PERTEMUAN
16
SISTEM
APLIKASI
TERPADU
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Sistem Aplikasi Terpadu,
Mahasiswa diharapkan mampu:
a. Menjelaskan Konsep Software Akuntansi
b. Mengetahui tentang Software akuntansi untuk berbagai level perusahaan
c. Mengetahui Software ERP
B. URAIAN MATERI
1. Software Akuntansi
Pekerjaan berulang merupakan hal yang sering dilakukan didalam
akuntansi, sehingga tidak heran beberapa hal telah dilakukan otomasi, dengan
perkembangan teknologi hardware dan software, software akuntansi menjadi
lebih komplek untuk industry tertentu
Program atau software merupakan perangkat lunak yang berada di
dalam komputer. Program akuntansi adalah perangkat lunak yang ada di
dalam komputer dengan tujuan untuk mempermudah proses akuntansi yang
dilakukan oleh sebuah perusahaan. Program akuntansi merupakan sebuah
program yang diciptakan dengan dasar akuntansi. Semua perhitungan
yang biasa dilakukan dalam akuntansi sudah ada di dalam program yang
satu ini, sehingga sangat memudahkan bagi penggunanya. Bisa dikatakan
kehadiran software tersebut mampu memangkas pekerjaan seorang akuntan
menjadi lebih cepat. Proses pembuatan laporan keuangan, neraca laba, dan
rugi menjadi lebih cepat dengan tingkat akurasi yang lebih tinggi. Hal ini
dikarenakan program tersebut telah dibekali dengan berbagai database yang
mampu menerjemahkan data yang dimasukkan sehingga diolah menjadi
sebuah perhitungan yang akurat. Perhitungan yang akurat tersebut diproses
Pengembangan atau pembuatan program akuntansi terkadang dibuat atau
dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Namun ada juga yang menggunakan
jasa orang lain atau orang ketiga untuk menggunakan program akuntansi
tersebut. Program tersebut dikembangkan sendiri oleh perusahaan dengan
tujuan agar beberapa poin penting yang ada di dalam program tersebut
sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan tersebut. Jadi pembuatan program
sendiri oleh perusahaan lebih menguntungkan jika dibandingkan membeli
program tersebut dalam bentuk jadi. Biasanya hanya perusahaan besar yang
membuat program sendiri untuk perusahaan tersebut, sedangkan perusahaan
kecil atau menengah kebanyakan menggunakan program yang sudah jadi atau
merupakan gabungan dari keduanya. Hal ini bisa terjadi demikian, karena
ongkos atau biaya yang dikeluarkan untuk pembuatan program sendiri
yang dibutuhkan oleh perusahaan terbilang cukup mahal. Jika dibandingkan
membeli yang sudah dalam bentuk jadi, harganya jauh berbeda. Selain itu,
waktu yang dibutuhkan untuk membuat program sendiri juga relatif lebih
lama jika dibandingkan bentuk jadi. Untuk program yang sudah jadi, kita tingal
menginstal atau memasangnya di komputer saja, sedangkan program yang
masih membuat sendiri membutuhkan waktu hingga program tersebut layak
untuk digunakan. Dalam rentan waktu tersebut, tentunya perusahaan tidak
dapat beroperasi dengan baik karena program yang ingin digunakan masih
dalam proses pembuatan. Hal inilah yang terkadang menjadikan
seseorang lebih memilih program yang sudah jadi daripada membuatnya
sendiri. Kedua software tersebut bukan berarti tanpa kelemahan ataupun
kelebihan. Keduanya memiliki sisi unggul dan kekurangannya. Untuk
program yang harus membuat sendiri, kita sudah tahu bahwa kelemahannya
adalah biaya cukup mahal dan membutuhkan waktu cukup lama. Sementara
menggunakan program yang sudah dalam bentuk jadi keuntungannya
adalah tinggal memasangnya langsung ke dalam komputer. Keuntungan
yang lainnya adalah harganya yang relatif lebih murah dan mudah untuk
digunakan.
Adapun kekurangan dari program yang sudah jadi adalah masih ada beberapa
kegiatan akuntansi perusahaan masih belum tertangani dengan baik oleh
program tersebut. Hal ini dikarenakan program tersebut memang dibuat demi
memenuhi kebutuhan akan akuntansi secara umum dan tidak dikhususkan
untuk perusahaan tertentu. Oleh karena itu, program ini bagi perusahaan
yang cukup komplek masih belum cukup atau bagus. Kelemahan yang lainnya
adalah dari segi keamanan. Banyaknya pengguna program yang sama
menyebabkan faktor keamanan menjadi terbuka. Oleh karena itu, rahasia
perusahaan menjadi sedikit terancam.
