LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)
Disusun :
Dewi Tifani (12145164)
Silvia (12145279)
Gadis Intan C.A (12145291)
Jurusan Manajemen Informatia
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Bogor
iii
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas limpahan rahmat dan hidayahnya penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek dengan judul : “ANALISA SISTEM PELAYANAN JASA REPARASI SEPEDA MOTOR PADA BENGKEL DHOANK MOTOR.”
Syukur alhamdulillah atas nikmat dan hidayah-Nya pula penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek dengan lancar dan tepat pada waktunya. Dan pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan bantuan baik secraa moril maupun materiil dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini terutama kepada:
1. Bapak Direktur AMIK BSI.
2. Bapak Ketua Program Studi Mananjemen Informatika AMIK BSI.
3. Ibu Eni Heni Hermaliani, M.M,M.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah memberikan bimbingan dalam penyelesaian laporan KKP ini.
4. Fauzi, selaku pemilik bengkel yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan riset
5. Iwan dan Agus, selaku pegawai bengkel yang telah membimbing penulis di lapangan
6. Orang tua serta kerluarga yang telah memberikan motivasi dan do’a dalam menyusun laporan ini
iv
7. Teman – teman sekalian yang telah membantu memberikan dorongan dan semangat dalam menyusun laporan ini.
Serta kepada seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun.
Demikian, Semoga Laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca, penulis dan khususnya untuk pemilik bengkel agar dapat mengelola sistem pelayanan yang lebih baik lagi.
Bogor, 9 Januari 2016 Penulis
v
Halaman
Lembar Judul Laporan KKP ... i
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Laporan KKP ... ii
Kata Pengantar ... iii
Daftar Isi... v
Daftar Simbol ... vii
Daftar Gambar ... viii
Daftar Tabel ... ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Umum ... 1
1.2 Maksud dan Tujuan ... 2
1.3 Metode Penelitian... 2
1.4 Ruang Lingkup ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem ... 5
2.1.1 Pengertian Sistem ... 5
2.1.2 Karakteristik Sistem ... 6
2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 7
2.2 Peralatan Tambahan ... 9
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Umum ... 16
3.2 Tinjauan Perusahaan ... 17
3.2.1 Sejarah Perusahaan... 17
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi ... 18
3.3 Prosedur Sistem Berjalan ... 20
3.4 Diagram Alir Data (DAD) ... 21
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan ... 25
3.5.1 Kamus Data Dokumen Masukan ... 25
3.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran ... 26
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan ... 27
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ... 27
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ... 28
3.7 Permasalahan Pokok ... 29
vi BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ... 30
4.2 Saran ... 31
DAFTAR PUSTAKA ... 32
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... 33
SURAT KETERANGAN PKL/RISET ... 36
NILAI PRAKTEK KERJA LAPANGAN ... 37
vii A. Simbol Data Flow Diagram
EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan
pada arus data.
DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.
PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung.
DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.
viii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1. Gambar III.1 Struktur Ogranisasi ... 20
2. Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ... 22
3. Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan ... 23
4. Gambar III.4 Diagram Detail Pelayanan Jasa ... 24
5. Gambar III.2 Diagram Detail Pembayaran Pelayanan Jasa ... 25
ix
Halaman 1. Notasi Tipe Data ... 15 2. Notasi Struktur Data ... 16
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 UMUM
Di era modern ini, kehidupan manusia tidak terlepas dari penggunaan teknologi yang berkembang pesat, contohnya dalam bidang kesehatan, pemerintahan, perusahaan swasta, pendidikan, pariwisata dan lain-lain. Kemajuan teknologi juga ikut mempengaruhi kebutuhan manusia dalam bidang otomotif yang dapat menunjang kebutuhan masyarakat dengan mobilitas tinggi di era globalisasi ini.
