SYSTEMS OF INFORMATION TECHNOLOGY
“
Penerapan Sistem Enterprise Resource Planning
pada PT PLN (Persero)”
Pengajar:
Syaiful Ali, MIS., Ph.D.
Annisa Septie Permatasari
12/343650/PEK/18066
REGULER 33 JAKARTA
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
JAKARTA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada saat ini, peranan informasi teknologi dalam perusahaan tidak dapat dipungkiri lagi telah menjadi salah satu elemen penting dalam mendukung proses bisnis. Setiap perusahaan dituntut untuk selalu memperhatikan teknologi yang dimiliki perusahaan secara keseluruhan agar dapat terus mengikuti perubahan dari perkembangan teknologi yang sangat membantu sistem kerja.
Kebutuhan untuk melakukan pertukaran informasi secara cepat, tepat, dan akurat telah membuat banyak perusahaan mencoba menerapkan suatu sistem yang dapat menyediakan informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Efisiensi dan efektifitas merupakan alasana dasar untuk melakukan perbaikan dari sistem yang lama ke bentuk sistem yang lebih baik lagi.
Dalam rangka mensejajarkan diri dengan perusahaan-perusahaan penyedia listrik tingkat dunia, PT PLN dituntut untuk mengimplementasikan Enterprise Resource Planning (ERP). ERP merupakan sistem yang mengintegrasikan seluruh elemen-elemen pada perusahaan termasuk unit-unit bisnis yang diakomodasikan oleh tekonologi informasi. Penerapan ERP ini akan mengintegrasikan seluruh kantor PLN baik pusat maupun daerah secara on-line, dan seluruh kantor PLN tersebut akan terstandarisasi. Dengan penerapan ERP di lingkungan perusahaan, maka setiap pegawai diharuskan beradaptasi dengan perubahan sistem yang terjadi.
Berdasarkan fenomena tersebut, maka penulisan ini akan membahas penggunaan sistem ERP guna mendukung proses integrasi setiap unit bisnis pada PT PLN (Persero) Indonesia.
1.2 Profil Perusahaan
1. Menjalankan usaha penyediaan tenaga listrik yang meliputi kegiatan pembangkitan, penyaluran, distribusi tenaga listrik, perencanaan, dan pembangunan sarana penyediaan tenaga listrik.
2. Menjalankan usaha penunjang dalam penyediaan tenaga listrik yang meliputi kegiatan konsultasi, pembangunan, pemasangan, pemeliharaan peralatan ketenagalistrikan, pengembangan teknologi peralatan yang menunjang penyediaan tenaga listrik,
3. Menjalankan kegiatan pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya alam dan sumber energi lainnya untuk kepentingan penyediaan tenaga listrik, melakukan pemberian jasa operasi dan pengaturan (dispatcher) pada pembangkitan, penyaluran, distribusi, dan retail tenga listrik, menjalankan kegiatan perindustrian perangkat keras dan perangkat lunak ketenagalistrikan dan peralatan lain yang terkait dengan tenaga listrik, melakukan kerja sama dengan badan atau pihak penyelenggara bidang ketenagalistrikan baik dalam negeri maupun luar negeri di bidang pembangunan, operasional, telekomunikasi, dan informasi.
Visi dari PT PLN (Persero) yaitu “Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang bertumbuh kembang, unggul, dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani”. Dimana misi dari PLN yaitu:
1. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham.
2. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat. 3. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
4. Menjalankan kegiatan usaha yang bewawasan lingkungan.
LANDASAN TEORI
Proses bisnis dalam perusahaan harus berjalan dengan efektif agar menunjang kebutuhan perusahaan akan persaingan yang semakin ketat. Implementasi IT dapat mendukung hal tersebut akan tetapi IT juga dapat menambah beban perusahaan penggunaan tidak tepat. Salah satu sistem IT yang dapat diandalkan dan wajib dimiliki perusahaan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi adalah dengan menerapkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP).
ERP adalah sistem informasi yang diperuntukan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi, dan distribusi di perusahaan. Sistem ERP biasa digunakan perusahaan untuk menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaam (inventory), pergudangan, invoice, dan akutansi perusahaan. ERP sering disebut sebagai back office system yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sisten ini. Berbeda dengan front office system yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem e-commerce, customer relationship management (CRM), e-government, dan lainnya.
