SISTEM INFORMASI PENERBITAN SURAT OJT (ON THE JOB TRAINING) MAHASISWA BERBASIS ONLINE

(1)

283

SISTEM INFORMASI PENERBITAN SURAT OJT (ON THE JOB

TRAINING) MAHASISWA BERBASIS ONLINE

Yesy Afrillia1_{, Khairuni}2

1 2_{Prodi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Malikussaleh} Kampus Unimal Bukit Indah, Jalan Batam No 6 Blang Pulo Lhokseumawe, Aceh e-mail : [email protected] 1 , [email protected] 2

ABSTRACT

Along with the times, the need for information technology is very much needed in various work sectors in order to facilitate work and obtain information and data that is relevant, accurate and efficient. At the Malikussaleh University Communication Studies Program, the process of issuing student ojt (on the job training) letters is still carried out by typing letters in the word so that the authors build an online-based on-the-job training information system. This OJT (On the Job Training) Issuance Information System in the Communication Science Study Program makes it easy for students to get letters quickly and use the mySQL database so that the management of the OJT (On the Job Training) Letter Issuance Information System database becomes faster and more efficient. This application can reduce the problem of students who have to wait for the issuance of the OJT letter and the duplication of student data given to the OJT coordinator. The design of this system is designed using structured diagrams, namely Context Diagrams, data flow diagrams or called Data Flow Diagrams (DFD), Entity Relationship Diagrams (ERD) and database design or called file design using MySQL. By making and designing this information system it is able to reduce problems that occur in data collection of OJT letters and can help workers.

Keywords: Communication, Information Systems, Issuance of OJT Letter ABSTRAK

Seiring dengan perkembangan zaman, kebutuhan akan teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam berbagai sektor kerja guna mempermudah kerja dan memperoleh informasi serta data yang relevan, akurat dan efisien. Pada Pada Program Studi Ilmu Komunikasi Universitas Malikussaleh Proses pengeluaran surat ojt (on the job training) mahasiswa masih dilakukan dengan cara mengetik surat di word sehingga penulis membangun sistem informasi penerbitan surat OJT (On the Job Training) berbasis online. Sistem Informasi Penerbitan Surat OJT (On the Job Training) pada Program Studi Ilmu Komunikasi ini memudahkan mahasiswa untuk mendapatkan surat secara cepat dan menggunakan database mySQL sehingga pengelolaan database Sistem Informasi Penerbitan Surat OJT (On the Job Training) menjadi lebih cepat dan efisien. Aplikasi ini dapat mengurangi masalah mahasiswa yang harus menunggu pengeluaran surat ojt dan terjadinya penggandaan data mahasiswa yang diberikan kepada koordinator OJT. Perancangan sistem ini dirancang dengan menggunakan diagram terstruktur yaitu dengan Diagram Konteks, diagram arus data atau disebut dengan Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD) dan perancangan database atau disebut desain file menggunakan MySQL. Dengan pembuatan dan perancangan sistem informasi ini mampu mengurangi masalah yang terjadi dalam pendataan data surat OJT serta dapat membantu pekerja.

(2)

384

1. PENDAHULUAN

Kehadiran sistem informasi yang terus

berkembang pesat membawa

perkembangan baru terutama di dunia bisnis dan perdagangan. Sistem informasi pun digunakan sebagai perubahan sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi, sehingga sistem manual sudah banyak

ditinggalkan, mengingat sistem

komputerisasi memiliki keuntungan yang lebih baik. Sistem informasi ini banyak

dijadikan Sistem utama, sehingga

pengguna dapat dengan mudah melihat, mengedit, hingga memasukkan data. Ilmu Komunikasi merupakan salah satu Program Studi yang ada pada fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang ada di

Universitas Malikussaleh

(www.komunikasi.co.id) Semua

Pemrosesan data pada Ilmu Komunikasi sebagian besar sudah menggunakan sistem Informasi [1]. Permasalahan yang ditemukan pada jurusan Ilmu Komunikasi adalah dalam proses pengeluaran surat OJT mahasiswa masih dilakukan secara manual. Proses ini sangat tidak efektif,

karena proses pengeluaran harus

dilakukan secara manual dengan

mendatangi tempat administrasi

komunikasi. Untuk dapat mempermudah para mahasiswa dalam proses penerbitan surat OJT.