Perkembangan dunia otomotif saat ini begitu pesat sehingga kebutuhan akan perlegkapan otomotif dan perawatannya juga turut mengimbangi perkembangan di bidang otomotif. Sepeda motor merupakan salah satu bagian dari otomotif yang sangat menjamur dan banyak dipilih sebagai alat transportasi dewasa ini, bahkan jumlahnya jauh lebih banyak dibanding otomotif lainnya sehingga kebutuhan akan perawatan dan pemeliharaannya juga berbanding lurus dengan jumlahnya. Dhoank Motor merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang perbengkelan, mulai dari penjualan suku cadang, bentuk-bentuk variasi maupun servis sepeda motor.
Masalah yang sering terjadi di Dhoank Motor yaitu pelanggan yang datang ingin membeli suku cadang tertentu namun pegawai yang melayani
terkadang tidak tahu apakah barang tersebut masih tersedia atau tidak. Dalam pengelolaan adminisrasinya, Dhoank Motor juga masih berjalan dengan sistem manual sehingga kurang efektif apabila banyak suku cadang baru yang masuk atau keluar dalam jumlah cukup banyak.
Berdasarkan uraian diatas, maka dalam penulisan Laporan KKP ini penulis tertarik untuk membahas mengenai pengolahan data transaksi pada Dhoank Motor dengan judul “ANALISA SISTEM PELAYANAN JASA REPARASI SEPEDA MOTOR PADA BENGKEL DHOANK MOTOR.”
1.2 MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dari penulisan makalah ini adalah :
a. Agar penulis dapat menerapkan ilmu selama di perkuliahan yaitu menganalisa sistem informasi.
b. Memberikan kesempatan penulis untuk mengembangkan daya kreatifitas yang dimiliki dalam perkembangan ilmu komputer.
c. Sebagai dharma bakti penulis kepada almamater AMIK BSI.
Adapun tujuan dari pembuatan KKP ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan dari mata Kuliah Kerja Praktek (KKP) pada Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI)
1.3 METODE PENELITIAN
Dalam penyusunan penulisan KKP ini penulis mengumpulkan dan memperoleh data sebagai bahan acuan dan referensi yang berkaitan dengan
3
tema yang dipilih oleh penulis.Penulis juga melakukan pengumpulan data terhadap dokumen yang sedang dipakai pada sistem yang sedang berjalan sebagai sumber informasi yang akurat.
Untuk itu penulis menggunakan beberapa metode atau teknik dalam penyusunan makalah ini yang meliputi :
a. Metode Observasi
Metode Observasi merupakan penelitian secara langsung terhadap objek yang diselidiki di lapangan.
b. Metode Wawancara (Interview)
Dalam metode wawancara (Interview), penulis mengadakan tanya jawab kepada narasumber yang terkait untuk memperoleh data yang jelas dan akurat.
c. Studi Pustaka
Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan AMIK BSI maupun diperpustakaan lainnya.
1.4 RUANG LINGKUP
Ruang lingkup masalah yang akan dibahas meliputi proses pengadaan barang yang hanya dibatasi pada proses pembayaran, sampai dengan dibuatnya proses pembuatan laporan pengadaan barang.
1.5 SISTEMATIKA PENULISAN
Dalam penulisan makalah ini penulis menyampaikan laporan menjadi beberapa bab yang menggambarkan isi dari setiap bab yang nantinya dapat menggambarkan dan menjelaskan secara menyuluruh. Adapun sistematikanya adalah :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang yang mendasari penulisan makalah ini secara umum, maksud dan tujuan diadakan penulisan, metode penelitian, ruang lingkup serta sistematika penulisan yang digunakan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menerangkan tentang konsep dasar sistem serta peralatan pendukung (tools system).
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini menjelaskan mengenai sistem berjalan secara umum, tinjauan perusahaan, prosedur sistem berjalan, Diagram Alir Data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan, permasalahan pada sistem berjalan dan alternatif pemecahan masalah sistem berjalan.
BAB IV PENUTUP
Bab ini merupakan bab penutup yang menerangkan tentang kesimpulan dari penulisan makalah dan saran-saran dari penulis.
