ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Karunia -Nya sehingga penyusunan makalah tentang “Informasi Dan Proses Bisnis” dapat selesai tepat
pada waktunya.………
Penyusunan makalah ini diajukan sebagai tugas kelompok mata kuliah “Informasi dan Proses Bisnis” di STMIK DIPANEGARA. Dalam penyusunan makalah ini penulis banyak mendapat bimbingan dan petunjuk dari berbagai pihak. Oleh karena itu , penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Ibu Rismayani S.kom M.T ,atas bimbingan dan pengetahuan yang diberikan kepada kami.
2. Teman -temanku Mahasiswa Sistem Informasi Kelas F , atas perhatiannya semoga kita tetap menjalin serta menjaga silaturrokhim diantara kita semua, amin. 3. Rekan-rekan dan semua pihak yang telah banyak membantu dalam penyusunan
makalah ini.
Penulis menyadari dalam penyusunan makalah ini masih belum sempurna, maka saran dan kritik yang konstruktif sangat penulis harapkan demi perbaikan makalah selanjutnya. Akhirnya penulis berharap semoga makalah ini bermanfaat._
_______________________________________________________________
Makassar , 02 Juni 2017
iii
2.2 ATURAN PROSES INFORMASI 7
2.2.1 PENTINGNYA INFORMASI 7
2.2.2 NILAI INFORMASI 7
2.2.3 FASILITAS INFORMASI 11
2.2.4 KEAMANAN INFORMASI 12
2.2.5 PENTINGNYA KEAMANAN INFORMASI 13 2.2.6 MODEL SERANGAN KEAMANAN INFORMASI 16
2.2.7 ASPEK KEAMANAN INFORMASI 18
2.2.8METODE METODE KEAMANAN INFORMASI 20 2.3 KOMPONEN ANALISIS DAN PEMBENTUK ATURAN
PROSES BISNIS 21
2.3.1ALASAN ORGANISASI MELAKUKAN ANALISA
PROSES BISNIS 24
2.3.2SPESIFIKASI UNTUK SUKSESNYA ANALISA
PROSES BISNIS 24
2.3.3ANALISA PROSES BISNIS STRATEGIS DAN
TAKTIS 25
2.4 LINGKUNGAN MODEL PROSES BISNIS 28
2.4.1 PEMODELAN PROSES BISNIS DALAM
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI 31 2.4.2 PEMODELAN PROSES BISNIS REAL 33 2.4.3 PEMODELAN PROSES BISNIS MENGGUNAKAN
BPMN 35
2.5 APLIKASI SUMBER DAYA 36
2.5.1SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA
MANUSIA (SMSDM/HRMS) 36
2.5.2 SUMBER DAYA ALAM 58
2.5.3 PEMANFAATAN SUMBER DAYA ALAM
BESERTA PEMBAGIANNYA 60
BAB III PENUTUP 65
3.1 KESIMPULAN 65
3.2 SARAN 65
iv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang
saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa sub proses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tetapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari super prosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. Suatu proses bisnis yang baik harus mempunyai tujuan mengefektifkan, mengefisienkan dan meningkatkan produktifitas dari suatu organisasi.
Suatu organisasi secara umum tentu saja mempunyai tujuan agar dapat bertahan hidup selama mungkin dan selalu meningkat kinerja serta produktifitasnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka suatu organisasi membutuhkan suatu proses bisnis yang baik untuk mendukung berjalannya organisasi tersebut.
Tidak terkecuali suatu perusahaan sebagai suatu organisasi tentu saja membutuhkan suatu proses bisnis yang baik agar dapat mendukung pencapaian tujuan dari perusahaan tersebut. Tahapan proses bisnis dalam suatu perusahaan antara lain :
1. Analisis Kegiatan Usaha
Dalam tahapan ini manajemen perusahaan bersama pemilik perusahaan melakukan diskusi dan analisis tentang kegiatan usaha yang akan dijalankan oleh perusahaan, misalnya usaha dibidang industri, perdagangan atau jasa. Hal ini dilakukan agar manajemen mengetahui serta menentukan proses bisnis yang akan digunakan oleh perusahaan.
2. Penentuan Proses Bisnis
Pada tahapan ini manajemen akan membuat atau menentukan bentuk proses bisnis dari usaha yang telah dipilih oleh perusahaan tersebut, mulai dari proses bisnis tentang jenis biaya-biaya yang dikeluarkan sampai dengan proses bisnis memperoleh pendapatan atau penghasilan.
3. Pelaksanaan Proses Bisnis
v
penting bagi setiap bagian atau divisi dan karyawan perusahaan untuk menjalankan dengan benar seluruh proses bisnis yang telah dibuat oleh pihak manajemen perusahaan.
4. Evaluasi Proses Bisnis Untuk mengetahui apakah suatu proses bisnis telah dijalankan oleh semua karyawan bagian atau divisi dari perusahaan dan apakah proses bisnis tersebut telah memberikan manfaat bagi perusahaan, maka diperlukan suatu evaluasi dari pelaksanaan proses bisnis tersebut. Suatu evaluasi dapat dilakukan setiap bulan, setiap tiga bulan, setiap enam bulan atau setiap tahun, tergantung kebijakan manajemen perusahaan. Akan tetapi suatu evaluasi akan lebih efektif apabila dilakukan setiap bulan. Dengan seringnya melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan proses bisnis, maka akan diperoleh suatu proses bisnis yang paling memberikan manfaat bagi perusahaan.
Makalah “Informasi dan Proses Bisnis” Ini Akan Membahas Tentang Aturan proses bisnis, Aturan Proses Informasi, Komponen, Analisis dan pembentuk aturan proses bisnis, Lingkungan Model Proses Bisnis , Aplikasi Sumber Daya ,Dan Contoh Kasus .
1.2 Tujuan
Semua aspek bisnis tentu saja harus ada tujuan.Begitu juga dengan proses bisnis.
Tentunya di dalam melakukan analisa proses bisnis ini akan diharapkan terwujudnya
beberapa hal yang menjadi tujuan dari perusahaan. Tujuan tersebut yang tercantum di dalam
makalah informasi dan proses bisnis adalah :
a) Mengetahui bagaimana keadaan di dalam diri konsumen. Tentunya, di setiap waktu akan terjadi perubahan oleh konsumen. Dengan mengetahui hal ini maka
akan dapat untuk disesuaikan dengan proses bisnis yang dijalankan.
b) Mengetahui efektifitas proses bisnis. Proses bisnis yang dijalankan haruslah dapat untuk mencapai tujuanya itu diterimanya input yang dihasilkan oleh konsumen
yang ada di pasar. Maka dari itu, perusahaan harus mampu untuk mengetahui hal
ini.
1.3 Rumusan Masalah
1. Jelaskan Tentang Aturan Proses Bisnis ! 2. Jelaskan Tentang Aturan Proses Informasi!
3. Jelaskan Tentang Komponen Analisis Pembentuk Aturan Proses Bisnis! 4. Jelasakan Tentang Lingkungan Model Proses Bisnis !
1
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Aturan Proses Bisnis.
Pada sebuah organisasi, sistem mempunyai peran penting dimana setiap pelaku di dalam organisasi memahami keberadaan sistem. Dalam sebuah organisasi, struktur organisasi mencerminkan merupakan bagian pokok sebuah sistem. Demikian halnya dalam pola interaksi didalamnya, misalnya hubungan antar karyawan, hubungan dengan atasan, hubungan dengan departemen / divisi lain, semua harus ada pola, bisa berupa tatanan, ketentuan, prosedur, aturan kerja, peraturan perusahaan, dan lain-lain.
Keberadaan sistem juga tidak lepas dari lingkungan yang melingkupinya. Terhadap perkembangan lingkungan yang sangat dinamis, perusahaan harus mencermati dan mampu menyesuaikan (bukan serta mengikuti) terhadap perubahan tersebut. Mengapa perlu? Karena di lingkungan-lah kita bersaing menunjukkan keunggulan bersaing (competitive advantage) dengan seluruh competitor. Di lingkungan pula terdapat pelanggan-pelanggan yang setia menanti produk / jasa kita. Di sini juga ada ceruk pasar (potensi pasar) yang selalu diincar para pelaku bisnis. Jadi, sistem sebuah organisasi harus mudah beradaptasi, cepat merespon perkembangan, dan mampu menyesuaikan setiap perubahan. Di lingkungan juga, perusahaan bisa semakin kaya pengetahuan, baik pengetahuan terhadap pesaing (competitor knowledge), pengetahuan terhadap pelanggan (customer knowledge), maupun pemahaman
pasar secara umum (market knowledge). Kekayaan pengetahuan ini-lah potensi yang dapat digunakan untuk bagaimana mendesain produk / jasa yang baik, bagaimana menentukan struktur harga yang kompetitif, bagaimana harus merumuskan sistem distribusi, serta bagaimana menyusun strategi promosi yang efektif, dan tentu efisien.
