KATA PENGANTAR
Puji syukur Penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya maka Penyusun dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul “Presensi Kuliah Mahasiswa dan Dosen”
Penyusun makalah ini adalah merupakan salah satu wujud pemenuhan tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen di Program Studi Akuntansi Universitas Diponegoro.
Dalam penulisan makalah ini Penyusun merasa banyak kekurangan-kekurangan baik pada teknis penulisan, pengumpulan informasi maupun materi, mengingat akan kemampuan yang dimiliki Penyusun. Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat Penyusun harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini.
Dalam penulisan makalah ini Penyusun menyampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan penelitian ini, khususnya kepada :
1. Bapak Dr. P. Basuki Hadiprajitno, MBA, MAcc, Akt. selaku dosen pengampu mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM). Yang telah membantu memberikan bimbingan dan dorongan sehingga makalah ini dapat selesai tepat waktu.
2. Teman-teman yang telah menyumbangkan ide dan semangatnya. 3. Petugas Bagian Simaweb, Bapak Puji Sutrisno dan Petugas Gedung B. 4. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah
memberikan bantuan dalam penulisan makalah ini.
Akhirnya Penyusun berharap semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak yang membutuhkan, khususnya bagi Penyusun sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai.
Semarang, 17 Oktober 2012
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Presensi perkuliahan merupakan bagian yang mendapat perhatian khusus di FEB Undip. Presensi menjadi salah satu kriteria bagi mahasiswa maupun dosen dalam mengikuti proses belajar-mengajar di kegiatan perkuliahan. Bagi dosen, presensi menjadi bagian dari tanggungjawab sebagai dosen pengampu suatu mata kuliah tertentu. Sedangkan bagi mahasiswa, presensi merupakan suatu kriteria wajib yang harus dipenuhi agar dapat mengikuti ujian tengah semester maupun ujian akhir semester. Sesuai dengan peraturan fakultas, tingkat kehadiran mahasiswa tidak boleh kurang dari 75%, sehingga mahasiswa di beri kesempatan untuk tidak masuk sebanyak 25% atau 3 kali dalam satu semester.
Di FEB Undip saat ini berlaku 2 (dua) sistem presensi, yaitu sistem manual dan sistem RFID (flazz). Presensi manual merupakan presensi yang dilakukan dengan cara membubuhkan tanda tangan atau paraf pada kolom di kertas yang telah disediakan. Presensi manual ini menjadi acuan untuk memantau tingkat kehadiran mahasiswa dalam satu semester pada mata kuliah tertentu. Sedangkan, presensi RFID merupakan presensi otomatis dimana presensi ini dilakukan dengan cara meng-tag chip kartu flazz pada mesin pemindai chip yang sudah disediakan untuk kemudian di verifikasi oleh dosen pada saat jadwal mata kuliah dosen tersebut.
mahasiswa itu sendiri untuk mengetahui sudah berapa kali mahasiswa yang bersangkutan tidak masuk kuliah pada mata kuliah tertentu dan berapa persen jumlah persentasenya. Pembetulan presensi dapat dilakukan mahasiswa dengan menghubungi Bagian Akademik dan akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian selanjutnya.
1.2 TUJUAN
Tujuan yang ingin dicapai antara lain:
1. Mengetahui prosedur presensi kuliah mahasiswa dan dosen yang terjadi saat ini.
2. Menemukan masalah yang terjadi pada sistem presensi.
3. Menemukan solusi dari sistem presensi kuliah mahasiswa dan dosen yang sedang diterapkan saat ini menggunakan alat bantu wawancara dan kuesioner.
1.3 PERUMUSAN MASALAH
1. 2. 3. 4.
1.4 MANFAAT
1. Kita dapat mengetahui secara jelas prosedur presensi kuliah mahasiswa dosen yang berlaku di FEB Undip saat ini.
2. Kita dapat menemukan solusi dari berbagai masalah yang timbul dari prosedur presensi kuliah baik dari sistem yang lama maupun dari sistem baru.
3. Kita dapat mengetahui kritik dan saran dari berbagai pihak yang terkait (petugas absensi, mahasiswa, dan dosen) sehingga kami dapat menilai keefektifan dan keefisienan dari sistem tersebut.
