5.1. Hasil Penelitian
Hasil penelitian ini terbagi kedalam 2 (dua) bagian utama yaitu bagian pertama menjelaskan tentang redesain proses bisnis pemenuhan pesanan (order
fulfillment process redesign) dan bagian kedua menjelaskan tentang analisis
kriteria pemilihan software IT/ERP dalam rangka mendukung integrasi antar bagian yang terkait dalam proses pemenuhan pesanan.
5.1.1. Memahami Proses Bisnis Awal (Understand Business Needs)
Pada tahap ini peneliti fokus untuk memahami dan mengidentifikasi kebutuhan perusahaan khususnya dalam hal perbaikan proses bisnis pemenuhan pesanan. Identifikasi proses bisnis awal dilakukan melalui pendekatan analisis kebutuhan stakeholder. Dalam proses memahami dan mengidentifikasi proses pemenuhan pesanan peneliti melakukan observasi proses dan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam proses pemenuhan pesanan untuk mendapatkan gambaran umum tentang proses bisnis pemenuhan pesanan dan kendala yang dihadapi oleh perusahaan dalam proses pemenuhan pesanan. Hasil observasi proses pemenuhan pesanan dapat dilihat pada Lampiran 5 sedangkan rekapitulasi hasil wawancara dengan pihak yang terkait dalam proses pemenuhan pesanan dapat dilihat pada Lampiran 6.
Pada tahap ini peneliti menggali lebih dalam tentang proses pemenuhan pesanan (order fulfillment process) dari awal sampai akhir yang mencakup aktifitas pada setiap tahapan proses, pihak-pihak yang terlibat dalam proses, formulir yang digunakan pada setiap tahapan proses sehingga peneliti mendapatkan gambaran yang detail tentang sub-sub proses pemenuhan pesanan. Hasil identifikasi yang menjadi target perbaikan dalam proses bisnis pemenuhan pesanan dapat dilihat pada Tabel 5.1.
Tabel 5.1. Hasil Identifikasi Target Perbaikan Proses Bisnis Pemenuhan Pesanan
Bagian Nama Proses Keluhan Kebutuhan
Sales &
Marketing Administrasi Pesanan Proses penanganan order masih manual, Bagian Sales dan Bagian Planning
(PPIC) tidak terintegrasi melalui software IT/ERP
Menyederhanakan proses bisnis administrasi pesanan dengan mengkaji ulang setiap aktifitas yang dilakukan oleh bagian terkait kemudian mendisain ulang proses bisnis administrasi pesanan dan mengintegrasikan bagian yang terkait melalui sistem
software IT/ERP sehingga
antar bagian terintegrasi secara online.
Purchasing Pengadaan
Bahan Baku Proses pengadaan bahan baku sering mengalami keterlambatan sehingga menyebabkan produksi pesanan terlambat
Mengevaluasi ulang seluruh aktifitas yang terkait dalam proses pengadaan bahan baku dan mendesain ulang proses pengadaan bahan baku yang sehingga lebih efektif. Keuangan Penagihan
piutang usaha Proses penerbitan surat tagihan (invoice) sering mengalami keterlambatan karena menunggu proses penerbitan surat jalan (delivery order) yang masih manual
Menyederhanakan proses bisnis penerbitan surat tagihan (invoice) dan mengintegrasikan Bagian
Warehouse dengan Bagian
Keuangan melalui aplikasi sistem IT/ERP.
5.1.2. Pemetaan Proses Bisnis Secara Umum (Understand the Process)
Proses bisnis pemenuhan pesanan di PT BBU secara umum dimulai dari penerimaan pesanan Customer dalam bentuk Purchase Order (PO) yang diterima oleh Bagian Sales & Marketing, alokasi dan perencanaan pesanan oleh Bagian
Production Planning & Inventory Controll (PPIC), pengadaan bahan baku oleh
Bagian Purchasing, proses produksi pesanan oleh Bagian Produksi di pabrik, proses pengiriman oleh Bagian Warehouse, dan proses penagihan oleh Bagian Keuangan. Proses bisnis pemenuhan pesanan secara umum dapat dilihat pada Gambar 5.1.
Gambar 5.1. Hi Level Proses Bisnis Pemenuhan Pesanan
Sumber: hasil observasi proses pemenuhan pesanan telah diolah (2017)
Untuk lebih mendalami proses bisnis pemenuhan pesanan yang saat ini dijalankan oleh perusahaan (as is) dan mengetahui kebutuhan-kebutuhan perusahaan (business needs) dilakukan pemetaan dengan menggunakan metode IDEF0 (Integrated Computer Aided Manufacturing Definition). Diagram hasil
Penerimaan Order Sales
Demand Allocation
Planning Pengadaan Bahan BakuPurchasing Pabrikasi Produksi
Pengiriman
Warehouse & Transport
Purchase Order
pemetaan proses bisnis pemenuhan pesanan menggunakan IDEF0 dapat dilihat pada Gambar 5.2.
Gambar 5.2. Diagran Top Level IDEF0 Proses Pemenuhan Pesanan
Sumber: hasil observasi proses pemenuhan pesanan telah diolah (2017)
Tabel 5.2. Unsur-Unsur Diagram Top Level Proses Pemenuhan Pesanan
Sumber: data diolah dari hasil observasi proses (2017) A0 Proses Pemenuhan
Pesanan
(Order Fulfillment Process)
Mother Coil
Sales Purchasing Persyaratan Pelanggan
Rencana
Pemasaran OrderSales Kapasitas Produksi
Profil Baja Ringan
Factory
Node:A.0 Title: Proses Pemenunan Pesanan (order fulfillment process) No.01
Unsur Diagram Kompone n IDEF0 Ke te rangan
Input 1. Bahan Baku Mother Coil
2. Rencana Produksi 3. Persyaratan Pelanggan
Controll 1. Rencana Pemasaran
2. Surat Pesanan (Sales Order) 3. Kapasitas Produksi
Mechanism 1. Tim Produksi
2. Mesin dan Alat Pendukung 3. System Komputer
Output 1. Profil Baja Ringan
2. Surat Jalan (Delivery Order)
Sumberdaya yang akan digunakan ditransformasi melalui aktifitas/proses Menggambarkan mengapa dan bagaimana suatu fungsi/aktifitas dilaksanakan
Hal-hal yang penting dalam mendukung berjalannya suatu aktifitas
Obyek atau data yang ditransformasi oleh aktifitas
Berdasarkan diagram IDEF0, pada Tabel 5.2. dijelaskan unsur-unsur “input”, “control”, “mechanism”, dan “output” dari diagram Top Level proses pemenuhan pesanan.
Gambar 5.3. Child Diagram Proses Pemenuhan Pesanan
Sumber: data diolah dari hasil observasi proses pemenuhan pesanan (2017)
Untuk menggambarkan secara terperinci dan komprehensif dari setiap fungsi proses pada pemenuhan pesanan selanjutnya dilakukan pemetaan lebih detail dengan metode hirarki “top down”, diagram IDEF0 pada Gambar 5.3. menjelaskan Child Diagram proses pemenuhan pesanan secara detail dan Tabel 5.3. menjelaskan komponen IDEF0 Child Diagram proses pemenuhan pesanan. Proses pemenuhan pesanan dimulai dari penanganan administrasi pesanan, perencanaan pesanan, pengadaan bahan baku, proses produksi dan proses
warehousing sampai dengan penerbitan surat tagihan (invoicing). Proses tersebut
dikerjakan oleh bagian yang berbeda dan saling keterkaitan.
A1 Administrasi Pesanan Sales Dept Persyaratan Pelanggan Rencana Pemasaran OrderSales
A2 Perencanaan Pesanan A3 Pengadaan Bahan Baku Demand Planning Daftar Supplier Purchasing Dept Purchase Order
Node:A.0 Title: Proses Operasional Pemenuhan Pesanan No.02
PPIC Dept Penerimaan bahan baku Unit Pesanan Kebutuhan Bahan Baku Daftar alamat pelanggan Mesin dan Alat
Produksi
Alat Muat Barang (Crane) Finance Dept A4 Proses Produksi Mother Coil Production Dept Purchase Requisition A5 Warehouse & Invoicing Unit Profil Work
Order ProfilKapasitas Produksi
Delivery Order
Invoice Warehouse
Dept Finance Dept
Tabel 5.3. Komponen IDEF0 Child Diagram Proses Pemenuhan Pesanan
Sumber: data diolah hasil observasi proses pemenuhan pesanan (2017)
Untuk memperjelas proses pemenuhan pesanan dan sub-sub proses yang terkait dalam proses pemenuhan pesanan, peneliti menggambarkan proses pemenuhan pesanan kedalam bentuk flow chart atau diagram alir. Diagram alir ini merupakan deskripsi secara grafis tentang urutan proses secara sistematis dan sedetail mungkin. Diagram alir yang baik ialah yang memberikan gambaran setiap langkah proses dari awal sampai akhir (end to end process) untuk selanjutnya dilakukan analisa dalam rangka peningkatan proses bisnis. Diagram alir berguna dalam rangka mengidentifikasi titik-titik proses yang kritis sehingga dapat dikendalikan, mengusulkan perbaikan untuk area-area yang dianggap perlu
Proses Unsur Diagram Komponen IDEF0
A.1. Input a.1. Persyaratan pelanggan
A.2. Controll a.2. Rencana pemasaran dan Sales Order A.3. Mechanism a.3. Bagian pemasaran (Sales Dept) A.4. Output a.4. Jumlah unit yang dipesan B.1. Input b.1. Point a.1. dan a.4.
