Perencanaan. Persiapan. Pelaksanaan

Perencanaan

Persiapan

Pelaksanaan

Pengadaan B/J adalah kegoatan

pengadaan oleh K/L/Pemda yang

dibiayai oleh APBN/APBD yang

prosesnya sejak identifikasi kebutuhan sampai dengan serah terima hasil

VfM PPDN UMKM

Peran Pelaku Usaha Nasional Penelitian dan Pemanfaatannya Industri Kreatif

Pemerataan Ekonomi Sustainabel Procurement

Meningkatkan kualitas Perencanaan

Transparan, Terbuka dan Bersaing Kelembagaan dan SDM

E market place TIK dan TE PDN dan SNI UMKM

Penelitian dan Industri Kreatif Susutainabel Procurement

PA adalah pejabat

pemegang kewenangan penggunaan anggaran K/L/Pemda

PPK adalah pejabat yang dberi kewenangan oleh PA/KPA untuk

mengambil keputusan dan/atau melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja negara/daerah

Melakukan tindakan yang mengakibatkan

pengeluaran anggaran belanja

Mengadakan perjanjian dengan pihak lain

Menetapkan perencanaan pengadaan Menetapkan dan mengumumkan RUP Melaksanakan konsolidasi pengadaan Menjawab sangahan banding Berperan sebagai PPK menugaskan PPK untuk: 1. Melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja 2. Mengadakan perjanjian

Menyusun perencanaan pengadaan Menetapkan spektek/KAK, HPS dan rancangan kontrak, besaran UM

Mengusulkan perubahan jadwal kegiatan

menetapkan tim pendukung dan tenaga ahli

Mengendalikan kontrak

Menyerahkan hasil pekerjaan kepada PA/KPA

Menilai kinerja penyedia

Melakukan e Purchasing > 200jt

KPA adalah pejabat yang diberi kuasa oleh PA

untuk melaksanakan sebagian kewenangan PA

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

#1

5

PPK • Menyusun Perencanaan Pengadaan PA • Menetapkan Perencanaan Pengadaan dan mengumumkan RUP KPA • Sesuai pendelegasian PA dapat menetapkan

Perencanaan Pengadaan dan mengumumkan RUP Spektek/KAK • PPDN • SNI • Industri Hijau • Penyebutan merk : komponen B/J, Suku Cadang, bgan dari sistem, e purchasing, tender cepat RAB • Standar Biaya K/L/Pemda Pemaketan • output • Volume • Ketersediaan • Kemampuan pelaku usaha • Ketersediaan anggaran Konsolidasi • Tahap perencanaan • Tahap persiapan pemilihan • Tahap persiapan pemilihan Penyusunan Biaya Pendukung • Honorium • Perjalanan dinas • ATK • dll Larangan pemaketan: 1. Menyatukan/memusatkan paket2 yang seharusnya dilakukan di beberapa lokasi;

2. Menyatukan paket2 yang seharusnya dipisah; 3. Menyatukan paket2 yang

seharusnya untuk usaha kecil;

4. Memecah utk menghindari tender/seleksi

WAKTU

• APBN: Setelah penetapan alokasi anggaran belanja

• APBD: Setelah Raperda APBD disetujui bersama oleh DPRD dan Pemda

MEDIA • SiRUP

• Web K/L/Pemda, Papan pengumuman resmi, surat kabar, media lainnya (jika diperlukan)

PENGUMUMAN ULANG • Adanya perubahan/revisi paket • Adanya revisi DIP/DPA

1. Identifikasi Keb; 2. Penetapan B/J, 3. Cara PBJ; 4. Jadwal PBJ; 5. Anggaran PBJ Swakelola: 1. Tipe Swakelola 2. Spek/KAK 3. RAB Penyedia: 1. Spek/KAK; 2. RAB; 3. Pemaketan; 4. Konsolidasi; 5. Biaya Pendukung Menyusun persiapan pengadaan Menyusun pelaksanaan pengadaan

1.Identifikasi Keb; 2. Penetapan B/J, 3.Cara PBJ; 4.Jadwal PBJ; 5.Anggaran PBJ Swakelola: 1. Tipe Swakelola 2. Spek/KAK 3. RAB Penyedia: 1. Spek/KAK; 2. RAB; 3. Pemaketan PBJ 4. Konsolidasi; 5. Biaya Pendukung Daftar Riwayat Keb. B/J Database BMD

No Hal Indikator lama Indikator BARU

1 Jumlah paket

Pengadaan (Kontrak)

Banyak (individual) Sedikit /Konsolidasi

(group/shared)-2 Harga beli Diatas harga pasar Harga pasar atau lebih

murah (market driven)

3 Pelaksanaan Transactional/

Klerikal Strategik

4 Proses Panjang/ Rumit Sederhana

5 Kontrak Jangka Pendek Jangka Panjang

6 Biaya administrasi Tinggi Rendah

7 Metoda Manual/e-procurement

belum terintegrasi

Eproc terintegrasi (SCM)

