Perancangan Sistem Distribusi Produk Teh Hitam Berbasis Web Pada PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam

Perancangan Sistem Distribusi Produk Teh Hitam Berbasis Web

Pada PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam

Kusnita Yusmiarti AMIK Lembah Dempo Pagaralam

Jln. H. Sidiq Adim No 98 Pagar Gading, Pagaralam, Sumatera Selatan Email : kusnita2306@gmail.com

ABSTRACT

Competition in the business world today is an era of tight competition it can be predicted by the economic instability that makes businesses become increasingly difficult to survive in the competition. Alternatives should be applied that businesses should have the competitive edge to remain competitive with other business people. To continue moving in the business world in an era

of global competition today is to how to make the advances in information technology, one of which is utilizing internet network facilities. PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam is one of the

largest black tea producing company in South Sumatra. The products of the company include black tea and tea parasite in the form of tea bags and powdered tea. To be able to compete with

similar companies and improve distribution, PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam decided to expand its marketing strategy by implementing online marketing or distribution application teas

Mount Dempo web-based. I. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Persaingan dalam dunia bisnis saat ini merupakan era persaingan yang sangat ketat hal ini dapat diprediksi dengan adanya ketidakstabilan ekonomi yang membuat para pelaku bisnis menjadi semakin sulit untuk bertahan dalam persaingan yang ada. Alternatif yang harus diterapkan yaitu para pelaku bisnis harus memiliki keunggulan kompetitif agar dapat tetap bersaing dengan pelaku bisnis lainnya. Untuk tetap terus bergerak dalam dunia bisnis di era persaingan yang mengglobal saat ini yaitu dengan cara memanfatkan kemajuan teknologi informasi, salah satunya adalah memanfaatkan fasilitas jaringan internet. Dengan memanfaatkan fasilitas jaringan internet maka semua aktivitas bisnis yang pada awalnya dibatasi oleh jarak dan waktu sekarang bukan merupakan hambatan lagi. Salah satu cara pemanfaatan jaringan internet bagi perusahaan khususnya PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam dalam menditribusikan produk teh hitam yaitu dengan cara membuat website perusahaan yang

digunakan untuk memperkenalkan produk dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan PTPN VII Gunung Dempo tersebut. Kegiatan memperkenalkan produk melalui media jaringan internet ini dikenal dengan istilah Pemasaran secara online. Pemasaran memiliki konsep yang sama seperti pemasaran konvensional dengan kelebihan dapat menjangkau konsumen di berbagai penjuru dunia. Dengan mengimplementasikan Pemasaran secara online tersebut maka suatu perusahaan

dapat semakin meningkat kualitas pemasarannya karena dapat diketahui oleh semua lapisan penjuru yang ada didunia bisnis. Selain itu, istilah pemasaran merupakan gambaran dari realita yang simple dan dituangkan dalam bentuk pemetaan dengan aturan tertentu. Salah satu bentuk perancangan dalam membangun sebuah sistem distribusi produk teh hitam di PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam yaitu dengan memanfaatkan perancangan perangkat lunak dengan menggunakan desain UML (Unified Modeling Language). Perancangan dengan menggunakan

2 pemodelan UML ini digunakan untuk memberi kemudahan langkah-langkah selanjutnya dalam pengembangan sebuah sistem informasi sehingga lebih terencana dan lebih terarah. Persaingan dalam dunia bisnis saat ini merupakan era persaingan yang sangat ketat hal ini dapat diprediksi dengan adanya ketidakstabilan ekonomi yang membuat para pelaku bisnis menjadi semakin sulit untuk bertahan dalam persaingan yang ada. Alternatif yang harus diterapkan yaitu para pelaku bisnis harus memiliki keunggulan kompetitif agar dapat tetap bersaing dengan pelaku bisnis lainnya. Untuk tetap terus bergerak dalam dunia bisnis di era persaingan yang mengglobal saat ini yaitu dengan cara memanfatkan kemajuan teknologi informasi, salah satunya adalah memanfaatkan fasilitas jaringan internet. PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam merupakan salah satu perusahaan penghasil Teh hitam terbesar di Sumatera Selatan. Produk dari perusahaan ini meliputi teh hitam dan teh benalu yang berupa teh celup dan teh bubuk. Untuk dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan sejenis dan meningkatkan distribusinya, PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam memutuskan untuk memperluas strategi pemasarannya dengan mengimplementasikan aplikasi pemasaran online atau distribusi teh Gunung Dempo yang berbasis web. Dengan adanya strategi ini diharapkan untuk jangkah panjang dapat menjadi sarana promosi yang lebih efektif dengan memberikan fasilitas informasi yang berupa data detail produk, cara pemesanan, pengelolaan data transaksi yang cepat, dan distribusi yang aman serta data-data tersebut dapat tersimpan dengan baik hingga dapat juga menampung berbagai testimoni dari pelanggan yang pernah menikmati produk tersebut. 1.2. Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang diangkat yaitu “Bagaimana membangun Perancangan sistem distribusi produk Teh Hitam berbasis Web Pada PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam agar lebih efektif dan efesien?”.