Gambar 1. Aplikasi Bisnis ERP
mengimplementasikan ketiganya secara langsung. Meskipun begitu, ketiga item ini berhubungan langsung dengan satu database yang terpusat. Sebagai contoh, ketika divisi penjualan menerima pesanan dari konsumen maka bagian pergudangan akan langsung mengetahui dan menyiapkan pesanan tersebut. Setelah itu divisi akutansi dapat melihat apakah barang pesanan sudah atau belum terkirim untuk mempersiapkan tagihan kepada konsumen. Sistem seperti ini tentu akan menghemat banyak sumber daya perusahaan seperti waktu, biaya, dan tenaga kerja. Seluruh pihak dalam sistem dapat mengakses data yang serupa dan akan memperoleh informasi yang terintegrasi dari seluruh divisi perusahaan.
` Efisiensi biaya, waktu, dan tenaga dalam penerapan teknologi informasi melalui pelakasanaan sistem manajemen ERP dapat ditunjukan melalui:
1. Single entry – pengguna ERP hanya cukup satu kali memasukan data untuk mendapatkan beberapa laporan.
2. Melalui ERP status barang pesanan dapat dipantau setiap saat. 3. Database pemasaran dapat diakses dan diperbaharui setiap saat.
4. Paperless – dengan menggunakan teknologi komputer, pengguna tidak lagi memerkikan banyak laporan hard copy. Pengguna hanya cukup menyimpan data soft copy dan mencetak data yang dibutuhkan saja.
5. Akses data lebih mudah dan cepat, sebab seluruh data telah didokumentasi dan dikoordinasi dengan baik oleh pusat data dalam sistem ERP.
6. Menekan lead time – penyebaran informasi dilakukan secara serempak dan bersamaan ke setiap divisi atau unit bisnis.
Berikut adalah beberapa faktor yang dapat menentukan keberhasilan maupun kegagalan sistem ERP dalam perusahaan:
a. Feature
Perangkat lunak yang digunakan dalam ERP dirancang agar dapat memberikan solusi untuk jenis industri apapun (horizontal solution). Namun setiap industri memiliki ciri khas yang membedakan tiap satu industri dengan industri lain. Hal ini yang menyebabkan munculnya fungsi-funsi atau features pada ERP yang spesifik pada industri tertentu (vertical integration).
Oleh sebab itu, features yang dibutuhkan dalam perusahaan harus sesuai dengan ERP yang akan dibentuk. Sebab kesalahan dalam pemilihan features akan sangat menghambat operasi bisnis yang tentunya menjadi kerugian bagi perusahaan atas investasi IT pada sistem ERP terebut.
b. Teknologi
Dalam mengembangkan sistem ERP dalam perusahaan salah satu yang harus diperhatikan adalah teknologi yang digunakan perusahaan apakah mendukung sistem ERP dengan fitur yang dibutuhkan perusahaan. pemilihan ERP didorong atas pengguna yang hanya berfokus pada fitur sehingga faktor teknologi terkadang terabaikan. Apabila hal tersebut terjadi, maka perusahaan akan terhambat dalam penggunaan kedepannya.
c. Sumber Daya Manusia
Penerapan sistem ERP akan tercapai sesuai dengan yang diinginkan perusahaan jika sumber daya manusia atau pengguna dalam perusahaan tersebut tidak mampu menyeseuaikan dengan sistem. Oleh sebab itu, pemilihan vendor untuk membangun sistem ERP harus dilakukan dengan seleksi yang ketat. Selain itu perusahaan harus memiliki sumber daya manusia internal yang mampu melakukan pengawasan dan kontrol terhadap penggunaan ERP agar selaras dengan tujuan perusahaan.
d. Infrastruktur
Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan sistem ERP. Pertimbangan seperti apakah tersedia helpdesk, tata cara (standard operating procedure) dalam penerapan, langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan ketika menginginkan adanya customization, langkah-langkah agar sistem dapat berjalan sesuai yang diinginkan. Beberapa pertimbangan tersebut yang harus dipikirkan perusahaan maupun vendor yang akan membangun sistem ERP.
Hal-hal yang perlu diperhatikan yang dapat menyebabkan kegagalan sistem ERP yaitu:
1. Waktu dan biaya pembangunan sistem tidak sesuai dengan yang dianggarkan. 2. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik.