8 Lingkup Procurement saja Procure to Pay

3 1 ▪List kebutuhan ▪Jenis B/J :BB,JL,JK,PK Kategori : Rutin,Khusus, ▪Komplex ▪Prakualifikasi Penyedia ▪Kinerja Penyedia 2 Mengetahui

Apa yang dibeli (B/J yang diadakan )

Mengenal Siapa Penyedia B/J ? Menentukan Hubungan

Pembeli-Penyedia B/J (Memilih Jenis kontrak)

Penentuan Metoda/Strategi Pengadaan

BB,JL,JK,PK

Dan berdasarkan Kategori (Rutin,Khusus,Komplek) 4 Dokumen Pengadaan & RUP (Spek,KAK,HPS, ,draft Ktr ,BAST List Vendor LULUS/elligible Vendor

Spend Analysis (analisa belanja)

Konsep Pareto

Supply Positioning Model

Matriks Kraljick

Jumlah pengadaan per tahun untuk setiap item

Dampak jika pengadaan B/J tersebut tidak dapat dipenuhi.

manfaat

Sustainability supply

Minimize cost

Apa yang dibeli

dan berapa

banyak (what

and how much

to buy?)

Dimana

membelinya

(where to buy?)

Kapan dan

bagaimana cara

membelinya

(when and how

Penyedia akan bersedia berhubungan dengan penanggungjawab kontrak bila persepsi

penyedia terhadap penanggungjawab kontrak di kuadran core, develop serta exploit. Mereka enggan berhubungan dengan

penanggungjawab kontrak bila persepsi penyedia berada pada kuadran nuisance

Daya tarik Pembeli dimata penyedia High High Low

Marginal

(marginal)

(Pendalaman)

Exploit

Develop

(Pengemba ngan)

Core

(Utamai) Nilai Pengadaan Nilai pengadaan terhadap persentase pendapatan Penyedia Persepsi Penyedia Terhadap pembeli Di atas 15% Tinggi 5% – 15% Sedang 0,8% - 5% Rendah Di bawah 0,8% Diabaikan

MARGINAL EKPLOIT DEVELOP CORE

Motivasi Penyedia RENDAH Jika Penyedia paham dengan posisinya, mereka cenderung menaikkan harga jualnya.

Nilai transaksi bisnis dengan Penyedia ini KECIL, tetapi mereka senang menjadi penyedia di Organisasi Pembeli

Kebutuhan Organisasi pembeli sudah merupakan bisnis inti dari Penyedia B/J

Tingkat prioritas menjual ke

organisasi pembeli di sisi Penyedia B/J RENDAH

Nilai pembelian terhadap Penyedia BESAR tapi Penyedia tidak tertarik membangun kerjasama jangka panjang dengan Organisasi pembeli.

Penyedia siap meluangkan waktu dan biaya untuk membangun kerjasama jangka panjang dengan Organisasi pembeli

Melakukan langkah-langkah yang serius untuk membina hubungan jangka panjang dengan pembeli

Posisi tawar-menawar Organisasi

pembeli: RENDAH Tidak ada langkah-langkah khusus yang ditempuh Penyedia

untuk membuat pembeli menjadi klien utama

Penyedia di kuadran ini sangat ideal untuk

pengembangan hubungan kerja jangka panjang.

Penyedia yang ideal untuk hubungan jangka panjang

Menganggap transaksi ke

Organisasi pembeli sebagai bisnis sampingan saja.

Beli

langsung Regular Trading relationsCall-off relationsFixed Partner-ship venturesJoint provisionInternal Long term relation

Short term relation

• Hubungan antara penyedia barang/jasa untuk pengadaan barang/jasa tertentu akan sangat berhubungan natinya dengan jenis kontrak yang akan dibuat.

• Gambar memperlihatkan jenis hubungan dari yang paling lepas/jarang /rendah (loose) hingga kekanan yang paling terikat/dekat/dalam (deeper) • Parameter yang menentukan

perubahan dari kontinum paling kiri kekanan adalah

naiknya resiko karena pembeli

mulai membeli barang/jasa dengan nilai dan resiko yang lebih tinggi.

Kategori Items yang

dibeli

MARGINAL EXPLOIT DEVELOP CORE

ROUTINE jangka

Pendek Jangka Panjang LEVERAGE Jangka

pendek Jangka Panjang BOTTLENECK Jangka Panjang

CRITICAL

Mendapatkan deal yang terbaik pada saat transaksi (penekanan pada harga)

Cocok untuk kebutuhan yang sangat jarang

Cocok untuk produk standar, switching cost (biaya ganti penyedia) yan rendah

Biaya akan tinggi jika menggunakan banyak penyedia barang/jasa

Hubungan antara pembeli dan penyedia barang/jasa yang paling sederhana, paling renggang atau hanya sekali transaksi

Spot Purchase yang berulang

Penyedia yang sering dipakai akan lebih memperioritaskan instansi pembeli Pembeli bisa mendapatkan penyedia barang/jasa pilihan Usahakan penyedia barang/jasa tetap kompetitif Cocok apabila kebutuhannya bervariasi

