BAB IV. MANAJEMEN & ORGANISASI

(1)

(2)

ARTI & FUNGSI MANAJEMEN

 _{Manajemen = ilmu & seni}

merencanakan, mengorganisasi,

mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan

bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

 _{Fungsi manajemen perusahaan :}

(3)

Mekanisme kerja dr fungsi manajemen :



Adanya keinginan, kebutuhan & informasi

Mendorong orang/perusahaan utk

melakukan suatu kegiatan



Kegiatan : ada tujuan, shg perlu

perencanaan (apa, bagaimana, mengapa,

kapan dilakukan?)

(4)



Siapa yang akan melakukan, bagaimana

pembagian kerja, bagaimana wewenang

& tanggungjawab, serta

pertanggungjawaban masing-masing

kegiatan

pengorganisasian



Mengarahkan & mendorong agar supaya

karyawan bersedia menyumbangkan

tenaganya semaksimal mungkin untuk

mencapai tujuan

(5)

 _{Agar tidak terjadi kontradiksi antara}

fungsi satu dg lainnya utk menuju sasaran yg sama

Dibutuhkan pengkoordinasian

 _{Utk menjaga agar penyimpangan2 dr}

rencana yg terjadi tdk terlalu jauh

Diperlukan pengawasan/pengendalian

(6)



Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen

KEINGINAN & KEBUTUHAN

INFORMASI

PERENCANAAN

PENGORGANISASI AN

PENGARAHAN

PENGKOORDINASIA N

PENGAWASAN

(7)

B. JENJANG MANAJEMEN

1. Manajemen puncak/eksekutif

 _{Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci}  _{Misal : dewan direksi, direktur utama,}

pimpinan2

 _{Tugas :}

a. Menyusun rencana umum perusahaan

b. Mengambil keputusan2 penting (produk baru, pengeluran saham,dll)

2. Manajemen madya/manajemen administratif

(8)

3.

Manajemen operasional/manajemen

supervisori

 _{Contoh : manajer operasional/kandang,}

mandor

 _{Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat}

(9)

C. FUNGSI PERENCANAAN

Bentuk2 perencanaan :

1.

Tujuan

 _{Semua orang/karyawan harus tahu}

tujuan dlm organisasi yg hendak dicapai

2.

Policy / kebijakan

 _{Suatu pernyataan utk menyalurkan}

pikiran dlm mengambil keputusan thd tindakan2 utk mencapai tujuan

3.

Strategi

(10)

4.

Prosedur

 _{Rangkaian tindakan yg akan}

dilaksanakan utk waktu yg akan datang

5.

Aturan/rule

 _{Suatu tindakan yg spesifk & mrpkn}

bagian dr prosedur

6.

Program

 _{Campuran antara kebijakan prosedur,}

(11)



Kegunaan perencanaan :

1.

Mengurangi ketidakpastian serta

perubahan waktu mendatang

2.

Mengarahkan perhatian pd tujuan

3.

Memperingan biaya

4.

Mrpkn sarana utk mengadakan

pengawasan

Langkah2 penyusunan perencanaan :

1.

Menetapkan tujuan

2.

Menyusun anggapan2

(12)

4.

Mengadakan penilaian thd

alternatif2 tindakan yg sudah dipilih

5.

Mengambil keputusan

6.

Menyusun rencana pendukung

misal : perusahaan ayam broiler

merencanakan penambahan jumlah

ayam mk perlu merencanakan juga

jumlah karyawan tambahan, teknis

pemeliharaan & perencanaan

(13)

D. FUNGSI PENGORGANISASIAN



Fungsi pengorganisasian = suatu

proses menciptakan hub. antara

berbagai fungsi, personalia & faktor2

fsik agar semua pekerjaan yg

dilakukan dpt bermanfaat serta terarah

pd suatu tujuan



Hubungan2 yg timbul :

1.Hub. Informal

 _{Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja}  _{Hub. di luar tugas}

(14)

b.

Hub. Formal

 _{Dilakukan dengan sengaja}

 _{Ditunjukkan dlm bagan organisasi,}

pedoman organisasi /deskripsi jabatan yg ada

Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar :

c.

Tanggung jawab

 _{Mrpkn kewajiban2 bg individu utk}

melaksanakan tugas yg telah ditetapkan dg cara sebaik mungkin menurut

(15)



Faktor2 yg membatasi perencanaan :

1.

Sulitnya mencari anggapan secara

teliti

2.

Perubahan yg sangat cepat

3.