3. Strategi operasi tidak sejalan dengan desain proses bisnis dan pengembangannya.
4. Pengguna sistem tidak diberikan training mengenai ilmu untuk beradaptasi dan mengoperasikan sistem yang baru.
5. Lemahnya komitmen top management sehingga pengawasan dan kontrol terhadap sistem menjadi rendah dan hanya diserahkan kepada pengguna yang biasanya adalah karyawan level bawah dan menengah.
6. Kurangnya analisa strategi bisnis perusahaan sehingga tidak terjadi kecocokan terhadap sistem.
Beberapa item yang dapat dijadikan pedoman dalam implementasi ERP dalam perusahaan adalah sebagai berikut:
1. ERP adalah bagian dari infrastuktur perusahaan dan sangat penting bagi kelangsungan proses bisnis perusahaan. Setiap proses bisnis dan individu yang memiliki pengaruh terhadap sistem ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP agar selaras dengan tujuan perusahaan.
2. ERP pada perusahaan menjadi fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas. Di mana tujuan dari implementasi ERP pada perusahaan adalah untuk meningkatkan daya saing. 3. Perusahaan pada umumnya memilih vendor untuk mengembangkan sistem ERP,oleh
sebab itu penting bagi perusahaan untuk mempelajari pengalaman atas kesuksesan maupun kegagalan yang telah dilakukan vendor atas sistem yang telah dibentuk.
BAB III
IMPLEMENTASI ERP PADA PT PLN (Persero)
ERP, maka karyawan sebagai pengguna sistem ini harus melakukan pembelajaran dan adaptasi dengan sistem tersebut.
Strategi bisnis PLN dalam penerapan ERP tekah direncanakan dengan sangat matang seperti yang dikemukakan oleh Direktur Strategi Teknolodu Informasi PT PLN (Persero) Zulkifli, “penerapan ERP dan rencana kerja PLN sejalan dan telah tertuang dalan sinkronisasi IT master plan dan strategi bisnis PLN”. Menurutnya ERP merupakan ssatu kesatuan dengan strategi utama PLN dalam membenahi operasional perusahaan secara keseluruhan. Penerapan ERP saat ini masih bersifat pilot project dan baru dilaksanakan di empat unit yaitu: Kantor Pusat PLN di Jakarta, Kantor Distribusi Bali, Kantor Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang, dan P3B Jawa Bali.
“Go-Live” ERP tahap I di PLB dilakukan pada tanggal 29 Desember 2005 terutama diterapkan modul-modul untuk menunjang bisnis proses di bagian Sumber Daya Manusia (SDM) seperti manajemen organisasi, administrasi kepegawaian, penggajian, dan waktu kerja karyawan. Menurut Project Manager tim imbangan ERP PLN Benni Hermawan, pengembangan selanjutnya adalah integrasi antar sistem dengan ERP seperti pelayanan pelanggan CIS penerapan ERP akan mendahulukan kantor yang telah menerapkan sistempelayanan pelanggan terlebih dahulu, karena PLN sangat fokus atas pelayanan pelanggan. Integrasi antar sistem iniakan dilakukan lebih dulu di Jawa Barat, Jawa tengah, dan Jawa Timur, karena di daerah-daerah tersebut dianggap paling siap akan penerapan integrasi antar sistem tersebut. Dalam mengembangkan sistem ERP, PLN memilih vendor yang sudah dikenal sebagai perusahaan konsultan IT papan atas dunia yaitu PT Accenture Indonesia.
Hambatan yang dirasakan dalam penerapan ERP ini adalah “people” atau pengguna dari sistem tersebut. Meskipun perancangan dan penerapan ERP telah dilakukan sempurna mungkin, namun hal tersebut akan sulit selaras dengan tujuan penerapan apabila tidak didukung oleh kinerja karyawan sebagai pengguna. Dibutuhkan kemauan yan gtinggi bagi seluruh karyawan untuk beradaptasi dengan perubahan sistem yang selama ini berjalan. Sebab kendala terbesar dalam penerapan ERP adalah merubah pola pikir yang selama ini terbentuk dari seluruh karyawan untuk menerima perubahan.
dan kantor cabang yang tersentralisasi serta membangun sistem jaringan yang handal untuk mendukung penerapan sistem tersebut.