5 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. KONSEP DASAR SISTEM
Setiap perusahaan kecil maupun besar pasti memiliki suatu sistem yang mungkin berbeda dari perusahaan lainnya, seperti sistem manual maupun yang sudah terkomputerisasi. Penggunaan sistem ini perlu di sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Dengan pemilihan sistem yang tepat tentu saja dapatmendukung seluruh aktivitas pekerjaan dalam perusahaan tersebut. Dalam perkembangan teknologi saat ini banyakjuga perusahaanyang berkembang menjadi besar. Hampir semua perusahaan menerapkan suatu sistem yang masih manual maupun yang sudah terkomputerisasi.
2.1.1 Pengertian Sistem
Dibawah ini beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para pakar mengenai pengertian dari sistem. Webster's Third New
Collegiate Dictionary dalam Simatupang (1995:6) memberikan
pengertian tentang sistem bahwa sistem adalah sebagai suatu kesatuan (unity) yang kompleks yang dibentuk oleh bagian-bagian yang berbeda-beda (diverse) yang masing-masing terikat pada (subjected to) rencana yang sama atau kontribusi (serving)
untuk mencapai tujuan yang sama. Murdick, Ross dan Claggett dalam Simatupang (1995:6) mendefinisikan sistem sebagai suatu susunan elemen-elemen yang berinteraksi dan membentuk satu kesatuan yang terintegrasi.
2.1.2 Karakteristik Sistem
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdapat atas sejumlah komponen yang berinteraksi atau berkomunikasi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem satu dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (Scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainya, Dengan penghubung satu subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
7
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang di masukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan signal (signal input).
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengelolaan Sistem (Process)
Suatu Sistem dapat mempunyai bagian pengelolaan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objectives) atau tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan.jika sistem yang tidak mempunyai tujuan dan sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya, sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan di hasilkan sistem. Suatu sistem akan di katakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat di kalasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem Abstrak (Abstrak System) dan Sistem Fisik (physical System)
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.Sistem Fisik adalah sistem yang tampak berupa fisik.
2. Sistem Alamiah
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang di rancang oleh manusia.
3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tertentu (Probabilistic System)
Sistem tertentu beroprasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi.Sistem tak tentu adalah kondisi masa depanya tidak dapat di prediksi mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem yang baik harus di rancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif
9
tertutup, karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
2.2 PERALATAM TAMBAHAN (Tools System)
Dalam menggambarkan dan menjelaskan perencanaan sistem secara terperinci, maka dibutuhkan beberapa peralatan sistem (Tools System) untuk membantu mempermudah memahami suatu sistem, diantaranya adalah :
1. Diagram Alir Data
Diagram Alir Data (DAD)atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas.
Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Wijaya (2007)
adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasikan ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain.
Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Kristanto (2003)
adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluaran dari sistem, dimana data di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
1. Tidak boleh menghubungkan antara external entity dan external
entity lainnya secara langsung.
2. Tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data
store yang lainnya secara langsung.
3. Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk juga data flow yang keluar
Beberapa simbol yang digunakan di DAD untuk maksud mewakili: a. Kesatuan Luar (External Entity)
Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
b. Proses (Process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
11
Untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Mengalir diantaranya proses, data store dan external entity. Dapat berupa input untuk sistem atau output dari proses sistem.
Adapun langkah- langkah membuat data flow diagram dibagi menjadi tiga bagian adalah sebagai berikut :
1. Diagram konteks
Tingkatan tertinggi dari dalam diagram alir data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan, diberi nomor nol dan tidak memuat penyimpanan data.
2. Diagram Nol
Menggambarkan detail dari diagram konteks, masukkan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram konteks tetap konstan dalam semua diagram sub urutannya dan sudah menunjukkan bentuk penyimpanan.
3. Diagram detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam program nol.
2. Data Dictionary (DD) atau Kamus Data (KD)
Seperti halnya dengan kamus bahasa yang berfungsi menjelaskan lebih detail suatu kata maupun kalimat. Kamus data
yang digunakan dalam sturuktur analisa dan desain informasi juga merupakan merupakan suatu katalog yang mejelaskan lebih detail lagi tentang data flow yang mencakup proses, data flow dan data store.
Menurut Andri Kristanto (2008: 72), ”Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field-field didalam sistem”.
