Prosiding Seminar Nasional Sains dan Teknologi III
ISBN 2407-4845Putra P. Luhur Wibowo Coordinator Shutdown/PM-PDM/Project
PT Badak NGL Email: [email protected]
OPTIMALISASI INVENTARIS
MATERIAL SPARE PART
DI BADAK LNG : STUDI KASUS
ROTATING EQUIPMENT
Badak LNG pernah mengoperasikan 8 LNG process train untuk memproduksi LNG dengan kapastitas maksimal 22.5 MTPA. Berdasarkan kondisi saat ini dan perkiraan feed gas yang akan datang, Badak LNG hanya akan mengoperasikan 4 process train. Sementara itu ada 69% material spare part peralatan static, rotating, instrument, electrical dan lainnya yang tersimpan di dalam inventaris warehouse senilai US$ 37.545 juta dikategorikan sebagai material Potential Dead Stock (PDS). Pada Tahun 2017, hanya 4 process train yang beroperasi dan satu process train dalam posisi idle, oleh karena itu nilai inventaris material juga membutuhkan penyesuaian dengan baik. Untuk antisipasi kondisi ini, optimalisasi inventaris material di warehouse adalah dengan menurunkan nilai inventaris material dengan metode evaluasi Material Criticality Rating (MCR) pada material yang mempunyai PDS yang tinggi.
Penyebab terjadinya PDS akan dibahas dengan metode fishbone analysis. PDS yang teridentifikasi akan dievaluasi dengan metode MCR untuk menentukan ratingnya. Dari evaluasi diperoleh data PDS tertinggi adalah pada spare part rotating equipment, sebesar 66.1%. Faktor yang mempengaruhi tingginya PDS ini anatara lain: pengurangan beroperasinya proses train, modifikasi, periode overhaul dan mode kegagalan Data PDS ini kemudian dipilah sesuai dengan rating MCR-nya dari 1 sampai 4. Target optimalisasi adalah spare part dengan MCR rating 4, yang dari evaluasi diperoleh senilai US$ 0,799 juta. Selanjutnya, spare part ini diseleksi sesuai algoritma yang dibuat untuk proses write off. Algoritma ini nantinya akan dijadikan referensi untuk material-material craft yang lain.
Keywords: Material, Process Train, Potential Dead Stock,
Inventaris, Spare Part, Rotating Equipment.
1. PENDAHULUAN
PT Badak NGL merupakan sebuah perusahaan yang memproduksi Liquefied Natural Gas (LNG) yang berlokasi di Bontang, Kalimantan Timur. Didirikan pada 26 November 1974 oleh Pertamina, Huffco Inc. dan JILCO (Japan Indonesia NGL Company) dengan komposisi kepemilikan saham Pertamina sebesar 55%, Huffco Inc. sebesar 30%, dan JILCO sebesar 15%. Dalam perjanjian kerjasama disebutkan bahwa PT Badak NGL tidak memperoleh keuntungan dari usaha ini. PT Badak NGL hanya menjadi salah satu jaringan di tengah rantai bisnis LNG yang merupakan operating organization yang bersifat non profit.
Perusahaan yang bergerak dalam bidang pengolahan LNG, teknologi yang canggih, peralatan yang lengkap, operator & teknisi yang handal belum tentu menjadi jaminan keberhasilan, akan tetapi sangat ter-gantung kepada ketepatan kualitas, waktu dan spesifikasi material maupun suku cadang yang digunakan da-lam operasi perusahaan.
Warehouse & Supply Chain Section adalah salah satu bagian di bawah Departemen Maintenance di Badak LNG yang diberi tugas dan tanggung jawab untuk menyediakan material yang dibutuhkan untuk men-dukung operasional kilang. Kualitas, ketepatan waktu, ketepatan spesifikasi material yang digunakan untuk operasional kilang sangat ditentukan oleh kinerja bagian Warehouse & Supply Chain Section. Untuk
menja-min kualitas material yang disediakan, pekerja pada bagian Warehouse & Supply Chain Section dituntut un-tuk mempunyai knowledge, skill, dan attitude yang tinggi serta ditunjang dengan sarana penyelenggaraan pergudangan yang memadai.
Untuk itu, dilakukan observasi pada section tersebut terkait berbagai permasalahan yang ada pada section tersebut. WHSC section bertanggung jawab memelihara sejumlah material dan part yang digunakan untuk operasional kilang. Selain itu, WHSC juga bertugas untuk menyediakan dan menjaga material, chemi-cal, spare part, dan part pendukung lainnya yang digunakan untuk Maintenance, Repair, dan Operation (MRO) atau untuk tujuan project tertentu. Dalam memenuhi setiap permintaan user, PT Badak NGL mem-iliki target pemenuhannya sendiri yaitu 96% untuk mencegah terhentinya produksi.
Di dalam struktur organisasi Warehouse & Supply Chain Section terdapat beberapa Material Engineer yang mempunyai beberapa tugas dan tanggung jawab untuk me-review, menindak lanjuti ASL bersama pihak pengusul/User, melakukan review dan analisis dengan menggunakan formula Material Criticality Rating (MCR), sebagai dasar untuk merencanakan, menetapkan daftar material yang akan dijadikan sebagai material stock.
