PERENCANAAN
STRATEGIS
(
STRATEGIC
PLANNING
)
Puput Tri Komalasari, Desember 2010
TUJUAN LOKAKARYA
Menjelaskan hakekat perencanaan daerah
Memahami elemen perencanaan strategis daerah
Memberikan pedoman umum perumusan perencanaan
strategis yang baik
Perencanaan strategis di level SKPD
3
Paradigma Baru
Reposisi DPRD & Masyarakat
Otda & Desent
(Reformasi)
UU No.22 & .25 Th. 1999, PP 105 & 108 Th. 2000 dan
Kepmedagri No 29 /2002
+ UU 17/2003+ UU1/2004+UU15/2004
+ UUSPPN (25/2004) UU 32 dan 33
Makna dan arti penting renstra:
Perencanaan strategis merupakan proses secara sistematis yang berkelanjutan dari pembuatan keputusan yang
beresiko, dengan memanfaatkan sebanyak-banyaknya pengetahuan antisipatif, mengorganisasi secara sistematis usaha-usaha melaksanakan keputusan tersebut dan
Perencanaan strategis merupakan langkah awal untuk melakukan pengukuran kinerja instansi pemerintah.
Perencanaan strategis merupakan serangkaian rencana tindakan dan kegiatan mendasar yang dibuat oleh pimpinan puncak untuk diimplementasikan oleh seluruh jajaran suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Jadi, What Is Strategic Planning?
6
Suatu proses untuk menentukan:
Who are we?Where are we now?
STRATEGIC PLANNING
• Konstituen & stakeholders • Pesaing & rekanan • Lingk. eksternal • Lingkungan
Fase 1: Menentukan identitas diri Fase 2: Mengembangkan & mengimplementasikan rencana tindakan untuk mencapai prioritas strategik
Fase 3: Evaluasi seberapa baik tindakan sesuai dengan prioritas strategi
Dalam merumuskan dan mempersiapkan perencanaan
strategis, organisasi harus:
Menentukan visi, misi, tujuan, dan sasaran yang akan dicapai. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa
Mengenali lingkungan di mana organisasi
mengimplementasikan interaksinya, terutama suasana pelayanan yang wajib diselenggarakan oleh organisasi kepada masyarakat.
Melakukan berbagai analisis yang bermanfaat dalam positioning organisasi dalam percaturan memperebutkan kepercayaan pelanggan/masyarakat.
Mempersiapkan semua faktor penunjang yang diperlukan terutama dalam mencapai keberhasilan operasional organisasi
Jadi, Perencanaan Strategik
11
✔
Adalah seperangkat tindakan yang saling melengkapi dan terkait untuk mencapai visi dan
misi organisasi
X
• Is not just a document • Is not just a process • Is not jus resolution of a
single process
Manfaat renstra:
Dengan dicanangkannya perencanaan strategis, organisasi dapat menyiapkan perubahan secara proaktif yang bukan hanya sekedar bereaksi terhadap perubahan yang terjadi.
Dengan perencanaan strategis, organisasi dapat
Perencanaan strategis memungkinkan organisasi untuk
memberikan komitmen pada aktivitas dan kegiatan di masa mendatang.
Dengan adanya perencanaan strategis, penyesuaian terhadap perkembangan yang muncul dapat dilakukan untuk memanfaatkan peluang yang ada.
ELEMEN PERENCANAAN STRATEGIS
14
Program Tujuan Visi & Misi
Sasaran
Visi, Misi, dan Faktor-faktor Kunci
Keberhasilan
Tujuan penetapan visi:
Mencerminkan apa yang ingin dicapai sebuah organisasi
Memberikan arah dan fokus strategi yang jelas
Menjadi perekat dan menyatukan berbagai gagasan strategis
Memiliki orientasi terhadap masa depan
Menumbuhkan komitmen seluruh jajaran dalam lingkungan organisasi
Menjamin kesinambungan kepemimpinan organisasi
Visi harus mampu:
Menarik komitmen dan menggerakkan anggota organisasi
Memberikan makna bagi kehidupan anggota organisasi
Membentuk suatu standar keunggulan
Walaupun sebenarnya visi merupakan suatu impian, visi harus memenuhi kriteria dan persyaratan sebagai berikut:
Dapat dibayangkan oleh seluruh jajaran organisasi (imaginable)
Memiliki nilai yang memang diinginkan oleh anggota organisasi (desirable)
Memungkinkan untuk dicapai
Terfokus pada permasalahan utama instansi agar dapat beroperasi.
