RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPBU DAN UPAH KARYAWAN Agung Koes I

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

ADMINISTRASI SPBU DAN UPAH KARYAWAN

Agung Koes I

1

, Rahajeng R

2

STMIK AUB Surakarta

ABSTRACT

Utilization of information technology is very useful in helping management and payroll administration transaction data at the outlet as at the pump level is very high transaction if only done manually it is very vulnerable to the occurrence of fraud because reporting systems rely on a human matter. The purpose of administrative information systems made this gas station is to generate the output / report transactions quickly and accurately to avoid cheating recaps every shift. Information Systems Administration and the gas station employee wages made by the keel Microsoft Visual Basic .NET 2005 and SQL Server 2000 database. The results of the study are expected to provide an information system that helps minimize human error at the outlet in terms of output / administrative reports, thereby reducing the level of corruption.

Keywords: Information Systems Administration, SPBU

1. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi yang sangat dinamis telah melahirkan manfaat yang sangat luas. Dan tanpa kita sadari telah mempengaruhi kehidupan kita sehari-hari Kelebihan dari Sistem Informasi yaitu dapat mengolah data dengan volume besar dan tidak kenal lelah, juga efisien dalam pengope-rasiannya. Asas efisien diperlukan sebagai upaya untuk meringankan usaha manusia didalam mencapai tujuan organisasi agar lebih cepat dan mudah. Berbicara mengenai efisiensi sebenarnya tidak hanya penghematan didalam penggunaan tenaga, namun juga menyangkut penghematan di dalam penggunaan pikiran, waktu, ruang, dan benda. Cara-cara bekerja secara efisien tersebut misalnya dengan mengusahakan alat

bantu seperti halnya komputer untuk

melengkapi serta menunjang sarana aktifitas di dalam suatu instansi maupun bidang usaha. Begitu halnya di lingkungan usaha SPBU ( Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) yang melayani pengisian bahan bakar premium,

solar, dan pertamax berharap proses

pengolahan laporannya dapat memanfaatkan teknologi komputerisasi. Karena selama ini yang penulis lihat dan sudah langsung survey ke lokasi bahwa dalam penyusunan laporan /

rekapan tiap hari tiap shifnya masih

menggunakan sistem yang manual. Dengan adanya sistem yang menual ini rentan sekali terjadinya penyalahgunaan pelaporan kepada mandor / manager atau biasa disebut kecurangan dengan memanipulasi data, istilah kerennya sekarang adalah korupsi, yang bisa

menyebabkan kerugian terhadap pemilik SPBU. Dari survey yang sudah dilakukan

dilapangan dan sudah terjadi adalah

penyelewengan pelaporan dalam perhitungan penjualan dalam meteran di dispenser per teller nya di setiap shift dan kecurangan ini merugikan pihak pemilik SPBU hingga puluhan juta rupiah. Semua transaksi penjualan tiap-tiap dispenser per teller dicatat secara manual dalam beberapa kertas per shiftnya yang dilakukan seorang kepala regu kemudian dilaporkan transaksi tersebut ke mandor / manager. Jadi jika SPBU tersebut buka 24 jam maka dalam sehari akan terjadi laporan pencatatan secara manual sebanyak 3 kali

beserta absensi karyawan yang masuk

digunakan untuk menghitung upah / gaji

karyawan nantinya. Menurut survey

dilapangan tingkat transaksi di SPBU

tergolong tinggi tapi masih dilakukan secara manual. Sewaktu pemilik meminta laporan penjualan / omzet perminggu atau perbualan serta keuntungan bagi pemilik itu sendiri data yang disajikan begitu lama, karena mandor / manager harus merekap transaksi tersebut secara manual. Dan juga masalah penggajian kepada karyawan juga dilakukan secara manual, jika karyawan ada yang tidak masuk akan diketahui secara manual untuk potongan

JURNAL ILMIAH GO INFOTECH

Volume 20 No. 2, Desember 2014 ISSN : 1693-590x

sistem informasi administrasi yang dapat membantu menangani masalah yang saat ini dihadapi oleh pemilik / pengusaha SPBU. Maka penulis terdorong untuk merancang dan

membangun sebuah sistem informasi

administrasi SPBU dan Upah karyawan.