Di dalam proses bisnis, beberapa sub sistem dalam organisasi harus diperhatikan, misalnya;
a. Model / bentuk / wadah organisasi itu sendiri. Apakah berupa PT, CV, Fa, Koperasi UD, dll.
b. Struktur organisasinya, meliputi siapa yang duduk pada level manajerial sampai ke pelaksana, lengkap dengan pembagian tugas, tanggung jawab dan kewenangannya.
2
d. Distribusi informasi, yang meliputi bagaimana mekanisme dan teknis penyebaran informasi bisa menyebar ke seluruh anggota (karyawan), sehingga setiap anggota mempunyai hak yang sama untuk memperoleh (akses) informasi, serta dapat memperoleh informasi yang jelas, lengkap dan akurat.
e. Bagaimana mekanisme koordinasinya? Antar departemen, antar level manajerial, bahkan antar karyawan.
f. Ketersediaan peralatan (tools), misalnya peraturan perusahaan, SOP, instruksi kerja, standar produk, standar pelayanan dan lain-lain yang terkait.
g. Model evaluasi dan perbaikan. Ini perlu, karena tidak ada sistem yang sempurna, sehingga selalu ada celah untuk dilakukan perbaikan / penyempurnan terhadapnya
Kelamahan utama dalam sistem adalah tidak konsistennya antara sistem yang dibuat dengan operasional pelaksanaannya. Sebagai contoh, jika kita berbicara MBS (mangement by System), selalu berpotensi berubah menjadi management by selera. Misalnya, setelah disepakati system penggajian, bos atau pihak yang berwenang “suka” terhadap karyawan, maka “bos“ menyesuaikan gaji karyawan yang disukainya tersebut sesuai dengan kemauannya. Tentu, hal ini melanggar rambu-rambu sistem yang telah ditetapkan. Atau sebaliknya, sepatutnya karyawan berhak menerima ”lebih”, tetapi karena tidak disukai bos (karena sering protes dll), gajinya diturunkan.
Setelah sistem terbentuk, selanjutnya perlu ditetapkan sasaran organisasi. Seluruh anggota organisasi harus memahami apa sasaran (dan tujuan) organisasi. Dengan semikian, seluruh sumber daya organisasi akan digunakan secara totalitas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan sasaran;
1. Sasaran harus realistis, sehingga menjadi salah satu hal yang pasti dapat dicapai. 2. Sasaran harus disosialisasikan ke seluruh anggota, sehingga bisa dipahami secara
jelas.
3. Sasaran harus dapat menjadi sumber motivasi seluruh anggota agar selalu menunjukkan kinerja / prestasi terbaiknya.
4. Sasaran tidak boleh bertentangan dengan visi, misi, dan tujuan organisasi. 5. Sasaran harus mudah diukur, sehingga dapat dilakukan perbaikan dari waktu ke
3
Sebagai catatan, bahwa penentuan sasaran, biasanya satu paket dengan visi, misi dan tujuan, bahkan strategi organisasi.
Setelah sasaran ditetapkan, tiba saatnya mempersiapkan sarana. Apa yang menjadi saran organisasi? Secara umum, sarana bisa dipahami sebagai instrumen atau sumber daya. Misalnya, adanya tenaga kerja / sumber daya yang handal dan kompeten. Tersedianya peralatan kerja yang cukup. Modal usaha, juga merupakan bagian dari sarana organisasi. Demikian juga akses bahan /material kerja, penguasaan teknologi, merupakan sarana yang harus diperhatikan dalam setiap proses bisnis.
Pengertian sandaran, umumnya dapat dipahami sebagai back up atau penyangga (buffer). Ibarat bermain tinju, ketika terpukul, ring tinju bisa menjadi sandaran agar tidak serta merta jatuh. Adanya sandaran (ketika terpukul), juga memberikan keleluasaan bagaimana menata diri agar bisa menguasai permainan.
Didalam bisnis, ”pukulan tinju” tersebut bisa berupa terpaan krisis moneter dan krisis finansial, sehingga perusahaan yang terkena dampaknya sibuk mencari sandaran (agar selamat). Bagi perusahaan yang menginduk pada sebuah holding company, induk perusahaan atau anak perusahaan lainnya bisa menjadi sandaran untuk mengatasi krisis / persoalan bisnis lainnya.
Bagaimana jika tidak mempunyai holding company, atau ternyata hanya pengusaha mikro / kecil sekelas UMKM dan sejenisnya? Siapa / apa sandarannya? Pada titik tertentu, konsumen bisa menjadi sandaran. Mengapa? Konsumen yang loyal, selalu akan menanti produk perusahaan, meski perusahaan sedang diterpa berbagai persoalan serius. Pada posisi tertentu, jaringan (networking) juga bisa menjadi sandaran dalam proses bisnis. Mengapa? Dengan networking, kita bisa berbagi dan membahas untuk selanjutnya memperoleh solusi atas setiap masalah. Dengan networking pula dapat diperoleh area bisnis baru sehingga perusahaan bisa melakukan ekpansi.
Saat adalah dimensi dari waktu. Dalam proses bisnis waktu memegang peranan penting. Misalnya berapa lama cycle time sebuah aat produksi. Atau berapa lama saluran distribusi bisa mencapai ke setiap pelanggan. Pengertian waktu juga dapat diartikan kapan, misalnya kapan waktu yang tepat untuk;
1. Set up, upgrade, alat produksi
2. Membangun dan mengembangkan produk baru, 3. Launching produk baru,
4. Melakukan penyesuaian harga, 5. Memberikan diskon kepada pelanggan,
6. Menyesuaikan fasilitas (gaji dll) kepada karyawan, 7. Memberikan penghargaan kepada karyawan,
4
Dengan mencermati setiap pergeseran waktu, serta kejelian menentukan kapan waktu yang tepat diharapkan setiap langkah / usaha perusahaan lebih tepat sasaran.
safety, dimana seluruh komponen organisasi selalu memperhatikan aspek safety,
termasuk bagaimana agar perusahaan selalu selamat menghadapai badai persoalan yang bertubi-tubi, serta selalu dalam kondisi yang sehat (utamanya aspek finansiil-nya). Dengan safety pula, perusahaan akan tetap eksis dan bertahan, sehingga perusahaan tidak sekedar mampu bertahan hanya seumur jagung.
Suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. 3 Jenis Proses Bisnis :
Proses Bisnis Operasi Proses Bisnis Informasi Proses Bisnis Manajemen
Etika (ethics) adalah prinsip moral yang menjadi pedoman bagi tingkah laku seseorang. Apapun latar belakang seseorang, apabila dia mempunyai etika yang baik, dia akan mempertimbangkan dampak dari kegiatannya terhadap lingkungan social dan orang lain. Dengan kata lain, tingkah laku dan etika yang pantas menunjukkan bahwa anda tidak hanya mempertimbangkan kepentingan diri sendiri, namun juga kepentingan orang lain.
Beberapa prinsip yang menjadi dasar bagi perilaku etis, yaitu :
1. Hindari pelanggaran etika yang kecil-kecil. Pelanggaran etis yang kecil-kecil kelihatannya tidak berbahaya. Sayangnya pelanggaran tersebut biasanya dapat dikompromikan dalam pekerjaan. Pelanggaran etika tersebut dapat menuntun kita kepada konsekuensi yang lebih besar pada suatu waktu.
2. Pusatkan perhatian pada reputasi jangka panjang. Salah satu karakteristik dari dilema etika adalah tekanan jangka pendek yang dihadapkan pada anda. Dilema etika terjadi dari ancaman yang dinyatakan secara jelas maupun yang tersirat dimana bila Anda “tidak berkompromi” mungkin anda akan menghadapi konsekuensi yang tidak diinginkan. Anda seharusnya menanggapi dilema etika dengan mengalihkan fokus reputasi jangka pendek ke fokus reputasi jangka panjang. Reputasi anda sangatlah berharga. Anda akan kehilangan efektivitas, jika reputasi anda tercela.
5
Sebuah Sistem TI atau selanjutnya akan disebut STI, pada dasarnya dibangun di atas lima tingkatan dalam sebuah piramida STI. Berurutan dari dasar adalah :
konsep dasar, teknologi, aplikasi, pengembangan dan pengelolaan.