Berwawasan jangka panjang dan tidak mengabaikan perkembangan zaman
Dapat dikomunikasikan dan dimengerti oleh seluruh jajaran organisasi
‘Tips’ Perumusan Visi
18
Visi hendaknya dirumuskan bersama antara pimpinan dan anggota organisasi yang akan menjalankan visi tersebut. Perumusan visi dapat berasal dari pimpinan dan disesuaikan
dengan aspirasi dari bawah atau berasal dari bawah dan memperoleh komitmen dari pimpinan
Gunakan informasi hasil penilaian lingkungan internal dan ekternal organisasi.
GOOD VISION
19
Present where we want to go
Mudah dibaca dan dipahami
Mendorong spirit organisasi
Ringkas, memberikan inspirasi, menantang,
bermakna dan mudah diingat
Sebaiknya hanya di tingkat
Provinsi/Kota/Kabupaten
Contoh Visi
20
Mentransformasi sistem transportasi untuk memenuhi peluang-peluang sosial dan ekonomi pada
abad ke-21
Departemen Transportasi
That the City of Dana Point is the most beautiful, desirable and safest coastal community in which to
live, work, visit, play or conduct business . . .
21
We envision our City as a fully integrated, progressive, and engaged community of citizens and neighborhoods enjoying premier amenities,
services, and opportunities
The City of Henderson
A sustainable California, where our unique natural environment is preserved for future generations
25
Lets Now Dream !
List the core vision element that are most inspiring
to you !
Tujuan perumusan misi:
Misi dari setiap organisasi adalah tonggak dari perencanaan strategisnya.
Suatu pernyataan misi secara eksplisit menyatakan apa yang harus dicapai oleh suatu organisasi pemerintah dan kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan dalam pencapaian hal tersebut.
Yang harus diperhatikan dalam perumusan misi:
Melibatkan pihak-pihak yang berkepentingan yang mencakup para pegawai, masyarakat yang akan dilayani, mitra kerja, akademisi, dan birokrasi.
Menilai lingkungan yang sangat berguna untuk menentukan apakah misi organisasi tidak bertentangan secara internal dan eksternal dengan kebijakan pemerintah pusat dan kesepakatan antar-negara.
Menyelaraskan kegiatan, proses utama dan sumber daya untuk memungkinkan instansi melaksanakan kegiatannya secara lebih baik dan dengan biaya yang lebih sedikit.
Langkah yang harus ditempuh:
Seorang ditetapkan untuk menghimpun hasrat aspirasi dan keinginan yang dihadapi organisasi. Kesan atau masukan tersebut bisa datang dari luar organisasi
Setelah dilakukan pengkajian mengenai pihak terkait, tiap anggota mengisi formulir misi dengan rumusan masing-masing. Kemudian diikuti dengan diskusi kelompok tentang misi yang ditulis masing-masing anggota sehingga
menghasilkan rumusan bersama yang jelas.
Hasil rumusan misi kemudian dikembalikan kepada tiap anggota kelompok untuk diperdebatkan. Hasilnya disusun dalam bentuk rumusan misi yang telah disepakati kelompok.
KARAKTERISTIK MISI
30
Berisikan maksud didirikannya organisasi dan bukan
proses untuk mencapai maksud tersebut
Identifikasi siapa customer yang dilayani
Identifikasi kebutuhan atau ekspektasi Stakeholders
Jelas dan singkat
Mendukung pernyataan visi
Misi yang Efektif
31
Bisa menghasilkan beberapa alternatif strategis
Tidak terlalu spesifik
Mengakomodasi kepentingan berbagai stakeholders
Merefleksikan pertumbuhan dimasa yang akan
datang
Memberikan kriteria untuk memilih strategi
Dasar untuk menghasilkan dan mengevaluasi
pilihan-pilihan strategi
Bersifat dinamis
Misi City of Dana Point
32
Mendorong keterlibatan masyarakat dan berkomitmen untuk:
Mengembangkan dan menjamin kualitas hidup setinggi mungkin bagi penduduk kami, bisnis dan pendatang.
Memberikan lingkungan yang aman dan sehat dalam atmosfir ekonomi yang baik.
Memberikan sistem pemerintahan yang efisien dan efektif yang terbuka dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat dan bekerja untuk kemanfaatan bersama.
Faktor-faktor kunci keberhasilan:
Faktor-faktor kunci keberhasilan adalah topik atau bidang yang berkaitan secara luas dengan misi, dalam hal mana kinerja sangat dipengaruhi oleh bagaimana suatu organisasi atau pelanggan menerima sukses atau kegagalan dari suatu misi organisasi.
