GSBC – 12 = PENGENDALIAN MUTU, WAKTU
DAN BIAYA
PELATIHAN
KEPALA PROYEK
BANGUNAN GEDUNG
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 UMUM
Pekerjaan konstruksi, hingga saat ini umumnya dibiayai dengan dana Pemerintah, baik Pemerintah Pusat dan swasta atau perorangan khususnya, Pemerintah Provinsi ataupun Pemerintah Kabupaten. Selain itu sebagian sumber dananya berasal dari pinjaman luar negeri. Namun mekanisme manajemen pekerjaan konstruksi harus dilaksanakan dengan tatacara baku terdiri dari unsur pelaksana dan unsur pengawas (jika perlu merangkap menangani review design) yang melakukan interaksi untuk menyelenggarakan pekerjaan konstruksi sesuai tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Pekerjaan konstruksi umumnya merupakan satu paket, diberikan kepada kontraktor sebagai penyedia jasa melalui pelelangan atau pemilihan langsung pada tata cara pengadaan jasa konstruksi yang telah ditetapkan. Kontraktor difungsikan sebagai pelaksana pekerjaan diikat oleh surat perjanjian kontrak dan diawasi oleh konsultan supervisi. Ikatan kontrak bagi konsultan supervisi sebagai penyedia jasa (ditunjuk melalui pelelangan atau pemilihan langsung) dengan tugas utamanya adalah membantu pengguna jasa untuk mengawasi pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor.
Guna mencapai efisiensi penyelenggaraan proyek yaitu tepat mutu, tepat biaya dan tepat waktu memerlukan pengawasan yang ketat sehingga seluruh rangkaian kegiatan pelaksanaan dan pengawasan tersebut telah menghasilkan suatu produk yang memenuhi persyaratan teknis maupun administratif, sejak SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) sampai dengan Final Hand Over (FHO) setelah melalui tahap garansi proyek. Dalam hal ini FHO dapat diartikan sebagai batas waktu penyelesaian pekerjaan konstruksi mencakup aspek teknis maupun administratif. Di sini, FHO tidaklah menghindarkan pada pihak terkait baik pengguna jasa (pemberi pekerjaan) maupun penyedia jasa (kontraktor dan konsultan) dari sanksi administratif maupun sanksi pidana yang diatur oleh UU Nomor 18/1999 tentang Jasa Konstruksi jika terjadi kegagalan bangunan. Menurut UU tersebut kegagalan bangunan yang menjadi tanggung jawab penyedia jasa ditentukan sejak penyerahan akhir pekerjaan (FHO) dan paling lama 10 tahun. Jika penyedia jasa dinilai telah melakukan tindak pidana dapat dikenakan sanksi penjara paling lama 5 tahun sedangkan sanksi denda sebagai alternatif ditetapkan sebesar 10% dari nilai kontrak. Untuk menghindari terjadinya kegagalan bangunan, dalam melaksanakan
manajamene proyek kontraktor maupun perlu melakukan dengan sebaik-baiknya pengawasan mutu pekerjaan. Selain itu, untuk mengetahui dengan jelas rencana umur pelayanan proyek konstruksi yang konsultan juga perlu mendapatkan kejelasan atau barangkali bahkan konfirmasi dari pemberi pekerjaan tentang design life proyek konstruksi dimaksud (berikut data-data penunjang). Hal ini untuk memberikan kejelasan, berapa lama sebenarnya (sejak FHO) tanggung jawab para pihak terkait terhadap kemungkinan terjadinya kegagalan bangunan, agar tidak terjadi kesimpang siuran tanggung jawab di kemudian hari.
1.2 TENTANG MUTU 1.2.1. Mutu
Kinerja akan diwarnai pula oleh produktivitas berkualitas. Bahwa prestasi pribadi SDM dan sukses kelembagaan tidak dapat dipisahkan dengan „Produktivitas Berkualitas“.
Untuk mampu mengelola „Mutu“ atau kualitas, kiranya tidak keliru apabila mencontoh Revolusi Kualitas di Jepang yang intinya antara lain :
- Lakukan terbaik dari awal
- Produktivitas dengan nol kesalahan - Tercapai 100 % kepuasan pelanggan
Dicapai dengan :
- Perbaikan secara terus menerus terutama : Desain, Sistem termasuk Metoda Kerja dan Proses Produksi, dll.
- Didukung
1. Pemberdayaan karyawan garis depan 2. Organisasi – Datar – Melebar
3. Komunikasi dan informasi horizontal dan vertikal berjalan mulus, 4. Transformasi gaya manajemen hirarki atas – bawah yang otoriter
menjadi : Gaya Manajemen Demokrasi, Transparan dan Profesional.
Tentang mutu hasil pelaksanaan pekerjaan konstruksi jalan dan jembatan merupakan cerminan dari profesionalisme pelaku-pelaku jasa konstruksi. UU No. 18 tahun 1999, tentang : Jasa Konstruksi memberikan amanat dan mandat kepada semua pihak yang terlibat penanganan jasa konstruksi untuk saling bertanggung jawab dan akan dikenakan sangsi atau denda atau ganti rugi apabila terjadi penyimpangan, termasuk penyimpangan mutu dari yang telah ditetapkan.
Cukup banyak teori-teori pencapaian mutu sesuai standar spesifikasi antara lain melalui TQM (Total Quality Management).
Untuk mempraktekkan teori TQM yang sangat mendasar adalah tentang : a. Kepastian mutu (Quality Assurance), yaitu: tindakan yang terencana
dengan sistimatis demi pencapaian tingkat mutu yang diinginkan. b. Azas kepastian mutu, yaitu :
- Tulis yang akan dikerjakan dan - Kerjakan yang telah ditulis
Penerapan azas kepastian mutu ini antara lain dibuat : 1. Manual / metode kerja
2. Panduan atau SOP (Standard Operational Procedure) 3. Instruksi kerja
4. Bukti-bukti kerja
c. Statistik pengendalian proses atau sering disebut SPC (Statistical Process Control) yang didukung dengan teori The Deming Cycle dengan teori Plan – Do – Check – Act.
d. Perbaikan secara terus menerus (continuous Improvement).
- Adanya anjuran perbaikan secara terus menerus mengisyaratkan bahwa apa yang pernah dihasilkan tidak selalu sempurna dan masih perlu adanya penyempurnaan terus menerus untuk mencapai hasil seperti ariginasi perecanannya.
Untuk mengimpelementasikan perlu didukung : 1. Obsesi tinggi tentang mutu
2. Kesamaan visi, misi, nilai dan tujuan 3. Pendekatan ilmiah
4. Inovasi dan komitmen jangka panjang 5. Audit secara preventif
6. Menggunakan peralatan dan teknologi yang spesifik.
Untuk pencapaian mutu dan pengendalian mutu pelaksanaan pekerjaan perlu pembelajaran khusus yang akan diuraikan dalam modul ini.
1.3 PENGHARGAAN ATAS WAKTU
Waktu sebagai alat pengukur telah distandardisasikan oleh manusia dengan penggunaan solar time (pengukuran waktu yang dihubungkan dengan perputaran bumi) dan Greenwich Mean Time sebagai standar. Tetapi masalah waktu yang hendak dibahas disini adalah waktu sebagai salah satu sumber daya dan sebagai
modal kerja atau modal usaha. Kita setiap harinya hanya mempunyai waktu sehari 24 jam untuk bekerja, karena tidur memerlukan waktu, rata-rata 6-8 jam, waktu istirahat untuk makan, mandi, sembahyang dan lain-lainnya berangkali memerlukan rata-rata 4 jam. Selain itu masih diperlukan waktu untuk berangkat dari rumah ke tempat pekerjaan dan waktu perjalanan pulang. Di tempat pekerjaan pun tidak seluruh waktu yang tersedia dapat dipergunakan secara produktif, mengadakan percakapan telepon, menerima tamu dan lain-lain kegiatan yang tidak produktif. Waktu hendaknya kita gunakan sebaik mungkin sebelum terlambat. Bila kita telah terlambat, maka tidak mungkin akan kembali lagi. Waktu akan terus berlalu melakukan perjalanannya tanpa menunggu kita. Dengan atau pernah memperdulikan kita. Kitalah yang harus memperdulikan waktu.
Suatu pembahasan tentang waktu senantiasa membawa kita kepada keharusan manusia untuk selalu melakukan „Efisiensi“ untuk mencapai „Efektivitas“ dalam segala aspek kehidupan.
Pembahasan berikut ini akan mencoba memperlihatkan betapa kita secara cermat memperhitungkan waktu dalam setiap proses. Beberapa kasus yang banyak terjadi yang erat sekali hubungannya dengan kurang cermatnya faktor waktu diperhitungkan di dalam rangkaian proses-proses pencapaian sasaran antara lain : - Banyak proyek-proyek yang belum dapat dimulai dan tidak dapat terselesaikan
sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan semula.
- Terjadinya cost averrun (kenaikan biaya) pada beberapa proyek.
- Besarnya Sisa Anggaran Pembangunan (SIAP) Proyek-proyek yang terjadi hampir setiap tahun anggaran.
- Gejala umum lainnya yang menunjukkan menurunnya produktivitas, efisiensi dan efektivitas dalam proses-proses pencapaian sasaran.