PT Badak NGL atau biasa disebut Badak LNG pernah mengoperasikan 8 LNG process train untuk memproduksi LNG dengan kapastitas maksimal 22.5 MTPA. Berdasarkan kondisi saat ini dan perkiraan feed gas yang akan datang, Badak LNG hanya akan mengoperasikan 4 process train. Sementara itu terkait dengan material yang ada di warehouse ada 69% material spare part peralatan static, rotating, instrument, electrical dan lainnya yang tersimpan di dalam inventaris warehouse senilai US$ 37.545 juta dikategorikan sebagai material Potential Dead Stock (PDS). Pada Tahun 2017, hanya 4 process train yang beroperasi dan satu process train dalam posisi idle, oleh karena itu nilai inventaris material juga membutuhkan penyesuaian dengan baik. Mengantisipasi kondisi ini, persediaan material yang optimal di gudang adalah suatu keharusan untuk mengurangi nilai persediaan material.
Seiring dengan harga LNG global saat ini yang telah menurun sejak 2015, upaya untuk optimalisasi nilai persediaan material akan sejalan dengan kebijakan manajemen Badak LNG dalam menerapkan program efektivitas biaya. Makalah ini akan mengeksplorasi upaya dari Badak LNG dalam mengoptimalkan nilai persediaan material.
1.1 Tujuan.
Tujuan utama dalam makalah ini adalah untuk mengevaluasi nilai inventaris di warehouse dan memberikan solusi pada nilai material yang tinggi dengan cara:
1. Penurunan material inventaris PDS 2. Optimalisasi penggunaan material 3. Membuat rencana inventaris material.
1.2 Ruang Lingkup.
Ruang lingkup penelitian ini adalah mengoptimalkan persediaan material di gudang utama. Selain gudang utama, sebenarnya ada gudang shutdown & proyek dan juga gudang surplus. Namun, hanya gudang utama yang dibahas dalam tulisan ini. Beberapa batasan lain dalam penelitian ini adalah:
1. Daftar material yang dikategorikan sebagai material asuransi diambil dari basis data Oracle. Beberapa upaya masih diperlukan dari teknik untuk memperbarui daftar.
2. Makalah ini akan berfokus terutama pada material Machineery & Heavy Equipment (MHE) yang dikategorikan sebagai material PDS yang bernilai lebih dari US$ 10.000. Namun, algoritma yang dihasilkan dari penelitian ini akan digunakan nanti untuk material lainnya (General, Electric, Instru-ment, Mechanical, Chemical, dll)
3. Selain hal-hal di atas, beberapa upaya penting untuk membeli spare part secara efektif juga dicakup untuk memberikan referensi untuk pengendalian nilai persediaan di masa mendatang, seperti: mere-view Purchase Requitition (PR), program Non Original Equipment Manufacturer (OEM) dan Blanket Purchase Agreement (BPA).
4. Efektivitas biaya, makalah ini akan mengeksplorasi upaya dari Badak LNG dalam mengoptimalkan nilai persediaan material.
1.2 Metode Pengumpulan Data.
Data dikumpulkan dari basis data sistem Oracle yang dipergunakan di Badak LNG, serta hasil diskusi di antara anggota tim "material effectiveness".
2. METODE DAN MATERIAL
Sebelum menentukan uraian masalah, penting untuk memahami beberapa istilah dalam sistem gudang & rantai pasokan yang terkait dengan nilai inventaris material sebagai subjek utama dari makalah teknis ini.
2.1 Kategori Inventaris Material
Di bawah ini adalah kategori persediaan material di PT Badak NGL untuk menjelaskan nilai inventaris saat ini di gudang.
Gambar 1: Kategori material inventaris
2.2 Benchmark data nilai PDS
Untuk mengetahui apakah kami memiliki masalah dalam sistem inventaris kami, terutama dengan material PDS, beberapa data benchmark digunakan yang diperoleh dari Chevron dan Total Indonesie.
Mengacu pada data benchmark tentang PDS, PDS di Chevron dibatasi hingga 20% maksimum dengan inventaris US$ 3,2 M per bulan. Chevron memutuskan untuk menggunakan basis persediaan bulanan karena tingkat persediaannya harus disesuaikan dengan perkiraan pengiriman feed gas. Dengan mengambil data benchmark dari Total Indonesie, mereka membatasi nilai PDS hingga maksimum 10%. Inventaris material Chevron dan Total mengacu pada PTK 007 dari SKK Migas.
Memiliki data di atas, jelas bahwa kami memiliki masalah dengan material PDS karena nilai material PDS kami jauh lebih besar dibandingkan dengan Chevron dan Total Indonesie. Pembahasan dalam makalah teknis ini akan fokus pada gudang utama karena memiliki nilai PDS 69% yaitu sebesar US$ 37.545 juta. Berdasarkan nilai persediaan material seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1 di atas, PDS tertinggi adalah material PDS MHE yang memiliki nilai 66.1% dari US$ 37.545 juta. Material-material PDS MHE terdiri dari: Persediaan normal 73,7%, persediaan asuransi 26,1%, pembelian atas permintaan 0,2% dan usang 0%. Karena kategori inventaris normal adalah yang tertinggi di antara material PDS MHE, maka optimisasi inventaris material dalam makalah ini akan fokus pada kategori ini.