Sistem Informasi pengeluaran surat OJT ini dimaksudkan untuk membantu pengelolaan data OJT secara lebih efisien dan dalam pembuatan surat lebih cepat. Melalui sistem informasi ini, maka

mahasiswa akan mudah untuk

mendapatkan surat secara online. Di sisi lain, pihak pengelola atau administrator akan lebih mudah memonitoring dan staf administrasi tidak perlu lagi menyiapkan surat untuk ojt mahasiswa.

Dengan demikian program studi ilmu

komunikasi memerlukan Sistem

Informasi Penerbitan Surat Ojt (On the

Job Training) Mahasiswa Berbasis

Online.

2. METODOLOGI PENELITIAN 2.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu

kumpulan dari komponen-komponen

dalam organisasi yang berhubungan

dengan proses penciptaan aliran

informasi. (Yakup, 2012) [3].

Istilah sistem informasi mengarah pada penggunaan teknologi komputer di dalam organisasi untuk menyajikan informasi

kepada pemakai. Sistem informasi

berbasis komputer adalah kumpulan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. (George H.Bodnar, William Hopwood, 2005 ) [5].

Jadi, sistem informasi adalah kumpulan dari prosedur kegiatan yang memproses data sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat agar dapat digunakan oleh setiap orang dalam mengambil suatu keputusan yang tepat.

1.2 Pengertian Data

Data didefinisikan sebagai bahan

keterangan tentang kejadian-kejadian

nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak menunjukkan jumlah, tindakan dan hal, data dapat berupa catatan catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. (Sutanta, 2004) [4]. Data dikumpulkan melalui

cara-cara tertentu kemudian diolah

sehingga menghasilkan suatu informasi yang jelas dan mudah dipahami.

2.2 Pengertian Surat

Surat adalah suatu suatu sarana

komunikasi yang digunakan untuk

menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan

lebih jelasnya, Surat adalah alat

komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan

kertas, penggunaan model/bentuk,

(3)

385

bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan. (Sugiarto, 2005:2) [2]. Adapun metodologi penelitian yang

penulis lakukan adalah Studi

Kepustakaan. Studi Kepustakaan yang penulis ambil meliputi buku-buku dan

literatur-literatur yang berhubungan

langsung dengan sistem pendukung keputusan. Media lain berupa internet

yang berhubungan dengan sistem

informasi.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Flowchart Sistem Baru

Pada sistem baru ini akan dirancang Aplikasi Sistem informasi pengeluaran surat OJT (On the Job Training) mahasiswa. Dengan adanya aplikasi ini maka data mahasiswa yang sudah mencetak surat akan di simpan di database

MySQL. Tujuannya adalah untuk

memudahkan staf administrasi tanpa harus

melakukan pembuatan surat secara

manual. Selain itu data mahasiswa tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan terkelola dengan bagus. Pada sistem ini mahasiswa maupun staf administrasi akan lebih cepat dan efisien dalam mengakses data dan pembuatan surat.

Mulai

Koordinator OJT memberikan

username dan password kepada

mahasiswa

Meminta tanda tangan ketua prodi dan pengesahan surat OJT

Selesai Mahasiswa menginformasikan

kepada koordinator OJT untuk diinputkan ke data mahasiswa OJT

Mahasiswa melakukan

login ke sistem dan

mengisi data form surat OJT

Mahasiswa menekan tombol submit untuk mencetak surat OJT

atau mengimpan surat OJT Mahasiswa menekan tombol

submit untuk mencetak surat OJT atau mengimpan surat OJT

Gambar 1. Flowchart Sistem Penerbitan Surat OJT

3.2 Diagram Konteks

Diagram konteks ini menjelaskan

secara garis besar, tentang masukan, proses dan keluaran yang dihasilkan dari sistem yang akan dirancang. Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Berikut ini adalah diagram konteks yang menggambarkan sebuah proses dari Sistem Informasi Penerbitan Surat OJT Mahasiswa Ilmu Komunikasi:

0 Sistem informasi penerbitan surat OJT

(On The Job Training) Mahasiswa ilmu komunikasi Admin Mahasiswa Ketua Prodi Surat OJT Input data mahasiswa

Info data mahasiswa Pengisian form Data surat OJT

Data penerbitan surat OJT

Surat OJT dikembalikan Menyerahkan surat OJT untuk dittd dan pengesahan Surat OJT dikembalikan Meminta tanda Tangan ketua Prodi dan pengesahan Surat OJT

Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Penerbitan Surat OJT

Diagram konteks pada perancangan Sistem Informasi Pengeluaran Surat OJT Mahasiswa pada Program Studi Ilmu Komunikasi dijelaskan sebagai berikut:

1. Admin menginput data dan menerima informasi dari sistem, mahasiswa yang bisa mengakses ke sistem 2. Admin menerima data mahasiswa yang

telah melakukan pengajuan surat OJT (On the Job Training).