1.3. Batasan Masalah

Agar pemasalahan tidak keluar dari alur pembahasan, untuk itu penulis membatasi

permasalahan ini khusus dalam lingkup perancangan distribusi Teh Hitam berbasis Web di PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam.

1.3. Tujuan Dan Manfaat Penelitian a. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu, untuk membuat sebuah perancangan sistem distribusi Teh Hitam berbasis Web di PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam.

b. Manfaat Penelitian

Dengan adanya sistem perancangan distribusi teh pada PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam, diharapkan dapat memberi kemudahan bagi pihak PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam dalam implementasinya kedepan, khususnya pada sistem distribusi produk teh hitam tersebut.

II. Landasan Teori

Perancangan merupakan suatu usulan pokok yang mengubah sesuatu yang telah ada menjadi sesuatu yang lebih baik, dengan melalui tiga proses, mengiden-tifikasi masalah-masalah, mengidentifikasi metoda untuk pemecahan masalah, dan pelaksanaan pemecahan masalah, dalam hal ini adalah pemrograman, penyusunan rancangan dan pelaksanaan rancangan. (Jhon Wade, 1997).

Distribusi adalah kegiatan yang dilakuakn oleh orang atau suatu badan untuk menyampaikan suatu teh hitam atau jasa dari produsen ke konsumen yang membutuhkan. (Sri Puji Astuti, 2006)

Teh adalah sejenis minuman yang dihasilkan dari pengolahan daun tanaman the (camellia sinensis). (Kamus Q 2006).

PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor, merupakan sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HTML. (Retno Arie Ani,2011). PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdroft, seorang programmer C. Semula PHP digunakan untuk menghitung jumlah pengunjung didalam webnya

MySQL adalah suatu sistem manajemen basis data relasional (RDBMS-Relational Database Management System) yang mampu bekerja dengan cepat, kokoh, dan mudah digunakan. Contoh RDBMS lain adalah Oracle, Sybase. Basis data memungkinkan anda untuk

menyimpan, menelusuri, menurutkan dan mengambil data secara efesien. Server MySQL yang akan membantu melakukan fungsionaliitas tersebut. Bahasa yang digunakan oleh MySQL tentu saja adalah SQL-standar bahasa basis data relasional di seluruh dunia saat ini. MySQL dikembangkan, dipasarkan dan disokong oleh sebuah perusahaan Swedia bernama MySQL AB. RDBMS ini berada di bawah bendera GNU GPL sehingga termasuk produk Open Source dan sekaligus memiliki lisensi komersial. Apabila menggunakan MySQL sebagai basis data dalam suatu situs Web. Anda tidak perlu membayar, akan tetapi jika ingin membuat produk RDBMS baru dengan basis MySQL dan kemudian mengualnua, anda wajib bertemu mudah dengan lisensi komersial (Antonius Nugraha Widhi Pratama, 2010).

Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa spesifikasi standar yang dipergunakan untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan dan membangun perangkat lunak. UML merupakan metodologi dalam mengembangkan sistem berorientasi objek dan juga merupakan alat untuk mendukung pengembangan sistem. UML saat ini sangat banyak dipergunakan dalam dunia industri yang merupakan standar bahasa pemodelan umum dalam industri perangkat lunak dan pengem-bangan sistem. (Windu Gata. 2013).