Kekakuan internal

 _{Dpt berupa :}

 _{Kekakuan psikologis}

 _{Kekakuan karena prosedur & kebijakan}  _{Kekakuan sumber daya & dana}

(16)

b.

Wewenang

 _{Mrpkn hak utk mengambil keputusan}

ttng apa yg harus dilakukan oleh

seorang & hak utk meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu

c.

Pertanggungjawaban

 _{Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg}

(17)

Frekuensi hub.antara pimpinan &

bawahan dipengaruhi oleh beberapa

faktor :

1.

Latihan dr bawahan

 _{Latihan yg sempurna akan mengurangi}

frekuensi hub.dg pimpinannya

2.

Pendelegasian wewenang

 _{Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas &}

pasti dpt menghindari tjdnya kesalahan2

3.

Perencanaan

 _{Penyusunan perencanaan, kerja perencanaan,}

wewenang dr pelaksana & sejauh mana para pelaksana dpt memahaminya sangat mempengaruhi hub.bawahan dg pimpinan

(18)

Dasar2 penggolongan bagian di

dalam organisasi :

1.

Didasarkan pd suatu angka

 _{Misal : pd organisasi militer}

Divisi IV, Kodam IV Diponegoro

2.

Didasarkan pd waktu

 _{Misal : tugas2 di pabrik berhub.}

dg jam kerja perusahaan jam kerja 8 jam (shift) :

I = 07.00 – 15.00, II = 15.00 – 23.00

3.

Didasarkan pd fungsi perusahaan

 _{Berhub.dg kegiatan perusahaan ,}

(19)

4.

Didasarkan pd luas daerah operasi

 _{Perusahaan peternakan dg operasi yg}

luas, dpt membuka cabang di bbrp daerah

 _{Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll} 5.

Didasarkan pd jenis barang yg

dihasilkan

 _{Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga}

kerja menurut macam barangnya, karena msng2 jenis barang memiliki karakteristik yg berbeda2

 _{Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk}

terdapat Divisi Unggas, Divisi Pakan

(20)

6.

Didasarkan pd jenis langganan

 _{Langganan dpt berupa konsumen rumah}

tangga, pedagang, pemerintah swasta,dll

 _{Penggolongan karyawan & aktivitas}

perusahaan ( misal : promosi, distribusi) menurut jenis langganan perusahaan :  _{Karyawan tetap}

 _{Karyawan freelance}

(21)



Terdapat 3 fungsi utama dlm

perusahaan :

1.

Fungsi pemasaran

2.

Fungi produksi

3.

Fungsi pembelanjaan

Pd perusahaan perseorangan ,ketiga

jenis fungsi tsb dpt ditangani oleh

pemilik, tp dg bertambah

(22)



Banyaknya fungsi yg dpt diawasi

oleh seseorang

1.

Kemampuannya

2.

Kemampuan bawahan

3.

Kompleksitas fungsi

4.

Kemiripan fungsi satu dg fungsi lain



Makin besar volume usaha,

kompleksitas fungsi yg diperlukan

utk melaksanakan kegiatan

(23)



Ada 3 macam struktur organisasi

dasar :

1.Struktur garis

 _{Bila tanggungjawab, kekuasaan &}

pelaporan diciptakan satu arah

 _{Menunjukkan suatu rangkaian kekuasaan/}

perintah dr manajemen ke bawah melalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwb yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh 2.Struktur fungsional

 _{Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada}

dlm perusahaan

 _{Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd}

(24)

 _{Urusan ketenagakerjaan mjd}

tanggungjwb personal manajer

 _{Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd}

mandornya

3.

Struktur garis dan staf

 _{Kombinasi dr organisasi garis & staf yg}

tugasnya memberikan nasehat2

 _{Spesialis disini tidak menjalankan}

(25)

E. FUNGSI PENGARAHAN



Merupakanfungsi manajemen yg

menstimulir tindakan agar betul2

dilaksanakan.

Prinsip pengarahan :

1.

Mengarah pd tujuan

 _{Makin efektif proses pengarahan, makin}

(26)

2.

Keharmonisan dg tujuan

 _{Orang bekerja utk memenuhi}

kebutuhan, yg mungkin tdk persisi sama dg tujuan perusahaan, shg diusahakan kebutuhan mreka dpt dijadikan sbg pelengkap &

harmonis/sejalan dg kepentingan perusahaan

3.

Kesatuan komando

 _{Penting utk menyatukan arah tujuan}

(27)



Cara pengarahan :

1.