3. Mahasiswa mengisi form data dan mencetak surat OJT (On the Job Training) dan diserahkan kepada admin.

4. Admin meminta tanda tangan surat OJT kepada ketua Prodi.

5. Surat OJT dikembalikan kepada admin untuk diserahkan kepada mahasiswa. 3.3 DFD (Data Flow Diagram)

Data flow diagram merupakan diagram yang menggambarkan aliran data dalam sistem untuk membangun sistem secara

(4)

386

terstruktur. Bentuk DFD dari penerbitan surat OJT seperti gambar dibawah ini.

1.0 Login 6.0 Laporan 4.0 Form data surat OJT 3.0 Data penerbitan surat 5.0 Cetak surat 2.0 Data mahasiswa Data admin Data mahasiswa Data surat OJT Admin Mahasiswa

registrasi Data admin

Info data mahasiswa Info data mahasiswa Info data admin Vertifikasi berhasil login

Input username Dan password Vertifikasi berhasil login Data mahassiswa Data mahasiswa Input data mahasiswa

Info data mahasiswa

Mengisi form Data surat OJT

Info data surat Info data penerbitan surat OJT

Surat OJT Info surat OJT

Username password Memberikan informasi Info laporan

Info data surat Info data mahasiswa

Gambar 3. DFD Sistem Penerbitan Surat OJT

Terdapat 6 proses inti pada DFD yaitu: 1. Login

Pada gambar dfd proses login di atas terdapat login admin dan mahasiswa, pada saat admin melakukan login, data yang akan di cek yang terdapat pada tabel admin sedangkan mahasiswa data yang akan di cek merupakan data yang terdapat dalam tablé mahasiswa sesuai dengan data yang admin inputkan.

2.Pendataan mahasiswa

Proses ini merupakan proses pengelolaan data mahasiswa yang bisa mengakses ke system tersebut. Seluruh data-data yang telah dimasukkan ke dalam sistem informasi tersebut akan tersimpan ke dalam tabel data mahasiswa.

3.Pendataan penerbitan surat

Proses ini merupakan proses data mahasiswa yang sudah mencetak surat ojt. Seluruh data-data mahasiswa yang telah mencetak surat dimasukkan ke dalam sistem informasi tersebut akan tersimpan ke dalam tabel surat OJT yang hanya dapat dilihat oleh admin.

4.Form Data Surat OJT

Proses ini merupakan proses mahasiswa mengisi Form data surat OJT pada sistem. Seluruh data-data yang telah dimasukkan ke dalam sistem berdasarkan penginputan

yang dilakukan mahasiswa secara

onlineSeluruh data-data tersebut

dimasukkan ke dalam sistem informasi yang akan tersimpan ke dalam tabel data surat OJT.

5.Cetak Surat

Proses ini merupakan proses pembuatan Surat yang dilakukan oleh sistem setelah mahasiswa mengisi form data surat OJT pada Prodi Ilmu Komunikasi. Surat yang

dicetak berdasarkan pengisian data

mahasiswa pada form surat ojt. 6.Laporan

Proses ini merupakan proses admin mencetak Laporan data mahasiswa yang telah mencetak surat ojt pada program studi ilmu komunikasi.

3.4 ERD (Entity Relationship Diagram) Dibawah ini merupakan bentuk dari ERD

(Entity Relationship Diagram) sistem

penerbitan surat ojt mahasiswa

Admin Surat OJT mahasiswa Memberikan hak akses mendapatkan Mengisi form 1 M 1 1 1 nama No_srt konsentrasi Waktu_pelaksanaan Tempat_ojt No_telephon alamat nim id Id_admin usernname usernama

password level Nim

Nama

password level

1

Gambar 4. ERD (Entity Relationship Diagram)

(5)

387

a) Hubungan antara admin dengan mahasiswa adalah One to many yaitu admin bisa memberikan hak akses kepada banyak mahasiswa yang akan melaksanakan ojt.

b) Hubungan mahasiswa dengan

form adalah One to one yaitu satu mahasiswa bisa mengisi satu form untuk data penerbitan surat OJT. c) Hubungan mahasiswa dengan

surat ojt adalah One to one yaitu satu mahasiswa mendapatkan satu surat ojt untuk diajukan kepada instansi tempat ojt.