B.2. Controll b.2. Perencanaan Pesanan, Purchase Requisition (PR) B.3. Mechanism b.3. Bagian PPIC
B.4. Output b.4. Jumlah kebutuhan bahan baku mother coil C.1. Input c.1. Jadwal penerimaan bahan baku
C.2. Controll c.2. Daftar Supplier , Purchase Orde r (PO) C.3. Mechanism c.3. Bagian Purchasing, Bagian Finance C.4. Output c.4. Unit bahan baku mother coil D.1. Input d.1. Point c.1. dan mother coil
D.2. Controll d.2. Work Order Profil (WOP) dan Kapasitas Produksi D.3. Mechanism d.3. Bagian Produksi
D.4. Output d.4. Unit hasil produksi profil E.1. Input e.1. Unit profil baja ringan
E.2. Controll e.2. Daftar alamat pelanggan dan jadwal pengiriman E.3. Mechanism e.3. Bagian gudang dan distribusi
E.4. Output e.4. Profil baja ringan dan surat tagihan A. Administrasi Pemasaran B. Perencanaan Pesanan C. Pengadaan Bahan Baku E. Warehouse & Invoicing D. Proses Produksi
diperbaiki dan membantu menggambarkan suatu masalah yang kemudian dianalisa dan diusulkan pemecahan masalah untuk setiap problem yang dihadapi.
5.1.3. Pemetaan Proses Bisnis Secara Detail (Understand the Process –Detail)
Pembuatan detail flowchart proses pemenuhan pesanan terbagi ke dalam 3 (tiga) sub proses utama yang menjadi target perbaikan yaitu sub proses administrasi pesanan, sub proses pengadaan bahan baku dan sub proses gudang sampai penagihan (warehousing to invoicing). Adapun pemetaan proses bisnis dari setiap tahapan proses pemenuhan pesanan secara detail digambarkan dalam bentuk flowchart dan narasi proses bisnis sebagai berikut.
1. Sub Proses Administrasi Pesanan
Pengajuan pesanan oleh Customer dilakukan melalui email soft copy
Purchase Order (PO) kepada Admin Sales. Setiap PO yang masuk kemudian oleh
Admin Sales dinput secara manual ke dalam formulir Sales Order (SO) program
Microsoft Excel. Setelah SO diinput kemudian dicetak dan dimintakan persetujuan
dari Supervisor Admin Sales dan Sales Manager. SO yang telah ditandatangani oleh pejabat terkait selanjutnya dikirim melalui email kepada PPIC Supervisor di Pabrik Cibitung.
PPIC Supervisor menerima setiap SO yang dikirim dari Admin Sales kemudian menginput manual setiap SO yang masuk pada template PPIC &
Procurement Controll Sheet untuk mengetahui ketersediaan stock bahan baku.
Apabila bahan baku tersedia digudang selanjutnya Bagian PPIC membuat Work
baku tidak tersedia di gudang Bagian PPIC membuat Purchase Requisition (PR) manual dan mengirimkannya melalui email kepada Bagian Purchasing untuk proses pengadaan bahan baku mother coil.
Bagian Produksi menerima WOP kemudian mengatur jadwal produksi pesanan. Proses produksi dilakukan sesuai dengan deadline yang telah ditetapkan oleh bagian PPIC sehingga pesanan dapat dipenuhi secara tepat waktu. Pada kasus-kasus tertentu dimana bahan baku tidak tersedia di gudang, maka proses produksi tertunda dan hal ini menyebabkan keterlambatan proses pemenuhan pesanan. Laporan produksi secara manual dibuat oleh Admin Pabrik pada
template Ms-excel kemudian dikirimkan ke Admin Logistic di Kantor Pusat untuk
diinput kedalam sistem Fina. Aktifitas berikutnya ialah menginput Sales Order (DO) dan Surat Jalan/Delivery Order (DO) pada sistem Fina dilakukan oleh Admin Sales.
Pada sub proses administrasi pesanan yang saat ini dijalankan oleh perusahaan terdapat 13 (tiga belas) aktifitas yang diakukan oleh para pelaku proses dengan bagian yang berbeda-beda. Masing-masing pelaku proses memiliki peran dan tanggungjawab yang berbeda sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing. Aktifitas-aktifitas tersebut kemudian perlu dilakukan evaluasi apakah memberikan kontribusi terhadap output atau hanya sebagai bagian dari rutinitas yang tidak memberikan nilai tambah sama sekali. Kondisi yang terjadi saat ini ialah antar bagian yang terkait dalam proses administrasi pesanan belum diintegrasikan melalui jaringan sistem software IT/ERP sehingga seluruh tahapan administrasi dilakukan semi manual menggunakan aplikasi manual yang tidak
terintegrasi. Untuk lebih jelas memahami sub proses administrasi pesanan dapat dilihat pada Gambar 5.4.
Gambar 5.4. Alur Proses Administrasi Pesanan (as is)
Sumber: data diolah dari hasil observasi sub proses administrasi pesanan (2017)
2. Sub Proses Pengadaan Bahan Baku
Proses pengadaan bahan baku merupakan salah satu bagian dari proses pemenuhan pesanan. Ketersediaan bahan baku pada waktu, jumlah dan kualitas yang tepat merupakan salah satu faktor untuk mendukung terpenuhinya pesanan secara optimal. Perusahaan menetapkan kebijakan tidak menyimpan persediaan bahan baku dalam jumlah banyak karena keterbatasan tempat penyimpanan dan
Judul Proses: Alur Proses Administrasi Pesanan (as is)
A d m in S al e s Mulai P P IC S P V 7 Input SO Ke PPIC Sheet Ada Stock Bahan Baku ? A d m in P ab ri k P rod u ct ion S P V A d m in L og is ti c P u sat 1 Submit Purchase Order (PO) C u st om er 2 Cetak Purchase Order (PO) 3 Input Sales Order (SO) 4 Cetak
Sales Order (SO)
5 Tandatangan Sales SPV & Mgr
6 Scan dan Email
SO ke Pabrik
Flow Chart Pengadaan Bahan Baku
8 Input Work Order
Profil (WOP) 9 Buat Rencana Produksi 10 Proses Produksi 11 Input Laporan Produksi Manual 12 Input Laporan Produksi di FINA 13 Input SO/DO
Di FINA Flow Chart Penagihan
O
p
er
at
keterbatasan sumber daya keuangan. Untuk memenuhi pesanan secara penuh perusahaan harus terlebih dahulu melakukan pengadaan bahan baku setelah PO
Customer masuk.
Aktifitas pertama dalam proses pengadaan bahan baku dimulai dari pembuatan dokumen permintaan pembelian (Purchase Requisition/PR) yang dilakukan oleh Supervisor PPIC. PR yang telah dibuat kemudian dicetak dan dimintakan tandatangan persetujuan dari Factory Manager, selanjutnya PR discan dan dikirimkan kepada Purchasing Staff di kantor pusat melalui email.
Setelah menerima PR dari PPIC, bagian Purchasing kemudian mencari penawaran harga bahan baku (mother coil) dari beberapa Supplier yang menjadi
rekanan perusahaan. Apabila telah memperoleh beberapa Supplier kemudian bagian Purchasing membuat rekapitulasi perbandingan harga untuk dimintakan persetujuan pemilihan Supplier oleh Direktur Utama (Dirut). Apabila Supplier telah diputuskan oleh Dirut selanjutnya bagian Purchasing membuat dan mecetak
Purchase Order (PO) untuk ditandatangani oleh Dirut. PO yang sudah
ditandatangani kemudian discan dan dikirim melalui email kepada Supplier dan untuk proses pembayaran down payment (DP) dan atau pelunasan dimuka PO asli diserahkan kepada Bagian Finance. Bagian Finance akan memproses pembayaran
down payment dan atau pelunasan diawal yang mengacu pada SOP pembayaran
hutang Supplier. Apabila telah dilakukan pembayaran Bagian Finance menginformasikan kepada Purchasing untuk diinformasikan kepada Supplier bahwa PO telah dibayar sehingga Supplier dapat segera mengirim barang. Alur
proses pengadaan bahan baku yang berjalan saat ini (as is) dapat dilihat pada Gambar 5.5.
