BAB I PENDAHULUAN
Keberhasilan dalam pencapaian tujuan bisnis sangat ditentukan dari bagus tidaknya sebuah perencanaan bisnis, karena itulah pencanaan bisnis memegang peranan sangat strategis dalam eksistensi bisnis,salah satu perencanaan dalam bisnis adalah perencanaan pesan bisnis, Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Dan dalam penyusunan komposisi pesan bisnis harus memperhatikan cara penulisan pesan bisnis yang baik dan benar, Proses itu sendiri terdiri dari adaptasi pesan bisnis pada kebutuhan dan harapan audiens, kredibilitas pesan, penyusunan pesan dengan nada lugas, jelas dan padat, pemilihan kata yang benar dan efektif, gaya kalimat yang akan mempengaruhi tekanan dalam pesan, dan yang terakhir membuat kalimat dari tiap paragraf menjadi koheren,
Dalam adaptasi pesan bisnis pada kebutuhan dan harapan audiens, seorang komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya adalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Sensitifitas audiens harus diperhatikan dalam pembuatan pesan, sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik.
Kredibilitas Pesan bisnis sangat mempengaruhi persepsi audiens, kepercayaan yang akan dibangun didasarkan pada seberapa besar anda dapat diandalkan,dan seberapa besar rasa percaya yang dapat anda kontruksikan terhadap audiens,kepercayaan yang dibangun pada masa lalu dan masa sekarang akan sangat berpengaruh pada kepercayaan audiens akan pesan komunikasi bisnis anda di masa depan, kadangkala kesederhanaan yang berlebih atau kurang percaya diri dalam menyampaikan pesan komunikasi bisnis akan mempengaruhi kredibilitas pesan yang akan disampaikan , apabila kita yakin akan pesan yang akan disampaikan benar-benar baik maka anda harus menyampaikannya dengan penuh percaya diri, tegas, tegas dan penuh wibawa sehingga audiens tidak ragu-ragu dalam mempercayai pada pesan yang anda sampaikan.
kehangatan nada memberikan sentuhan kepada audiens sehingga dapat menjadi kekuatan dalam pencapaian makna yang ingin disampaikan oleh sebuah pesan, dalam konteks yang berbeda dapat juga menciptakan variasi bahasa yang penuh dengan hasrat alamiah yang bisa ditangkap oleh audiens.
Keberhasilan sebuah bisnis tidak terlepas dari keberhasilan dalam menjalin hubungan anda dengan rekan bisnis anda, komunikasi yang efektif baik verbal maupun non verbal tidak bisa tercipta dan terlaksana begitu saja, karena sedikit kesalahan dalam komunikasi bisnis maka akan menjadi penentu kegagalan dalam bisnis anda, pesan yang disampaikan kepada rekan bisnis kita harus benar-benar matang dalam perencanaannya sebagaimana gambaran yang disampaikan diatas, bisnis is relationship, and relationship is the key of good networking.
Pemilihan jenis media baik sifat saluran komunikasi yang akan dipilih memiliki konteks yang sangat berbeda, dan memiliki karakteristik yang berbeda pula, Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan penulisan pesan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Tulisan pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan penulisan pesan-pesan bisnis .
2.1 Pengertian Pesan Bisnis
Onong Effendy, menyatakan bahwa pesan adalah: “suatu komponen dalam proses komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan seseorang dengan menggunakan lambang, bahasa/lambang-lambang lainnya disampaikan kepada orang lain” (Effendy, 1989: 224). Pesan secara umum ,Pesan adalah setiap pemberitahuan (pikiran dan perasaan), kata, atau komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain. Pesan bisnis secara umum ,Pesan bisnis adalah suatu pesan atau surat yang digunakan oleh pengirim (source) untuk menyampaikan informasi yang tertulis maupun tidak tertulis, dalam penyelenggaraan kegitan bisnis yang diterima oleh orang ataupun organisasi (receiver).