3.5 Relasi Antar Tabel

Gambar 5. relasi antar tabel 1. Hasil dan Pembahasan

Pembangunan sistem pada tulisan ini dibuat dengan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan database MySQL. Sistem yang sudah dirancang selanjutnya akan diimplementasikan. Berisikan hasil atau tampilan dari menu, halaman masukan (Input sistem) dan laporan (Output sistem).

3.6 Pembahasan 1. Form Login

Halaman login. sistem ini ditujukan untuk admin dan mahasiswa dengan menginputkan username dan password yang terdapat pada tabel database. Dan memiliki hak akses yang berbeda antara mahasiswa dan admin.

Gambar 6. form login

2. Halaman Beranda

Beranda (halaman utama) adalah halaman pertama yang dibuka ketika admin berhasil login atau masuk ke dalam sistem pada halaman utama.

Gambar 7. halaman beranda

(6)

388

Halaman ini merupakan halaman untuk menampilkan data mahasiswa yang sudah memiliki username dan password untuk mengakses ke sistem penerbitan surat ojt mahasiswa yang diberikan oleh admin atau koordinator ojt.

Gambar 8. Halaman tampilan data mahasiswa

4. Tampilan Data Penerbitan Surat

Halaman ini merupakan halaman untuk menampilkan data penerbitan surat ojt mahasiswa yang sudah mencetak surat dan admin atau koordinator bisa mencetak laporan nama-nama mahasiswa yang sudah mencetak surat.

Gambar 9. Tampilan data penerbitan surat

5. Halaman Input

Adapun bentuk desain input adalah sebagai berikut:

1. Halaman Input Data Mahasiswa

Pada halaman ini admin atau

koordinator memberikan hak akses

kepada mahasiswa dengan cara

menginputkan data nama, username, password dan level.

Gambar 10. Halaman input data mahasiswa

(7)

389

2.Halaman Input Data Penerbitan Surat Pada halaman ini mahasiswa mengisi data nama, nim, konsentrasi, telepon,

alamat, nama instansi dan waktu

pelaksanaan sesuai dengan data diri masing-masing mahasiswa.

Gambar 11. Halaman input data penerbitan surat

6. Halaman Edit

1.Halaman Edit Data Mahasiswa

Pada halaman ini admin atau

koordinator bisa mengedit data mahasiswa yang sudah ada pada tabel data mahasiswa dengan cara menekan menu edit pada baris yang akan dilakukan pengeditan.

Gambar 11. Halaman edit data mahasiswa

7. Halaman Output

Adapun bentuk desain output adalah sebagai berikut:

1.Cetak Surat

Pada halaman ini mahasiswa mencetak surat ojt yang akan dibawa untuk di tanda tangan dan pengesahan surat oleh ketua program studi Ilmu Komunikasi.

(8)

390

2.Laporan Data Penerbitan Surat

Pada halaman ini admin mencetak data penerbitan surat ojt mahasiswa untuk di simpan sebagai data mahasiswa yang telah melaksanakan ojt pada program studi ilmu komunikasi.

Gambar 4.19 Cetak Laporan Data Penerbitan Surat OJT Mahasiswa

4. KESIMPULAN

Dari hasil pembahasan diatas penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut: 1.Sistem Informasi Penerbitan Surat OJT (On the Job Training) pada Program Studi Ilmu Komunikasi ini telah berbasis online sehingga memudahkan mahasiswa untuk mendapatkan surat secara cepat dan menggunakan database mySQL sehingga pengelolaan database Sistem Informasi Penerbitan Surat OJT (On The Job Training) menjadi lebih cepat dan efisien. 2.Dengan memanfaatkan aplikasi ini dapat mengurangi masalah mahasiswa yang harus menunggu pengeluaran surat ojt dan terjadinya penggandaan data

mahasiswa yang diberikan kepada

koordinator OJT.Bagian ini adalah

menerangkan opini, pendapat penulis

berdasarkan hasil dan pembahasan

penelitian yang dilakukan. Kesimpulan menjawab hipotesis, maksud, dan tujuan

penelitian. Selain itu, kesimpulan

menyajikan pernyataan singkat tentang pentingnya temuan yang diperoleh dan implikasinya di masa depan.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Komunikasi.Unimal.ac.id (2020, 06

Agustus) web komunikasi unimal. Diakses pada tanggal 06 agustus 2020,

dari http://komunikasi.unimal.ac.id/

[2] Kumpulan pengertian .com (2020, 08