Terdapat 3 hal Vital Dalam aturan dasar Sistem Informasi pada Bisnis, yaitu : 1. Dukungan terhadap proses dan operasi bisnis.
2. Dukungan terhadap pengambilan keputusan oleh pegawai dan manajer. 3. Dukungan strategi untuk keunggulan bersaing Dukungan terhadap proses dan Operasi Bisnis adalah aturan yang harus diterapkan oleh setiap perusahaan karena akan berpengaruh terhadap kinerja perusahaan dan menentukan baik buruknya kualitas perusahaan tersebut . Dukungan terhadap pengambilan keputusan oleh pegawai dan manajer adalah sebuah aturan yang mendukung untuk maju tidaknya perusahaan tersebut, karena sebuah pengambilan keputusan dapat menentukan kualitas dari perusahaan tersebut. Dukungan strategi untuk keunggulan bersaing adalah aturan yang vital dalam sebuah perusahaan karena sebuah strategi dalam bisnis menentukan kesuksesan perusahaan tersebut Trend Sistem informasi Dalam sebuah perusahaan sebuah trend system Informasi cukup berpengaruh karena dengan begitu terdapat beberapa hal yang berubah, yaitu trend yang cukup dominan dalam system Informasi adalah : - Inisiatif dan penanggung jawab tidak lagi dilakukan hanya oleh CIO (Chief Information Officer) namun dilakukan juga oleh executive Board - Pergeseran peran IS Department dari Application Delivery menjadi System Integration dan pengembang Infrastruktur - Perkembangan Internet dan Intranet menghasilkan world wide connectivity dan memungkinkan untuk adanya common user interface untuk setiap system Ada beberapa alasan mengapa diperlukannya System Integration yaitu: - Perkembangan Komputerisasi di sebuah organisasi yang tidak bersamaan dan terpisah – pisah - Hambatan Teknologi yang dapat diatasi oleh berbagai alat bantu yang mudah dijumpai oleh pemakai. Dalam E-Business terdapat 7 aturan, yaitu :
- Komunikasi
6
secara online dari promosi barang, pemesanan barang, pembayaran dan pengiriman barang. Pembeli barang tidak perlu melihat barang secara langsung tetapi melalui gambar dan spesifikasi yang dicantumkan di dalam website, sedangkan untuk pemesanan, system shopping online terhubung oleh system inventory untuk mengetagui ada atau tidaknya barang tersebut, dan untuk system pembayaran, shoppig online harus terhubung oleh otoritas pembayaran contohnya : bank, dan penyedia kartu kredit agar nilai yang dibayarkan oleh pembeli berasal dari alat pembayaran yang sah dan memiliki nilai yang cukup.
7
2.2 Aturan Proses Informasi.Informasi saat ini sudah menjadi sebuah komoditi yang sangat penting. Lebih jauh lagi banyak pihak yanhg beranggapan bahwa era sekarang merupakan zaman imformasi atau dikenal dengan information based society. Kemampuan untuk mengakses dan menyediakan informasi secara cepat dan akurat menjadi sangat esential bagi sebuah Organisasi, baik yang berupa organisasi komersial ( perusahaan ), perguruan tinggi, lembaga pemerintahan, maupun individual. Hal ini dimungkinkan karena perkembangan teknologi komputer yang kian pesat sebagai pusat penyimpanan informasi mulai awal tahun 1970-an hingga sekarang.
Oleh karena pentingnya keberadaan Informasi, maka sebagai information seeker (pencari dan penemu informasi) kita perlu mengetahui bagaimana cara untuk mengamankan informasi yang kita miliki dan bagaimana keamanan informasi dilakukan agar dapat menjaga keabsahan, dan nilai yang terkandung terhadap informasi yang kita miliki, supaya tidak sembarang orang dapat mengakses dan menggunakan informasi tersebut dengan sembarangan.
Adapun yang perlu dipelajari sebelum masuk kedalam ranah keamanan informasi kita perlu mengetahui terlebih dahulu dasar – dasar keamanan informasi , adapun dasar – dasar keamanan informasi ialah :
2.2.1. Pentingnya informasi
Sangat pentingnya nilai sebuah informasi menyebabkan seringkali informasi hanya boleh diakses oleh orang – orang tertentu. Jatuhnya informasi ke pihak lain ( misalnya pihak lawan bisnis ) dapat menimbulkan kerugian bagi pemilik informasi. Informasi yang bernilai penting tersebut merupakan aset bagi perusahaan.
Sebagai contoh, banyak informasi dalam sebuah perusahaan yang hanya diperbolehkan diketahui oleh orang – orang tertentu di dalam perusahaan tersebut. Hal tersebut mencakup : informasi tentang produk yang sedang dalam tahap pengembangan (development), algoritma – algoritma dan teknik – teknik yang digunakan untuk menghasilkan produk tersebut. Oleh karenanya, keamanan dari sistem informasi yang digunakan harus terjamin dan dalam batas yang dapat diterima.
2.2.2. Nilai Informasi ( value of information )
8
tingkat kepentingan informasi pada suatu perusahaan adalah dengan menentukan berapa nilai atau value dari informasi tersebut. Semakin tinggi nilai informasi bagi suatu organisasi maka semakin penting pula keberadaannya. Suatu informasi dikatakan bernilai tinggi ( high value information ) jika informasi tersebut sangat relevan dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan. Jika informasi tidak dapat memberikan suatu yang relevansi atau tidak bermanfaat, maka informasi dikatakan bernilai rendah.
Oleh karena itu suatu organisasi harus mempunyai cara untuk menentukan beberapa nilai dari informasi yang dimiliki sehingga dapat ditentukan tingkat kepentingannya. Hal ini tidak mudah dilakukan karena informasi sendiri lebih bersifat relatif dari pada bersifat kualitatif ataupun kuantitatif. Artinya nilai suatu informasi tidak dapat langsung digeneralisasi, karena bisa saja bernilai tinggi bagi suatu pihak dan bernilai rendah bagi pihak lain. Beberapa cara atau metode untuk menentukan nilai suatu informasi sebagai berikut :
a). Metode biaya dan manfaat ( cost-benefit method )
Nilai suatu informasi yang dimiliki oleh Organisasi dapat ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibanding dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi dinikmati oleh lebih dari satu pihak sehingga sulit untuk menghubungkan suatu informasi dengan biaya untuk memperolehnya.
Menentukan nilai informasi memang tidak mudah untuk dinyatakan dengan ukuran yang bersifat kuantitatif. Namun, dapat dijelaskan dengan skala relatif. Misalnya, jika suatu informasi dapat menghasilkan hal yang mengurangi ketidakpastian bagi pengambilan keputusan, maka nilai informasinya tinggi. Sebaliknya jika suatu informasi kurang memberikan relevansi bagi pengambilan keputusan, informasi tersebut dikatakan kurang bernilai atau nilai informasinya rendah.
b). Metode berdasarkan karakteristik informasi ( Information charestristic method )
Nilai informasi dapat ditentukan berdasarkan karakteristik atau sifat yang dimilikinya. Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka , “Information System : Theory
9
1. Mudahnya diperolehSifat ini menunjukkan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran informasi. Kecepatan informasinya dapat diukur, misalnya 1 (satu) menit versus 24 jam. Akan tetapi, berapa nilainya bagi pemakai informasi, sulit mengukurnya.
2. Sifat luas dan lengkapnya
Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya.
3. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan informasi luaran.
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukkan nilai informasi semakin baik bila ada hubungannya dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi oleh pemakai.
5. Ketepatan waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek dari pada siklus perolehan informasi : masukan, pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada para pemakai. Biasanya, agar informasi itu tepat waktu, lamanya siklus ini harus dikurangi. Dalam beberapa hal ketepatan waktu dapat diukur. Misalnya, berapa banyak penjualan yang dapat ditambah dengan memberikan tanggapan segera kepada permintaan langganan mengenai tersedianya barang – barang inventaris.
6. Kejelasan
Sifat ini menunjukkan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah – istilah yang tidak jelas.
10
7. KeluwesanSifat ini berhubungan dengan lebih dari satu keputusan, tetapi juga dengan lebih dari seseorang pengambil keputusan. Sifat ini sulit mengukurnya, tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.
8. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukkan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi hingga sampai pada kesimpulan yang sama.
9. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
10. Dapat diukur
Informasi seharusnya bisa diukur dan sifat ini menunjukkan bahwa hakikat informasi adalah yang dihasilkan dari Sistem Informasi Formal. Meskipun kabar angin, desas – desus, dugaan, klenik, dan sebagainya sering dianggap sebagai informasi, hal – hal tersebut berada di luar lingkup pembicaraan.