Orientasi

 _{Cara pengarahan dg memberikan}

informasi yg perlu spy kegiatan dpt dilakukan dg baik

pegawai baru

 _{Informasi dpt berupa :}

 _Tugas

 _{Tugas lain yg berhubungan}  _{Ruang lingkup tugas}

 _{Tujuan dr tugas}

 _{Delegasi wewenang}  _{Cara melaporkan}

(28)

2.

Perintah

 _{Permintaan khusus yg diberikan utk}

memulai serta mjd pedoman pelaksanaan kerja

 _{Agar perintah dpt berhasil, perlu}

diperhatikan :

a. Berhub.dg keadaan sesungguhnya b. Beralasan sesuai dg sarana, waktu,

kemampuan personalia

c. Lengkap

d. Jelas, singkat & konsisten

e. Nada perintah harus menstimulir orang utk

melaksanakannya

(29)

 _{Perintah dpt berupa :}

a.Perintah umum & khusus b.Perintah lisan & tertulis

c.Perintah formal & informal

3.

Delegasi wewenang

 _{Pimpinan melimpahkan sebagian}

wewenag yg dimilikinya pd bawahan shg tugas2 yg diberikan harus jelas

 _{Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang}

(30)

4.

Motivasi

 _{Adalah suatu bentuk dorongan, supaya}

apa yg diusahakan dpt mencapai keberhasilan

 _{Motivasi positif = proses}

mempengaruhi orang lain utk

melaksanakan kehendaknya dg cara

memberikan imbalan (insentif, promosi, dll)

 _{Motivasi negatif = proses}

(31)



Berbagai jenis motivasi positif :

a.

Pujian

 _{Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya}

b.

Pemberian informasi

 _{Merasa diajak ikut serta mengelola}

perusahaan

c.

Memperhatikan bawahan

 _{Menimbulkan rasa informal &}

persahabatan shg tdk kaku &berinisiatif

d.

Persaingan

 _{Memuji hasil2 pekerjaan yg baik}

(32)

e.

Partisipasi

 _{Memberi kesempatan pd bawahan utk}

ikut serta mengambil keputusan shg bawahan dpt menerima perintah2 pimpinan

f.

Kebanggaan

 _{Dg pujian, persaingan didorong utk}

berbagga pd diri & hasil pekerjaannya, shg orang akan mudah menerima

perintah & memberinya semangat kerja

g.

Delegasi kekuasaan

 _{Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima}

(33)

h.

Uang

 _{Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk}

(34)

F. FUNGSI KOORDINASI



Merupakan usaha mensinkronkan

serta menyatukan kegiatan dr

sekelompok orang



Usaha yg terkoordinir yaitu

bila kegiatan2 itu harmonis, terarah

& diintegrasikan menuju tujuan2

(35)

Utk melakukan koordinasi diperlukan :



Sistem & prosedur yg jelas

menggambarkan apa yg harus

dikerjakan meliputi urutan,melalui

bagian apa saja & siapa saja yg

menanganinya juga kapan tugas harus

selesai



Sistem komunikasi

 _{komunikasi yg baik membantu keg.}

Koordinasi

 _{Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr}

(36)



Informasi umpan balik

 _{Arus informasi yg memungkinkan}

faktor2 produksi diawasi dlm hub.nya dg hasil2 yg diperoleh dg berdasarkan

(37)

G. FUNGSI PENGAWASAN

 _{Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan} segala sesuatu yg telah dijalankan dg

standar /rencananya, serta melakukan perbaikan2 bilamana tjd penyimpangan

 _{Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah} dicapai sesuai dg apa yg telah direncanakan  _{Langkah2 pengawasan :}

1.Menciptakan standar

(38)

 _{Terdpt 2 bentuk :}

a. Standar kuantitatif terukur

dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja mesin, ongkos, pendapatan,dll

b. Standar kualitatif tdk terukur

Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh, dll

2.Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg standar utk mengetahui seberapa jauh

adanya penyimpangan yg telah tjd 3.Tindakan2 koreksi

Utk memperbaiki & menyempurnakan

(39)



Syarat2 pengawasan yg baik :

1.

Melaporkan setiap penyimpangan yg

tjd

2.

Mendukung sifat & kebutuhan

kegiatan

3.

Mempunyai pandangan ke depan

4.

Obyektif, teliti & sesuai dg standar

5.

Luwes

6.

Serasi dg pola organisasi

7.

Mudah dimengerti