Dalam membangun perancangan sistem dengan alat bantu perancangan Unified Modeling Language (UML) ada beberapa tahapan yang akan dilakukan, yaitu sebagai berikut:

1. Use case Diagram

Use case diagram merupakan pemodelan untuk kelakukan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Dapat dikatakan use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut. Simbol-simbol yang digunakan dalam use case diagram, yaitu :

Tabel Simbol Use Case

Gambar Keterangan

Use case

menggambarkan

fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang bertukan pesan antar unit dengan aktor, biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja di awal nama use case. Aktor adalah abstraction dari orang atau sistem yang lain yang mengaktifkan fungsi dari target sistem. Untuk mengidentifi-kasikan aktor, harus ditentukan pembagian tenaga kerja dan tugas-tugas yang berkaitan dengan peran pada konteks target sistem. Orang atau sistem bisa muncul dalam beberapa peran. Perlu dicatat bahwa aktor berinteraksi dengan use case, tetapi tidak memiliki control terhadap use case. Asosiasi antara aktor dan use case, digambarkan dengan garis tanpa

panah yang

mengindikasikan siapa atau apa yang meminta interaksi secara langsung

dan bukannya

mengidikasikan aliran data.

Asosiasi antara aktor dan use case yang menggunakan panah terbuka untuk mengidinkasikan bila aktor berinteraksi secara pasif dengan sistem. Include, merupakan di dalam use case lain

4 (required) atau pemanggilan use case oleh use case lain, contohnya adalah pemanggilan sebuah fungsi program.

Extend, merupakan perluasan dari use case lain jika kondisi atau syarat terpenuhi.

2. Diagram Aktivitas (Activity Diagram) Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Simbol-simbol yang digunakan dalam activity diagram, yaitu :

Tabel Simbol Activity Diagram

Gambar Keterangan

Start point, diletakkan pada pojok kiri atas dan merupakan awal aktifitas.

End point, akhir aktifitas.

Activites, menggambarkan suatu proses/kegiatan bisnis. Fork (Percabangan), digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara parallel atau untuk menggabungkan dua kegiatan pararel menjadi satu.

Join (penggabungan) atau rake, digunakan untuk menunjukkan adanya dekomposisi. Decision Points, menggambarkan pilihan untuk pengambilan keputusan, true, false.

Swimlane, pembagian activity diagram untuk menunjukkan siapa melakukan apa.

3. Class Diagram (Diagram Kelas)

Merupakan hubungan antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas di dalam model desain dari suatu sistem, juga memperlihatkan aturan-aturan dan tanggng jawab entitas yang menentukan perilaku sistem.

Class diagram juga menunjukkan atribut-atribut dan operasi-operasi dari sebuah kelas dan constraint yang berhubungan dengan objek yang dikoneksikan. Class diagram secara khas meliputi: Kelas (Class), Relasi, Associations, Generalization dan Aggregation, Atribut

(Attributes), Operasi

(Operations/Method), Visibility, tingkat akses objek eksternal kepada suatu operasi atau atribut. Hubungan antar kelas mempunyai keterangan yang disebut dengan multiplicity atau kardinaliti.

Tabel Multiplicity Class Diagram Multiplici

ty

Penjelasan 1 Satu dan hanya satu 0..* Boleh tidak ada atau 1

atau lebih 1..* 1 atau lebih

0..1 Boleh tidak ada, maksimal 1

n..n Batasan antara. Contoh 2..4 mempunyai arti minimal 2 maksimum 4 4. Diagram Urutan (Sequence Diagram)

Sequence diagram menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan pesan yang dikirimkan dan diterima antar objek. Simbol-simbol yang digunakan dalam sequence diagram, yaitu :

Tabel Simbol Sequence Diagram

Gambar Keterangan N ew Swi mlin e

EntityClass, merupakan bagian dari sistem yang berisi kumpulan kelas berupa entitas-entitas yang membentuk gambaran awal sistem dan menjadi landasan untuk menyusun basis data.

Boundary Class, berisi kumpulan kelas yang menjadi interface atau interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem, seperti tampilan formentry dan form cetak.

Control class, suatu objek yang berisi logika aplikasi yang tidak memiliki tanggung jawab kepada entitas, contohnya adalah kalkulasi dan aturan bisnis yang melibatkan berbagai objek.

Message, simbol mengirim pesan antar class.

Recursive, menggambarkan

pengiriman pesan yang dikirim untuk dirinya sendiri.