Seyogyanya hal-hal seperti tersebut di atas diusahakan untuk dihindari dan salah satu usaha adalah dengan menerapkan “Disiplin” untuk dapat menghargai waktu kepada semua pihak yang terlilbat dalam rangkaian proses-proses pencapaian sasaran-sasaran.
Beberapa aspek yang dapat timbul akibat kurangnya disiplin penghargaan atas waktu antara lain :
Keterlambatan berangkai
Rangkaian proses-proses pencapaian sasaran dapat dikelompokkan dalam dua bagian, yakni :
- Proses penyusunan rencana jangka panjang (long term planning) - Proses penyusunan program (programming)
2. Kelompok proses perwujudan sasaran, terdiri dari : - Study kelayakan (feasibility study)
- Perencanaan teknis (design)
- Penyusunan program pelaksanaan dan anggaran (programming and budgeting)
- Pra-implementasi pelaksanaan - Post implementasi pelaksanaan
Rangkaian tersebut merupakan bagan alir (flow chart) proses-proses, dimana output daripada proses yang terdahulu akan menjadi input dari proses selanjutnya.
Apabila terjadi keterlambatan pada salah satu proses, maka hal ini akan berakibat terjadinya keterlambatan berangkai / beruntun dalam keseluruhan rangkaian proses.
Sudah barang tentu hal ini akan mengakibatkan hal-hal yang tidak diinginkan, yakni ineffiencies dan penyimpangan-penyimpangan terhadap rencana semula.
Kenaikan biaya dan anggaran
Suatu keterlambatan dalam rangkaian proses pencapaian sasaran, akan mengakibatkan kenaikan biaya (costs) dan anggaran (budget). Kenaikan tersebut terjadi karena :
- Nilai uang (value of money) - Laju inflasi (inflations rate)
- Eskalasi harga / biaya sebagai akibat kenaikan-kenaikan harga bahan - Harga depresiasi peralatan (equipment depreciation cost)
- Biaya umum (overhead cost)
- Biaya supervisi teknis (supervision cost)
Perubahan pada analisa benefit cost ratio
Selain berakibat kenaikan biaya dan anggaran keterlambatan proses pencapaian sasaran berpengaruh pada analisa benefit cost ratio. Hal ini terjadi karena manfaat (benefit) yang diharapkan muncul lebih lambat dari yang diperkirakan dan karenanya analisa benefit cost ratio harus dihitung kembali karena akan mengalami penyimpangan dari hitungan semula.
1.4 TENTANG BIAYA
Yang pasti perusahaan berusaha memenangkan tender dengan motivasi mendapatkan keuntungan, maka pengendalian biaya secara ketat dan tepat berbasis efisiensi dengan tetap memenuhi spesifikasi / persyaratan teknis, tepat waktu pelaksanaan merupakan tantangan tersendiri. Bagaimana ? Mari kita bahas bersama.
1.5 PENDELEGASIAN DAN PENGENDALIAN
Dipastikan bahwa Kepala Proyek tidak akan mengerjakan sendiri semua pekerjaannya dan suatu keharusan sebagian besar didelegasikan kepada staf bawahannya bila perlu disubkan kepada pihak lain.
Namun dibalik pendelegasian harus diikuti dengan pengendalian secara ketat dan tepat sehingga bagi yang mendapatkan tugas-tugas pendelegasian dapat melakukan kewajibannya sesuai tugas dan wewenangnya secara sinergi dengan unit-unit lain.
BAB II
PENGENDALIAN PELAKSANAAN
2.1 UMUM
Ukuran keberhasilan pelaksanaan suatu proyek (paket proyek fisik konstruksi) ialah apabila mutu produk akhir yang dicapai sesuai dengan : spesifikasi persyaratan teknis dalam dokumen kontrak; -dilaksanakan sesuai koridor waktu yang telah disepakati di dalam surat perjanjian kontrak; -menyerap biaya secara bertahap sesuai dengan jadwal maupun besarnya pembiayaan yang telah disepakati sejak SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) atau COW (cCommencement Of Works) hingga FHO (Final Hand Over).
Beberapa indikator penyebab ketidaksesuaian atau ketidakberhasilan adalah: -dokumen perencanaan teknis (dituangkan menjadi drawings) tidak disiapkan secara teliti akibat keterbatasan biaya maupun waktu; -pilihan yang diambil berupa modul-modul perencanaan teknis diperhitungkan dengan data yang terbatas. Keterbatasan biaya dan waktu menyebabkan Employer sulit dalam menyediakan full engineering design untuk ribuan ruas jalan yang tersebar di seluruh wilayah dimana peningkatan ataupun pemeliharaan berkala diperlukan. Dalam pelaksanaan pekerjaan fisik di lapangan perlu dibuka peluang adanya review design terhadap drawings dan dokumen pendukung lainnya bila terjadi ketidaksesuaian dengan kondisi lapangan. Dengan pendekatan tersebut secara teknis dapat diperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan perencanaan.
Secara keseluruhan manajemen penyelenggaraan proyek (fisik) memerlukan alat kontrol dalam upaya mendekati pencapaian tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya. Pada Tabel 2.1 disajikan kelompok dan jenis kegiatan-kegiatan yang lazimnya digunakan sebagai alat kontrol.
Tabel 2.1 Kelompok dan Tahap Kegiatan Alat Kontrol
Kelompok Kegiatan
1 Persiapan Dokumen Surat Perintah Mulai Kerja Construction Schedule Pre Construction Meeting
2 Persiapan Fisik Lapangan Contract Quality Plans (Rencana Mutu Kontrak–RMK) Mobilisasi
Review Design 3 Proses Pembayaran Advance Payment
Buku Harian dan Laporan Show Cause Meeting
Pembayaran Prestasi Pekerjaan 4 Pekerjaan Tambah Kurang Pekerjaan Tambah / Kurang
Perpanjangan Waktu Pelaksanaan Denda (Liquidated Damage) Eskalasi / De-eskalasi Harga 5 Perselisihan Penyelesaian Perselisihan Kontrak
6 Serah Terima Provisional Hand Over
2.2 PERSIAPAN DOKUMEN
2.2.1 Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
SPMK (Commencement of Works-COW) diterbitkan Pinpro/Pinbagpro selambat-lambatnya 60 (enam puluh) hari sejak penandatanganan kontrak pekerjaan konstruksi, didahului dengan penandatanganan Berita Acara Serah terima Lapangan (Site Hand-Over) dari Pihak Proyek kepada Pihak Kontraktor sebagai pelaksana pekerjaan konstruksi. Serah terima lapangan diselenggarakan setelah seluruh permasalahan terkait dengan Pemerintah atau masyarakat setempat (misalnya pembebasan tanah) terselesaikan.
Tanggal penerbitan SPMK merupakan saat awal periode pelaksanaan konstruksi (construction period) atau dapat juga disebut sebagai awal dari pelaksanaan kontrak (contract period). Jika construction period dimulai sejak COW dan berakhir pada PHO (Provisional Hand Over) maka contract period dimulai sejak COW dan berakhir pada FHO (Final Hand Over).
2.2.2 Jadual Pelaksanaan (Construction Schedule)
Construction schedule dimaksudkan sebagai dasar bagi Pemilik Proyek (kontraktor dan konsultan untuk :
Memantau kemajuan pekerjaan kontraktor di lapangan,
Menjadi rujukan bagi pembayaran eskalasi / de-eskalasi harga, Mendukung pengalokasian anggaran biaya,
Mempertimbangkan permintaan tambahan biaya akibat perubahan pekerjaan,
Mendukung permintaan perpanjangan waktu pelaksanaan konstruksi. Jadual pelaksanaan yang dibuat kontraktor dimaksudkan sebagai bagian dari pengajuan penawaran pada waktu pelelangan dengan mempertimbangkan aspek perencanaan, analisa, dan pemilihan jenis/cara penjadualan. Pertimbangan aspek perencanaan meliputi:
APA yang harus dikerjakan ? KAPAN harus dikerjakan ?
BAGAIMANA cara mengerjakannya ? SIAPA yang harus mengerjakan ?
BERAPA biaya yang harus dikeluarkan ?
Analisis dari pertanyaan di atas menghasilkan komponen dan jumlah kegiatan yang berurutan, mudah dikenali sebagai item pekerjaan, dan indikasi kesulitan dan risiko dalam menyelesaikannya. Analisis juga
menghasilkan waktu dan periode pekerjaan, metoda pelaksanaan, pelaksanaan pekerjaan dan dana yang harus disiapkan. Langkah dalam menyusun jadual pelaksanaan dapat dilihat pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2 Tahap dan Kendali Mutu
Tahap Kegiatan
Persiapan Kajian dokumen: -dokumen kontrak; -Gambar rencana; -Daftar kuantitas
Persyaratan Pekerjaan: -spesifikasi dan syarat kontrak; -biaya pekerjaan; -analisis dan urutan pekerjaan.
Pengkajian Lokasi: lokasi sumberdaya tersedia, -tingkat kesulitan pekerjaan Tahap analisis: Waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan
Waktu untuk menyelesaikan seluruh kegiatan Urutan setiap kegiatan
Metoda kerja untuk menyelesaikan setiap kegiatan Sumber daya yang diperlukan
Resiko yang terkait
Biaya sebenarnya guna menyelesaikan setiap kegiatan
Nilai pekerjaan yang diselesaikan
Penjadualan pekerjaan Jadual kegiatan, (waktu untuk setiap jenis pekerjaan).