1.1 Tujuan Penelitian

Sesuai dengan rumusan masalah, penelitian ini bertujuan untuk:

a. Membangun sistem informasi administrasi SPBU untuk menghasilkan output / laporan transaksi yang cepat dan akurat.

b. Meminimalisasi human error / kesalahan

yang dilakukan manusia dalam hal

pencatatan dan penghitungan transaksi administrasi di lingkungan SPBU.

c. Memudahkan pemantauan kinerja

karyawan karena sistem telah mencatat absensi karyawan tiap hari dan juga

menghindari kecurangan – kecurangan

rekapan yang selama ini terjadi.

1.2. Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna untuk :

a. Memberikan wawasan yang lebih jelas tentang sistem administrasi penjualan di lingkungan spbu mengenai prosentase pendapatan dan pengeluaran BBM serta penanganan masalah upah karyawan. b. Dengan adanya sistem informasi spbu ini

memudahkan pihak spbu dalam

mengontrol arus penjualan bbm dengan

lebih terukur dan menghindari dapat

meminimalisasi tindakan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan serta dapat

mengontrol pengeluaran dan upah

karyawan karena semua telah tersistem dengan baik.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Definisi Sistem

Sistem adalah kumpulan elemen, komponen atau subsistem yang saling berintegrasi dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi setiap sistem memiliki

subsistem-subsistem, dan subsistem terdiri dari

komponen-komponen dan elemen-elemen (Aji Supriyanto, 2005 : 238).

2.2 Definisi Informasi

Informasi adalah data yang telah di oleh menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan

saat ini atau mendatang (Aji Supriyanto, 2005 : 243).

2.3 Definisi Sistem Informasi

Menurut Al Fatta, Hanif (2007:9) Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya, sedangkan menurut Jogiyanto (2005:17) sistem informasi adalah suatu sistem

didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan

2.4 Definisi SPBU

Stasiun Pengisian Bahan Bakar adalah tempat di mana kendaraan bermotor bisa memperoleh bahan bakar di Indoensia Stasiun Pengisian Bahan Bakar dikenal dengan nama SPBU (singkatan dari Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum). Namun, masyarakat juga memiliki

sebutan lagi bagi SPBU. Misalnya di

kebanyakan daerah, SPBU disebut Pom

Bensin yang adalah singkatan dari Pompa Bensin.(http://id.wikipedia.org/wiki/Stasiun_p engisian_bahan_bakar)

III. METODE PENELITIAN

3.1 Obyek Penelitian

Untuk obyek penelitian dilakukan

dilingkungan spbu dan spbu yang dijadikan tempat penelitian adalah spbu jalan raya boyolali–klaten.

3.2 Jenis dan Sumber Data

Jenis data dan sumber data yang dipakai dalam penulisan laporan ini yaitu :

a. Data Primer

Data primer yaitu data yang diperoleh secara langsung dari obyek penelitian. Data primer yang diperoleh diantaranya berupa jadwal kerja karyawan terbagi menjadi 3 shift selama 24 jam, jumlah dispenser dan teller untuk pengisi bahan bakarnya, jenis bahan bakar premium dan solar.

b. Data Sekunder

3.3. Teknik Pengumpulan Data

Teknik yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi.

a. Observasi

Observasi adalah teknik pengumpulan data melalui pengamatan secara langsung pada objek penelitian. Teknik ini merupakan teknik pengumpulan data yang efektif untuk mempelajari suatu sistem. Dengan

teknik ini maka data yang didapat

mempunyai nilai yang tinggi, karena penulis secara langsung melihat apa yang sedang dikerjakan.