Faktor-faktor kunci keberhasilan adalah unsur-unsur dari suatu organisasi yang menentukan keberhasilan atau kegagalan strategi organisasi tersebut.
Tujuan penetapan faktor-faktor kunci keberhasilan:
Uraian tentang faktor-faktor kunci keberhasilan ini dapat dimulai dengan melakukan identifikasi indikator atau ukuran yang dapat menunjukkan tingkat pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Proses penetapan faktor-faktor kunci keberhasilan:
Harus diingat bahwa faktor-faktor kunci keberhasilan, berlainan dengan tujuan, tidak bersifat spesifik dan tidak harus dapat diukur.
Dapat diawali dari analisis SWOT
Strategi mengoptimalkan kekuatan untuk memanfaatkan peluang;
Strategi menggunakan kekuatan untuk mencegah dan mengatasi
ancaman;
Strategi mengurangi kelemahan untuk memanfaatkan peluang; dan
Strategi mengurangi kelemahan untuk mencegah dan mengatasi
ancaman.
Faktor-faktor kunci keberhasilan seharusnya memenuhi kriteria:
Penting untuk pencapaian keseluruhan tujuan dan sasaran organisasi;
Dapat diukur dan dikendalikan oleh organisasi;
Sebaiknya tidak terlalu banyak, karena tidak semua merupakan kunci;
Dinyatakan sebagai sesuatu yang harus dilaksanakan;
Dapat diterapkan diberbagai organisasi sejenis dengan tujuan dan
strategi yang sama;
Bersifat hirarkis, beberapa faktor berlaku untuk keseluruhan organisasi
Tujuan merupakan penjabaran atau implementasi dari
pernyataan misi.
Tujuan organisasi mempertajam fokus pelaksanaan misi
organisasi.
Tujuan tidak harus dinyatakan dalam bentuk kuantitatif,
akan tetapi harus dapat menunjukkan suatu kondisi yang
ingin dicapai di masa mendatang.
Penyusunan tujuan organisasi setidaknya memenuhi kriteria berikut:
Tujuan harus sesuai undang-undang yang berlaku, sejalan dengan kebijakan pemerintah, dan menjelaskan visi dan misi organisasi.
Tujuan yang tercapai merupakan pelaksanaan atau menyumbang pelaksanaan misi lembaga.
Tujuan tidak akan mengalami perubahan yang bermakna,
kecuali bila terjadi suatu perubahan yang sangat mendasar atau apabila hasil yang diinginkan dalam mengatasi isu strategis tertentu telah tercapai.
Tujuan pada umumnya mencakup jangkawaktu yang relatif panjang, lebih dari dua tahun. Pertimbangkan, apabila ada tujuan organisasi yang dapat dicapai dalam waktu kurang dari 3(tiga) tahun maka tujuan itu mungkin lebih merupakan sasaran.
Tujuan menjawab kesenjangan antara tingkat pelayanan pada saat kini dengan tingkat pelayanan yang ingin dicapai.
Tujuan menggambarkan hasil-hasil yang ingin dicapai organisasi.
Tujuan menunjukkan secara jelas arah lembaga dan program-programnya, namun tidak spesifik menentukan milestone dan strategi pelaksanaannya. Sasaran akan menjelaskan hal-hal tersebut.
Karakteristik Tujuan:
bersifat idealistik yang berarti mengandung nilai-nilai keluhuran dan keinginan kuat untuk menjadi baik dan berhasil;
jangkauan waktu yang jauh ke depan dengan kriteria 5 (lima) tahun atau lebih sebagaimana ditentukan oleh organisasi;
dan bersifat abstrak dalam artian hampir-hampir tidak
tergambar dalam angka-angka. Dengan karakteristik tersebut upaya pencapaian tujuan akhirnya berlangsung secara terus menerus.
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan, yaitu sesuatu
yang akan dicapai atau dihasilkan oleh instansi
pemerintah dalam jangka waktu tahunan, semesteran,
triwulanan atau bulanan.
Sasaran diusahakan dalam bentuk kuantitatif sehingga
Agar sasaran ini dapat efektif maka sasaran harus bersifat atau
memiliki kriteria berikut:
Spesifik, sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yangjelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik pula.
Dapat dinilai dan terukur (accountable), sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan ke dalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
menantang namun dapat dicapai, apabila sasaran harus
dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak.
berorientasi pada hasil, sasaran harus menspesifikasikan hasil yang ingin dicapai, contoh: menyediakan asistensi teknis bagi 50 industri kulit yang berorientasi ekspor.