Macam-macam atribut kamus data yaitu : 1. Nama Dokumen
Hal ini harus terdapat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data dalam DAD dapat mudah mencari di kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lain. 3. Bentuk Data
Bentuk data perlu dicatat dalam kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
13
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini harus perlu dicatat di kamus data agar memudahkan mencari arus data didalam DAD.
5. Penjelasan
Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data.Makan bagan pejelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini merupakan kapan terjadinya arus data ini, periode ini perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat. Pada kamus data terdiri dari item-item atau elemen-elem data.
3. Notasi Pada Kamus Data Terdiri dari 2 macam yaitu :
1. Notasi Tipe Data
Notasi tipe data untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data notasi yang umum digunakan antara lain adalah :
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X Untuk setiap karakter
9 Angka numeric
A Karakter alphabet
Z Angka nol yang ditampilkan spasi kosong
. Pemisah ribuan
, Pemisah pecahan
- Tanda penghubung
/ Pembagi
2. Notasi Struktur Data
Notasi yang digunakan untuk membuat spesifik elemen data. Dimana notasi yang digunakan adalah sebgai berikut :
15
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ Dan atau and
( ) Pilihan optimal
{ } Iterasi (perulangan proses)
[ ] Pilihan salah satu pilihan yang ada
| Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
16 BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 UMUM
Sistem berjalan adalah proses input-output data yang terjadi pada suatu sistem yang sedang berjalan. Tujuannya untuk memberikan gambaran secara terperinci tentang masalah yang timbul dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Dalam prosedur sistem berjalan, banyak sekali ditemukan aliran data beserta proses keluar masuknya data tersebut yang tergambar dalam diagram aliran data. Tak lepas dari itu, sistem berjalan juga mempunyai kamus data yang memudahkan user dalam membaca setiap pengkodean. Pengkodean ini dilakukan agar memudahkan user dalam menginput data.
Dalam menginputan data, sistem berjalan mempunyai dokumen-dokumen berupa dokumen-dokumen masukan dan dokumen-dokumen keluaran. Dokumen tersebut berguna sebagai bukti atau resi bahwa ada proses yang telah berlangsung.
Untuk beberapa perusahaan yang sudah berbasis komputerisasi, terdapat spesifikasi file, struktur kode dan spesifikasi program yang cukup rumit. Namun bagi yang belum terkomputerisasi seperti bengkel Dhoank Motor, mereka tidak memiliki spesifikasi file, struktur kode dan spesifikasi program yang kompleks.
17
3.2 TINJAUAN PERUSAHAAN
Dalam tinjauan perusahaan penyusun akan menjelaskan secara rinci tentang profil organisasi perusahaan atau sistem yang digunakan sebagai bahan penyusunan makalah yang berisi nama perusahaan, lokasi dan ruang lingkup perusahaan.
3.2.1 Sejarah Perusahaan
Pada tahun 2014 berdiri UKM (Usaha Kecil Menengah) yang bergerak di bidang jasa dan penjualan, yaitu jasa reparasi sepeda motor (bengkel). Bengkel ini diberi nama Dhoank motor.
Dhoank Motor didirikan oleh Bapak Fauzi sebagai pemilik dan dibantu oleh 2 orang pegawainya yang bernama Iwan dan Agus sebagai montir di bengkel ini.
Nama “Dhoank” ini terinspirasi dari nama julukan sang pemilik dari temannya. Sejak beliau kecil sampai sekarang, teman-temannya sering memanggil beliau “dhoank” karena nama depan sang pemilik begitu singkat dan beliau tidak mempunyai nama kepanjangan. Beliau yakin bahwa julukan teman-temannya ini akan membawa keberuntungan, maka terbentuklah nama Dhoank Motor pada usaha bengkelnya.
Bapak Fauzi sudah sejak dulu sangat hobi mereparasi motornya sendiri. Hobi ini sering terlihat oleh orang-orang disekitar lingkungannya, tidak sedikit pula banyak orang yang minta tolong kepadanya untuk mereparasi motor mereka yang rusak. Bapak Fauzi tertarik untuk
membuka bengkel pun dari dorongan orang-orang sekitar yang sering mereparasi motornya. Dari hobi dan pengetahuan tentang sepeda motor ini juga akhirnya Bapak Fauzi semakin kuat untuk membuka usaha bengkel.
