PENERAPAN E-BUDGETING PADA PROSES PEMBUATAN
Proses Pembuatan Rencana Anggaran Belanja Daerah yang dilakukan tiap tahun mempunyai proses yang cukup lama. Proses dimulai dari dipersiapkannya data standar harga satuan, pembagian jatah anggaran, kemudian dilanjutkan pembuatan usulan-usulan kegiatan beserta rincian anggarannya oleh masing-masing unit satuan kerja. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan internal maupun dengan DPRD. Dan setelah melalui satu kali atau lebih revisi terbentuklah suatu rencana anggaran yang bisa diterima oleh semua pihak dan dapat menunjukkan arah pembangunan kota Surabaya.
Untuk membuat semua pihak yang berkepentingan dapat turut serta dan untuk lebih mempermudah proses diatas, bagian Bina Program Pemerintah Kota Surabaya menerapkan suatu sistem informasi pembuatan anggaran yang sering disebut dengan E-Budgeting. Sistem E-Budgeting ini mencakup semua kebutuhan data dan proses yang diperlukan sampai dengan memunculkan report-report analisa anggaran.
Sistem ini telah berhasil membantu pemerintah kota dalam membuat RAB tahun 2005 dan tahun 2006. Sistem ini juga menjadi pintu masuk bagi data awal yang diperlukan olehi sistem E-Procurement dan E-Controlling.
PENDAHULUAN
Penyusunan anggaran belanja dilakukan tiap tahun di semua pemerintah daerah, termasuk juga pemerintah kota Surabaya. Proses penyusunan anggaran membutuhkan waktu cukup lama dan melibatkan banyak pihak. Proses ini juga akan memerlukan dan menghasilkan banyak berkas-berkas yang harus terdokumentasi dan tersusun dengan baik.
Pemanfaatan komputer pada proses penyusunan anggaran belanja awalnya memanfaatkan aplikasi spreadsheet. Kemudian dilanjutkan dengan mengembangkan aplikasi desktop khusus yang diperlukan untuk kepentingan proses ini. Akan tetapi aplikasi desktop punya keterbatasan sulit untuk diimplementasikan di banyak lokasi dimana unit satuan kerja berada. Selain menyulitkan bagi implementator karena harus melakukan instalasi di banyak tempat, juga tidak dapat diakses dari lokasi yang jauh letaknya, misal dari luar kota.
ANALISA KEBUTUHAN
Sistem E-Budgeting yang dikembangkan akan diakses oleh 6 tipe user yaitu Tim Data, Bappeko, Dinas/USK, Peneliti, Dewan, dan Admin. Masing-masing punya tugas dan kewenangan berbeda dalam proses penyusunan anggaran. Urutan proses dan keterkaitan antar User diatas dapat digambarkan seperti gambar 1 dibawah.
Bappeko komponen penyusun anggaran yang berlaku tahun ini (plus perkiraan inflasi sampai tahun depan). Komponen penyusun anggaran dibedakan menjadi 4 yaitu SHSD, HSPK, SAB, dan Estimasi.
a. SHSD
Adalah singkatan dari Standar Harga Satuan Dasar. Meliputi harga standar semua barang yang ada di pasaran yang sekiranya digunakan untuk kegiatan USK. Jumlahnya tidak kurang dari 17 ribu barang, mulai dari yang paling murah kantong plastik 25 rupiah sampai yang paling mahal mobil tangga pemadam kebakaran dengan harga 8 milyar lebih.
b. HSPK
Adalah singkatan dari Harga Satuan Pokok Kegiatan. Merupakan komponen belanja yang isinya tersusun dari beberapa SHSD dan atau HSPK lain. Contoh HSPK adalah Pembuatan Sistem Informasi Akuntansi, yang didalamnya terdapat SHSD untuk gaji sistem analis, programmer, dan sebagainya.
c. SAB
Dinas atau Unit Satuan Kerja, yang semuanya berjumlah 72 ( termasuk kecamatan-kecamatan) berwenang mendetailkan kegiatan-kegiatan yang diusulkan bappeko. Disini dinas akan mengisikan komponen-komponen yang diperlukaan pada kegiatan tersebut. Dinas juga bisa mengusulkan kegiatan yang harus disetujui oleh Bappeko terlebih dahulu baru dapat dilanjutkan dengan pengisian komponen.