2.3 Definisi Inventaris Material
Ada banyak definisi yang dibuat oleh para ahli tentang inventaris. Menurut buku "Sistem Persediaan" yang ditulis oleh Prof. Dr. Ir. Senator Nur Bahagia (2006) inventaris didefinisikan sebagai "sumber daya menganggur (Sumber Daya menganggur) yang keberadaannya menunggu proses lebih lanjut". Proses lebih lanjut dalam kalimat dapat diartikan sebagai penggunaan material untuk pembuatan atau dalam konteks makalah teknis ini digunakan untuk melakukan pemeliharaan aset perusahaan.
Menurut buku dari Moden (1983), persediaan didefinisikan sebagai sumber daya menganggur yang dapat dipandang sebagai pemborosan dan ini akan menambah beban biaya untuk perusahaan terkait. Jika dilihat dari segi ekonomi, dalam kondisi ideal perusahaan seharusnya tidak memerlukan inventaris apa pun tetapi semua penggunaannya harus dipenuhi pada waktunya. Di sisi lain ketika kondisi ideal tidak dapat dipenuhi maka persediaan masih diperlukan pada tingkat tertentu tetapi dengan biaya terkecil. Oleh karena itu, tingkat persediaan harus dioptimalkan.
Stok mati, dengan demikian, dapat juga dikatakan sebagai persediaan yang terbuang. Secara umum, penyebab stok mati adalah sebagai berikut:
a. Persediaan surplus berlebih yang tidak digunakan. b. Material yang sudah kadaluwarsa.
c. Material yang dibeli tidak sesuai dengan standar. d. Kerusakan selama penyimpanan.
e. Dalam makalah ini akan fokus pada kategori ini.
2.4 Diagram Sebab dan Akibat (Analisis Fishbone)
Dalam makalah teknis ini, penulis menggunakan diagram Fishbone untuk mengidentifikasi berbagai penyebab potensial dari nilai material PDS yang tinggi dalam sistem inventaris kami. Masalah-masalah akan dipisah menjadi beberapa kategori terkait: manusia/tenaga kerja, material, mesin/peralatan, metode prosedur, pengukuran/inspeksi, lingkungan, kebijakan, dan sebagainya. Setiap kategori memiliki penyebab yang perlu dijelaskan melalui sesi braimstroming pendapat.
2.5 Kekritisan Material
Ada beberapa istilah dan kategorisasi material dan peralatan yang digunakan oleh PT Badak NGL dian-taranya sebagai berikut:
a. Critical Equipment Code (CEC)
CEC adalah kategori yang menyatakan kekritisan suatu material berdasarkan fungsinya terhadap instalasi. Ada lima kategori CEC sesuai tabel 1 di bawah ini.
Tabel 1: Critical Equipment Code
CEC-1 Material yang terkait langsung dengan produksi dan keselamatan kerja
CEC-2 Material yang terkait dengan peralatan pendukung produksi
CEC-3 Material yang digunakan di pabrik tetapi tidak terkait langsung dengan proses produksi
CEC-4 Material yang kritis atau terkait dengan kesehatan dan keselamatan tetapi tidak terkait dengan kilang
CEC-5 Material non-kritis yang tidak terkait dengan kilang
Dalam sistem inventaris PT Badak NGL, CEC ini dikaitkan dengan kategorisasi Equipment Criticality Rating (ECR). ECR adalah kuantitas yang digunakan untuk menentukan kekritisan suatu peralatan. ECR adalah
salah satu alat untuk mengevaluasi kekritisan peralatan yang dibutuhkan oleh PT Badak NGL. ECR dihitung berdasarkan kriteria berikut: Faktor Keamanan, Faktor Produksi, Faktor Keandalan, Faktor Ketersediaan Cadangan, Frekuensi Faktor Kegagalan dan Penerapan Faktor Kondisi.