Pada tahun 2005 PLN membangun aplikasi ERP yang diterapkan di tiga proses bisnis, yaitu:
1. Aplikasi Keuangan/Akuntansi 2. Aplikasi Logistik/Material 3. Aplikasi Sumber Daya Manusia.
Tim Imbangan Pilot ERP (Key User ERP)
PLN membentuk tim imbangan pilot ERP (key user) yang terdiri dari orang-orang yang ahli di bidangnya terutama pada bisnis proses di PLN dan kultur budaya kerja. Mereka dituntut untuk berkerja keras dlaam melakukan perubahan serta menyediakan waktu untuk melaksanakan proyek tersebut di luar waktu sebagai karyawan. Tim imbangan bertanggung jawab langsung kepada Direksi PLN yaitu Direksi Keuangan, Direksi Niaga, dan playanan pelanggan. Tugas utama dari timimbangan ini adalah pelaksanaan penerapan ERP di PLN pusat beserta uji coba pilot project di tiga kantor PLN yang telah disebutkan dan mempersiapkan kebutuhan akan pengembangan lanjutan yaitu integrasi antar sistem. Tim ini terdiri atas dua tim, yaitu:
1. Tim Sentral – beroperasi di kantor pusa, beranggotakan atas perwakilan dari PLN pusat dan unit pilot.
2. Tim Roll-Out – merupakan representasi dari tim sentran yang beranggotakan atas wakil-wakil dari unit PLN yang bekerja di lokasi masing-masing.
Go-Live System
Tiga tahap perencanaan “Go-Live” sistem di PLN terdiri atas:
1. Penerapan sebagian fungsi di bagian unit bisnis SDM seperti penggajian, administrasi, manajemen organisasi, dan manajemen waktu di kantor pusat PLN. PLN distribusi Jakarta & Tangerang, Bali, dan P3B Jawa-Bali.
2. Menerapkan fungsi logistik dan keuangan di PLN pusat dan PLN distribusi Bali.
3. Menerapkan fungsi logistik, keuangan, dan SDM di PLN Jakarta & Tangerang dan P3B Jawa-Bali.
Perubahan Utama Pada Penerapan ERP di PLN
Gambar 2. Aplikasi ERP pada PT PLN (Persero)
Sumber: Accenture 2006
Gambar 3. Akses ke Aplikasi ERP
Sumber: Accenture 2006
Dalam menjalankan aplikasi ERP, karyawan sebagai user diharuskan untuk selalu mengakses menggunakan portal ERP. Akses langsung melalui SAP log on dapat digunakan apabila akses ke portal ERP mengalami masalah. Akses portal ERP dalam PLN dibutuhkan jaringan Internet Explorer sebagai web browser dengan alamat (URL) yang digunakan untuk mengakses portal ERP yaitu http://errappp1.pusat.corpn.pln.co.id:50000/irj.
Gambar 4. Log-In ke Portal ERP
Sumber: Accenture 2006
Ketika karyawan ingin mengakses data, maka karyawan harus log in pada portal ERP dan menginput data berupa User ID dengan format NamaDomain\NamaUser serta password domain kemudian klik tombol log on untuk masuk ke dalam halaman selanjutnya. Beberapa hal yang harus diperhatikan pengguna dalam mengakses aplikasi ERP yaitu:
1. Akses umum (termasuk akses untuk ESS) a. Mempunyai ID di PLN domain
b. Komputer sudah tersambung dengan domain PLN (joint domain) c. Aplikasi internet explorer sudah tersedia dalam PC
2. Akses khusus untuk pengguna aplikasi ERP (back office) Aplikasi SAP GUI sudah tersedia di PC
3. Akses khusus untuk pengguna aplikasi SEM/BW a. Aplikasi SAPBEx sudah tersedia di PC
Gambar 5. Menjalankan Aplikasi ERP Melalui Portal ERP
Sumber: Accenture 2006
Ketika karyawan berhasil mengakses log in maka tampilan yang akan muncul seperti di atas. Karyawan diberikan enam pilihan akses data, yang terdiri atas:
1. ERP Keuangan/Akuntasnsi yang ditujukan bagi pegawai yang akan menjalankan transaksi yang berhubunfan dengan fungsi di bidang keuangan/akuntansi.
2. ERP Logistik/Material yang ditujukan bagi pegawai yang akan menjalankan transaksi yang berhubungan dengan fungsi di bidang logistik yng berhubungan dengan fungsi di bidang logistik/material.