Perencanaan penulisan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari :
1. Adaptasi Pesan pada kebutuhan dan harapan audiens 2. Membentuk kredibilitas
3. Nada dan Gaya pesan bisnis
4. Pemilihan kata yang benar dan efektif 5. Gaya kalimat pesan bisnis
6. Paragraf yang koheren.
2.1.1 Adaptasi Pesan pada Kebutuhan dan Harapan Audiens
Hubungan yang baik dengan audiens anda sangat penting untuk menjalin komunikasi yang efektif, pesan yang akan anda buat harus dapat menawarkan suatu yang berharga dan menarik bagi audiens, dengan mengadaptasi komunikasi anda pada kebutuhan dan harapan audiens maka pesan anda akan memberikan memuaskan audiens anda dan meningkatkan peluang pesan anda untuk berhasil,Ada beberapa yang perlu diperhatikan :
1. Menggunakan Sikap “Anda”
otoriter atau terlalu menuduh, misalnya, kata “anda gagal mengirimkan pesanan kepada pelanggan tepat waktu” untuk meminimalkan rasa sakit hati dapat digunakan kata pengganti sebagai berikut “Pelanggan tidak menerima pesanan tepat waktu, mari kita cari system lain yang dapat memastikan pengiriman tepat waktu”
2. Mempertahankan Standar Etiket
Untuk menunjukkan etiket dalam pesan bisnis kita sangatlah penting untuk mendapatkan perhatian dan rasa hormat dari audiens,Walaupun anda mungkin tergoda untuk berkata terus terang kadangkala diperlukan untuk memikirkannya secara matang untuk dapat mengekspresikan fakta ke perilaku yang baik sehinggakemampuan anda dalam berdiplomasi dengan mengendalikan emosi dapat menciptakan komunikasi yang baik dan sopan.misalnya,kata “Lagi-lagi,anda membuat situs web ini rusak karena kemampuan pemograman anda yang tidak kompeten” pesan tersebut dapat diganti dengan “Mari periksa kembali update situs yang terakhir sehingga kita dapat mengetahui cara memperbaiki proses tersebut”.
Dalam konteks yang berbeda membutuhkan lebih banyak diplomasi dalam pesan yang akan disampaikan, misalkan ketika berkomunikasi dengan orang yang mempunyai kedudukan yang lebih tinggi atau dengan orang diluar perusahaan maka sikap bijaksana sangat diperlukan dalam penulisan pesan, karena penulisan pesan yang menyinggung orang lain tidak dapat langsung mendapatkan feedback dari komunikan untuk langsung memperbaiki pesan anda.
3. Menekankan sisi positif
Ada perbedaan besar antara menyampaikan pesan negative dan menjadi negative, pada saat menghadapi situasi yang berpotensi negative, carilah cara untuk mengurangi pukulan atau menekankan aspek positif pada situasi tersebut sehingga anda dapat mengomunikasikan berita negative tanpa menjadi negative. Misalnya ketika renovasi gedung pada kantor pelayanan perijinan , kata “kami minta maaf atas ketidaknyamanan anda selama waktu renovasi” diganti dengan kata”Renovasi yang saat ini berlangsungakan membantu kami melayani anda dengan lebih baik”
Bahasa yang lembut tidak akan mengubah fakta, tetapi bahasa tersebut akan membuat fakta tersebut dapat lebih diterima,sehingga hindari kata-kata berkonotasi negative, sebagai gantinya gunakan eufemisme yang penuh arti misalnya, “barang murahan” diganti dengan “barang ekonomis”, “palsu” diganti dengan “imitasi”.
4. Menggunakan bahasa yang bebas bias
Bahasa bebas bias menghindari penggunaan kata-kata dan frasa yang menggolongkan dan menodai orang lain secara tidak adil dan bahkan secara tidak etis dengan cara dihubungkan dengan gender,ras,etnik,umur atau kecacatan, komunikator yang baik berusaha sebaik mungkin untuk mengubah bahasa yang bias, misalnya :
a. Bias Gender (Businessman menjadi business manager)
b. Bias Ras/etnik (Abraham Samad adalah orang Makasar yang luar biasa tegas. Menjadi Abraham Samad orangnya tegas)
c. Bias Umur ( Prof. Karamoy, 56 tahun baru saja mendapatkan penghargaan Gurubesar menjadi Prof Karamoy baru saja mendapatkan gelar guru besar)
d. Bias Cacat ( Pekerja yang pincang menghadapi banyak hambatan di tempat kerja, menjadi Pekerja yang memiliki keterbatasan fisik menghadapi banyak hambatan di tempat kerja).
2.1.2. Membangun Kredibilitas
Kredibilitas anda mempengaruhi respon audiens pada setiap pesan anda, untuk membangun kredibilitas dengan audiens harus mempertimbangkan Sembilan karakteristik berikut ini :
1. Kejujuran
Menunjukkan kejujuran dan integritas akan mendapatkan penghormatan dari audiens anda.