Jadual Sumber Daya, rencana ketersediaan tenaga kerja, peralatan dan bahan.
Jadual kemajuan keuangan (Kurva S), rencana kemajuan pekerjaan dan keuangan proyek.
Jadual cash flow keuangan, keadaan pemasukan dan pengeluaran uang.
Beberapa jenis jadual dapat dipergunakan, tergantung kepada kebutuhan proyek antara lain adalah:
a) Critical Path Method (Metoda Lintasan Kritis)
b) Bar Charts – basic and linked (Diagram Balok – asli dan terkait)
c) Financial Progress Schedule – S Curve (Jadual Kemajuan Keuangan – Kurva S)
2.2.3 Pre Construction Meeting (PCM)
Rapat Persiapan Pelaksanaan (Pre Construction Meeting) adalah pertemuan antara Pihak Proyek, Kontraktor dan Konsultan dilakukan selambat-lambatnya 14 hari setelah diterbitkannya SPMK oleh Pinbagpro. Tujuan Pre-Construction Meeting adalah : -membangun pengertian yang sama tentang isi Dokumen Kontrak; -membuat kesepakatan terhadap hal penting yang
belum tercantum dalam Dokumen Kontrak; -dan mencari penyelesaian terhadap potensi kendala selama pelaksanaan konstruksi. Pertemuan ini membahas dan menyepakati berbagai hal seperti pada Tabel 2.4.
Tabel 2.4 Bahasan kesepakatan pada PCM
No Bahasan Kesepakatan
1 Rencana Kegiatan Pelaksanaan
Organisasi kerja pelaksanaan konstruksi Tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan 2 Jadual persiapan Review & penyempurnaan construction schedule
sesuai target volume, mutu dan waktu Jadual mobilisasi personel dan peralatan.
Jadual pengadaan bahan dan penggunaann peralatan
3 Kajian Lapangan Menyusun rencana pemeriksan lapangan (mutual check) dan review terhadap simplified design yang ada.
Menentukan lokasi sumber quarry (sumber bahan/material), estimate kuantitas bahan serta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan.
4 Kondisi Sosial Masyarakat Pendekatan kepada masyarakat dan Pemerintah Daerah setempat (misalnya: masalah jalan akses ke lokasi quarry).
Substansi pokok yang dibahas dalam Pre Construction Meeting dapat dilihat pada Tabel 2.5.
Tabel 2.5 Substansi Masalah yang dibahas pada PCM
No Kegiatan Rincian
1 Aplikasi pasal-pasal penting dalam dokumen kontrak
o Pekerjaan tambah kurang o Termination atau forfeiture o Mobilisasi
o Maintenance and protection of traffic o Sub Letting
o Insurance of works o Organisasi kerja
No Kegiatan Rincian
2 Prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan
o Request and Approval dalam rangka Examination of Works
o Extension time for completion of works o Gambar kerja dan kelengkapannya. o Pengajuan MC (Monthly Certificate) o PHO dan FHO
o Pembuatan Addendum Kontrak
o Jadual pengadaan bahan, pnggunaan peralatan dan personel
o Review dan penyempurnaan terhadap jadual kerja yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan aktu.
o Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan lapangan (mutual check)
sehubungan dengan Review design terhadap simplified design yang ada dalam dokumen kontrak
3 Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan
o Konstruksi pondasi jembatan dan bangunan atasnya.
o Rigid pavement dengan LHR (Lalulintas Harian rata-rata) tinggi dan traffic management-nya.
o Soil stabilization.
o Produksi agregat untuk pondasi jalan dan perkerasan aspalnya.
o Penentuan lokasi sumber bahan material (quarry), estimasi kuantitas serta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan.
o Pendekatan terhadap masyarakat dan Pemerintah Daerah setempat terkait dengan rencana kerja dan: -musim tanam , -akses ke quarry & angkutan bahan.
Pada Pre Construction Meeting setiap komponen pelaksana kegiatan mempunyai peran sesuai dengan posisi masing masing. Komponen pemerintah diwakili oleh unsur atasan langsung, pengawas dan pelaksana.
Pada Tabel 2.6 dijelaskan peran dari komponen pemerintah dalam PCM artinya adalah peran dalam menjelaskan masalah penting dalam pelaksanaan pekerjaan.
Tabel 2.6 Masalah yang dijelaskan oleh setiap Posisi Pemerintah dalam PCM No Posisi Masalah yang dijelaskan - dilakukan
1 Atasan langsung Pinpro
o Sebagai moderator dan nara sumber. o Prinsip umum pelaksanaan proyek. 2 Pinpro/Pinbagpro
Pengawas
o Kebijakan teknis tentang Review Design. (tanggung jawab Pinbagpro terhadap Review Design; prosedur survey; penyelesaian dan pedoman pelaksanaan pekerjaan).
o Periode dan Prosedur Review Design (Metodologi survei; pembuatan gambar kerja; proses administrasi, proses Addendum (atau Memorandum) Kontrak).
o Prosedur dan jadual kerja tenaga konsultan supervisi (mobilisasi dan demobilisasi).
o TOR (personel, tugas dan tanggung jawab konsultan supervisi).
o Tugas konsultan dalam membuat laporan supervisi kemajuan pelaksanaan fisik dan pengarsipan penyerahannya (seperti: Monthly Executive Summary; Monthly Progress; Quarterly; Quality Control; Technical Report (Review Design/Technical Justification); Technical Paper, Draft Final ; Final Report).
o Penilaian performance terhadap konsultan atau kontraktor
o Melakukan uji petik secara periodik.. o Penyiapan As built drawing sesuai standar.
o Penyiapan data original desain (per segmen) mencakup seperti: -Tipe dan lebar perkerasan; Besar
No Posisi Masalah yang dijelaskan - dilakukan
lendutan; CBR; IRI, RCI.
o akomodasi dan fasilitas yang disediakan oleh kontrak konsultan.
3 Pinpro/Pinbagpro Fisik (unsur Pemerintah
o Sebagai Pemimpin Rapat (Chairman)
o Struktur organisasi pelaksanaan konstruksi kontraktor maupun yang disarankan oleh konsultan supervisi.
o Tugas kontraktor (Survei dan membuat gambar kerja; Rencana pengadaan personel, peralatan dan bahan; Construction Schedule – Financial Progress Schedule – S Curve; Rencana penyelesaian Vector Diagram setelah Review Design).
o Mobilisasi (awal dan akhir) dan masa konstruksi termasuk sanksi dan denda keterlambatan
o Mekanisme kerja ketiga unsur proyek (Pinbagpro, Kontraktor dan Pengawas) (seperti: contractor’s request sebelum memulai pekerjaan dan sebelum penerimaan pekerjaan, metode pelaksanaan yang diajukan kontraktor ssaat pelelangan.).
o Penyelenggaraan SC-Meeting (terkait dengan keterlambatan pelaksanaan pekerjaan, ketidak sesuaian antara realisasi pelaksanaan dan rencana pelaksanaan pekerjaan).
o Proses pelaksanaan PHO (antara lain: penjelasan kepada masyarakat untuk menghindari adanya tagihan utang yang belum dibayar oleh kontraktor kepada masyarakat -1 bulan sebelum proyek berakhir) , FHO dan serah terima lapangan.
o Proses pembayaran (pengusulan dan pembayaran bulanan, pungutan retribusi maupun asuransi.) o Prosedur pembongkaran dan penyerahan barang
bekas, misalnya bangunan atas jembatan. o Standar Laporan Harian dan Mingguan.
No Posisi Masalah yang dijelaskan - dilakukan
diulainya pekerjaan pondasi jembatan,.bahan jalan dan bahan jembatan, fasilitas laboratorium yang harus disediakan kontraktor).
o Tidak adanya biaya tambahan test bahan untuk Quality Control (biaya test sudah termasuk dalam harga satuan penawaran masing-masing pekerjaan). o Pendekatan terhadap masyarakat dan Pemerintah
Daerah terkait antara rencana kerja antara lain dengan: akses ke lokasi quarry, pembebasan lahan, listrik, telpon, PDAM..
o Masalah umum (seperti: Pemerintah dibebaskan dari tuntutan Pihak Ketiga terhadap kelalaian kontraktor dalam pelaksanaan pekerjaan; barang yang menjadi milik Pemerintah)
o Mata pembayaran yang spesifik (seperti: Beton, Pemeliharaan Rutin, Agregat untuk bahu jalan, Pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan rutin, Pelaksanaan pekerjaan pada masa pemeliharaan (warranty period), Penyiapan badan jalan).
o Tim Mutual Check selama periode kontrak
Pada Tabel 2.7 dijelaskan mengenai posisi dan masalah menjadi bagian dari kontraktor dan konsultan.
