PENGERTIAN ARSIP DAN UU
TENTANG ARSIP
NAMA : MUTIARA RACHMANITA
NIM : 16/396319/SV/10532
FAKULTAS : Sekolah Vokasi
PENGERTIAN ARSIP DAN UU TENTANG ARSIP
Peranan arsip dalam kegiatan organisasi adalah penting. Secara harafiah, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu kata “Arche” yang berarti permulaan. Kemudian berubah menjadi “archea” dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi “archeon” yang berarti “gedung pemerintahan”. “Archea” artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu (cepat), relevan dan lengkap, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. Mengingat peranan arsip yang mendapatkan perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor benar – benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personal dalam organisasi. Dengan demikian, dalam aktivitas organisasi diperlukan suatu sistem penanganan arsip atau manajemen arsip yang baik dan benar agar arsip kantor dapat terpelihara dan mudah ditemukan bila diperlukan.
Menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2009, tentang kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyakarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Ada beberapa konsep terkait dengan kearsipan, yaitu :
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
Arisp inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut :
Surat tersebut harus mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang, dan
Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disiempan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali(Gie, 2000). Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebuat arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
Arsip/warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan,
Arsip/warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan
Arsip/warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
Dari uraian di atas, arsip dapat dibedakan melalui bagan sebagai berikut :
Dari gambar bagan klasifikasi arsip dapat dijelaskan arsip pada dasarnya dibedakan menjadi arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis juga dapat dipahami sebagai arsip yang dipergunakan secarra langsung dalam perencanaan, pelaksanan, penyelenggaraan aktivitas organisasi pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaran administrasi, baik diorganisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Arsip dinamis harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, kompeherensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Adapun bentuk arsip dinamis dapat berupa: Kertas, mikrofilm, atau media elektronik/digital, peta, cetak biru, gambar, foto, data dari sisitem komputer, audio dan video, dokumen tuisan tangan, formulir, dan sebagainya.
Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut “Record” pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleeh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Arsip Statis dalam bahasa Inggris disebut Archieve. Arsip statis disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip dinamis dari berbagai kantor pemerintah dan swasta yang memiliki kategori tertentu tertentu yang telah ditentukan oleh Arsip Nasional.
lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota. (Indonesia, 2009)
Arsip dinamis dibedakan menjadi arsip vital, arsip aktif, dan arsip in-aktif. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persayaratan dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Dengan kata lain arsip aktif merupakan arsip atau dokumen yang masih sering digunakan dalam aktivitas perkantoran. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Atau dengan kata lain arsip inaktif merupakan arsip atau dokumen yang sudah jarang digunakan dalam administrasi perkantoran.
UNDANG – UNDANG YANG MENGATUR
TENTANG KEARSIPAN
1. Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Undang-Undang RI No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik 3. Undang-Undang RI No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 4. Undang-Undang RI No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
5. Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 tentang penyusutan Arsip
6. Peraturan Pemerintah RI no. 87 tahun 1999 Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan
7. Peraturan Pemerintah RI no. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasi
8. Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis
9. Keputusan Men PAN No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum tata Naskah Dinas
10. SE Ka ANRI No. SE/01/1981 Penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip
11. SE Ka ANRI No. SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilaiguna Arsip
12. Kep Bersama Ka. ANRI dengan Ka BKN No. 02 Tahun 2000/22 Tahun 2000 tentang JRA Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara
Daftar Pustaka :
Sugiarto,agus dan teguh wahyono.2015.Manajemen Kearsipan Modern :Dari Konvesional ke Basis Komputer.Salatiga:Penerbit Gava Media