Penulis mendatangi langsung tempat yang dijadikan penelitian dalam hal ini adalah SPBU. Dengan menanyakan sistem kinerja dilingkungan SPBU selama ini, tentang pengolahan administrasi untuk transaksi penjualan bahan bakar minyak (bbm) dilingkungan SPBU. Serta menanyakan

tentang sistem upah karyawan atau

penggajian di lingkungan SPBU beserta data-data yang diperlukan untuk keperluan penulis.

b. Studi Pustaka

Studi Pustaka merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan cara membaca atau mempelajari buku-buku referensi yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas guna memperoleh landasan teori untuk keperluan menganalisis data.

Beberpa buku yang digunakan adalah buku yang berhubungan dengan Konsep Dasar Sistem Informasi. Buku yang berhubungan dengan Konsep Dasar Database, Diagram Arus Data, Bagan Alir (Flowchart). Buku

yang berhubungan dengan Visual

Basic .Net 2005. c. Wawancara

Wawancara adalah teknik yang digunakan Penulis dalam memperoleh data dengan jalan tatap muka dan mengadakan tanya jawab secara langsung kepada beberapa orang yang berhubungan dengan penelitian ini.

Teknik ini penulis gunakan untuk

mendapatkan data-data yang belum penulis dapatkan melalui Observasi dan Studi Pustaka dan untuk menambah keyakinan akan kebenaran data yang penulis dapatkan dengan cara Observasi dan Studi Pustaka. Penulis langsung mengadakan tanya jawab dengan mandor / manager SPBU mengenai

sistem administrasi pencatatan transaksi penjualan SPBU, pencatatan penggajian / upah karyawan, jatah keamanan dan stok BBM

Mengadakan tanya jawab dengan kepala regu masing-masing shift untuk sistem kerja dan absensi setiap karyawan anak buahnya. Mengadakan tanya jawab dengan petugas pengisian di masing-masing teller untuk pencatatan transaksi perhitungan untuk laporan akhir setiap pergantian shift.

3.4. Analisis Sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasi dan mengevaluasi

permasalahan, kesempatan, hambatan yang

terjadi dan kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan

perbaikan-perbaikannya.

a. Identify

Identify yaitu tahap mengidentifikasi pada

permasalahan yang ada. Adapun

permasalahan yang ada dalam hal

transportasi adalah pencatatan pelaporan penjualan per shift dilakukan secara manual dengan menulis di kertas laporan serta absensi karyawan yang dilakukan secara manual juga.

b. Understand

Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Adapun sistem yang telah ada yaitu dengan menggunakan microsoft excel sebagai alat bantu perhitungan pelaporan penjualan per shiftnya dan

pencatatan absensi dan pengupahan

karyawan, dalam hal ini masih sangat minim sekali dalam hal laporan spesifik yang diinginkan.

c. Analyze

Analyzeyaitu menganalisis sistem yang telah ada dengan cara mencari kekurangan dari sistem tersebut.

Dengan hanya mengandalkan bantuan dari program excel sistem pencarian data secara cepat masih dibutuhkan waktu dan dalam segi interface / tampilan masih belum

begitu mudah dipahami. Sehingga

diperlukan suatu sistem untuk membantu kinerja administrasi spbu dalam mengelola masalah keuangan, absensi dan pengupahan karyawan.

JURNAL ILMIAH GO INFOTECH

Volume 20 No. 2, Desember 2014 ISSN : 1693-590x

Reportyaitu membuat laporan hasil analisis. Pemecahan dari masalah diatas adalah

dengan cara membuat suatu sistem

informasi administrasi dilingkungan spbu yang nantinya berguna untuk mengontrol sistem penjualan per harinya, pengeluaran

yang bisa dikontrol dengan baik,

pendapatan / omset dari penjualan bahan bakar minyak lebih mudah dikontrol dan dilihat perharinya, sistem absensi karyawan bisa terkontrol dengan baik dan terperinci, serta perhitungan upah dan bonus untuk karyawan dapat dilakukan dengan sistem ini.