Tabel 2.7 Posisi dan Masalah Yang Harus Dijelaskan Oleh Kontraktor dan konsultan No Posisi Masalah yang dijelaskan - dilakukan
1 Kontraktor Rencana kerja pada saat mobilisasi yang meliputi : o Mobilisasi peralatan dan personel
o Survei lapangan (Drainase; Perkerasan Jalan; Struktur)
o Pengembalian kondisi dan pekerjaan minor (setelah survei lapangan selesai), meliputi :Perkerasan jalan; Bahu jalan
o Pemeliharaan rutin (setelah SPMK terbitkan). Rencana Kerja dan Review Design :
No Posisi Masalah yang dijelaskan - dilakukan
standard ),
o metode (cara) pelaksanaan konstruksi o struktur organisasi ( personel, tugas dan
tanggungjawab) o mobilisasi personel
o bagian pekerjaan yang akan di-sub-kontrakkan serta calon sub kontraktornya.
o Peralatan (Jumlah. jenis dan mobilisasi)
o Pengadaan Bahan Jalan dan Jembatan( ijin, bahan konstruksi –Aspal, -Agregat, -Tanah timbunan-, Lokasi dan Jumlah deposit quarry, Kualitas bahan jalan/struktur, dan cara pengujiannya).
o Rencana kerja berdasarkan S – Curve
2 Konsultan o Mencatat dan membuat Berita Acara kesepakatan dalam PCM sebagai dokumen proyek
o Mempersiapkan formulir dan laporan (Executive Summary; Survei untuk Review Design; Kerangka gambar kerja (Routine Maintenance dan
Reinstatement & Betterment / Periodic Maintenance; Perhitungan Volume (Back Up Data) dan Monthly Certificate; Quality Control; Contractor’s Request) o Struktur organisasi konsultan dan tugas personel
konsultan
o Mobilisasi personel
o Rencana kerja Review Design (Waktu dan Personel terlibat untuk survei lapangan, Ruang lingkup dan Kelengkapan, Alternatif penanganan, Rencana dan gambar kerja)
o Foto dokmentasi (lokasi, waktu, frekuensi)
2.3 PERSIAPAN PELAKSANAAN FISIK
2.3.1 Contract Quality Plans (RMK – Rencana Mutu Kontrak)
Contract Quality Plans (QQP) (RMK – Rencana Mutu Kontrak) disusun pada saat Pre Construction Meeting, menjelaskan mengenai: -informasi dan
organisasi proyek (konsultan dan kontraktor), jadwal pelaksanaan. RMK merupakan alat kontrol bagi Engineer, Engineer’s Representative maupun
Kontraktor dalam melakukan pengendalian proses pelaksanaan proyek. Rencana ini mencakup jadual pelaksanaan dan prosedurnya setiap jenis pekerjaan seperti standar, prosedur, daftar inspeksi dan persyaratan uji serta instruksi kerja. Kegiatan yang mininal tercakup dalam instruksi kerja adalah:
Urutan kegiatan pelaksanaan
Prosedur kerja untuk mengawali kegiatan
Pemantauan proses kegiatan
Perawatan / pemeliharaan produk-produk pekerjaan
Jaminan bahwa output suatu proses akan sesuai dengan spesifikasi
2.3.2 Mobilisasi
a. Mobilisasi
Kegiatan
Mobilisasi meliputi kegiatan persiapan dan mendatangkan:
fasilitas lapangan (base camp) (misalnya: kantor untuk proyek, konsultan, kontraktor; tempat tinggal petugas proyek, bengkel, gudang, dan construction plant)
peralatan berat dan kendaraan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek
peralatan laboratorium untuk pemeriksaan mutu bahan baku, mutu bahan olahan dan mutu pekerjaan jadi.
personel-personel kontraktor dan konsultan.
Jangka waktu
Jangka waktu waktu mobilisasi ditentukan dalam Spesifikasi Umum, umumnya waktu yang disediakan dibatasi 60 hari terhitung sejak COW, dan seluruh peralatan laboratorium harus sudah terpasang 45 hari terhitung sejak COW.
2.3.3 Review Design
Review Design merupakan upaya untuk menyesuaikan produk original design (gambar desain asli) akibat kondisi lapangan tidak sesuai.
Perubahan tersebut perlu direspons dengan melakukan review design agar umur rencana tetap tercapai sesuai rancangan awal. Rancangan ini berakibat bill of quantity berubah dibanding dengan original design. Review Design dilakukan melalui prosedur administratif dan prosedur teknis.
Prosedur administratif dilaksanakan sesuai ketentuan umum, sedang prosedur teknis meliputi kegiatan: -pengumpulan data original desain; Survei lapangan (dalam koridor waktu mobilisasi).
2.4 PROSES PEMBAYARAN
2.4.1 Uang Muka (Advance Payment )
Besarnya Uang Muka (Advance Payment) yang dibayarkan kepada kontraktor biasanya sebesar 20% dari nilai kontrak. Uang muka tersebut baru dapat dibayarkan apabila :
Kontraktor telah menyerahkan jaminan uang muka (Bank Garansi), nilainya minimal sama dengan jumlah uang muka yang diterbitkan oleh Bank Pemerintah atau Lembaga Keuangan lain yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan.
Kontraktor mengajukan permohonan pengambilan uang muka secara tertulis kepada Pinpro/Pinbagpro dilengkapi rencana penggunaannya. Pembayaran kembali uang muka (Advance Payment Repayment) diperhitungkan secara berangsur sesuai tahap pembayaran prestasi pekerjaan. Pembayaran dilakukan dengan pemotongan sebesar 20% dan 25 % masing masing untuk jenis kontrak dengan dana APBN (setelah pekerjaan 100%) dan dana Pinjaman Luar Negeri (setelah pekerjaan mencapai 80%).
2.4.2 Buku Harian dan Laporan
Dalam proses pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan di lapangan, dibuat Buku Harian, Laporan (Mingguan, Bulanan, Triwulanan dan Akhir). Sehingga seluruh peristiwa dan kejadian penting yang terjadi di lapangan tercatat dan dijadikan sebagai masukan bagi pengendali dalam pengambilan keputusan dan tindak turun tangan.
2.4.3 Show Cause Meeting
Show Cause Meeting (SCM) dilaksanakan oleh Tim Rapat Pembuktian, bila terjadi keterlambatan pelaksanaan pekerjaan. Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan dibagi dalam berbagai tingkatan, setiap tingkatan keterlambatan memberikan konsekwensi pada tingkat mana SCM harus diselenggarakan. Kategori dan kriteria penilaian keterlambatan dan kaitannya dengan SCM diterangkan sebagai berikut:
Periode Rencana Kriteria Keterlambatan Keterangan
Fisik Wajar Terlambat Kritis
I 0 - 70% 0 - 10% >10% - 25% > 25% Apabila sampai dengan Show Cause Meeting II > 70% - < 100% 0 -10% >10% - 15% > 15% Tingkat Eselon I
kontraktor gagal, maka
III 100% - - - dapat diusulkan :
- Three Parties agreement Tingkat Tingkat Tingkat - Pemutusan kontrak
Proyek Propinsi Eselon I Tingkat Penyelenggaran
Show Cause Meeting
KRITERIA PENILAIAN
TERHADAP KONDISI KETERLAMBATAN PROYEK
Tabel 2.9. Tahapan Show Cause Meeting
Tingkat Keterlambatan Tahapan Show Cause Meeting
10% - 15% Tingkat Proyek > 15% - 25% Tingkat Propinsi > 25% Tingkat Eselon I
Rapat dihadiri oleh kontraktor, pemilik pekerjaan (Pinbagpro, Pinpro, Atasan Langsung Pinpro, Eselon II, Eselon I) dan konsultan.
Bila melalui penyelesaian pada SCM tingkat Eselon I kontraktor juga gagal mencapai progres fisik, harus diambil langkah pengamanan dan penyelamatan proyek. Dua alternatif yang dapat dipilih yaitu :
i. Tim Rapat Pembuktian mengusulkan Three Parties Agrement dengan melibatkan kontraktor lain untuk meneruskan sisa pelaksanaan pekerjaan yang belum dikerjakan oleh kontraktor yang gagal tersebut, atau
ii. Tim Rapat Pembuktian mengusulkan pemutusan kontrak.. Alternatif yang dipilih merupakan wewenang Pejabat Eselon I.
Ada 3 kriteria progres realisasi fisik yang dikenal yaitu : wajar, terlambat dan kritis yang digunakan untuk menilai kemajuan pelaksanaan :
Tabel 2.10. Kriteria Penilaian Terhadap Kondisi Keterlambatan Proyek
Acara dalam Show Cause Meeting
i. Meneliti permasalahan yang menyebabkan proyek terlambat,
ii. Membahas upaya dan kesepakatan mengejar keterlambatan, kontraktor harus membuat pernyataan kesanggupannya, dan
iii. Membuat Target Uji Coba Kemampuan (Test Case) untuk jenis pekerjaan dan prestasi yang harus dicapai, dilengkapi dengan jadual pelaksanaan dan program kerja.
Uji Coba Kemampuan (Test Case)
Uji Coba Kemampuan kontraktor dipantau oleh Pinpro/Pinbagpro. Pinpro/Pinbagpro berhak mengeluarkan surat peringatan apabila kontraktor ada tendensi menunjukkan hasil yang tidak sesuai dengan kesepakatan. Pada akhir Uji Coba Kemampuan dilakukan evaluasi terhadap semua pencapaian selama Uji Coba Kemampuan, dan bila diperlukan dapat dilakukan Uji Coba Kemampuan lagi. Apabila kontraktor tidak dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai Dokumen Kontrak, maka dapat dilakukan Three Parties Agrement, atau Pemutusan kontrak.