Usaha bengkel Bapak Fauzi pertama kali berdiri di Ciomas Kab. Bogor, tidak sampai 1 tahun Bapak Fauzi pidah lokasi bengkel yang lebih strategis dan dekat rumahnya yaitu di SindangBarang-Loji Kota Bogor. Tidak sulit untuk mencari pelanggan karena Bapak Fauzi sudah memiliki banyak pelanggan yang dulu sering membenarkan motornya sebelum membuka bengkel, maka tidak heran jika bengkel ini selalu ramai.
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.Fungsi dari organisasi adalah sebagai alat untuk membantu baik perorangan maupun kelompok guna tercapainya tujuan bersama.
Struktur organisasi merupakan suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam sebuah organisasi.Fungsi struktur organisasi yaitu untuk menghindari adanya saling lempar tanggung jawab antar anggota organisasi. Adapun struktur yang terdapat di dalam Dhoank Motor :
19
Gambar III.1
Struktur Organisasi
Dalam struktur organisasi ini dapat dijelaskan pembagian tugas dan tanggung jawab yang ada. Adapun tugas dan fungsi masing-masing personal sebagai berikut :
1. Pemilik Bengkel
Merupakan penanam modal awal. Bertugas memeriksa laporan kasir serta mengawasi seluruh kegiatan bengkel.
2. Pengurus
a. Mengarahkan pegawai
b. Mengelola kebutuhan bengkel (persediaan alat dan bahan bengkel)
c. Mengurus gaji pegawai
PEMILIK
PENGURUS
d. Mengelola keuangan yang masuk di kasir e. Mengurus absensi pegawai
3. Pegawai (montir)
Melayani pelanggan datang untuk reparasi sepeda motor
3.3 PROSEDUR SISTEM BERJALAN
Prosedur berjalan pada Bengkel Dhoank Motor : 1. Prosedur Pemberian Pelayanan Jasa Reparasi
Pelanggan datang ke bengkel mengeluhkan keadaan motornya kepada montir. Montir segera memeriksa keadaan motor pelanggan dan mencatat keluhan nya di kertas. Lalu montir memberikan catatan tersebut kebagian kasir untuk dibuatkan nota tagihan 2 rangkap. Catatan tersebut akan di simpan untuk di cocokan dengan nota tagihan rangkap 2 nantinya
2. Prosedur Pembayaran Pelayanan Jasa
Setelah motor selesai diperbaiki, pelanggan akan diarahkan ke kasir untuk melakukan pembayaran. Pelanggan akan diberikan nota tagihan rangkap 1 yang berisi pelayanan jasa dan alat apa saja yang diterima beserta total pembayaran. Lalu kasir akan menyimpan nota tagihan rangkap 2 untuk membuat laporan harian.
21
Setelah bengkel tutup, Bagian kasir akan mencocokan catatan keluhan pelanggan dengan nota rangkap 2 . kemudian kasir akan membuat laporan harian berdasarkan beberapa nota tagihan rangkap 2. Dan laporan harian tersebut akan di arsipkan dan di serahkan kepada pemilik Dhoank Bengkel.
