1
Analisa Identifikasi Akar Masalah Pada Proses Bisnis Penggajian
Studi Kasus di STT Telematika Telkom Purwokerto
Dwi Januarita
STT Telematika Telkom Purwokerto, Jl. DI Panjaitan 128 Purwokerto E-mail : dwijanuarita@stttelematikatelkom.ac.id
Abstrak
Teknologi informasi dapat dimanfaatkan oleh suatu organisasi yang mendukung kegiatan bisnisnya menjadi semakin luas. Pemanfaatan teknologi informasi semakin dirasakan oleh organisasi pengguna maupun masyarakat yang menjadi pasar dari organisasi tersebut karena dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Suatu organisasi yang berorientasi profit maupun non profit akan memiliki proses bisnis yang berfungsi untuk menjalankan organisasi tersebut sehingga dapat dikatakan bahwa proses bisnis merupakan salah satu aspek penting dalam organisasi. Sebagai sebuah instistusi pendidikan, Sekolah Tinggi Teknologi Telematika Telkom Purwokerto menyelenggarakan pendidikan di bidang informasi dan telekomunikasi. Proses bisnis yang belum terintegrasi dengan baik bagian keuangan yang belum terintegrasi dengan bagian akademik khususnya dalam hal pemberian honor untuk staf dan dosen tidak tetap serta tenaga lepas harian.
Dengan identifikasi analisa diagram sebab akibat pada proses penggajian diharapkan akan memperbaiki kekurangan pada proses bisnisnya dan membantu bagian keuangan dalam proses penggajian menjadi lebih efisien dan efektif.
Kunci : Proses Bisnis,, Diagram Sebab Akibat, Analisa akar masalah
PENDAHULUAN
Peranan teknologi informasi dalam suatu organisasi sudah tidak dapat diragukan lagi. Pemanfaatan teknologi informasi oleh suatu organisasi dapat mendukung kegiatan bisnisnya menjadi semakin luas. Manfaat teknologi informasi semakin dirasakan baik oleh organisasi pengguna maupun masyarakat yang menjadi pasar organisasi tersebut karena dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
2 Dalam penerapan sistem informasi yang sekarang berjalan di STT Telematika Telkom antara pengelola kelembagaan dengan pendukung pembelajaran masih berdiri sendiri sehingga aliran data dari setiap sistem tidak terintegrasi. Pada sistem informasi yang ada sekarang ini, bagian kepegawaian digunakan untuk mengelola presensi online staf tetap sedangkan presensi dosen tidak tetap dikelola oleh bagian akademik berupa sistem informasi akademik tersendiri. Namun demikian sistem presensi ini sudah jarang digunakan oleh staf. Kemudian penerapan sistem remunerasi yang membuat muncul nya ketidakpuasan dari staf. Sistem Remunerasi adalah sistem pemberian penghargaan pada suatu jabatan yang memiliki syarat-syarat khusus dan diterima oleh pemegang jabatan yang dituntut memiliki kompetensi tertentu untuk menjalankan fungsi jabatan tersebut. Sistem remunerasi sering dikaitkan sistem penggajian, fringe benefit, yang secara spesifik berkaitan dengan karakteristik jabatan, baik fungsional maupun struktural. Ketidakadilan dalam perlakuan yang menyangkut penerapan sistem remunerasi merupakan penyebab paling dominan dalam memicu ketidakpuasan karyawan.[1]
Total Quality Management adalah pendekatan manajemen pada suatu organisasi, berfokus pada kualitas dan didasarkan atas partisipasi dari keseluruhan sumber daya manusia dan ditujukan pada kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan dan memberikan manfaat pada sumber daya manusianya. Proses TQM memiliki input yang spesifik (keinginan, kebutuhan dan harapan pelanggan), memproses input dalam organisasi untuk memproduksi barang atau jasa yang pada gilirannya memberikan kepuasan pada pelanggan (output). Sedangkan alat yang digunakan untuk menganalisa TQM antara lain Quality Function Development (QFD), Design for Manufacture (DFM), Foult Three Analysis (FTA), Design of Experiment (DOE) dan Statistical Process Control (SPC) [2].