Revised Schedule – S Curve
SCM berkaitan dengan keterlambatan pelaksanaan proyek, berarti Original Financial Progress Schedule – S Curve perlu direvisi. Gambar 5.1 di bawah menunjukkan contoh grafik Revised Schedule sebagai akibat dari perpanjangan waktu kontrak.
Gambar 5.1: Grafik Revised Schedule – S Curve
Dalam contoh, Construction period = 9 bulan, pada 6 bulan pertama terjadi keterlambatan yang cukup berat. SCM terlambat, namun hasil SCM merekomendasikan perpanjangan waktu 3 bulan. Pada bulan ke 6, schedule
Revised Schedule Ak ibat Perpanjangan Waktu
0 20 40 60 80 100 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Bulan
P
ro
se
n
Original Actual Revised 3 bulan
bergeser kekanan dengan prosen schedule = prosen schedule rencana pada bulan 6-3 = bulan ke 3. Selebihnya bulan ke 7, 8, 9, 10, 11, dan 12 berturut-turut sama dengan bulan ke 4, 5, 6, 7, 8 dan 9 original schedule.
2.4.4 Pembayaran Pestasi Pekerjaan
Pembayaran prestasi pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor pada umumnya dilakukan dengan dua cara, yaitu: (a) Sistem sertifikat bulanan (monthly certificate), dan (b) Sistem termijn. Kedua sistem tersebut dapat dipilih sesuai dengan kesepakatan yang dituangkan dalam dokumen kontrak.
Pembayaran dengan sistem Monthly Certificate (MC)
Pada setiap tanggal 25, kontraktor membuat sertifikat bulanan diajukan kepada Pinpro/Pinbagpro. Dalam waktu 7 (tujuh) hari harus sudah mendapat, dalam arti disetujui, diperbaiki, atau ditolak. Apabila telah disetujui, Pinpro / Pinbagpro harus mengajukan SPP (Surat Permintaan Pembayaran) kepada instansi yang berwenang dan mengupayakan agar dapat disetujui sebelum tanggal 10 bulan berikutnya.
MC mencakup rincian :
Komulatif % kemajuan atau prestasi fisik pekerjaan, ekivalen dengan komulatif jumlah biaya per Divisi Pekerjaan pada bulan yang bersangkutan.
Gross Monthly Certificate, ( biaya total works complete + biaya material on site)
Biaya-biaya deductions (pengurangan) terdiri dari : (Retention Money , Advance Payment Repayment (terhitung sejak MC No. 3))
Previous Monthly Certificate
Net Monthly Certificate (= Gross MC - Total Deductions)
Value Added Tax (Net MC; Advance Payment -jika belum dibayarkan) Total Payment untuk bulan yang bersangkutan (= Net MC - Value Added
Taxes)
Komposisi pembayaran : (Foreign Cost Component; Local Cost Component)
Pembayaran dengan sistem Termyn
Setelah prestasi pekerjaan mencapai nilai prosentase tertentu sesuai dengan yang telah dipersyaratkan di dalam dokumen kontrak, kontraktor diperbolehkan mengajukan tagihan pembayaran secara tertulis kepada
Pinpro/Pinbagpro disertai dengan lampiran daftar rincian volume pekerjaan yang telah diselesaikan beserta harga satuan dan jumlahnya. Atas permintaan Pinpro/Pinbagpro, konsultan melaksanakan penelitian dan pengecekan lapangan atas kebenaran laporan hasil pekerjaan yang diajukan oleh kontraktor. Hasilnya dituangkan ke dalam Berita Acara Kemajuan Fisik dan Berita Acara Pembayaran ditandatangani oleh kontraktor, konsultan dan Pinpro/ Pibagpro. Selambat-lambatnya 10 hari terhitung sejak pengajuan tagihan oleh kontraktor, Pinpro/Pinbagpro harus sudah mengajukan SPP kepada instansi yang berwenang.
2.5 PEKERJAAN TAMBAH / KURANG 2.5.1 Pekerjaan Tambah Kurang
Pekerjaan tambah atau kurang adalah suatu perubahan volume pekerjaan terjadi sebagai akibat kondisi lapangan yang tidak dapat dielakkan dalam rangka penyelesaian pekerjaan secara keseluruhan. Pengertian pekerjaan tambah / kurang dibedakan dalam 2 jenis yaitu :
Kenaikan atau penurunan volume pekerjaan pada item tertentu yang sudah ada harga satuannya di dalam kontrak.
Variation Order atau Change Order yang belum ada kesepakatan harga satuannya di dalam kontrak.
Sesuai dokumen kontrak, Pinpro/Pinbagpro mempunyai kewenangan untuk melaksanakan perubahan pekerjaan di lapangan antara lain :
Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum di dalam kontrak.
Menghapus atau mengadakan jenis pekerjaan baru.
Mengubah spesifikasi pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan.
Mengubah ketinggian, kedudukan dan ukuran dari bagian-bagian pekerjaan.
Melaksanakan pekerjaan tambah yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan.
Perubahan bisa diusulkan baik oleh Pinpro/Pinbagpro maupun Kontraktor dan ditindaklanjuti dengan negosiasi atas dasar kewajaran harga. Untuk menghindari terjadinya dispute di kemudian hari, segala perubahan (pekerjaan tambah / kurang) agar:
Dibuat tertulis dan ditandatangani oleh Pinpro/Pinbagpro, Konsultan Supervisi dan Kontraktor.
2.5.2 Perpanjangan Waktu Plaksanaan
a. Perpanjangan waktu kontrak
Perpanjangan waktu diberlakukan apabila dalam pelaksanaan pekerjaan terdapat hal-hal yang dinilai layak dijadikan penyebab perlunya perpanjangan waktu pelaksanaan.
Adapun yang dimaksud dengan hal-hal yang dinilai layak untuk pengusulan perpanjangan waktu pelaksanaan adalah sebagai berikut :
Pekerjaan tambah.
Perubahan design
Bencana alam yang dinyatakan oleh Gubernur.
Keterlambatan pekerjaan yang disebabkan oleh Pihak Pinpro/Pinbagpro (misalnya pengiriman bangunan atas jembatan, pembebasan tanah dan sebagainya).
Masalah yang timbul di luar kewenangan kontraktor.
Force majeur ( antara lain : huru-hara, perang, bencana alam)
Keterlambatan pekerjaan karena alasan cuaca (hujan) hanya dapat dibenarkan apabila didukung dengan data curah hujan (sangat besar) pada saat pelaksanaan kontrak.
2.5.3 Denda (Liquidated Damage)
Denda adalah bentuk sanksi yang dikenakan kepada Pihak Kontraktor karena keterlambatan penyelesaian pelaksanaan pekerjaan. Ketentuan besarnya denda tergantung pada klausul yang tercantum di dalam Syarat-syarat Kontrak. Sejak waktu pelaksanaan kontrak dilampaui, denda sudah harus diperhitungkan dan dibayar ke Kas Negara pada setiap terjadi transaksi pembayaran.
Jika sumber pembiayaan proyek berasal dari APBN Rupiah Murni, maka Pinpro/Pinbagpro akan memotong langsung dari tiap tagihan pembayaran yang diajukan oleh kontraktor. Sedangkan apabila sumber dananya berasal dari Dana Pinjaman Luar Negeri maka kontraktor harus terlebih dahulu menyetor pembayaran denda melalui Kas Negara sebelum aplikasi tagihan pembayaran dari kontraktor diajukan kepada Badan pemberi Pinjaman.
2.5.4 Eskalasi / De-Eskalasi Harga
Jika didalam dokumen kontrak terdapat klausul mengenai eskalasi (de-eskalasi), maka Engineer, Engineer's Representative atau kontraktor perlu memberikan perhatian terhadap masalah berikut ini:
Pembayaran kontrak akibat eskalasi harga hanya dapat dilakukan untuk item pekerjaan yang dicantumkan di dalam syarat khusus kontrak. Perhitungan kuantitas item pekerjaan yang dibayar dengan eskalasi :
Kuantitas yang dibayar eskalasinya diperoleh dari selisih kumulatif kuantitas tahun ke (i) yang dipilih dengan kumulatif kuantitas tahun ke (i-1) yang dipilih.
Jika kemajuan pelaksanaan terlambat, maka kumulatif kuantitas yang dipilih adalah kumulatif kuantitas rencana.
Jika kemajuan pelaksanaan ahead schedule, maka kumulatif kuantitas yang dipilih adalah kumulatif kuantitas actual.
2.6 PENYELESAIAN PERSELISIHAN KONTRAK
Jika ternyata kontraktor tidak mampu menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, pengamanan dan penyelamatan proyek diambil oleh Pinpro/Pinbagpro guna menyelesaikan permasalahan tersebut. Beberapa cara yang dapat diambil adalah sebagai berikut :
Penghentian kontrak (Determination)
Pemutusan kontrak (Termination)
Three Parties Agreement (Kesepakatan Tiga Pihak)
Penundaan Pekerjaan (Suspension)
Arbitrase
Rescheduling
Force Mayour
Claim
2.7 SERAH TERIMA
2.7.1 Provisional Hand Over (PHO)
Pada akhir period konstruksi harus dilakukan Serah Terima Sementara Pekerjaan (Provisional Hand Over -PHO). Penyelenggarakan PHO dinyatakan dalam Syarat-syarat Kontrak (Conditions of Contract), namun secara rinci proses PHO diatur melalui petunjuk praktis pengendalian proyek diterbitkan oleh Instansi yang berwenang. Penyelenggaraan dilakukan oleh Panitia PHO yang dibentuk oleh Instansi terkait.