Rumus ECR yang digunakan adalah sebagai berikut:
(1) dimana:
- SF : Safety Factor - PF : Production Factor - RF : Reliability Factor - SAF : Spare Availability Factor - FFF : Frequency of Failure Factor - ACF : Application of Condition Factor
- WF : Weight Factor (WF1 = 35%, WF2 = 35%, WF3 = 10%, WF4 = 6% WF5 = 8%, WF6 = 6%). b. Hubungan antara CEC & ECR
Hubungan antara CEC & ECR adalah seperti dibawah: Table 2: Hubungan antara CEC & ECR
CEC DESKRIPSI ECR DESKRIPSI
1 Material yang terkait langsung dengan produksi dan keselamatan kerja
1 Vital; berdampak besar terhadap keselamatan & produksi
2 Material yang terkait dengan peralatan pendukung produksi
2 Penting; berdampak moderat terhadap keselamatan & produksi
3 Material yang digunakan di pabrik tetapi tidak terkait langsung dengan proses produksi
3 Mendukung; Tidak ada dampak terhadap produksi, berdampak keamanan sedang 4 Material yang kritis atau terkait dengan
kesehatan dan keselamatan tetapi tidak terkait dengan kilang
4 Operasi; Tidak ada dampak produksi, berdampak keamanan kecil
5 Material non-kritis yang tidak terkait dengan kilang
c. Material Criticality Rating (MCR)
MCR adalah ukuran tingkat kekritisan yang digunakan untuk menentukan prioritas inventaris suatu material yang ditentukan melalui penilaian kekritisan material. MCR adalah pengembangan dari ECR untuk menentukan tingkat kekritisan suatu material yang dihitung dari berbagai hal sehingga dapat menentukan material apa yang harus distok oleh perusahaan sebagai prioritas. Metode MCR ini memodifikasi metode ECR yang sebelumnya hanya menyediakan tingkat kekritisan pada tingkat peralatan. Seperti dalam penghitungan ECR, dalam penghitungan MCR ada juga faktor yang menjadi dasar pembuatan model MCR yaitu:
- Material Asuransi
Material-material yang direkomendasikan oleh para profesional manufaktur yang harus disimpan karena material ini dapat menyebabkan gangguan proses produksi yang signifikan jika peralatan rusak dan material tidak tersedia. Material ini akan berada dalam kategori MCR 1 tetapi jika mudah untuk pembelian dan atau tersedia di pasar lokal maka akan dikategorikan sebagai MCR 2.
- Usang (obsolescence)
Material ini adalah jenis material yang memiliki masa pakai karena telah melewati batas penggunaan, ketinggalan jaman dari sudut pandang teknologi (misal komponen listrik) atau tidak di produksi lagi (misal mekanikal). Material ini tidak perlu distok dan karena itu dikategorikan sebagai MCR 4.
Material yang dapat diperbaiki jika terjadi kerusakan, material ini dikategorikan sebagai MCR 4. - Critical to Equipment (CTE)
Jika nilai CTE material tinggi; itu berarti peralatan terkait tidak dapat diterapkan jika material rusak. Penentuan skor untuk CTE dipengaruhi oleh dua hal: kekritisan material terhadap fungsi peralatan dimana material dipasang (Critical to Function) dan kategori peralatan ECR. Skor dari CTE adalah sebagai berikut: Table 3: Critical to Equipment (CTE)
DIMENSION
CRITICAL TO FUNCTION (CTF) HIGH MODERATE LOW
EQUIPMENT CRITICALITY RATING (ECR) ECR1 100 75 50 ECR2 75 50 25 ECR3 50 25 0 ECR4 25 0 0
Kategorisasi ECR diperoleh berdasarkan evaluasi skor ECR yang telah dilakukan sebelumnya oleh PT Badak NGL. Sementara penentuan Critical to Function (CTF) diperoleh berdasarkan analisis teknik yang dilakukan oleh pihak terkait dan dibagi menjadi tiga kategori:
a. Tinggi : kerusakan material menyebabkan berhentinya pengoperasian peralatan.
b. Sedang : kerusakan material mengakibatkan fungsional dan operasional peralatan yang tidak optimal c. Rendah : kerusakan material tidak menyebabkan penghentian pengoperasian peralatan.
- Penggunaan (Usage)
Ini didefinisikan sebagai frekuensi penggunaan material. Frekuensi penggunaan material dibagi menjadi empat kategori: fast moving, slow moving, non moving, dan potential dead stock. Semakin tinggi frekuensi penggunaan material maka tingkat prioritas material akan semakin tinggi.
Prosedur penilaian penggunaan didasarkan pada usage category pindah peralatan yang sebelumnya dibuat oleh PT Badak NGL dalam evaluasi stok. Kategori dalam aturan pemindahan adalah:
Table 4: Usage category
USAGE CATEGORY USAGE SCORE
Fast Moving < 6 months 100 Slow Moving 6 – 24 months 50
Non Moving 2 – 5 years 25
Potential Dead Stock > 5 years 0
- Waktu Pengadaan (Lead Time)
Waktu tunggu yang digunakan di sini adalah durasi untuk memproses Purchase Request (PR) ke dalam Purchase Order (PO) hingga pengiriman material dan penerbitan Tally Report.
Sebagaimana ditentukan sebelumnya lead time adalah waktu yang diperlukan dari tanggal pesanan pembelian hingga tanggal tally. Nilai maksimum waktu tunggu adalah 100 yang akan dicapai waktu tunggu pada 270 hari. Jumlah 270 berasal dari nilai waktu historis dengan persentase 97,5. Dari data historis nilai persentil adalah 9 bulan lead time atau selama 270 hari. Itu diambil sebagai lead time maksimum untuk membeli material.