3.4 DIAGRAM ALIR DATA (DAD) SISTEM BERJALAN
Diagram Konteks
Diagram Nol
23
Diagram Detail
1. Prosedur Pelayanan Jasa
2. Prosedur Pembayaran Pelayanan Jasa
Gambar III.5
3. Prosedur Pembuatan Laporan Harian
25
3.5 KAMUS DATA SISTEM BERJALAN 3.5.1 Kamus Data Dokumen Masukan 1. Catatan Keluhan
Nama Arus Data : Catatan Keluhan
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Pelayanan Jasa– Proses 1.1 - Pengurus
Penjelasan : catatan keluhan motor pelanggan kepada montir
Periode : Pada saat pelanggan datang untuk reparasi motor
Volume : Satu Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Tanggal + Nama_Tuan + Alamat_Toko Isi :No.Nota + {Banyaknya + Nama_Barang +
Jumlah + Harga} + Total Rp. Keterangan : No. Nota = *No. Urut transaksi*
Banyaknya = *Jumlah Alat/bahan* Harga = *Harga barang satuan* Total Rp = *Total Bayar*
3.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Nota
Nama Arus Data : Nota
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Pembayaran layanan jasa– Proses 2.1 - Pengurus
Penjelasan : Sebagai Bukti Transaksi pelayanan jasa Periode : Pada saat transaksi pelayanan jasa selesai
Volume : Satu Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Tanggal + Nama_Tuan + Alamat_Toko Isi : No.Nota + {Banyaknya + Nama_Barang +
Jumlah + Harga} + Total Rp. Keterangan : No. Nota = *No. Urut transaksi*
Banyaknya = *Jumlah Alat/bahan* Harga = *Harga barang satuan* Total Rp = *Total Bayar*
Footer : Tanda_Terima
2. Laporan Harian
Nama Arus Data : Laporan Harian
27
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Pembuatan Laporan Harian – Proses 3.2 - Pemilik
Penjelasan : Pencatatan laporan pelayanan jasa setiap harinya
Periode : Satu kali sehari
Volume : Satu Lembar
Struktur Data : Isi
Isi : Tgl + { Keterangan + Debit + Kredit + Saldo } + Jumlah
Keterangan : Tgl = Tanggal + Bulan + Tahun Keterangan = *Jenis pelayanan*
Debit = *Harga pelayanan* Kredit = *dikosongkan* Saldo = *dikosongkan*
Jumlah = *Total seluruh pelayanan per hari*
3.6 SPESIFIKASI SISTEM BERJALAN
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan a. Nama Dokumen : Catatan Keluhan
Fungsi : Untuk mencatat tindakan yang akan dilakukan Sumber : Pegawai Bengkel
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada pelanggan Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran A.1
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran a. Nama Dokumen : Nota
Fungsi : Sebagai Bukti Transaksi pelayanan jasa Sumber : Pegawai Bengkel
Tujuan : Pelanggan Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada pelanggan Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran B.1 b. Nama Dokumen : Laporan Harian
Fungsi : Sebagai Bukti laporan pelayanan jasa per harinya
Sumber : Pengurus bengkel Tujuan : Pemilik Bengkel Media : Kertas
Frekuensi : Per hari Jumlah : Satu lembar Bentuk : Lampiran B.2
29
2.7 PERMASALAHAN
Permasalahan dalam sistem Dhoank Motor tidak terlalu rumit dalam menjalankan sistemnya antara lain : Sistem belum terkomputerisasi dalam pengadaan alat dan bahan untuk bengkel, semuanya masih mengandalkan nota dan buku.
2.8 PEMECAHAN MASALAH
Adapun pemecahan masalah atau salusi dari masalah yang dihadapi sistem pengadaan alat dan bahan di DHOANK MOTOR ini antara lain : Menggunakan Sistem Informasi berbasis terkomputerisasi untuk pengadaan barang/bahan dan pembuatan laporan sehingga dalam pengecekan barang/bahan kosong tidak mendapati kekeliruan atau kesalahan.
BAB IV KESIMPULAN
4.1 KESIMPULAN
Sepeda motor merupakan salah satu bagian dari otomotif yang sangat menjamur dan banyak dipilih sebagai alat transportasi dewasa ini, bahkan jumlahnya jauh lebih banyak dibanding otomotif lainnya sehingga kebutuhan akan perawatan dan pemeliharaannya juga berbanding lurus dengan jumlahnya. Dhoank Motor merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang perbengkelan, mulai dari penjualan suku cadang, bentuk-bentuk variasi maupun servis sepeda motor.
Dhoank Motor masih berjalan dengan sistem manual sehingga kurang efektif dalam pengelolaan data transaksi keluar dan masuk. Semuanya masih dicatat dalam lembaran kertas.