2.7.2 Final Hand Over (FHO)
Final Hand Over adalah serah terima akhir hasil pelaksanaan pekerjaan oleh kontraktor kepada Pemilik. Kontraktor tidak/belum dianggap selesai mengerjakan pekerjaan sebelum dikeluarkannya Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan. Dengan dikeluarkannya Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan maka kewajiban kontraktor telah selesai.
Penyelenggaraan FHO berpedoman pada Condition of Contract (Syarat-syarat Kontrak) dan pedoman lain yang terkait, dilaksanakan oleh Panitia FHO yang dibentuk oleh instansi yang berwenang. Adapun ruang lingkup kegiatan Panitia FHO adalah sebagai berikut :
Melakukan penelitian terhadap realisasi pemeliharaan selama “warranty period” atas hasil pekerjaan konstruksi yang telah dilakukan oleh kontraktor.
Menetapkan tanggal definitif FHO.
BAB III
PENGENDALIAN BIAYA PELAKSANAAN DI PROYEK
3.1 PENGERTIAN DAN MAKSUD PENGENDALIAN BIAYA
Yang dimaksud dengan pengendalian biaya pelaksanaan proyek adalah semua upaya/usaha yang dilakukan oleh seluruh staf proyek (manajer proyek dan staf) dan perusahaan, agar biaya pelaksanaan proyek menjadi wajar, murah dan efisien sesuai dengan rencana dan atau hasil evaluasi yang dilakukan.
Pengendalian biaya pelaksanaan proyek terkait erat dan sangat dipengaruhi oleh: - Pengendalian waktu pelaksanaan proyek (efek dari penambahan biaya tidak
langsung)
- Pengendalian mutu dan hasil pelaksanaan proyek (efek dari pekerjaan ulang, finishing, pembongkaran, dan lain-lain yang harus menambah biaya lagi, yaitu biaya langsung maupun tidak langsung)
- Pengendalian sistem manajemen operasional proyek yang bersangkutan, yang kurang baik atau tidak konsisten dalam pelaksanaan/penerapannya (efek penambahan biaya karena in-efisiensi realisasi biaya pekerjaan dari yang seharusnya direncanakan).
Pengendalian yang diterapkan dalam operasional pelaksanaan proyek tidak sekedar berarti pengawasan dan atau pemeriksaan obyek dan kejadian, tetapi lebih merupakan tindakan yang sekaligus merupakan aktifitas perencanaan, pengawasan, pemeriksaan, evaluasi dan tindakan pencegahan atau perbaikan.
3.2 PELAKSANAAN PENGENDALIAN BIAYA
Tindakan pengendalian yang lebih tepat disebut sebagai pengendalian operasional pelaksanan proyek. dilaksanakan sebagai langkah antisipasi dan pencegahan terhadap hal-hal yang secara luas mempengaruhi tercapainya nilai biaya pekerjaan (proyek) yang wajar, murah dan efisien, dilakukan dengan dua cara
3.2.1 Cara langsung Dengan melakukan : - Peninjauan - Pengawasan
- Pemeriksaan - Audit
Sasaran yang dicapai:
- Mengetahui dan mendapat informasi
- Evaluasi langsung pada obyek (pekerjaan) dan subyek (pelaksana) proyek
- Memberikan alternatif tindakan pencegahan dan perbaikanlangsung atas ketidaksesuaian proses hasil kerja dan perkiraan kejadiannegatif yang akan timbul.
Memastikan sasaran pengendalian:
- Apakah waktu pelaksanaan dan progres fisiknya masih sesuai dengan rencana atau jadwal pelaksanaan proyek?
- Apakah mutu hasil pekerjaan dan proses pelaksanaan pekerjaan memenuhi standar spesifikasi teknis dan kontrak?
- Apakah ada keluhan dari pemberi kerja atau yang terkait?
- Apakah hasil kerja dan proses tersebut bisa diterima dengan baik oleh pemilik proyek?
- Apakah biaya proyek sampai waktu itu masih memenuhi batasan Rencana Anggaran Proyek? sebandingkah dengan produksi yang dihasilkan?
- alternatif tindakan apa yang harus dilakukan dengan adanya penyimpangan dan ketidaksesuain yang telah diketahui sebab-sebabnya itu, guna mencapai sasaran seperti yang telah direncanakan sebelumnya?
3.2.2 Cara tidak langsung 1. Dokumen proyek
Melalui Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) proyek sebagai pedoman biaya pelaksanaan
- termasuk dalam hal metode pelaksanaan pekerjaan yang tepat dan efisien
- termasuk dalam hal jadwal pelaksanaan proyek yang sesuai dan efektif
- termasuk dalam hal unit price pekerjaan, material dan alat sesuai rencana yang wajar, murah dan efisien.
Sebagai pedoman kerja dalam hal kondisi keuangan, agar selalu tercapai likuiditas proyek yang berada dalam kondisi balance positif atau surplus. - Dilakukan penagihan progress fisik (progress billing) yang intensif
sesuai denganbatasan periode atau jumlah nilai penagihan tertentu dan ditindak lanjuti secepatnya dengan benar sehingga segera menjadi cash in (cair)
- dilakukan evaluasi dan rencana pembayaran (pembelian) mendesak dan hutang jatuh tempo, sebagai tindakan prioritas pengunaan dana cash pada yang berkepentingan dengan mempertimbangkan batas waktu hutang jatuh tempo dan urgensi obyek yang harus diberikan dana tersebut.
3. Adanya dokumen kontrak dan tehnical specification, yang dalam hal ini menjadi batasan dan aturan pelaksanaan yang harus dikuti/dipenuhi Pelanggaran dan penyimpangan yang terjadi akan menimbulkan biaya tambahan (mungkin pembongkaran, perbaikan atau penalty/ klaim dari pemilik proyek), kecuali apabila penyimpangan tersebut sebelumnya telah direkomendasikan oleh pemilik proyek sebagai langkah khusus dan legal
4. Melalui prosedur kerja dan instruksi kerja yang dibuat dan ditetapkan pada proyek (perusahaan) yang bersangkutan. Dan apabila pelaksanaanya tidak konsisten prosesnya pun akan tidak sesuai demikian juga mutunya atau hasil pekerjaanya pun menjadi rentan terhadap penambahan biaya (mungkin untuk kerja ulang, pekerjaan finishing, dan lain-lain.
Kecuali bila hal tersebut sudah melalui perhitungan dan evaluasi bahwa hal-hal yang dilakukan demikian itu akan menghasilkan kerja dan proses kerja yang baik.(keputusan berada pada manajer proyek; alasan teknis harus wajar)
5. Laporan-laporan proyek
- Melalui laporan harian pelaksanaan proyek yang dibuat oleh para pengawas kepada pelaksana utama atau site manajer
- Melalui laporan mingguan pelaksanaan proyek yang dibuat oleh para koordiantor pengawas atau pelaksana utama kepada site manager atau project manager
- Melalui laporan bulanan hasil usaha proyek atau operasional pelaksanaan proyek yangdibuat oleh site manager atau manajer proyek kepada perusahaan/ direksi.
Isi laporan mencakup hal-hal sebagai berikut - Realisasi progress fisik terhadap rencananya.
Rencana diambil dari RAP/jadwal pelaksanaan proyek
- Realisasi pendapatan dan biaya proyek terhadap Rencana-nya Rencana diambil dari RAP yang masih valid (RAP yang merupakan edisi/ revisi terakhir)
- Realisasi penerimaan dan pengeluaran dana proyek terhadap Rencana yang diambil dari RAP/cashflow.
- Penjelasan atas upaya yang dilakukan proyek untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian agar realisasi tercapai sesuai dengan yang direncanakan termasuk penjelasan upaya antisipasi pencegahan dan perbaikannya (preventive action) untuk hasil usaha bulan berikutnya terhadap rencana sampai bulan depan
- Foto-foto dokumentasi beberapa pekerjaan penting atau menonjol.
3.3 RENCANA ANGGARAN PELAKSANAAN (RAP) PROYEK
Tools yang paling penting didalam kita melakukan pengendalian biaya diproyek adalah Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) proyek. RAP adalah salah satu dokumen kelengkapan yang dibutuhkan dalam suatu operasional pelaksanaan proyek, sebagai acuan/ pedoman operasional pelaksanaan proyek. Khususnya dalam pengelolaan yang berhubungan dengan hasil usaha proyek, yaitu sebagai pedoman dalam mencapai pendapatan proyek dan mengendalikan biaya proyek, agar minimal tercapai seperti yang direncanakan.