2.6 Diagram alir Evaluasi MCR
Diagram alur evaluasi MCR adalah sebagai berikut:
Gambar 2: Digram alur evaluasi MCR (Material Criticality Rating)
Rumus yang digunakan dalam menghitung nilai MCR adalah sebagai berikut:
(2)
dimana:
- MCR : Material Critical Rating - CTE : Critical to Function - USG : Usage
- LT : Lead Time (total day/270 x 100)
- WF : Weight Factor (WF1 = 50% ; WF2 = 40% ; WF3 = 10%) Klasifikasi MCR berdasarkan skor adalah sebagai berikut:
Tabel 5: Klasifikasi kategori MCR
CATEGORY SCORE CHARACTERISTIC
MCR-1 75<-100 Kelompok material yang wajib distok (mandatory). Ini akan berpengaruh besar pada produksi.
MCR-2 50<-<75 Kelompok material yang harus distok dengan pertimbangan ekonomis. Ini akan menjadi efek menengah untuk produksi.
MCR-3 25<-<50 Kelompok material yang tidak seharusnya distok. Ini akan berdampak ren-dah pada produksi.
MCR-4 0-<25 Kelompok material non-stok (Non-Stock). Itu tidak akan berpengaruh pada produksi
3. HASIL DAN DISKUSI
3.1 Analisis Nilai Inventaris Tinggi Pada PDS MHE
Untuk menganalisis nilai inventaris tinggi PDS MHE di gudang utama, di bawah ini adalah analisis fishbone sebagai diagram sebab-akibat yang bertujuan untuk menentukan penyebab nilai PDS yang tinggi.
Gambar 3: Analisis fishbone pada PDS MHE Table 6: Diagram fishbone Brainstorming
POSSIBLE ROOT CAUSE DISCUSSION ROOT
CAUSE? WEIGHT (%) MANPOWER
Lack of material knowledge (ku-rangnya pengetahuan material)
Analis telah diberi pengetahuan materi tentang sesi
pelatihan N 0
Worry material stock out (kawatir material habis)
Analis sudah mengendalikan inventaris material
Lack of supervision (kurangnya supervisi
Kebanyakan latar belakang tenaga kerja di penyim-panan material adalah Sekolah Menengah Atas. Mereka membutuhkan pengawasan untuk menjaga material. Jika material jarang dirawat, material akan terkorosi atau rusak.
Sebenarnya prosedur perawatan sudah tersedia.
Y 5
EQUIPMENT
No ASL update (tidak ada update ASL)
Sebagai contoh adalah bearing Steam turbine 4KT, sudah dimodifikasi, tetapi ASL (Authorized stock list) belum diperbarui
Y 2
Decreased running train
(berku-rangnya operasional kilang) Train A, B dan D telah dinyatakan Long Term Idle Y 20 Overhaul period > 5 years (periode
overhaul)
Perbaikan untuk beberapa unit peralatan dilakukan
setiap 12 tahun Y 15
Failure rate > 5 year (rata-rata kegagalan)
Berdasarkan laporan keandalan, Badak LNG memiliki keandalan lebih dari 95 untuk unit peralatan.
Y 15
ENVIRONMENT
Marine atmosphere (atmosfer laut) Beberapa material telah terpapar dengan uap air laut pada lay down J yang menyebabkan korosi, tetapi material PDE MHE tidak terletak pada lay down J.
N
0
METHOD/PROCEDURE
PDS material movement > 5 years (pergerakan material PDS)
Berdasarkan PPG / PTB-BP20 / 002 tentang definisi material PDS, PDS adalah material yang tidak mem-iliki pergerakan selama lebih dari 5 (lima) tahun. Padahal materialnya masih digunakan untuk memeli-hara peralatan
Y 5
MATERIAL
No vendor notice (pemberitahuan dari vendor)
Mereka dapat menyajikan material-material using
(obsolete) Y 5
No user notice and
Still used as sparepart to be in-stalled on equipment (material masih dijadiakan spare part yang akan dipasang di peralatan)
Expired material (material usang) Misalnya adalah material kimia, jenis material ini memiliki kemungkinan rendah untuk kedaluwarsa, karena analis akan memeriksa kedaluwarsa sebelum menerima material.
N 0
Insurance material (material asur-ansi)
Material yang direkomendasikan oleh profesional pabrikan harus disimpan karena material ini dapat menyebabkan gangguan proses produksi yang signif-ikan jika rusak dan tidak tersedia saat dibutuhkan.
Y 15
Excessive stock (kelebihan stok) Sebagian besar daftar item stok lebih tinggi dari
ma-terial yang dikeluarkan Y 10
Rusty / damage (berkarat/rusak) Beberapa material mengalami korosi (berkarat)
MEASUREMENT /INSPECTION
Lack of inspection (kurangnya pemeriksaan)
Ini terkait tenaga kerja
Y 2
Lack of preservation (kurangnya perawatan)
Ini terkait tenaga kerja
Y 4
Miss-analyze min-max (kesalahan analisa min-maks)
Analis selalu mengontrol inventaris dengan analisis
min-max N 0
Total 100
Berdasarkan diagram fishbone dan brainstorming fishbone, penyebab nilai inventaris PDS MHE yang tinggi adalah sebagai berikut yang dimulai dari bobot tertinggi:
a. Peralatan (kontribusi 52%)
Hal Ini adalah kontribusi tertinggi yaitu 52%, berikut ini yang menyebabkan nilai persediaan PDS tinggi: - Modifikasi peralatan, kegiatan ini mengakibatkan beberapa material tidak dapat lagi digunakan karena
telah diganti dengan jenis atau model baru, misalnya, bearing 4KT (steam turbine). Sementara itu pemberitahuan pengguna atau informasi tentang pembaruan belum disampaikan dengan tepat.