Menurut Russel dan Taylor (1998), pengendalian kualitas dapat dilakukan dengan menggunakan Statistical Process Control yang dilandasi alat statistik utama untuk membantu analisis antara lain cause effect diagram, affinity diagram, dan tree diagram. Cause and effect diagram digunakan untuk menganalisi persoalan dan faktor-faktor yang menimbulkan persoalan tersebut. Diagram sebab akibat (fishbone) adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab suatu masalah, ketidaksesuaian dan kesenjangan yang ada. Diagram ini dapat digunakan dalam situasi yang menggunakan brainstorming untuk mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi. [3].
METODOLOGI PENELITIAN
Identifikasi kendala-kendala pada proses bisnis penggajian dilakukan dengan menggunakan analisis diagram sebab akibat (fishbone) [5]. Analisis diagram sebab akibat adalah metode yang digunakan untuk mengatasi masalah atau ketidaksesuaian yang menyebabkan masalah terjadi. Hal ini digunakan agar kita dapat memperbaiki atau menghilangkan penyebabnya dan mencegah masalah berulang.
Analisa akar masalah meliputi empat langkah yaitu : 1. Identifikasi proses bisnis yang berlangsung, 2. Menggambar faktor penyebab,
3. Identifikasi akar masalah, 4. Rekomendasi usulan.
Analisis akar masalah secara sederhana dapat dilakukan dengan melakukan observasi masalah apa yang terjadi dan kemudian dilanjutkan dengan bertanya mengapa masalah tersebut dapat terjadi, sampai ditemukan elemen dasar proses yang menyebabkan kegagalan. Langkah pertama dalam analisis adalah mendapatkan data yaitu mengidentifikasi proses bisnis yang berlangsung untuk mengetahui faktor-faktor penyebab dan akar masalah.
3 investigator memulai dengan mengidentifikasi akar penyebab. Kemudian langkah selanjutnya adalah rekomendasi usulan berdasarkan akar penyebab untuk faktor penyebab tertentu yang didapatkan rekomendasi untuk tindakan pencegahan masalah tersebut terulang kembali.
Gambar 1. Diagram Sebab Akibat/fishbone/tulang ikan
HASIL DAN RANCANGAN
Analisa Akar Masalah
Identifikasi permasalahan dalam proses penggajian di STT Telematika dilakukan dengan metode analisa akar masalah dan digambarkan dengan diagram sebab akibat/fishbone. Langkah-langkah analisa akar masalah dapat dijabarkan sebagai berikut :
Langkah 1 Mengidentifikasi proses bisnis yang berlangsung.
Proses bisnis diambil dengan melakukan wawancara dengan bagian yang terkait yaitu bagian keuangan, akademik dan umum terutama dari staf yang terkait. Kemudian dilakukan analsis melalui metode brainstromning.
Langkah 2 Menggambarkan bagan faktor penyebab.
Hasil dari analisis brainstromning, membagi faktor penyebab menjadi komponen sumber daya manusia, sistem informasi, pihak manajemen dan faktor lingkungan.
Proses Penggajian
SDM Manajemen
Lingkungan Software
4 Gejala pada komponen sumber daya manusia antara lain beban kerja staf yang overload dimungkinkan karena adanya pekerjaan yang multitasking seperti menjadi bendahara operasional sekaligus bendahara sebuah kepanitiaan, kurangnya staf yang menangani baik di bagian keuangan, akademik dan umum. Gejala berikutnya pada komponen manajemen antara lain sifat pemimpin yang kurang menerima masukan dikarenakan kemungkinan karena memiliki pengalaman yang lebih banyak atau karena arogan sebagai seorang pemimpin yang memiliki power mutlak. Gejala pada komponen manajemen adalah masih kurang transparansi penjelasan mengenai komponen penggajian, dikarenakan sistem remunerisasi yang telah diterapkan oleh pihak yayasan sehingga ada staf yang diuntungkan dan ada yang dirugikan karena tidak diperhitungkan masa bekerja. Kemudian semangat dari pimpinan yang masih kurang dimungkinkan karena jabatan tidak akan lama memasuki masa pensiun. Gejala pada komponen lingkungan antara lain ruang keuangan yang bergabung dengan pimpinan dimungkinkan gedung baru belum selesai, lebih efisien apabila pimpinan memerlukan sesuatu yang berkaitan dengan bagian keuangan. Gejala berikutnya pada komponen lingkungan adalah berkurangnya motivasi kerja yang dimungkinkan karena monoton pekerjaan yang tidak diselingi dengan misal kegiatan olahraga bersama. Gejala berikutnya komponen sistem informasi yang belum terintegrasi sehingga aliran data masih berdiri sendiri yang dimungkinkan pekerjaan ulang terutama untuk rekap kehadiran staf dan dosen tidak tetap dan untuk bagian sekuriti masih menggunakan perhitungan berdasarkan jadwal yang dibuat setiap awal bulan. Dari gejala-gejala yang timbul dari 4 aspek tersebut didapatkan 2 akar masalah yang utama yaitu kebutuhan dan habit.