Gambar 5.5. Alur Proses Pengadaan Bahan Baku (as is)
Sumber: data diolah dari hasil observasi proses Pengadaan Bahan Baku (2017)
Secara keseluruhan sub proses pengadaan bahan baku terdiri dari 16 (enam belas) aktifitas utama yang melibatkan beberapa bagian berbeda. Proses pengadaan bahan baku dimulai dari pembuatan dokumen permintaan pembelian yang dilakukan oleh PPIC Supervisor, pembuatan dokumen Purchase Order (PO) oleh Purchasing, pembayaran oleh Keuangan sampai akhirnya Supplier mengirim barang ke Pabrik. Perlu dilakukan analisis lebih lanjut aktifitas-aktifitas yang
Judul Proses: Alur Proses Pengadaan Bahan Baku (as is)
P u rc h as in g S taf f Mulai 7 Check ? D ir ek tu r U tam a P u rc h as in g M an age r F in an ce 1 Create Purchase Requisition (PR) P P IC S P V 2 Cetak Purchase Requisition (PR) 3 Tandatangan PR oleh Factory Manager 4 Scan dan Email PR
Ke Purchasing Pusat 5 Mencari Perbandingan Harga 6 Membuat Rekap Perbandingan Harga 9 Input dan Cetak
Purchase Order (PO) Ya 8 Approve ? Ya 10 Tandatangan PO 11 Tandatangan PO 12 Scan dan Email PO ke
Supplier, serahkan PO Asli ke Finance S u p p li e r 13.a Terima PO 13 Terima PO Asli 14
Proses Pembayaran & Informasikan Ke Purchasing 16
Supplier Mengirim Barang
15 Terima Informasi dan
Menginformasikan Pembayaran ke Supplier Flow Chart Penerimaan Barang P ab ri k Tidak
terkait dalam proses pengadaan bahan baku sehingga proses lebih efektif dan efisien. Tidak terintegrasinya antar bagian yang terkait dalam proses pengadaan bahan baku oleh sistem software IT/ERP juga merupakan salah satu penyebab terjadinya keterlambatan proses pengadaan bahan baku.
3. Sub Proses Gudang Sampai Penagihan (Warehousing to Invoicing)
Gudang selain berfungsi sebagai tempat penyimpanan bahan baku juga merupakan tempat untuk menyimpan sementara barang jadi yang siap untuk dikirim kepada Customer. Bagian gudang menerima informasi pemuatan barang dari Admin Pabrik melalui dokumen Memo Loading (MLO). MLO menjadi dasar bagi petugas gudang (store keeper) dalam memuat barng jadi ke truk angkutan. Setelah aktifitas muat barang selesai selanjutnya MLO diserahkan kepada Admin Pabrik untuk dibuat Surat Jalan (Delivery Order/DO). DO kemudian ditandatangani oleh Sopir dan Factory Manager, setelah DO ditandatangani oleh pihak terkait selanjutnya lembar ketiga dibawa oleh Sopir sebagai dokumen pengantar barang kepada Customer. Lembar pertama DO discan kemudian diemail kepada Admin Sales dan hard copy DO dikirim kepada Staff Finance di Kantor Pusat.
Surat penagihan (invoice) diterbitkan oleh Staff Finance setelah menerima dokumen DO hard copy yang dikirimkan oleh Admin PPIC Pabrik dari Cibitung ke Kantor Pusat di Cipondoh Tangerang. Namun demikian proses ini menunggu proses sebelumnya yakni proses input Sales Order (SO) dan Delivey Order (DO) di program Fina oleh Admin Sales yang dilakukan di Kantor Pusat. Apabila dua tahap ini telah dilakukan Staff Finance baru dapat menarik DO untuk kemudian
dijadikan dasar penerbitan surat penagihan (invoice). Surat tagihan kemudian dicetak dan ditandatangani oleh Finance Manager untuk selanjutnya dikirim kepada Customer melalui jasa pengiriman pos dan atau kurir. Alur proses penerbitan surat tagihan yang saat ini dijalankan oleh perusahaan (as is) dapat dilihat pada Gambar 5.6.
Gambar 5.6. Alur Proses Warehouse to Invoicing (as is)
Sumber: data diolah dari hasil observasi proses warehousing to invoicing (2017)
PIC
Judul Proses: Alur Proses Warehousing to Invoicing (as is)
S op ir F ac tor y M an age r F in an ce M an age r S taf f F in an ce S tor e K ee p er 2 Proses Loading 1 Buat Memo Loading (MLO) A d m in P ab ri k 4 Tandatangan DO oleh Sopir 5 Tandatangan DO oleh Factory Manager 3 Buat Delivery Order (DO) 6 Scan dan Email Lembar ke-1 Ke Kantor
Pusat
8 Create & Cetak Surat
Tagihan (Invocing) 9 Tandatangan Surat Tagihan 10 Kirim Tagihan Melalui Kurir/Jasa Post Mulai A d m in S al e s 7 Input SO dan DO di FINA Selesai
Secara keseluruhan sub proses warehouse to invoicing terdiri dari 10 (sepuluh) aktifitas utama. Masing-masing aktifitas dilakukan oleh bagian yang berbeda dan saling keterkaitan antara tugas dan tanggungjawabnya. Keseluruhan aktifitas ini masih dilakukan manual dan belum terintegrasi melalui software IT/ERP, sehingga masing-masing aktifitas yang dilakukan oleh bagian yang berbeda tidak dapat terhubung secara online. Masalah utama yang terjadi pada sub proses ini ialah penerbitan surat tagihan selalu terlambat karena menunggu proses input SO/DO yang dilakukan oleh Bagian Admin Sales.
5.1.4. Analisis Proses Bisnis (Model & Analyse Process)
Setelah memahami proses bisnis pemenuhan pesanan yang saat ini berjalan dan sub-sub proses yang menjadi penunjang kegiatan pemenuhan pesanan, tahap selanjutnya ialah melakukan analisis proses bisnis dengan menggunakan pendekatan value added analysis (VAA). Tujuan dari analisis ini ialah mengetahui aktifitas yang memberikan nilai tambah (value added), tidak memberikan nilai tambah tetapi diperlukan (necessary non value added) dan aktifitas yang tidak memberikan nilai tambah (non value added). Aktifitas yang dikategorikan memberikan nilai tambah ialah akifitas yang betul-betul diperlukan dalam rangka mendukung pencapaian hasil dari suatu proses dan memiliki kotribusi dalam memenuhi harapan pelanggan. Aktifitas yang tidak memberikan nilai tambah namun diperlukan ialah aktifitas yang diperlukan untuk mendukung proses tetapi tidak menambah nilai dari sudut pandang pelanggan. Sedangkan aktifitas yang tidak memberikan nilai tambah ialah aktifitas yang tidak berkontribusi memenuhi
harapan pelanggan dan tidak mendukung kinerja proses bisnis serta apabila aktifitas tersebut dihilangkan tidak berpengaruh pada hasil akhir. Identifikasi aktifitas ini dilakukan dengan cara melakukan pengamatan langsung pada aktifitas pemenuhan pesanan dan diskusi dengan pelaksana pada setiap tahapan proses.
Sub proses yang menjadi fokus analisis ini adalah administrasi penanganan pesanan, sub proses pengadaan bahan baku dan sub proses warehouse sampai penagihan. Pada Tabel 5.4. dapat dilihat hasil analisis nilai tambah untuk sub proses administrasi pesanan.
Tabel 5.4. Value Added Analysis Sub Proses Administrasi Pesanan
No Aktivitas PIC Proses Kategori
Aktifitas
Rencana Perbaikan
1 Submit Purchase Order
(PO) Customer NNVA e-Commerce
2 Cetak PO Customer Admin Sales NVA Dihilangkan 3 Input Sales Order (SO) pada
template Ms-Excel Admin Sales NVA Dihilangkan
4 Cetak SO Admin Sales NVA Dihilangkan
5 Tandatangan SO oleh
Pejabat Terkait SPV Sales Admin Sales Manager
NNVA e-Approval 6 Scan dan email SO kepada
PIC Supervisor Admin Sales NVA Dihilangkan
7 Input SO kedalam template
PPIC & Procurement
Controll Sheet
PPIC SPV NNVA Integrated
e-SO dengan e-PPIC 8 Buat Work Order Profil
(WOP) PPIC SPV NNVA Integrated e-PPIC
dengan e-Production 9 Buat rencana produksi Production SPV VA -
10 Aktifitas produksi Operator VA -
11 Input laporan produksi
manual di Ms-Excel Admin Pabrik NVA e-Production Report
12 Input laporan produksi pada
FINA Admin Logistic NVA Dihilangkan
13 Input SO & DO di FINA Admin Sales NVA Dihilangkan Sumber: data diolah hasil wawancara dengan bagian terkait (2017)
Pada Tabel 5.4. dijelaskan bahwa terdapat 13 (tiga belas) aktifitas yang teridentifikasi pada proses administrasi pesanan. Kategori pemborosan yang teridentifikasi pada proses penanganan pesanan ialah 4 (empat) aktifitas dengan kategori necessary non value added, 7 (tujuh) aktifitas non value added, dan 2 (dua) aktifitas value added. Aktifitas NNVA terdiri dari aktifitas submit PO yang dilakukan oleh Customer, tandatangan SO oleh Supervisor Admin Sales dan Sales Manager, input SO ke dalam template PPIC & Procurement Controll Sheet, dan buat Work Order Profil (WOP). Aktifitas yang tidak memberikan nilai tambah terdiri dari cetak PO Customer, input SO pada tempale Ms-Excel, scan dan email SO, input laporan produksi manual di Ms-Excel, input laporan produksi di Fina oleh Logistic dan input SO/DO di Fina oleh Admin Sales. Untuk aktifitas yang memberikan nilai tambah ialah membuat rencana produksi dan proses produksi.