- Berkurangnya operasional kilang, kondisi ini terjadi saat Process Train A, B, D dilakukan program long term idle (LTI) atau program mothball (ditidurkan).
- Periode perbaikan > 5 tahun, kondisi ini tentu akan meningkatkan inventaris PDS. - Tingkat kegagalan > 5 tahun, hampir sama dengan periode perbaikan.
Berdasarkan sebab-sebab di atas, stok material yang tidak bisa lagi digunakan mengakibatkan peningkatan material PDS.
b. Material (kontribusi 32%)
Material usang adalah fenomena alam, karena produsen selalu memperbarui atau melakukan penelitian untuk memperbaiki material mereka. Gudang akan dibebani oleh material usang. Adanya material usang dalam inventaris dimungkinkan karena:
- Tidak ada pemberitahuan vendor - Tidak ada pemberitahuan pengguna
- Masih digunakan sebagai sparepart untuk dipasang pada peralatan
Selain material usang, material asuransi juga berkontribusi untuk material PDS, itu dibuat oleh justifikasi engineer. Material ini tidak boleh dimasukkan dalam daftar material PDS. Material-material ini adalah material khusus untuk perawatan peralatan.
Material degradasi akan terjadi pada material besi, listrik dan instrumentasi. Jika material mengalami degradasi karena korosi atau sebab lain dan tidak dapat digunakan lagi, inventaris akan meningkat. Stok yang berlebihan juga berkontribusi pada tingginya nilai persediaan. Oleh karena itu, untuk mengatasi kondisi ini, beberapa tindakan harus diambil seperti di bawah ini;
- Mencari informasi usang dari vendor dan pengguna. - Memastikan asuransi dan kondisi materi.
c. Pemeriksaan/Inspeksi (6%)
Persediaan PDS tinggi yang disebabkan oleh material pemeriksaan atau inspeksi terdiri dari: kurangnya inspeksi dan kurangnya perawatan. Jika terjadi korosi, ini terjadi jika material tidak diperiksa dengan tepat pada tahap awal. Korosi akan menyebabkan material terdegradasi, sehingga material tidak bisa lagi digunakan. Akhirnya, nilai PDS akan meningkat. Sementara itu kurangnya perawatan juga berkontribusi pada PDS tinggi. Material yang tidak dirawat dengan baik akan mengalami degradasi yang lebih cepat dibandingkan jika dirawat.
Peningkatan dalam inspeksi dan perawatan diperlukan untuk menjaga kondisi material yang baik serta tingkat persediaan material. Pengawas dan engineer memiliki peran penting dalam melakukan inspeksi dan perawatan material di gudang.
d. Metode/Prosedur (kontribusi 5%)
tidak memiliki pergerakan selama lebih dari 5 (lima) tahun. Padahal materialnya masih digunakan untuk memelihara peralatan. Prosedur ini perlu ditinjau lagi.
e. Tenaga Kerja (kontribusi 5%)
Sebagian besar latar belakang tenaga kerja di gudang adalah Sekolah Menengah Atas. Mereka membutuhkan pengawasan untuk menjaga material. Jika material jarang dirawat, material akan terkorosi atau rusak. Sebenarnya prosedur perawatan sudah tersedia, tetapi tidak diterapkan secara menyeluruh. Masalah tenaga kerja ini juga terkait dengan pengukuran / inspeksi material. Untuk mengatasi masalah ini, supervisor harus mendorong bawahan untuk menerapkan prosedur perawatan untuk material dalam penyimpanan.
3.2 Pengurangan Inventaris Material PDS
Berdasarkan diskusi di atas, fokus permasalahannya adalah pada inventaris yang tinggi pada material PDS. Masalah umum yang dihadapi di banyak tempat adalah bagaimana menjaga tingkat persediaan optimal untuk mendukung proses produksi. Dalam menyelesaikan masalah PDS, ada banyak cara yang bisa dilakukan. Salah satunya adalah memilih dan mengevaluasi material apa yang harus ada dalam stok, sehingga tidak ada material yang terakumulasi di gudang yang pada beberapa material tidak dapat digunakan. Masalah ini terjadi di PT Badak NGL karena ada banyak material dalam stok yang membuat material-material tersebut dikategorikan sebagai material PDS bahkan mereka menjadi rusak dan harus dibuang ke junk yard.
Karena makalah ini hanya berfokus pada inventaris yang tinggi pada PDS MHE, evaluasi PDS pada material berikutnya akan menerapkan algoritma untuk evaluasi MCR lainnya.
