A.
Pengertian Komunikasi
Dalam pengertian secara umum, komunikasi adalah penyampian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi meliputi 5unsur yaitu :
a. Pengirim warta (comunicator)
b. Warta, keterangan, atau buah pikiran c. Alat dan sarana untuk menyampaikan warta
d. Isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sasaran yang bersangkutan e. Penerima warta (communicate)
Pengertian komunikasi sudah banyak didefinisikan oleh banyak orang, jumlahnya sebanyak orang yang mendifinisikannya. Dari banyak pengertian tersebut jika dianalisis pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu orang atau lebih, yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik.
Pengertian komunikasi di definisikan dari beberapa ahli :
a. Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. (Bovee 2003) b. Robbins (2003) mendefinisikan komunikasi sebagai proses pemindahan data dan memehami makna yang dimaksudkan
Jadi, komunikasi pada intinya suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama
menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi atau
B. Pengertian Komunikasi Kantor
Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan. Komunikasi kantor dapat dibedakan atas:
1. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk, -Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan dengan
bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi.
-Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.
-Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara individu dalam organisasi, tetapi tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan kantor.
2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor dengan klien.
C.
Proses Komunikasi
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi
merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut : a. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya
b. Pengirim menjadikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiensi, pembawaan diri maupun mood pengirim.
c. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan media yagn tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima dan formalitas yang
dibutuhkan.
d. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima harus mendapatkan pesan.
e. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyampaikannya di pikirannya. Jika telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
D.
Unsur Unsur Komunikasi
1. Sumber
Sumber adalah dasar yang digunakan dalam penyampaian pesan dan digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku, dokumen dan sejenisnya.
2. Komunikator
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: – Penampilan
Khusus dalam komunikasi tatap muka atau yang menggunakan media pandang dengan audio visual, seorang komunikator harus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan komunikan. Penampilan ini sesuai dengan tata krama dengan memperhatikan keadaan, waktu dan tempat.
– Penguasaan masalah
Seseorang yang tampil atau ditampilkan sebagai komunikator haruslah betul- betul menguasai masalahnya. Apabila tidak, maka setelah proses komunikasi berlangsung akan menimbulkan ketidakpercayaan terhadap komunikator dan akhirnya terhadap pesan itu sendiri yang akan menghambat terhadap efektivitas komunikasi.
-Penguasaan bahasa
Komunikator harus menguasai bahasa dengan baik. Bahasa ini adalah bahasa yang digunakan dan dapat dipahami oleh komunikan. Penguasaan bahasa akan sangat membantu menjelaskan pesan- pesan apa yang ingin kita sampaikan kepada audience. 3. Pesan
Pesan adalah keseluruhan dari apa yang disampaikan oleh komunikator. Pesan ini mempunyai inti pesan yang sebenarnya menjadi pengarah di dalam usaha mencoba mengubah sikap dan tingkah laku komunikan. Pesan dapat secara panjang lebar
mengupas berbagai segi, namun inti pesan dari komunikasi akan selalu mengarah kepada tujuan akhir komunikasi itu.
4. Channel/ Saluran
Channel adalah saluran penyampaian pesan, biasa juga disebut dengan media. Media komunikasi dapat dikategorikan dalam dua bagian, yaitu media umum dan media massa. Media umum adalah media yang dapat digunakan oleh segala bentuk komunikasi, contohnya radio dan sebagainya. Media massa adalah media yang digunakan untuk komunikasi massa, misalnya televisi.
5. Komunikasi
Komunikasi dapat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu 1) personal
Dari segi sasarannya, komunikasi ditujukan atau diarahkan kedalam komunikasi personal, komunikasi kelompok dan komunikasi massa.
6. Efek
Efek adalah hasil akhir dari suatu komunikasi, yaitu sikap dan tingkah laku orang, sesuai atau tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Apabila sikap dan tingkah laku orang lain itu sesuai, maka komunikasi berhasil.
7. Faktor- faktor yang diperhatikan dalam proses komunikasi
1)Empat tahap proses komunikasi menurut Cutlip dan Center, yaitu: – pengumpulan fakta
– Perencanaan – Komunikasi – Evaluasi
2)Prosedur mencapai effect yang dikehendaki menurut Wilbur Schraam, yaitu: – Attention (perhatian)
– Interest (Kepentingan) – Desire (Keinginan) – Decision (Keputusan) – Action (Tindakan)
E.