Proses berikutnya yang termasuk dalam sub proses pemenuhan pesanan ialah proses pengadaan bahan baku yang terdiri dari 16 (enam belas) aktifitas. Terdapat 4 (empat) kategori aktifitas necessary non value added activity, 3 (tiga) aktifitas
non value added dan 9 (Sembilan) aktifitas value added. Aktivitas NNVA terdiri
dari create PR yang dilakukan oleh PPIC SPV, memeriksa rekap penawaran harga yang dilakukan oleh Purchasing Manager, tandatangani/paraf PO oleh Purchasing Manager dan tandatangani PO oleh Direktur Utama. Untuk aktifitas NVA terdiri dari cetak PR yang dilakukan oleh PPIC SPV, tandatangani PR oleh Factory Manager dan scan & email PR oleh PPIC SPV. Untuk aktifitas dengan kategori NVA dan NNVA diusulkan untuk dihilangkan dan atau dikerjakan dengan fasilitas online sehingga dapat mempersingkat waktu proses. Pekerjaan-pekerjaan
yang dilakukan semi manual perlu dipertimbangkan untuk dikerjakan pada
software IT/ERP yang terintegrasi antar bagian sehingga hasil pekerjaan dapat
menjadi input bagi bagian lainnya tanpa harus menginput ulang pada template manual. Selain mengulang pekerjaan, aspek efisiensi waktu juga menjadi pertimbangan untuk mengintegrasikan proses tersebut melalui sistem IT/ERP sehingga data lebih up to date. Hasil identifikasi aktifitas menggunakan pendekatan VAA untuk proses pengadaan bahan baku dapat dilihat pada Tabel 5.5.
Tabel 5.5. Value Added Analysis Proses Pengadaan Bahan Baku
No Aktivitas PIC Proses Kategori
Aktifitas
Rencana Perbaikan
1 Create Purchase Requisition
(PR) PPIC SPV NNVA Online PR
2 Cetak PR PPIC SPV NVA Dihilangkan
3 Tandatangan PR oleh Factory
Manager Factory Manager NVA e-Approval
4 Scan dan Email PR ke
Purchasing Staff Purchasing NVA Dihilangkan
5 Mencari penawaran harga Staff Purchasing VA - 6 Membuat rekap penawaran
harga Staff Purchasing VA -
7 Memeriksa rekap penawaran
harga Purchasing Manager NNVA e-bidding
8 Menentukan Supplier terpilih Direktur Utama VA e-Approval 9 Input dan cetak Purchase Order
(PO) Staff Purchasing VA -
10 Tandatangani/Paraf PO Purchasing
Manager NNVA e-Approval
11 Tandatangani PO Direktur Utama NNVA e-Approval 12 Scan dan email PO ke Supplier
dan serahkan PO asli ke Finance Staff Purchasing VA -
13 Terima PO Supplier VA -
14 Proses Pembayaran dan
menginformasikan ke Purcasing Finance VA - 15 Menginformasikan ke Supplier
proses pembayaran Staff Purchasing VA - 16 Supplier mengirim barang Supplier VA - Sumber: data VAA pada proses pengadaan bahan baku telah diolah (2017)
Sub proses berikutnya yang menjadi salah satu bagian dari proses pemenuhan pesanan ialah proses warehousing to invoicing. Terdapat 10 (sepuluh) aktifitas dalam proses ini yang terdiri dari 2 (dua) aktifitas NNVA, 2 (dua) aktivitas NVA dan 6 (enam) aktifitas VA. Terdapat 2 (dua) aktifitas yang dapat dihilangkan pada proses ini yakni aktifitas membuat Memo Loading (MLO) yang dilakukan oleh Admin Pabrik dan input SO/DO yang dilakukan oleh Admin Sales. Dokumen MLO tidak memberikan nilai tambah pada aktifitas loading sehingga sebagai pengganti instruksi muat barang langsung diterbitkan Delivery Order (DO). Sedangkan proses input SO dan DO pada sub proses ini tidak lagi dilakukan karena SO dan DO telah diinput pada sub proses administrasi pesanan. Hasil identifikasi value added analysis proses warehouseing to invoicing dilihat pada Tabel 5.6.
Tabel 5.6. Value Added Analysis Proses Warehousing to Invoicing
No Aktivitas PIC Proses Kategori
Aktifitas
Rencana Perbaikan
1 Buat Memo Loading (MLO) Admin Pabrik NVA Dihilangkan
2 Proses Loading Store Keeper VA -
3 Buat Delivery Order (DO)
manual by Ms-excel Admin Pabrik NNVA e-Warehouse Modul DO 4 Tandatangani DO oleh Sopir Sopir VA -
5 Tandatangani DO oleh
Factory Manager Factory Manager VA - 6 Scan dan email DO ke
Kantor Pusat Admin Pabrik NNVA e-Warehouse Modul DO 7 Input SO dan DO di Fina Admin Sales NVA Dihilangkan 8 Create dan Cetak Surat
Tagihan (invoice) Staff Finance VA - 9 Tandatangani Invoice Finance Manager VA -
10 Kirim Invoice Kurir VA -
5.1.5. Perancangan Proses Bisnis Usulan (Business Process Redesign)
Setelah dilakukan identifikasi proses bisnis yang saat ini berjalan (as is) dan dilakukan analisis nilai tambah (value added analysis), tahap berikutnya ialah merancang proses bisnis usulan (to be). Perancangan proses bisnis dilakukan atas dasar kebutuhan perubahan proses bisnis sesuai dengan dinamika dan perkembangan bisnis serta hasil dari analisis proses bisnis yang telah dilakukan. Hasil analisis digunakan sebagai dasar dalam perubahan nomenklatur proses bisnis sehingga berjalan lebih efektif dan efisien. Adapun perancangan proses bisnis usulan dari proses pemenuhan pesanan terdiri dari 3 (tiga) sub proses yaitu usulan proses bisnis untuk administrasi pesanan, proses bisnis pengadaan bahan baku dan proses warehousing to invoicing. Hasil redesain untuk beberapa sub proses pemenuhan pesanan dijabarkan sebagai berikut.
1. Redesain Proses Bisnis Administrasi Pesanan
Pada proses administrasi pesanan terdapat beberapa hal yang dapat diusulkan untuk dilakukan perubahan proses bisnis diantaranya ialah merubah secara bertahap sistem penerimaan PO Customer yang diterima semi manual melalui
email agar proses penerimaan PO lebih cepat dan akurat disarankan dilakukan
melalui sistem e-Commerce. Sistem e-Commerce merupakan sistem yang mengintegasikan antara Customer (Distributor) dengan manufacturer dalam hal pemesanan produk sehingga lebih real time dan akurat. Selain itu Admin Sales tidak perlu menginput ulang manual Sales Order (SO) pada template atau modul
e-Sales Order sehingga mengurangi duplikasi pekerjaan dan dapat meminimalkan
ialah persetujuan manual SO yang dilakukan oleh Supervisor Admin Sales dan Sales Manager, hal ini dapat dilakukan e-approval melalui sistem pada dashboard
e-SO. Apabila e-approval diberlakukan akan mengurangi lead time waktu
persetujuan dokumen SO dan persetujuan tidak terpaku pada dokumen hard copy.