Seperti yang sudah dijelaskan pada paragrap sebelumnya bahwa evaluasi MCR dilakukan dengan menghitung MCR untuk semua parameter. Parameter ini akan berfungsi sebagai dasar untuk memvalidasi kesesuaian formula terhadap kondisi aktual. Data evaluasi yang diambil dari sistem oracle telah disaring dengan PDS MHE dan nilainya lebih dari US$ 10.000. Ada 235 item line dengan nilai USD$ 9.3 M dari USD$ 24.75 M yang akan dievaluasi oleh MCR. Data diambil setelah program penghapusan (writr off) pada Oktober 2017.
Berdasarkan hasil evaluasi MCR, ternyata bahwa merujuk pada 235 item line yang sudah dievaluasi, 37% item line termasuk dalam kategori MCR 2 (material harus distok). Sementara itu 54% dari item line MCR 3 yang menunjukkan bahwa material tidak seharusnya distok. Hanya 9% item line material sebagai materi MCR 4 (non stok material). WHSC akan mengusulkan untuk melakukan write off (penghapusan) MCR 4 dengan nilai US$ 0,799 M untuk mengurangi inventaris PDS di MHE.
Untuk program selanjutnya, pemilihan PDS akan dilakukan dengan secara langsung memeriksa material untuk memastikan kondisi, apakah material tersebut masih dapat digunakan atau tidak dan kapan material tersebut akan digunakan. Jika kualitas material masih bagus, evaluasi MCR diterapkan dengan algoritma sebagai berikut:
Gambar 4: Alogarima inventaris maetirial PDS
catatan: *) Implementasi:
1. Hapus: materi akan dipisahkan lokasinya untuk FUPP 2. Asuransi: menerapkan nilai penyusutan
3. Memanfaatkan material: Merevisi deskripsi dan mencatat (Jangan order ulang), membuat nol minimum stok, mereview sisa material secara teratur, memperbarui & menerbitkan jurnal untuk menggunakan material untuk pengguna dan pihak terkait. 4. Mereview Min-Max, menerapkan min-max untuk perencanaan dan pemesanan stok.
Untuk melakukan algoritma ini, beberapa Prosedur Operasional atau Instruksi Kerja diperlukan sebagai berikut:
1. Perhitungan MCR 2. Perhitungan Min-Max
3. Justifikasi material yang diasuransikan 4. Prosedur penghapusan
3.3 Mengoptimalkan Pemanfaatan Material di Gudang Utama.
Terjadinya anomali nilai inventaris material di gudang utama adalah adanya PDS yang terdiri dari material normal, asuransi, usang dan pembelian berdasarkan permintaan. Untuk mengurangi nilai material ini tidak hanya dengan proses penghapus bukuan atau evaluasi MCR di gudang utama yang diselaraskan dengan
program manajemen "pemanfaatan efektivitas material dan efisiensi biaya", tetapi juga beberapa optimasi akan dilakukan sebagai berikut:
a. Meninjau Purchase Requisition (PR).
Tindakan ini untuk meninjau PR yang akan digunakan untuk pengisian ulang material di gudang, kapan material akan digunakan, tahun berjalan atau tahun depan? Apakah material telah dicari dalam program ex-shutdown atau LTI (idle jangka panjang)? WHSC dan user harus bertemu untuk meninjau bersama tentang material tersebut. Jika materialnya sesuai/cocok, PR akan dibatalkan. Di bawah ini adalah diagram alur untuk meninjau PR.
Gambar 5: Review PR dengan nilai >$10,000
b. Program Penggantian Material OEM ke Non OEM.
Program ini menjadi tantangan tim (Tim Non-OEM). Programnya telah dimulai sejak 2016 dengan program pertama adalah mengumpulkan item potensial dari material OEM (Original Equipment Manufacturer) dengan tujuan material mana yang bisa diganti dengan material Non-OEM. Awalnya, latar belakang program ini adalah selain dari pengurangan nilai persediaan, juga karena:
1. Beberapa material OEM perlu pengiriman lama dan harus diimpor.
2. Material didapatkan dari sumber tunggal (sole source), sehingga harganya tidak kompetitif. 3. Penggunaan material lokal dapat ditingkatkan.
Sementara itu tujuan dari program ini adalah untuk mendapatkan: 1. Material/spare part dengan kualitas dan keandalan yang sama,
3. Material/spare part dengan biaya/harga yang kompetitif, 4. Untuk meningkatkan penggunaan material dalam negeri.
c. Mengubah Strategi Untuk Melakukan Outsourcing Material Dengan Metode BPA.
BPA (Blanket Purchase Agreement) adalah perjanjian pembelian jangka panjang untuk pengadaan material. Untuk membeli material biasanya melalui tender setiap PR. Metode ini tidak efisien, karena perlu upaya ekstra. Untuk mengantisipasi kondisi ini beberapa metode telah diterapkan seperti:
1. CA: Consigment Agreement (Perjanjian Konsinyasi), perjanjian pasokan untuk periode waktu tertentu dengan pembayaran dilakukan setelah barang digunakan. Tempat penyimpanannya, bisa di gudang PT Badak NGL atau di penyedia gudang.