Rencana Anggaran Pelaksanaan proyek yang dibuat adalah hasil estimasi/ perkiraan biaya-biaya proyek, termasuk perkiraan (rencana) pendapatannya. Estimasi/perkiraan tersebut harus mempertimbangkan beberapa hal yaitu:
Pengalaman atau referensi dari realisasi pengelolaan proyek-proyek yang lalu Hasil observasi ulang atas data sumberdaya yang diperlukan (harga, jumlah
yang tersedia, proses administrasi sarana perhubungan, dan lain-lain), dan lokasi/medan kerja proyek.
Kebijaksanaan perusahaan
Kesepakatan atau komitmen manajer proyek dengan direksi perusahaan
Dalam kenyataan/aktualisasinya sering kali realisasi pendapatan dan biaya proyek mengalami pergeseran alokasi biaya atas item-item biaya yang direncanakan dalam RAP. Hal ini sangat mungkin terjadi dan wajar. namun, manajer proyek selaku
penaggungjawab pengelolaan proyek harus bisa mempertanggung jawabkan sesuai dengan kewajaran teknis dan ekonomis. Dengan demikian bisa dkatakan tolok ukur kesuksesan manajer proyek dalam mengelola operasional pelaksanaan proyek adalah kemampuanya dalam melaksanakan dan mencapai sasaran berdasarkan rencana biaya pelaksanaan proyek tersebut
3.3.1 Tujuan dibuatnya RAP :
Sebagai sarana acuan/pedoman dalam pengelolaan hasil usaha proyek sebagai manajer proyek dan staf proyek yang terkait.
Sebagai tolok ukur atau sarana penilaian atas kesuksesan para personal yang bertanggungjawab terhadap hasil usaha proyek tersebut, khusunya manajer proyek dalam pengelolaan proyek tersebut
Sebagai sarana memonitor dan mengevaluasi pengelolaan operasional dan hasil usaha proyek tersebut.
3.3.2 Prinsip dalam pembuatan RAP 1. RAP hanya memperhitungkan:
pendapatan (atau rencana pendapatan yang diperhitungkan ) bukan pembayaran yang diterima.
Biaya (atau rencana biaya yang diperhitungkan) bukan pembayaran yang dikeluarkan
2. RAP dibuat dengan berorientasi pada profit dan efisiensi. * Kelengkapan dokumen RAP
Rekapitulasi RAP
rekapitulasi arus kas proyek
Jadwal pelaksanaan proyek/Barchart dan kurva S Organisasi proyek
Bill of quantity Project plan
Metode pelaksanaan pekerjaan (CM) dan perhitungan kebutuhan peralatan proyek
Analisis harga satuan pekerjaan (untuk beberapa pekerjaan penting dan bernilai besar)
Jadwal kebutuhan tenaga kerja Jadwal kebutuhan peralatan Jadwal kebutuhan material
Penjelasan dan asumsi dalam perhitungan RAP atau lampiran yang perlu
Form-form bantu perhitungan data RAP dan cash flow
3.4 PENJELASAN MENGENAI PENDAPATAN DAN BIAYA 3.4.1 Pendapatan (pendapatan di pekerjaan = PDP)
Pendapatan progress phisik.
Hasil pekerjaan phisik yang diakui selesai sampai tahap tertentu dan memenuhi untuk diperhitungkan sebagai progress phisik.Sistem akuntansi yang dipakai biasanya accrual basis dimana progress phisik termasuk Work in Progress (WIP) yaitu progress phisik yang belum sempat diopname untuk pembayaran tetapi sudah riel selesai dikerjakan. Local currency
Pendapatan yangdiperhitungkan dengan mata uang local (Rp) Foreign currency
Pendapatan yang diperhitungkan dengan mata uang asing ( US$ dll) Beda kurs
Pendapatan (untung atau rugi) kurs yang diperoleh karena terjadi beda kurs yang diperhitungkan dalam penagihan dibandingkan nilai kurs dalam kontrak
Lain-lain
Pendapatan yang diperoleh selain pendapatan progress phisik.
3.4.2 Biaya : (Biaya di pekerjaan ; BDP) A. Biaya bahan:
Termasuk biaya langsung, yaitu biaya untuk pengadaan bahan, dirinci volume per item pekerjaan dikalikan harga satuan riel bahan di lapangan.
B. Biaya upah
Termasuk biaya langsung yaitu biaya upah pekerjaan untuk mengolah bahan mentah menjadi progress phisik lapangan
C. Biaya sub kontraktor
Termasuk biaya langsung, yaitu biaya apabila suatu item pekerjaan disubkan kepada kontraktor
D. Biaya peralatan
Termasuk biaya peralatan baik sewa maupun milik sendiri E. Biaya persiapan dan penyelesaian
Merupakan biaya tak langsung diproyek dan merupakan biaya pada waktu persiapan maupun penyelesaian proyek misalnya direksi kit, barak kerja, jalan kerja ganti rugi tanaman dll
F. Biaya Administrasi
Biaya tak langsung untuk keperluan biaya operasional kantor, upah/gaji karyawan kantor proyek, kendaraan proyek dll
G. Biaya rupa-rupa diproyek
Biaya tak langsung untuk keperluan pemasaran (marketing cost)yang dibebankan ke proyek tersebut
H. Biaya bank
Merupakan biaya tak langsung untuk pengeluaran biaya bank missal biaya bunga, bank garansi, jaminan uang muka dll.
3.5 EFISIENSI BIAYA DIPEKERJAAN (BDP)
Manajemen proyek dinilai berhasil apabila tidak melampaui standar efisiensi biaya (biasanya diukur dari BDP/PDP) yang telah ditetapkan pada waktu pembuatan RAP Misalnya = Pendapatan dipekerjaan = 100%
Biaya dipekerjaan = 90% laba kotor diproyek = 10% BDP/PDB = 90/100 = 90%
Apabila manjemen proyek berhasil mengendalikan biaya tidak lebih dari 90% kali pendapatan maka proyek dianggap sukses.
3.6 EVALUASI RAP
RAP dievaluasi tiap bulan secara mendetail
Dari evaluasi dapat dianalisa hal-hal sebagai berikut :
a. Pengendalian volume dan harga satuan serta total harga bahan b. Pengendalian volume, harga satuan serta total harga upah kerja c. Pengendalian volume, harga satuan serta total harga sub kontraktor d. Pengendalian biaya peralatan baik operation maupun maintenance cost e. Pengendalian biaya tak langsung di proyek (biaya pada point E,F,G, H) f. Efisiensi biaya = BDP/PDP
g. Biasanya ditambahkan catatan khusus apabila ada penyimpangan-penyimpangan kemudian dirinci sebab akibatnya serta dilakukanlangkah-langkah perbaikan agar biaya dproyek tetap terkendali.
3.7 CASH FLOW PROYEK
Apa rencana arus kas proyek itu?
Yang dimaksudkan dengan rencana arus kas pelaksanaan proyek ataurencana cash flow pelaksanaan proyek adalah data perkiraan (atau realisasi) penerimaan pembayaran (pembayaran masuk/cash in) dan pengeluaran pembayaran (pembayaran keluar/cash out). Dengan demikian diperoleh data perkiraan, kapan (bulan-bulan apa saja) periode pelaksanaan proyek yang bersangkutan memerlukan dana operasionalnya. Sebab proyek tidak bisa menyediakan dana sendiri dari perkiraan penerimaannya.
Dalam hal ini perusahaan dan manajer proyek akan berupaya mendapatkan dana operasional tersebut berdasarkan perkiraan imbangan (balance) dari arus kas proyek tersebut. Kebutuhan dana harus didapatkan (disediakan) karena perolehan dana masuk atau penerimaan pembayaran di proyek lebih kecil dari pengeluaran pembayarannya.dengan demikian terjadi imbangan/balance negative atau disebut defisit. Melihat pentingnya data tersebut sebagai informasi dan acuan dalam operasional proyek, khususnya dalam pengelolaan keuangan proyek, maka cash flow proyek merupakan satu kesatuan dengan RAP. Untuk membuat rencana arus kas proyek yang baik harus dipertimbangkan beberapa hal berikut:
Cashflow harus mengunakan data informasi yang akurat, valid dan lazim (dokumen kontrak, risalah rapat, kesepakatan atau referensi pengolahan finansial proyek sejenis yang lalu).
Cash flow dibuat dengan mempertimbangkan kebijaksanaan finansial perusahaan
Cash flow dibuat oleh tenaga dengan pengalaman memadai.
Yang sangat mungkin terjadi adalah adanya ketidaksesuaian antara kenyataan kondisi arus kas proyek dengan yang telah direncanakan dalam cash flow. maupun manajer proyek sebagai penanggungjawab dan pelaksana langsung atas aktualisasi rencana arus kas proyek, dituntut selalu cermat dan bijaksana dalam keputusan dan tindakan,dengan demikian sasaran untuk selalu menjaga agar kondisi likuiditas proyek ‘ surplus” tercapai.