SYARAT SASARAN
45
Bagaimana mencapai tujuan. Syarat sasaran:
Specific (spesifik)Measurable (dapat diukur)
Achievable (dapat dicapai)
Realistic (realistis)
Time Bond (ada batasan waktu)
Support Goals (mendukung tujuan)
Cara Mencapai Tujuan dan Sasaran
Cara mencapai tujuan dan sasaran merupakan strategi instansi
pemerintah untuk merealisasikan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Strategi merupakan rencana yang menyeluruh dan terpadu
mengenai upaya-upaya organisasi yang meliputi penetapan kebijakan, program operasional, dan kegiatan atau aktivitas dengan memperhatikan sumber daya organisasi serta keadaan lingkungan yang dihadapi.
Strategi hendaknya telah membahas mengenai masalah yang
Kelemahan yang terkait dengan strategi:
Strategi didasarkan pada prediksi, tetapi organisasi sulit menyusun prediksi yang sangat kompleks dan berubah-ubah. Untuk itu diperlukan teknik probabilitas yang lebih akurat dalam memprediksi apa yang akan terjadi di masa depan.
Dedikasi yang berlebihan terhadap strategi yang telah
ditetapkan dapat mengakibatkan hilangnya kesempatan yang ada. Perlu disadari bahwa strategi harus bersifat fleksibel dalam menghadapi lingkungan yang kompleks dan cepat berubah. Strategi yang semula telah ditetapkan mungkin tidak cocok dengan kondisi yang ada sebagai akibat arus perubahan.
Strategi yang disusun harus merupakan satu kesatuan komprehensif yang terpadu. Sayangnya hal ini sulit untuk dipenuhi karena adanya konflik antara tujuan dan sasaran korporat dengan tujuan dan sasaran divisi atau bagian-bagian dalam organisasi. Juga dapat timbul konflik antara tujuan dan sasaran divisi yang satu dengan divisi lainnya. Dalam hal ini perlu konsep keseimbangan alokasi sumber daya organisasi dan eliminasi konflik antara divisi organisasi.
Untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi maka
strategi memerlukan persepsi dan tekanan khusus dalam
bentuk kebijakan.
Kebijakan merupakan kumpulan keputusan-keputusan
yang:
menentukan secara teliti tentang bagaimana strategi akan dilaksanakan atau dengan kata lain kebijakan merupakan pedoman pelaksanaan tindakan atau kegiatan tertentu.
Mengatur suatu mekanisme tindakan lanjutan untuk pelaksanaan pencapaian tujuan dan sasaran.
Menciptakan kebijakan mengarahkan pada kondisi-kondisi di mana setiap pejabat dan pelaksana di organisasi
Penutup
Perencanaan strategis instansi pemerintah merupakan
kesadaran pimpinan puncak untuk ikut dan menentukan
irama perubahan sesuai dengan tuntutan yang
berkembang.
Agar perencanaan strategis dapat diimplementasikan
dengan efektif dan efisien, maka diperlukan perhatian
terhadap tiga hal berikut ini:
Perencanaan strategis yang disusun harus konsisten
dengan situasi kompetisi dan transpansi yang
berlangsung.
Perencanaan strategis telah memperhatikan kemampuan
realistik organisasi untuk melaksanakannya.
Perencanaan strategis yang telah disusun agar
Membuat Red Threat penyusunan Visi, Misi (3), Tujuan
(2), Sasaran (2), Program (2)dan Kegiatan (2)
LATIHAN
54
KETERKAITAN ANTAR ELEMEN
–
DINAS
KESEHATAN
Mewujudkan Kab Indah Sehat Tahun 2010
Mendorong Kemandirian Masyarakat Untuk Berperilaku Hidup Sehat
Memberdayakan Masyarakat Dalam Memelihara Kesehatan dan Menjaga Lingkungan yang sehat agar terwujud kemandirian dalam Meningkatkan kualitas kesehatannya
Meningkatnya Kawasan Bersih di Kec/Desa dan Masyarakat Sadar Gizi 30 % pada tahun 2004
55
MISI
TUJUAN 2 TUJUAN 1
Sasaran 1b
Sasaran 1a Sasaran 2a Sasaran 2b
Program 2b.1 Program 2b.2 Program 1a.2
Program 1a.1
Kegiatan 1a.1.1
Kegiatan 1a.2.1
Kegiatan 2b.1.3 Kegiatan 2b.1.2 Kegiatan 2b.1.1
Kegiatan 2b.2.1 Kegiatan 1a.1.2
Kegiatan 1a.1.3 Kegiatan 1a.2.2
VISI