Gambar 5.7. Alur Proses Administrasi Pesanan (to be)
Sumber: alur proses penanganan pesanan sampai pengiriman telah diolah (2017)
Alokasi pesanan dilakukan oleh PPIC Supervisor pada dashboard e-PPIC sesuai outstanding SO yang dibuat oleh Admin Sales. PPIC tidak perlu menginput manual setiap pesanan yang masuk pada PPIC Controll Sheet sehingga dapat membuat alokasi pesanan kepada Bagian Produksi melalui modul Work Order
Judul Proses: Alur Proses Administrasi Pesanan (to be)
A d m in S al es Mulai P P IC S P V O p er at or P rod u ct ion S P V A d m in P ab ri k 1
Input Purchase Order
(PO) Pada Web Portal
C u st om er 2 Generate Purchase Order (PO) to Sales
Order (SO) 3 Elecronic Approval SO by SPV & Mgr 4 Alokasi Pesanan Ada Stock Bahan Baku ? 6 Jadwal Produksi 5 Order Produksi Profil (e-WOP) A Flow Chart Pengadaan Bahan Baku PR SO WOP 7
Proses Produksi Laporan Produksi8
9 Input Laporan
Produksi
B
Flow Chart Warehouse & Invoicing
Profil (WOP). Setiap WOP akan menjadi outstanding pekerjaan Bagian Produksi
dalam merencanakan dan membuat jadwal produksi yang akan berakhir ketika Admin Pabrik menginput laporan produksi pada modul laporan produksi harian. Laporan produksi yang dibuat oleh Admin Pabrik akan langsung menjadi persediaan barang jadi di gudang dan dialokasikan sesuai dengan SO yang diterima sebelumnya. Rancangan usulan proses bisnis administrasi pesanan dapat dilihat pada Gambar 5.7.
2. Redesain Proses Bisnis Pengadaan Bahan Baku
Proses pengadaan bahan baku merupakan salah satu sub proses yang berkaitan langsung dengan proses pemenuhan pesanan. Pada proses pengadaan bahan baku terdapat beberapa aktifitas yang diusulkan untuk dihilangkan dan diintegrasikan melalui implementasi software IT/ERP.
Beberapa aktifitas yang menjadi target perbaikan ialah aktifitas membuat dokumen Purchase Requisition manual yang dilakukan oleh PPIC SPV diusulkan untuk dilakukan pada sistem e-Purchasing pada modul Purchase Requisition. Proses persetujuan dari Factory Manager juga yang tadinya dilakukan secara manual diusulkan untuk dilakukan melalui sistem sehingga lebih efektif. Rekapitulasi perbandingan harga yang semula dibuat manual pada template Ms-Excel diusulkan langsung diinput pada bidding dan diintegerasikan dengan
e-review oleh Purchasing Manager dan e-approval oleh Direktur Utama.
Aktifitas input Supplier terpilih pada template PO dapat dihilangkan apabila mengaplikasikan e-PO yang dihubungkan langsung dengan Supplier terpilih. Persetujuan PO dapat dilakukan secara elektronik oleh Direktur Utama sehingga
dapat mempercepat waktu proses. Aktifitas menginput PO dan mencetak PO untuk dimintakan tandatangan dari Dirut ialah tidak efektif dan cenderung membutuhkan waktu yang lama karena Dirut jarang berada dikantor. Aktifitas ini diusulkan untuk dirubah menjadi e-approval pada layer Dirut kemudian tandatangan PO cukup oleh Purchasing Manager. Pemberian wewenang penandatanganan hard copy PO kepada Purchasing Manager tidak akan menghilangkan aspek kontrol karena secara elektronik Direktur telah menyetuji PO pada sistem (e-approval). Secara detail rancangan usulan proses bisnis pengadaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 5.8.
Gambar 5.8. Alur Proses Pengadaan Bahan Baku (to be)
Sumber: alur proses pengadaan bahan baku telah diolah (2017)
Judul Proses: Alur Proses Pengadaan Bahan Baku (to be)
P u rc h as in g S taf f 5 E-Checking ? D ir ek tu r U tam a P u rc h as in g M an age r F in an ce 1 Create Purchase Requisition (PR) P P IC S P V 3 Mencari Perbandingan Harga 4 Membuat Rekap Perbandingan Harga 7 Alocated to Purchase Order (PO) Ya Tidak 6 E-Approval ? 9 Tandatangan Manual PO 10 Scan dan Email PO ke
Supplier, serahkan PO Asli ke Finance S u p p li e r 11.a Terima PO 11 Terima PO Asli 12
Proses Pembayaran & Informasikan Ke
Purchasing
14 Supplier Mengirim Barang
13 Terima Informasi dan
Menginformasikan Pembayaran ke Supplier Flow Chart Penerimaan Barang P ab ri k A e-PR e-Bidding e-PO 8 Cetak Purchase Order (PO) 2 E-Approval Factory Manager e-PO
3. Redesain Proses Bisnis Warehousing to Invoicing
Proses bisnis warehousing to invoicing merupakan salah satu proses yang menjadi target perbaikan guna meningkatkan efektifitas proses pemenuhan pesanan. Salah satu aktifitas yang menjadi target untuk dilakukan perubahan ialah aktifitas menginput surat tagihan yang sering terlambat karena menunggu input SO dan DO yang dilakukan oleh Admin Sales di Kantor Pusat.
Gambar 5.9. Alur Proses Warehouse to Invoicing (to be)
Sumber: alur proses penagihan telah diolah (2017)
Usulan perubahan untuk mempercepat proses penarikan SO dan DO oleh Staff Finance ialah dengan cara mengintegrasikan atara e-SO, e-Warehouse dan e-
Account Receivable (AR). Apabila hal ini diimplementasikan maka proses
Selesai PIC
Judul Proses: Alur Proses Warehousing to Invoicing (to be)
S op ir F ac tor y M an age r F in an ce M an ag er S taf f F in an ce S tor e K ee p er 2 Proses Loading 1 Create Delivery Order (DO) Base On
Alokasi Pesanan A d m in P ab ri k B DO 3 Tandatangan DO oleh Sopir 4 Tandatangan DO oleh Factory Manager 5 Scan dan Email Lembar
ke-1 Ke Kantor Pusat
Outstanding Delivery Order to Invoicing
6 Create & Cetak Surat
Tagihan (Invocing) 7 Tandatangan Surat Tagihan 8 Kirim Tagihan Melalui Kurir/Jasa Post Selesai
penerbitan surat tagihan (invoice) tidak lagi harus menunggu input SO/DO oleh Admin Sales karena sudah terintegrasi dari awal sampai dengan akhir proses pemenuhan pesanan. Rancangan usulan proses bisnis warehousing to invoicing dapat dilihat pada Gambar 5.9.
Pada Tabel 5.7. disajikan siklus waktu proses pemenuhan pesanan as is dan to
be sehingga dapat menjadi pertimbangan dan analisis sebelum hasil redesain
proses bisnis pemenuhan pesanan diimplementasikan. Sub proses administrasi pesanan semula proses tersebut dikerjakan dengan durasi waktu 3 (tiga) hari kerja kemudian setelah redesain waktu proses administrasi pesanan dikerjakan dengan durasi waktu lebih pendek yaitu 1 (satu) hari kerja. Sub proses pengadaan bahan baku semula waktu proses tersebut dikerjakan dengan durasi waktu 8 (delapan) hari kerja setelah redesain durasi waktu proses pengadaan bahan baku dikerjakan dengan waktu lebih pendek yaitu 5 (lima) hari kerja. Sub proses warehousing to
invoicing sebelum redesain durasi waktu yang dibutuhkan ialah 4 (empat) hari
kerja setelah proses redesain durasi waktu yang dibutuhkan ialah 2 (dua) hari kerja.
Secara keseluruhan durasi waktu proses pemenuhan pesanan dari awal sampai akhir semula dikerjakan dengan durasi waktu 18 (delapan belas) hari kerja, sesudah redesain durasi waktu yang dibutuhkan ialah 11 (sebelas) hari kerja. Beberapa aktifitas dihilangkan (streamlining), beberapa aktifitas dilakukan secara otomatis (automation by system) menggunakan sistem IT/ERP dan adanya proses eliminasi birokrasi (bureaucracy elimination). Hal tersebut menjadikan proses menjadi lebih efektif dan efisien sehingga waktu yang dibutuhkan lebih singkat.
