja
bellman
atau atau
bellboy/man counter
.
3.
Rak penyimpanan barang.
4.
Log book
.
5.
Polpen.
6.
Keranjang sampah.
8.
Alat timbangan barang.
4.2
.
Standar Operasional Prosedur Penanganan Barang Bawaan Tamu
Check In
di Grand
Aston Yogyakarta
1.
Bellboy
menyambut tamu dengan salam mengucapkan selamat datang kepada tamu sambil
membukakan pintu mobil.
2.
Bellboy
menurunkan barang-barang bawaan tamu dengan hati-hati dan ditempatkan
ditempat yang aman sekitar pintu utama
lobby
.
3.
Bellboy menghitung jumlah barang-barang tersebut dan memeriksa jika ada kerusakan untuk
kemudian diinformasikan kepada tamu
4.
Mempersilahkan tamu menuju meja pendaftaran sambil membawa barang-barang bawaan
tamu.
5.
Memberikan
welcome drink
dan
peace towel
kepada tamu yang sedang mendaftar di
receptionist
.
6.
Selama menunggu tamu mendaftar gantungkan
luggage tag
pada barang tamu.
7.
Setelah tamu mendaftar,
bellboy
menerima kunci kamar tamu dan kartu dari petugas
penerima tamu. Segera tulis nama dan nomor kamar tamu pada
luggage tag
.
8.
Bila tamu telah siap kekamar, persilahkan tamu berjalan lebih dulu dan tunjukkan jalan serta
arah yang harus dilalui.
9.
Ketuk kamar sebelum membuka pintu.
10.
Membuka pintu kamar dengan hati-hati, menyalakan lampu dan minta dengan sopan kepada
tamu untuk menunggu sementara
bellboy
memeriksa keadaan kamar.
12.
Barang-barang tamu diletakkan pada rak barang.
13.
Mintalah ijin kepada tamu untuk menerangkan fasilitas kamar tentang letak dan cara
penggunaannya, tawarkan bantuan tambahan.
14.
Menyerahkan kunci dan kartu tamu dengan sopan.
15.
Mengucapkan selamat beristirahat dengan baik sebelum meninggalkan tamu.
16.
Bellboy
kembali ke
lobby
dan melapor kepada
supervisor
.
4.3 Standar Operasional Prosedur Penanganan Barang Bawaan Tamu
Check Out
di Grand
Aston Yogyakarta
1.
Tamu menghubungi petugas penerima tamu
, receptionist
atau
bellboy.
2.
Bellboy
mengetuk pintu kamar tamu dan menanyakan jika tamu sudah siap berangkat.
3.
Bellboy
memeriksa keadaan kamar untuk melihat kemungkinan jika ada barang-barang tamu
ketinggalan atau jika ada barang-barang hotel yang hilang atau rusak.
4.
Bellboy
membawa barang-barang bawaan tamu ke lobby dan meletakkan disekitar
bellman
counter
.
5.
Bellboy
memeriksa pembayaran rekening tamu di kasir kantor depan.
6.
Receptionist
memberi stempel
paid
atau
charge
jika tamu sudah menyelesaikan rekening
pembayarannya dan tamu mengembalikan kunci kamar kepada
receptionist
.
7.
Bellboy
menggantungkkan
luggage tag
yang telah diisi nama dan nomor kamar tamu pada
barang-barang milik tamu.
8.
Jika tamu sudah siap,
bellboy
membawakan barang-barang ke mobil.
4.4 Standar Operasional Prosedur Penanganan Barang Bawaan Tamu Pindah Kamar di
Grand Aston Yogyakarta
1.
Tamu mengajukan pindah kamar kepada petugas penerima tamu. Setelah disetujui, petugas
penerima tamu akan menginformasikannya kepada
bell captain
dengan menyerahkan
formulir pindah kamar.
2.
Bellboy
menuju kamar tamu yang sebelumnya dengan membawa kereta barang jika perlu
dan kunci kamar tamu yang telah dilengkapi dengan nama dan nomor kamar tamu.
3.
Sebelum memasuki kamar, bellboy memberitahukannya pada petugas pembersih kamar
sebagai saksi dalam perpindahan kamar ini.
4.
Bellboy
memperhatikan tempat dan keadaan barang-barang tamu sebelum dipindahkan ke
kamar yang baru.
5.
Bellboy
memeriksa keadaan kamar jika ada barang-barang tamu yang tertinggal atau jika ada
barang-barang hotel yang rusak.
6.
Bellboy memindahkan barang-barang tersebut dengan hati-hati.
7.
Di kamar yang baru, barang-barang tamu diletakkan pada tempat dan keadaan yang sama
seperti pada kamar yang lama.
8.
Bellboy
kembali ke lobby dan melapor ke receptionist
dan bell captain
sambil
mengembalikan kunci kamar tamu yang sebelumnya.
4.5
Berdasarkan uraian data yang telah disajikan, dapat dikemukakan bahwa pelaksanaan
Tinjauan Pelaksanaan Tentang Standar Operasional Prosedur
Bellboy
pada Kantor
standar operasional prosedur
bellboy
dalam menangani barang bawaan di hotel Grand Aston
Yogyakarta telah di terapkan dengan baik, hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara yang
dilakukan oleh penulis kepada seluruh staff bellman/boy di hotel Grand Aston Yogyakarta yang
berjumlah 9 orang dan dari perbandingan antara aktivitas bellboy hotel Grand Aston Yogyakarta
pada saat menangani barang bawaan tamu dengan Standar Operasional Prosedur penanganan
barang secara teori dan Standar Operasional Prosedur penanganan barang Grand Aston
yogyakarta, penulis mendapat kesimpulan bahwa pelaksanaan standar operasional prosedur
yang berlaku sudah diterapkan dengan benar, baik dari segi teori maupun standar operasional
prosedur yang memang sudah ditetapkan di hotel Grand Aston Yogyakarta sendiri.
4.6 Faktor yang mempengaruhi bellboy dalam Pelaksanaan Standar Operasional
Prosedur penanganan barang
4.6.1.Faktor pendukung
bellboy
Grand Aston Yogyakarta dalam pelaksanaan standar
operasional prosedur penanganan barang:
1.
Peralatan kerja yang memadai seperti
trolley, luggage store
yang luas, alat timbangan
barang, telepon, dan alat-alat pendukung lainnya.
2.
Adanya
treanes
yang membantu dalam operasional.
3.
Ketepatan waktu
bellman/boy staff
dalam bekerja.
4.6.2.Faktor yang mempengaruhi kurangnya efektifitas
bellboy
dalam Pelaksanaan
Standar Operasional prosedur penanganan barang:
1.
Kurangnya pengawasan dari
Room Division manager
(RDM) atau orang yang membawahi
departemen
Housekeeping
dan
Front office
.
2.
Kurang memperhatikan hal-hal kecil yang bisa berdampak
negatif
bagi tamu dan hotel itu
dimana hal ini penting dilakukan untuk mengantisipasi kehilangan barang tamu.
3.
Bellman/boy captain
jarang melakukan pembagian
job
deskripsi harian kepada
bellman staff
sebelum memulai pekerjaan.
4.