Fungsi Komunikasi
Menurut Scott dan Mitchel (1976) dalam berkomunikasi mempunyai 4 fungsi yang sangat penting yaitu :
a. Fungsi Kontrol
Setiap komunikasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya. Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang diskripsi pekerjaannya dalam hal – hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.
b. Fungsi Motivasi
Fungsi ini dilakukan melauli pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka kerjakan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang seharusnya dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka di masa depan. c. Fungsi Emosi
Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melaksanakan interaksi sosial. Salah satu bentuk interaksi sosial adalah komunikasi di mana masing – masing anggota organisasi dapat mengekrepesikan emosi yang negatif.
d. Fungsi Informasi
F.
Tujuan Komunikasi
Hewitt (1981), menjabarkan tujuan penggunaan proses komunikasi secara spesifik sebagai berikut:
1. Mempelajari atau mengajarkan sesuatu 2. Mempengaruhi perilaku seseorang 3. Mengungkapkan perasaan
4. Menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain 5. Berhubungan dengan orang lain
6. Menyelesaian sebuah masalah 7. Mencapai sebuah tujuan
8. Menurunkan ketegangan dan menyelesaian konflik 9. Menstimulasi minat pada diri sendiri atau orng lain
G.
Teknik Komunikasi
Teknik komunikasi adalah suatu cara yang digunakan dalam menyampaikan informasi dari komunikator ke komunikan dengan media tertentu. Dengan adanya teknik ini diharapkan setiap orang dapat secara efektif melakukan komunikasi satu sama lain dan secara tepat menggunakannya.
TEKNIK-TEKNIK DALAM KOMUNIKASI
Beberapa teknik dalam komunikasi :
1. Ucapan yang jelas dan idenya tidak ada makna ganda, utuh. 2. Berbicara dengan tegas, tidak berbelit-belit
3. Memahami betul siapa yang diajak bicara, hadapkan wajah dan badan, pahami pikiran lawan bicara.
4. Menyampaikan tidak berbelit-belit, tulus dan terbuka. 5. Sampaikan informasi dengan bahasa penerima informasi.
6. Menyampaikan dengan kemampuan dan kadar akal penerima informasi 7. Sampaikan informasi dengan global dan tujuannya baru detailnya. 8. Berikan contoh nyata, lebih baik jadikan anda sebagai model langsung. 9. Sampaikan informasi dengah lembut, agar berkesan, membuat sadar dan
menimbulkan kecemasan yang mengcerahkan.
10. Kendalikan noise dan carilah umpan balik untuk meyakinkan informasi anda diterima. Contoh dengan bertanya atau menyuruh mengulanginya.
H.
Bentuk Komunikasi
JC. Denyer dalam bukunya Office Mangement, 1975 membagi komunikasi dalam bentuk yang sistematis yaitu:
a. Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)
Sistem Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya.
b. Sistem komunikasi lisan (Oral Communication)
Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri , radio, atau hanya corong suara
c. Sistem Mekanis (Mechanical System)
Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi d. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil sesorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti mnajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit, Saranya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.
Bentuk Komunikasi lainnya, yaitu antara lain : a. Komunikasi Internal
Komunikasi Internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi. Sebagai pegawai, kita adalah orang pertama mendengarkan keluhan pelanggan atau mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan penualan perusahan menurun. Menurut informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita dalam melaksanakan tugasnya. Untuk menjamin keberlangsungan komuniaksi internal yang baik, kita menggunakan :
a. Jaringan Komunikasi Formal
Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik berupa downward, upward, atau horizontaal flow. Walaupun dalam kenyataanya keberadaan strukstur tersebut tidak akan dapat menghalangi seluruh komponen organisasi berkomunikasi satu sama lain.
i. Downward
Komunikasi atas ke bawah. Contohnya pimpinan memberikan intrusksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumumamn, rapat, majalah intern.
ii. Upward
Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas. Contohnya: staf memberikan laporan, saran – saran, pengaduan, kritikan, kotak saran kepada pimpinan.
iii. Horizontal
Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff. Berlangsung tidak formal, antara lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja.
b. Jaringan Komunikasi Informal
Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai
yagn terjadi di suatu organsasi kurang lebih 80% berlangsung dalam bentuk ini. Bahkan perkembangan teknologi memungkinkan banyak eksekutif berusaha mendapatkan informasi dari tangan pertama untuk memberikan tanggapaan yang lebih cepat atas suatu masalah yang terjadi di lapagnan dalam jaringan komunikasi informal.
c. Komunikasi diagonal
Adalah komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi / bagian lainnya.
b. Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan.