11
2.2.3 Fasilitas InformasiFasilitas yang terkait dengan pemrosesan informasi ( selanjutnya disebut sebagai fasilitas informasi ) :
A. Dokumen
1). Dokumen adminstrasi ( surat menyurat dll )
2). Dokumen atau data keuangan
3). Dokumen atau data kepegawaian
4). Dokumen tender dan kontrak
dan data lainnya yang perlu dilakukan penyimpanan yang diistilahkan sebagai informasi dalam bentuk dokumen atau data.
B. Sistem Perangkat Lunak
1). Aplikasi
2). Sistem Operasi
3). Perangkat bantu pengembangan sistem
4). Perangkat bantu lainnya ( antivirua, edit tool)
C. Sistem Perangkat Keras
1). Peralatan komputer
2). Peralatan jaringan dan komunikasi
12
4). Peralatan fisik lainnya : finger print, removable media ( misalnya : flashdisk, CD, DVD, tape reel, disket) dan peralatan penunjang lainnya ( misalnya : Uninteruptable Power System/UPS, pembangkit tenaga listrik/generator, antena komunitas ).
D. Infrastruktur dan bangunan :
1). Ruang server
2). Pelindung, palang, kunci berganda, alarm
2.2.4 Keamanan Informasi
2.2.4.1 Pengertian Keamanan Informasi
Informasi yang merupakan aset bernilai seharusnya dilindungi agar aman. Keamanan
secara umum diartikan sebagai kondisi yang terbebas dari ancaman atau bahaya. Keamanan informasi adalah suatu upaya atau usaha khusus diperuntukkan untuk melindungi, mengamankan aset-aset informasi terhadap ancaman yang mungkin akan timbul serta membahayakan aset informasi tersebut, entah itu terkena ancaman dari internal maupun eksternal. Tujuan dari Keamanan Informasi yaitu salah satunya menjaga keamanan dari sumber-sumber informasi. Sebuah informasi sangatlah penting seringkali menyebabkan informasi tersebut hanya boleh diakses oleh orang-orang tertentu. Semisal saja suatu perusahaan, jatuhnya informasi tentang perusahaan tersebut ke tangan pihak lain (pihak lawan bisnis) menyebabkan kerugian bagi pemilik informasi (perusahaan).
Menurut ISO / IEC 27001,2005, Keamanan Informasi adalah penjagaan informasi dari seluruh ancaman yang mungkin terjadi dalam upaya untuk memastikan atau menjami kelangsungan bisnis, meminimalisir resiko bisnis dan memaksimalkan atau mempercepat pengembalian investasi dan peluang bisnis.
13
Physical security adalah keamanan informasi yang menfokuskan pada strategi untuk mengamankan individu / anggota organisasi dan tempat kerja dari bencana alam, kebakaran, dll. Physical security memfokuskan pada aset fisik dari suatu informasi.
Personal security adalah keamanan informasi yang memfokuskan pada keamanan personal, berhubungan dengan keamanan physical security
Operation security adalah keamanan informasi yang membahas mengenai strategi suatu organisasi, agar organisasi tersebut dapat mengamankan kemampuan organisasi untuk berjalan tanpa ada gangguan.
Communication Security adalah keamanan informasi bertujuan mengamankan media komunikasi dan memanfaatkan media tersebut untuk mencapai tujuan organisasi
Network Security adalah keamanan informasi yang memfokuskan pada pengamanan peralatan jaringan ataupun data organisasi.Masing – masing komponen tersebut berkontribusi dalam program keamanan informasi secara keseluruhan. Keamanan informasi adalah perlindungan informasi termasuk sistem dan perangkat yang digunakan, menyimpan, dan mengirimkannya.
2.2.5 Pentingnya Keamanan Informasi
Suatu kenyataan yang dihadapi pada abad Globalisasi ini adalah berbagai Organisasi dihadapkan pada sejumlah ancaman keamanan informasi dari berbagai sumber. Hal tersebut diperlihatkan dari sejumlah kasus kejahatan komputer yang dilakukan secara sengaja contohnya : pencurian data, aktivitas spionase, percobaan backing, tindakan vandalism. Ancaman serupa juga disebabkan karena kejadian lain seperti bencana alam, misalnya ; banjir, gempa bumi, tsunami, dan kebakaran. Ketergantungan kinerja Organisasi terhadap sistem informasi mengandung arti bahwa keseluruhan ancaman terhadap keamanan informasi tersebut merupakan fortofolio resiko yang dihadapi oleh organisasi yang bersangkutan.
14
Keamanan informasi yang baik dapat dicapai melalui penerapan sejumlah upaya – upaya teknis (operasional) yang didukung oleh berbagai kebijakan dan prosedur manajemen yang sesuai. Proses tersebut dimulai dari pengidentifikasian sejumlah kontrol yang relevan untuk diterapkan dalam Organisasi, yang tentu saja harus berdasarkan pada analisa kebutuhan aspek keamanan informasi seperti apa yang harus dimiliki perusahaan. Setelah kebijakan, prosedur, dan panduan teknis operasional mengenai kontrol yang harus diterapkan dalam Organisasi disusun, langkah berikutnya adalah sosialisasi keseluruhan piranti tersebut ke segenap lapisan manajemen dan karyawan organisasi untuk mendapatkan dukungan dan komitmen.
Selanjutnya para pihak kepentingan lain yang berada diluar organisasi perlu dilibatkan dalam sosialisasi karena mereka merupakan bagian tidak terpisahkan dari keamanan
informasi yang dibangun. Selain itu, keberadaan para pakar dan ahli juga dibutuhkan untuk membantu organisasi dalam menerapkan langkah – langkah tersebut. Identifikasi terkait keamanan informasi di suatu organisasi langkah awal dimulai dari timbulnya beberapa pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut :
a) Siapa yang harus memperhatikan keamanan informasi ?
keamanan informasi harus menjadi perhatian semua pihak di dalam organisasi ( manajemen dan karyawan) maupun diluar organisasi ( pemasok, pelanggan, mitra kerja, dan pemegang saham) yang seharusnya bertanggung jawab secara penuh dalam proses keamanan informasi. Hal ini dimaksudkan karena semua pihak tersebut terlibat baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses penyediaan, penyimpanan, pemanfaatan, dan penyebar luasan informasi dalam organisasi. Untuk menjamin adanya kesadaran, kemauan dan komitmen untuk melakukan hal tersebut, maka perlu adanya pihak yang memiliki tugas dan kewajiban khusus untuk memantau efektivitas keamanan informasi. Keberadaan perusahaan tersebut mutlak dibutuhkan oleh organisasi dalam berbagai bentuknya seperti : perusahaan komersial, institusi pemerintahan, organisasi publik, lembaga nirbala, dll.
b). Kapan masalah keamanan informasi ini harus mulai disosialiasasikan dalam
organisasi ?
15
seluruh jajaran manajemen dan karyawannya. Setiap individu yang berada di dalam organisasi mempunyai tanggung jawab untuk melindungi keamanan informasi yang dimilikinya, sebagaimana layaknya memperlakukan hal yang sama terhadap aset – aset berharganya. Berkaitan dengan hal itu, harus ada kebijakan menyangkut pemberian sangsi bagi mereka yang lalai memperhatikan hal ini maupun penghargaan bagi mereka yang berprestasi mempromosikan dan menerapkan keamanan informasi di organisasi terkait.
c) Dimana sajakah aspek keamanan informasi harus diterapkan ?
Tentunya proses keamanan informasi harus dimulai dari menjaga tempat atau fasilitas fisik dimana informasi beserta piranti/ peralatan pendukungnya disimpan. Dengan berkembangnya teknologi akses informasi dari jarak jauh melalui pemanfaatan jaringan komputer, maka ruang lingkup keamanan menjadi semakin beasr dan kompleks, karena sudah tidak dibatasi oleh sekat – sekat lingkungan fisik tertentu. Perkembangan in ternet yang telah membentuk sebuah dunia maya tempat berbagai individu maupun komunitas berinteraksi ( tukar – menukar informasi) secara elektronik memperlihatkan bagaimana kompleksnya keamanan area baik secara fisik maupun virtual yang tentu saja akan sangat berpengaruh terhadap manajemen kontrol yang akan dipilih dan diterapkan.
d). Bagaimana cara menerapkan keamanan informasi yang baik ?