Tabel 5.7. Perbandingan Waktu Proses Sebelum dan Sesudah Redesain Proses
Sumber: data waktu setiap tahapan proses telah diolah (2017)
No Proses Bisnis(as is ) Durasi Waktu
(hari)
Proses Bisnis
(to be ) Durasi Waktu (hari)
1 Submit Purchase Order (PO) Semi Manual e-Commerce
2 Cetak PO Customer Manual Dihilangkan
3 Input Sales Order (SO) pada templateMs-Excel Manual Dihilangkan
4 Cetak SO Manual Dihilangkan
5 Tandatangan SO oleh Pejabat Terkait Manual Dihilangkan 6 Scan dan email SO kepada PICSupervisor Manual Dihilangkan 7 Input SO kedalam template PPIC &Procurement Controll Sheet Manual Dihilangkan 8 Buat Work Order Profil (WOP) Manual e-PPIC
3 1
1 Create Purchase Requisition (PR) Manual 1 e-Purchasing
2 Cetak PR Manual Dihilangkan
3 TandatanganManager PR oleh Factory Manual Dihilangkan 4 Scan dan Email PR ke Purchasing Manual Dihilangkan
5 Mencari penawaran harga Manual Tetap
6 Membuat rekap penawaran harga Manual Tetap 7 Memeriksa rekap penawaran harga Manual E-Review 8 Menentukan Supplier terpilih olehDirektur Manual 1 E-Approval 9 Input dan cetak Purchase Order (PO) Manual E-PO 10 Tandatangani/ParafPurchasing Manager PO oleh Manual Manual 11 Tandatangani PO oleh Direktur Manual E-Approval 12 Scan dan email PO ke Supplier danserahkan PO asli ke Finance Semi Manual Tetap
13 Terima PO Semi Manual Tetap
14 Prosesmenginformasikan ke PurcasingPembayaran dan Manual Tetap 15 Menginformasikan ke Supplier prosespembayaran Semi Manual Tetap
16 Supplier mengirim barang Mekanis 1 Tetap 1
8 5
1 Perencanaan Produksi Manual 1 E-Production 1
2 Proses Produksi Mekanis 1 Tetap 1
3 Administrasi produksi Semi Manual 1 E-Production 1
Sub Total Durasi Proses (hari) 3 3
1 Buat Memo Loading (MLO) Semi Manual Dihilangkan
2 Proses loading Semi Mekanis Tetap
3 Buat Delivery Order (DO) manual byMs-excel Manual E-Warehouse 4 Tandatangani DO oleh Sopir Manual Tetap 5 TandatanganiManager DO oleh Factory Manual Tetap 6 Scan dan email DO ke Kantor Pusat Semi Manual Tetap 7 Input SO dan DO di Fina Semi Manual 1 Dihilangkan 8 Create dan Cetak Surat Tagihan(invoice) Semi Manual E-AR
9 Tandatangani invoice Manual Tetap
10 Kirim Invoice Semi Mekanis 1 Tetap 1
Sub Total Durasi Proses (hari) 4 2
18 11
Total Order Fulfillment Cycle Time (OFF) ( hari)
Sub Total Durasi Proses (hari)
3
4
Sub Proses Produksi
Sub Proses Warehousing and Invoicing
1
1
1
2 Sub Proses Pengadaan Bahan Baku
1 1 2 1 1 1 2
1 Sub Proses Administrasi Pesanan
0.5
Aktivitas
Sub Total Durasi Proses (hari)
1 0.5
1
5.1.6. Kriteria Pemilihan Software IT/ERP A. Definisi Struktur Masalah
Tahap ini ialah mendefinisikan masalah yang dihadapi dan kemudian menetapkan tujuan serta hasil yang diharapkan sehingga jelas. Masalah yang dihadapi oleh perusahaan ialah tidak terintegrasinya antar bagian yang terkait dalam proses pemenuhan pesanan melalui software IT/ERP sehingga proses bisnis kurang berjalan dengan efektif dan efisien. Untuk mengintegrasikan antar bagian yang terkait dalam proses bisnis pemenuhan pesanan diperlukan suatu sistem
software IT/ERP yang tepat sesuai dengan blue print proses bisnis hasil redesain.
Saat ini banyak perusahaan menawarkan software IT/ERP yang mampu mengintegrasikan bagian-bagian terkait didalamnya. Oleh karena itu sebelum perusahaan memilih mengimplementasikan software IT/ERP perlu dilakukan analisis kriteria-kriteria yang menjadi pertimbangan dalam memilih software IT/ERP sehingga dapat mendukung integrasi antar bagian yang terkait dalam proses pemenuhan pesanan. Terdapat 5 (lima) kriteria dan 20 (dua puluh) subkriteria yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih software IT/ERP. Kriteria dan sub kritera pertimbangan pemilihan software IT/ERP dapat dilihat pada Gambar 5.10.
B. Dekomposisi Masalah Ke dalam Struktur Hirarki
Untuk mempermudah dalam pengambilan keputusan selanjutnya dilakukan dekomposisi masalah kedalam struktur hirarki. Hirarki terbagi ke dalam 2 (dua) level yakni level 0 (nol) ialah tujuan yang akan dicapai dalam hal ini kriteria penting pemilihan software IT/ERP, level 1 (satu) ialah kriteria utama pemilihan
software IT/ERP dan level ke 2 (dua) ialah sub kriteria pemilihan software
IT/ERP. Untuk lebil jelas struktur hirarki analisis kriteria pemilihan software IT/ERP dapat dilihat pada Gambar 5.10.
Gambar 5.10. Struktur Hirarki Analisis Kriteria Pemilihan Software IT/ERP
Sumber: data telah diolah (2017)
C. Data dan Teknik Pengolahan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan cara pengisian kuisioner oleh responden yang terbagi kedalam 2 (tahap) yakni tahap pertama ialah tahap pengujian kuisioner dengan jumlah responden sebanyak 30 (tiga puluh) orang dan tahap kedua ialah judgement oleh pakar/Ahli dengan jumlah pakar ialah sebanyak 5 (lima) orang.
Rekapitulasi data untuk pengujian kuisioner pra penelitian sebagai bahan uji
validitas dan reliabilitas dapat dilihat pada Lampiran 7. Untuk rekapitulasi data
hasil kombinasi dari jawaban responden Expert/Ahli dapat dilihat pada Lampiran 8. Pengolahan data untuk uji validitas dan reliabilitas dilakukan dengan bantuan
software SPSS versi 23 sedangkan untuk pengolahan kriteria penting pemilihan Level 0
Level 1
Level 2
Kriteria Penting Pemilihan
Software IT/ERP
Biaya dan Harga
(Cost & Pricing ) (Performance )Kehandalan (Implementation )Implementasi (Data Management) Manajemen Data (Auxiliary Characteristic)Karakteristik Tambahan
X.1. Harga Beli X.2. Biaya Implementasi X.3. Biaya Peningkatan X.4. Biaya Pemeliharaan X.5. Kemudahan Pemakaian X.6. Karakteristik Teknis X.7. Sistem Operasi X.8. Protokol Jaringan X.9. Level Integrasi X.10. Kemudahan implementasi X.11. Perawatan Teknis X.12. Dukungan Implementasi X.13. Dukungan Pre-Sales X.14. Pelatihan & Dokumentasi X.15. Kemampuan Menyajikan Laporan X.16. Kemudahan Migrasi X.17. Mesin Database X.18. Ketahahan Sistem X.19. Kepatuhan Terhdap Standard & Regulasi X.20. Pertimbangan Adposi ke Perangkat Lain
software IT/ERP dilakukan dengan menggunakan bantuan software Expert Choice.
D. Hasil Pengolahan Data
D.1. Uji Validitas dan Reliabilitas Kuisioner
Pada tahap ini dilakukan uji validitas pada masing-masing kriteria dan sub kriteria pertimbangan pemilihan software IT/ERP. Terdapat 5 (lima) kriteria utama dan 20 (dua puluh) sub kriteria yang menjadi pertimbangan pemilihan
software IT/ERP dalam rangka mendukung integrasi antar bagian yang terkait
dalam proses pemenuhan pesanan dijelaskan sebagai berikut:
a. Pertimbangan Harga dan Biaya (Pricing & Cost), terdiri dari 4 (empat) sub kriteria yaitu: pertimbangan harga beli software (X1), pertimbangan biaya implementasi (X2), pertimbangan biaya peningkatan software (X3) dan pertimbangan biaya pemeliharaan (X4)
b. Pertimbangan kehandalan (Performance), terdiri dari 4 (empat) sub kriteria yaitu pertimbangan kemudahan dalam mengaplikasikan program (X5), pertimbangan karakteristik teknik software (X6), karakteristik sistem operasi (X7) dan karakterisik protocol jaringan (X8)
c. Pertimbangan implementasi (implementation), terdiri dari 6 (enam) sub kriteria yaitu level integrasi dengan software yang sudah ada (X9), kemudahan dalam pengimplementasian (X10), perawatan teknis (X11), dukungan implementasi (X12), dukungan pra-implementasi dari sales (X13) dan pelatihan & dokumentasi (X14)
d. Pertimbangan manajemen data (data management), terdiri dari 3 (tiga) sub kriteria yaitu kemampuan menyajikan laporan (X15), kemudahan migrasi dan transfer data (X16), dan medin & database (X17)
e. Pertimbangan karakteristik tambahan (auxiliary characteristic), terdiri dari 3 (tiga) sub kriteria yaitu ketahanan sistem keamanan dari pihak internal/eksternal (X18), kepatuhan terhadap standard dan regulasi (X19) dan pertimbangan adopsi ke perangkat lain seperti mobile phone, cloud dll (X20).