3. ERP SDM ditujukan bagi karyawan yang akan menjalankan transaksi yang berhubungan dengan fungsi di bidang Sumber Daya Manusia.
4. Business Explorer Analyzer (Bex Analyzer) adalah aplikasi yang berguna untuk mengakses, menjalankan, menganalisa laporan-laoran manajemen keuangan (seperti neraca, laporan kas, rasio keuangan), SDM (statistik kepegawaian), dan manajemen material/logistik ( ITO/Inventory Turnover) yang ada di dalam SAP Business Warehouse (BW).
5. SAP BW Graphical User Interface (GUI) adalah aplikasi yang digunakan oleh para administrator dan tim support untuk mengakses fungsi-fungsi dalam SAP Business Warehouse (BW).
Gambar 6. Tampilan Ketika Memilih Option ERP SDM
Sumber: Accenture 2006
Gambar 7. Tampilan Ketika Memilih Option GUI
Gambar 8. Tampilan ketika Memilih ERP Training
Sumber: Accenture 2006
Gambar 9. Log-Off dari Portal ERP
Gambar 10. Log-Off dari Portal ERP
Sumber: Accenture 2006
PLN memilih SAP sebagai paket perangkat lunak ERP. Keputusan untuk menerapkan SAP adalah keputusan yang tidk mudah sebab penerapan SAP membutuhkan biaya yang tinggi. Kebutuhan biaya tidak hanya digunakan untuk pembelian aplikasi SAP, tetapi juga untuk pembelian hardware, databse, jaringan komunikasi data dan biaya konsultasi yang membantu proses penerapan sistem. Setelah sistem ERP diterapkan, manajemen perlumengetahui apakah penerapan sistem tersebut berhasil atau tidak. Pengukuran keberhasilan penerapan sistem informasi sangat diperlukan bagi manajemen untuk mengetahui apakah investasi yang telah dikeluarkan memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Pelaksanaan dan penerapan ERP serta pengembangan aplikasi ERP di PT PLN (Persero) terasa belum maksimal yang disebabkan beberapa kendala, antara lain:
1. Keterbatasan SDM yang dapat menyesuaikan dan beradaptasi pada pola kerja baru sebagai dampak penerapan ERP di PLN.
2. Belum ada partisipasi nyata serta kemauan kuat berupa perubahan pola pikir dan sikap dari pegawai PLN atas kebijakan lama ke arah yang lebih baik.
3. Cakupan wilayah kerja PLN yang begitu luas, sehingga penerapan ERP di PLN baru dapat dilaksanakan pada beberapa unit yang terfokus pada Pulau Jawa dan Bali.
BAB IV
KESIMPULAN & SARAN
Kesimpulan
1. Penerapan ERP pada PLN adalah sebuah pemenuhan tuntutan eksternal agar kinerja lebih baik.
2. Penerapan ERO sedikit banyak telah merubah proses bisnis PLN secara keseluruhan terutama di bidang SDM seperti manajemen organisasi, administrasi kepegawaian, penggajian, dan waktu kerja karyawan.
3. Keberhasilan sistem ERP pada PLN akan tercapai jika SDM dapat menyesuaikan dan beradaptasi pada pola kerja baru dan adanya peningkatan pelayanan kepada konsumen. 4. Guna mendukung keberhasilan penerapan dibentuk tim imbangan pilot ERP (key user)
yang terdiri dari orang-orang yang ahli di bidangnya terutama pada bisnis proses di PLN dan budaya kerja yang dituntun untuk bekerja keras untuk beradaptasi dan melakukan pelatihan. Key user dan end user terlibat langsung dengan sistem ERP. End user adalah individu yang menggunakan program ERP sesuai arahan dari key user. Sikap key user dan end user sebagai karyawan dalam sistem dipengaruhi oleh kondisi budaya perusahaan dalam mencapai keberhasilan penerapan ERP.
Saran
Brown, C.V., Daniel W. Dehayes, Jeffrey A. Hoffer, Martin, E. Wainright., and William C. Perkins. 2012. “Managing Information Technology”, 7th ed., Premtice Hall, Englewood Cliffs, New
Jersey.
http://batharawisnu.files.wordpress.com/2013/06/database_sap-erp_menjalankan_aplikasi_erp_melalui_portal_erp_opt.pdf
www.pln.co.id