Untuk dapat membangun dan menerapkan keamanan informasi yang baik, sebaiknya organisasi memulainya dari upaya melakukan kajian atau telaah terhadap resiko keamanan yang mungkin timbul. Kajian yang dimaksud dapat diterapkan dalam tingkatan organisasi, maupun pada tataran sub bagian atau fungsi organisasi tertentu, seperti sistem informasi, komponen, layanan, dan lain sebagainya sesuai dengan skala prioritas yang ada.
Kajian resiko yang dimaksud berdasarkan ISO 17799 merupakan suatub pendekatan sistematis dari proses berikut :
1. Identifikasi terhadap kejadian – kejadian apa saja yang dapat mengancam keamanan informasi perusahaan dan potensial dampak kerugian yang ditimbulkan jika tidak terdapat kontrol yang memadai.
16
Hasil dari kajian tersebut akan menghasilkan arahan yang jelas bagi manajemen dalam menentukan prioritas dan mengambil sejumlah tindakan terkait dengan resiko keamanan informasi yang dihadapi. Perlu juga dilakukan langkah – langkah yang kontinyu dan berkelanjutan dan langkah interaktif untuk menentukan prioritas yang jelas. Langkah – langkah interaktif yang dimaksud adalah sebagai berikut :
1. Menganalisa perubahan kebutuhan dan prioritas organisasi yang baru sesuai dengan pertumbuhannya
2. Mempelajari ancaman – ancaman atau kelemahan – kelamahan baru apa yang terjadi akibat perubahan yang ada tersebut
3. Memastikan bahwa kendali yang dimiliki efektif dalam menghadapi ancaman – ancaman kejadian terkait.
Keberadaan kontrol ini akan sangat berpengaruh terhadap kinerja sebuah organisasi, maka proses telaah resiko harus dimulai dari tingkat manajemen, agar mereka yang berwenang dapat menilainya berdasarkan tingkat kepentingan tertinggi (pendekatan to down).
2.2.5 Model Serangan Keamanan Informasi
Beberapa model – model serangan keamanan informasi yang telah dikembangkan oelh pihak – pihak yang ingin meng-hack informasi dapat dirilis sebagai berikut [Raharjo, 2005]:
a). Scanning ; scan adalah probe dalam jumlah besar menggunakan tool secara otomatis dengan tujuan tertentu misalnya mendeteksi kelemahan – kelamahan pada host tujuan.
b). Sniffing : sniffer adalah device ( software maupun hardware) yang digunakan untuk mendengar informasi yang melewati jaringand dengan protokol apa saja.
c). Eksploit : memanfaatkan kelamahan sistem untuk aktifitas – aktifitas diluar penggunaan normal yang sewajarnya.
17
e) DoS (Denial of Service) attack : salah satu sumberdaya jaringan yang berharga adalah servis –servis yang disediakan. DoS atau malah Distributed Dos (Ddos) attack dapat menyebabkan servis yang seharusnya ada menajdi tidak bisa digunakan. Penyebab penolakan servis ini sangat banyak sekali dapat disebabkan hal – hal berikut :
® Jaringan kebanjiran trafik ( misal karena serangan syn flooding, ping flooding, smufring)
Syn flooding adalah
Ping flooding adalah
Smurfing adalah
® Jaringan terpisah karena ada penghubung ( router/gateway) yang tidak berfungsi.
® Ada worm / virus yang menyerang dan menyebar sehingga jaringan menjadi lumpuh bahkan tidak berfungsi.
f). Malicious Code : Program yang dapat menimbulkan efek yang tidak diinginkan jika dieksekusi jenisnya antara lain : trojan borse, virus, worm.
® Trojan borse adalah program yang menyamar dan melakukan aktifitas tertentu secara tersembunyi.
® Virus adalah program yang bersifat mengganggu bahkan merusak dan biasanya memerlukan intervensi manusia dalam penyebarannya.
® Worm adalah program yang dapat menduplikasikan diri dan menyebar denga cepat tanpa intervensi manusia.
g). Serangan secara fisik : mengakses server / jaringan / piranti secara illegal.
18
i). Social Engineering : usaha untuk mendapatkan password dengan jalan memintanya misalkan dengan menggunakan fakeemail.
j). OS Finger Printing : mengetahui Operating System (OS) dari target yang akan diserang merupakan salah satu pekerjaan pertama yang dilakukan oleh seorang cracker. Setelah mengetahui OS yang dituju, dia dapat melihat database kelemahan sistem yang dituju. Finger Printing adalah istilah yang umum yang digunakan untuk menganalisa OS sistem yang dituju.
k). Crack password : program untuk menduga dan memecahkan password dengan menggunakan sebuah atau beberapa kamus.
l). Spyware : definisi umum spyware adalah program kecil yang bekerja secara otomatis pada saat kita browsing internet atau memata – matai kegiatan online kita lalu mengirimkan hasil pantauannya ke host server spyware terserbut. Jenis spyware sangat banyak, ada yang hanya bertugas merotasi tampilan pada iklan software, ada yang menyadap informasi konfigurasi komputer kita, ada yang menyadap kebiasaan online kita.
2.2.6 Aspek Keamanan Informasi
Keamanan informasi terkait erat dengan fasilitas pemrosesan informasi ( fasilitas informasi ) yang meliputi dokumen, perangkat keras, perangkat lunak, infrastruktur, dan bangunan yang melindunginya. Hal tersebut seharusnya direncanakan dan diorganisir dengan baik agar dapat melindungi sumber daya ( resouce) dan investasi lainnya. Perlindungan pada informasi tersebut dilakukan untuk memenuhi aspek keamanan informasi. Aspek – aspek tersebut seharusnya diperhatikan atau dikontrol dan semestinya dipahami untuk diterapkan. [Whitman & Mattord, 2009] menyebutkan beberapa aspek yang terkaid keamanan informasi yang akan dijelaskan sebagai berikut :
a). Privacy
19
b). IdentificationSistem informasi memiliki karakteristik identifikasi jika bisa mengenali penggunanya. Identifikasi adalah langkah eprtama dalam memperoleh hak akses ke informasi yang diamankan. Identifikasi umumnya dilakukan dengan penggunaan user name atau user ID.
c). Authentication
Autentikasi terjadi pada saat sistem dapat membuktikan bahwa pengguna memang benar – benar orang yang memiliki identitas yang di-klaim.
d). Authorization
Setelah identitas pengguna diautentikasi, sbuah proses yang disebut autorisasi memberi jaminan bahwa pengguna ( manuasia maupun komputer) telah mendapat autorisasi secara spesifik dan jelas untuk mengakses, mengubah, atau menghapus, isi data informasi.
e). Accountability
Karakteristik ini dipenuhi jika sebuah sistem dapat menyajikan data semua aktifitas terhadap informasi yang telah dilakukan, dan siapa yang melakukan aktifitas ini.
Adapun [ISO/IEC 27002, 2005] menyebutkan tujuh aspek informasi ,sedangkan untuk aspek keamanan informasi ,meliputi tiga hal yang pertama yaitu
a). Confidentialy
Keamanan informasi seharusnya bisa menjamin bahwa hanya mereka yang memiliki hak yang boleh mengakses informasi tertentu.
b). Integrity
20
c). AvailabilityKeamanan informasi seharusnya menjamin pengguna dapat mengakses informasi kepanpun tnpa adanya gangguan dan tidak dalam format yang tidak bisa digunakan. Pengguna dalam hal ini bisa saja manusia, atau komputer yang tentunya dalam hal ini memiliki otorisasi untuk mengakses informasi.
2.2.7 Metode – Metode Keamanan Informasi
2.2.7.1 Password
Cara yang paling umum digunakan untuk mengamankan informasi adalah dengan mengatur atau membatasi akses informasi tersebut melalui mekanisme “access control”, dimana implementasi dari mekanisme ini paling banyak dikenal dengan istilah “password”.
2.2.7.2 Enkripsi
21
2.3 KOMPONEN ANALISIS DAN PEMBENTUK ATURAN PROSES BISNIS
Analisa proses bisnis adalah kajian dan evaluasi yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan proses bisnis Perusahaan untuk mengidentifikasikan dampak dari kegiatan tersebut dalam menciptakan nilai atau menambah nilai terhadap bisnis Perusahaan.
Analisa proses bisnis merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan perusahaan pada saat perusahaan akan melakukan rekayasa proses bisnis. Untuk lebih menjelaskan hubungan antara analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses bisnis, terlebih dahulu kita lihat tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam rangka melakukan rekayasa ulang proses bisnis.