2. FPA: Forward Purchase Agreement, perjanjian jangka panjang dibatasi oleh harga, waktu pengiriman, nilai total, dan periode waktu. Perjanjian berakhir ketika nilai total tercapai atau periode waktu terlampaui.
3. PLA: Price List Agreement (Perjanjian Daftar Harga), perjanjian jangka panjang dibatasi oleh periode waktu, harga dan waktu pengiriman yang dilakukan oleh pabrikan, agen atau perwakilan pabrikan. PLA ini juga dapat diimplementasikan dengan perusahaan ritel (penyedia barang yang dapat dibeli secara online) yang menyediakan fasilitas pembelian online.
Pada Tahun 2017, PT Badak NGL memiliki banyak BPA yang mencakup 22 perjanjian. 3.4. Mengusulkan Rencana Persediaan Inventaris material MHE
Terkait dengan operasional kilang dan inventaris material untuk rencana inventaris berikutnya untuk mengurangi inventaris, WHSC akan mengusulkan inventaris pada material MHE di gudang utama untuk mendukung operasional kilang. Hal ini telah dimulai pada tahun 2018. Sebenarnya, Proses Train A / B / D sudah dimasukkan di mothball (ditidurkan) pada tahun 2013. Banyak material Modul I (Proses Train A / B / D) yang masih kompatibel telah digunakan dalam modul II dan telah dihapuskan. Tetapi karena Process Train C masih beroperasi, banyak material juga telah disimpan di gudang utama. Material yang tersisa dari modul I tidak hanya digunakan untuk modul II dan mendukung untuk Proses Train C, tetapi material tersebut juga masih disimpan di gudang utama. Dari material sisa modul I dan material stok modul II, ditemukan bahwa ada banyak material potential deak stock (PDS). Dari kondisi ini, ada peluang untuk mengurangi inventaris mengacu pada MCR (Material Criticality Rating). Material yang dikategorikan sebagai asuransi tidak dapat dikurangi, karena memang untuk persediaan yang harus ada. Di bawah ini adalah opsi proposal untuk mengurangi material inventaris untuk MHE.
Tabel 7: Evaluasi MCR material PDS di MHE
Deskripsi MCR 2 MCR 3 MCR 4 Total
Line item 89 124 22 235
Value (US$ M) 3.3 5.23 0.799 9.3
% 38% 53% 9% 100%
4. KESIMPULAN
Dari uraian di atas, kesimpulan yang dapat diambil sebagai berikut:
1. Ada beberapa penyebab material PDS di MHE yang tinggi, seperti: peralatan, material, pengukuran, tenaga kerja dan prosedur. Sebagian besar peralatan dengan kontribusi 52% merupakan faktor dominan yang disebabkan oleh berkurangnya operasional kilang, modifikasi, periode overhaul, dan tingkat kegagalan.
2. Dengan melakukan evaluasi MCR pada inventaris PDS MHE, pengurangan inventaris material dapat dilakukan secara efektif dengan mengacu pada algaritma pada gambar 4. Upaya pertama adalah membahas MCR 4 dengan nilai US$ 0,799 M.
3. Optimalisasi penggunaan material pada material PDS MHE mengacu pada hasil evaluasi MCR yang dapat diusulkan untuk mengoptimalkan material untuk mengurangi persediaan. Sementara itu beberapa upaya penting untuk membeli suku cadang secara efektif juga dicakup untuk memberikan referensi untuk pengendalian nilai persediaan di masa mendatang, seperti: tinjauan PR, program Non OEM dan
PBA.
4. Dengan menggunakan Algoritma inventaris PDS, dapat diadopsi untuk menentukan material-material lain untuk membuat rencana inventaris.
4. PERNYATAAN TERIMAKASIH
Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah berkonstribusi memberikan dukungan ter-hadap penulisanan makalah ini:
a. Bapak Rahmat Safrudin sebagai Vice President, Production b. Bapak M. Rafouk Riza sebagai Senior Manager, Maintenance
c. Bapak Anas Malik A. sebagai Manager, Maint Planning & Turn Around d. Keluarga tercinta
e. Rekan-rekan semuanya
5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Policy/Procedure Guide, Authorized Stock List, PPG/PTB-BP20/001, Bontang, PT Badak NGL, 2014. [2] Policy/Procedure Guide, Category of Stock Material, PPG/PTB-BP20/002, Bontang, PT Badak NGL,
2014.
[3] Operating Procedure No. OP/SP/BP29/99-002, Authorized Stock List (ASL), Warehouse and supply chain Section, Maintenance Department, Bontang, PT Badak NGL, 2015.
[4] Operating Procedure No. OP/SP/BP29/99-020, Pengelolaan Material Program Dan Shutdown, Ware-house and supply chain Section, Maintenance Department, Bontang, PT Badak NGL, 2015.
[5] Operating Procedure No. OP/SP/BP29/99-003, Calculation of Minimum and Maximum, Bontang, PT Badak NGL, 2015.
[6] UTOMO, AGUNG EKO, Evaluasi stock list dengan metode material criticality rating dan analisis faktor material criticality rating, 2011.