* Tujuan penyusunan cashflow
Sebagai sarana acuan/ pedoman pengelolaan keuangan proyek bagi manajer proyek dan staf terkait
Sebagai sarana tolok ukur penilaian keberhasilan pengelolaan keuangan proyek bagi manajer proyek dan staf yang bertanggungjawab dalam pengelolaan likuiditas keuangan proyek
Sebagai sarana untuk memonitor dan menggevaluasi pengelolaan proyek dan hasil usaha proyek, khususnya likuiditas keuangan proyek
* Prinsip pembuatan cashflow
Cashflow hanya memperhitungkan:
Penerimaan (rencana penerimaan pembayaran) yang diperhitungkan, bukan pendapatan yang mungkin tidak langsung berupa pembayaran (bisa berupa piutang)
Pengeluaran (rencana pengeluaran pembayaran) yang diperhitungkan; bukan biaya, yang mungkin tidak langsung berupa pembayaran (bisa berupa hutang)
Cash flow dibuat dengan berorientasi pada balance yang positif atau kondisi likuiditas yang surplus, bukan deficit
Efektif dan efisien, maksudnya agar sasaran likuiditas tercapai dan menjadi surplus, tidak menggangu/ menyakitkan mitra bisnis dan hubungan bisnis pun tetap memberi manfaat bersama.
Penerimaan uang pembayaran(cash in), meliputi:
Pembayaran dari tagihan uang muka.biasanya diterima pada waktu awal pelaksanaan proyek
Pembayaran dari tagihan (termijn) progres phisik Sesuai dengan periode waktu tagihan yang diajukan Pembayaran dari tagihan eskalasi harga
Sesuai dengan klausul dalam kontrak atau peraturan yang disepakati. Pembayaran dari tagihan klaim
Pembayaran dari pekerjaan lainnya dan aktivitas lainya, misalnya dari pekerjaan tambah, dari pajak keluaran bagi PKP = Pengusaha kena pajak sebagi WAPU = wajib pungut
Pembayaran dari piutang usaha.
Misalnya pada proyek multi years contract maka pendapatan yang telah ditagihkan pada periode tahun lalu dan belum mendapatkan pembayaran akan merupakan (menjadi) penerimaan (cash in) pada periode tahun (bulan) berikutnya.
Pengeluaran uang pembayaran (cash out), meliputi : Pembayaran untuk upah tenaga kerja.
Pembayaran untuk biaya material, peralatan, biaya umum proyek, subkontraktor, supplies dan lain-lain
Pembayaran untuk uang muka yang diberikan kepada sub kontraktor, biaya investasi, biaya leasing dan lain-lain
Pembayaran untuk bunga kredit, biaya bank/keuangan yang lainnya
Pembayaran untuk pekerjaan lainya dan aktivitas lainnya, misalnya untuk pekerjaan tambahan subkontraktor, untuk pajak masukan bagi WAPU pada waktu ada transaksi pembelian barang/jasa, dengan bukti penerimaan faktur pajak kepada WAPU.
Pembayaran utang
Utang yang belum direalisasi pembayaran pada tahun lalu bisa dilakukan pembayaran pada tahun berikutnya, dan hal ini akan menjadi pengeluaran pembayaran pada arus kas periode tahun realisasi pembayaran dilaksanakan.
Pengelolaan keuangan proyek yang baik akan sangat membantu kondisi likuiditas perusahaan karena sebenarnya proyek merupakan miniature dari perusahaan yang secara langsung mengelola keuangan perusahaan sebagai sentra usaha, guna memperoleh laba (profit centre), termasuk menentukan realisasi arus kas keuangan (cash flow) proyek.
Upaya proyek, bersama manajer proyek dan staff keuangan terkait harus mampu serta maksimal menjadikan kondisi likuiditas proyek selalu surplus.
Tindakan yang bisa dilaksanakan antara lain :
- Dilakukan skala prioritas penggunaan dana dan/ atau pembayaran utang yang tidak bisa ditunda lagi (sesuai kebutuhan) dan utang yang jatuh tempo
- Dilakukan tindak lanjut yang aktif agar upaya progress billing (penagihan progress) secepatnya terbayar atau terjadi cash in.
- Manajer proyek bersama tim likuiditas perusahaan dan proyek sangat peduli dan bertanggungjawab atas upaya pelaksanaannya, sehingga arus penerimaan dan kondisi surplus bisa dipertahankan tanpa mengorbankan kelancaran opersional, kelancaran marketing maupun citra perusahaan
BAB IV
PENGENDALIAN MUTU
4.1 PRINSIP PENGENDALIAN MUTU
Pengendalian mutu merupakan upaya untuk mewujudkan salah satu dari tiga sasaran utama manajemen proyek yaitu tepat mutu, tepat biaya dan tepat waktu. Pengendalian mutu didefinisikan sebagai upaya pengawasan dan tindak turun tangan terhadap pelaksanaan pekerjaan konstruksi agar memenuhi persyaratan teknis yang telah ditetapkan di dalam Dokumen kontrak. Prinsip dasar pengendalian mutu suatu pekerjaan mencakup 2 (dua ) hal yaitu:
- Dimensi (panjang, lebar, tinggi, tebal, kemiringan, lengkung dsb) - Kualitas (kepadatan, kuat tekan, daya dukung tanah, kekerasan dsb) Uji mutu kualitas hasil pekerjaan sesuai spesifikasi teknis dalam Dokumen Kontrak, pengertian pengendalian hasil pekerjaan adalah mutu jenis pekerjaan menurut pay item dalam dokumen kontrak yang dilaksanakan oleh kontraktor. Terdapat tiga jenis pengendalian yang harus dilakukan, yaitu:
- Pengendalian mutu bahan baku (seperti : tanah, batu,semen)
- Pengendalian mutu bahan olahan (misalnya ; batu pecah hasil stone crasher, adukan aspal semen, adukan beton K-350,dll)
- Pengendalian mutu hasil pekerjaan (misalnya timbunan tanah, beton struktur dll).
Untuk setiap obyek yang akan diperiksa ada 5 data yang harus dicatat : 1. Nama pemeriksanaan, misalnya kepadatan lapangan
2. Metode pemeriksaan, misalnya sand cone method/ AASHTO T – 191 3. Frekwensi pemeriksaan, misalnya 1 titik tiap 200 m
4. Spesifikasi/persyaratan mutu, misalnya kepadatan 100% 5. Toleransi hasil misalnya 0 %
Pengendalian mutu harus dilakukan terhadap pelaksanaan dari seluruh pay item, secara bertahap dilakukan mulai dari komponen bahan baku, bahan olahan dan hasil pekerjaan, Kualitas harus sesuai sebagaimana dipersyaratkan dalam spesifikasi teknis.
Lingkup pengendalian
Tidak - Lingkup Dimensi
- Lingkup kualitas Struktur pengendalian - Jenis pemeriksaan - Metoda pemeriksaan - Frekwensi - Spesifikasi mutu TAHAP I - Toleransi Ya Lingkup pengendalian
Tidak - Lingkup Dimensi
- Lingkup kualitas Struktur pengendalian - Jenis pemeriksaan - Metoda pemeriksaan - Frekwensi - Spesifikasi mutu TAHAP II Ya - Toleransi Lingkup pengendalian - Lingkup Dimensi Tidak - Lingkup kualitas
Struktur pengendalian - Jenis pemeriksaan - Metoda pemeriksaan - Frekwensi - Spesifikasi mutu - Toleransi TAHAP III Ya
DIAGRAM PRINSIP PENGENDALIAN MUTU (TERHADAP SUATU PAY ITEM)
Pemilihan Jenis-jenis Bahan Baku sesuai dengan
item pekerjaan Pengendalian mutu bahan baku Bahan siap olah Pengendalian mutu bahan olahan Komponen Bahan untuk pekerjaan jadi telah siap Pengendalian mutu pekerja an jadi Pekerjaan jadi (pelaksanaan pay item
4.2 PROSEDUR PENGENDALIAN MUTU
Keberhasilan pelaksanaan pembangunan konstruksi SDA, haruslah dinilai dari beberapa aspek, yaitu penyelesaian pekerjaan tepat waktunya sesuai kontrak, ukuran-ukuran sesuai dengan desain kualitasnya memenuhi spesifikasi teknik, biayanya tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan dan selama pelaksanaan pekerjaan haruslah dijamin keselamatan dan keamanan pekerja ataupun pihak lain. Untuk mencapai maksud tersebut haruslah dilakukan pengendalian yan g seksama selama proses pelaksanaan konstruksi, meliputi pengendalian biaya, mutu dan waktu
4.2.1 Kerangka pengendalian mutu.
PENGENDALIAN KUALITAS PEKERJAAN
Pengawasan Pelaksanaan Studi dan Analisis
Tindak lanjut Pemeriksaan
Meneliti dan m enetapk an k ualitas bahan yang digunakan, metode kerja, peraltan dan syarat teknis
Mengawasi jalannya pelak s anaan sesuai metode kerja dan memenuhi syarat-syarat teknis
Melak uk an pengujian sam pel dan membuat kesimpulan-kesimpulan
Membuat rekomendasi untuk pekerjaan yang m em enuhi syarat-syarat dan mengadakan survai untuk pekerjaan yang tidak memenuhi persyaratan
4.2.2 Metode pengawasan kualitas pekerjaan konstruksi
Pengawasan kualitas pekerjaan konstruksi tersebut terbagi dalam tahapan, yaitu:
1. Tahap Studi dan Analisis
Tahap ini terdiri dari tiga kegiatan, yaitu:
1) Mengadakan studi dan pemeriksaan terhadap bahan-bahan yang akan digunakan dan memilih yang sesuai.
2) Mengadakan percobaan-percobaan terhadap bahan yang telah dipilh apakah memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam spesifikasi teknik.