3.5. Desain Sistem

Desain sistem adalah tahap setelah analisis sistem dari siklus pengembangan sistem yang

meliputi pendefinisian dari

kebutuhan-kebutuhan fungsional, persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat

berupa penggambaran, perancangan dan

pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Termasuk

menyangkut dan mengkonfigurasi dari

komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

3.5.1 Flowchart Sistem

Flowchart merupakan sebuah gambaran untuk melihat alur program didalam sistem. Dalam sistem ini terdapat beberapa flowchart agar pengguna dapat mengerti alur dari sistem. Berikut ini flowchart sistem untuk Sistem Informasi Administrasi SPBU dan upah karyawan :

a. FlowchartSistem master produk

Gambar 1 Flowchart master data produk.

Flowchart sistem master produk menjelaskan dari proses memasukkan data produk melalui

keyboard dan disimpan pada tabel product.

Selanjutnya disimpan dalam berkas data produk.

b. FlowchartSistem master produk

Gambar 2 Flowchart master data customer. c.. FlowchartSistem master data keamanan

Gambar 3 Flowchart master data keamanan. Flowchart sistem data keamanan menjelaskan dari proses memasukkan data kemanan dan diinput melalui keyboard dan disimpan pada tabel keamanan. Selanjutnya disimpan dalam berkas data keamanan.

3.5.2. Perancangan Diagram Aliran Data

Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Simbol pengolahan digunakan untuk menunjukkan tempat-tempat dalam sistem informasi yang mengolah data yang diterima menjadi data yang mengalir keluar.

Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau

user yang kurang menguasai dibidang

Data produk

Pengolahan Data produk

Keyboard Product.mdf

Data produk

Data customer

Pengolahan Data customer

Keyboard Customer.m db

Data customer

Data keamanan

Pengolahan Data keamanan Keyboard

Keamanan.mdb

komputer untuk meng dikerjakan. Diagram al Informasi administrasi Diagram Konteks,

Gambar 4 Dia

Diagram konteks di at

admin menginput data karyawan, pembelian informasi data karyawa

pembelian. Operator

penjualan produk, kea produk, memperoleh inf keamanan, customer, p hanya bisa melihat penjualan, stok produk, k

ngerti sistem yang akan aliran data pada Sistem si SPBU ini terdiri dari

iagram Konteks

atas dapat dilihat bahwa data karyawan, penggajian n produk, memperoleh wan, penggajian dan data

or menginputkan data

keamanan, customer dan h informasi data penjualan, , produk. Untuk pemilik hat laporan pembelian, oduk, kuota keamanan.

Gambar 5 Diag Diagram Arus Data administrasi SPBU dijelaskan sebagai b pada sistem informa

adminmemasukkan dan menghasilkan po

disimpan dalam

3.6 Desain Antar M

Desain Antar Muk antara pemakai da

berkomunikasi. D

digunakan untuk m pada komputer ata Sistem Informasi Upah Karyawan. Rancangan antar m desain antar muka untu admin dan unt

untuk user memili

harus diimplementas

Admin dapat meng

tugas admin menja

tetap konsisten ke berhak menghapus menambah data.

3.6.1 Desain Anta

Desainformuntuk op

form yang harus dii program dengan m dalamdatabase.

a. Desain Antar Muk

Gambar 6. Des

iagram Arus Data Level 0 ata Level 0 Sistem informasi

U dan upah karyawan dapat i berikut. Proses yang terjadi masi ini yang pertama adalah an data pembelian, penjualan n posisi stok yang kemudian m database. Operator produk, keamanan, customer, ng kemudian disimpan dalam

elah pengolahan data

poran penjualan, pembelian, dan kuota keamanan yang da pemilik.

r Muka

uka merupakan komunikasi dan komputer agar mudah

Desain antar muka ini

merancang tampilan layar atau tampilan antar muka i Administrasi SPBU dan

muka pada sistem ini yaitu uka untuk user atau operator, untuk pemilik. Desain form

iliki beberapa form yang

ntasikan ke dalam program. engakses semua database, njaga agar isi dari database

kepada tujuan. Admin juga pus data, mengedit data dan

ntar Muka Untuk Operator

uk operator memiliki beberapa diimplementasikan ke dalam n melibatkan beberapa tabel