Tujuan uji validitas secara umum adalah untuk mengetahui apakah kuisioner yang digunakan benar-benar valid untuk mengukur variabel/kriteria yang akan diteliti. Uji validitas dilakukan dengan cara menghitung koefisien validitas menggunakan rumus korelasi Product Moment. Variabel penelitian dinyatakan valid apabila Interpretasi hasil uji validitas ialah jika rhitung>rtabel pada taraf
signifikan α=0,05 dan α=0,01 item pertanyaan/pernyataan pada kuisioner dinyatakan valid, dan jika sebaliknya rhitung<rtabel maka item pertanyaan/pernyataan
pada kuisioner dinyatakan tidak valid. Berdasarkan hasil pengolahan data dari 20 (dua puluh) variabel yang diuji dengan jumlah responden sebanyak 30 (tiga puluh) orang hanya 2 (dua) variabel yang dianggap tidak valid yaitu variabel X5 dan X9. Nilai rtabel pada taraf pengujian α=0,05 ialah 0.296 dan α=0,01 ialah 0.409,
sedangkan untuk hasil pengujian nilai thitung X5 ialah 0.265 dan X9 ialah 0.243
dapat disimpulkan nilai rhitung kurang dari rtabel. Rekapitulasi hasil uji validitas
dapat dilihat pada Tabel 5.8 dan selengkapnya output hasil pengolahan program SPSS V.22 dapat dilihat pada Lampiran 9.
Tabel 5.8. Rekapitulasi Uji Validitas
Sumber: data telah diolah kembali dari output SPSS (2017)
Tabel 5.9. Rekapitulasi Uji Reliabilitas
Sumber: data telah diolah dari output SPSS (2017)
Selain dilakukan uji validitas, pada analisis ini juga dilakukan uji reliabilitas. Uji reliabilitas digunakan untuk mengetahui konsistensi alat ukur, apakah alat pengukur yang digunakan dapat diandalkan dan tetap konsisten jika pengukuran tersebut diulang. Uji reliabilitas dilakukan dengan menggunakan metode
Cronbach’s Alpha (α) dengan program SPSS versi 22. Uji statistik Cronbach’s Alpha (α) memiliki ketentuan bahwa variabel yang diteliti dinyatakan reliabel
apabila nilai Cronbach’s Alpha (α) lebih besar dari 0.7. Rekapitulasi untuk hasil
No Kelompok Variabel (Kriteria) Variabel Valid Variabel Tidak Valid
1 Pertimbangan Harga dan Biaya X1, X2, X3, X4 -
2 Pertimbangan Kehandalan X6, X7, X8 X5
3 Pertimbangan Implementasi X10, X11, X12, X13,X14 X9 4 Pertimbangan Manajemen Data X15, X16, X17 - 5 Pertimbangan Karakteristik Tambahan X18, X19, X20 -
No Kelompok Variabel
(Kriteria) Cronbach Alfa (α)
1 Pertimbangan Harga dan Biaya 0.824
2 Pertimbangan Kehandalan 0.747
3 Pertimbangan Implementasi 0.677
4 Pertimbangan Manajemen Data 0.708 5 Pertimbangan Karakteristik Tambahan 0.558
uji reliabilitas dapat dilihat pada Tabel 5.9 dan selengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 10.
Berdasarkan keseluruhan hasil uji dari reliabilitas maka dapat terlihat bahwa nilai Cronbach’s Alpha (α) pada kelompok variabel nomor 1 (satu), 2 (dua) dan 4 (empat) lebih besar dari 0.7, namun untuk kelompok variabel nomor 3 (tiga) dan 5 (lima) kurang dari 0.7. Secara keseluruhan nilai dari Cronbach Alfa untuk 4 (empat) kelompok variabel adalah 0.741 lebih dari 0.7, dengan demikian pada tahap ini tahap ini dapat disimpulkan bahwa alat ukur yang digunakan dalam penelitian ini dapat diandalkan dan tetap konsisten jika pengukuran tersebut diulang.
D.2. Perhitungan Bobot Kriteria Pemilihan Software IT/ERP
Perhitungan kriteria penting yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih software IT/ERP dilakukan dengan metode AHP. Setiap jawaban dari
Expert/Ahli diinput kedalam software Expert Choice untuk masing-masing
jawaban antar kriteria dan jawaban antar sub kriteria. Untuk menggabungkan setiap jawaban masing-masing Expert/Ahli selanjutnya setiap jawaban digabungkan (combine) sehingga diperoleh jawaban yang mewakili keseluruhan
jawaban reponden Expert/Ahli. Rekapitulasi hasil pengolahan data kriteria pemilihan software IT/ERP dapat dilihat pada Tabel 5.10, sedangkan detail hasil pengolahan data menggunakan software Expert Choice dapat dilihat pada Lampiran 11.
Pada tahap ini diperoleh bobot lokal untuk masing-masing kriteria dan masing-masing sub kriteria. Untuk mendapatkan kriteria penting diperoleh dengan
mengalikan antara nilai bobot lokal kriteria dengan bobot lokal sub kriteria sehingga diperoleh nilai bobot global. Hasil perkalian dengan hasil tertinggi merupakan kritera penting pertama yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih software IT/ERP.
Tabel 5.10. Hasil Perhitungan Bobot Kritera Pemilihan Software IT/ERP
Sumber: data diolah hasil output dari Expert Choice (2017)
Hasil perhitungan bobot global dapat dilakukan pemeringkatan sesuai dengan julah sub kriteria yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih software IT/ERP. Pada penelitian ini terdapat 20 (dua puluh) sub kriteria yang menjadi pertimbangan dan semuanya dilakukan pemeringkatan dari bobot tertinggi sampai terendah sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan. Hasil pengolahan bobot kriteria pemilihan software IT/ERP dapat dilihat pada Tabel 5.10.
No Kriteria Bobot
Lokal Sub Kriteria
Bobot Lokal
Bobot Global
Harga beli software 0.122 0.041
Biaya implementasi 0.134 0.045
Biaya peningkatan software 0.342 0.114
Biaya pemeliharaan tahunan 0.402 0.134
Kemudahan mengaplikasikan program 0.475 0.083
Teknis software 0.140 0.025
Sistem Operasi 0.163 0.029
Protokol jaringan 0.223 0.039
Level integrasi dengan existing software 0.096 0.023
Kemudahan pengimplementasian 0.173 0.042
Perawatan teknis 0.144 0.035
Dukungan implementasi 0.130 0.031
Dukungan pra penjualan dari sales 0.181 0.043
Pelatihan dan dokumentasi 0.276 0.066
Kemampuan menyajikan laporan 0.592 0.107
Kemudahan migrasi dan transfer data 0.151 0.027
Pertimbangan mesin database 0.257 0.046
Ketahanan sistem keamanan dari internal dan eksternal 0.614 0.044
Kepatuhan terhadap standard dan regulasi 0.152 0.011
Adopsi ke perangkat lain seperti mobile phone, cloud , dll 0.234 0.017 5 0.071 0.180 0.240 0.175 Pertimbangan Karakteristik Tambahan (Auxiliary Characteristic ) 1 2 3 4 0.334 Pertimbangan Harga
dan Biaya (Pricing &
Cost ) Pertimbangan Kehandalan (Performance ) Pertimbangan Implementasi (Implementation ) Pertimbangan Manajemen Data (Data Management )
D.3. Uji Konsistensi
Setelah dilakukan pembobotan terhadap kriteria dan sub-kriteria, langkah selanjutnya adalah melakukan uji konsistensi yang merupakan fungsi kontrol terhadap tingkat konsistensi jawaban yang diberikan oleh responden pada tahap
pairwise comparison atau penilaian tingkat kepentingan antar kriteria dan
subkriteria. Matriks bobot dari hasil perbandingan berpasangan harus mempunyai nilai diagonal sebesar satu dan konsisten.
Tabel 5.11. Rekapitulasi Hasil Pengujian Inconsistency Ratio
No Kriteria Bobot Lokal
1 Pertimbangan Harga dan Biaya 0.334
2 Pertimbangan Kehandalan 0.175
3 Pertimbangan Implementasi 0.240
4 Pertimbangan Manajemen Data 0.180
5 Pertimbangan Karakteristik Tambahan 0.071
Jumlah 1
Inconsistency 0.07
% Inconsistency 7
Sumber: data telah diolah hasil output Expert Choice (2017)
Uji konsistensi untuk level alternatif terhadap setiap kriteria nilainya ialah 0.07 atau 7% hal telah memenuhi syarat konsistensi yaitu lebih kecil dari 0.1 atau 10%. Hasil uji konsistensi tersebut menunjukkan bahwa setiap jawaban responden atas perbandingan kriteria pemilihan software IT/ERP dapat diterima dan konsisten membandingkan setiap kriteria yang ditanyakan. Rekapitulasi hasil uji konsistensi atas setiap jawaban responden dapat dilihat pada Tabel 5.11, lebih jelas hasil output Expert Choice untuk uji konsistensi kriteria pemilihan software IT/ERP dapat dilihat pada Lampiran 12.
5.2. Pembahasan
5.2.1. Redesain Proses Bisnis Pemenuhan Pesanan
Redesain proses bisnis pemenuhan pesanan dengan fokus perbaikan pada sub proses administrasi pesanan, sub proses pengadaan bahan baku dan sub proses
warehouse sampai penagihan dijelaskan sebagai berikut.