Selain bentuk komunikasi di atas, di bawah ni ada bentuk komunikasi perkantoran yang lain.
a. Komunikasi Verbal
Komunikasi yang berupa kata–kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk
menciptakaan kata- kata tentunya dibutuhkan aturan–aturan grammar dan meletakkan potongan–potongan kalimat sesuai dengan tempatnya. Setelah itu, kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan.
b. Komunikasi Non verbal
Adalah proses komunikasi tanpa kata, berupa syarat, gerak tubuh ekspresi wajah, hubungan yang renggang,dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika
berkomunikasi tanpa, dengan kata lain, aksi lebih berarti dibanding kata - kata. Komunkasi non verbal tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam
menginterpretasikannya, selain itu komunikasi non verbal belangsung secara spontan dan tanpa ungkapan.
c. Komunikasi Tulisan
Komunikasi ini dapt berupa memo, surat e-mail, faksimile, bulletin yang ditansfer melalui tulisan / simbol pada sebuah media. Menurut Robbins, jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan dapa diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti adminstrasi keuangan. Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunyai arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu. Kelebihan lainnya adalah pengunaan kata- kata pada komunikasi ini lebih hati – hati, logis dan jelas
dibandingkan 2 jenis komuniksi terdahulu. Adapun kekurangnnya adalah
menghabiskan waktu, baik ketika pesan ditulis maupun mendapat feedback sebuah surat.
I.
Sifat Komunikasi
a. Tatap Muka (face to face)
sering disebut juga komunikasi langsung (direct communication). Komunikasi jenis ini juga menghasilkan arus balik atau umpapan balik atau juga timbal balik (feedback) secara langsung.
b. Bermedia (mediated)
Yaitu Komunikasi yang dilakukan dengan menggunanakan media sebagai pendukung kegiatan. Media yang digunakan beragam bentuknya. antara lain adalah media tulisan, suara dan video. Komunikasi yang dilakukan dengan media menuntut seorang
komunikator untuk mampu menguasai teknologi komunikasi, baik itu tulisan, suara maupun video. Pesan yang akan disampaikan pun harus dipersiapkan dengan sangat matang, karena Komunikator harus menjamin kesuksesan proses komunikasi yang berlangsung tanpa timbal balik (feedback).
c.Verbal (verbal)
Komunikasi verbal adalah komunikasi yang terjadi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Komunikasi ini dapat berupa ucapan langsung dari komunikator (oral) juga berupa pesan yang dikomunikasikan lewat tulisan oleh komunikator. Komunikan dapat mendengar langsung pesan yang disampaikan dan juga dapat membaca pesan yang disampaikan oleh seorang komunikator dalam komunikasi verbal ini.
d. Nonverbal (non-verbal)
Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.
J. Etika Komunikasi
Etika komunikasi adalah norma, nilai, atau ukuran tingkah laku baik dalam kegiatan komunikasi di suatu masyarakat.
Etika Dan Etiket Yang Baik Dalam Komunikasi
Berikut di bawah ini adalah beberapa etika dan etiket dalam berkomunikasi antar manusia dalam kehidupan sehari-hari :
1. Jujur tidak berbohong
2. Bersikap Dewasa tidak kekanak-kanakan 3. Lapang dada dalam berkomunikasi
7. Berinisiatif sebagai pembuka dialog 8. Berbahasa yang baik, ramah dan sopan
9. Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan 10. Bertingkahlaku yang baik
K.
Etika Menerima Tamu
Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya.
Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor
a.
Sambut Dengan Tulus
a) Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura – pura tulus.
b) Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung.
c) Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.
b.
Cara Duduk
a) Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.
b) Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.
c.
Janji Temu
a) Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.
b) Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.
c) Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.
d) Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.
d.
Perlakuan Baik
a) Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan complaint terhadap perusahaan kita.
e.
Mengantar Tamu
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.
L.
Etika Bertelepon
1. Segera angkat gagang telepon sebelum telepon berdering unutk yang ke 3 kalinya. 2. Jangan mengganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan pekerjaan anda. 3. Berhati-hati agar nada kesal tidak terdengar pada lawan bicara anda.
4. Jawablah telepon dengan menyebutkan indentitas anda, sesuai kebijakan pimpinan. 5. Segera tanyakan dengan siapa saya berbicara dan tanyakan apa keperluannya. 6. Pada waktu anda menerima telepon, kata-kata yang diucapkan harus jelas, berilah penekanan pada kata-kata secara beruntun.
7. Batasi pembicaraan di telepon secara pribadi karena urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangakan bagi siapapun yang mendengarkan.
8. Apabila pimpinan anda tidak berada di akntor janganlah memberi tahukan di mana pimpinan anda berada.
9. Apabila anda menerima telepon unutk pimpinan tanyakan dulu pada pimpinan apakah beliau bersedia menerima telepon atau tidak.