2. Spesifikasi Software Akuntansi
Aplikasi komputer atau yang lebih dikenal dengan perangkat lunak (software)
memiliki berbagai macam bentuk. Ada yang digunakan untuk mengedit foto
seperti photoshop dan lainnya. Software akuntansi sendiri adalah perangkat
lunak yang digunakan untuk memudahan pencatatan dan aktivitas lain dari
akuntansi.
Software akuntansi ini memanfaatkan konsep modularitas dimana
serangkaian akitvitas yang serupa diubah kedalam modul-modul yang spesifik.
Seperti misalnya pembelian (account payable), penjualan (account
receivable), penggajian, buku besar dan lainnya.
Perusahaan besar biasanya memiliki bagian sendiri untuk mengembangkan
aplikasi akuntansi ini. Namun tidak jarang perusahaan ataupun UKM yang
menggunakan pihak ketiga untuk mendapatkan software akuntansi. Pihak
ketiga ini menyediakan software yang akan digunakan sering kali juga
perusahaan tersebut bekerja sama dengan pihak ketiga tadi.
Karena perbedaan lingkup penggunaan aplikasi ini seperti perusahaan hingga
UKM maka kompleksitas dan kapabilitas aplikasi ini pun bermacam-macam
Namun dari keberagaman nya tersebut, aplikasi akuntansi ini selalu
menyediakan fitur-fitur standar yang selalu ada dalam setiap aplikasi entah itu
buatan dalam negeri ataupun luar negeri
3. Manfaat Software Akuntansi
Tujuan dan manfaat paling besar dari software akuntansi ini adalah
membantu akuntan untuk menghasilkan laporan akuntansi keuangan seperti
Neraca (Balance Sheet), Rugi Laba (Profit Lost Statement), Cash Flow dan
Laporan Akhir Keuangan.
Laporan tersebut diperoleh dari langkah awal seperti menyusun perkiraan
atau account atau ledger atau buku besar. Setiap ledger ini kode dan nama
tertentu yang biasa digunakan serta memiliki pos-pos yang jelas dalam posisi
laporan keuangan seperti misalnya pos ledger untuk Neraca, rugi laba, biaya
pabrikasi dan manufaktur (pabrik).
Nah jika kita menggunakan software akuntansi hal-hal yang diatas tadi dapat
dilakukan dengan sangat cepat sehingga menghemat waktu. Bayangkan
misalnya untuk laporan keuangan sebuah perusahaan besar dilakukan secara
manual yang rentan kesalahan dan juga lama tentu akan sangat kerepotan.
Selain itu dengan software akuntansi ini kita dapat menjurnal segala aktifitas
akuntasi seperti transaksi penjualan, pembelian, produksi barang dan lainnya
secara otomatis. Sehingga dapat terintegrasi dengan berbagai macam laporan
lain yang mendukung dalam aktifitas perusahaan.
Jadi intinya adalah software akuntansi sangat membantu kita dalam membuat
4. Jenis-jenis Software Akuntansi
Software akuntansi yang beragam bentuknya terbagi menjadi 3 jenis
berdasarkan cara pembuatannya. Yaitu software paket, software customize
dan software paket yang dapat dikustomisasi
1. Software paket
Software akuntansi jenis ini sudah terpaket artinya software yang
didapatkan tidak bisa di otak-atik dengan kata lain apa yang ada pada
software merupakan setingan pabrik yang sudah paten.
Software jenis ini memiliki kelebihan karena harganya yang murah dan
terjangkau. Selain itu karena apa yang ada dalam sotfware tidak
dimodifikasi software jenis ini dibuat sangat mudah untuk digunakan.
Karena harga nya yang relatif murah itu basis pengguna nya pun sangat
banyak. Alasan lain adalah software ini relatif lebih stabil dibanding
dengan software yang lainnnya. Tapi ada juga beberapa kekurangan
software jenis ini.
Diantaranya adalah pengguna harus menyesuaikan kebutuhan dan
kegiatan ekonomi nya sesuai dengan keadaan software. Sehingga
terkadang kebutuhan pengguna tidak sesuai dengan apa yang disediakan
software.
2. Software Customize
Dari namanya sudah terlihat software ini dapat dimodifikasi dari keadaan
awal nya untuk dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna nya.