Hubungan antara pembeli dan penyedia barang/jasa yang mulai berulang. Penjual mulai mengenali pembeli dan pembeli mulai menumbuhkan rasa percaya atau pertimbangan pembelian kembali kepada penyedia

Penyedia barang/jasa setuju untuk mengadakan barang/jasa tertentu dengan

harga yang disepakati, jumlah tertentu dalam kurun waktu tertentu

Hemat waktu, selanjutnya organisasi/instansi pembeli dapat menjalankan

perintah call-off

Cocok untuk barang/jasa yang belum diketahui jumlah kebutuhannya

Penyedia sudah mulai mengetahui kebutuhan pembeli dengan lebih rinci. waktu tertentu. Pembeli cukup memesan (call) penyedia, penyedia sudah mengetahui kebutuhan pembeli .Biasanya

hubungan ini sudah mulai diikat dengan perjanjian yang dimana pada perjanjian disebutkan kesepakatan harga untuk periode tertentu

Cocok untuk kebutuhan yang sering terjadi dan volumenya sudah dapat

diprediksi di awal

Jelas lingkup, spesifikasi, jumlah dan harganya

Penyedia barang/jasa lebih tertarik dengan jenis kontrak semacam ini, karena pembeli

dapat menegosiasikan persyaratan yang lebih baik.

Hubungan antara pembeli dan penyedia

barang/jasa mulai timbul kepercayaan.

Penyedia sudah mulai mengetahui

kebutuhan pembeli dengan lebih rinci.

Hubungan ini sudah mulai diikat dengan

perjanjian dimana pada perjanjian

disebutkan kesepakatan harga dan ada

minimum volume agar penyedia dapat

mengantisipasi stok/persediaan

Tujuan Pengadaan: Mendapatkan Barang/Jasa dengan V yang tinggi

Q=Quality, SL=Service level Penyedia , C=Cost, T=Time Nilai Pengadaan

Bottleneck

Routine

Critical

Leverage

Naikkan nilai T urun kan Ris ik o

PASAR

T urun kan Ris ik o Resiko terhadap Kegiatan Organisasi/ Instansi

Mengurangi jumlah aktivitas pengadaan

Meningkatkan posisi tawar pengguna (user) sebagai pembeli

Mengurangi resiko pengadaan Menumbuh kembangkan industri lokal/penyedia lokal

OPD

X

OPD A

OPD C

OPD N

OPD B

OPD

X

OPD

A

OPD

C

OPD

N

OPD

B

PENYEDIA

OPD

A

OPD

C

OPD

N

OPD

B

PENYEDIA

OPD

A

OPD

C

OPD

N

OPD

B

PEK.

6

PENYEDI

A

PENYEDI

A

PEK.

2

PEK.

3

PEK.

4

PEK.

5

PEK.

1

PELELANGAN ITEMIZED

PENYEDI

A

OPD.

N

OPD.

B

OPD.

C

OPD.

D

OPD.

E

OPD.

A

PEMESANAN

TERKONSOLIDASI

PENYEDI

A

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

#2

31

Menetapkan HPS

Termasuk keuntungan, overhead, PPN dan total HPS terbuka Tidak menjadi dasar penghitungan kerugian negara Paling lama 28 hari

Untuk menilai kewajaran harga dan batas tertinggi penawaran yang sah Dikecualikan untuk : e purchasing, terintegrasi dan nilai ≤10jt Menetapkan Rancangan Kontrak Jenis kontrak B/PK/JL: LS; HS; Gabungan, Turkey, Payung Jenis Kontrak Konsultansi: LS, TB, Payung Kontrak Tahun Jamak: a. penyelesaian > 12 bl b. Memberikan manfaat lebih (maks 3 th) Bentuk Kontrak : Bukti pembelian; Kuitansi; SPK; Surat Perjanjian; Surat Pesanan Menetapkan Spektek Dilarang mengarah kepada produk tertentu PPDN, SNI Industri Hijau Penyebutan merk : komponen B/J, Suku Cadang, bgan dari sistem, e purchasing, tender cepat Menetapkan UM Untuk persiapan pekerjaan 30% untuk UK; 20% untuk UNK dan konsultansi, 15% kontrak tahun jamak Menetapkan Jaminan Jaminan Penawaran, Sanggah Banding, Pelaksanaan, Uang Muka, Pemeliharaan Bersifat tidak bersyarat, mudah dicairkan dan maks 14 hari cair

Jasa konsultansi tidak diperlukan jaminan penawaran, sanggah banding, pelaksanaan, pemeliharaan Bank Umum, Perusahaan Penjaminan, Asuransi, lembaga keuangan khsusus bidang pembiayaan, asurnasi ekspor Menetapkan Penyesuaian Harga Untuk Tahun Jamak yang menggunakan HS dan TB Masa pelaksanaan > 18 bl dihitung dari bulan 13

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

#3

33