Menurut Whitten (2001, p21),
dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis ada 3 tahap besar yaitu:
1. Identifikasi Value Chain
Pada tahap ini dilakukan identifikasi kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi perusahaan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Kegiatan-kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan yang secara bersama akan membentuk suatu kombinasi proses yang dapat memberikan nilai tambah bagi proses bisnis perusahaan. Besar kecilnya nilai tambah yang diberikan oleh suatu kegiatan pada proses bisnis Perusahaan sangatlah bersifat tergantung faktor internal perusahaan antara lain strategi bisnis, sumberdaya dan fasilitas produksi yang dimiliki dan visi dari pemimpinnya, serta faktor eksternal antara lain kondisi kompetisi, kondisi industri, peraturan pemerintah, dan faktor sosio ekonominya.
2. Tahap Analisa Setiap Kegiatan Dalam Proses Bisnis
Analisa terhadap setiap kegiatan dalam proses bisnis perusahaan dari segi waktu, bottlenecks, biaya untuk mengidentifikasikan dampak setiap kegiatan dalam menciptakan atau menambah nilai bisnis Perusahaan. Dalam tahap analisa proses bisnis ini juga dilakukan identifikasi peluang-peluang untuk melakukan perbaikan dan perancangan ulang proses bisnis agar proses bisnis lebih efisien.
3. Tahap Perancangan Proses Bisnis Yang Baru
22
Dari tahapan-tahapan rekayasa ulang proses bisnis yang diberikan oleh Whitten, dapat terlihat dengan jelas bahwa kegiatan analisa proses bisnis merupakan bagian dari kegiatan rekayasa ulang proses bisnis. Dalam melakukan analisa proses bisnis, kegiatan dilakukan hingga tahap kedua sedangkan dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis, kegiatan diteruskan hingga tahap ketiga.
Pengertian analisa proses bisnis tidaklah dapat dilepaskan dari pengertian rekayasa uang proses bisnis karena analisa proses bisnis merupakan bagian dari rekayasa ulang proses bisnis. Untuk mempunyai gambaran dan pengertian yang lebih baik dan lebih menyeluruh mengenai analisa proses bisnis maka dalam pembahasan berikut ini akan dibahas beberapa pengertian rekayasa ulang proses bisnis.
Menurut Whitten (2001, p20) Rekayasa ulang proses bisnis atau business process reengineering (BPR) adalah suatu studi, analisa dan perancangan ulang terhadap proses bisnis yang fundamental untuk menurunkan biaya dan/atau memperbaiki nilai tambah terhadap bisnis.
Manganelli ( 1994, p7) mendefisinikan BPR sebagai perancangan ulang yang cepat dan radikal terhadap strategi, nilai tambah proses bisnis dan - sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung strategic dan nilai tambah proses bisnis – untuk mencapai optimasi arus kerja dan produktivitas dalam suatu organisasi.
Menurut pengertian Manganelli, dalam melakukan rekayasa ulang bisnis, kita analisa bukan hanya terhadap strategi, nilai tambah proses bisnis tetapi juga terhadap semua sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung proses bisnis yaitu:
1) Sistem yang mendukung kegiatan proses dari proses data dan sistim informasi manajemen hingga ke sistem sosial dan kultural.
2) Kebijakan yang mendukung aktivitas proses biasanya dalam bentuk aturan dan regulasi yang mengarahkan dan memimpin perilaku dalam hal bagaimana suatu pekerjaan dilakukan.
23
Rekayasa ulang proses bisnis merupakan suatu cara yang radikal untuk menggali dan memperluas kemampuan dari suatu bisnis, memperbaiki performancenya dan memungkinkannya untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif yang bertahan lama.
Studi dan analisa dilakukan terhadap proses bisnis bisa terhadap keseluruhan proses bisnis dalam suatu organisasi atau hanya terhadap suatu proses tertentu dalam organisasi dengan menggunakan metode-metode analisa sistem.
Setiap proses bisnis dianalisa dan diteliti secara cermat apakah terjadi bottlenecking, repetisi dan pengerjaan ulang yang mengakibatkan ketidak efisienan. Analisa dan studi ini dimaksudkan untuk menemukan proses bisnis mana yang mempunyai dampak besar terhadap nilai tambah Perusahaan. Terhadap proses bisnis tersebut dilakukan pengkajian lebih lanjut untuk menemukan adanya opportunities yaitu kesempatan untuk melakukan perbaikan sehingga akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Perbaikan bisa dalam bentuk menghapuskan sebagian proses yang tidak perlu, melakukan streamlining atau memanfaatkan bantuan teknologi informasi.
Whitten mengingatkan bahwa dalam melakukan rekayasa ulang bisnis harus dihindari setiap godaan untuk mengfokuskan diri pada solusi informasi teknologi hingga setelah proses bisnis dirancang ulang untuk mencapai efisiensi yang maksimum. Jadi rekayasa ulang bisnis menganalisa proses bisnis dan kemudian merancang ulang untuk menghapuskan ketidak efisienan dan birokrasi sebelum di aplikasikan kembali dengan menggunakan teknologi informasi.
24
2.3.1 ALASAN ORGANISASI MELAKUKAN ANALISA PROSES BISNIS
Sebagaimana dijelaskan dalam pengertian analisa proses bisnis dan hubungan antara analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses bisnis, maka alasan suatu perusahaan dalam melakukan analisa proses bisnis sangatlah tergantung pada alasan Perusahaan melakukan rekayasa ulang proses bisnis yaitu:
1. Untuk memperkuat posisi Perusahaan 2. Untuk mengantisipasi masalah 3. Untuk mengatasi kelemahan Perusahaan
2.3.2 SPESIFIKASI UNTUK SUKSESNYA ANALISA PROSES BISNIS
Analisa proses bisnis yang sukses harus mengandung spesifikasi sebagai berikut:
1. Analisa proses bisnis harus dimulai dengan mengembangkan suatu pernyataan yang jelas mengenai tujuan dan strategi perusahaan.
2. Pertimbangan untuk memberikan kepuasan pada konsumen sebagai tujuan dibelakang tujuan dan strategi perusahaan.
3. Menitik beratkan pada proses bisnis diatas fungsi bisnis dan menselaraskan antara proses dan tujuan perusahaan.
4. Identifikasikan proses nilai tambah dan proses pendukungnya yang akan memberikan kontribusi terhadap nilai.
5. Menggunakan tehnik dan alat manajemen yang tersedia dan yang sudah proven dengan sebaik-baiknya untuk memastikan kualitas dari informasi yang digunakan dan deliverables-nya.
6. Memberikan analisa terhadap operasi yang sedang berjalan dan mengidentifikasi proses yang tidak memberikan nilai tambah.
7. Mengembangkan terobosan baru bagi suatu kerangka berpikir dan visi yang berani untuk melakukan perubahan yang radikal daripada melakukan perubahan yang bertahap.
8. Mempertimbangkan solusi dimana karyawan dikembangkan dan diperkuat dan teknologi sebagai dasar untuk mengimplementasikan perubahan.
25
10. Mengembangkan suatu rencana implementasi yang dapat dilakukan yang berisi spesifikasi tugas, sumber daya , jangka waktu dan persetujuan.
2.3.3 ANALISA PROSES BISNIS STRATEGIS DAN TAKTIS
Keputusan untuk melakukan analisa proses bisnis dalam rangka melakukan rekayasa ulang proses bisnis bisa merupakan keputusan strategis dan atau keputusan taktis Perusahaan.
Kegiatan untuk melakukan analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis pada intinya merupakan kegiatan untuk merancang kembali proses yang berada pada area “strategic context”. Strategic context dalam hal ini mempunyai tiga komponen kunci yaitu:
1. Kemampuan yang distinctive dari suatu bisnis 2. Segmen atau pasar untuk bisnis tersebut 3. Keunggulan kompetitifnya yang bertahan lama.
Kemampuan yang distinctive dari suatu bisnis bila diaplikasikan pada segmen dan pasarnya akan memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis tersebut untuk bertahan terus dalam
persaingan dan bertahan dalam eksistensinya.
Bertolak dari ketiga komponen strategic context tersebut, ada empat pertanyaan
penting yang perlu dipikirkan lebih dalam yaitu:
1. Apa yang merupakan kemampuan yang kita miliki yang bersifat distinctive dimata pelanggan kita?
2. Apakah kemampuan tersebut telah diaplikasikan dalam pasar kita?
3. Apa kemampuan baru yang perlu kita kembangkan lebih lanjut agar posisi keunggulan kompetitif kita pada pasar dapat lebih kuat?
4. Apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki kemampuan kita sekarang agar memperkuat keunggulan kompetitif kita?
26
pelanggan kita lebih dari apa yang dapat diberikan oleh pesaing melalui suatu perbaikan yang radikal terhadap kemampuan yang telah kita miliki dan menciptakan kemampuan baru yang bersifat distinctive.