Modifikasi ini dapat dilkukan setelah ataupun saat membeli aplikasi di
software housenya. Biasanya software jenis ini dikembangkan sendiri oleh
Keuntungan dari software customize adalah software ini dapat disesuaikan
dengan kebutuhan anda tanpa ada bagian yang mubadzir tidak pernah
digunakan, sehingga penggunaan nya dapat lebih fleksibel.
Namun Software ini lebih mahal dibandingkan software paket. Karena
software ini dikembangkan sendiri risiko yang ada pun besar. Selain itu
dukungan purna jual nya tidak bisa diandalkan ditambah lagi stabilitas
software sangat rendah karena basis pengguna yang rendah juga.
3. Software paket custom
Software ini merupakan software paket dengan modul standar yang dapat
dimodifikasi sesuai kebutuhan jika ada aktifitas lain diluar modul standar
yang disediakan. Ada beberapa keuntungan yang didapat dari software
jenis ini.
Harga nya relatif lebih terjangkau dibanding software yang dimodifikasi
dari awal. Karena berasal dari software paket maka stabilitasnya lebih
terjaga selain itu implementasi dari software dapat digunakan secara
cepat karena sesuai dengan kebutuhan yang digunakan.
Tapi software ini memerlukan waktu customisasi yang lama jika tidak
mendefinisikan apa saja hal yang dibutuhkan dari software. Ditambah lagi
dukungan purna jual yang lebih sulit karena perbedaan modifikasi dari
masing-masing user yang menggunakan.
Perangkat lunak-perangkat lunak akuntansi tersebut sebagian besar tidak
gratis. Harganya berkisar puluhan ribu sampai ratusan juta rupiah. Namun
tidak sedikit juga software yang bisa diunduh (download) secara gratis
dengan fitur yang tidak kalah dengan program akuntansi berbayar.
5. Software Akuntansi Untuk Perusahaan Kecil
Macam Program Akuntansi Program akuntansi yang ada di pasaran
sangatlah banyak. Setiap program memiliki beberapa keunggulan dan
kekurangannya masing-masing. Seperti halnya kelimat program akuntansi
keunggulan. Adapun beberapa kelemahan dan keunggulan dari beberapa
program tersebut adalah sebagai berikut.
• MYOB
Kelebihan dari program MYOB adalah sebagai berikut.
• Mudah untuk digunakan oleh siapa saja.
• Program MYOB memiliki kemampuan akuntansi yang sudah tidak diragukan lagi. Hal ini dikarenakan program ini telah lama ada di
pasaran sehingga terus mengalami penyempurnaan.
• Memiliki fitur yang mampu digunakan untuk mengerjakan pekerjaan akuntansi setiap departemen. Dengan demikian, kita
bisa mengetahui efektivitas dari masing-masing departemen yang
ada di dalam perusahaan.
• Proses pemasangan dan perbaikan yang cukup mudah dan cepat. • Sudah banyak orang yang menggunakan program ini sehingga
untuk mencari tenaga kerjanya sangat mudah.
Kekurangan dari MYOB adalah sebagai berikut.
• Memiliki sistem database yang dikunci sehingga sulit untuk melakukan modifikasi.
• Tidak memiliki sistem perpajakan.
• Tidak bisa digunakan untuk mengelolah sebuah perusahaan dengan banyak cabang.
• MOAE
Kelebihan dari program MOAE adalah sebagai berikut.
• Sangat mudah dioperasikan, bahkan oleh orang yang tidak mengerti akuntansi.
• Tidak perlu melakukan perjurnalan tetapi hanya memasukkan data berupa faktur, slip, dan nota yang lainnya.
Kekurangan dari program MOAE adalah program dari luar negeri
sehingga masalah pajak Indonesia masih menjadi kendala bagi
program ini.
• Accurate Accounting
Kelebihan dari progam ini adalah sebagai berikut.
• Sangat mudah untuk digunakan.
• Telah tersedia fitur pajak yang sesuai dengan perpajakan Indonesia. Kebanyakan program tidak memiliki fitur ini tetapi accurate
accounting mampu menyediakannya. Sudah menggunakan standart
akuntansi yang digunakan di Indonesia.
• Mampu menghitung nilai transaksi hingga 15 digit. Artinya transaksi yang mampu dihitung berkisar 920 triliun.
• Kelemahan dari program ini adalah harganya yang sangat mahal. • Daceasy Accounting
• Kelebihan dari program ini adalah sebagai berikut. • Memiliki respons yang cukup cepat ketika digunakan.