2. Objektivitas
Menunjukkan objektivitas dalam melihat situasi tanpa melibatkan perasaaan, 3. Kesadaran akan kebutuhan audiens
Membawa audiens untuk tahu bahwa anda memahami apa yang penting bagi mereka
Memperlihatkan simbol pendidikan anda, sertifikat professional, pelatihan khusus, kesuksesan dimasa lalu, atau bukti riset anda untuk mendukung dan memperkuat pesan anda.
5. Dukungan
Menggunakan bantuan seseorang yang dekat dan dipercaya oleh audiens sebagai dukungan anda.
6. Kinerja
Audiens perlu mengetahui seberapa bagus kinerja anda dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
7. Kepercayaan Diri
Anda dapat menyatakan pesan secara percaya diri, tanpa terdengar sombong atau arogan.
8. Gaya Komunikasi
Dukung pendapat anda dengan bukti, bukan istilah-istilah kosong seperti mengagumkan,luar biasa,bukan main,sensasional,
9. Ketulusan
Tunjukkan ketulusan dalam pesan anda, jangan terlalu hiperbolis.
2.1.3. Nada dan Gaya Pesan Bisnis
Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai Nada tertentu atau kesan secara keseluruhan.sebagian besar pesan bisnis bertujuan menggunakan gaya percakapan yang lebih hangat, dan memiliki sentuhan hasrat alamiah tetapi masih terkesan bisnis.
Pemilihan kalimat aktif atau pasif menjadi hal penting dalam pesan bisnis, karena kalimat aktif biasanya lebih kuat dibandingkan kalimat pasif, karena kalimat aktif menghasilkan kalimat yang lebih pendek dan kuat, lebih bersemangat, padat dan mudah dipahami, akan tetapi konteks yang berbeda pemilihan kalimat pasif bisa menjadi lebih efektif misalnya untuk menghaluskanberita buruk, untuk menempatkan diri anda ke latar belakang atau meciptakan nada tak pribadi, misalnya, kata, “barang yang dikembalikan lebih dari 90 hari tidak memenuhi syarat pengembalian barang” lebih halus daripada kalimat aktif “ Anda tidak bisa mengembalikan produk lebih dari 90 hari”.
Penggunaan tata bahasa meningkatkan citra anda dan efektifitas adalah pertimbangan kedua ketika memilih kat-kata, penggunaan kata-kata fungsional(kata sambung,kata depan,kata sandang,dan kata ganti) menyatakan hubungan diantara kata-kata isi ( katabenda, kata kerja, kata sifat dan kata keterangan).
Kata-kata isi memiliki arti denotasi (eksplisit,spesifik) dan arti konotasi (implicit,asosiatif), semakin abstrak suatu kata, semakin jauh kata tersebut dari dunia benda objektif dan berwujud yang dapat dirasakan oleh panca indera, dalam komunikasi bisnis gunakan istilah konkret dan spesifik dan gunakan abstraksi hanya ketika diperlukan.
Dengan melatih kemampuan anda menulis pesan bisnis, maka anda akan dilatih dengan cermat untuk menemukan kata-kata yang paling kuat dalam setiap situasi, hindari kata klise dalam tulisan anda dan gunakan jargon hanya ketika audiens sangat kenal dengan jargon tersebut, gunakan kata yang kuat dan telah dikenal.misalnya, “pebisnis yang kaya raya” diganti dengan ”taipan” , kata “pemilik wewenang”diganti dengan “yang bertanggungjawab”.
2.1.5 Gaya Kalimat Pesan Bisnis
Kalimat dapat dibagi kedalam empat bentuk dasar : sederhana,majemuk,kompleks, dan majemuk kompleks ,menulis menjadi lebih efektif bila menyeimbangkan penggunaan keempat jenis kalimat tersebut, berilah tekanan pada bagian kalimat dengan :
Memberi lebih banyak kata pada bagian tersebut;
Meletakkan bagian kalimat tersebut pada awal atau akhir kalimat
Membuat bagian kalimat tersebut menjadi subjek kalimat
Misalnya,
Untuk menekankan pentingnya ketua, anda dapat menjelaskan lebih banyak mengenai orang tersebut,
2.1.6 Menciptakan paragraph yang menyatu dan koheren
1. Ilustrasi
Memberi contoh yang menyajikan ide umum 2. Perbandingan atau kontras
Menggunakan kesamaan atau perbedaan untuk mengembangakan topic. 3. Sebab dan akibat
Berfokus pada alas an sesuatu. 4. Klasifikasi
Menunjukkan bagaimana ide umum dipecah ke kategori-kategori spesifik. 5. Masalah dan solusi
