1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Seluruh kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dan didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip (record).
Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada manajemen atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagaian besar instansi semacam itu dipengaruhi dengan image yang selalu
menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas -aktivitas kerja lainnya.
Dan ini sebenarnya hampir sama dengan kesan yang muncul ketika orang mencoba mereduksi kegiatan perpustakaan. Arsip, perpustakaan, record management, maupun sistem informasi sangat mudah menimbulkan kesan
2
“pertukangan” atau “teknis prosedural”, sebab kesemua bidang ini
memang sarat oleh kegiatan teknis. Disamping itu, mengingat ruang lingkup pelayanan umum yang diberikan oleh instansi/lembaga sangat luas dan kompleks baik menurut jenis maupun sifat maka upaya menetapkan dasar-dasar pelayanan umum tersebut merupakan hal yang mendasar dan sangat perlu untuk mengatasi kompleksitas tersebut. Sehingga pelayanan umum dapat digambarkan sebagai: Meningkatkan kualitas dan produktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi instansi/lembaga dibidang pelayanan umum. Mendorong agar dapat mengefektifkan sistem dan tata laksana pelayanan, sehingga pelayanan umum dapat diselenggarakan secara lebih berdaya guna dan berhasil guna. Mendorong terciptanya kreatifitas, prakarsa dan peran serta masyarakat untuk mencapai pembangunan serta meningkatkan kesejahteraan masyarakat luas.
Pemberian pelayanan aparatur pemerintah kepada masyarakat adalah merupakan perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat didalam melaksanakan sebagaimana diungkapkan diatas, ternyata masih banyak pelayanan kepada masyarakat masih rendah. Kasus-kasus yang ada dalam masyarakat pengurusan ke instansi pemerintah dapat ditemukan misalnya, mental aparatur kurang simpatik, keseluruhan ini dapat dikatakan mempunyai unsur biaya yang tinggi dan tingkat kebocoran yang cukup mengkuatirkan baik dalam kehidupan ekonomi. Kasus-kasus diatas jika terus menerus akan berubah menjadi budaya, hal ini berbahaya terhadap kemajuan sosial, politik, ekonomi dan hukum. Oleh karena itu untuk menanggulangi masalah tersebut perlu dikembangkan dan disebarluaskan sistem pelayanan sebagai syarat pemenuhan kepuasan masyarakat.
Sebagaimana tuntutan pelayanan yang memuaskan pelanggan/masyarakat, maka diperlukan persyaratan agar dapat dirasakan oleh setiap pelayan untuk memiliki kualitas kompetensi yang profesional, dengan demikian kualitas kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu aspek penting dan wajar dalam setiap transaksi pelayanan. Apapun pelayanan kepada
3
masyarakat tentunya telah ada suatu ketetapan tata laksananya, prosedur dan kewenangan sehingga penerima pelayanan puas apa yang telah diterimanya.
Sehubungan dengan itu pelayanan kepada masyarakat harus mempunyai makna mutu pelayanan yang memenuhi standar waktu, tempat, biaya, kualitas dan prosedur yang diterapkan untuk penyelesaian setiap tugas dalam pemberian pelayanan. Memuaskan pelanggan artinya bahwa setiap tugas dalam pemberian pelayanan merasa puas, berkualitas dan tepat waktu dan biaya terjangkau. Kantor Kecamatan Daerah Kota Lubuk Pakam adalah unsur penunjang pemerintahan Kota Lubuk Pakam, mempunyai tugas melaksanakan sebagai urusan rumah tangga daerah dibidang kearsipan dan melaksanakan tugas pembantuan dibidang pengelolaan dan pelayanan kearsipan. Sistem pengelolaan kearsipan yang tepat adalah salah satu indikator penyelenggaraan pemerintahan yang baik, antara lain terlaksananya penataan sistem pengelolaan kearsipan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi satu organisasi di lingkungan Pemerintahan Kota Lubuk Pakam.
Berdasarkan uraian di atas penulis terkait melakukan penelitian dengan judul “Sistem Kearsipan Di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk Pakam”.
1.2. Tujuan Penelitian
Berdasarkan dengan judul penelitian yang penulis angkat yaitu “Sistem
Kearsipan di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Lubuk Pakam”, maka tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui Sistem Arsip di Kantor Arsip Kota Lubuk Pakam dalam
melaksanakan tugasnya
2. Untuk mengetahui cara pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali, pengamanan, pemeliharaan dan penyusutan-pemusnahan arsip Kecamatan Lubuk Pakam.
4 2.3. Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini, maka penulis memberikan batasan dalam pengerjaan kertas karya ini, yaitu meliputi: kegiatan pengelolaan arsip.
2.4. Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan paper ini penulis menggunakan dua macam metode yaitu: a. Metode Deskriptif
Meliputi bagaimana cara menganalisis, menafsir, mengklasifikasian dan menginterprestasikan data sehingga data dapat memberikan gambar mengenai keadaan permasalahan diteliti.
b. Metode Deduktif
Merupakan bagaimana cara mengambil kesimpulan khusus yang berlaku umum di instansi berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai suatu kebenaran.