PEMBAHASAN
Analisis Kebutuhan Informasi
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh penuyusun pada hari Rabu, 3 Oktober 2012 di Bagian Simaweb oleh Bapak Puji Sutrisno selaku koordinator memperoleh informasi sebagai berikut:
1) Sistem Manual.
Sistem manual seperti yang telah dijelaskan di bagian pendahuluan, sistem manual di awali dengan pengisian lembar absensi dan kemudian di input oleh petugas ke simaweb. Hasil input tersebut akan dimanfaatkan oleh bagian akademik dan bagian keuangan. Masalah yang dihadapi seperti kurangnya penginformasian kepada mahasiswa, adanya tambahan pertemuan tapi tidak tercatat oleh sistem, dan perhitungan kehadiran yang tercatat kurang dari 75% namun pada kenyataannya sudah memenuhi persyaratan (=75% dan >75%). 2) Sistem RFID.
Sistem RFID yang merupakan sistem presensi komputerisasi yang baru diterapkan di FEB Undip mengalami masalah-masalah yang di hadapi petugas terkait antara lain:
a. Kurangnya sosialisasi antara mahasiswa, dosen, dan petugas. Sistem RFID ini belum diperkenalkan secara jelas sehingga direct user belum seluruhnya memahami bagaimana cara meng-tag yang benar, memahami kegunaan flazz selain untuk absensi, dan belum siapnya teknologi menjalankan sistem tersebut.
b. Stabilitas jaringan yang kurang.
Universitas Diponegoro hanya berlangganan 1 (satu) broadband, yaitu Telkom, sehingga apabila terjadi gangguan jaringan maka seluruh proses yang berhubungan dengan jaringan telekomunikasi akan terganggu. Seperti contoh ketika seorang dosen akan
c. Sumber daya manusia dalam menangani teknologi informasi yang kurang memadai.
Kurangnya pemahaman staf atau petugas mengenai sistem baru ini menyebabkan ketergantungan terhadap orang tertentu yang memiliki keahlian dalam hal teknologi tersebut. Oleh karena itu, diperlukan tambahan sumber daya manusia yang mengerti teknologi yang berlaku sekarang. Guna mengurangi kekhawatiran akan tidak dibutuhkan tenaga lama, maka diperlukan pelatihan atau bimbingan khusus mengenai teknologi informasi yang baru agar tidak terjadi ketidakefisienan.
3) Perijinan/sakit.
Prosedur surat izin ini kerap kali masih banyak belum diketahui oleh mahasiswa sendiri, selain itu masih terlalu rumitnya prosedur pembuatan surat ini karena dalam pembuatanya kita harus menemui PD 1 yang kerap kali sulit ditemui. Prosedur mengatur kurang dari atau selama 1 (satu) inggu harus diurus dan permohonan izin kepada bagian akademik dan dosen pengampu mata kuliah sehingga bagian presesnsi dapat melakukan rekapitulasi dan mengkonfirmasi kepada dosen akan kebenaran permohonan izin/sakit tersebut. Disamping itu surat izin dokter dalam lampiranya masih sering dipalsukan oleh pihak mahasiswa.
4) Rekap dan Pembetulan Presensi
Proses rekap dan pembetulan presensi saat ini bagi sebagian mahasiswa masih di rasa kurang efektif karena masih kerap terjadi salah input atau kurangnya ketelitian petugas dalam memasukkan data ke dalam simaweb, yang mengharuskan mahasiswa mengurusnya ke bagian akademik.
PENUTUP
3.1 KRITIK DAN SARAN
3.1.1 Kritik
a. Pola pikir sumber daya manusia yang akan dikurangi jika menggunakan sistem otomatis dan .
b. Dibutuhkan perbaikan spesifik mengenai sistem presensi Flazz yang mempengaruhi sistem secara keseluruhan. c. Kurangnya sosialisasi yang memadai akan sehingga sulit
bagi pengguna sistem baru untuk menyesuaikannya.
3.1.2 Saran
a. Perbaikan infrastruktur baik dalam sistem maupun sumber daya manusia.
b. Perbaikan sistem RFID dalam mengelola sistem presensi. c. Peningkatan standarisasi dari peralatan yang digunakan.
3.2 KESIMPULAN