MukaForm Login

JURNAL ILMIAH GO IN Volume 20 No. 2, Desemb

Menu form Login sebaliknya apabila sal menolaknya otomatis masuk ke dalam sistem.

b. Desain Antar MukaM

Gambar 7. Desain An IV. HASIL DAN PEM

4.1. Kebutuhan Hardwar

Dalam membangun se administrasi SPBU perangkat keras dan dapat mendukung jalanny Perangkat keras atau digunakan untuk aplikas a. Minimal spesifikasi

digunakan :

1. Prosessor Intel Pe 2. Memori 512 MB; 3. Hardisk 40 GB; 4. VGA Card 32MB 5. Monitor CRT Res

6. Keyboard, Mouse

7. Lancard;

b. Spesifikasi komput

adalah :

1. Prosessor Intel lebih;

2. Memori 2Gb atau 3. Hardisk 160 G proses dan penyim 4. VGA Card 128 M 5. Monitor LCD 17’

6. Keyboard, Mouse

n ini berfungsi untuk

ra operator dengan sistem. masukkan dari operator

e dan password. Apabila

sword sesuai data yang

abasemaka operator tersebut

dalam sistem dan

tas yang ada, begitu juga salah maka sistem akan is operator tidak dapat m.

ukaMenu Utama Program

in Antar MukaMenu Utama MBAHASAN

dware

sebuah sistem informasi ini diperlukan suatu n perangkat lunak yang annya sistem yang dibuat.

u hardware yang dapat kasi sistem ini adalah : asi komputer yang dapat

Pentium IV; B;

; B;

Resolusi 800 x 600;

use;

puter yang disarankan

l Pentium Core i3 atau

tau lebih;

GB untuk melakukan nyimpanan data;

128 MB atau lebih;

17’;

use;

ware

are atau perangkat lunak faktor kecepatan loading,

kemudahan pemak c. Microsoft visual ba d. Database server

server 2000

4.3. Cara Menjalank

Implementasi sistem Administrasi SPBU akan disajikan dalam aslinya. Berikut ini dari Sistem Informa upah karyawan yang

Gambar

Halaman Menu Utam

Gambar 9. V. KESIMPULAN

Berdasarkan pada m analisis dan peranc dapat diambil sebag

akaian dan efisensi media

kat lunak yang dibutuhkan ang dibuat dapat berjalan

i seperti Windows, Windows au sistem operasi lain yang ung;

ce;

ual basic. Net 2005;

er yang digunakan adalah sql

ankan Program

tem pada Sistem Informasi BU dan upah karyawan ini, lam bentuk screenshot sesuai ini merupakan implementasi masi Administrasi SPBU dan ang dirancang.

bar 8. Form Login

tama

9. Form Menu Utama N

a masalah yang timbul, hasil ancangan, kesimpulan yang agai berikut.

inistrasi SPBU dan Upah

meminimalisasi kesalahan

2. Aplikasi administrasi SPBU dan Upah Karyawan memudahkan dalam melihat hasil / output secara cepat dan akurat

3. Aplikasi administrasi SPBU dan Upah

Karyawan membantu manajemen dalam mengelola sistem administrasi SPBU.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif 2007, Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi,

Yogyakarta, Andi.

Budiharto,Widodo.Visual Basic . Net 2005. Yogyakarta : CV.Andi Offset (Penerbit Andi),2006.

Djuandi,Feri.2002.SQL Server.Jakarta:Elex Media.

Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktis Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi.

Kusrini. 2007.Membangun SIA dengan Visual

Basic & Microsoft SQL

server.Yogyakarta:Andi.

Kristanto, Haryanto, Ir. 2002. Konsep dan Perancangan Database. Andi, Yogyakarta.

Nugroho, Adi 2004. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Bandung:Informatika.

Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : Penerbit Salemba Infotek.