Activation, activation mewakili sebuah eksekusi operasi dari objek, panjang kotak ini berbanding lurus dengan durasi aktivitas sebuah operasi.

Lifeline, garis titik-titik yang terhubung dengan objek, sepanjang lifeline terdapat activation.

III. Metode Penelitian

Metode yang digunakan meliputi metode lapangan yang terdiri dari metode observasi, sampel, wawancara, dan metode pustaka. 1. Metode Lapangan (Field Research)

Untuk mengumpulkan keterangan yang dibutuhkan, maka penulis memakai teknik sebagai berikut :

a. Pengamatan (Observation)

Dalam metode pengamatan ini penulis melakukan pengamatan secara langsung pada b-agian administrasi distribusi yang mengurus segala kegiatan yang berhubungan dengan distribusi dan transaksi pemasaran Teh Hitam Gunung Dempo Pagar Alam.

b. Sampel

Penulis meneliti dan mengambil beberapa contoh arsip data yang tersedia dan yang ada kaitannya dengan sistem pemasaran Teh Hitam Gunung Dempo Pagar Alam pada PTPN VII Gung Dempo Pagar Alam.

c. Wawancara (Interview)

Penulis melakukan pengumpulan data atau informasi pada metode ini yaitu dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung

pada bagian personalia di PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam.

2. Metode Pustaka (library research) Penulis mengumpulkan data berdasarkan buku-buku, majalah, artikel, mengenai data pemasaran, dalam hal ini penulis memperoleh data secara teoritis yang akan menguatkan dan berbagai acuan penulis dalam menyelesaikan penulisan ini.

IV. Hasil Dan Pembahasan 4.1. Hasil

Adapun hasil yang akan dibangun nantinya dapat dilihat pada sistem informasi yang akan diusulkan, dan dapat dilihat pada gambar berikut ini:

6 Gambar sistem yang yang di usulkan Keterangan:

1. Pelanggan melakukan pemesanan langsung kepada administrasi, pelanggan memberikan data pribadi dan data pemesanan Teh Hitam kepada administrasi. 2. Pihak administrasi menginput data

pelanggan dan data teh yang akan didistribusikan, kemudian administrasi mengirim data pemesanan kepada bagian gudang untuk melakukan pemeriksaan ketersediaan teh hitam, setelah pengecekkan selesai data pelanggan dan data pemesanan dikirim kepada bagian kasir untuk melakukan pembayaran. 3. Kasir menginput data pembayaran dan

memberikan tanda bukti transaksi beserta bukti pemesanan Teh Hitam kepada pelanggan.

4.

Kemudian data pelanggan dan bukti pemesanan dikirim kepada kurir untuk melakukan pengepakkan teh hitam dan mengirim teh hitam sesuai dengan permintaan pelanggan.

4.2. Pembahasan

Pembahasan dilakukan dari melihat sistem yang sedang berjalan, dengan tujuan untuk mengidentifikasi serta melakukan evaluasi terhadap sistem yang telah ada pada perusahaan PTPN VII Gunung Dempo Pagar Alam. Sedangkan analisis dilakukan supaya dapat menemukan masalah-masalah dalam sistem pendistribusian teh hitam Gunung Dempo Pagar Alam kepada pelanggan, yang selama ini menjadi kendala dalam pendistribusianya yang sehingga sistem distribusi teh hitam tersebut kurang efektif dan efesien. Selain itu juga analisa sistem dilakukan yaitu untuk mengidentifikasi,

mengklasifikasikan masalah serta menganalisa perancangan sistem distribusi produk teh Gunung Dempo Pagar Alam yang akan dibangun.

Adapun analisa perancangan sistem yang akan disajikan lebih detail yaitu analisa sistem dengan menggunakan tampilan diagram seperti use case diagram dan class diagram. Secara garis besar, promosi dari proses sistem yang akan dirancang dapat digambarkan dengan usecase diagram yang terdapat pada gambar berikut ini:

Use Case Diagram Pemasaran Teh Hitam Adapun rancangan kelas-kelas yang akan digunakan pada sistem yang akan dirancang dapat dilihat dibawah ini:

Class Diagram sistem Pemasaran Teh Hitam Perancangan sistem pada yang digunakan ini dibagi menjadi dua desain, yaitu desain sistem secara global untuk penggambaran model sistem secara garis besar dan desain sistem secara terinci untuk membantu dalam

pembuatan sistem. Rangkaian kegiatan pada setiap terjadi sistem digambarkan pada sequence diagram berikut ini:

1. Sequence Diagram untuk Form Registrasi Pelanggan

Sequence Diagram Form Registrasi Pelanggan

2. Sequence Diagram untuk Form Login Pelanggan

Berikut merupakan kegiatan pada form login dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Sequence Diagram Form Login Pelanggan

3. Sequence Diagram untuk Form Login Admin

Berikut merupakan kegiatan pada form login admin dapat dilihat pada gambar berikut :

Sequence Diagram untuk Form Login Admin

4. Sequence Diagram pada Form Data Kategori Berikut merupakan kegiatan pada form kategori dapat dilihat pada gambar berikut :

Sequence Diagram Form Kategori 5. Sequence Diagram untuk Form Entri. Berikut merupakan kegiatan pada form entri dapat dilihat pada gambar berikut :

Sequence Diagram Form Entri

6. Sequence Diagram untuk Form Pelanggan Berikut merupakan kegiatan pada form pelanggan dapat dilihat pada gambar berikut ini:

Sequence Diagram Form Pelanggan

8 Berikut merupakan kegiatan pada form pemesanan yang dapat dilihat pada gambar berikut ini:

Sequence Diagram Form Pemesanan 8. Sequence Diagram untuk Form Laporan

Produk

Berikut merupakan kegiatan pada form lap, produk dapat dilihat pada gambar berikut :

Sequence Diagram Form Laporan Produk

9. Sequence Diagram untuk Form Laporan Pelanggan

Berikut merupakan kegiatan untuk form lap, pelanggan dapat dilihat pada gambar berikut:

Sequence Diagram FormLaporan Pelanggan

10. Sequence Diagram untuk Form Lap. Pemesanan

Berikut merupakan kegiatan pada formlap, pemesanan dapat dilihat pada gambar berikut :

Sequence Diagram Form Laporan Pemesanan

11. Sequence Diagram untuk Form Lap. Penjualan

Berikut merupakan kegiatan pada form lap, penjualan dapat dilihat pada gambar berikut :

Sequence Diagram Form Laporan penjualan

12. Sequence Diagram pada FormBerita Berikut merupakan kegiatan pada form berita dapat dilihat pada gambar berikut :

12.1. Sequence Diagram pada Form Buku Tamu

Berikut merupakan kegiatan pada form buku tamu dapat dilihat pada gambar berikut :

Sequence Diagram Form Buku Tamu

V. Simpulan Dan Saran 5.1.Simpulan

Dari hasil pembahasan di atas, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu :

a. Membuat perancangan sistem informasi distribusi distribusi produk teh hitam Gunung Dempo Pagar Alam, dengan menggunakan beberapa alat bantu pemodelan yaitu Unified Modeling Language (UML), sehingga dengan menerapkan pemodelan ini, maka analisa data dan informasi distribusi produk teh hitam lebih efektif disampaikan kepada pelanggan.

b. Data transaksi penjualan akan tersimpan dalam database yang teratur dan rapi sehingga bagian personalia mempunyai backup data yang efektif.

5.2.Saran

Dari pembahasan di atas, maka saran yang dapat dikemukakan adalah sebagai berikut : Hendaknya perancangan sistem informasi pendistribusian teh hitam Gunung Dempo Pagar Alam untuk kedepannya dapat ditingkatkan dan dikembangkan lagi, agar lebih efektif dan efesien.

DAFTAR PUSTAKA

Retno Arie Ani,2011. Pemograman WEB PHP dan MySQL. Yogyakarta : Graha Ilmu. Sri Dharwiyanti, 2010.PPeennggaannttaarr UUnniiffiieedd

M

MooddeelliinnggLLaanngguuaaggee((UUmmll))

Jhon Wade, 1997. Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek) , Bandung : Modula.

Endang Nugraheni & Nurmala Pagaribuan, “Gaya Belajar dan Strategi Belajar Mahasiswa Jarak Jauh Kasus di

Universitas Terbuka”,

http://lppm.ut.ac.id/ptjj/17maret06/enda ng.pdf

Windu Gata. 2013, Modul Pembelajaran Pengenalan Unified Modeling Language (UML), Yogyakarta: Graha Ilmu.