31
4.2. Saran
Dari kesimpulan tersebut di atas penulis mencoba memberikan saran dengan harapan dapat bermanfaat dalam menjalankan sistem pelayanan jasa reparasi sepeda motor pada bengkel Dhoank Motor adalah sebagai berikut :
a. Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputerisasi dapat meminimalisir terjadinya kekeliruan dan kesalahan dalam proses transaksi. b. Membuat sebuah program untuk proses transaksi agar tidak terjadi
manipulasi.
c. Pembuatan file cadangan sebaiknya dilakukan secara berkala (1 atau 2 bulan sekali), hal ini sangat penting guna untuk mencegah kemungkinan kehilangan dan kerusakan data yang telah disimpan.
DAFTAR PUSTAKA
Scott, George M.. 2004. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen Edisi I Cetakan 8. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.
(http://www.artikelsiana.com/2015/10/pengertian-sistem-unsur-arti-sistem.html, diakses Jumat, 03 Juni 2016
McLeod, Raymond, dan George P. Schell. 2007. Sistem Informasi Manajemen Edisi ke-9. Jakarta: PT. Indeks
33
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM : 12145164
Nama : Dewi Tifani
Tempat & Tanggal Lahir: Pekalongan, 05 Desember 1995
Alamat lengkap : Jl. K.H. Sholeh Iskandar Perum. Pandan Valley Blok A4 No. 22 Kel. Salabenda Kec. Parakan Jaya Kab. Bogor
Telepon : 08156969412
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal 1. SDN Panjangwetan 01 Pekalongan, lulus 2007 2. SMP Muhammadiyah 01 Pekalongan, lulus 2011 3. SMKN 2 Pekalongan, lulus 2014
4. Mahasiswa Bina Sarana Informatika Semester 3
C. Riwayat Pengalaman Beroganisasi/Pekerjaan
1. Ketua Osis SMP Muhammadiyah 01 Pekalongan, tahun 2010-2011 2. Ketua Umum Pimpinan Ranting Ikatan Pelajar Muhammadiyah, tahun 2010-2011
3. Ketua Bidang Pengkajian Ilmu Pengetahuan Pimpinan Daerah Ikatan Pelajar Muhammadiyah, tahun 2010-2011
4. Pernah Magang di CV. Batik TV Pekalongan sebagai Director of Photography
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM : 12145279
Nama : Silvia
Tempat & Tanggal Lahir : Bogor, 06 Oktober 1996
Alamat lengkap : Kp.Bantar Jaya RT.03/01 Kec. Rancabungur Kab. Bogor 16310
Telepon : 089638072337
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal 1. TK Annida
2. SDN Rancabungur 01, lulus 2008 3. SMPN Rancabungur 01, lulus 2011 4. SMAN Rancabungur 01, lulus 2014
5. Mahasiswa Bina Sarana Informatika Semester 3
C. Riwayat Pengalaman Beroganisasi/Pekerjaan
1. Bendahara PMR SMPN Rancabungur 01, tahun 2009 s.d 2010 2. Bendahara Rohis SMAN Rancabungur 01, tahun 2012 s.d 2013
35
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM : 12145291
Nama : Gadis Intan C.a
Tempat & Tanggal Lahir : Bogor, 17 September 1996
Alamat lengkap : Taman Pagelaran Blok G2 No. 8 RT04/RW08 Kel. Padasuka Kec. Ciomas Kab. Bogor
Telepon : 089627777095
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal 1. TK Insan Kamil
2. SD Insan Kamil Bogor, lulus 2007 2. SMPN 14 Kota Bogor, lulus 2010
3. SMK Informatika Pesat Kota Bogor , lulus 2013 4. Mahasiswa Bina Sarana Informatika Semester 3
C. Riwayat Pengalaman Beroganisasi/Pekerjaan
1. Bendahara OSIS SMK Informatika Pesat Kota Bogor, tahun 2010-2011
2. Wakil Ketua Osis OSIS SMK Informatika Pesat Kota Bogor, tahun 2011
3. Pernah Magang Bekerja sebagai desain grafis di CV. Juanda Teknologi Bogor 2011-2012
4. Pernah Bekerja sebagai desain grafis di CV. Monggi Creative Media, tahun 2013-2014
5. Pernah Bekerja sebagai marketing di Mandala Multifinance, tahun 2013
41 LAMPIRAN B.1 NOTA RANGKAP 1 NOTA RANGKAP 2