1. Analisa Proses Bisnis –Strategis
Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis yang bersifat strategis mempunyai ruang lingkup pembahasan yang berbeda dengan yang bersifat taktis. Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis strategis atau disebut juga strategic analysis and reengineering biasanya mempunyai skala besar dan bersifat jangka panjang dimana secara mendasar melakukan transformasi cara organisasi melakukan bisnis yang akan berdampak pada strategi bisnis secara keseluruhan.
27
Langkah-langkah penting dalam melakukan analisa proses bisnis strategis:
1. Identifikasi proses inti operasional dan managerial dengan hasil suatu map proses tingkat tinggi (high level process map)
2. Proses ini dievaluasi dalam hal dampaknya terhadap pelanggan, tingkat kesuksesannya dan feasible atau tidaknya bila dilakukan perancangan ulang dalam suatu jangka waktu tertentu.
3. Mengembangkan suatu visi bagaimana suatu organisasi beroperasi dimasa yang akan datang serta menentukan satu atau dua proses inti lainnya yang mendapat prioritas untuk dilakukannya perancangan ulang.
Hasil dari analisa proses bisnis strategis mengidentifikasikan peluang-peluang untuk memperbaiki dan melakukan perancangan ulang proses bisnis, yang merupakan dasar bagi Perusahaan dalam penetapan skala prioritas. Hasil analisa ini juga merupakan dasar bagi Perusahaan untuk melakukan perancangan ulang proses bisnis yang kemudian dituangkan dalam suatu peta atau high level process map yang merupakan blue print perusahaan dalam rangka mencapai strategi jangka panjang perusahaan
2. Analisa Proses Bisnis – Taktis
Analisa proses bisnis yang bersifat taktis dilakukan pada tingkat operasional. Perusahaan yang lebih terfokus pada masalah masalah konkrit dan riil seperti creative organization redesign dan change management, tidak terfokus pada hal yang abstrak seperti strategi, sifat bisnis dan proses inti.
Faktor kritis untuk suksesnya analisa proses bisnis yang bersifat taktis adalah:
1. Mengetahui secara jelas situasi bisnis dimana suatu organisasi berada dan masalah yang dihadapi
2. Apa yang bisa menambah nilai pada bisnis 3. Apa yang mempengaruhi hirarki manajemen
28
2.4 LINGKUNGAN MODEL PROSES BISNISDefinisi Proses adalah sekumpulan tindakan mulai dari masukan, kemudian menambahkan nilai untuk mendapatkan keluaran yang diinginkan. Ada awal, ada akhir, serta masukan dan keluaran didefinisikan dengan jelas.
Definisi Bisnis : untuk menciptakan hasil yang memiliki nilai (value) untuk seseorang (konsumen) yang membutuhkan hasil tersebut.
Proses Bisnis adalah Sekumpulan tugas atau aktivitas untuk mencapai tujuan yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel, oleh manusia atau sistem, baik di luar atau di dalam organisasi.
Pentingnya Proses Bisnis : Memperbaiki PROSES BERARTI Memperbaiki BISNIS
Bisnis dapat lebih bersaing dan menghasilkan profit lebih banyak, Kenaikan produktifitas, Menyediakan tingkat pelayanan konsumen yang lebih tinggi, Memperoleh fleksibilitas lebih besar dalam penggunaan sumber daya, termasuk staf, Merespon lebih cepat pada peluang baru, Meningkatkan moral staf melalui lingkungan kerja yang lebih baik, Menjalankan teknologi yang lebih baru tanpa hambatan.
Cara Pemodelan Proses Bisnis :
1. Menentukan tujuan, ruang lingkup, dan batasan 2. Pemahaman & memetakan proses yang berjalan 3. Mengukur kinerja proses
4. Menentukan akar masalah (root cause)
5. Mengidentifikasi perbaikan proses (Menggunakan cara ESIA) :
6. Implementasi perbaikan proses bisnis
29
Bagaimana cara kita mendesain sistem informasi untuk mengumpulkan,memelihara, dan memproses data yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran-keluaran yang diperlukan oleh manajemen mengatur efektifitas proses-proses bisnis dalam jaman informasi ?
Analisis akan menggunakan model semantik model dari aksiaksi nyata atau penomena. Yaitu menggunakan REAL Business Process Modeling sebagai suatu metode untuk membantu anda memahami model proses-proses bisnis.
Model proses bisnis menjelaskan fungsi yang terkait dengan kegiatan bisnis, yang meliputi masukan, kontrol, keluaran, dan mekanisme / sumber daya yang digunakan dari kegiatan tersebut.
Model ini dimanfaatkan untuk memahami bagaimana tenaga kerja dan sumber daya yang ada digunakan untuk membuat produk atau jasa bagi Pelanggan perusahaan. Juga untuk mengidentifikasi bagianbagian yang dapat diperbaiki, dibuat lebih efisien dan direkayasa ulang, dan memberikan pemahaman tentang apakah Sistem / Aplikasi dapat diotomatisasi atau merampingkan proses interaksi manusia atau mesin, dengan mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan sistem.
Model ini mengintegrasikan :
a) kegiatan antar departemen/perusahaan, terutama yang diperlukan setelah merger 2 departemen/perusahaan yang berbeda atau merger orangorang/kelompok memproduksi produk sejenis atau jasa yang saling berkaitan
b) Membantu dalam pelaksanaan dan penerimaan Six Sigma, ISO, CMM atau standar lainnya.
c) Mengidentifikasi apa yang nilai berwujud (produk atau jasa) yang diproduksi yang dibutuhkan untuk memahami
Mulai di bagian atas rantai nilai dan bekerja ke bawah dan bekerja ke bawah untuk mengidentifikasi Rakyat dan Entitas yang terlibat dalam Proses
Mulai di bagian bawah rantai nilai dan bekerja ke atas lagi untuk memahami setiap langkah prestasi yang mengarah ke hasil yang diinginkan
30
Model proses bisnis diperlukan untuk:1. Memahami bagaimana prosesproses yang sudah ada bekerja
2. Menjelaskan kepada pelaku proses apa yang harus dikerjakan dan kaitannya dengan proses lain
3. Membantu memastikan konsistensi dalam pelaksanaan proses 4. Mengidentifikasi masalah dan kelemahan proses bisnis yang ada
sehingga dapat dikembangkan yang lebih baik
Proses Bisnis dalam Konteks Organisasi
1. Pemahaman terhadap konteks organisasi dapat membantu untuk memahami bagaimana proses bisnis dijalankan
2. Ini dapat dilihat melalui diagram Struktur Organisasi yang menggambarkan area fungsional dari sebuah organisasi
Kelemahan Struktur Organisasi 1. Berorientasi internal
2. Tidak terlalu memperhatikan aspek pelanggan
3. Menjelaskan struktur formal dan mengabaikan komunikasi informal 4. Bersifat statis tidak menjelaskan reaksi terhadap pelanggan, karena
terkadang sebuah proses melibatkan orang dari berbagai area fungsional yang berbeda (misal pemesanan)
Pandangan Alternatif terhadap Organisasi
1. Model Organisasi menggambarkan proses internal dan lingkungan eksternal dimana organisasi beroperasi
2. Dikembangkan dalam 2 tahap:
a. Mempertimbangkan faktor eksternal yang mempengaruhi organisasi
b. Menganalisis proses bisnis internal
Area Eksternal
1. Pemasok sumberdaya yang diperlukan oleh proses bisnis
2. Pelanggan yang menggunakan dan memanfaatkan produk/jasa organisasi
31
Hal yang Dipertimbangkan (contoh)1. Sumberdaya apa yang dibutuhkan?
2. Siapa pesaing utama dalam meraih pelanggan?
3. Lingkungan eksternal apa yang membatasi ruang gerak organisasi? 4. Siapa pemilik organisasi yang harus dipuaskan?
5. Siapa sesungguhnya pelanggan organisasi?
Sudut Pandang Organisasi terhadap Proses Bisnis
Peta proses bisnis organisasi dibentuk dari kumpulan aktifitas tingkat tinggi yang dilakukan untuk memberikan manfaat kepada pelanggan
Value Proposition
Value proposition menentukan hal-hal yang dibutuhkan organisasi untuk disampaikan kepada pelanggan, meliputi:
1. Atribut produk/jasa 2. Aspek hubungan pelanggan 3. Aspek citra dan reputasi
Proses bisnis adalah mekanisme penyampaian tersebut bagi organisasi
Atribut Produk/Jasa
a) Fungsionalitas apa yang dapat dilakukan oleh produk b) Harga yang dikenakan untuk produk tersebut
c) Kualitas sebaik apa produk yang dihasilkan d) Pilihan produk standar atau produk custom
e) Ketersediaan kecepatan respon terhadap pesanan pelanggan Diferensiasi Organisasi
a) Menjadi yang paling efisien
b) Memiliki produk yang terbaikMemberikan layanan pelanggan yang terbaik
2.4.1 PEMODELAN PROSES BISNIS DALAM PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI
32
yang akan dibangun memiliki kemungkinan besar tidak sesuai dengan harapan.