Parameter yang digunakan untuk membandingkan antara proses as is dengan
to be ialah menggunakan pendekatan streamlining process dengan melakukan
eliminasi terhadap proses yang tidak memberikan nilai tambah dan kategori pemborosan serta pendekatan automation/mechanization dengan usulan implementasi sistem software IT/ERP. Untuk sub proses administrasi pesanan sebelum dilakukan redesain bisnis proses terdiri dari 13 (tiga belas) aktifitas dengan 7 (tujuh) pelaku proses yang terlibat. Setelah dilakukan redesain proses bisnis sub proses tersebut menjadi 9 (sembilan) aktifitas dengan 6 (enam) pelaku proses yang terlibat.
Beberapa aktifitas yang direkomendasikan untuk dihilangkan karena cenderung tidak memberikan nilai tambah ialah aktifitas mencetak setiap PO
Customer yang masuk, aktifitas menginput setiap Sales Order (SO) pada template
Ms-excel, aktifitas mencetak setiap SO, aktifitas scan dan email setiap SO, aktifitas input laporan produksi di Fina oleh Admin Logistic Pusat dan aktifitas input SO/DO yang dilakukan oleh Admin Sales. Aktifitas-aktifitas tersebut dianggap merupakan pemborosan dari sisi waktu ataupun penggunaan sumberdaya lainnya sehingga perlu dilakukan streamlining prosess dengan cara dilakukan eliminasi proses.
Beberapa aktifitas yang perlu diintegrasikan dengan menggunakan software IT/ERP ialah aktifitas submit PO semi manual yang dilakukan oleh Customer, aktifitas review dan approval SO oleh Supervisor Admin Sales dan Sales Manager, aktivitas input setiap SO pada template PPIC & Procurement Controll
Sheet, aktifitas membuat Work Order Profil (WOP) pada template Ms-Excel dan
aktifitas input laporan produksi manual pada template Ms-Excel. Rekomendasi untuk aktifitas pemesanan ialah dengan mengimplementasikan e-Commerce sehingga setiap Customer dapat menginput mandiri setiap pesanan yang langsung dihubungkan secara online dengan modul e-Sales Order, hal ini akan membantu mempersingkat waktu proses dan mengurangi kesalahan akibat input pesanan manual oleh Admin Sales kedalam template Sales Order. Aktifitas kedua yang perlu diintegrasikan dengan sistem IT/ERP ialah sistem pemeriksaan SO, aktifitas ini jika dilakukan secara online akan mempercepat waktu proses dan proses
approval dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja. Aktifitas ketiga yang
diotomatisasi ialah aktifitas pemrosesan SO oleh PPIC untuk tujuan perencanaan pemenuhan pesanan, permintaan produksi dan permintaan bahan baku. Apabila perusahaan mengintegrasikan antara e-SO dengan e-PPIC maka bagian PPIC tidak perlu menginput ulang setiap pesanan dari SO hanya cukup membuka dashboard PPIC kemudian mengalokasikan setiap SO terhadap ketersediaan bahan baku dan atau rencana pengadaan bahan baku. Apabila perusahaan mengimplementasikan hal ini maka waktu proses dapat dipersingkat dan dapat mengurangi kesalahan input oleh PPIC. Aktifitas keempat yang dapat diotomatisasi ialah membuat Work
Produksi untuk mengatur jadwal produksi. Aktifitas kelima yang perlu didukung oleh sistem IT/ERP ialah input laporan hasil produksi yang selama ini dilakukan oleh Admin Pabrik secara manual di template Ms-Excel kemudian mengirimkannya ke Admin Logistic Pusat untuk diinput ke sistem Fina. Apabila perusahaan mengimplementasikan sistem e-Production di Pabrik maka pekerjaan ini cukup dilakukan satu kali oleh Admin Pabrik dengan cara menginput langsung setiap hasil produksi yang diterima dari Supervisor Produksi tanpa harus mengirim laporan soft copy ke Admin Logistic di Pusat. Hal ini jika diaplikasikan akan mengurangi pekerjaan yang tidak bernilai tambah dan dapat mempercepat waktu proses updating stock sehingga laporan persediaan lebih up to date. Untuk lebih jelas mengenai perbandingan aktifitas sebelum dan sesudah redisain proses asministrasi pesanan dapat dilihat pada Gambar 5.11.
Sub proses berikutnya yang menjadi target perbaikan ialah proses pengadaan bahan baku. Untuk sub proses pengadaan bahan baku sebelum dilakukan redesain proses bisnis terdiri dari 16 (enam belas) aktifitas, setelah dilakukan redesain proses bisnis sub proses tersebut menjadi 14 (empat belas) aktifitas. Terdapat 2 (dua) aktifitas yang diusulkan untuk dihilangkan ialah aktifitas cetak PR dan aktifitas scan & email PR yang dilakukan oleh staff PPIC. Aktifitas yang perlu diintegrasikan dengan menggunakan software IT/ERP ialah mulai dari create PR, persetujuan PR oleh Factory Manager, proses online approval oleh Purchasing Manager dan Direktur Utama. Apabila proses create PR langsung pada modul
Manager dapat diterima oleh Staff Purchasing tanpa harus dicetak dan discan kemudian diemail kepada Purchasing.
Aktifitas berikutnya yang diusulkan untuk diperbaiki adalah input rekapitulasi harga masih manual pada template Ms-Excel selanjutnya diusulkan diinput langsung pada modul e-Bidding. Hasil rekapitulasi perbandingan harga beberapa Supplier kemudian dintegrasikan dengan e-Approval untuk disetujui oleh Direktur Utama. Hal ini mempersingkat waktu proses dibandingkan dengan persetujuan pemilihan Supplier manual oleh Direktur Utama. Aktifitas persetujuan PO diusulkan untuk diotomatisasi dan penyederhanaan birokrasi. PO disetujui oleh Dirut menggunakan e-apporval sedangkan PO manual PO cukup ditandatangani oleh Purchasing Manager. Pemangkasan birokrasi melalui pelimpahan wewenang pendandatanganan PO ini akan mempercepat proses dibandingkan dengan menunggu hard copy PO ditandatangani oleh Dirut. Pada Gambar 5.12 dapat dilihat perbandingan proses bisnis pengadaan bahan baku as is dan to be.
Sub proses berikutnya yang menjadi bagian dari redesain proses bisnis pemenuhan pesanan ialah proses warehouse sampai penagihan. Untuk sub proses ini sebelum dilakukan redesain proses bisnis terdiri dari 10 (sepuluh) aktivitas, setelah dilakukan redesain proses bisnis sub proses tersebut menjadi 8 (delapan) aktifitas. Terdapat 2 (dua) aktifitas yang diusulkan untuk dihilangkan ialah aktifitas membuat Memo Loading (MLO) dan aktifitas input SO/DO di Fina oleh Admin Sales. Aktifitas diusulkan untuk diintegrasikan dengan sistem IT/ERP ialah aktifitas membuat Delivery Order (DO) pada sistem e-Warehousing dan aktifitas input surat tagihan yang diintegrasikan dengan e-SO dan e-PPIC.
Efisiensi waktu sub proses administrasi pesanan semula waktu yang dibutuhkan ialah 3 (tiga) hari kerja setelah redesain menjadi 1 (satu) hari kerja dengan persentase improvement ialah 67%. Sub proses pengadaan bahan baku semula 8 (delapan) hari kerja setelah redesain waktu proses menjadi 5 (lima) hari kerja dengan persentase improvement sebesar 38%. Untuk sub proses
warehousing to invoicing semula 4 (empat) hari kerja setelah redesain menjadi 2
(dua) hari kerja dengan persentase improvement sebesar 50%.
Tabel 5.12. Efektifitas Waktu Proses Pemenuhan Pesanan
Sub Proses Pemenuhan Pesanan Sebelum Redesain (hari) Sesudah Redesain (hari) Improve (%) Administrasi Pesanan 3 1 67
Pengadaan Bahan Baku 8 5 38
Produksi 3 3 0
Warehousing to Invoicing 4 2 50
Total OFF Cycle Time (hari) 18 11 39
Sumber: data telah diolah (2017)
Pada Tabel 5.12. dapat dilihat waktu proses pemenuhan pesanan dari semula 18 (delapan belas) hari kerja sebelum dilakukan redesain proses kemudian berdasarkan usulan hasil redesain proses bisnis menjadi 11 (sebelas) hari kerja. Kinerja waktu proses pemenuhan pesanan secara keseluruhan meningkat sebesar 39% melalui proses penyederhanaan proses (process streamlining) dan otomatisasi proses (process automation). Efektifitas proses bisnis pemenuhan pesanan dapat berjalan efektif jika didukung oleh pemilihan dan pengimplementasian software IT/ERP yang tepat dalam rangka mendukung integrasi antar bagian yang terkait dalam proses pemenuhan pesanan.