Setelah dinas membuat rancangan kegiatan yang sudah dilengkapi dengan komponen-komponen anggaran, usulan RAB ini dicek oleh Peneliti, yang dalam hal ini adalah tim dari Bagian Bina Program. Dalam proses cek ini, diadakan diskusi antara Dinas dan Peneliti. Usulan RAB bisa mengalami beberapa kali revisi sebelum disetujui oleh Peneliti.
Setelah RAB disetujui peneliti, maka sudah siap untuk disampaikan ke dewan. Dewan dapat melihat detil komponen per kegiatan pada tiap unit kerja. Dari dewan, jika ada revisi, maka akan terjadi lagi proses diskusi antara dinas dengan peneliti untuk perbaikan RAB.
User yang terakhir adalah administrator, yang berhak melakukan pengubahan setting-setting yang diperlukan di seluruh proses, menambah user, membackup database dan lain-lain tugas administrator.
DESIGN DAN IMPLEMENTASI
Sesuai dengan tipe pengguna diatas, aplikasi e-budgeting ini dibuat dalam 6 buah tipe login yang berbeda. Setelah user memilih tipe login dan mengisikan id dan password, maka tampilan selanjutnya akan tergantung pada tipe login yang dipilih. Berikut adalah fitur-fitur yang ada pada tiap tipe login tersebut.
a. Tim Data
Pada login Tim Data, terdapat fitur-fitur berikut:
- Menambah, mengubah SHSD, HSPK, SAB, dan Estimasi dan memberikan rekening yang sesuai. Gambar 2 memperlihatkan tampilan saat edit HSPK
Gambar 2. Tampilan Edit data HSPK
b. Bappeko
User dengan login Bappeko akan dapat melakukan hal-hal berikut : - Membuat master Program dan Sasaran
- Membuat nama-nama kegiatan untuk tiap satuan kerja dilengkapi dengan program,sasaran, input, output dan sebagainya yang merupakan header dari kegiatan tersebut . Gambar 3 memperlihatkan tampilan header dan detail sebuah kegiatar (seluruh contoh data yang ada pada gambar tampilan di paper ini adalah bukan data sebenarnya)
- Melakukan persetujuan terhadap kegiatan yang diusulkan dinas
c. Dinas / USK
Tampilan yang terdapat pada login ini mempunyai fitur :
- Melakukan pengisian detail kegiatan dengan mencari komponen komponen penyusunnya dan dilengkapi dengan koefisien perkaliannya, misal Nasi Kotak : 10 orang x 5 kegiatan x 12 bulan. Pencarian komponen dapat berdasar nama komponen dan nama rekening.
- Dapat melihat semua komponen dan pencarian komponen seperti tim data, tetapi hanya bersifat readonly.
Gambar 3. Tampilan Header dan detail untuk sebuah kegiatan
d. Peneliti
e. Dewan
Untuk login dewan, terdapat fasilitas untuk melihat data kegiatan sampai dengan detailnya, dan juga dapat melihat report-report. Report yang disediakan cukup banyak antara lain Report per dinas, per kegiatan, per rekening, per program, per sasaran, per belanja, dan kombinasi antar report-report tersebut, misal Report per dinas per rekening atau report per dinas per program seperti pada gambar 4 dibawah.
Gambar 4. Contoh Report
f. Administrator
Menu-menu pada login administrator membuat administrator mempunyai kemampuan untuk :
- Menambah atau mengubah Unit Satuan Kerja dan Keterangannya - Menambah atau mengubah Satuan Ukur
- Menambah atau mengubah daftar rekening dan kelompok belanja - Menambah atau mengubah data user serta melakukan Lock user tertentu
agar tidak dapat melakukan perubahan data. - Melihat semua report seperti halnya dewan
sampai dengan disetujui oleh Dewan. Sistem ini juga digunakan sebagai pintu awal dua sistem lain yang ada di bagian Bina Program, yaitu E-Procurement, dan E-Controlling.
DAFTAR PUSTAKA
Bagian Bina Pembangunan Pemerintah Kota Surabaya. 2005. Buku Standar Harga Satuan Dasar 2005. Pemerintah Kota Surabaya 2005.
David King, Jae Lee, Dennis Vieh. 2004. Eleectronic Commerce : A Managerial Perspective. Prentice Hall, New Zealand. 2004.