• Kemampuan menyimpan data secara otomatis ketika terjadi hahal
yang tidak diduga seperti lampu mati.
Kelemahan dari program ini adalah sebagai berikut.
• Tampilan yang tidak menarik karena masih hitam dan putih. • Sangat sulit untuk dimodifikasi.
• Masih menggunakan printer dot matrix. • Zahir Accounting
Kelebihan program ini adalah sebagai berikut.
• Tampilan yang cukup bagus. • Mudah sekali digunakan.
• Laporan dan faktur dapat diemail secara langsung. • Bisa melihat detil setiap transaksi dalam laporan. Kelemahan program ini adalah sebagai berikut.
• Harganya yang cukup mahal.
6. Software ERP
Perlu Anda ketahui bahwa software ERP (Enterprise Resource Planning)
adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya
perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan
kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga
operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal
untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan.
Konsep tersebut bertujuan untuk mengintegrasikan aktivitas perusahaan agar
menjadi lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan perusahaan seperti :
penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination),
penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process
simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration),
dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).
7. Sejarah Terciptanya ERP Software dan Perkembangannya
Pada awal tahun 1960-an, terdapat sistem informasi yang disebut dengan
Material Requirement Planning (MRP) yang merupakan tahap awal
terbentuknya ERP software ini dengan konsep perencanaan kebutuhan
material dengan fungsi pada area/bagian Inventory Management dan
Company Production.
Konsep MRP pun mulai berkembang pada tahun 1970-an menjadi Close-Loop
MRP hingga akhirnya berubah menjadi MRP II (Manufactur Resource
Planning) pada tahun 1980 dan terciptalah ERP yang merupakan perluasan
pada beberapa proses bisnis pada tahun 1990-an.
Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ERP ini antara lain :
• ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif
dan efisien.
• ERP tidak hanya memadukan data dan sumber daya, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem
komputer yang terpisah.
• ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk
menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’ tetapi lebih-lebih
mampu menjawab pertanyaan ’Apa yang harus kita kerjakan untuk
menjadi lebih baik ?’
• ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain
dengan kemampuan memadukannya.
Seiring dengan perkembangan teknologi, kini ERP sudah dapat digunakan di
berbagai perusahaan, namun sayangnya kesadaran akan pentingnya sistem
ERP masih tergolong rendah. Padahal untuk dapat bersaing di pasar sistem
tersebut perlu diterapkan.
Penerapan ERP pada suatu perusahaan, Perusahaan tersebut akan
memperoleh keuntungan berupa kemudahan perencanaan produksi, proses
pemesanan, manajemen persediaan, pengiriman maupun keuangan sehingga
dapat mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan dan Anda bisa lebih
fokus kedalam proses strategi bisnis.
8. IMPLEMENTASI ERP
Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari
perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa
konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung.
Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan
kesuksesan dari implementasi ERP. Sayangnya, Migrasi data merupakan
aktifitas terakhir sebelum fase produksi. Langkah strategi migrasi data yang
• Mengidentifikasi data yang akan di migrasi • Menentukan waktu dari migrasi data
• Membuat template data
• Menentukan alat untuk migrasi data
• Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi
• Menentukan pengarsipan data
KELEBIHAN ERP
• Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
• Rancangan Perekayasaan
• Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
• Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks
• Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan
• Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti
KELEMAHAN ERP
• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP • Sistem ERP sangat mahal
• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat
menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
• Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko
kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem
keamanan
Definisi dan deskripsi ERP dapat disimpulkan adanya kesamaan ide dan
kata kunci utama pada ERP, yaitu adanya aspek perencanaan yang
terintegrasi di suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan agar dapat
merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dan dapat
merespon kebutuhan pelanggan dengan baik.
Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat
aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga
pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan
terintegrasi.
C. LATIHAN SOAL/TUGAS
1. Apakah yang dimaksud dengan Software Akuntansi?
2. Sebutkan beberapa Software Akuntansi?
3. Sebutkan 3 Jenis Software Akuntansi?
4. Sebutkan dan jelaskan Mengenai ERP ?
D. DAFTAR PUSTAKA
Referensi buku:
1. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor,
2014.
2. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi,
2015.
3. Marshall B. romney dan paul john steinbart, Accounting Information System, edisi
sembilan buku satu, penerbit salemba empat
4. James A hall , Accounting Information System , penerbit salemba empat