Untuk dapat menguasai domain organisasi yang akan dikembangkan menjadi suatu sistem informasi, tidak akan terlepas dari pemahaman terhadap proses-proses bisnis dalam domain organisasi tersebut. Sebagai contoh jika akan membangun suatu sistem informasi akademik, maka harus memahami domain organisasi yang terkait dengan aktifitas akademik dari organisasi tersebut.
Setelah memahami domain dan proses bisnis dalam domain tersebut, maka selanjutnya adalah memodelkan proses-proses tersebut. Berbagai macam standar pemodelan dapat digunakan seperti misal IDEF0 dan DFD. Untuk memodelkan proses bisnis dalam suatu domain organisasi juga bukanlah perkara yang mudah, terutama pada domain organisasi yang sangat kompleks. Sehingga di sini perlu dipahami dan disepakati dengan baik seberapa dalam proses yang akan dianalisis. Hal ini untuk menghindari kerumitan yang lebih besar akibat adanya proses bisnis dalam domain organisasi yang tidak memiliki pengaruh cukup signifikan terhadap pelayanan teknologi infomasi.
Kendala lain terkait proses bisnis dalam suatu domain organisasi adalah adanya suatu proses bisnis dalam domain organisasi yang sering mengalami perubahan. Untuk itu ada baiknya ketika dalam memahami proses bisnis organisasi diukur terlebih dahulu tingkat kedewasaan (maturity) proses organisasi tersebut. Semakin tinggi level maturity dari proses bisnis organisasi, maka dapat dipastikan semakin jarang proses tersebut berubah-ubah, sehingga sistem yang akan dikembangkan dapat lebih stabil dan dapat bertahan lama.
33
Proses bisnis dipicu oleh kejadian (event) bisnis yang melibatkan lima komponen kunci :
1. Tugas yang menyusun proses 2. Alur proses
3. Titik keputusan
4. Pelaku (actor) yang melakukan tugas 5. Hasil dari proses bisnis
2.4.2 PEMODELAN PROSES BISNIS REAL
REAL merupakan kependekan dari Resources, Events, Agents, and Locations. Pemodelan REAL merupakan suatu metode formal untuk mengidentifikasi dan menunjukkan Karakteristik-karakteristik dasar yang akan menggambarkan prose-sproses bisnis dan kejadian-kejadiannya. Membuat pemodelan REAL mengharuskan Anda mengidentifikasi aktivitas bisnis yang penting dan ciri-ciri mendasar dari aktivitas-aktivitas bisnis tersebut.
Saat menganalisa suatu proses bisnis, Anda dapat menemukan ciri-ciri mendasar dari kejadian-kejadian bisnis dengan menjawab beberapa pertanyaan berikut ini:
1. Apa yang terjadi? 2. Kapan itu terjadi?
3. Siapa saja yang terlibat dan peran/tugas apa yang dimainkannya?
4. Sumber daya apa saja yang diperlukan dan berapa banyak? 5. Di mana kejadian itu terjadi?
34
6 Langkah Untuk Menganalisa Suatu Proses Bisnis dan Mengembangkan Pemodelan REAL awal :
Langkah 1
1. Memahami lingkungan organisasi dan tujuan-tujuannya. 2. Meninjau prosesproses bisnis dan mengidentifikasi
kejadian-kejadian operasional yang penting.
3. Menganalisa setiap kejadian yang terdaftar pada langkah ke2, untuk mengidentifikasi sumber-sumber daya, pihakpihak, dan lokasilokasi yang terkait dengan suatu kejadian.
4. Mengidentifikasi perilaku, karakteristik, dan sifat dari kejadiankejadian, Sumber-sumber daya, pihakpihak, dan lokasilokasi.
5. Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan langsung antara sumber-sumber daya, kejadian-kejadian, Pihak-pihak, dan lokasi-lokasi.
6. Memvalidasi pemodelan REAL dengan pimpinan bisnis.
Studi Kasus: Toko Ritel Barokah
1. Pembeli dapat membeli berbagai macam barang di Barokah.
2. Setiap penjualan melibatkan seorang pelanggan yang dilayani oleh seorang karyawan.
3. Pelanggan dapat membeli satu atau lebih barang. 4. Para karyawan secara acak melayani pelanggan.
5. Setiap penjualan yang terjadi dicatat pada sebuah mesin pencatat (cash register). Barokah memiliki beberapa mesin pencatat.
6. Setiap barang yang dijual tidak diidentifikasi secara unik. Pengidentifikasian dilakukan berdasarkan jenis barang. 7. Pelanggan dapat membayar dengan tunai, cek, atau kartu
kredit.
Barokah telah mengidentifikasi dua kejadian operasional penting, yaitu: 1. Menjual barang
35
Dari 2 kejadian operasional tersebut (menjual barang dan menerima pembayaran), Barokah melibatkan:
1 pihak internal: karyawan. 1 pihak eksternal: pelanggan.
2 sumber daya: barang dagangan dan uang tunai. 1 lokasi: mesin pencatat.
Beberapa karakteristik proses bisnis Barokah:
1. Setiap transaksi penjualan mengambil tempat di sebuah cash register.
2. Setiap transaksi hanya melibatkan seorang pelanggan saja. 3. Hanya seorang karyawan yang bertanggung jawab terhadap
suatu transaksi.
4. Setiap transaksi penjualan dapat melibatkan satu atau lebih barang.
5. Barangbarang dagangan McKell’s tidak diidentifikasi secara unik.
6. Antara karyawan dengan pelanggan tidak ada hubungan khusus.
Beberapa karakteristik tambahan proses bisnis Barokah:
1. Pembeli hanya bisa membeli barangbarang dagangan, bukannya barangbarang milik toko.
2. Pembeli tidak bisa membeli barang melebihi jumlah persediaan yang dimiliki took
3. Pembeli tidak bisa membeli barang yang tidak ada di toko.
2.4.3 PEMODELAN PROSES BISNIS MENGGUNAKAN BPMN
Business Process Modeling Notation atau BPMN adalah suatu metodologi baru yang dikembangkan oleh Business Process Modeling Initiative sebagai suatu standard baru pada pemodelan proses bisnis.
36
analis bisnis yang membuat draft proses, sampai ke pengembang teknik yang bertanggungjawab dalam implementasi teknologi proses tersebut, dan terakhir bagi para pelaku bisnis yang akan menjalani serta mengawasi prosesproses tersebut.
Dari hasil pemahaman proses bisnis, kemudian dilakukan pemetaan proses bisnis yang dilakukan dengan menggunakan BPMN (Business Process Modeling Notation) sebagai contoh tools BPMN adalah Unified Modeling Language (State Diagram), Data Flow Diagram (Diagram Konteks), Microsoft Visio, Aris Tools, TIBC
2.5 APLIKASI SUMBER DAYA
Sumber daya adalah suatu nilai potensi yang dimiliki oleh suatu
materi atau unsur tertentu dalam kehidupan. Sumber daya tidak selalu bersifat fisik, tetapi juga non-fisik (intangible). Sumber daya ada yang dapat berubah, baik menjadi semakin besar maupun hilang, dan ada pula sumber daya yang kekal (selalu tetap). Selain itu, dikenal pula istilah sumber daya yang dapat pulih atau terbarukan (renewable resources) dan sumber daya tak terbarukan (non-renewable resources). Ke dalam sumber daya dapat pulih termasuk tanaman dan hewan
(sumber daya hayati).
2.5.1 SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (SMSDM/HRMS)
merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu
37
Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.
Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information system). Nama system manajemen sumber daya manusia (human resource management system) atau HRMS juga semakin banyak digunakan. (MC leod : 44)
HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting. (Jogiyanto HM , 2005: 249).
Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem terintegrasi yang menyediakan informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia. ( Prof. Dr. Hj. Soedarmayanti, M.Pd, APU ).
Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
38
39
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).
Fungsi Sistem Sumber Daya Manusia dan Penempatannya
Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). Sumber daya manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber daya manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untukmeningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data. Sumber daya manusia menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