Proses Bisnis Penggajian
Diagram 2. Diagram Sebab Akibat detail proses penggajian
Langkah 3 Identifikasi Akar Masalah.
5 Akar masalah yang kedua adalah kebiasaan (habit). staf yang memiliki komitmen untuk mengisi daftar hadir yang telah disediakan, pimpinan yang selalu memantau kehadiran staff yang mungkin bisa dilakukan setiap minggu atau sebelum tanggal pengiriman rekap kehadiran ke yayasan.Sikap pimpinan yang bisa menerima masukkan kemudian faktor lingkungan seperti memiliki ruang keuangan sendiri, motivasi dari pimpinan untuk staf, dan melakukan pendekatan kepada staf kebutuhan apa saja yang mereka perlukan untuk mendapatkan kenyamanan dalam bekerja.
Langkah 4 Rekomendasi usulan.
Dari identifikasi akar masalah maka rekomendasi yang diusulkan adalah :
1. Adanya sistem informasi yang menjembatani sistem informasi keuangan, akademik dan umum, sehingga bagian keuangan dalam mendapatkan data rekap kehadiran tidak perlu menunggu bagian akademik dan umum.
2. Memiliki ruang keuangan sendiri 3. Penerapan manajemen top to bottom 4. Motivasi dari pimpinan kepada staf
5. Rekruitmen staf baru sehingga pekerjaan lebih fokus
6. Melakukan rekayasa ulang proses bisnis. Dalam rekayasa ulang, proses bisnis dibuat menjadi sederhana dengan persetujuan dari manajemen.
7. Proses continous improvement (CI) yang dilakukan oleh pihak manajemen dari implementasi proses rekayasa ulang
KESIMPULAN
Hasil dari paper ini berupa peta data komponen yang mempengaruhi proses penggajian di STT Telamtika Telkom Purwokerto dan hasil identifikasi faktor penyebabnya terbagi menjadi komponen sumber daya manusia, Manajemen, lingkungan dan sistem informasi yang tersedia. Dari pemetaan data tersebut diketahui bahwa dengan tanpa kerjasama yang baik dari bagian terkait, kepemimpinan yang lebih peduli dengan staf, lingkungan kerja yang mendukung kinerja staf, dan sistem informasi yang terintegrasi akan menjadikan proses penggajian menjadi lebih efektif.
Sedangkan dari hasil analisis akar masalah, ada 2 akar masalah dari proses penggajian di STT Telematika Telkom Purwokerto yaitu kebutuhan (need) dan kebutuhan (sustainable)
DAFTAR PUSTAKA
[1] Biawan, S. 2007. Meraih Keinginan Melalui Tehnik Interaksi dan Komunikasi Efektif Your Words, Your Power, Edisi pertama, PT Elex Media Komputindo, ISBN : 978-979-27-1085-4, hal 41.
[2] .Rooney, J.J, Heuvel, L.N, 2004. Root Cause Analysis for beginners, [pdf], (https://servicelink.pinnacol.com/pinnacol_docs/lp/cdrom_web/safety/management/accident_investigation /Root_Cause.pdf, diakses tanggal 29 Mei 2013).
[3] Gaspers, V. 2002. Total Quality Management, Cetakan Kedua, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta [4] Wahyuningrum, T, Susanto, I. Yuniarsyah, Y. 2012. Analisis Akar Masalah Penerapan Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) di Kabupaten Purbalingga. 4RD DISC 2012 Digital Information & System Conference, Buku 1, hal 134 – 141.
[5] Artha, E. Utami, E. Boedijanto, E. “ Pengukuran Tingkat Kematangan Penggunaan Sistem Informasi
6 [6] Jogiyanto HM, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktik
aplikasi bisni, Penerbit Andi, Yogyakarta.
[7] Nasution, 2001. Manajemen Mutu Terpadu, Jakarta : Ghalia Indonesia
